Byg og Miljø Guide til digital ansøgning Selvbetjeningsportalen Byg og Miljø støtter dig i din ansøgningsproces og giver dig overblik over din bygge- eller miljøansøgning. Du kan bl.a. søge om tilladelse til eller anmelde byggeri, jordvarmeanlæg, spildevandsanlæg, indvindingsanlæg til drikkevand og erhvervsmæssig vandindvinding, olietank med mere. I denne guide finder du dels en beskrivelse af, hvordan du anvender portalen, dels svar på ofte stillede spørgsmål (FAQ). Du finder portalen på vores hjemmeside www.aabenraa.dk under Selvbetjening eller direkte på www.bygogmiljoe.dk Har du yderligere spørgsmål er du velkommen til at henvende dig til Byg på byg@aabenraa.dk eller telefon 73767347. OBS: Det er nødvendigt at indsende tegninger og beskrivelse af byggeriet. Din ansøgning kan først behandles når vi har modtaget alle oplysninger. Rev. dato 07-07-2015
Sådan indsender du en ansøgning: A. Log ind med NemID via boksen til venstre begynd selvbetjening nu på forsiden af Byg & Miljø Bemærk. Det er ikke muligt at indsende en ansøgning uden at være logget ind. 1. Du bliver herefter ledt til siden 'Mine steder', hvor din(e) ejendom(me) og relevant information automatisk vises. Herfra kan du med det samme begynde din ansøgning ved at klikke på 'Start dit projekt her'. Når du er logget ind, vil din ansøgning desuden løbende blive gemt. 2. Her bliver du ledt til Byg & Miljøs hjælpedel, hvor du bl.a. kan læse mere om hvad Byg & Miljø er, og hvordan du ansøger 3. Skal du bygge på en ejendom, du ikke selv ejer eksempelvis ansøge på vegne af grundejer, eller søger du oplysninger om muligheder på en ejendom, du ikke ejer (endnu), kan du fremsøge stedet ved at indtaste en adresse i boksen til højre og klikke søg. 4. Her bliver til ledt til Myndighedsinformation hvor du fra en rulleliste kan vælge din lokale kommune og finde kontaktoplysninger, sagsbehandlingstider og få oplyst andre kommunespecifikke forhold. Side 2 af 12
B. Klik på 'Start dit projekt her' og tilføj den eller de aktiviteter, der bedst beskriver dit projekt. 1. Her får du vist på et kort Mine steder, hvor din(e) ejendom(me) er fremhævet. 2. Under Hvad gælder i området vises informationerne om det sted der er markeret. Hvis emnet er markeret med rød skrift og et udråbstegn, betyder det, at der er noget du skal være opmærksom på. Bemærk, du kan kun se 1 emne ad gangen. 3. Du starter din ansøgning ved at klikke på start dit projekt 4. Vil du i stedet foretage en søgning efter et andet sted eller læse mere om, hvordan du kommer godt i gang med Byg & Miljø, kan du gøre det ved hjælp af knapperne over kortet. BEMÆRK: Har du allerede oprettet projekter med Byg & Miljø, vil du desuden få vist knappen 'Gå til mine projekter', der leder til en oversigt over disse. 5. I kortets nederste hjørne kan du ved at klik på kort skifte til en anden kortvisning. 6. Ved klik på Hjælp får du mere information om hvordan du anvender kortet 7. Ejer du flere ejendomme, vil de blive vist under de andre. Side 3 af 12
C. Definer projekt ved valg af aktiviteter. 1. Viser den adresse, der ansøges / anmeldes et projekt til. 2. Her oplistes en række kategorier, som hvis markeres gemmer på en række relaterede aktiviteter som passer til kategorien. 3. Vælges f.eks. Nybygning folder en liste med underkategorier / aktiviteter ud. enten ved med det samme at vælge aktivteten, ved at klikke på 'Tilføj aktivitet' eller ved at klikke på forsæt for yderligere at præcisere typen af aktivitet 4. Hvis du ikke blandt de udvalgte aktiviteter kan finde den, der passer på dit projekt, kan du klikke på Vis alle aktiviteter og herefter fremsøge den rigtige. Side 4 af 12
