Møde i Aalborg HK s bestyrelse tirsdag d. 16. august 2011 kl. 19.00 i Idrætshallens cafeteria Dagsorden: 1) Godkendelse af referat 1.1 Er godkendt og lagt på nettet 2) Indlæg fra bestyrelsesmedlemmerne - Formand & Næstformand o Navnesagen Den er appelleret igen. Formanden mener det er en vigtig sag og han vil gå langt for det. Det var i øvrigt gratis at appellere o Vinsmagning Nicki orienterer om at vi skal til at tænke over hvordan vi gør det hvem kan være primus motor? Hvornår skal det være? Osv. Mere diskuteres der ikke pt. - Kassereren o Forslag til mere åbenhed af klubbens økonomi Et led i Michaels opgave han ønsker at vi får mere åbenhed, for at sikre bedre sammenhold og kommunikation i klubben. Derfor foreslår han, at vi gennemgår økonomien hver gang til bestyrelsesmøde i større eller mindre grad. o Gennemgang af likviditet for 1. halvår Klubben har som bekendt en stram økonomi, dog ikke ligeså stram som sidste år, men dog temmelig indskrænket. Dette ønsker han at vi i bestyrelsen ved. Det har været således i en periode/årrække, at trænerlønninger (og andet)er blevet betalt af indtægter fra sæsonen efter. Dette er kaotisk det kan lade sig gøre, men det er kaotisk. Michael vil sigte til, at dette bliver bedre, sådan at hver sæson i stort omfang dækker sig selv. Der er allerede flere ting i spil der indikerer, at økonomien er bedre i år end sidste år vinsmagning, karneval osv. o Retningslinjer for udbetalinger af trænerlønninger for ungdomshold Retningslinjerne kommer til at ligge på hjemmesiden fremover Retningslinjerne er sådan, at ungdomstrænerne først kan forvente at få sine penge på en bestemt fastsat dato (eks. sept. året efter). Dette er for at hindre forvirring for alle, dels kassereren og dels trænerne selv.
Mikkel henviser til, at det er godt for trænerne at vide, at de kan forvente at få pengene ellers kan det ende med at de står ved sæsonafslutning og ikke har fået deres penge, og måske kommer til at tvivle på om de ønsker at træne i klubben igen næste år. o UU penge nedgang i trænerlønninger frigivelse af penge i budgettet (10.000,-) UU kommer ikke til at bruge 10.000,- i år de laver en liste over hvad de har brug for, og får dette bevilget. o Kørselspenge Er der en proces for hvordan dette fungerer? Ja det er der nok. Men det står ingen steder. Det bør det nok. Det er ikke aftalt hvem der skal gøre noget ved det! - Seniorudvalg o Problem med en træningstid for serie 3,5, 3,6 og 4,7 damer. De træner alle sammen på samme tidspunkt onsdag. Det er for mange på banen. Hvad gør vi ved dette? Tommy Kejlstrup har et hold på bedding, som han gerne vil rykke herud fra en anden klub som evt. kan slås sammen med serie 4,7 (som vist kun er 3-5 pers.) Sker dette kan dette hold få en træningstid mandag + fredag kl. 19.00. Nicki tager sig af det! o Arbejdsdag Lørdag den 17/9 vedtages! Der er friweekend for 1. + 2. holdene. Derfor håber SU at serieholdene vil træde til og hjælpe. SU har sendt en liste til Nicki over hvad der skal laves man har endvidere et ønske om at lave opbevaringsrum til kegler og andre materialer inde i det bagerste roderum ved siden af kontoret Jørgen lægger datoen for arbejdsdagen på nettet på nettet SU sørger for annoncering/headhunting af folk, samt planlægning af dagen/arbejdsopgaver (det sidste i samarbejde med Nicki) o Nøvlingcup tidtagning Der skal ikke siddes tid, da Nøvlingcup er ved at dø ud. Evt. er der noget i støbeskeen til et julestævne i samarbejde med Nøvling. Nicki arbejder videre med dette. o Træneraften 21/9 kl. 19.00 Info for trænere, udlevering af mapper Heidi deltager for at henvise til regler omkring ind- og udmeldelse. Jørgen lægger datoen for dette arrangement på nettet o Datoer for fester er klarlagt (til dels) 15/10 - opstartsfest 17/12 julefrokost Afslutningsfest dato ikke fastlagt Jørgen lægger datoer for fester på hjemmesiden Jørgen booker endvidere hallen disse dage! o Fregat-cup Der er næsten igen personer tilmeldt det diskuteres om vi skal vælge et andet stævne næste år, sådan at det sociale stævne
hovedsageligt retter sig mod serieholdene. Vi gør en stor indsats for at få nogle flere med i denne uge. Endvidere kontakter SU Fregatcup og hører om vi kan få udsættelse med betaling/endelig tilmelding. - Ungdomsudvalg o Trænerlønninger UU mener at trænerlønningerne er ude af proportioner Kritikken retter sig især mod de 6000,- der er meget i forhold til andre klubber. Disse penge kan bruges bedre. Initiativet roses og der træffes beslutning om at UU kommer med et konkret udspil til beløb. Efterfølgende ses der på om trænerlønningerne for ungdomsudvalget gradvist kan nedsættes i løbet af de næste par år. Det indskydes at man kan tage med i betragtningerne, at ungdomshjælperne kan tilbydes trænerkurser som en del af lønnen. o Efterskolespillere Hvad gør vi med kontingenter? Vi fastsætter et fast efterskolekontingent på 500,- - Cafeteriaudvalg o Åbningstider Nøvling??? Der er ikke Nøvling så der er lukket o Cafeteriet åbner den 12. september (?) o Den 10. september træningskampe UU Åbent i cafeteriet