September 2009 BILAGSRAPPORT 1 ANALYSE AF DE KOMMUNALE INDKØBSFÆLLESSKABER CASEBESKRIVELSER

Transkript

1 September 2009 BILAGSRAPPORT 1 ANALYSE AF DE KOMMUNALE INDKØBSFÆLLESSKABER

2 BILAGSRAPPORT 1 ANALYSE AF DE KOMMUNALE INDKØBSFÆLLESSKABER Rambøll Management Consulting Nørregade 7A 1165 København K T F

3 INDHOLD 1. Indledning 1 2. Beskrivelse af Indkøbsfællesskaber bygruppen Organisation Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Sydjysk Kommuneindkøb Organisation Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Limfjord Vest Organisation Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Indkøbsfællesskab Nordsjælland Organisation Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Jysk Fællesindkøb Organisation Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Aalborg Modellen Organisation Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Indkøbsfællesskab Region Sjælland Organisation Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Fællesindkøb Fyn Organisation 27

4 2.8.2 Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Vestegnens Indkøbsforum Organisation Forpligtende indkøb Varekøb Udbuds-/indkøbsprocesser Vurdering af indkøbsfællesskabet Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Oversigt over indkøbsfællesskaberne 33

5 1 1. INDLEDNING KL har vedtaget en indkøbsstrategi for kommunerne, Mål for fælleskommunal indkøbsstrategi. Den overordnede målsætning er at kommunernes indkøb kan og skal effektiviseres gennem målrettet og koordineret indsats. Den fælleskommunale strategi beskriver, hvordan kommunerne kan optimere købermagten gennem tværkommunale indkøb eller indkøb for grupper af kommuner. Samtidig beskriver strategien, hvordan kommunerne kan styrke den interne organisering og implementering af indkøbsaftaler. Indkøbsstrategien indeholder 8 målsætninger. En af målsætningerne (nr. 3) lyder: De eksisterende kommunale indkøbsfællesskaber skal styrkes og faciliteres, således at de fortsat kan have en central rolle i koordineringen af kommunens indkøb. Det fremgår af den udarbejdede plan for implementeringen af målsætningerne, at organiseringen og erfaringerne samt stærke og svage sider ved indkøbsfællesskaberne skal beskrives og formidles. KL har overladt denne analyse til Rambøll Management Consulting. Som led i analysen er der gennemført interview med formanden 1 for de 9 fælleskommunale indkøbsfællesskaber med det formål at udarbejde en kortfattet casebeskrivelse af de enkelte indkøbsfællesskaber med fokus på de faktuelle forhold samt omfattede varegrupper. Casebeskrivelserne har været forelagt lederne af det enkelte indkøbsfællesskab. Dog skal bemærkes, at den afsluttende kategorisering af hvert enkelt indkøbsfællesskab i relation til de af Rambøll udviklede principmodeller er foretaget af konsulenterne efterfølgende og derfor ikke har været forelagt til kommentering. Dette er begrundet i, at der er tale om en analytisk del af opgaven, ikke en rent beskrivende. 1 I Vestegnens Indkøbsforum blev næstformanden interviewet

6 2 2. BESKRIVELSE AF INDKØBSFÆLLESSKABER I det følgende fremlægges de 9 case-beskrivelser. Efterfølgende er foretaget en skematisk opsamling på tværs af indkøbsfællesskaberne bygruppen Indkøbsfællesskabet 12-bygruppen består af følgende kommuner: Holstebro Herning Ikast-Brande Århus Silkeborg Vejle Fredericia Kolding Esbjerg Sønderborg Middelfart Odense Svendborg Randers. Formål Formålet med at danne en indkøbsorganisation var at opnå administrative fordele og imødegå krav om besparelser. Historie Kommunerne har i en længere periode fungeret som en erfa-gruppe i forhold til indkøb og besluttede sig i 2005 for at samle sig i en decideret indkøbsgruppe. På nuværende tidspunkt har 12-bygruppen lavet over 25 store EU-udbud og har dermed opnået store besparelser. Fremtidsplaner I forhold til fremtidig udvikling af indkøbsfællesskabet, vil det formentligt ikke blive udvidet med flere medlemmer. 12-bygruppen på 14 kommuner er en stor organisation, og man vurderer i indkøbsfællesskabet, at en yderligere udvidelse vil gøre indkøbsfællesskabet for stort, således at det bliver for svært for leverandørerne at byde på opgaverne. I forhold til varegrupper i udbud udvides der lidt efter lidt. De næste varegrupper, der bliver udbudt, vil sandsynligvis være itudstyr og it-konsulentbistand Organisation Administration og styring af indkøbsfællesskabet Formandsposten går på skift mellem kommunerne. Derved sikres et bredt ejerskab til indkøbsfællesskabet. Den kommunale indkøbskoordinator refererer til den kommunale topledelse via kommunens eget ledelsessystem. Indkøbsfællesskabet har ingen direkte reference til den kommunale topledelse. Der er på nuværende tidspunkt ikke et sekretariat for indkøbsfællesskabet, men det kan muligvis komme på tale på længere sigt, da der kommer mere og mere administrativt arbejde i takt med at varegrupperne udvides. To gange om året mødes indkøbscheferne og tager en grundlæggende drøftelse om indkøbsfællesskabet i forhold til hvem er på markedet, hvordan udvikler vi os osv.

7 3 Udbud gennemføres af de enkelte medlemskommunerne, men man mødes i et fælles forum, hvor man taler om udbuddet. Efterfølgende er der flere høringsprocesser i forhold til udbudsmaterialet, hvor indkøberne og relevante nøglepersoner mødes flere gange. Ansvaret for de indgåede aftaler er delt ud på de enkelte kommuner. Politisk engagement Der er stor forskel mellem kommunerne i forhold til hvordan samarbejdsaftalen for indkøbsfællesskabet er godkendt. I de fleste kommuner godkendes nye tiltag på embedsmandsniveau. Dog skal indkøbsafdelingen i eksempelvis en af kommunerne to gange om året aflægge en rapport til politikerne. Visse steder er politikerne generelt meget opmærksomme på indkøbsfællesskabet, da der er mange penge at hente i besparelser. Indkøbsfællesskabet ligger derfor i nogle kommuner relativt højt på den politiske dagsorden. Der er forskel på deltagelsen indkøbsfællesskabet medlemmerne imellem. Deltagelsen afhænger af kommunes ressourcer samt eksisterende aftaler. Desuden skal nogle kommuner lige vænne sig til at være i et indkøbsfællesskab. Generelt er der et godt engagement og de fleste kommuner bidrager, således at der i snit er kommuner med pr. udbud. Relation til andre indkøbsfællesskaber 12-bygruppen har en begrænset relation til SKI, da det er de enkelte kommuner der afgøre om de vil anvende SKI-aftalerne. SKI tilbyder forskellige aftaler, som vurderes fra gang til gang. Repræsentanter fra indkøbsfællesskabet holder et par gange eller tre om året møde med IKA, hvor man snakker erfaringer etc. Da konceptet indkøbsfællesskaber er relativt nyt for mange kommuner, så finder medlemmerne, at der er behov for vidensdeling Forpligtende indkøb Det enkelte medlem af indkøbsfællesskabet skal før udbudsstart meddele, om kommunen ønsker at deltage i den pågældende udbudsrunde eller eventuelt, om kommunen ønsker at deltage på et senere tidspunkt. Når en kommune tilkendegiver at ville deltage i et udbud, er aftalen bindende og der udfærdiges en fysisk kontrakt. Erfaringen er, at en bindende kontrakt sender et positivt signal til leverandøren, da det derved garanteres, at en vis mængde indkøbes Varekøb Der er foreløbigt bl.a. gennemført udbud på følgende varegrupper: Sygeplejeartikler, Kontorartikler (2 gange) Kopipapir (2 gange) Aftørringspapir Bespisningsudstyr Beskræftigelsesmaterialer Skolematerialer Datatilbehør (2 gange) Brændstof/Drivmidler Elevatorservice Fødevarer Handicapbiler/Busser Headset Handsker Kompressionsstrømper Hjælpemidler Interaktive tavler Parykker Rengøringsmidler Lyskilder Sportsredskaber.