D. Udfylde, uploade og sende dokumentation 1. Viser status på projekt, samt hvem der står for næste reaktion vedrørende sagen. 2. Her vises dokumentationsoversigten. 3. Vis sag og udfyld dokumentation vælges, for at få vist dokumentationsoversigten, hvor alt dokumentation uploades. 4. Når dokumentationen på projektet er uploadet vælges indsend ansøgning E. Hvis dokumentationskrav ikke er relevant 1. Hvis dokumentation ikke er relevant, skal der sættes et flueben i kassen F. Vedhæft bilag Gem bilagene til ansøgningen på din pc før du går i gang med at udfylde ansøgningen. Når du kommer til det aktuelle dokumentationspunkt f.eks. Plantegninger klikkes på vedhæft bilag hvorved et nyt vindue åbnes Klik på Vælg fil find bilaget på din pc navngiv dokumentet og klik på Upload 1. OBS: I forbindelse med at vedhæfte et bilag, så skal du sætte flueben i klar til indsendelse, og Gem og luk Side 5 af 12
G. Giv andre adgang til dit projekt Gå til det aktuelle projekt og vælg Tilknyttede ansøgere Vælg Udfyld oplysninger om personen, vælg rettigheder og send invitationen Den du inviterer modtager en mail med et link som skal benyttes første gang hun/han skal have adgang til projektet. Herefter skal der logges direkte på Byg og Miljø med NemId eller via mailadvi om nyt i sagen. Side 6 af 12
H. Bekræftelse på 'Indsend ansøgning' 1. Her på bekræftelses-siden vil du blive gjort opmærksom på, hvis du mangler at udfylde kontaktoplysninger. 2. Menupunktet 'Min profil' 3. Hvis du ikke har udfyldt alle de obligatoriske dokumentationskrav og sat flueben i `Klar til indsendelse` gøres du under Advarsel! opmærksom på det. BEMÆRK Det er i princippet muligt at indsende en ansøgning uden at have udfyldt selv obligatoriske dokumentationskrav. Er du i tvivl om hvorvidt et dokumentationskrav er relevant, og hvordan du udfylder det, bør du som udgangspunkt altid skrive dette i det fritekstfelt, der findes under de fleste dokumentationskrav, inden du sender ansøgningen. Den medarbejder i kommunen, der skal behandle din sag, vil så -- som det også er beskrevet under 'Advarsel' - efterfølgende kunne kontakte dig, og evt. præcisere hvordan du besvarer dokumentationskravet korrekt. Som det ligeledes er oplyst under 'Advarsel', kan det forsinke den samlede sagsbehandling, hvis ikke alle dokumentationskrav er udfyldt inden indsendelse. 4. Her kan du åbne en Pdf-version af din ansøgning. 5. Her står dine kontaktoplysninger, som du gerne skulle have udfyldt dem under 'Min profil'. Da både din kvittering og evt. også efterfølgende beskeder om nyt i din sag sendes som mail/sms til den e-mailadresse og evt. det mobilnummer, du har oplyst, bør du tjekke, at disse er korrekte. 6. Nederst skal du sætte flueben i boksen og dermed bekræfte, at de oplysninger, du har afgivet, er fyldestgørende ud fra din viden, og du er klar til at indsende. 7. Først, når du har sat flueben i boksen omtalt ovenfor (og udfyldt evt. manglende kontaktoplysninger), bliver knappen 'Indsend ansøgning' grøn og mulig at klikke på. Side 7 af 12
I. Du får afslutningsvis en kvittering, der også sendes til dig pr. mail og evt. sms. 1. Du får afslutningsvis en kvittering, der bl.a. informerer dig om, at du vil blive kontaktet, hvis der er spørgsmål til din sag, eller yderligere handlinger du skal foretage dig. 2. Nederst kan du printe en kopi af din kvittering. 3. Du kan også få vist en kopi af hele din ansøgning. 4. Du kan desuden klikke på 'Se sagen' og se status, kommunikation ('Korrespondance') og hændelser i sagens forløb ('Historik'). Side 8 af 12