o Cafeteriet vil gerne lave nogle sociale aktiviteter i løbet af året afstemt efter hvornår der er fester SU siger de gerne vil deltage i samarbejdet. o Alle udvalg/trænere/hold er velkomne til at benytte cafeteriet når de ønsker. Man må gerne åbne cafeteriet og sælge varer. Husk dog at booke på kalenderen på døren. Koordiner med hinanden giv besked hvornår I er her. Få evt. Jørgen til at lægge det på nettet. o Fællesspisning til en udvalgt lørdagskamp Udvalget går hen af aftenen og overlader scenen til hygge/fest. Spillere er ansvarlige for oprydning og aflåsning. November er på plakaten uden nærmere definition af dato. - Turneringsudvalg o Skabe i kontoret Morten har fået låst disse skabe op der er mulighed for at få en nøgle til et skab. Michael/kasseren har et par af dem. o Sidste tilmelding af hold til turnering den 6. sept. kl. 20.00. o Proces omkring fastsættelse af kamptidspunkter er i gang - Kontingent- og medlemsudvalg o Strategi for opdatering af medlemmer
o UU har bedt Heidi om at trække lister på hver årgang, så der kan startes på en frisk fra sæsonstart. Disse sendes til Lillian fra UU og distribueres ud til trænerne, som fører ajour og vender retur til Heidi. o Det samme gør sig gældende for seniorafdelingen. De får dog kun en samlet liste over aktive spillere denne sammenlignes med spillerlister fra de enkelte hold og Heidi modtager opdaterede lister retur til systemet. 3) Målaktier - Status + fremadrettet plan o Heidi har netop modtaget de sidste sponsorater fra Studs. Hun laver skabelonen færdig og sender til Tommy, som printer når han er tilbage fra ferie o Adam får målaktierne til ungdomsholdene og SU får målaktierne til seniorholdene. Når der skal indsamles må vi alle hjælpe hinanden og tage et par hold hver evt. 4) Trænerkurser - Hvordan er klubbens politik? Ønske fra U-18 drenges trænere om kursus. o Der er tale om, at de to gerne vil have et divisionstrænerkursus dette koster en del mere end hvad vi sædvanligt sender folk af sted på. Det diskuteres hvordan vores politik skal være på området. Der er mange ting i spil bliver de i klubben efterfølgende? Vi investerer mange penge i dem hvis de får et kursus, hvad gør de så til næste år? Hvad med andre trænere i klubben? Omvendt så er det besluttet at klubben satser meget på dette hold i år, så hvorfor ikke følge op med divisionstrænerkursus? Evt. kan Visse komme ind over noget af finansieringen? o Der blev ikke truffet en beslutning på dette område. 5) Klubsamarbejde med Visse - Hvordan sikrer vi, at samarbejdet mellem de to klubber bliver godt og smidigt i år? o Det var et stort problem sidste år, at samarbejdet var så usmidigt. Tommy, Michael og Nicki sætter sig sammen og finder ud af, hvad der skal ske. De kontakter endvidere Visse for afklaring. 6) Kamptidspunkt U-18 drenge - Hvor har holdet hjemmebane? Hvornår spiller de? Hvordan kan vi gøre det så smidigt som muligt for både trænere og spillere? Kan drengenes kampe af og til placeres om lørdagen (evt. i den kamptid, som 2. hold damer hidtil har haft?) o Der er en forventning om at hjemmekampene ligger ½-½ mellem Visse og AHK. Kampene i Idrætshallen forsøges lagt om lørdagen af hensyn til trænere og sammenholdet i klubben generelt. Det skal afklares, hvornår hvilke hold skal spille, evt. i samspil med Nicki. Skal U18 drengene have 2. hold damers tid? Eller 2. hold herres tid? Evt. blot af og til
7) Målsætning/økonomi sæson 2011/2012 7.1 Hvad gør vi hvis vi ender i samme situation igen til næste år, at 1. hold herrer ligger til oprykning, men økonomien stopper det? Vi har ikke tjent flere penge Flere af herrerne udtrykker ønske om, at det meldes ud fra klubbens side allerede fra start/førend sidste år. Selv skal de afholde møde internt snarest. Michael undersøger hvad det koster at have et hold i 1. div. Han efterspørger endvidere, at herrerne selv kommer med et udspil om hvad de gerne vil. Klubbens økonomi ser måske bedre ud i fremtiden, men det koster rigtig mange penge at have et hold i 1. div. (ca. 150.000 ekstra). Det er sandsynligt at økonomien kommer til at se skidt ud igen, hvis der satses på oprykning. Vi tager den op igen til næste møde, når holdet selv har talt sammen og der er nogle tal at se på. 8) Planlægning af møder i resten af 2011 - Sept: torsdag den 8. kl. 19.00 - Okt: tirsdag den 4. kl. 19.00 - Nov: Torsdag den 10. kl. 19.00 - Dec: Tirsdag den 6. kl. 19.00 - Jørgen lægger disse datoer på nettet 9) Evt. Sekretæren er stoppet hvad gør vi? Mikkel foreslår at Jørgen overtager posten. Jørgen er med på ideen så det vedtages. Ønske fra UU om at U6 og U8 bliver betragtet som 2 hold i stedet for 1, da der virkelig er mange spillere. Hidtil er de blevet betragtet som 1 hold fordi de kun træner 1 gang om ugen. Der er fem trænere til alle spillere, så det vil være rimeligt at betragte dem som 2 hold. Da lønnen evt. skal laves om, jf. det udspil der er nævnt tidligere, er der mulighed for at dette kommer helt af sig selv. UU tager dette med i udspillet for trænerlønninger. Punktet tages med til beslutning på næste møde.