Generelle betingelser for samarbejdet

Transkript

1 Generelle betingelser for samarbejdet Disse betingelser er gældende for alle aftaler indgået mellem MIQ og vores kunder. Med mindre andet er aftalt skriftligt mellem Kunden og MIQ, er disse vilkår gældende for MIQs tilbud, salg og levering af MIQs ydelser til Kunden, herunder timeydelser, hosting, edb-udstyr, software etc. 1. Ansvar for samarbejdet Kunden og MIQ udpeger hver en person, der er ansvarlig for samarbejdet; det vil sige personer, der er bemyndiget til at indgå juridisk bindende aftaler mellem parterne. 2. Aftalte ydelser 2.1. Alle aftaler mellem Kunden og MIQ skal være skriftlige og minimum indeholde definition af, hvad MIQ skal levere, betingelserne herfor, hvornår og til hvilken pris. MIQ er 'pennefører' vedrørende aftalen, som sendes til Kunden. MIQ igangsætter først leverancen, herunder eventuel systemudvikling, når Kunden har godkendt aftalen Ønsker en af parterne at ændre (herunder udvide) aftalen, og parterne kan blive enige herom, etableres tillæg til aftalen, herunder nye tidsterminer og priser. Kunden betaler også MIQ for eventuelt udført arbejde, der ikke kan bruges efter aftalens ændring. 3. Parternes forpligtelser 3.1. Det påhviler parterne hver især loyalt at opfylde aftalen og efterleve de heri indeholdte vilkår, herunder at udvise den fleksibilitet og samarbejdsvilje, der er påkrævet med henblik på en hensigtsmæssig gennemførelse af leverancen MIQ skal stille kvalificerede ressourcer til rådighed for udførelsen af leverancen, og MIQ er til enhver tid berettiget til at udskifte ressourcer, herunder navngivne ressourcer, der er allokeret til aftalen, med andre tilsvarende ressourcer Kunden er indforstået med at bidrage med de ressourcer, der er nødvendige for MIQs opfyldelse af indgåede aftaler. Kunden er til enhver tid forpligtet til at, (a) yde MIQ det fornødne samarbejde ved udførelsen af leverancen, (b) stille kvalificerede ressourcer til rådighed for MIQ (relevant uddannelse og kompetence til at tage beslutninger), (c) stille relevant personale til rådighed for MIQ, (d) sikre det it-miljø, MIQs medarbejdere arbejder i/med, således der ikke opstår risiko for tab eller skader på Kundens it-systemer og data, (e) sikre, at der er taget tilstrækkelig backup (data og software), inden (og efter) MIQs 1 af 10

