SAMHANDELSAFTALE VEDRØRENDE KON- TROL OG OPFØLGNING MED SOCIALE KLAUSU- LER

Transkript

1 Horten Advokat Rikke Søgaard Berth Philip Heymans Allé Hellerup Tlf Fax J.nr SAMHANDELSAFTALE VEDRØRENDE KON- TROL OG OPFØLGNING MED SOCIALE KLAUSU- LER MELLEM OG ODENSE KOMMUNE ASSENS KOMMUNE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Side 2 1. BAGGRUND OG FORMÅL YDELSER OPGAVEFORDELING MELLEM KONTROLENHEDEN OG KOMMUNEN PRISER OG BETALING DATABEHANDLERAFTALE VARIGHED OG OPHØR UNDERSKRIFTER... 7

3 BILAG Side 3 Bilag 1 Bilag 2 Den Fælles Fynske Arbejdsklausul Assens Kommunes IT-sikkerhedspolitik

4 SAMHANDELSAFTALE Side 4 MELLEM Odense Kommune (CVR nr ) Flakhaven Odense C (Kontrolenheden) OG Assens Kommune (CVR nr ) Råhus Allé Assens (Kommunen) (begge tilsammen benævnt "Parterne" og hver for sig en "Part") Parterne har indgået aftale om, at den Fælles Fynske Kontrolenhed, som er forankret i Odense Kommune, varetager opfølgning på og kontrol af den Fælles Fynske Arbejdsklausul bilag 1, og overholdelsen heraf, som indgår i Assens Kommunes aftaler med eksterne aktører, overholdes (herefter "Aftalen"). 1. BAGGRUND OG FORMÅL 1.1 Kontrolenheden, der er en intern enhed i Odense Kommune, har specialiseret sig i at sikre opfølgning på og kontrol med overholdelsen af den Fælles Fynske Arbejdsklausul. 1.2 Kontrolenhedens udførelse af opgaverne i Aftalen sker i overensstemmelse med kapitel 2, stk. 1, i lov om kommuners og regioners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder og kommuners og regioners deltagelse i selskaber ("lov 548"). 1.3 Det er forudsat, at Aftalens værdi inklusive eventuelle tilkøb og forlængelser i hele kontraktperioden forbliver under tærskelværdien i udbudsdirektivet, jf. også 2, stk. 1, 2. pkt., i lov YDELSER 2.1 Kontrolenheden udfører i henhold til denne Aftale følgende opgaver for Kommunen: Driver en hotline for anmeldelser af social dumping. Identificerer højrisikokontrakter og -brancher med henblik på at tilrettelægge og prioritere Kontrolenhedens indsats. Indhenter og gennemgår dokumentation af leverandørernes overholdelse af den Fælles Fynske Arbejdsklausul, og eventuelt andre sociale klausuler.

5 Udfører kontrolbesøg hos leverandører, der udfører opgaver for Kommunen, herunder deltager i byggemøder. Yder vejledning af Kommunen i forbindelse med potentielle og konstaterede overtrædelser. Varetager kontakten til relevante myndigheder, f.eks. SKAT, politiet og Arbejdstilsynet. Side Kontrolenheden udfører som et led i Aftalen herudover en mere generel indsats mod social dumping, som ikke er rettet mod enkelte kontrakter, men som har til formål at sikre den generelle overholdelse af sociale klausuler, herunder ved at gøre leverandører m.fl. opmærksomme på sociale klausulers formål mv. ved eksempelvis konference mm. 2.3 Kommunen kan ud over det i pkt. 2.1 og 2.2 anførte købe supplerende ydelser fra Kontrolenheden, herunder bistand til kontrol med andre klausuler end den fælles fynske arbejdsklausul, bistand til udarbejdelse af udkast til orienteringer af politiske udvalg mv. 3. OPGAVEFORDELING MELLEM KONTROLENHEDEN OG KOM- MUNEN 3.1 Kommunen udpeger, hvilke kontrakter Kontrolenheden skal foretage kontrol af. 3.2 Kontrolenheden forestår indledende besøg på de pladser, hvor arbejdet i de udpegede kontrakter, jf. pkt. 3.1, udføres. Herudover følger Kontrolenheden op på henvendelser til den i pkt. 2.1 anførte hotline ved at aflægge besøg på de relevante pladser. 3.3 Kontrolenheden orienterer Kommunen om indledende besøg på pladser, herunder om Kontrolenheden vurderer, at der er behov for opfølgning på det enkelte besøg. 3.4 Hvis Kommunen på baggrund af Kontrolenhedens orientering, jf. pkt. 3.3, ønsker at gå videre med sagen, aflægger Kontrolenheden et opfølgende besøg, hvor sagen drøftes med leverandøren og leverandøren opfordres til at fremlægge relevant dokumentation, jf. også bilag 1. Kommunen kan deltage i dette møde med leverandøren. 3.5 På grundlag af en gennemgang af dokumentationen aflægger Kontrolenheden rapport til Kommunen med en beskrivelse af det observerede, den modtagne dokumentation og Kontrolenhedens vurdering af forholdene. 3.6 Kommunen tager stilling til, om der skal iværksættes sanktioner mod leverandøren og varetager i så fald de videre skridt i sagen, herunder dialogen med leverandøren om anvendelse af sanktioner, orientering af udvalg og kommunalbestyrelse og iværksættelse af misligholdelsesbeføjelser mv. 4. PRISER OG BETALING

