DISTRIKT TRELLEBORG/STORSTRØMMEN. Y s MEN INTERNATIONAL. Region Danmark

Transkript

1 DISTRIKT TRELLEBORG/STORSTRØMMEN Y s MEN INTERNATIONAL Region Danmark

2 FORRETNINGSORDEN FOR DISTRIKTSLEDELSEN I DISTRIKT TRELLEBORG/STORSTRØMMEN Denne forretningsorden er udarbejdet i henhold til 19, stk. 2 i Regions Danmarks love. Distriktet. Hvert distrikt er en del af Regionen. Distrikt Trelleborg/Storstrømmen er et geografisk sammenhængende område, bestående af 12 klubber ( 17). Distriktsledelsen. 1 2a I medfør af 19 i Region Danmarks love ledes hvert distrikt af Distriktsledelsen, bestående af Distriktsleder (District Guvernor) (DG), Distriktsleder Elect (DGE) og Distriktsleder Elect Elect (DGEE). Distriktsledelsen har over for Regionen og klubberne ansvaret for distriktets økonomi, administration og samordning ( 19). Distrikterne skal samarbejde med distriktets klubber og regionsledelsen ( 17). Samtlige medlemmer af Distriktsledelsen og distriktssekretariatet skal være medlem af en lokal klub inden for distriktets område ( 22). Valg af DGEE: DGEE vælges på distriktsrådsmødet i marts. Senest med udgangen af december udsender DG en opfordring til alle klubpræsidenter i distriktet til at indstille en kandidat til posten, som DGEE. DG skal ha forslag senest den 15. februar. Hvis ikke der kommer forslag fra klubberne, kan der holdes aftalevalg. Ved forfald af et distriktsledelsesmedlem gælder VR

3 2b Distriktsråd. Distriktsrådet er rådgivende for distriktsledelsen, og har kompetence til at vedtage distriktskontingentet (for gælder dette ikke). Ved behov for afstemning, gælder reglen med 1 stemme pr. påbegyndt 10 medlemmer. Distriktsrådsmøderne fastsættes i distriktets årsplan, og der holdes mindst 2 pr. klubår. Indkaldelse med bilag udsendes senest 14 dage før. Emner, som klubber ønsker medtaget på dagsordenen, herunder ændringsforslag til forretningsordenen, indsendes til DG senest 3 uger før. Distriktsrådet består af distriktsledelsen samt præsident og vicepræsident fra hver klub. Der kan sendes stedfortrædere ved førnævntes forfald. Distriktsskatmester og sekretær samt 2 repræsentanter for Y s Menette klubben deltager også. Årsmøde. 2c Årsmødet, som er for alle medlemmer med eventuelle ledsagere samt Y s Menetter, afholdes en gang årligt en lørdag i april - maj. På mødet præsenteres distriktets reviderede regnskab, og det af distriktsrådet godkendte budget og kontingent for det kommende år (på mødet i 2018 er det klubberne (1 stemme pr. påbegyndt 10 medlemmer), der vedtager det. Desuden vælges 2 revisorer, og den kommende DGEE præsenteres. Mødet planlægges og arrangeres normalt af DG s klub og indeholder desuden f.eks. gudstjeneste, foredrag, spisning og underholdning. 3 Arbejdsgrundlag: Distriktsledelsen arbejder på grundlag af Y s Men International s formål og i respekt af Regions Danmarks værdisæt: 3