2 medarbejdere får adgang til Kundens data. Det kan forud skriftligt aftales, at MIQ foretager backup, (f) have de nødvendige licensrettigheder i forbindelse med MIQs leverancer, og (g) have nødvendige sikkerhedsforanstaltninger på plads med henblik på at undgå og minimere skader på Kundens it-systemer, herunder ved sikring mod virusangreb. 4. Priser og betalingsbetingelser 4.1. Priserne i tilbud og ordrebekræftelse er uden moms, evt. forsendelse, installation og forsikring, medmindre andet er angivet. Ændringer i valutakurser, afgifter, forsikring, fragt og indkøbsomkostninger medfører, at MIQ kan justere priserne Er priser ikke angivet i aftalen, finder MIQs listepriser på faktureringstidspunktet anvendelse. MIQ er berettiget til at fakturere, når aftaler er indgået og/eller når levering har fundet sted, i henhold til den aftale der er indgået Efter behov kan aftales, at opgaver udføres uden for normal arbejdstid. Sådanne opgaver honoreres med et tillæg til timesatsen jf. den på faktureringstidspunktet gældende prisliste for MIQ ydelser I det omfang Kunden rekvirerer MIQs fysiske tilstedeværelse uden for MIQs egen arbejdsplads, har MIQ ret til dækning for ethvert udlæg, herunder til transport, transporttid, fortæring og ophold. Udlægget faktureres efter forbrugt tid/faktiske omkostninger uanset om opgaven gennemføres som timeydelse eller som fastpris. Rejsetid faktureres efter medgået tid jf. den på faktureringstidspunktet gældende prisliste for MIQs ydelser MIQ udarbejder ikke dokumentation og vejledning for time-/fastpris baserede ydelser og resultatet heraf, medmindre dette er aftalt og specificeret i aftalen Standard betalingsbetingelse er netto 8 dage fra fakturadato Ved forsinket betaling er MIQ berettiget til at opkræve renter fra forfaldstidspunktet med 1,5 % pr. måned. Ved betalingsmisligholdelse er MIQ herudover berettiget til at suspendere og tilbageholde leverancen eller dele heraf og/eller gennem skriftlig meddelelse til Kunden at hæve aftalen helt eller delvist. Hæver MIQ aftalen, har MIQ ret til erstatning for dokumenterede tab forsaget af Kundens mislighold Medmindre andet fremgår af aftalen, er MIQ berettiget til at fakturere Kunden for de udførte timeydelser på baggrund af det faktisk opgjorte tidsforbrug. MIQ skal i den forbindelse løbende udarbejde behørig dokumentation for omfanget af de leverede timeydelser i form af timesedler eller lignende. 2 af 10

3 4.9. Opgaver, hvor hverken Kunden eller MIQ har mulighed for at vurdere omfanget, kan gennemføres efter overslag. Det vil sige, at der fastsættes en ramme for MIQs timeforbrug m.v Når 80% af de aftalte timer er forbrugt, og opgaven ikke forventes afsluttet indenfor den aftalte ramme, kontakter MIQ Kunden skriftligt for aftale det videre forløb Ønsker Kunden på den baggrund arbejdet stoppet, skal dette straks meddeles skriftligt til MIQ, og Kunden betaler i så fald alene for timeydelser, der er udført, og for den leverance der er udleveret til Kunden indtil MIQs modtagelse af anmodningen om at stoppe leverancen Dokumentation for MIQs timeforbrug, samt fakturering heraf, sker efter samme retningslinjer som for timeydelser Klippekort er jf. prislisten for MIQs ydelser en forudbetaling indeholdende rabat for timeydelser, hvor forbruget dokumenteres overfor Kunden på samme måde som timeydelser En fast pris er baseret på de oplysninger og de beskrivelser, der er indeholdt i aftalen, og såfremt MIQ efterfølgende bliver opmærksom på forhold, som må skønnes at have indvirkning på MIQs bedømmelse af leverancen, og som MIQ ikke selv burde have været opmærksom på, kan MIQ meddele Kunden, hvilke konsekvenser disse oplysninger får for den aftalte pris. Ønsker Kunden på den baggrund arbejdet stoppet, skal dette straks meddeles skriftligt til MIQ, og Kunden betaler i så fald alene for timeydelser, der er udført, og for det udstyr/programmel, der er udleveret til Kunden indtil MIQs modtagelse af anmodningen om at stoppe leverancen. 5. Abonnementsvilkår 5.1. Abonnement hos MIQ inkluderer en hostingydelse i Danmark, godkendt af IT- Revisionen hvorfra MIQ administrerer Kundens data Undlader Kunden at betale MIQ forfaldne faktura, har MIQ ret til at stoppe sine ydelser, herunder tilgang til data under hostingydelsen. Kunden vil herefter få tilbudt at få slettet og tilbageleveret data, efter MIQs modtagelse af forfaldne faktura. 6. Levering og leveringstid 6.1. Aftalte leveringsterminer fremgår af aftalen med Kunden. Delleverancer kan finde sted. 3 af 10

