Forretningsorden for Bestyrelsen for Mandø Fællesråd. 1. Bestyrelsens konstituering 1.1 Valg næstformand, sekretær og kasserer. (Valg af formand sker på Fællesrådets generalforsamling.) Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer en næstformand, en sekretær og en kasserer. Hvis formanden er fra Mandø kan næstformanden være bosiddende udenfor Mandø. Hvis formanden ikke er fra Mandø skal næstformanden være bosiddende på Mandø. Valgene sker ved simpel stemmeflerhed blandt de tilstedeværende medlemmer. 1.2 Formandens og næstformandens opgaver Bestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen udadtil. Formanden skal påse, at de forhold, der kræves i lovgivning, vedtægt og forretningsorden overholdes. 1.3 Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af formanden og et bestyrelsesmedlem. I formandens fravær træder næstformanden i formandens sted. 1.4 Suppleanter Suppleanten for et valgt medlem træder ind, hvis det valgte medlem har forfald af mere end seks måneders varighed, men ikke ved et medlems fravær fra et enkelt møde. 2. Retningslinjer for bestyrelsens arbejde 2.1 Antallet af ordinære møder pr. år Der afholdes mindst 2 ordinære møder pr. år. 2.2 Indkaldelse, dagsorden og materiale samt tidsfrister for dette Formanden foranlediger indkaldelse til de ordinære møder mindst 10 dage før mødets afholdelse. Indkaldelsen ledsages af dagsorden samt relevant bilagsmateriale.
Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 21 dage før mødets afholdelse. Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst fire medlemmer forlanger det. I særlige tilfælde kan formanden træffe beslutning om, at en sag afgøres ved skriftlig høring (f.eks. elektronisk). 2.3 Ledelsen af møderne Formanden leder bestyrelsens møder. Ved formandens forfald, træder næstformanden til som mødeleder. 2.4 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 af medlemmerne er til stede. Alle sager afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Hvis bestyrelsen har truffet beslutning, men ikke minimum en tilstedeværende fast beboer med folkeregisteradresse på Mandø eller minimum en tilstedeværende lodsejer uden fast bopæl på øen, har stemt for beslutningen, har hvert enkelt tilstedeværende medlem af bestyrelsen ret til at nedlægge veto imod beslutningen, hvorefter beslutningen ikke er gyldig. I fald der ikke nedlægges veto på bestyrelsesmødet, er beslutningen gyldig. 2.5 Indkaldelse af særligt sagkyndige Formanden træffer i samråd med næstformanden beslutning om indkaldelse af særligt sagkyndige i forbindelse med punkter på dagsordenen. 2.6 Referater Der føres beslutningsreferater over bestyrelsens møder og beslutninger truffet ved skriftlig høring. Referatet godkendes af bestyrelsen. Det godkendte referat underskrives af alle bestyrelsens medlemmer på det efterfølgende møde. Punktet kommunikation af bestyrelsens beslutninger optages som fast sidste punkt på dagsordenen. Her fastlægges, hvordan og til hvem de trufne beslutninger kommunikeres. 2.7 Afbud til møder Afbud til møder sker ved skriftlig eller telefonisk henvendelse til bestyrelsens formand eller sekretær.
2.8 Anvendelse af bestyrelsesudvalg Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc-udvalg med henblik på at udarbejde beslutningsoplæg til bestyrelsen, når dette skønnes hensigtsmæssigt. 3. Bestyrelsens opgaver Bestyrelsen skal varetage Mandøs og medlemmernes interesser som officielt talerør overfor myndigheder, Esbjerg kommune, Ø-kontaktudvalget og Ø-sammenslutningen m.m. Bestyrelsen skal endvidere tage initiativer til afholdelse af arrangementer af såvel samlende som kulturel art.
FORRETNINGSORDEN FOR GENERALFORSAMLINGEN I. KOMPETENCE. Generalforsamlingen er Mandø Fællesråds øverste myndighed. II. SAMMENSÆTNING. Generalforsamlingen består af alle til mødet fremmødte medlemmer. III. FUNKTION. Generalforsamlingen er ansvarlig for at opstille mål for Mandø Fællesråds virke, herunder at vurdere de opnåede resultater i forhold til målene. IV. AFVIKLING. 1. Generalforsamlingen åbnes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 2. Formanden leder valg af dirigent. Valget sker ved håndsoprækning. 3. Dirigenten konstaterer generalforsamlingens lovlige indvarsling og beslutningsdygtighed i henhold til lovene. 4. Der vælges et stemmeudvalg på mindst 2 medlemmer. 5. Dirigenten oplæser dagsordenen. 6. Under debatten af dagsordenens punkter får medlemmerne ordet i den rækkefølge, de indtegner sig hos dirigenten. Denne skal tydeligt annoncere talerens navn. 7. Ingen må tage ordet uden dirigentens tilladelse. 8. Talerne må nøje holde sig til de foreliggende emner og i øvrigt rette sig efter dirigentens anvisninger. 9. Ethvert medlem har ret til mundtligt at stille forslag om indskrænkning af taletiden. Et sådant forslag skal straks sættes under afstemning. 10. Dirigenten kan bryde de indtegnede taleres rækkefølge for en "kort bemærkning", såfremt et medlem anmoder herom. Denne bemærkning må dog kun være af oplysende eller korrigerende art for selve sagens behandling og må ikke vare over et minut. I modsat fald skal taleren af dirigenten henvises til at få ordet efter tur. 11. Forlanger nogen ordet til forretningsordenen, skal det opgives, til hvilket punkt af denne vedkommende ønsker at tale. 12. Alle afstemninger afgøres ved simpel stemmeflerhed. 13. I tilfælde af stemmelighed ved en sags afgørelse opretholdes den bestående tilstand.
14. Ændringsforslag til et stillet forslag skal fremsættes forinden vedtaget afslutning. Ændringsforslag sættes under afstemning forinden det forslag, hvortil det er stillet. 15. Forslagsstilleren kan få ordet som sidste taler. 16. Kandidater sættes under afstemning i den rækkefølge, hvori de er foreslået. I tilfælde af stemmelighed ved valg afgøres rækkefølgen ved omvalg blandt de kandidater, der har opnået stemmelighed. 17. Fraværende kan ikke bringes i forslag, medmindre villighed til at modtage valg foreligger skriftligt. 18. Tvivlsspørgsmål, der ikke kan løses af nærværende forretningsorden, afgøres af dirigenten. 19. Evt. forslag om ny dirigent sættes straks under afstemning, der ledes af formanden. Der føres beslutningsprotokol over generalforsamlingen, der underskrives af formand og dirigent.