REFERAT fra ordinært repræsentantskabsmøde den 5. maj 2009 Formand Robert bød indledningsvis velkommen, og en speciel velkomst til gæster på mødet. Forretningsorden for mødet blev omdelt og godkendt. 1. Valg af dirigent og referent: Teknisk chef Kurt Kjeldgaard blev valgt til dirigent og Lene Gaardsted som referent. Dirigenten konstaterede at mødet er lovligt indkaldt og oplæste dagsordenen. Konstaterede samtidig, at der er mødt 24 stemmeberettigede ud af 28 mulige. 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Robert oplyste indledningsvis, at den mundtlige beretning mest vil indeholde noget om fremtiden hvorimod den skriftlige beretning forholder sig til perioden frem til repræsentantskabsmødet. Den mundtlige beretning i hovedoverskrifter: Økonomi: Underskud på ca. 3 mio. kr. Behov for ny indskudskapital (kr. 250.000 pr. organisation) Lærlinge/elever: Der planlægges med elever i administrationen. Interesse for lærlinge i afdelingerne? o Høringsrunde o Puljeordning Eftersyn: (Idé lånt fra DAB tilbud til afdelingerne) Sundhedseftersyn Tryghedseftersyn Boligaftale om ny styring og finansiering: Styringsdialog Udlejningsregler Harmonisering af regelsæt Egenkapital m.v. Side 1 af 5
Beboerdemokrati Råderet m.v. Sideaktiviteter Lavere startleje Højere maksimumbeløb Energikrav Kommunal grundkapital Boligkontoret Århus: Introduktionsmøde for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer. o November måned Repræsentantskabsaftener. o 1. August måned ny styringsreform. o Februar/marts 2010 debat om fælles regelsæt og procedure. Sluttelig blev der rettet en tak til: Repræsentantskabet Bestyrelsen for godt samarbejde Direktør Steen M. Andersen for godt og tæt samarbejde Til alle medarbejdere for flot indsats og det høje engagement. Efter spørgsmål som blev besvaret, blev beretningen sat til afstemning. Beretningen blev godkendt. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget. Administrationschef Carl Danielsen gennemgik årsregnskabet, og i hovedtræk kom han ind på årsagen til det store underskud: Personaleudgifter: Store udgifter til overarbejde i de første måneder. En stor andel af den samlede lønforhøjelse trådt i kraft pr. 1/4 2008. Udjævning af lønforskelle mellem de ansatte fra de 3 tidligere administrationer. EDB udgifter: Merudgiften skyldes især valg af ASP løsning. Boligkontoret har ikke egne servere. De står hos EG i Hjørring. Kontorhold: Større udgifter i etableringsåret til indkøb af kontorartikler, tryksager m.v. Der blev rejst kritik af regnskabsresultatet for 2008 på ca. 3 mio. kr. som menes kunne have været gjort bedre. Carl Danielsen gjorde opmærksom på, at budget 2008 er udarbejdet primo februar 2007 med de oplysninger man havde på det tidspunkt. Efter spørgsmål og svar, blev regnskabet godkendt. Herefter blev budgettet for 2009 forelagt. Side 2 af 5
Budgettet til personaleudgifter og kontorholdsudgifter er forhøjet betydeligt i forhold til 2008. Det betyder, at det gennemsnitlige administrationsbidrag til Boligkontoret forhøjes fra 2.870 kr. til 3.100 kr. Det blev forklaret at man efter fastlæggelsen af budgettet havde besluttet at ansætte en kommunikationsrådgiver. Der må således forventes et underskud på ca. 550.000, svarende til bruttolønudgifterne for kommunikationsrådgiveren. Der blev rejst kritik af denne beslutning, som blev tilbagevist fra formanden, der tilkendegav at ansættelsen, - som i øvrigt er i overensstemmelse med visionspapiret -, var anset som en nødvendighed, da man havde mødet megen kritik af Boligkontorets kommunikation. Der