J. Du modtager efterfølgende en mail og/eller sms, når der er nyt i din sag, og kan til hver en tid logge ind, se status på sagen, kontakte den ansvarlige myndighed og evt. eftersende yderligere information. 1. På statuslinjen, kan du se status på hele dit byggeprojekt, som i eksemplet foreløbig befinder sig i den første fase 'Ansøgning'. 2. Her vil det kort efter indsendelsen fremgå, hvem der er ansvarlig for behandlingen af din ansøgning. BEMÆRK. Du har indsendt din ansøgning til 'Byg & Miljø', men 'Byg & Miljø' er ikke myndighed i sig selv. Byg & Miljø sørger til gengæld for, at din ansøgning hurtigst muligt ender hos den rette ansvarlige myndighed, der - I forhold til almindelige byggesager - vil være en enhed i den kommune, hvor du ønsker at gennemføre dit byggeprojekt. 3. Under 'Korrespondance' vil du efterfølgende kunne læse beskeder fra den enhed i kommunen, der behandler din sag, samt svare tilbage. 4. Under 'Historik' kan du se (en log over) de hændelser, som har fundet sted i forbindelse med behandlingen af din sag. 5. Så længe sagen befinder sig i fasen 'Ansøgning', kan du til enhver tid tilføje yderligere oplysninger under hvert af dokumentationskravene, ved at klikke på 'Rediger' ud for det pågældende krav og tilføje de ønskede oplysninger. 6. Hvis du har tilføjet yderligere oplysninger, klikker du på 'Indsend ansøgning', for at indsende en opdateret version af din ansøgning. Side 9 af 12
Sådan følger du op på sagen når du har fået tilladelsen: Når der er meddelt tilladelse til det der er ansøgt om, skal du ofte følge op på sagen. Det kan dreje sig om indsendelse af anmeldelse om påbegyndelse, dokumentation ifølge vilkår i tilladelsen, færdigmelding med mere. Oplysninger om nødvendig opfølgning fremgår på dit projekt i Byg og Miljø når sagen er afgjort. Du bliver adviseret via mail og/eller sms når der er nyt i din sag. Åben sagen via linket i infomailen og log på med NemId, så åbnes sagen direkte på de aktuelle oplysninger. Udfyld og indsend dokumentationen på samme måde som ved indsendelse af ansøgning OBS: Personer som er tilknyttet projektet (se under pkt. G) har også mulighed for at modtage advisering. Side 10 af 12
Ofte stillede spørgsmål / FAQ: o Hvordan sletter jeg en aktivitet? Aktiviteter i Byg og Miljø som endnu ikke er indsendt til kommunen kan fjernes på følgende måde: På siden Mine projekter klikker du på Vis projekt og vælger Redigér aktivitet Her er der mulighed for at vælge Fjern aktivitet så længe aktiviteten ikke er indsendt til kommunen. (ved aktiviteter som er indsendt er feltet grå-tonet) o Kan jeg redigere i dokumenter når byggesagen er overgået til 'Myndighedens behandling'? Når sagen overgået til fasen 'Myndighedens behandling' og myndigheden herefter efterspørger yderligere oplysninger, vil myndigheden skulle låse det pågældende dokumentationskrav op, før du kan tilføje oplysninger. o Hvordan registrerer jeg udnyttelse af eksisterende tagetage, som ændrer bebyggelsesprocenten? Her vælges kategorien Tilbygning og underkategorien Tilbygning til fritliggende enfamiliehus - Tilføj aktivitet, hvis du vil lave en Tilbygning til et fritliggende enfamiliehus, herunder tagetager, kviste, karnapper, hævede terrasser m.v. o Hvad gør jeg, hvis en bygning er opført uden tilladelse? En bygning eller et byggearbejde der er udført uden tilladelse fra byggemyndigheden er som udgangspunkt ulovligt. Hvis du skal have et byggeri lovliggjort, skal du søge byggetilladelse på samme måde, som hvis der er tale om opførelse af nyt byggeri. Under Planlagt arbejde er det vigtigt at du gør opmærksom på, at det drejer sig om lovliggørelse af eksisterende byggeri. Side 11 af 12
o Kan jeg overdrage et projekt til en anden person? Et projekt kan kun overdrages til en person som i forvejen er tilknyttet til projektet, se beskrivelsen heraf under punkt G. På fanen tilknyttede ansøgere vælger du Rediger for den person projektet skal overdrages til. Vælg Ejerskab over projektet og gem Der er nu angivet 2 personer under Nuværende ansøgere begge ansøgere har fuld adgang til projektet og kan frit redigere eller slette modpartens rettigheder. Side 12 af 12