6 4.1 Kommunen betaler Kontrolenheden for den medgåede tid til at udføre opgaverne i denne Aftale. Timetaksten udgør 600 kr. Side Kontrolenheden har forud for indgåelse af Aftalen foretaget et skøn over de samlede omkostninger forbundet med at udføre opgaven, jf. 2, stk. 2, i lov 548, og timetaksten i pkt. 4.1 afspejler disse forventede samlede omkostninger. 4.3 Kontrolenheden viderefakturerer efter nærmere aftale medgåede udgifter til eksempelvis transport, merchandise, ekstern bistand og reklame for den Fælles Fynske Kontrolenhed. 4.4 Parterne indgår løbende aftaler om konkrete opgaver og det forventede tidsforbrug, jf. pkt. 4.1, samt afholdelsen af andre udgifter, jf. pkt Kontrolenheden sender kvartalsvise opkrævninger for ydelserne. Det er Parternes vurdering, at der ikke er tale om momspligtig samhandel. 5. DATABEHANDLERAFTALE 5.1 Kommunen er dataansvarlig i forbindelse med Kontrolenhedens opfølgning og kontrol med overholdelsen af Kommunens sociale klausuler i indgåede kontrakter. Kontrolenheden er databehandler. 5.2 Kontrolenheden handler alene efter instruks fra Kommunen. Kontrolenheden skal overholde Kommunens interne bestemmelser om data- og IT-sikkerhed, der er vedlagt denne aftale som bilag 2 til Aftalen. Kontrolenheden skal træffe de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger imod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt imod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven. Kræver Datatilsynet eller andre relevante myndigheder andre betingelser og vilkår, skal Kontrolenheden overholde disse. 5.3 Kontrolenheden skal på Kommunens anmodning give Kommunen tilstrækkelige oplysninger til at kunne påse, at den nævnte data- og IT-sikkerhed overholdes. 5.4 Kommunen vil fremadrettet indsætte en bestemmelse i de kontrakter, der bliver omfattet af Aftalen, der sikrer at Kommunens leverandører indhenter samtykke fra deres medarbejdere til, at Kontrolenheden på vegne af Kommunen kan indhente og behandle oplysninger om leverandørens medarbejdere. Behandling skal ske i overensstemmelse med formålet med denne Aftale og under iagttagelse af persondatalovens bestemmelser. 6. VARIGHED OG OPHØR 6.1 Aftalen løber fra 1. januar december 2019 med mulighed for forlængelse. 6.2 Aftalen kan opsiges med 6 måneders varsel til udgangen af en måned.

7 6.3 Aftalen ophører i sin helhed med øjeblikkelig virkning efter skriftlig meddelelse herom fra en Part, hvis den anden Part væsentligt misligholder sine forpligtelser ifølge Aftalen. Er der tale om misligholdelse, som med rimelighed kan afhjælpes, er den Part, der påberåber sig misligholdelse, dog forpligtet til at give den anden Part skriftligt påkrav med en frist på 14 dage til at afhjælpe misligholdelsen. Sker afhjælpning ikke inden for fristen, kan Aftalen ophæves uden yderligere varsel. Side 7 7. UNDERSKRIFTER 7.1 Denne Aftale er underskrevet i to eksemplarer, hvoraf hver Part har fået et eksemplar, der hver for sig er at opfatte som den originale Aftale. For Odense Kommune: For Assens Kommune: