REFERAT ORDINÆR GENERALFORSAMLING. I A/B DEN GULE BY TORSDAG, DEN 15. MARTS 2018, kl

Transkript

1 ADMINISTRATOR TEAMET Administrator Teamet Nørrelundvej 8B, 1. sal 2730 Herlev REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING I A/B DEN GULE BY TORSDAG, DEN 15. MARTS 2018, kl Repræsenteret på generalforsamlingen var 28 andelshavere heraf 5 ved fuldmagt. Vedr. pkt. 1 Valg af dirigent og referent På opfordring af bestyrelsen blev Erling Rasmussen og Birgitte Rasmussen fra Administrator Teamet valgt som henholdsvis dirigent og referent. Erling konstaterede at indkaldelsen til generalforsamlingen var udsendt rettidigt. Vedr. pkt. 2 Bestyrelsens beretning Roland Beeres indledte beretningen med at A/B Den Gule Bys ejendom næsten er 100 år gammel og nok har ligeså mange år tilbage. Bestyrelsen har pligt til at opretholde ejendommen på matriklen og A/B Den Gule By som forening, herunder sørge for at foreningens vedtægter overholdes. Bestyrelsen forsøger derfor at holde en balancegang mellem, hvad der er af regler for udførelse af det ene og det andet. Den nye indskoling er blevet færdig og det må konstateres, at der er en del larm herfra. Der er billeddokumentation for, at opførelse af skolen har rystet ejendommen godt og grundigt og det afventes, hvorvidt der ydes dækning for oprettelse af eventuelle skader. Der er kloaker og tage, der har udfordringer og som venter på opretning inden det kan gå hen og blive for dyrt. Vedligeholdelsesplanen er to tredjedele igennem. Der har været streetfester, som har givet larm fra boldbanen og som bestyrelsen har klaget over til Kommunen. Der er lagt et velkomstbrev på foreningens hjemmeside, dette har været undervejs i nogle år. Det opfordres andelshaverne at læse velkomstbrevet. Der har været afholdt en god sommerfest og vi glæder os til en arbejdsdag. 1

2 Udskiftning af vinduer i Den Gule By har været et diskussionspunkt i mange år. Beslutning om at påbegynde et projekt vedrørende udskiftning af vinduer er nu taget. Bestyrelsen har bedt Arkitektfirmaet Mangor & Nagel, som har renoveret skolen, om at hjælpe til som arkitekter og bestyrelsen har tillid til, at firmaet kan løse opgaven. Det sidste nye som endnu ikke er blevet annonceret i nyhedsbrev er, at Den Gule By vil holde en 100 års fest med støtte fra Kommunen. Formanden takkede for god ro og orden det sidste år og gav ordet videre til Diana. Diana oplyste, at foreningen havde fået en ansat vicevært, Thomas, som bor i foreningen. Diana forklarede, hvorfor bestyrelsen havde valgt at ansætte en vicevært i stedet for at have Metniks Multiservice tilknyttet ejendommen. Bestyrelsen syntes, det var en fordel, at foreningen kunne få udført flere timers arbejder med vedligeholdelse på ejendommen samtidig med, at viceværten kunne aflaste bestyrelsen for de opgaver, som almindeligvis hørte sig en vicevært til. Hvis foreningen havde fortsat med Peter Metnik, da ville foreningen have fået nogle større ekstraregninger for blandt andet gennemgang af loftsrum, beskæring af træer og udlægning af flis i gården etc. Flere af de fremmødte stillede spørgsmål til opsigelsen af aftalen med Metniks Multiservice for i stedet at ansætte Thomas. En andelshaver oplyste, at det var bestyrelsens pligt at redegøre for, hvordan foreningen bruger sine penge. Andelshaver ville gerne være blevet hørt samt have set et sammenligningsgrundlag indeholdende tilbud fra andre firmaer også op imod andre andelsboligforeningers viceværter. Dette for at synliggøre baggrunden for hvorfor valget faldt ud som det gjorde. Til dette svarede Diana, at bestyrelsen naturligvis har orienteret sig om, hvad andre servicefirmaer ville koste. Thomas bad om ordet og oplyste, at han ikke var tjenestemandsansat, hvorfor han kunne opsiges, hvis foreningen ikke var tilfreds. Ansættelse af fast vicevært er en beslutning som er taget af hele bestyrelsen i fællesskab og enighed. Beretningen blev godkendt af generalforsamlingen. Vedr. pkt. 3 Årsregnskabet og andelskrone Årsrapporten for 2017 blev gennemgået af Birgitte, der bemærkede at boligafgiften ikke var steget siden marts Under gennemgangen af foreningens omkostninger stillede forsamlingen spørgsmål til posterne og nedenfor er svarene oplistet: El - årsagen til et forholdsvist højt el-forbrug på ejendommens fællesareal skyldes blandt andet, at der er installeret et el-tracingsystem på ejendommens varmtvandsrør for at opretholde varmen fra varmeanlægget og ud til de lejligheder der ligger længst væk fra anlægget. Vinduesprojekt der har været anvendt kr forud for vinduesprojektet, hvilket ses i note 5 i årsrapporten. Der er hovedsagelig tale om omkostninger til køb af prøvevinduer inkl. montage. Hegn og låger i gårde af note 5 ses det at der har været anvendt kr Energimærket til kr gældende i 10 år og er lovpligtigt. 2

3 Arkitektudgifter kr omfatter fugtmålinger. Andelsnet kr for servicering af det fibernet der er indlagt i ejendommen. Telefon- og kontorholdsgodtgørelse - hvert bestyrelsesmedlem får udbetalt kr til dækning af telefonomkostninger og udokumenterbare udgifter. Varmeaflæsningsfirma kr her er tale om den udgift foreningen har for at Brunata aflæser forbrugsmålere, udarbejder forbrugsregnskab samt Webmon. Posten er budgetteret med kr i budgettet for Årsagen til at udgiften for 2016 alene lå på omkring kr ligger i, at Brunata i 2015 havde a conto faktureret for Webmon er det system, som hver andelshaver har login til hos Brunata adgang til oplysninger om det løbende forbrug i lejligheden. Småanskaffelser kr omfatter alt hvad der er købt til foreningens anvendelse herunder legehus, sandkasser, lyskæder, hængesofa, foldeborde og en pc til brug for bestyrelsens arbejde. Andelskronen var af bestyrelsen blevet indstillet til 50 svarende til kr pr. kvm. Flere i forsamlingen ønskede at, andelskronen blev taget op til fornyet behandling på en ekstraordinær generalforsamling. Årsregnskabet og andelskronen blev énstemmigt godkendt, dog under den forudsætning af, at forslag om en højere andelskrone kommer til behandling på en ekstraordinær generalforsamling. Vedr. pkt. 4 Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. Birgitte gennemgik drifts- og likviditetsbudgettet for En andelshaver spurgte til om det ikke var lidt i overskud med kr. med de ekstraudgifter, der har været i Birgitte oplyste, at jo det var det, men hvis der skulle komme nogle ekstraudgifter, da har foreningen et likviditetsmæssigt beredskab, der kan gøres brug af. Budgettet blev vedtaget med énstemmighed af generalforsamlingen. Vedr. pkt. 5 Forslag Forslag fra bestyrelsen: A) Alle ejendommens vinduer udskiftes til samlede udgifter inkl. styrings- og rådgivningshonorar kr Overslag for selve entreprisen ses af bilag 1. Som 1. prioritet bliver de nye vinduer af træ/alu. Typen af vinduer afhænger af Kommunens godkendelse. Bestyrelsen gives mandat til at igangsætte vinduesprojektet. Roland, fremhævede, at det nu var nået til det punkt, hvor vinduerne burde udskiftes. Blandt andet på grund af det forhold, at en del vinduer var angrebet af råd. Trævinduerne kræver øget vedligeholdelse grundet en ringe trækvalitet. Problemer med skimmelvækst, samt det at vinduerne er utidssvarende rent energimæssigt. De eksisterende vinduer er fra slut 80 erne/start 90 erne. Bestyrelsen og administrator har i fællesskab undersøgt mulighederne for vinduer, der både sikrer høj grad af kvalitet, tilpasning til ejendommens særegne udtryksform samt en forbedret driftsøkonomi ved et ønske om at anvende nye træ/alu vinduer. En andelshaver spurgte, om det var sikkert, at generalforsamlingen ville blive adspurgt igen, hvis projektet blev dyrere end forventet. Dette kunne bekræftes. 3

4 En andelshaver spurgte, om det stadig var med i overvejelserne at lade en andelshaver få de gamle vinduer til et orangeri. Og jo det var det. En repræsentant for vinduesfirmaet Ideal Combi var til stede under generalforsamlingen og i besvarelsen af spørgsmål fra forsamlingen oplystes det: Grundlæggende kan Træ/alu vinduer leve i plus tres år og thermoruder lever i plus tredive år. Der er ti års totalgaranti for hele vindueselementet og når elementet ellers sidder korrekt i rammen, da er garantien 30 år. I Den Gule By er valgt to lags vinduer og ikke tre lags. Tre lags vinduer lydisolerer ikke bedre end to lags der er argongas mellem glassene. Isolering om vindueskasser var en tillægsmulighed og ikke med i projektentreprisen. Vinduerne er født med en vinduesventil DKS, klikventiler. Det er vigtigt, at beboerne sørger for udluftning af lejlighederne og der skal måske en adfærdsændring til for nogle. Diana fik skimmelsvamp i sin lejlighed med sit prøvevindue, idet der er stor forskel mellem de gamle vinduer og nye vinduers isolering. Åbningsfunktionerne bliver de samme som i dag. Der kan komme børnesikring på ved udskiftning af håndtag, hvilket kan tilkøbes. Hvis et glas er over ti år gammelt og der udskiftes til nye vinduer, da bliver isoleringen 50 pct. forbedret. Se energivinduer.dk for yderligere. Efter repræsentantens besvarelse af spørgsmål foretoges en afstemning af forslag A. Forslaget for vinduesprojekt blev vedtaget med 20 stemmer fór og 1 stemme imod. På grund af manglende tid oplyste bestyrelsen at forslag B) Finansiering af vinduesprojektet samt forslag C) Tilføjelse af nyt punkt 7 til vedtægternes 15 måtte behandles på en ekstraordinær generalforsamling. Der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling så hurtigt som muligt. Vedr. pkt. 6 Valg Ifølge vedtægterne skal bestyrelsen bestå af formand plus 2-4 bestyrelsesmedlemmer samt 1-2 bestyrelsessuppleanter. Formanden samt bestyrelsesmedlemmerne vælges for to år ad gangen. Suppleanterne vælges for 1 år. Roland Beeres stillede op til formandsposten og blev genvalgt. Rasmus Halkjær og Diane Kløvedal opstillede begge til de to ledige bestyrelsesposter og blev valgt. Daniel Lopez blev valgt til bestyrelsen i 2017 og var derfor ikke på valg. Bestyrelsen består herefter af: På valg i år Roland Beeres, formand 2020 Rasmus Halkjær, bestyrelsesmedlem 2020 Diana Kløvedal, bestyrelsesmedlem 2020 Daniel Lopez, bestyrelsesmedlem 2019 Annette Hindborg opstillede som bestyrelsessuppleant og blev valgt. 4

5 Bestyrelsen kan træffes hver den 1. torsdag i måneden mellem kl. 19 til 20 i bestyrelseslokalet, Grækenlandsvej 40 F, st. Bestyrelsens mailadresse: bestyrelsen@denguleby.dk Valg af revisor Revisionsfirmaet BDO blev genvalgt. Vedr. pkt. 7 Eventuelt Intet under dette punkt. Generalforsamlingen sluttede kl Referatet er underskrevet digitalt af dirigenten og bestyrelsen, hvilke underskrifter ses på næste side. 5

6 Dette dokument er underskrevet af nedenstående parter, der med deres underskrift har bekræftet dokumentets indhold samt alle datoer i dokumentet. This document is signed by the following parties with their signatures confirming the documents content and all dates in the document. Diana Maria Kløvedal Bestyrelsesmedlem PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 10:45:23 Erling Amstrup Rasmussen Dirigent RID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 13:07:28 Rasmus Halkjær Roland Beeres Bestyrelsesmedlem PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 23:34:21 Formand PID: Tidspunkt for underskrift: kl.: 09:23:58 This document is signed with esignatur. Embedded in the document is the original agreement document and a signed data object for each signatory. The signed data object contains a mathematical hash value calculated from the original agreement document, which secures that the signatures is related to precisely this document only. Prove for the originality and validity of signatures can always be lifted as legal evidence. The document is locked for changes and all cryptographic signature certificates are embedded in this PDF.The signatures therefore comply with all public recommendations and laws for digital signatures.with esignatur's solution, it is ensured that all European laws are respected in relation to sensitive information and valid digital signatures. If you would like more information about digital documents signed with esignatur, please visit our website at