Årsrapport 2008 Viby Idrætsforening

Transkript

1 Viby Idrætsforening Lindevej Viby Sjælland CVR-nr: Årsrapport 2008 Viby Idrætsforening (Viby IF / VIF)

2 Ledelsespåtegning Hovedbestyrelsen har dags dato behandlet og godkendt årsrapport for Viby Idrætsforening (Viby IF / VIF) for Årsrapporten er aflagt efter årsregnskabsloven samt Viby IF s vedtægter. Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig, således at årsrapporten giver et retvisende billede af Viby IF s aktiver og passiver, den finansielle stilling samt resultat. Årsrapporten indstilles til repræsentantskabets godkendelse den 28. april Årsrapport 2008 for Viby IF Side 2 af 12

3 Hovedbestyrelsens beretning For en oversigt over strukturen i Viby IF henvises til oversigten på side 12. I 2008 har vi fortsat bestræbelserne på at få flyttet værestedet (cafeteriaet) desværre stadigvæk med begrænset held. Projektet er dog ikke opgivet. I 2008 har forberedelserne til Viby IF s 100-års-jubilæum i 2009 taget en del tid og der har for første gang i flere år været afholdt en høstfest. Festen var en succes om end der ikke kom så mange, som vi havde håbet. Disse aktiviteter har bl.a. været medvirkende til, at den planlagte folder med omtale af Viby IF s afdelinger ikke udkom, men det er planen, at der skal udgives en igen i 2009 så Viby IF bliver mere synlig. Anvendt regnskabspraksis Generelt Årsrapporten er aflagt i overensstemmelse med årsregnskabslovens bestemmelser for klasse A. Der er suppleret med hovedbestyrelsens beretning samt en oversigt over afdelingernes regnskabstal mv. Regnskabspraksis er ikke ændret i 2008, men nye linjer med høstfest og Natsjov er tilføjet. Anvendt regnskabspraksis Indtægter og omkostninger indregnes, når rettigheden/forpligtelsen opstår. Der foretages periodiseringer af indtægterne/omkostninger, hvis ændringen i årets periodisering beløbsmæssigt overstiger 500 kr. Anskaffelser straksafskrives i anskaffelsesåret, da de stilles gratis til rådighed for brugerne, og Viby IF derfor ikke får indtægter herfra. Aktiver herudover samt passiver måles til nominel (pålydende) værdi, medmindre der er høj grad af sikkerhed for, at værdien afviger væsentligt fra denne. De enkelte afdelinger hæfter ikke for Viby IF s forpligtelser og omvendt. Afdelingernes regnskabstal indregnes derfor ikke i årsrapporten, men vises alene i en samlet oversigt bagest i årsrapporten. Cafeteriaet aflægger særskilt regnskab, og der indregnes alene et beløb svarende til cafeteriaets egenkapital i årsrapporten under hhv. aktiver og passiver. Da ændringerne i cafeteriaets egenkapital ikke føres over resultatopgørelsen, står passivet ikke under henlæggelser. Udvalgenes indtægter og omkostninger indregnes direkte i årsrapporten under de relevante linjer for hhv. indtægter eller omkostninger. Dog indregnes aktivitetsudvalgets resultat (overskud eller underskud) for aktiviteter på én særskilt linje i resultatopgørelsen. Henlæggelserne er udtryk for beløb, der af hovedbestyrelsen er reserveret til særlige formål. Midlerne kan med visse begrænsninger benyttes til andre formål. Viby Lavpris fond til årets idrætsudøver vedrører en gave/fond (herefter fond), som hovedbestyrelsen administrerer. Fonden skal sikre en årlig udbetaling på kr. til årets idrætsudøver, så længe der er midler hertil. Fondens renteindtægter og udbetalinger føres alene på balancen. Årsrapport 2008 for Viby IF Side 3 af 12

