Y s MEN INTERNATIONAL. Region Danmark

Transkript

1 Y s MEN INTERNATIONAL Region Danmark 42652

2 FORRETNINGSORDEN FOR REGIONSLEDELSEN Denne forretningsorden er udarbejdet i henhold til 12 i Regions Danmarks love. Regionsledelsen. I medfør af 11 i Region Danmarks love ledes Regionen af Regionsledelsen, bestående af Regionsleder (Regional Director) (RD), Regionsleder Elect (RDE) og Regionsleder Elect Elect (RDEE) samt Past Regionsleder (PRD). 1 Regionsledelsen leder Regionen i samarbejde med Regionsrådet ( 13 og VR ). 2 Arbejdsgrundlag: Regionsledelsen arbejder på grundlag af Y s Men Internationals formål og i respekt af Region Danmarks værdisæt: I Y's Men Region Danmark indbyder vi mennesker til at være med i et fællesskab, der er baseret på en kristen livsopfattelse og som skabes på tværs af det enkelte menneskes sociale og faglige forhold. Vi mødes, fordi vi tror på, at det enkelte menneskes oplevelse af sit eget liv bliver størst i gode relationer til andre mennesker. Vi tror på, at vi med udsyn til og tjeneste for det omgivne samfund kan være med til at støtte en verden, der bygger på fællesskab, gensidig respekt og et kristent livssyn. Vi tror på, at vi kan informere og øge det enkelte menneskes kendskab til samfundsmæssige, religiøse og sociale forhold - såvel nationalt som internationalt - og dermed opbygge en viden, der kan bruges til styrkelse af den enkeltes bevidsthed om ansvar og lederskab. Vi vil i vort virke arbejde ud fra en sammenhængende livs forståelse, hvor ovenstående elementer er tydelige og fremmer et positivt fremsyn. Regionsledelsens opgaver: Regionsledelsen skal i medfør af VR 404 bl.a. udføre følgende opgaver: 3 1. Forestå den daglige ledelse af regionen. 2. Være bindeled mellem den internationale ledelse, Regionsrådet og regionens klubber. 3. Repræsentere regionen udadtil. 4. Godkende charteransøgninger og foretage chartring af nye klubber i regionen. 5. Drage omsorg for regional ledertræning. 6. Sammenkalde til møder i regionsledelsen og regionsrådet. 7. Planlægge og indkalde til regionskonference og generalforsamling. 8. Aflægge beretning om regionens virksomhed på generalforsamlingen. 9. Foretage indstilling i de sager, der henhører under Regionsrådets kompetence. 2

3 Ved klubårets begyndelse 4 Regionslederen indkalder snarest efter klubårets begyndelse de øvrige medlemmer af regionsledelsen samt sekretariatet til en drøftelse om klubårets forløb. Det tilstræbes, at der fastlægges en eller godkendes en allerede fastlagt tidsplan for kommende aktiviteter. Forretningsordenen og de tilknyttede funktions- og kompetencebeskrivelser behandles på et sådan møde. Regionslederen skal formidle et godt samarbejde i regionsledelsen og sikre, at ledelsen fungerer tilfredsstillende, og at dens opgaver varetages på bedst mulig måde. Regionsledelsesmedlemmerne har pligt til at underrette Regionsledelsen om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af mulig inhabilitet. Regionsledelsen holder møde efter behov dog mindst 4 møder i løbet af et klubår. Hvis 2 regionsledelsesmedlemmer fremsætter krav herom, skal der inden 14 dage efter, at disse medlemmer har fremsendt motiveret dagsordensforslag afholdes et ekstraordinært ledelsesmøde. Regionslederen (RD) indkalder hertil. Regionsledelsen træffer beslutning om og bekendtgør, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes. Møderne er ikke offentlige, men Regionsledelsen kan tillade, at andre kan overvære/deltage i et ledelsesmøde helt eller delvist. Deltagere i ledelsesmøde I møderne deltager de af Regionsledelsen udpegede sekretærer og regionsskatmesteren uden stemmeret (jf. 15 og VR 409). 5 Regionslederen kan indkalde tjenesteledere og andre til at deltage i forbindelse med konkrete sager (VR 410), og Regionsledelsen kan beslutte at nedsætte ad hoc udvalg til behandling af særlige sager. 6 Beslutninger Regionsledelsen træffer sine beslutninger i møder, men kan efter behov udføre sine forretninger skriftligt, elektronisk eller telefonisk (VR 405), jf. dog 9. 3