8 4 Kørsel og transport er pt. Ikke med i udbud, da dette område tit er et lokalt præget område og derfor et svært område at udbyde i fællesskab. På længere sigt vil der muligvis åbnes op for at inkludere kørsel og transport som et område, indkøbsfællesskabet varetager. Yderligere udvidelse af varesortiment er ikke besluttet på nuværende tidspunkt, men drøftes løbende på indkøbschefmøder Udbuds-/indkøbsprocesser Gennemførelse af udbud Der er ikke fastlagt en særlig arbejdsdeling eller specialisering mellem medlemmerne. Ansvaret for gennemførelse af det enkelte udbud skifter som nævnt tidligere mellem kommunerne. Det er den enkelte kommunes medarbejder som gennemfører udbudsprocessen. Udbudskompetencer Indkøbsfællesskabet har udviklet en drejebog for, hvordan man gennemfører udbud. I drejebogen findes eksempelvis kontraktudkast, udbudsbetingelser, afslagsskrivelser etc. Kommunerne er selv ansvarlige for kompetenceudvikling i indkøbsafdelingerne. I 12-bygruppen har man imidlertid oprettet et såkaldt 12-by-akademi, hvor der bl.a. holdes seminar om udbud og lovgivning samt afholdes kurser for kollegaer (jurister og indkøbere). Til det seneste kursus underviste to advokater i udbud, og 64 personer fra medlemskommunerne deltog. Der er planer om flere arrangementer i den kommende tid. Digitalisering af udbudsprocesser I 12-bygruppen anvendes endnu ikke elektroniske udbudsværktøjer, men der arbejdes på at digitalisere hele indkøbsprocessen. Udbudsformer I 12-bygruppen laves primært 2-års-kontrakter. Tidligere indgik indkøbsfællesskabet 4-årskontrakter. Den kortere varighed af kontrakterne skyldes, at indkøbsfællesskabet ønsker at skabe en løbende konkurrence. Der er dog mulighed for forlængelse af kontrakterne undervejs med op til to år. Der benyttes offentlig og begrænsede udbudsformer, og der arbejdes ud fra både kontrakter med flere leverandører og de såkaldte eneleverandørkontrakter. Dokumentation Dokumentation af indkøbsfællesskabets udbudsproces sker ved, at der indhentes oplysninger om, hvilke aftaler indkøbsfællesskabet havde før, således at rabatter på nye aftaler vurderes i forhold til før-priserne. Der er en tendens mod mere fokus på de kvalitative effekter. I øjeblikket sammenlignes 12-bygruppens indkøb mv. ikke med andre indkøbsfællesskaber, der er dog planer om at sammenligne sig på tværs af fællesskaber i IKA regi Vurdering af indkøbsfællesskabet Holdningen til 12-bygruppen i medlemskommunerne er, at modellen er gennemarbejdet og giver et godt fundament for at foretage hensigtsmæssige indkøb. I forhold til fremtidig udvikling af indkøbsfællesskabet, vil det ikke blive udvidet med flere medlemmer. 12-bygruppen på 14 kommuner er en stor organisation, og en yderligere udvidelse vil gøre indkøbsfællesskabet for stort, således at der bl.a. er stor risiko for at ingen eller kun enkelte leverandører kan byde på opgaverne. I 12-bygruppen gøres meget for at vedligeholde konkurrencen og derved forhindre at duopoler eller monopoler opstår. Derfor er 12-bygruppen generelt bekymret over for nationale udbud, da disse mindsker konkurrencen og kan medvirke til monopoldannelse.

9 Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Rambøll har i hovedrapporten kategoriseret 12-bygruppen som et løst struktureret indkøbsnetværk, dvs. karakteriseret ved en lav grad af ledelsesmæssig opbakning i de enkelte kommuner og en lav grad af fast struktur.

10 6 2.2 Sydjysk Kommuneindkøb I indkøbsfællesskabet deltager Billund Kommune Tønder Kommune Varde Kommune Vejen Kommune Aabenraa Kommune Formål Formålet med indkøbsfællesskabet er flere udbud med de samme ressourcer, spare penge samt at udbyde mange forskellige områder. Historie På initiativ af indkøbschef Gunnar Alnor fra Varde, Sydjysk Kommuneindkøbs nuværende formand, satte fire af disse kommuner sig sammen og drøftede vilkår og udbudsområder i januar Med udgangspunkt i IKAs model er der udarbejdet en udbudsskabelon samt forslag til standard kontrakt. Fremtidsplaner Der er ikke planer om at udvide antallet af medlemskommuner, da det er opfattelsen, at størrelsen er passende, og en øget volumen ikke er afgørende for resultaterne. Fællesskabet er pt. ved at udarbejde en udbudsplan, som kommer til at dække alle varegrupper og fungere som en overbygning til den enkelte kommunes udbudsplan. Alle kommuner er forpligtet til at købe gennem de aftaler, som de deltager i udbud af. Der er i fællesskabet overvejelser om at benytte et elektronisk udbudsværktøj Organisation Administration og styring af indkøbsfællesskabet Formandskabet for Sydjysk Kommuneindkøb går på skift, således at den enkelte kommune varetager dette et år ad gangen. I øjeblikket er indkøbschefen fra Varde formand. Der er indgået en samarbejdsaftale, og fællesskabet fungerer i øvrigt som et uformaliseret netværk. Der er møder en gang i kvartalet, hvor referat laves af den kommune, hvori mødet afholdes. Her aftales samtidig hvem af medlemmerne, der skal forestå de enkelte udbud. Ansvaret for overholdelse af de indgående aftaler er op til leverandøren og den enkelte kommune, idet der indgås en særskilt aftale mellem leverandøren og den enkelte deltagende kommune. På møderne kan alle ansatte i kommunernes indkøbsafdeling deltage. Sydjysk Kommuneindkøb fungerer således som erfa-gruppe og socialt netværk, hvor kommunerne udveksler erfaringer. Den kommunale indkøbskoordinator referer til den kommunale topledelse via kommunens eget ledelsessystem. Indkøbsfællesskabet har ingen direkte reference til den kommunale topledelse. Politisk engagement Indtræden i indkøbsfællesskabet er politisk godkendt, men der er ikke den store politiske fokus på fællesskabets arbejde eller udbud. I de deltagende kommuner er der dog nogle forskelle i forhold til ressourcefordeling, eksempelvis er der flere medarbejdere i indkøbsafdelingen i Tønder end i de øvrige kommuner. Indkøbsfællesskabets formand skal ved udgangen af formandsperioden - lave en beretning til medlemskommunerne. Mødedeltagelse og arbejdet i indkøbsfællesskabet varetages af indkøbscheferne, chefer fra andre dele den kommunale virksomhed deltager ikke.

11 7 Kommunerne påtager sig ikke fuldstændigt samme ejerskab til samarbejdet i indkøbsfællesskabet. Medlemmernes ejerskab varierer i forhold til, om kommunerne har et indkøbskontor eller er ved at etablere det, samt i forhold til i hvilken grad indkøbskontoret har kompetence til selv at træffe afgørelser. Endelig kan der være forskel på i hvilket omfang sagerne skal behandles politisk i medlemskommunerne. Relation til andre indkøbsfællesskaber Sydjysk Kommuneindkøb benytter SKIs aftaler, på de områder, hvor det vurderes fordelagtigt. I dette indkøbsfællesskab er man af den holdning, at kommunerne ikke nødvendigvis behøver at forestå det hele selv. Indkøbsfællesskabet har eksempelvis brugt Statens Indkøbsordning til indkøb af telefoni Forpligtende indkøb Det er besluttet, at alle deltagende kommuner skal bidrage. Udgangspunktet er således, at ingen kan køre på frihjul. Det er frivilligt at melde sig til at deltage i et udbud. Medlemmerne er forpligtet til at deltage i udbuddene, hvis de har tilmeldt sig. Når en vare er udbudt, er medlemskommunerne forpligtet til at købe via aftalen. Det er leverandørens ansvar at sikre, at indgåede indkøbsaftaler overholdes. Der er ikke ressourcer til at sikre en forpligtende adfærd hos medlemmerne, derfor kan man principielt tale om fem individuelle aftaler. Det forventes, at der for at gennemføre udbud, er kompetencer i forhold til indkøb, jura og fagkundskab Varekøb I Sydjysk Kommuneindkøb er der p.t. gennemført udbud på sygeplejeartikler. Der er i øjeblikket følgende igangværende udbud: Hobby- og Beskæftigelsesmidler Høretekniske hjælpemidler Genbrugshjælpemidler Kropsbårne hjælpemidler. Der er planer om at gennemføre udbud i forhold til: Lyskilder El-artikler Legetøj Kaffe/the Inkontinens Bleer Et område som vinduespolering bliver bevidst ikke behandlet i fællesskabet, da det håndteres lokalt. Der er planer om, at langt flere varegrupper skal indgå i varesortimentet for indkøbsfællesskabet. I øjeblikket er der ingen aftaler med internationale leverandører i Sydjysk Kommuneindkøb Udbuds-/indkøbsprocesser Gennemførsel af udbud Den enkelte kommune er selv ansvarlig for gennemførslen af udbud. I øjeblikket er der vel identificeret EU-udbudspligtige områder. Der er desuden en række nationale udbud. Udbudskompetencer Der er i de enkelte indkøbsfunktioner kompetencer til at gennemføre udbud i samarbejde med en kravspecifikationsgruppe med fagfolk.

12 8 Udbudsformer Den udbudsform der som oftest anvendes er offentligt udbud. Kontrakterne udformes som rammekontrakter med købepligt, der er som oftest en leverandør pr. udbud. Dokumentation Der foreligger ikke konkrete tal som dokumentation for indkøbsfællesskabets arbejde, men der bliver lavet en beretning fra formanden hvert år. Man deler gerne oplysninger med andre interessenter, hvis dette er fordelagtig, dog videregives oplysninger om priser ikke Vurdering af indkøbsfællesskabet I Sydjysk Kommuneindkøb er man af den holdning, at indkøbsfællesskaberne kan blive for store, og derved måske komme til at fungere som et lille SKI, hvilket man ikke finder hensigtsmæssigt. Der er en opfattelse af, at den nuværende form og størrelse har mulighed for at opnå fornuftige resultater. Nogle styrker ved Sydjysk Kommuneindkøb er, at det fungerer uformelt, fleksibelt og ikke er administrationstungt. Det bygger på Sund fornuft og er alligevel forpligtende Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Rambøll har i hovedrapporten kategoriseret Sydjysk Kommuneindkøb som et løst struktureret indkøbsnetværk, dvs. karakteriseret ved en lav grad af ledelsesmæssig opbakning i de enkelte kommuner og en lav grad af fast struktur.

13 9 2.3 Limfjord Vest Indkøbsfællesskabet Limfjord Vest består af følgende kommuner: Morsø Kommune Struer Kommune Thisted Kommune Vesthimmerlands Kommune Formål Formålet med Limfjord Vest er at opnå rationaliseringsgevinster, specialiseringsgevinster og at nedbringe ressourceforbruget ved arbejdsdeling samt at sætte fokus på e-handel. Der er i Limfjord Vest opnået større rabatter, ca. 20 % i forhold til tidligere aftaler, som også havde været udbudt tidligere, nogle af dem flere gange. Historie Limfjord Vest blev etableret i marts 2008 på initiativ fra Struer Kommune, fordi erfaringen fra flere kommuner var, at indkøbsfællesskaber får mere ud at det end den enkelte kommune. Indkøbskoordinatoren i Struer Kommune havde desuden erfaring med indkøbssamarbejde fra sit tidligere job. I øjeblikket er der gennemført udbud på hjælpemidler og diabetesartikler der deltager to kommuner med i hvert udbud. Der er lavet en fælles drejebog for proceduren for udbud, og Limfjord Vest er ved at undersøge, hvorvidt anvendelse af elektronisk udbudsværktøj vil være givtigt. Fremtidsplaner I den nærmeste fremtid er intentionen for Limfjord Vest at forsætte med at lave udbud og gerne udbrede vareområder mv. mere og mere, der er ikke konkrete planer om nye vareområder. Der har været drøftelser med andre kommuner om at indgå i samarbejdet, men de har ikke pt. ønsket at indgå i indkøbsfællesskabet. Limfjord Vest vil gerne have flere medlemmer, såfremt det er kommuner, der deler samme tilgang til indkøb og leverandøraftaler, men ser det ikke som afgørende for den fremtidige proces Organisation Administration og styring af indkøbsfællesskabet Der bliver i Limfjord Vest holdt kvartalsvise møder, hvor hver medlems-kommune kommer med ideer til fremtidige udbud, denne kommune vil så typisk selv få opgaven med at stå for udbuddet, suppleret fra én af de øvrige kommuner, således at viden er forankret i mindst to kommuner. Der er ikke yderligere formalisering af fællesskabet. Det vil også typisk være den indkøbskoordinator, der har kørt udbudene, som er den gennemgående kontraktspart. Dog er hver kommune er en selvstændig juridisk myndighed, hvilket medfører, at hver kommune indgår separat kontrakt med vindende tilbudsgiver. I arbejdet med udbuddene inddrages fagpersoner i det forberedende arbejde eks. ergoterapeuter i hjælpemidler. De hjælper med kravspecifikation og med at vælge tilbudsgivere i selve tildelingsprocessen. Den kommunale indkøbskoordinator refererer til den kommunale topledelse via kommunens eget ledelsessystem. Indkøbsfællesskabet har ingen direkte reference til den kommunale topledelse. Politisk engagement Indkøbsfællesskaber er godkendt politisk. Politikerne er ikke involveret i udbuddene, men bliver informeret via udbudsplanerne osv. Desuden skal det ledende niveau oftest underskrive de indgåede aftaler, når man er nået frem til et resultat. I én af kommunerne underskrives kontrakter af indkøbskoordinator.

14 10 Indkøbsfællesskabet er på den politiske dagsorden i medlems-kommunerne, idet der er et ønske om at spare penge, og det anerkendes, når besparelser fremtræder. Der er dog samtidig en forventning om, at der købes kvalitet, politisk såvel som administrativt. I Limfjord Vest er der ikke den store forskel mellem kommunerne med hensyn til hvordan indkøbsfællesskabet er politisk forankret. Der er i de enkelte kommuner ikke en konkret og specifik målsætning om, hvor meget der skal købes i indkøbsfællesskabet. Generelt er der et godt engagement i indkøbsfællesskabet, så man har nogle at sparre fagligt med på tværs af kommuner. Limfjord Vest giver en uformel erfaringsudveksling og man kan diskutere Hvordan kører vi udbud, hvordan skaber vi commitment, hvilke leverandører er der på markedet osv.? Relation til andre indkøbsfællesskaber Kommunerne i Limfjord Vest bruger SKI, når det vurderes det formålstjenligt, eksempelvis i forhold til hygiejneartikler. Statens Indkøbsordning er benyttet i forhold til kopipapir og multifunktions-maskiner, hvilket der har været gode erfaringer med. Grundlæggende vurderes aftalerne fra gang til gang og efter, hvad der anses for det bedste for indkøbsfællesskabet. Der er en vidensdeling med andre indkøbsfællesskaber, hvor der udveksles udbudsmaterialer, men der gøres ikke brug af hinandens aftaler på tværs af indkøbsfælleskaberne Forpligtende indkøb Medlemskommunerne er ikke forpligtet til at være med i udbuddene, men kan selv melde ind. Såfremt kommunerne er med i en aftale, forpligter denne sig til ikke at bruge andre leverandører, så længe leverandøren i aftalen kan levere det udbudte, der er brug for. En købsaftale gælder for hele kommunen, aftalerne er bindende og dette informeres til institutionerne. Der har ikke været nogen problemer vedrørende decentral overholdelse af dette. Incitamentet til at anvende indkøbsfællesskabet i medlemskommunerne er helt grundlæggende, at bliver forhandlet nogle gode aftaler hjem, som det er attraktivt at bruge. Kommunerne har også mulighed for efterfølgende at vælge at deltage i aftalen på en senere fastsat dato Varekøb Der er ikke i dag opgørelser over, hvor meget af de kommunale indkøb, der potentielt og reelt er dækket af indkøbsfællesskabets aftaler. Der er foreløbig gennemført udbud på følgende varegrupper: Hjælpemidler Diabetesartikler Aftalernes længde aftales fra udbud til udbud. I forhold til fravalg af aftaler peges på hygiejneartikler, hvor to kommuner i forvejen havde individuelle aftaler og de to sidste har valgt at anvende eksisterende aftaler hos SKI, som man vurderer, er tilstrækkeligt attraktive aftaler. Der er i øvrigt ikke fravalgt at gennemføre særlige udbud varegrupper af lokale hensyn, dette har endnu ikke været en drøftelse. Indkøbsfællesskabet vurderer det som meget sandsynligt at varesortimentet vil blive udvidet og der vil komme flere områder med. Derudover er der planer om at få en større volumen, men det kræver, at indkøbsfællesskabet finder noget, alle kan være enige om. Blandt de nuværende overvejelser indgå bleer og bøger (biblioteks- og skolebøger).

15 11 I relation til internationale leverandører er der tale om danske forhandlere for internationale firmaer. Dette er ikke som sådan et valg fra Limfjord Vest, men afspejler leverandørstruktur /marked og matcher i øvrigt godt med en høj grad af sikkerhed for, at varerne er tilgængelige Udbuds-/indkøbsprocesser Gennemførsel af udbud I Limfjord Vest tager en kommune sig af det enkelte udbud, og en anden kommune er tilknyttet som sparringspartner, så sårbarhed for tab af viden sikres bedst muligt. Den udbudsansvarlige kommune sender en forespørgsel til de øvrige kommuner, når udbudsarbejdet påbegyndes, således at de enkelte kommuner har mulighed for endeligt at tilkendegive, hvorvidt man vil deltage i udbuddet. Det er den udbudsansvarlige kommune, der har ansvaret for udarbejdelsen af alt materialet vedrørende udbuddet herunder offentliggørelse af udbuddet. Der tages udgangspunkt i indkøbssamarbejdets standardmateriale (der er udarbejdet et standardmateriale for udbudsprocessen med en standardkontrakt. Materialet tilpasses til det enkelte udbud. Dette materiale bygger på IKAs grundmateriale. Man har desuden fundet inspiration hos indkøbsfællesskaberne 12-bygruppen og Vestegnens Indkøbsforum til hvordan, man kan samarbejde.) Det er den udbudsansvarlige kommune, der har ansvar for at nedsætte en tværkommunal gruppe af fagpersoner, som deltager i udarbejdelsen af kravspecifikation og senere udvælgelse af leverandør. Gruppens sammensætning drøftes med de øvrige deltagende kommuners indkøbsfunktion. Den udbudsansvarlige kommune fremsender forslag til udbudsmateriale elektronisk til de deltagende kommuner i passende tid til, at de enkelte kommuner kan få indflydelse på kravspecifikationen. Den enkelte deltagende kommune er selv ansvarlig for, at brugerne inddrages i forberedelsen af udbuddet. Der kan foreslås ændringer til kravspecifikation/udbudsmateriale med frist i henhold til tidsplanen. Udbudskompetencer Indkøbsfællesskabet vurderer selv, at man i kommunerne har kompetencerne til at gennemføre udbud. Der er ingen specialisering i kompetencer kommunerne imellem, men det kan være at en kommune har kompetencer i forhold til enkelte vareområder ud fra de enkelte medarbejderes personlige erfaring. I praksis er der tale om relativt begrænsede indkøbsfunktioner med 1-3 personer i hver kommune. Digitalisering af udbudsprocesser Udbudsprocesserne er ikke i øjeblikket digitaliseret, men der er overvejelser om at et specifikt elektronisk værktøj. Udbudsformer Der er foreløbig anvendt offentligt udbud som udbudsform på de to gennemførte udbud. Kontrakterne er i praksis en slags blanding af en rammekontrakt og en almindelige købskontrakt i den forstand, at der er en forpligtelse til at købe, men uden at konkretisere hvor meget, der skal købes. Ved at gøre udbud så enkle som muligt forsøges det at reducere transaktionsomkostningerne. Dokumentation Når der er indgået aftaler om indkøb præsenteres de lokalt, og der gøres opmærksom på, at aftalerne er opnået ved brug af indkøbsfællesskabet. Der er en holdning til at al information kan deles med andre kommuner/interesserede. Der er ikke oprettet en hjemmeside for indkøbsfællesskabet.