4 Distriktsledelsens opgaver: Distriktsledelsens funktioner og opgaver er som minimum beskrevet i VR 508: 4 1. at begejstre og anspore til at sikre gode vilkår for alle medlemmer til et aktivt og inspirerende klubliv, 2. at informere klubberne om udviklingen i Region Danmark, 3. at planlægge og afholde mindst tre årlige møder for distriktets præsidiemedlemmer. Indkaldelse hertil skal ske med mindst 14 dages varsel. Distriktsledelsen træffer beslutning om, hvorvidt møderne kan overværes af andre end Y s Men (f.eks. Y s Menetter og gæster), 4. at virke for at give Y s Men s-kulturen videre ved at virke for oprettelse af nye klubber, hvor der findes behov og grobund herfor gerne i samarbejde med tjenestelederne, 5. at vejlede om klubbernes ledelse og udvalg, 6. at kommunikere viden om klubbers ledelse og opgaver til kommende præsidieog udvalgsmedlemmer i distriktet, 7. at indsende rapporter til regionen, 8. at tage vare på Distriktets økonomi, 9. at tage vare på træning af distriktets klubpræsidier. Bemærkning: Distriktsledelsen ønsker at bevare klubbesøg, stormøde og mindst et inspirerende møde for præsidier eller alle medlemmer. Ved klubårets begyndelse 5 Distriktslederen indkalder snarest efter klubårets begyndelse de øvrige medlemmer af distriktsledelsen samt sekretariatet til en drøftelse om klubårets forløb. Det tilstræbes, at der fastlægges en eller godkendes en allerede fastlagt tidsplan for kommende aktiviteter. Forretningsordenen og de tilknyttede funktions- og kompetencebeskrivelser behandles på et sådanne møde, og der udpeges et medlem af Distriktsledelsen, til at repræsentere distriktet i Regionsrådet. Distriktslederen skal formidle et godt samarbejde i distriktsledelsen og sikre, at ledelsen fungerer tilfredsstillende, og at dens opgaver varetages på bedst mulig måde. 4

5 Distriktsledelsesmedlemmerne har pligt til at underrette distriktsledelsen om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af mulig inhabilitet. Distriktsledelsen holder møde efter behov dog mindst 4 møder i løbet af et klubår. Hvis 2 distriktsledelsesmedlemmer fremsætter krav herom, skal der inden 14 dage efter, at disse medlemmer har fremsendt motiveret dagsordensforslag afholdes et ekstraordinært ledelsesmøde. Distriktslederen (DG) indkalder hertil. Distriktsledelsen træffer beslutning om og bekendtgør overfor klubberne på distriktets hjemmeside - hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes. Møderne er ikke offentlige, men Distriktsledelsen kan tillade, at andre kan overvære/deltage i et ledelsesmøde helt eller delvist. Deltagere i distriktets ledelsesmøder 6 Udover distriktsledelsens medlemmer deltager de af Distriktsledelsen udpegede sekretærer og distriktsskatmesteren i møderne uden stemmeret (jf. 21 og VR 510). Distriktslederen kan indkalde tjenesteledere og andre til at deltage i forbindelse med konkrete sager, og Distriktsledelsen kan beslutte at nedsætte ad hoc udvalg til behandling af særlige sager. 7 Beslutninger Distriktsledelsen træffer sine beslutninger i møder, men kan efter behov udføre sine forretninger skriftligt, elektronisk eller telefonisk (VR 405), jf. dog Indkaldelse til distriktets ledelsesmøde Indkaldelse til møder sker ved udsendelse af dagsorden udfærdiget af DG og udsendt via mail senest 1 uge før mødet. Bilag til punkter, der skal behandles på mødet, gøres tilgængelige senest samtidig med mødeindkaldelsen for Distriktsledelsens medlemmer enten i form af s eller på et særligt intranet af hensyn til eventuel fortrolighed. 5

6 Emner, der ønskes optaget på dagsordenen og behandlet på mødet, skal fremsendes til DG med relevante bilag eller i kommenteret form med motiveret indstilling til sagens afgørelse senest 14 dage før mødet. Dagsordenen er åben og offentliggøres på distriktets hjemmeside: ysmen.dk for alle klubmedlemmer i distriktet senest 1 uge før mødet. Sager der indeholder personlige eller andre følsomme forhold behandles fortroligt og optages på en særskilt lukket del af dagsordenen. Referat offentliggøres samme sted som dagsordenen. Beslutninger truffet på et lukket møde er fortrolige og offentliggøres ikke, men meddeles de berørte parter. Ved mødets begyndelse godkender Distriktsledelsen dagsordenen eventuelt med tillæg af yderligere punkter. Finder et ledelsesmedlem, at et tillægspunkt til dagsordenen ikke er tilstrækkeligt oplyst, kan vedkommende kræve, at endelig beslutning udskydes til næste ledelsesmøde eller ved efterfølgende beslutning via mailkorrespondance. Dagsorden til distriktsledelsens møder Dagsordenen til ledelsesmøderne inddeles efter følgende model: Mødenummer. Dagsordenen bør sædvanligvis indeholde følgende emner: 1. Godkendelse af dagsorden, referater, evalueringer af tidligere arrangementer, detailspørgsmål om forestående arrangementer. 2. Periodebalancer, regnskaber eller andre økonomiske forhold 9 3. Sager som skal behandles og besluttes af Distriktsledelsen. 4. Sager, som en af distriktslederne eller andre, herunder sekretariatet efter bemyndigelse har afgjort og ekspederet siden sidste ledelsesmøde, samt sager afgjort ved mailkorrespondance og lign. siden sidste møde. 5. Informationer og orientering fra Regionsrådet, Regionsledelsen, tjenesteledere eller andre, og om deltagelse i møder, kurser og aktiviteter som ledelsen bør være bekendt med. 6. Drøftelse og eventuel beslutning om planlægning og udførelse af pligtige og planlagte opgaver i klubåret (min. 3 møder i distriktet og træning af distriktets klubpræsidier. 7. Eventuelt. 8. Næste møde 6

7 10 Mødeledelse Distriktslederen (DG), eller ved dennes forfald Distriktsleder Elect (DGE), leder Distriktsledelsens møder og afstemninger evt. med bistand af en ordstyrer. Distriktsledelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er Distriktslederens (DG) stemme afgørende. Der kan ikke indkaldes stedfortrædere. Kompetencefordeling 11 Distriktsledelsen har besluttet at opdele sine opgaver i tre ansvarsområder, der fordeles blandt ledelsesmedlemmerne, som derved får hvert sit særlige og primære arbejdsområde. Opdelingen og de tilhørende funktions- og kompetencebeskrivelser er angivet i Tillæg A til denne forretningsorden. Særlige forskrifter Distriktsledelsen fastsætter i særskilt regulativ regler for distriktskassen (Tillæg B) 12 Tillæg C er vedtægter vedrørende hjælpekasse for SØS. Distriktsledelsen aftaler i enighed eller ved formel behandling på et ledelsesmøde anmodninger fra ledelsesmedlemmer om deltagelse i kurser o. lign. samt tilhørende omkostningsdækning. 13 Effektuering af beslutninger Distriktslederen (DG) drager omsorg for udførelsen af Distriktsledelsens beslutninger. 7

8 Referater 14 Distriktsledelsens beslutninger indføres i et beslutningsreferat der udfærdiges af DG eller distriktsledelsens sekretær. Referatet nummereres fortløbende med mødenummer og klubår svarende til dagsordenens rubricering. Referatet udsendes via mail til mødeberettigede senest 7 dage efter mødets afholdelse. 15 Kommunikation Kontakt og udtalelse til medierne varetages af Distriktslederen (DG), der kan uddelegere enkeltsager til andre. 16 Ændringer Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på et møde i Distriktsledelsen og kan ændres ved almindelig stemmeflerhed. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod bestemmelserne i Region Danmarks love og vedtægter og retningslinjer. Ændringer skal ske i samarbejde med distriktets klubpræsidier (VR 405). 17 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft med virkning fra den 1. april 2018 og gælder for klubåret Samtidig ophæves samtlige tidligere forretningsordner. Således vedtaget på distriktsledelsesmødet den 19. februar 2018, og godkendt i 2. høringsrunde hos klubberne 25. februar 20. marts DG Kjeld Sørensen DGE Poul Nielsen DGEE Torben Johansen Sekretær Rie Andersen 8

9 TILLÆG A Funktions- og kompetencebeskrivelse for Distriktsledelsen Ved udførelsen af nedennævnte opgaver skal det til stadighed erindres, at disse udføres på vegne af den samlede Distriktsledelse ( 19). Hvis opgaven giver anledning til tvivl, skal denne forelægges Distriktsledelsen. Funktion/ kompetence Distriktsleder (DG) Distriktsleder Elect (DGE) Distriktsleder Elect Elect (DGEE) Note Repræsenterer distriktet i Regionsrådet ( 14 og VR 407) Indkalder til distriktsledelsesmøder Udarbejder dagsorden til distriktsledelsesmøder Leder distriktsledelsesmøder Ansvarlig for udarbejdelsen af referat fra distriktsledelsesmøder Ansvarlig for effektueringen af distriktsledelsens beslutninger Tegner distriktet i alle anliggender Er distriktets øverste administrative leder Ansvarlig for afvikling af klubårets møder i distriktet Ansvarlig for distriktets økonomi i indeværende klubår Påse overholdelse af lagte budgetter Ansvar for distriktets medlemsstatistik 9