blev spurgt om man ikke kunne lave et revideret budget. Carl Danielsen afviste dette, da han forklarede at budgettet har dannet grundlag for størrelsen af det administrationsbidrag der opkræves i de enkelte afdelinger. I så fald skal samtlige afdelingers budgetter genåbnes. Der blev givet udtryk for utilfredshed med, at det ikke er repræsentantskabet der skal godkende budgettet, men alene bestyrelsen. Carl Danielsen redegjorde for at budget 2009 allerede laves i forsommeren 2008, da det skal danne grundlag for fastsættelsen af administrationsbidraget i afdelingernes budgetter for 2009. Efter en længere debat slog formanden fast, at såfremt man fra repræsentantskabets side ønsker at praksis skal ændres, således at repræsentantskabet skal godkende budgettet, må det være repræsentantskabet der skal stille et forslag herom, og ikke bestyrelsen. 4. Behandling af indkomne forslag: 1. Konsekvensrettelse af vedtægternes 4 stk. 2: I forbindelse med, at vedtægterne blev lavet om med henblik på medarbejderrepræsentation i bestyrelsen glemte man at få rettet 4 vedrørende repræsentantskabets sammensætning. 4 stk. 2 foreslås derfor ændret fra: Repræsentantskabet består af 7 repræsentanter fra hvert medlem af andelsselskabet, inklusive andelsselskabets 5 bestyrelsesmedlemmer. Dog således, at beboerne til enhver tid har flertal i repræsentantskabet. Til: Repræsentantskabet består af 7 repræsentanter fra hvert medlem af andelsselskabet, inklusive medlemmernes 5 bestyrelsesmedlemmer samt medarbejderrepræsentanten. Dog således, at beboerne til enhver tid har flertal i repræsentantskabet. Godkendt. Side 3 af 5
2. Forslag fra Vesterbo: Hans-Jørgen Krickhan motiverede forslaget om beboerdemokrati og kommunikation, og Robert Thorsen supplerede med, at bestyrelsen i Boligkontoret har drøftet forslaget og kan gå ind for dette. Det er meningen, at der nedsættes en arbejdsgruppe hvor hver forening er repræsenteret med 1 person og administrationen med 2 personer. Arbejdsgruppen skal bl.a. arbejde med: Finde en fælles platform til afdelingshjemmesider. Sikre at denne platform let kan linke til foreningshjemmesider samt BKÅ s hjemmeside/intranet. Udarbejde forslag til standard skabeloner for de enkelte foreninger eller en fælles skabelon med til/fra valgs muligheder efter behov og ønsker. Beregne/vurdere behov for hjælp til igangsætning, og efterfølgende vedligeholdelse for afdelingerne, med begrænset viden/lyst til selv at vedligeholde hjemmesiderne. Hvem skal/kan udføre denne service? Økonomi brugerbetaling. Det blev besluttet, at man i hver enkelt forening får valgt denne repræsentant på førstkommende bestyrelsesmøde. Godkendt. 5. Valg af formand for bestyrelsen: Robert Thorsen, Vesterbo, villig til genvalg. Børge Sørensen fra Boligforeningen Højbo stillede sit kandidatur til rådighed, og der blev foretaget en skriftlig afstemning som gav følgende resultat: Robert Thorsen fik 22 stemmer. Børge Sørensen 1 stemme. 2 blanke Robert Thorsen blev således genvalgt. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Olav Bertelsen, Bo83, villig til genvalg. Chris Cully, Fagbo, villig til genvalg. Begge blev genvalgt. 7. Valg af suppleanter til bestyrelsen: Fagbo: Irene M. Graver Bo83: Meddelelse herom fremsendes efterfølgende. Side 4 af 5
8. Valg af revisor: Revisionsinstituttet blev foreslået og valgt. 9. Eventuelt: Der var intet til behandling. Formanden afrundede mødet med tak for valget, og dirigenten takkede for god ro og orden og afsluttede mødet. Robert Thorsen Formand Kurt Kjeldgaard Dirigent Side 5 af 5