16 12 Der er ikke nogen officiel dokumentation for opnåede resultater eller fast metode for at dokumentere dette Vurdering af indkøbsfællesskabet Limfjord Vest vurderer selv, at den valgte model er stærk, fordi der er enkelthed og frihed til at vælge fra, når en kommune finder et forestående udbud uinteressant. En ulempe er tilsvarende, at den enkelte medlemskommune kan vælge udbud fra, hvilket kan reducere anvendelse af fællesskabet om det sker i praksis er det endnu for tidligt at vurdere. Samarbejdet bygger desuden på ligeværdighed, og man har med vilje fravalgt en model hvor den enkelte kommune er tvunget til bestemte aftaler Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Rambøll har i hovedrapporten kategoriseret Limfjord Vest som et løst struktureret indkøbsnetværk, dvs. karakteriseret ved en lav grad af ledelsesmæssig opbakning i de enkelte kommuner og en lav grad af fast struktur.

17 Indkøbsfællesskab Nordsjælland Indkøbsfællesskab Nordsjælland omfatter: Allerød Kommune Egedal Kommune Fredensborg Kommune Frederikssund Kommune Furesø Kommune Gribskov Kommune Halsnæs Kommune Helsingør Kommune Hillerød Kommune Hørsholm Kommune Rudersdal Kommune Formål Formålet med indkøbsfællesskabet er at lave et udbudsnetværk, hvor kommunerne kan trække på hinandens erfaringer samt udbyde opgaver på tværs af kommunerne. Historie Indkøbsfællesskabet blev etableret i 2005 med udgangspunkt i eksisterende indkøbssamarbejder. Medlemskommunerne er således svarende til de gamle kommuner i Frederiksborgs Amt samt Søllerød kommune. Status på indkøbsfællesskabets arbejde er, at der er gennemført udbud. Alle i indkøbsfællesskabet er med i de udbudte aftaler om inkontinens-artikler og på sygeplejeområdet, mens Fredensborg, Hørsholm og Rudersdal Kommuner er med i en aftale om indkøb til Storkøkkener. Foruden udbud har man i indkøbsfællesskabet delvist samarbejdet om udbredelsen af et fælles udbudsværktøj fra IKA. Derudover forekommer der internt i fællesskabet en benchmarking af priser og aftalevilkår. Resultaterne af stiftelsen af Indkøbsfællesskab Nordsjælland er, at der er opnået en administrativ gevinst. Der er desuden opnået bedre priser og aftalevilkår. I medlemskommunerne er man blevet klar over, at man løfter bedre i flok og har en mulighed for at udbyde større volumen med deraf bedre priser og vilkår til følge. Fremtidsplaner Indkøbsfællesskab Nordsjælland er åbne for at optage nye kommuner i indkøbsfællesskabet, der er dog nogle forbehold i forhold til geografien. Alt afhængig af opgaven skal de deltagende kommuner helst ligge tæt på hinanden, eksempelvis ved udbud af service på kopimaskiner. Bornholms Kommune har f.eks. forespurgt om optagelse i Indkøbsfællesskab Nordsjælland. I fremtiden vil man kunne udvide vareområdet til at omfatte hardware, it, telefoni mv. Dette vil kræve en stor koordinering. Der er ikke planer om at ændre graden af forpligtelse hos medlemmerne. Pt. har den enkelte kommune forpligtet sig til fællesskabet ved indmeldelse samt ved tilmelding til et konkret udbud.

18 Organisation Administration og styring af indkøbsfællesskab Rudersdal Kommune er pt. koordinator for indkøbsfællesskabet og fungerer som uformelt sekretariat. Det vil sige udarbejder dagsorden, referat mv. for erfa-møderne, hvor der lægges strategier for fremtidige udbud. Der afholdes møder hver uge, de afholdes skiftevis i kommunerne. Alle indkøberne deltager i møderne, det vil sige typisk 2-3 personer fra hver kommune. Rudersdal Kommune fungerer som ordstyrer, og medlemmerne melder ind med emner f.eks. konkrete udbud, udbudsportal, erfaringsudveksling, nyheder mv. Der findes vedtægter for indkøbsfællesskabet. Når en kommune er meldt ind, er kommunen forpligtet i henhold til vedtægterne. Når den enkelte kommune har meldt sig til at deltage i et konkret udbud, er kommunen forpligtet til at handle via udbuddet. Leverandøren er ansvarlig for at sikre, at kommunerne handler efter aftalen som forudsat. Den kommunale indkøbskoordinator refererer til den kommunale topledelse via kommunens eget ledelsessystem. Indkøbsfællesskabet har ingen direkte reference til den kommunale topledelse. Politisk engagement Den politiske forankring af indkøbsfællesskabet varierer kommunerne imellem. Der er ikke en formel politisk overbygning. Indkøbsfællesskabet ligger ikke generelt højt på den politiske dagsorden. Dog gælder for flere af de deltagende kommuner, at udbudsplanen skal godkendes politisk. I de enkelte medlemskommuner er indkøbsfællesskabet forankret hos indkøbscheferne. Alle kommuner har et ejerskab til Indkøbsfællesskab Nordsjælland. I nogle kommuner er indkøbsfunktionen mere detailstyret end i andre. Relationer til andre indkøbsfællesskaber Det er muligt at være med i andre indkøbsfællesskaber samtidig. Eksempelvis er Rudersdal Kommune medlem af to fællesskaber. Generelt følger den enkelte kommunes indkøb lederens faglige samarbejdsrelationer/netværk. F.eks. samarbejder Rudersdal, Gentofte, Lyngby-Taarbæk og Gladsaxe om udbud af hjælpemidler. Tilsvarende har Gentofte og Rudersdal kommuner sideløbende med samarbejdet i Indkøbsfællesskab Nordsjælland sammen forestået indkøb på biblioteksområdet. SKI opleves som gode til kommunikation med ledelse, politikere og erhvervsliv, men man oplever i indkøbsfællesskabet, at SKI ikke er tilstrækkeligt lydhør for, hvad kommunerne konkret har behov for, og i stedet forfølger sin egen strategi, hvorfor en række af de etablerede aftaler ikke vurderes at være tilstrækkeligt anvendelige. Indkøbsfællesskab Nordsjælland ville finde det mere hensigtsmæssigt for SKI at undersøge, om der er konkrete områder, hvor SKI kunne hjælpe. SKI har foreslået en partnerskabsaftale, men man vurderer i indkøbsfællesskabet, at en sådan aftale kan være udbudspligtig. Indkøbsfællesskab Nordsjælland bruger konkret SKI-aftaler i forhold til indkøb af gas, el samt olie og benzin samt biler Forpligtende indkøb Det er et krav til medlemmerne, at kommunerne skal medvirke i udarbejdelse af udbudsmaterialet, tilbudsvurderingen og købe via aftalen, når kommunen har meldt sig til et udbud. Dette kaldes musketérprincippet. Desuden skal alle medlemskommuner deltage i erfa-møder, og principielt skal alle kommuner forestå et udbud inden for 3 år. Medlemmerne i indkøbsfællesskabet er forpligtet til at deltage i de udbud, de melder sig til. Alle medlemmer er forpligtet til at købe via udbuddene og har en interesse heri. Der udbydes