10 Funktion/ kompetence Sikkerhedsansvarlig Ansvarlig for distriktets hjemmeside og/eller indberetning til Regionens hjemmeside. Ansvarlig for planlægning, tilrettelæggelse og afvikling af uddannelse og træning af klubbernes præsidier (VR 508, nr. 9) Ansvarlig for udarbejdelse af rapporter/beretninger til Regionsledelsen (VR 508, nr. 7) Være klubberne behjælpelig med oprettelse af nye klubber. (VR 508, nr. 4) Være klubberne behjælpelig med oprettelse af venskabsklub Distriktsleder (DG) Distriktsleder Elect (DGE) Distriktsleder Elect Elect (DGEE) Ansvarlig for valg/udpegning af kommende DGEE (VR 501) Note Informere klubberne om udviklingen i Region Danmark (VR 508, nr. 2) Kontaktperson til skatmester Kontaktperson til sekretær Kontaktperson til webmaster, BFassistent 10

11 TILLÆG B Regulativ for distriktskassen Trelleborg / Storstrømmen 1 Formål Formålet med distriktskassen er at dække udgifter, der påløber distriktet og ikke dækkes ad anden vej, efter nærmere angivne retningslinjer. 2 Kontingent Stk. 1 Stk. 2 Stk. 3 Distriktets klubber indbetaler et årligt kontingent til distriktskassen. Kontingentet beregnes som et fast årligt beløb pr. klubmedlem, baseret på medlemstallet pr. 1. feb. samme år, som årsmødet afholdes. Distriktsledelsen forelægger budget og kontingentstørrelse for distriktsrådet til godkendelse på marts-mødet og derefter præsenteres det på årsmødet. 3 Regnskab Stk. 1 Stk. 2 Stk. 3 Stk. 4 Stk. 5 Stk. 6 DG udsender kontingentopkrævning gennem skatmesteren efter klubårets start 1. juli, og kontingentet betales inden 1. november på den af DG anviste måde. Distriktskassens midler skal være anbragt i et anerkendt pengeinstitut som en foreningskonto. DG har ansvar for distriktskassen, og skatmesteren fremlægger hvert år revideret regnskab på årsmødet. Regnskabet revideres af 2 revisorer, der vælges for 1 år ad gangen på årsmødet, blandt medlemmer i distriktets klubber. Regnskabsåret er fra 1. marts til 28. (29.) februar. Udover at betale det vedtagne kontingent, har klubberne ingen økonomisk forpligtigelse overfor distriktet. 4 Udgifter Distriktskassen dækker følgende udgifter: Årsmøde Distriktsledelsesmøder Taler (honorar, kørsel, gave). Deltagerpris for taler, indbudte gæster, regionens repræsentanter, distriktsledelsen, skatmester, sekretær, BF-assistent og Webmaster. Alt indenfor budgettet. DG, DGE, og DGEE får befordringsgodtgørelse fra regionen. Hvis øvrige indkaldte mødedeltagere kører, dækkes der til statens laveste takst. Beværtning af mødedeltagerne. 11