4 Resultatopgørelse for perioden 1. januar 2008 til 31. december 2008 Note Indtægter: Afdelingskontingent (35 kr. pr. medlem, jf. side 10-11) , ,00 1 Jubilæumskontingent (10 kr. pr. medlem, jf. side 10-11) 9.940, ,00 2 Indtægter høstfest inkl. lotteri ,00 0,00 3 Diverse indtægter , ,00 Renteindtægter mv , ,82 Indtægter i alt , ,82 Omkostninger: Kontingent, DGI 5.955, ,00 Kontingent, Roskilde Idrætsunion (RIU) (tidl. Ramsø) 4.426, ,00 Kontingent, Danmarkssamfundet 994,00 0,00 Kontingent, Erhvervsforum Roskilde (tidl. Ramsø Erh.) 1.250, ,00 Møder , ,00 Gaver og lignende 4.655, ,95 4 Godtgørelse for telefonudgifter mv , ,00 4 Aviser, blade og tidsskrifter 0,00 568,00 5 It-udgifter 4.080, ,75 Gebyrer 56,77 22,00 6 Kontorhold 3.882, ,94 Præmier, pokaler mv ,00 999,00 7 Underskud i Aktivitetsudvalget , ,00 8 Natsjov ,25 0,00 2 Høstfest inkl. lotteri mv ,93 0,00 3 Omkostninger Viby IF's folder 0, ,55 9 Tilskud til Løbeklub 0, ,00 6 Diverse/udstyr , ,65 Omkostninger i alt , ,84 Årets resultat 5.216, ,02 Som foreslås fordelt således: 1 Henlagt til jubilæumsfond 9.940, ,00 9 Frigivelse af henlæggelse til volleyball 0, ,53 Overført til egenkapitalen , ,51 Disponeret i alt 5.216, ,02 Årsrapport 2008 for Viby IF Side 4 af 12

5 Balance pr. 31. december 2008 Note Aktiver: Checkkonto , ,84 Obligationskonto , ,89 Tilgodehavender 1.000,00 0,00 10 Kapital, cafeteria 9.368, ,64 11 Kapital, Viby Lavpris' fond til årets idrætsudøver 2.756, ,75 Aktiver i alt , ,12 Passiver: Egenkapital: Saldo 1. januar , ,97 Overført af årets resultat , ,51 Saldo 31. december , ,48 Henlæggelser: 9 Henlagt vollyball 0,00 0,00 1 Henlagt jubilæumsfond , ,00 Henlæggelser i alt , ,00 10 Egenkapital cafeteria 9.368, ,64 11 Viby Lavpris' fond til årets idrætsudøver 2.756, ,75 12 Gæld , ,25 Passiver i alt , ,12 Årsrapport 2008 for Viby IF Side 5 af 12

6 Noter Note Henlagt jubilæumsfond 1. januar , ,00 Årets henlæggelse 9.940, ,00 Jubilæumsfond 31. december , ,00 Trods navnet er der ikke tale om en fond i fondsretlig forstand. Det blev i 2001 besluttet at opkræve et jubilæumskontingent på 10 kr. pr. medlem pr. år, så man har midler til at fejre Viby IF s 100-årsjubilæum i Man budgetterede i 2001 med ca kr. pr. år, dvs. ca kr. i alt. Beløbet bliver imidlertid ca kr. Efter praksis forrentes henlæggelsen ikke. Det er sat som overordnet mål for jubilæet, at der som helhed skal være et nul-resultat eller gerne et overskud. Det er derfor ikke givet, at der bliver behov for at trække på henlæggelsen. Et eventuelt restbeløb kan benyttes til andre gode formål. Hovedbestyrelsen har givet Forretningsudvalget bemyndigelse til at disponere over midlerne til brug for jubilæet. Note 2. Vedrører høstfesten. Der var indtægter for kr. og omkostninger for ,63 kr. Der var således et underskud på ,93 kr. Det er vurderingen at der vil komme flere til næste fest og resultatet forventes derfor at blive bedre. Note 3. Vedrører salg af halreklamer på kr. samt indtægter/tilskud vedr. Natsjov på kr., jf. note 8. I 2007 vedrørte beløbet diverse indtægter fra salg af reklamer i Viby IF s folder og omkostninger til tryk og omdeling af folderen. Note 4. Beløbet vedrører godtgørelse for telefonudgifter mv. til formanden, næstformanden og hovedkassereren. Der er p.t. ingen sekretær. I 2007 var der desuden betaling for»dagbladet«til formanden. Note 5. It-udgifterne vedrører hovedsageligt et CMS-system, der benyttes til at administrere Viby IF s hjemmeside ( Udgiften for 2007 vedrører desuden rentegning af logoer mv. til hjemmesiden og brevpapiret. Note 6. Kontorhold vedrører bl.a. tryk af kuverter og en farvepatron. Udgiften til diverse/udstyr vedrører istandsættelsen af møderummet/kontoret og i 2007 projektor og et lærred. Note 7. I 2008 blev resultatet af fastelavnsfesten og juletræsfesten samlet et underskud på kr. mod et underskud på på kr. i Det er især juletræsfesten, der giver underskud. Note 8. I 2008 har Viby IF afholdt Natsjov flere gange. Vi har fået støtte fra kommunen og Kirkens Genbrug til markedsføring og indkøb af materialer. Indtægter og omkostninger føres på hver sin linje. Der er alene indtægtsført et beløb svarende til omkostningerne. Det resterende beløb står optaget som gæld, jf. note 12. Forskellen mellem de kr. (efterfølgende tabel) og de samlede omkostninger på ,25 kr. vedrører omkostninger som Viby IF har betalt af egen kasse primært forplejning til deltagerne. Årsrapport 2008 for Viby IF Side 6 af 12

7 Kommunen Kirke. Genb. Tilskud modtaget , ,00 Omkostninger (bl.a. ethjulede cykler og hoppeborg) 6.000, ,00 Restbeløb - optaget som gæld , ,00 Note 9. Det blev oprindeligt aftalt mellem den nu nedlagte volleyballafdeling og hovedbestyrelsen, at det overførte beløb (26.880,53 kr.)»hensættes på en konto, der administreres af Viby IF s hovedbestyrelse. Når og hvis der igen måtte være interesse for volleyball i Viby, er der således en god startkapital.«. Det blev efterfølgende aftalt, at hvis ikke der var oprettet en ny volleyballafdeling senest 31. marts 2007, så opløses henlæggelsen og beløbet overføres til egenkapitalen til fri disposition for hovedforeningen, fx til børne- og ungdomsarbejde. Der blev ikke oprettet en ny afdeling inden og Viby IF s nye Løbeklub har ansøgt og modtaget støtte i Der er fortsat mulighed for at søge støtte til nye idéer. Note Cafeteriaets egenkapital 1. januar , ,30 Periodens resultat , ,34 Udlodning til afdelingerne, jf. også side , ,00 Cafeteriaets egenkapital 31. december 9.368, ,64 Cafeteriaet drives på hovedbestyrelsens vegne af Cafeteriaudvalget. Afdelingernes medlemmer driver cafeteriaet på frivillig basis. Cafeteriaudvalgets formand og kasserer får et mindre beløb til dækning af omkostninger, hvorefter cafeteriaets resterende overskud i henhold til retningslinjerne fordeles til afdelingerne på baggrund af det antal timer, som afdelingens medlemmer har stået i cafeteriaet, eller overføres til cafeteriaets egenkapital. Se desuden regnskabet på side 8 og 9. Cafeteriaet har desuden kr. (ekskl. renter) til gode hos D. Hansen, jf. dom af 21. juni Vedkommende har erklæret sig insolvent i retten, hvorfor det er usikkert, om/hvornår pengene bliver betalt. Beløbet forældes tidligst efter 10 år. Note Viby Lavpris' fond til årets idrætsudøver 1. januar 3.609, ,42 Tilskrevne renter 147,20 92,33 Betalt til årets idrætsudøver , ,00 Viby Lavpris' fond til årets idrætsudøver 31. december 2.756, ,75»Fonden«blev stiftet i 1984 med en grundkapital på kr. Det var planen, at der årligt skulle betales kr. af renteindtægterne til årets idrætsudøver. Grundet faldende rente medfører hævningen at fonden derved vil blive udhulet og til sidst forsvinde. Viby IF betaler graveringen af den tilhørende pokal. Note 12. Af gælden ultimo 2008 på i alt ,25 kr vedrører kr. ikke udnyttet tilskud, jf. note kr. vedrører modtagne forudbetalinger (solgte billetter) vedr. halfesten De resterende 2.234,25 kr. vedrører forskellige omkostninger, som først betalt i Gælden ultimo 2007 vedrørte primært indbetalinger fra gentegninger af halreklamer, der ikke var fordelt til afdelingerne ( kr.), gæld til Løbeklubben (22.690,25 kr.) samt kontingent til Roskilde Idrætsunion (4.790 kr.). Gælden til Løbeklubben er opstået, fordi Løbeklubben endnu ikke har fået oprettet egen bankkonto, og derfor har haft benyttet Viby IF s bankkonto. Årsrapport 2008 for Viby IF Side 7 af 12

8 Regnskab for cafeteriaet for 2008 Cafeteriaets resultatopgørelse for perioden 1. januar 2008 til 31. december 2008 Note Indtægter: Varesalg , Udgifter: 1 Vareforbrug , Bruttofortjeneste , ,00 Omkostninger: Renovation 6.727, Kontorhold 1.161, Personaleomk./møder , Bankomkostninger 1.234, Småinventar 1.826, Reklame/sposorering 3.897, Forsikring 4.644, Øvrige omkostninger 1.370, Omkostninger i alt , Ordinært resultat , Som foreslås fordelt således: Udbetalt til afdelingerne , Overført til egenkapitalen , Disponeret i alt , Note 1. Vareforbruget er i 2008 forøget med ca kr. pga. et tyveri i oktober Årsrapport 2008 for Viby IF Side 8 af 12

