Danske Funktionærers Boligselskab Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Torsdag d. 22. marts 2012 kl. 18.00 Hos Domea, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup. Endelig dagsorden: 1 Valg af dirigent... 3 2 Godkendelse af årsberetning... 3 3 Godkendelse af årsregnskab 2010/2011... 4 4 Godkendelse af revisionsberetning... 5 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget... 5 6 Indkomne forslag... 5 6.1 Forslag til vedtægtsændring fra bestyrelsen... 5 7 Valg af formand... 6 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 6 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 8 10 Valg af revisor... 8 11 Kompetencedelegation... 8 12 Eventuelt... 9 Hver afdeling har 1 stemme pr. påbegyndt 125 boliger indtil 375 boliger. Afdelinger med mere end 375 boliger herudover har 1 stemme pr. påbegyndt 200 boliger udover 375 boliger (jf. vedtægternes 8). En repræsentant fra en afdeling kan udover sin egen stemme kun afgive én stemme iht. fuldmagt fra en anden stemmeberettiget (jf. vedtægternes 9). Dette indebærer blandt andet at: Gadehavegård skal møde med mindst 4 personer, for at udnytte afdelingens 7 stemmer. Charlottegården skal møde med mindst 2 personer, for at udnytte afdelingens 4 stemmer. Prags Boulevard skal møde med mindst 2 personer, for at udnytte afdelingens 3 stemmer. Domea Boligcenter København, den 16. april 2012 Side 1 af 9
Deltagende repræsentanter: Valgt af: Antal stemmer Navn: 9300 Boligselskabet DFB 1 John Adelsteen Andersen 9300 Boligselskabet DFB 1 Mariazara Pervin 9300 Boligselskabet DFB 1 Bente Nees 9300 Boligselskabet DFB 1 Susanne Pia Hansen 9300 Boligselskabet DFB 1 Peter Krogh 9300 Boligselskabet DFB 1 Peter Hansen 9300 Boligselskabet DFB 1 Pouls Erik Jensen 9304 Charlottegården 2 Ercan Ceylan 9304 Charlottegården 2 Ûmut Ôzûpek 9309 Prags Boulevard 2 Karl Koukal 9313 Morelhaven 1 Anette Larsen 9316 Hellerupvej 1 Bjørn Larsen 9318 Rosenhaven 1 Lars Thure Hansen 9319 Sølvkær 1 Kirsten Malinovsky 9343 Gadehavegård 2 Cashif Iqbal 9343 Gadehavegård 2 Haifa Abed Elkarim 9343 Gadehavegård 2 Murat Kayhan 9343 Gadehavegård 1 Saer el-jachi 9354 Nybrovænge ældre 1 Rigmor Sylvest 9355 Nybrovænge almene 1 Knud Sørensen 9360 Hanebred 1 Anette Kruse 9373 Klostergården I 1 Benny Madsen 9399 Klostergården II 1 Henry E. Jensen Øvrige deltagere uden stemmeret: Pia Christiansen, Domea Tinus Lassen, Domea Kristine Jacobsen, Domea Side 2 af 9
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: John Adelsteen Andersen foreslog Tinus Lassen som dirigent. Denne blev enstemmigt valgt. Dirigenten takkede for valget og konstaterede efterfølgende, at mødet var lovligt indvarslet og beslutningsdygtigt. Bjørn Larsen ønskede ført til referat, at han ikke anså mødet for at være lovligt indkaldt, idet han mente, at et fraflyttet medlem af bestyrelsen ikke kunne anses som udtrådt og derfor burde være indkaldt. Formanden redegjorde derefter kort for sagen. Et medlem af bestyrelsen er fraflyttet organisationen. Bestyrelsen er af den overbevisning, at den pågældende derfor ikke længere er medlem. Sagen afventer afgørelse i beboerklagenævnet. Anette Kruse ønskede at vide, om man risikerede, at mødet blev underkendt i Beboerklagenævnet. Dirigenten svarede, at der var risiko herfor. Peter Krogh Bemærkede på bestyrelsen vegne, at man anså det for en større risiko, at mødet ville blive underkendt i fald det pågældende fraflyttede bestyrelsesmedlem deltog. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: John Adelsteen Andersen fremlagde bestyrelsens supplerende årsberetning. Lars Thure Hansen ønskede at vide om bemandingen i Domea BYG, særligt om der var landskabsarkitekter ansat. Hertil svarede Pia Christiansen, at det var der ikke, da Domea ikke kan projektere, da man så ikke vil kunne forsikres. Lars Thure Hansen ønskede videre at vide, om man overvejede at bygge i de større byer. John Adelsteen Andersen svarede hertil, at i henhold til udlejningssituationen, ville man ikke umiddelbart bygge nyt. Dog ville man eventuelt bygge institutioner. Side 3 af 9