4 6.2. Levering anses for sket, når ydelsen fra MIQ er stillet til rådighed for Kunden online, og MIQ med henvisning til indgået aftale kan redegøre for opfyldelse af aftalen. Kunden må ikke urimeligt modsætte sig leverance, men kan acceptere leverance med udbedelse om eventuelle rimelige rettelser af fejl (hvis sådanne er til stede), hvilke MIQ skal udbedre for så vidt det ligger inden for den aftalte funktionalitet af leverancen For timeydelser sker levering løbende, efterhånden som timeydelserne udføres af MIQ. Skal der udføres ikke forudaftalt programmering, anses levering for sket, når MIQ meddeler Kunden, at den specielt udviklede software er klar til test, og/eller når Kunden har modtaget den specielt udviklede software eller på anden måde har fået adgang hertil. 7. Forsinkelse og udskydelse af arbejder 7.1. Hvis en af parterne indser, at der vil opstå forsinkelse med opfyldelsen af partens forpligtelser under aftalen, skal parten uden ugrundet ophold og med et varsel på mindst 2 dage skriftligt meddele dette til den anden part. Det påhviler herefter parterne loyalt at søge forsinkelsen og eventuelle skadelige virkninger af forsinkelsen begrænset mest muligt Ved Kundens forsinkelse er MIQ, uanset om MIQ kræver udskydelse af fastsatte leveringstidspunkter, berettiget til at kræve eventuelle meromkostninger dækket, som følge af at MIQs ressourcer til leverancen ikke har kunnet udnyttes optimalt. Endvidere kan MIQ beslutte at aftalte betalinger til de oprindeligt fastsatte tidspunkter forfalder, uanset at de opgaver, faser, milepæle og test mv., der skulle udløse betalingerne, endnu ikke er gennemført. 8. Særligt vedrørende software 8.1. Fremgår det af aftalen eller af de vilkår, der følger et softwareprodukt, som leveres under aftalen, at brugen af softwaren er underlagt supplerende betingelser, eksempelvis licensbetingelser, er Kunden pligtig til at orientere sig i sådanne betingelser og respektere disse. Dette gælder også software leveret på en open source platform Indhold i betingelserne vedrørende brugsrettigheder og afhjælpning af fejl har forrang i forhold til indholdet i disse generelle leveringsbetingelser Kunden er i øvrigt indforstået med at overholde dansk rets til enhver tid gældende regler for omgang med programmel, der er beskyttet af Ophavsretsloven Standardsoftware: For så vidt MIQs ydelse indebærer brug af eksisterende standardsoftware, opnår Kunden en begrænset, ikke-eksklusiv og ikke- 4 af 10

5 overdragelig ret til at bruge eventuelt leveret standardsoftware internt i Kundens virksomhed og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende licensbetingelser for standardsoftwaren Individuelt software: Skal MIQ under aftalen udvikle software, herunder eventuelt udarbejde eller levere tilhørende dokumentation, brugermanualer eller lignende, tilfalder ejendoms- og ophavsretten til softwaren og det dertil hørende materiale MIQ. MIQ kan som konsekvens heraf frit disponere over dette, herunder beslutte at implementere sådant udviklingsarbejde i de standardløsninger, MIQ i øvrigt udsteder licenser til Kunden opnår en tidsubegrænset ikke-eksklusiv, uoverdragelig ret til at anvende softwaren i den juridiske enhed, der har erhvervet retten hertil og til det antal brugere, der er anført i aftalen. Brugsretten kan være betinget af opretholdelse af vedligeholdelsesaftaler Software, der skal udvikles af MIQ, skal udvikles og programmeres efter de retningslinjer og specifikationer, der aftales mellem parterne. MIQ er alene ansvarlig for, at softwaren lever op til de specifikationer, der følger af aftalen, og MIQ påtager sig intet ansvar for integrationsmuligheder mv., medmindre dette er specificeret i aftalen. MIQ påtager sig ingen forpligtelser vedrørende vedligeholdelse af specialprogrammeret software. Ønsker Kunden udviklingen dokumenteret, skal dette særskilt fremgå af aftalen Det er op til Kunden, for egen regning, at foretage behørig testning af softwaren i et testmiljø hos Kunden, der modsvarer det driftsmiljø, hvor resultatet af MIQs udvikling efterfølgende skal sættes i drift. Dette for at begrænse eventuelle følgevirkninger af fejl i leverancen Vælger Kunden, på et senere tidspunkt, at installere nye udgivelser/versioner af de standardprogrammer, den individuelle software er udviklet til brug sammen med, er det Kundens eget ansvar at sikre den fortsatte integration og funktionalitet, og MIQ indestår ikke for, at den individuelle software kan fungere sammen med senere udgivelser og versioner af standardprogrammer. 9. Særligt vedrørende timeydelser 9.1. Hvis MIQ, i forbindelse med udførelsen af timeydelser, får adgang til Kundens it-systemer, skal Kunden, forinden arbejdet igangsættes, drage omsorg for, at MIQ er gjort skriftligt opmærksom på eventuelle sikkerhedsforeskrifter eller andre retningslinjer, som måtte gælde for adgangen til Kundens it-systemer Skal arbejdet udføres hos Kunden, påregner MIQ, at Kunden stiller lokaler og arbejdsplads til rådighed i nødvendigt omfang. Kunden drager herunder 5 af 10

6 omsorg for, at der består alle nødvendige rettigheder i forbindelse med MIQs medarbejderes adgang til Kundens it-systemer MIQs konsulenter skal iagttage sædvanlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der opnås indsigt i ved arbejdets udførelse. En eventuel skærpet tavshedspligt skal følge af særskilt aftale MIQ fraskriver sig ethvert ansvar for tab og skader, der opstår i forbindelse med, at MIQ stiller konsulenter til rådighed for opgaver, hvor den overordnede ledelse af opgavens udførelse styres af Kunden eller tredjemand. 10. Fælles hosting MIQ har ret til at drifte flere kunder i adskilte databaser som hostes på samme server. Kun MIQ har adgang til systemadministration herunder brugervedligeholdelse, opsætning af applikationer, installation, flytning, opdatering af rettelser, opgradering af installation og programændringer, 3. parts applikationer m.v. MIQ gennemfører opgaverne jf. retningslinjerne for software og timeydelser. 11. Individuel hosting Kunden kan i sjældne tilfælde opretholde egne data på egen server, og har i så fald det fulde ansvar, herunder at; Kunden, dennes hjælpere og eventuelt MIQ har adgang til systemadministration, hvis det kræves. MIQ kan tilbyde support hertil, herunder brugervedligeholdelse, opsætning af applikationer, installation, flytning, opdatering af rettelser, opgraderinger, installation af programændringer, 3. parts applikationer m.v MIQ ikke har ansvar for systemet, og opgaverne gennemføres jf. retningslinjerne for software og timeydelser, uden ansvar for MIQ. 12. Reklamation og ansvar Er MIQs leverance behæftet med fejl eller mangler, hvorved forstås, at det leverede ikke lever op til de aftalte specifikationer i aftalen, og hvor der ikke blot er tale om uvæsentlige afvigelser, skal Kunden, hvis Kunden vil påberåbe sig fejlen eller manglen, reklamere i overensstemmelse med nedenstående Timeydelser: Kunden skal uden ugrundet ophold kontrollere resultatet af en timeydelse og straks skriftligt indberette eventuelle mangler til MIQ. Reklamation skal under alle omstændigheder være MIQ i hænde senest én måned efter udførelsen af timeydelsen. For test af leveret software er Kunden forpligtet til selv at tilvejebringe testspecifikationer og testdata. 6 af 10

7 MIQ skal påbegynde afhjælpning af mangler inden for rimelig tid efter modtagelse af fyldestgørende reklamation fra Kunden. Er afhjælpning umulig på grund af ydelsens karakter, eller skønner MIQ at afhjælpning ikke er mulig inden for rimelige tidsmæssige og økonomiske rammer, kan MIQ i stedet, til fuld og endelig afgørelse, indrømme Kunden et forholdsmæssigt afslag i prisen på den mangelfulde timeydelse eller tilbagebetale vederlaget for den mangelfulde timeydelse, hvis denne grundet mangler er ubrugelig for Kunden Kunden kan, hvis manglerne er væsentlige, ophæve aftalen ex nunc og kræve erstatning med de begrænsninger, der følger af disse generelle betingelser, samt eventuelle betingelser knyttet til leveret software Hardware og standardsoftware: Den absolutte reklamationsperiode for hardware og standardsoftware udløber 12 måneder efter leveringstidspunktet, og reklamation forudsætter, at Kunden har opfyldt sin almindelige undersøgelsespligt efter dansk rets almindelige regler. Reklamation over for MIQ skal fremsættes skriftligt i umiddelbar forlængelse af denne undersøgelse. I modsat fald vil reklamationen være at afvise MIQ afgør, om afhjælpning af en mangel skal ske ved afhjælpning eller ved omlevering af den fejl- eller mangelbehæftede enhed Efter MIQs vurdering kan afhjælpning ske hos Kunden eller MIQ/et af MIQ anvist servicested. I sidstnævnte tilfælde forestår Kunden for egen regning og risiko transport til og fra MIQ/ servicested Afhjælpning sker inden for MIQs almindelige arbejdstid, og på begæring skal repræsentanter fra Kunden være til rådighed under MIQs arbejde Igangsætter MIQ ikke afhjælpning af en mangel inden for rimelig tid (minimum 20 arbejdsdage), kan Kunden være berettiget til et forholdsmæssigt afslag i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler. Desuden kan Kunden hæve aftalen, hvis der er tale om en væsentlig mangel, og forudsat denne ikke er afhjulpet senest 20 arbejdsdage efter, at det fejlbehæftede udstyr eller programmel er stillet til MIQs rådighed. I sådanne tilfælde kan Kunden desuden kræve erstatning med de begrænsninger, der følger af disse generelle betingelser, samt eventuelle betingelser knyttet til leveret software Foreligger der alene væsentlige mangler ved dele af leverancen, kan Kunden alene ophæve aftalen for så vidt angår de fejl- eller mangelbehæftede dele, medmindre manglen er af en sådan karakter at anvendeligheden af den samlede leverance er væsentligt nedsat. 7 af 10

8 12.6. MIQs begrænsede ansvar ved tredjepartsprodukter fremgår af afsnit 16 om 'Ansvarsbegrænsning'. 13. Kundens ansvar for mangelkrav Har Kunden skriftligt anmeldt et forhold som en mangel, og viser det sig, at der ikke foreligger en mangel, skal Kunden erstatte de udgifter, MIQ måtte have haft i den sammenhæng. Erstatningen fastlægges ud fra MIQs til enhver tid gældende prisliste for udført service mv. 14. Ansvarsbegrænsning MIQ har produktansvar i henhold til den til enhver tid gældende ufravigelige lovgivning herom MIQs afhjælpningspligt og ansvar i henhold til denne aftale omfatter ikke (a) fejl opstået som følge af installation foretaget af andre end MIQ eller som følge af Kundens anvendelse af produkterne i sammenhæng med andet tilbehør/programmel, som direkte eller indirekte påvirker produkternes funktion, (b) fejl opstået som følge af ændringer eller indgreb i produkterne, som ikke er sket i overensstemmelse med MIQs skriftlige instruktioner, (c) fejl opstået som følge af Kundens manglende uddannelse eller som følge af anvendelse af produkterne på en anden måde end foreskrevet i den udleverede dokumentation eller ved forsømmelser fra Kundens, dennes personales eller tredjemands side, og (d) manglende opfyldelse af behov eller ønsker om funktionalitet, som ikke udtrykkeligt og entydigt er beskrevet i parternes aftale MIQ er ikke ansvarlig for mangler i udstyr, software eller hostingydelser m.v., som MIQ ikke selv har leveret til Kunden MIQ er ikke ansvarlig for indirekte tab, følgeskader, skader forårsaget af itvirus, driftstab, tab af data og omkostninger til disses reetablering samt tab af fortjeneste og øvrige forretningsmæssige tab, uanset årsag. 15. Databeskyttelse generelt MIQ leverer ydelser i overensstemmelse med gældende love om databeskyttelse. 16. Beskyttelse af personoplysninger (GDPR) MIQs behandling af personoplysninger er omfattet af reglerne i persondataforordningen. Denne persondatapolitik kan blive ændret. Besøg vores hjemmeside regelmæssigt for at holde dig opdateret. 8 af 10