12 Distriktsrådsmøder Præsidietræning Inspirationsmøde Stormøde Regionskonference Administration Andet Gaver DG, DGE, og DGEE får befordringsgodtgørelse fra regionen. Hvis skatmester, sekretær og BF-assistent kører, dækkes der til statens laveste takst. Beværtning af mødedeltagerne (førnævnte samt 2 fra hver klub). Deltagelse og spisning. Eventuelt underskud ifølge bilag, men det tilstræbes, at arrangementet hviler i sig selv. Efter ansøgning og indsendelse af budget for Stormøde til Distriktsledelsen gives op til 7000 kr. i underskudsdækning. Deltagelse undtaget overnatning og kørsel for DGE og DGEE DG udbetales i sit tjenesteår 2000,- kr. til dækning af PC og øvrige kontorhold. Øvrige kontorudgifter til distriktsadministrationen dækkes ifølge bilag. Ved start af nye klubber dækkes extensionmateriale og kørsel for extensionassistent. Inden for distriktet til charterfest for nye klubber samt til klubjubilæer, som er deleligt med 25. Beløb ca. 500 kr. Desuden relevante gaver inden for distrikt og region. 5 Ændringer Forslag til ændringer af regulativ skal ske skriftligt til DG. 6 Vedtagelse Dette regulativ er vedtaget på distriktsledelsesmødet d. 19. februar 2018 samt godkendt af klubberne i 2. høringsrunde 25. februar 20. marts og træder i kraft d. 1. april

13 TILLÆG C Hjælpekasse(fond) for Sydøstsjællands Idrætsefterskole (SØS) i Haslev Retningslinier og vedtægter Til anvendelse for økonomisk betrængte elever. De oprindelige vedtægter blev udfærdiget og vedtaget i Dengang var skolens navn Haslev Efterskole. Skolen har siden ændret navn til Sydøstsjællands Idrætsefterskole (SØS). Ligeledes var der tre distrikter øst for Storebælt på dette tidspunkt. Efterfølgende er Storstrømmen og Trelleborg blevet slået sammen til et distrikt. Vedtægterne blev senest redigeret april Juni 2017 vedtog Y s Men region Danmark ny struktur, hvor sektionerne udgik. Derfor nedenstående tilretning, hvor benævnelsen Sektion Øst er erstattet af de distrikter, som sektionen bestod af. Stk. 1 Y s Men s klubberne i distrikt Trelleborg / Storstrømmen og distrikt Nordsjælland har oprettet denne hjælpekasse (fond) pr. 1. juli 1993 i det følgende: Fonden for Sydøstsjællands Idrætsefterskole, hjemmehørende i Haslev. Stk. 2 Fondens formål er at yde støtte til økonomisk betrængte elever, som er i undervisning på Sydøstsjællands Idrætsefterskole. Stk. 3 Arten af en sådan betrængt økonomisk situation for en elev skal altid forelægges for den til enhver tid siddende forstander, og kun denne kan træffe afgørelse i sagen samt disponere over fondens midler. Stk. 4 Fondens midler indgår på egen konto i det pengeinstitut, som benyttes af skolen og placeres på bedst mulig måde i relation til unge under uddannelse. Stk. 5 Ethvert forbrug af fondens midler meddeles altid skriftligt til den siddende formand for skolens bestyrelse straks efter disponeringen. Stk. 6 Fonden indgår i Sydøstsjællands Idrætsefterskoles regnskab som en særskilt konto, hvorfor den også revideres og forelægges repræsentantskabet, som en integreret del af regnskabet for Sydøstsjælland Idrætsefterskole til godkendelse på repræsentantskabsmødet. 13

14 Stk. 7 Midler til fonden fremskaffes ved tilskud fra klubberne i distrikterne Trelleborg / Storstrømmen og Nordsjælland. De enkelte klubber tager selv beslutning om tilskud og om størrelsen heraf, men DG erne anbefaler et fast årligt beløb. Stk. 8 Enhver ændring af fondens fundats kan kun ske i enighed mellem bestyrelsen for Sydøstsjællands Idrætsefterskole og DG'erne i Trelleborg / Storstrømmen og Nordsjælland, som samtidig udgør fondens bestyrelse. En sådan ændring kunne være afvikling af fonden, dersom skolen overgår til andet formål. Stk. 9 På et årligt møde i hvert af de to distrikter aflægger en Y s Man fra skolens repræsentantskab rapport fra Sydøstsjællands Idrætsefterskole, herunder om fondens anvendelse. Redigeret på distriktsledelsesmøde for Trelleborg / Storstrømmen d. 13. december DG Kjeld Sørensen Sorø - Dianalund YMC - Godkendt af Nordsjælland DG Henning Andersen 14