Bjørn Larsen ønskede at vide, om man i de sidste par år, med lavkonjunktur, havde gjort noget for at almene lejere ville slippe billigere i husleje. John Adelsteen Andersen svarede hertil, at man var opmærksom på det, men at dette arbejde politisk skulle foregå et andet sted end i DFB s bestyrelse. Peter Krogh supplerede med, at man arbejdede med dette i Domeas bestyrelse. Bjørn Larsen ønskede at vide, om bestyrelsen tænkte på sig selv som chefer for et selskab eller som et forbund, da han opfattede, at man var gammeldags hierarkiske. Denne opfattelse havde John Adelsteen Andersen ikke, men sagde, at man ville tage dette til sig. Peter Krogh supplerede med, at bestyrelsen ikke kunne frasige sig ledelsesrollen og ansvaret for at påse, at administrationen foregår forsvarligt og at driften overholder lovgivningen. Man skulle derfor gerne kunne rumme begge dele. Anette Kruse var glad for at høre, at det gik godt i de andre afdelinger. Men at man i hendes afdeling havde haft meget langt ind til driften. Der var stadig problemer med at regnskaber og åbne rekvisitioner ikke lå på webben, dette vat dog drøftet med Domea IT, som har lovet, at dette vil kunne lade sig gøre 1. maj. Anette Kruse bemærkede derudover, at Hanebred havde fødselsdag i år. Ûmit Ôzüpek supplerede med, at han ligeledes oplevede ikke at kunne få svar fra driftschefen på, hvad konti indebar og ikke kunne få lov at se bilag. Bestyrelsens beretning godkendt med disse bemærkninger. 3 Godkendelse af årsregnskab 2010/2011 Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Dette vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab for perioden 1. oktober 2010 til 30. september 2011. Referat: Pia Christiansen fremlagde organisationens årsregnskab. Anette Kruse undrede sig over, at man valgte katalogpakker, når man ikke havde hjemmesider der virkede. Pia Christiansen svarede, at katalogpakken var vigtig at få på plads, da disse regelsæt understøtter afdelingernes grundlæggende drift. Side 4 af 9
Henry Jensen bemærkede, at hjemmesiden i Klostergården fungerede helt perfekt og at man også var klar til at lægge kataloger ind, når de blev godkendt. Også med budget og økonomi kunne man se det hele. Derudover gjorde Henry Jensen opmærksom på, at blandt de få afdelinger, der har lagt referater ud, er nogle af disse i Word-format. Der blev forespurgt om posten Konsulenthonorar dækkede over arbejdet med BL, hvortil bestyrelsen svarede bekræftende. Der blev forespurgt hvad bestyrelsen har af overvejelser om at hjælpe afdelinger med dårlig økonomi til genopretning. John Adelsteen Andersen svarede, at bestyrelsen fulgte meget nøje med i afdelingernes økonomi og at man arbejdede på at lave nogle tiltag omkring udlejning og finde løsninger med afdelingen. Årsregnskabet godkendt. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen. Denne vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere om revisionsberetningen. Godkendt uden bemærkninger. 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for regnskabsåret 2013/2013 er godkendt af organisationsbestyrelsen den 13. marts 2012 og forelægges til orientering. Budgettet vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere om budgettet. Budgettet taget til efterretning. 6 Indkomne forslag 6.1 Forslag til vedtægtsændring fra bestyrelsen Forslag til nye vedtægter fra organisationsbestyrelsen vedlægges som bilag. Ændringsforslaget vedrører 5, stk. 2 og vil ved gennemførelse indebære, at alle afdelinger får yderligere et medlem/en stemme i repræsentantskabet. Side 5 af 9
Referat: Dirigenten bemærkede, at mere end 2/3 af repræsentantskabets medlemmer var mødt/repræsenteret, og at men derfor ville kunne vedtage forslaget om vedtægtsændring endeligt såfremt 2/3 af de afgivne stemmer var for forslaget. John Adelsteen Andersen orienterede indledningsvist om, at man i bestyrelsen ønskede at styrke beboerdemokratiet og en mulighed herfor var at skabe større spredning på stemmerne i repræsentantskabet. John Adelsteen Andersen orienterede videre om, at det ikke er en enig bestyrelse, der ønsker forslaget gennemført, men at man dog ønsker at lade repræsentantskabet tage stilling til forslaget. Anette Kruse bemærkede, at hun tidligere havde været med til at lave en løsning, hvor man sikrede sig, at de store afdelinger ikke overrulede de små. Så selvom der sikkert lå gode intentioner bag, fandt hun forslaget unødvendigt og kunne ikke støtte dette. Ûmit Ôzüpek mente, at gennemførelse af forslaget ville give for stor indflydelse til de små afdelinger i forhold til antallet af lejemål. Peter Krogh bemærkede, at man indtil for nylig havde haft repræsentanter fra to større afdelinger i bestyrelsen. John Adelsteen Andersen bemærkede, at man i bestyrelsen gerne vil have repræsentanter fra de store afdelinger. Man skred derefter til afstemning ved håndsoprækning. Der var 9 stemmer for forslaget. Den efterfølgende håndsoprækning for stemme imod forslaget viste en markant majoritet. Forslaget var dermed faldet. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. På ekstraordinært møde d. 22. november 2011 blev John Adelsteen Andersen valgt frem til ordinært møde i 2012. John Adelsteen Andersen er derfor på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en formand for organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: John Adelsteen Anderson modtager genvalg. Ingen modkandidater. John Adelsteen Andersen er dermed genvalgt for 2 år. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012 Side 6 af 9
Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012 Kaj Erik Schmidt Medlem Repræsentantskabet 2013 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2013 Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012 Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2012 Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2013 Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2013 Winnie Andersen Medlem Ansatte 2013 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Mariazara Pervin, Susanne Pia Hansen og Peter Krogh er på valg. Der vælges 3 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger 3 medlemmer af organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Dirigenten orienterede repræsentantskabet om, at det var en fejl, at det af den endelige dagsorden fremgår, at Kaj Erik Schmidt er medlem af organisationsbestyrelsen, da han som tidligere drøftet er fraflyttet boligorganisationen. Dette mandat er dermed ledigt og vil blive udfyldt ved et suppleringsvalg på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Bjørn Larsen ønskede at ændre afstemningsmåden. Dirigenten fandt ikke anledning til at ændre på den afstemningsmetode, som hidtil har været anvendt i repræsentantskabet og som indebærer, at der på den enkelte stemmeseddel skal stemmes på et antal kandidater svarende til det antal, der skal vælges. Anette Kruse forespurgte Mariazara Pervin om denne var bosiddende i sin afdeling. Dette svarede denne bekræftende på. Både Mariazara Pervin, Susanne Pia Hansen og Peter Krogh ønskede at genopstille. Derudover opstillede Murat Kayhan, Gadehavegård, Ercan Ceylan, Charlottegården, og Kirsten Malinovsky, Sølvkær. Man skred derefter til afstemning, som foregik ved at der skulle skrives tre bogstaver korresponderende til kandidater på én stemmeseddel. Der blev afgivet 87 stemmer, fordelt som følger: Susanne Pia Hansen 19 Ercan Ceylan 15 Murat Kayhan 14 Peter Krogh 14 Nariazara Pervin 13 Kirsten Malinovsky 12 Da Murat Kayhan og Peter Krog havde opnået lige mange stemmer, blev der stemt igen mellem disse to kandidater. Resultatet heraf blev: Murat Kayhan 15 Peter Krogh 14 Side 7 af 9
Susanne Pia Hansen, Ercan Ceylan og Murat Kayhan var dermed valgt til organisationsbestyrelsen i DFB frem til 2014. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger 2 suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Cashif Iqbal, Kirsten Malinovsky, Peter Krogh og Haifa Abed Elkarim opstillede. Man skred der efter til afstemning med følgende stemmefordeling som resultat: Kirsten Malinovsky 18 Peter Krogh 14 Haifa Abed Elkarim 14 Cashif Iqbal 12. Peter Krogh trak sig derefter som kandidat. Kirsten Malinovsky var dermed valgt som 1. suppleant og Haifa Abed Elkarim som 2. suppleant frem til 2013. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2011 genvalgtes BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO blev genvalgt som revisor for indeværende regnskabsår. 11 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. indstilles det til repræsentantskabet at delegere følgende kompetencer til boligorganisationens bestyrelse (jf. vedtægternes 5, stk. 5 & 6). Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Side 8 af 9
Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Herudover indstilles det til repræsentantskabet at delegere kompetencen vedrørende valg af repræsentanter til Domeas repræsentantskab samt kompetencen vedrørende valg af BL-kredsdelegerede til organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at repræsentantskabet delegerer ovennævnte kompetencer til organisationsbestyrelsen. Referat: Godkendt. 12 Eventuelt Referat: Susanne Pia Hansen forespurgte vedrørende udsigten for valg af ny medarbejderrepræsentant. Pia Christiansen svarede, at valgmødet for medarbejdere var på trapperne, men ikke afholdt endnu. Det aftaltes, at det præcise antal af medarbejdere i DFB skrives i referatet. (Her skal det til referatet tilføjes, at der pt. er 51 ansatte i DFB) John Adelsteen Andersen bød de nye bestyrelsesmedlemmer velkommen og takkede for repræsentantskabets deltagelse på mødet. Dirigenten hævede mødet klokken ca. 20.40. For referatets godkendelse: den - 2012 Taastrup den - 2012 John Adelsteen Andersen, formand Tinus Lassen, dirigent Side 9 af 9