4 Indkaldelse til ledelsesmøde 7 Indkaldelse til møder sker ved udsendelse af dagsorden udfærdiget af RD/RSA og udsendt via mail senest 1 uge før mødet. Bilag til punkter, der skal behandles på mødet, gøres tilgængelige senest samtidig med mødeindkaldelsen for Regionsledelsens medlemmer på et særligt intranet af hensyn til eventuel fortrolighed. Emner, der ønskes optaget på dagsordenen og behandlet på mødet, skal fremsendes til RD og RSA med relevante bilag eller i kommenteret form med motiveret indstilling til sagens afgørelse senest 14 dage før mødet. Dagsordenen er åben og offentliggøres på Regionens intranet for alle klubmedlemmer senest 1 uge før mødet. Sager der indeholder personlige eller andre følsomme forhold behandles fortroligt og optages på en særskilt lukket del af dagsordenen. Referat offentliggøres på Regionens intranet. Beslutninger truffet under den lukkede dagsorden er fortrolige og offentliggøres ikke. Sådanne beslutninger meddeles kun de berørte parter. Ved mødets begyndelse godkender Regionsledelsen dagsordenen eventuelt med tillæg af yderligere punkter. Finder et ledelsesmedlem, at et tillægspunkt til dagsordenen ikke er tilstrækkeligt oplyst, kan vedkommende kræve, at endelig beslutning udskydes til næste ledelsesmøde eller ved efterfølgende beslutning via mailkorrespondance. 8 Dagsorden til regionsledelsens møder Dagsordenen til ledelsesmøderne inddeles i hovedafsnit og dagsordenpunkter, som rubriceres efter følgende model: X.X.XX Nummer for delbeslutninger indenfor samme emne. Forløbende emne-/ sagsnummer Mødenummer. 4

5 Hovedafsnittene benævnes: 1. Formalia 2. Beslutninger 3. Efterretningssager 4. Informationer 5. Tema til drøftelse, herunder kan drøftes fremtidige udfordringer og opgaver for regionsledelsen 6. Eventuelt 7. Næste møder Disse hovedafsnit omfatter følgende sagsgrupper: Ad 1. Ad 2. Ad 3. Ad 4. Ad 5. Ad 6. Ad 7. Mødeledelse Godkendelse af dagsorden, referater, evalueringer af tidligere arrangementer, detailspørgsmål om forestående arrangementer, regnskaber, revisionsprotokoller m.m. Sager, som ledelsen skal behandle og beslutte. Sager, som en af regionslederne eller andre, herunder sekretariatet efter bemyndigelse har afgjort og ekspederet siden sidste ledelsesmøde, samt sager afgjort ved mailkorrespondance og lign. siden sidste møde. Informationer og orientering fra International Hovedkontor, fra tjenesteledere eller andre, og om deltagelse i møder, kurser og aktiviteter som ledelsen bør være bekendt med. Sager, som ledelsen skal drøfte med henblik på senere beslutning. Eventuelt omfatter emner, som kan have informativ eller orienterende karakter. Oplysning om kommende møder af relevans for Regionsledelsen. Regionslederen (RD), eller ved dennes forfald Regionsleder Elect (RDE), leder Regionsledelsens møder og afstemninger evt. med bistand af en ordstyrer. 9 Regionsledelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er Regionslederens (RD) stemme afgørende. Der kan ikke indkaldes stedfortrædere. Kompetencefordeling 10 5

6 Regionsledelsen har besluttet at opdele sine opgaver i fire ansvarsområder, der fordeles blandt ledelsesmedlemmerne, som dermed får hvert sit særlige og primære ansvarsområde. Opdelingen og de tilhørende funktions- og kompetencebeskrivelser er angivet i Tillæg A, B, C og D til denne forretningsorden. Regionslederen (RD) respektive den områdeansvarlige - kan på Regionsledelsens vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Sådanne afgørelser sendes umiddelbart efter på mail til Regionsledelsens øvrige medlemmer og fremlægges til efterretning på førstkommende ledelsesmøde. Regionslederen kan overlade såvel informative, administrative som repræsentative opgaver til de enkelte medlemmer. På Regionsledelsens møder orienteres om de opgaver, der er ekspederet på denne måde siden sidste møde. Særlige forskrifter 11 Regionsledelsen fastsætter i særskilte regulativer regler for refusion af udgifter, som er afholdt i tilknytning til hvervet som regionsledelsesmedlem, herunder regler for deltagelse i internationale, regionale og andre konventer samt deltagelse i forbindelse med forskellige aktiviteter, samt møder i distrikter og ad hoc træningsarrangementer. Regionsledelsen fastsætter i særskilte regulativer regler for til hvem og i hvilke anledninger der gives gaver med samtidig angivelse af beløbsgrænser. Folderen Mærkedage Gaver ajourføres hvert år på 1. ledelsesmøde. Regionsledelsen aftaler i enighed eller ved formel behandling på et ledelsesmøde anmodninger fra ledelsesmedlemmer om deltagelse i kurser o. lign. samt omkostningsdækning. 12 Effektuering af beslutninger Regionslederen (RD) drager omsorg for udførelsen af Regionsledelsens beslutninger. Referater 13 Regionsledelsens beslutninger indføres i et beslutningsreferat der udfærdiges af RSA. Referatet nummereres fortløbende med mødenummer og klubår svarende til 6

7 dagsordenens rubricering. Referatet udsendes via mail til mødeberettigede senest 7 dage efter mødets afholdelse. 14 Kommunikation Kontakt og udtalelse til medierne varetages af Regionslederen (RD), der kan uddelegere enkeltsager til andre. 15 Ændringer Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på et møde i Regionsledelsen og kan ændres ved almindelig stemmeflerhed. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod bestemmelserne i Region Danmarks love og vedtægter og retningslinjer. 16 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft med virkning fra den 1. juli 2018 og gælder for klubåret Samtidig ophæves forretningsorden for Således vedtaget på ledelsesmødet den 16. august Godkendt på Rådsmødet på Diakonhøjskolen den 24. august 2018 Birthe Kragh Sørensen, Regionsleder Jørgen Kallesen, sekretær 7

8 TILLÆG A Funktions- og kompetencebeskrivelse for Regionslederen (RD). Ved udførelsen af nedennævnte opgaver skal det til stadighed erindres, at disse udføres på vegne den samlede Regionsledelse ( 11). Hvis opgaven giver anledning til tvivl, skal denne forelægges Regionsledelsen. Ledelses- og rådsmøder: Lovbestemt medlem af Regionsrådet ( 14). Indkalder til ledelses- og regionrådsmøder såvel ordinære som ekstraordinære. Udarbejder dagsorden til ledelses- og regionsrådsmøder. Leder ledelses- og regionsrådsmøder. Ansvarlig for udarbejdelse af referat fra ledelses- og regionsrådsmøder. Ansvarlig for effektuering af regionsledelsens og regionsrådets beslutninger. Fungerer som formand for Regionsrådet, hvis dette besluttes af Rådet. Region Danmark Tegner Y s Men International, Regions Danmark i alle anliggender ( 12). Er organisationens øverste administrerende leder. Planlægning, styring og afvikling af klubårets regionskonference. Ansvarlig for klubårets generalforsamling(er) indkaldelse, planlægning og afvikling. Forestår chartring (indvielse) af nye Y s Men s klubber. Ansvarlig for tilsyn og opfølgning af indeværende klubårs regionsprojekt(er). Repræsentation Deltager som lovbestemt medlem af Area Council Repræsenterer Region Danmark i Area- og Internationale arrangementer. Talsmand til Pressen og i regionale og internationale anliggender. Stedfortræder Såfremt Regionslederen (RD) måtte være forhindret indtræder Regionsleder Elect (RDE) i løsning af den pågældende opgave. 8

9 TILLÆG B Funktions- og kompetencebeskrivelse for Regionsleder Elect (RDE). Ved udførelsen af nedennævnte opgaver skal det til stadighed erindres, at disse udføres på vegne den samlede Regionsledelse ( 11). Hvis opgaven giver anledning til tvivl, skal denne forelægges Regionsledelsen. Ledelses- og rådsmøder: Lovbestemt medlem af Regionsrådet ( 14). Region Danmark s økonomiske forhold Ansvarlig for Region Danmarks økonomi i indeværende klubår Påse overholdelse af lagte budgetter. Ansvar for udarbejdelse af periodebalancer til hvert ledelsesmøde. Ansvar for udarbejdelse af årsregnskab med noter m.v. til generalforsamling. Ansvar for udarbejdelse af budget for det kommende klubår. Region Danmarks organisatoriske forhold Ansvar for Region Danmarks medlemsstatistik, herunder afregning til IHQ. Ansvarlig for overholdelse af persondatabeskyttelsesreglerne. Ansvar for Region Danmarks hjemmeside: Kontaktperson til distriktsledelser, -skatmestre og -sekretærer. Inspiration af tjenesteledere (RSD). Planlægning og afvikling af klubårets vicepræsidentmøde. Ansvarlig for planlægning, tilrettelæggelse og beslutning om kommende års regionsprojekt(er). Ansvarlig for Regionskonference og generalforsamling i RD-året Stedfortræder Såfremt Regionslederen (RD) måtte være forhindret indtræder Regionsleder Elect (RDE) i løsning af den opgave, som ellers skulle have været udført af Regionslederen. Såfremt Regionsleder Elect (RDE) måtte være forhindret indtræder Regionsleder Elect Elect (RDEE) i løsning af den pågældende opgave. 9

10 TILLÆG C Funktions- og kompetencebeskrivelse for Regionsleder Elect Elect (RDEE). Ved udførelsen af nedennævnte opgaver skal det til stadighed erindres, at disse udføres på vegne den samlede Regionsledelse ( 11). Hvis opgaven giver anledning til tvivl, skal denne forelægges Regionsledelsen. Ledelses- og rådsmøder: Lovbestemt medlem af Regionsrådet ( 14). Region Danmarks organisatoriske forhold Inspiration for til distriktsledelserne. Inspiration til klubberne. Udarbejdelse af funktionsbeskrivelser for kommende tjenesteledere (RSD). Ansvarlig for planlægning, tilrettelæggelse og afvikling af uddannelse og træning i regionens regi. Stedfortræder Såfremt Regionsleder Elect (RDE) måtte være forhindret indtræder Regionsleder Elect Elect (RDEE) i løsning af den opgave, som ellers skulle have været udført af Regionsleder Elect. Såfremt Regionsleder Elect Elect (RDEE) måtte være forhindret indtræder Past Regionsleder (PRD) i løsning af den pågældende opgave. 10

11 TILLÆG D Funktions- og kompetencebeskrivelse for Past Regionsleder (PRD). Ved udførelsen af nedennævnte opgaver skal det til stadighed erindres, at disse udføres på vegne den samlede Regionsledelse ( 11). Hvis opgaven giver anledning til tvivl, skal denne forelægges Regionsledelsen. Ledelses- og rådsmøder: Lovbestemt medlem af Regionsrådet ( 14). Region Danmarks organisatoriske forhold Ansvar for kontakt med og udvikling af klubber i de central-/østeuropæiske lande. Kontaktperson til og samarbejde med RSD for CØE og landekonsulenterne. Opfølgning, evaluering og regnskabsaflæggelse vedr. Regionskonferencen i RD-året. Regionsprojekter Opfølgning af foregående klubårs regionsprojekt(er), herunder fremskaffelse af afsluttende projektregnskab til godkendelse i Regionsledelsen. Stedfortræder Såfremt Regionsleder Elect Elect (RDEE) måtte være forhindret indtræder Past Regionsleder (PRD) i løsning af den opgave, som ellers skulle have været udført af Regionsleder Elect Elect. Såfremt Past Regionsleder (PRD) måtte være forhindret indtræder Regionsleder Elect Elect (RDEE) i løsning af den pågældende opgave. 11

12 12