19 15 bindende aftaler på baggrund af kommunale mængder/enheder. Hver kommune indgår en aftale med udgangspunkt i fællesudbuddet ved at acceptere udbudskontrakten. Det er leverandøren, der står for kontrollen af, om udbudsaftaler overholdes. Der er ikke yderligere initiativer fra fællesskabet til at sikre at en forpligtende adfærd hos medlemmerne Varekøb Mindre end 10 % af de kommunale potentielle indkøb er dækket af indkøbsaftalerne. Denne andel vokser langsomt og forventningen er ca % efter 3 år. Følgende vareområder er omfattet af Indkøbsfællesskab Nordsjællands aftaler: Sygeplejeprodukter Inkontinens-artikler Fødevarer Kropsbårne hjælpemidler (ikke klar endnu) Derudover overvejes det at varesortimentet udvides med: Genbrugshjælpemidler Elevatorservice Tekniske serviceområder Trælastprodukter Ingen vareområder er fravalgt med begrundelsen, at det skal håndteres lokalt. Telefoni, IT og gas er fravalgt, fordi det vurderes, at disse områder forhandles bedre på nationalt niveau. Der vurderes i indkøbsfællesskabet, at der er gode muligheder for at udvide varesortimentet til også at omfatte tjenesteydelser. I forhold til at udvide indkøbsfællesskabet geografisk og skabe øget volumen, er der mulighed for at optage kommuner fra de tidligere Københavns Amt. Dog har man valgt ikke at være overfokuseret på volumen, da en stor volumen ikke altid er lig med lave priser, men det kan være relevant. Der benyttes internationale leverandører fra Sverige, Tyskland og Frankrig, blandt andet leverandører af mobiltribuner, møbler til kontorer og skoler samt hårde hvidevarer Udbuds-/indkøbsprocesser Gennemførsel af udbud Det er den enkelte kommunes medarbejdere, der er ansvarlig for gennemførslen af udbud. Udbudskompetencer Kommunerne har de nødvendige kompetencer til at forestå et udbud eksempelvis kendskab til udbud, udbudsjura, indkøb. I indkøbsfællesskabet arbejdes der med vidensdeling og erfaringsudveksling på møderne. Kommunen skal selv tage initiativ til rådgivning i forhold til udbud og kan bruge eksterne konsulenter. Kompetencerne ude i kommunerne i forhold til indkøb og udbud er øget kraftigt i de seneste år. Digitalisering af udbudsprocesser Der er en vis grad af digitalisering, idet der annonceres elektronisk og alle tilbud mv. modtages elektronisk. Derudover er der ingen digitalisering i indkøbsfællesskabet, men Rudersdal Kommune har adgang til at benytte et elektronisk udbudsværktøj til de udbud, de er ansvarlige for. Indkøbsfællesskabet efterlyser generelt elektroniske indkøbsredskaber. Udbudsformer Der anvendes paradigma, udbudsmateriale og kontrakt udarbejdet af indkøbsfællesskabet. Der benyttes primært offentlige udbud og købskontrakter. I indkøbsfællesskabet har man forsøgt at minimere transaktionsomkostningerne ved at have udbud, der strækker sig over længere tid (lang kontrakt).

20 16 Dokumentation Der er ikke fælles retningslinjer for dokumentation, men eksempelvis skal Rudersdal, Fredensborg og Halsnæs Kommuner hente besparelseskrav, der svarer til de forventede omkostninger relateret til indkøbsfunktionerne. Der er ingen formel benchmarking med andre indkøbsfællesskaber eller kommuner, men der udveksles erfaringer ved uformel kommunikation. Generelt kan det dog være svært at sammenligne indkøb og udbud, da forudsætningerne kan variere meget Vurdering af indkøbsfællesskabet Styrkerne ved Indkøbsfællesskab Nordsjælland er fleksibilitet, ingen stive rammer, samarbejdet er dynamisk, og der er hurtig forandring samt dialog. Det vurderes at SKI ikke altid laver fordelagtige aftaler, men er god til kommunikation og dialog med ledelse, politikere og erhvervsliv Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Rambøll har i hovedrapporten kategoriseret Indkøbsfællesskab Nordsjælland som et løst struktureret indkøbsnetværk, dvs. karakteriseret ved en lav grad af ledelsesmæssig opbakning i de enkelte kommuner og en lav grad af fast struktur.

21 Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb består af Favrskov Kommune Haderslev Kommune Hedensted Kommune Horsens Kommune Mariagerfjord Kommune Rebild Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Syddjurs Kommune Viborg Kommune Odder Kommune Formål Formålet med Jysk Fællesindkøb er at være et arbejdsfællesskab, hvor man skal yde for at nyde. Kommunerne skal selv gennemføre udbud for fællesskabet og nyder godt af de andres udbud. Historie Indkøbsfællesskabet er grundlagt i 2007 med Viborg, Skive, Haderslev og Horsens Kommuner, de øvrige kommuner er primært indtrådt i Odder Kommune er kommet til i I 2007 blev gennemført to udbud, i 2008 blev gennemført 6 udbud og planerne for 2009 er, at der skal gennemføres udbud. Den store udfordring er, hvad der skal udbydes fælles, og hvornår de enkelte kommunernes kontrakter udløber? Foruden de nævnte udbud, er der i fællesskabet udarbejdet en skabelon for fælles udbudsmaterialer, fælles kontrakt, fælles brugervejledning (brugergrupper). Der er ikke konkrete tal på hvad Jysk Fællesskab har opnået af besparelser, men eksempelvis har Haderslev kommune reduceret diabetes-udgifter med kr. pr år. Odder, Horsens, Hedensted Kommuner har indgået en aftale om at etablere et fælles indkøbskontor, da den enkelte kommune ikke havde ikke de nødvendige ressourcer og viden. Fremtidsplaner Der er i øjeblikket ikke planer om at udvide medlemsantallet. I forhold til udvidelse af udbudsområder er der udarbejdet en liste med 62 udbudsområder i dag. Det aftales i fællesskabet, hvornår udbuddet kan gennemføres og i hvilken rækkefølge. Nye vareområder skrives på listen, når man bliver opmærksomme på dem Organisation Administration og styring af indkøbsfællesskab Formanden for fællesskabet vælges for et år ad gangen, Haderslev er pt. formand for 3. sæson, opgaverne uddelegeres til andre kommuner. Jysk Fællesindkøb har en IKA hjemmeside, der kun er åben for fællesskabet, og her er fælles dokumenter mv. placeret. Indkøbsfællesskabet er organiseret som et uformelt netværk, hvor der afholdes møder 6 gange årligt. Kommunen, hvor mødet afholdes, indkalder og laver referat. En gang årligt er alle indkøbere med, i de øvrige møder deltager kun indkøbscheferne. Den enkelte kommune er ansvarlig for at købe via aftalen pga. økonomiske konsekvenser i aftalen. Pålægges kommunerne en erstatningspligt grundet manglende overholdelse af udbudsreglerne, dækker de deltagende kommuner solidarisk udgiften i forhold til antal indbyggere. Den kommunale indkøbskoordinator refererer til den kommunale topledelse via kommunens eget ledelsessystem. Indkøbsfællesskabet har ingen direkte reference til den kommunale topledelse.

22 18 Politisk engagement I kommunerne anses indkøb for at være en administrativ opgave, politikerne kender dog til ordningen, men indkøbsfællesskabet ligger ikke særligt højt på den politiske dagsorden. Der er variation i det politiske engagement, eksempelvis har Haderslev Kommune sin egen udbudsplan, hvor f.eks. leje af Genbrugshjælpemidler samt leje af Beklædning indgår. Elementer som ikke indgår i øvrige kommuners udbudsplaner. Indkøbsfællesskabet er administrativt forankret i forhold indkøbscheferne, brugergrupper inddrages kun i forbindelse med konkrete udbud. Der er en stor opbakning til Jysk Fællesindkøb fra medlemskommunerne. Dette samarbejde giver et godt netværk og har vist sig at være værd at investere i, da der er gennemført udbud for få ressourcer. Relationer til andre indkøbsfællesskaber Jysk Fællesindkøb bruger SKI, hvis det anses som fordelagtig og overvejer altid indkøb via SKI. I øjeblikket bruges SKI-aftaler ved indkøb af brændstof, gas og energi. Generelt mener Jysk Fællesindkøb, at SKI skal koncentrere sig om komplekse udbud. Haderslev Kommune anvender Statens Indkøbsordning ved indkøb af IT. Derudover benyttes der ikke andre kommunale/regionale indkøbsfællesskaber Forpligtende indkøb Det forventes som udgangspunkt, at alle kommuner deltager. Der er de krav til medlemskommunerne, at hvis en kommune tilmelder sig udbuddene, er kommunen forpligtet til at købe på aftalen, og den enkelte kommune skal forestå 1 2 udbud for Jysk Fællesindkøb pr. år. Der er ikke planer om at ændre graden af forpligtelse hos kommunerne, i det de allerede er forpligtet. Når kommunernes nuværende aftaler udløber, forventes det, at de deltager i kommende udbud. Det er leverandørens ansvar at sikre, at de indgåede indkøbsaftaler overholdes. Der benyttes ikke yderligere incitamenter til at kommunerne anvender indkøbsfællesskabet, idet dette anses for unødvendigt Varekøb I øjeblikket har indkøbsfællesskabets aftaler for følgende vareområder: Planteservice Tolkning Kaffe Laboratorieanalyser Fældnings keminaler Kopimaskiner Toner, blæk og datatilbehør Diabetiker-artikler Ortopædisk fodtøj Hjælpemidler Der er planer om at lave aftaler for Kopipapir Kontorartikler Skoleartikler Sygeplejeartikler

23 19 I indkøbsfællesskabet har man fravalgt at udbyde rengøring med den begrundelse, at det skal håndteres lokalt. Som nævnt ovenfor er der udarbejdet en liste med planer for udvidelse af varesortiment i bredden og i dybden. Der benyttes ikke internationale leverandører Udbuds-/indkøbsprocesser Gennemførsel af udbud Tovholderkommunerne er ansvarlig for gennemførslen af udbuddet. Der er ingen fast arbejdsdeling og specialisering mellem medlemmerne, dog har Favrskov fokus på sundhedsområdet, idet man her har overtaget en medarbejder fra amtet. Ved at dele opgaverne og genbruge materiale og skabeloner minimeres transaktionsomkostningerne. Udbudskompetencer I medlemskommunerne er der generelt gode udbudskompetencer. Horsens, Odder og Hedensted er i gang med at opbygge kompetencen i et fælles indkøbskontor. Der udveksles erfaringer ved møderne og via mailkommunikation. Kommunerne i Jysk Fællesindkøb hjælper hinanden og udveksler værktøjer. Derudover er der en kvalitetssikring af udbuddene blandt de deltagende kommuner. Ansvaret for udbuddene på de enkelte vareområder er ikke delt ud på medlemmerne i form af en egentlig specialisering. Digitalisering af udbudsprocesser Udbudsprocessen er ikke digitaliseret. Udbudsformer Der anvendes primært offentligt udbud og indgås rammeaftaler med en leverandør, hvor kommunerne har købepligt. Dokumentation I Jysk Fællesindkøb er man begyndt i højere grad at dokumentere sit arbejde, således at resultatet skal synliggøres. Umiddelbart er oplysninger om indkøbsfællesskabet ikke tilgængelige for eventuelle interessenter Vurdering af indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb styrker vurderes at være, at alle høres, alle deltager, alle er forpligtet, kort sagt at det er forpligtende og fleksibelt Vurdering af indkøbsfællesskabet i relation til principmodeller Rambøll har i hovedrapporten kategoriseret Jysk Fællesindkøb som et løst struktureret indkøbsnetværk, dvs. karakteriseret ved en lav grad af ledelsesmæssig opbakning i de enkelte kommuner og en lav grad af fast struktur.

24 Aalborg Modellen Indkøbsfællesskabet Aalborg Modellen omfatter følgende kommuner: Brønderslev Kommune Jammerbugten Kommune Læsø Kommune Hjørring Kommune vedr. hjælpemiddelområdet. Aalborg Kommune Formål Formålet med Aalborg Modellen er at indkøbe varer efter udbud. Det er Aalborg Kommune, der forestår alle udbud, de øvrige kommuner kan samlet udpege et medlem til brugergruppen. I alle udbud er indbygget en bonus på 2 %, som bliver afregnet til Aalborg Kommune. De øvrige kommuner opnår den rabat, som udbuddet giver. Herudover indebærer Aalborg Modellen, at Aalborg Kommune som supplement til fællesudbuddene kan forestå udbud for den enkelte kommune. Udbuddet finansieres af de 2 %, som leverandøren indbetaler. Når udbuddet er gennemført modtager kommunen en cd-rom med de indgåede aftaler. Historie Aalborg Kommune har gennemført udbud siden 1992, der gennemføres ca. 20 udbud årligt. Indkøbsfællesskabet startede i år 2000, hvor Aalborg Kommune begyndte at lave aftaler med nabokommunerne. Det viste sig eksempelvis, at der på hjælpemiddelområdet var penge at spare, da det var svært for de mindre kommuner at løfte alene. Aalborg Kommune tog teten til at lave et indkøbsfællesskab og indbød alle kommuner i amtet. Omkring halvdelen af de indbudte kommuner kom med i fællesskabet, i mellemtiden har nogle af kommunerne dog igen meldt sig ud, og i dag er der færre kommuner med i samarbejdet. I øjeblikket er Frederikshavn Kommune med på en aftale om køb af bleer, men er ved at trække sig ud af indkøbsfællesskabet, da kommunen har valgt at opbygge egen indkøbsorganisation. Hjørring kommune er med på kropsbårne hjælpemidler midler, hvilket vedrører ca. 10 aftaler. Fremtidsplaner Det er muligt for flere kommuner at blive optaget i indkøbsfællesskabet, hvis kommunerne har en indkøbspolitik, som matcher Aalborg Kommunes. Fællesindkøbet forestiller sig dog ikke, at der vil blive forhandlet bedre priser ved øget tilslutning. Der er i øjeblikket først og fremmest fokus på varekøbsområdet og kun i begrænset omfang på tjenesteydelsesområdet (få tjenesteydelser). Da hele det kommunale indkøb af varer reelt er dækket, jf. nedenfor, er der ikke konkrete planer om udvidelse af vareområdet Organisation Administration og styring af indkøbsfællesskab Det er Aalborg Kommune, der forestår alle opgaver i Aalborg Modellen. De øvrige deltagende kommuner har én repræsentant i brugergruppen. Fællesindkøbet er organiseret om en indkøbsgruppe i Aalborg Kommune, hvor der deltager 1-2 højtplacerede medarbejdere fra hver forvaltning i Aalborg Kommune. Denne indkøbsgruppe referer til direktørgruppen og nyder stor opbakning i systemet. Der laves løbende indkøbsanalyser og gøres meget for at få institutionerne med på råd. På eksempelvis hjælpemiddel-området afholdes der én gang årligt et statusmøde, hvor kommunernes indkøbskontor, ofte en økonomimedarbejder, deltager. Indkøbsfællesskabet referer til ledelsen i Ålborg Kommune. Ledelsen af de deltagende kommuner er ikke involveret i forhold til indkøbsfællesskabet.

25 21 Politisk engagement Politikerne i medlemskommunerne er ikke engageret i indkøbsfællesskabet, selvom indkøb ligger højt på den politiske dagsorden i de involverede kommuner. Generelt kræver indkøbsfællesskabets aktiviteter og beslutninger ikke politiske godkendelse, der er dog stor variation kommunerne i mellem i forhold til graden af politisk styring. Relationer til andre indkøbsfællesskaber Generelt har Aalborg Kommune altid gennemført sine egne udbud. Det er Aalborg Kommunes erfaring, at man herved har opnået bedre betingelser end eksempelvis SKI-aftaler. Det vurderes dog, at udviklingen de senere år er gået mod bedre SKI-aftaler, hvorfor indkøbsfællesskabet nu er koblet på nogle få aftaler, eksempelvis skolemøbler. Tilsvarende deltager kommunen også i følgegruppen om møbler. Der er derudover overvejelser om evt. at gøre brug af andre kommunale/regionale indkøbsfællesskaber Forpligtende indkøb Kommunerne i fællesskabet har køberpligt, når de melder sig til et udbud. Brønderslev Kommune er stort set med i alle aftaler, omvendt er Jammerbugt Kommune med på færre aftaler. Generelt er kommunerne dog med i 80 % af alle udbud. Når en kommune har meldt sig til et udbud, er den forpligtet til at købe via udbuddene. På hjælpemiddelområdet er det let at få fuld opbakning til de indgåede aftaler fra alle kommuner, hvorimod det på skoleområdet er sværere at opnå compliance i forhold til aftalerne. Indkøbsfællesskabet planlægger ikke at ændre graden af forpligtelse for medlemmerne, selvom der er eksempler på, at en kommune på grund af manglende indkøbspolitik har vanskeligt ved at sikre, at kommunens institutioner til at gøre brug af aftalerne. Indkøbsfællesskabet sikrer, at de indgåede aftaler overholdes ved en økonomisk rapportering fra leverandøren. Hvis statistikken fra leverandøren ser fornuftig, ud foretages der intet, men er der problemer, henvender Aalborg Kommune sig til den deltagende kommune. Aalborg Kommune har et økonomisk incitament til at aftalerne bruges. Leverandøren kan også selv følge op på en aftale ved at henvende sig til Aalborg Kommune, hvis de ikke kan trænge igennem i den enkelte kommune. Institutionerne handler til de aftalte priser. Derudover er der en økonomisk opfølgning. Aalborg Kommune gennemfører hver andet år en indkøbsanalyse, som forestås af revisionen Varekøb Hele det kommunale indkøb er reelt dækket, når det faktiske indkøb tænkes med. Man har i Aalborg Modellen fravalgt at lave aftaler for børnehavernes fødevarer samt cykler til institutionerne med den begrundelse, at dette håndteres bedre lokalt. For IT har indkøbsfællesskabet valgt at benytte SKI-aftaler, da dette er et område, som indkøbsfællesskabet finder, skal håndteres på et mere overordnet niveau end lokalt /regionalt Udbuds-/indkøbsprocesser Gennemførsel af udbud Det er alene Aalborg Kommune, der står for gennemførslen af udbud i Aalborg Modellen. Der er internt i Aalborg forskellige udbudsredskaber, som anvendes. Udbudskompetencer Udbudskompetencerne i Aalborg Modellen er samlet i Aalborg Kommune.