9 Cafeteriaets balance pr. 31. december Aktiver: Likvide beholdninger: Kassebeholdning 1.000, Bankindestående , I alt , Varelager 8.229, Aktiver i alt , Passiver: Gæld: Afd. Andel i overskud , udbetalt a'conto , Gæld til afdelingerne , Momstilsvar 4.083, Gæld i alt , Egenkapital: Saldo, primo , Årets resultat , overført til afdelingerne , Egenkapital ultimo 9.368, Passiver i alt , Cafeteriaets godkendelse Vi har dags dato behandlet og godkendt regnskabet for Viby IF s Cafeteria. Regnskabet indstilles til Årsrapport 2008 for Viby IF Side 9 af 12

10 Oversigt over afdelingernes regnskabstal mv. Badminton Fodbold Gymnastik Indtægter: Kontingenter Andre idrætslige indt Tilskud *) Indtægt cafeteria **) Andre indtægter Indtægter i alt Omkostninger: Træning Halleje Turnering mv., rejser Uddannelse Adm. og materiel Kontingent VIF ***) Arrangementer Udgifter i alt Årets resultat *) Aktiver i alt Egenkapital Fremmedkapital Medlemstal (ifølge liste til DGI): Under 25 år år og ældre Til kontingentbetaling Ledere og instruk., (LI) I alt (ekskl. passive med.) Bemærk: Regnskabstallene er fordelt på indtægts- og omkostningsarter efter hovedkassererens bedste skøn ud fra afdelingernes aflagte regnskaber. Da regnskaberne ikke er opstillet ens, er der derfor ikke sikkerhed for korrekt fordeling, eller for at opgørelsen er 100 % ens år efter år. *) Tilskuddet fra kommunen er højere i 2007 end det har været tidligere. Til gengæld skal afdelingerne nu betale lokalegebyr. Regningen for disse gebyrer er kommet så sent, at de ikke er blevet afsat i regnskaberne. Da Viby IF ikke har fået tilstrækkelig information om gebyret har det ikke været muligt at afsætte gebyret skønsmæssigt. Årets resultat for 2007 er derfor alt andet lige højere, end det vil være fremover. **) Indtægt cafeteria burde være i alt kr. for 2008 og i alt kr. for 2007, jf. note 10. ***) Kontingent Viby IF består af afdelingskontingent og jubilæumskontingent. Årsrapport 2008 for Viby IF Side 10 af 12

11 Håndbold Jujitsu Løb****) Petanque Total ****) Løbeklubben er først startet i Der er derfor ingen kontingentbetalende medlemmer pr. 31. december Løbeklubben har fået bevilget et samlet tilskud på kr. fra kommunen. Heraf er anvendt 6.184,75. Det resterende beløb på ,25 anvendes i 2008 eller betales tilbage. Årsrapport 2008 for Viby IF Side 11 af 12

12 Viby IF s organisation ser således ud: Viby IF s organisation Repræsentantskabet 1) Hovedbestyrelsen 2) Forretningsudvalget 3) Udvalgene 4) Cafeteriaet 5) Afdelingerne 6) Udvalg X 7) Udvalg Y 7) 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Består af hovedbestyrelsen + 2 repræsentanter fra hver afdeling + 1 repræsentant for hver 100 aktive medlemmer i hver afdeling. Består af formand, næstformand, kasserer og sekretær samt formændene for hver afdeling kaldes også HB. Består af følgende hovedbestyrelsesmedlemmer: formand, næstformand, hovedkasserer og sekretær. 100-års-udvalget skal forberede aktiviteterne op til Viby IF fylder 100 i Aktivitetsudvalget (blev i 2004 sat i bero og nedsættes nu efter behov), Halfordelingsudvalget, PR-udvalget og Sponsorudvalget (er p.t. også sat i bero som udvalg under hovedbestyrelsen). Formelt hedder ledelsen af cafeteriaet»cafeteriaudvalget«og er også et udvalg, men i denne sammenhæng er det valgt at holde det særskilt. Der er følgende afdelinger: Badminton, Fodbold, Gymnastik, Håndbold, Jujitsu, Løb og Petanque. De enkelte afdelinger kan også nedsætte udvalg efter behov. Udenfor Viby IF s organisation findes Viby Støtteforeningens Aktivitetsfond (VSA), der støtter Viby IF. Derudover modtager Viby IF støtte fra kommunen. Endelig modtager Viby IF (afdelingerne) direkte og indirekte sponsorstøtte fra en lang række sponsorer tak for det! Årsrapport 2008 for Viby IF Side 12 af 12