9 16.2. Kategorier af registrerede, typer personoplysninger og behandlingsaktiviteter, som indgår i MIQs behandling af personoplysninger på vegne af Kunden for at kunne levere serviceydelser MIQs behandling af personoplysninger kan relatere sig til følgende kategorier: Kunden, ansatte hos Kunden, Kundens egne kunder. MIQs behandling af personoplysninger kan relatere sig til følgende typer: navn, adresse, telefonnummer, , stilling, loginnavn, PIN kode, foto, bankkontonummer, køn, cpr-nummer Personoplysningerne kan blive genstand for følgende grundlæggende behandling: registrering, opbevaring, søgning og sletning Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger: MIQ har ansvar for at gennemføre fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et passende sikkerhedsniveau Foranstaltningerne skal gennemføres under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlingskarakter, omfang, sammensætning og formål samt risici af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. MIQ tager bl.a. kategorien af personoplysninger i betragtning ved fastlæggelsen af disse foranstaltninger MIQ gennemfører de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen af personoplysninger opfylder kravene i den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning Medarbejderforhold: MIQ sikrer, at dets medarbejdere, der behandler personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. MIQ sikrer, at adgangen til personoplysningerne begrænses til de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt at behandle personoplysninger for at kunne opfylde forpligtelserne over for Kunden i henhold til Aftalen. MIQ sikrer, at medarbejdere, der behandler personoplysninger for Kunden, kun behandler disse i overensstemmelse med Instruksen Sikkerhedsbrud: MIQ underretter uden unødig forsinkelse Kunden om brud på persondatasikkerheden, der potentielt kan føre til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysningerne behandlet for Kunden. Endvidere skal MIQ bistå Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser til at (i) dokumentere alle brud på persondatasikkerheden, (ii) anmelde eventuelle brud på persondatasikkerheden til de(n) kompetente tilsynsmyndighed(er) og (iii) 9 af 10

10 underrette de registrerede om sådanne brud på persondatasikkerheden, det hele i overensstemmelse med artikel 33 og 34 i Forordning om Databeskyttelse. 17. Underdatabehandlere MIQ må gøre brug af tredjeparter til behandlingen af personoplysninger for Kunden ( Underdatabehandler ). MIQ er direkte ansvarlig for Underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på samme vis, som var behandling foretaget af MIQ selv. Kunden er berettiget til fuld indsigt i aftaler om databehandling som MIQ opretholder med sine underleverandører Følgende virksomhed håndterer data for MIQ og er GDPR compliant: Mentor IT A/S. 18. Force majeure Ingen af parterne hæfter for en misligholdelse, hvis misligholdelsen skyldes forhold, som parterne ved aftalens indgåelse ikke burde have påregnet, herunder strejker og lockout og andre forhold, som efter dansk ret omfattes af begrebet force majeure. 19. Tvister Denne aftale er underlagt dansk lov, og tvister skal afgøres ved MIQs hjemting i Kolding retskreds. 10 af 10