Esselte ApS Fortrolighedserklæring

Transkript

1 Opdateret: Den 25. maj 2018 Esselte ApS Fortrolighedserklæring Esselte ApS er forpligtet til at administrere dine personoplysninger. Vi har udarbejdet denne privatlivspolitik som en vejledning til vores organisation og for at informere dig om, hvordan vi kan indsamle, administrere og bruge oplysninger indsamlet fra dig, på elektronisk eller anden vis. Politikken forklarer også, hvordan du kan administrere disse oplysninger. Du kan altid kontakte os på med eventuelle spørgsmål om denne politik eller om dine personoplysninger. Hvad dækker denne politik? Denne politik beskriver, hvordan Esselte ApS og andre selskaber i Esselte ApS-koncernen (heri også benævnt "Esselte", "vi" eller "os") indsamler, bruger og deler de oplysninger, du giver os, når du interagerer med vores virksomhed, medarbejdere eller på anden vis. Den beskriver også dine databeskyttelsesrettigheder, herunder din ret til at gøre indsigelse mod nogle af de databehandlinger, som Esselte udfører. Yderligere oplysninger om dine rettigheder og hvordan du udøver dem, findes i afsnittet Hvilke rettigheder har jeg? Bemærk venligst, at denne politik ikke gælder for websteder eller andre digitale platforme, hvorpå en anden privatlivspolitik er offentliggjort. Hvilke oplysninger indsamler vi? Vi indsamler og behandler personoplysninger om dig, når du kommunikerer med vores salgs- og kundeservicemedarbejdere, når du køber varer og tjenester fra os eller på anden vis interagerer med vores virksomhed eller medarbejdere. De oplysninger, vi kan indsamle eller behandle, omfatter: Fulde navn Forretningsadresse, telefonnummer og adresse Jobtitel, rolle og afdeling Underskrift Nationalitet Oplysninger om kreditloft Navnene på aktionærer i eller den endelige rettighedshaver af din virksomhed Navnene på medlemmer af ledelsen i din virksomhed Din virksomheds kontooplysninger Momsregistreringsnummer eller cpr-nummer

2 Ordreoplysninger - eller chatmeddelelser Kopier af identifikationsdokumenter, såsom kørekort eller pas Billeder fra arrangementer Din virksomheds driftsområder Din virksomheds branche De særlige madønsker og andre præferencer, du måtte have i forbindelse med din deltagelse i arrangementer Dine markedsføringspræferencer, herunder eventuelle samtykker, du har givet os og Eventuelle personoplysninger, du frivilligt har givet os. Hvilke oplysninger modtager vi fra tredjeparter? Nogle gange modtager vi oplysninger om dig fra tredjepart. Særligt vores grossister kan sommetider indsamle oplysninger fra dig og dele dem med os for at sikre, at vi giver dig god kundeservice og support. Derudover kan vi i forbindelse med udførelse af kreditreferencekontrol og anden finansiel due diligence modtage oplysninger fra tredjepartskreditvurderingsbureauer, der indsamler forskellige målinger, såsom registreret kapital, finansielle konti og betalingshistorik, for at fastslå relevante kreditrisici. Hvordan bruger vi disse oplysninger og hvad er retsgrundlaget for sådan brug? Vi behandler disse personoplysninger til følgende formål: Til at opfylde en kontrakt eller træffe foranstaltninger i forbindelse med en kontrakt, især til at: o Indgå og opfylde en kontrakt mellem dig, eller din virksomhed, og Esselte o Bekræfte din identitet o Modtage eller foretage betaling o Behandle ordrer o Kommunikere med dig o Levere kundeservice og foretage andre leveringer, herunder levering af produkter, præmier eller tjenester og o Levere eftersalgsservice og yde garantidækning.

3 Som påkrævet af Esselte med henblik på at drive vores forretning og forfølge vores legitime interesser, især: o Vi bruger oplysninger til at levere de produkter og tjenester, du har anmodet om og til at besvare eventuelle kommentarer eller klager, du måtte sende os o Hvis du bruger et kredit- eller betalingskort til at foretage betaling, benytter vi tredjeparter til at kontrollere gyldigheden af det bankregistreringsnummer, kontonummer og kortnummer, du indsender, for at forhindre svindel (se udveksling af oplysninger nedenfor) o Vi overvåger konti for at forhindre, undersøge og/eller anmelde svindel, terrorisme, vildledelse, sikkerhedshændelser eller kriminelle aktiviteter i overensstemmelse med gældende lovgivning o Vi bruger de oplysninger, du giver os, til at undersøge eventuelle klager fra dig eller andre om vores virksomhed, produkter eller tjenester og til at sikre vores produkters sikkerhed o Vi bruger oplysninger til at arrangere kurser og andre arrangementer o Vi bruger oplysninger til at forfølge vores intellektuelle ejendomsrettigheder o Vi bruger oplysninger til at foretage vores interne finansielle processer, såsom intern regnskabsføring og betaling af relevante skatter o Vi bruger oplysninger til at foretage kreditrisikovurderinger o Vi bruger oplysninger i forbindelse med juridiske krav, overholdelse, til lovgivningsmæssige og efterforskningsmæssige formål efter behov (herunder offentliggørelse af sådanne oplysninger i forbindelse med juridiske processer eller retssager) og o vi bruger oplysninger fra visse personer til at invitere dem til at deltage i markedsførings- eller salgsfremmende kampagner. Hvis du giver os dit samtykke: o Sender vi dig direkte markedsføring vedrørende vores relevante produkter og tjenester eller andre produkter og tjenester, som vi, vores partnere og nøje udvalgte partnere tilbyder og o ved andre lejligheder, hvor vi anmoder om dit samtykke, bruger vi oplysningerne til det formål, som vi forklarer på det pågældende tidspunkt.

4 Til formål, der kræves i henhold til loven: o Til at besvare anmodninger om en kopi af dine oplysninger, til at rette, slette eller begrænse behandling af oplysningerne, eller bede os om at overføre nogle af disse oplysninger til andre organisationer o Vi bruger oplysninger i forbindelse med juridiske krav, overholdelse, til lovgivningsmæssige og efterforskningsmæssige formål efter behov (herunder offentliggørelse af sådanne oplysninger i forbindelse med juridiske processer eller retssager) og o som reaktion på anmodninger fra statslige eller retshåndhævende myndigheder, der foretager en undersøgelse i henhold til gældende lovgivning. Automatiseret beslutningstagning og profilering I nogle tilfælde bruger vi oplysninger, du giver os, til at foretage kontrol for at sikre overholdelse af relevante love. I disse processer kontrolleres navne i forhold til offentligt tilgængelige oplysninger for at finde potentielle overensstemmelsesrisici, og hvis en sådan risiko findes, kan vi kontakte dig for at bekræfte, at sådanne oplysninger er korrekte eller for at anmode dig om yderligere oplysninger. Derudover bruger vi oplysninger, du giver os, til at foretage kreditvurderinger og anden finansiel due diligence. For at gøre det sender vi grundlæggende oplysninger til et tredjepartskreditvurderingsbureau, der indsamler en række beregninger, såsom registreret kapital, finansielle konti og betalingshistorik for at fastslå relevante kreditrisici. Tilbagekaldelse af samtykke eller på anden vis at gøre indsigelse mod behandling Uanset hvornår vi er afhængige af dit samtykke, vil du altid kunne tilbagekalde dit samtykke, selv om vi måske har andre juridiske grunde til at behandle dine oplysninger til andre formål, såsom dem, der er beskrevet ovenfor. I nogle tilfælde kan vi sende dig direkte markedsføring uden dit samtykke, i hvilket tilfælde vi baserer vores handling på vores legitime interesser. Du har når som helst fuld ret til at fravælge direkte marketing eller profilering, som vi foretager til formål for direkte marketing. Du kan gøre dette ved at følge instruktionerne i meddelelsen, hvis dette er en elektronisk meddelelse, eller ved at kontakte os ved hjælp af nedenstående oplysninger. Hvis vi beskæftiger os med automatiseret beslutningstagning eller profilering, kan du gøre indsigelse mod denne behandling ved at kontakte os ved hjælp af nedenstående oplysninger. Hvem deler vi disse oplysninger med, hvor og hvornår? Vi kan dele dine personoplysninger med selskaber i Esselte-koncernen:

5 Vi overvåger konti for at forhindre, undersøge og/eller anmelde svinde, terrorisme, vildledelse, sikkerhedshændelser eller kriminelle aktiviteter i overensstemmelse med gældende lovgivning For at administrere vores tilgodehavendefunktion For at administrere vores kundeloyalitetsprogram For at give dem markedsprodukter, der kan være af interesse for dig For at behandle eventuelle klager fra dig eller fra andre om vores virksomhed, produkter eller tjenester og i forbindelse med juridiske krav, overholdelse, til lovgivningsmæssige og efterforskningsmæssige formål efter behov (herunder offentliggørelse af sådanne oplysninger i forbindelse med juridiske processer eller retssager). Vi kan dele dine oplysninger med følgende tredjeparter: Tredjepartstjenesteudbydere, som behandler dine personoplysninger på vegne af Esselte med henblik på ovennævnte formål, herunder:: o Leverandører o Reparatører o Vores lager, shipping- og andre logistikvirksomheder o Overensstemmelsesleverandører og o it-tjenesteudbydere Kursus- og eventarrangører, rejsebureauer, hoteller og andre steder, der kan hjælpe med aktivitetskoordinering Revisorer, aktuarer, advokater eller andre professionelle tjenesteudbydere, der er underlagt relevante kontraktmæssige garantier, hvis de er lovpligtige eller hvis de påkræves for at sikre retlig beskyttelse af vores legitime interesser i overensstemmelse med gældende lovgivning; Salgsagenter, der hjælper med at udvikle vores forretningsforhold Betalingstjenesteudbydere og banker i forbindelse med betalingsbehandling samt overholdelse af lovkrav

6 Kreditvurderingsbureauer for kreditvurderinger Myndigheder, parter, fordringshavere, sagsøgere, undersøgere eller retshåndhævende embedsmænd, hvis de påkræves til ovennævnte formål, hvis de er lovpligtige eller hvis de påkræves for at sikre retlig beskyttelse af vores legitime interesser i overensstemmelse med gældende lovgivning og vores rådgivere, potentielle købere og eventuelle potentielle køberes rådgivere, hvis vores virksomhed eller aktiver bliver solgt eller sammenlagt med en anden virksomhed. I sådanne tilfælde kan dine personoplysninger blive overdraget til den nye enhed. På grund af vores type virksomhed kan vi muligvis få behov for at overføre personoplysninger, du giver os, til medlemmer af Esselte-koncernen eller tredjeparter i lande, der kan have andre love og databeskyttelseskrav, herunder lande, hvis persondata- og databeskyttelseslovgivning kan være mindre omfattende end lovene i dit land. Hvis oplysninger overføres uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, og hvis dette sker til et land, der ikke er omfattet af en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet, der træffes af Den Europæiske Unions Kommission, er oplysninger tilstrækkeligt beskyttet af EU-godkendte standardkontraktklausuler, en passende Privacy Shieldcertificering eller bindende virksomhedsregler, som databehandlere skal overholde. En kopi af den relevante mekanisme kan rekvireres på anmodning til DataPrivacy@acco.com. Hvilke rettigheder har jeg? Du har ret til at bede os om at få udleveret en kopi af dine personoplysninger med henblik på at rette, slette eller begrænse (stoppe enhver aktiv) behandling af dine personoplysninger og om at få de personoplysninger, du giver os i forbindelse med en kontrakt eller med dit samtykke i et struktureret, maskinlæsbart format samt om at bede os om at dele (portere) disse personoplysninger til en anden dataansvarlig. Derudover kan du gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger under visse omstændigheder (især hvis vi ikke behøver at behandle personoplysningerne for at opfylde et kontraktligt eller andet juridisk krav eller hvis vi bruger personoplysningerne til formål for direkte markedsføring). Disse rettigheder kan være begrænsede, for eksempel hvis behandlingen af din anmodning ville afsløre personoplysninger om en anden person, eller hvis du beder os om at slette oplysninger, som vi er forpligtet ved lov til at beholde eller vi har en tungtvejende legitim interesse i at beholde. For at udøve nogen af disse rettigheder kan du kontakte os ved hjælp af nedenstående oplysninger. Hvis du har ubesvarede spørgsmål har du ret til at klage til en EU-

7 databeskyttelsesmyndighed i det land, hvor du bor, arbejder eller hvor du mener, at et brud på datasikkerheden kan have fundet sted. Med undtagelse af markedsføringspræferencer og personoplysninger, du frivilligt deler med os, er tilvejebringelse af ovennævnte personoplysninger nødvendigt. Såfremt der ikke tilvejebringes relevante personoplysninger er vi ikke i stand til at levere de relevante produkter, tjenester, betalinger eller præmier til dig. Markedsføringspræferencer og andre oplysninger, du frivilligt deler med os, er frivillige. Manglende tilvejebringelse af disse oplysninger kan dog betyde, at vi ikke kan vise dig relevante produkter eller salgskampagner, som kan være af interesse for dig. Hvordan kommer jeg i kontakt med jer? Vi håber, at vi kan besvare de forespørgsler, du måtte have om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Hvis du har eventuelle spørgsmål om, hvordan vi behandler dine personoplysninger eller ønsker at fravælge direkte markedsføring, kan du kontakte os på DataPrivacy@acco.com eller skrive til den dataansvarlige på nedenfor angivne postadresse. Hvilken Esselte-enhed fungerer som min dataansvarlige, og hvilke koncernselskaber kan mine personoplysninger blive delt med? Den datasvarlige i forbindelse med dine personoplysninger er: Esselte ApS Smedeholm 10, 1., 2730 Herlev Phone number: DataPrivacy@acco.com En liste over Esselte-koncernenheder og deres kontaktoplysninger findes her. Hvor længe opbevarer I mine personoplysninger? Vi opdaterer og beskytter personoplysninger så længe som nødvendigt i forbindelse med de formål, til hvilke personoplysningerne oprindeligt blev indsamlet eller på anden vis blev lovligt behandlet, herunder som påkrævet i henhold til gældende lovgivning og forældelsesfrister. Når vi behandler personoplysninger til markedsføringsformål eller med dit samtykke, behandler vi personoplysningerne, indtil du anmoder os om at stoppe og i en kort periode derefter (for at give os mulighed for at behandle dine anmodninger). Vi registrerer også, at du har anmodet os om ikke at sende dig direkte markedsføring eller om ikke at behandle dine personoplysninger på ubestemt tid, så vi kan indfri din anmodning i fremtiden.