Temporents privatlivspolitik

Transkript

1 Temporents privatlivspolitik Generelt Beskyttelse af dit privatliv er meget vigtig for Temporent. Vores mål er, at du skal kunne føle dig tryg, når vi behandler dine personoplysninger. I vores egenskab af dataansvarlig sørger vi derfor for altid at overholde gældende lov om beskyttelse af dine personoplysninger. Regler for anvendelse Denne privatlivspolitik gælder for al Temporents anvendelse af personoplysninger i forbindelse med vores aktiviteter i forhold til dig som kunde, kontaktperson hos kunden, eller hvis du på anden måde har vist interesse for vores tjenester. Indsamling af persondata De oplysninger, vi indsamler om dig, kommer hovedsageligt fra dig i forbindelse med din aftale med os, og når du anvender vores tjenester. Det kan eksempelvis dreje sig om kontaktoplysninger, ordre- og betalingsoplysninger og informationer om, hvordan du bruger vores tjenester. For at forbedre vores web- og apptjenester bruger vi også cookies, som kan indeholde personoplysninger. Du kan læse mere om, hvordan vi bruger cookies, i den fulde version af vores cookiepolitik på Temporents websted. Vores anvendelse og deling Temporent bruger dine personoplysninger, så vi på bedste måde kan stille vores produkter og tjenester til rådighed for dig. Dine personoplysninger anvendes til følgende formål: Administration og opfyldelse af aftaler Markedsføring, herunder kundetilpasset direct mail Fastslåelse og forsvar af retskrav og Metode- og forretningsudvikling Vi bruger ikke dine personoplysninger til andre, uforenelige formål og gemmer dem kun, så længe det er nødvendigt. Vi giver i nogle tilfælde dine personoplysninger videre til andre koncernvirksomheder, ITleverandører eller virksomheder, vi samarbejder med, for at kunne levere vores produkter og tjenester. Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjepart. Privatlivspolitik Side 1/ maj 2018

2 Dine rettigheder Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi har om dig, og hvordan vi behandler disse data. Desuden har du også til en vis grad kontrol over dine persondata. Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret dine oplysninger eller få dem rettet, slettet, blokeret eller flyttet. Du har også ret til at gøre indsigelse over for nogle typer brug af dine data eller tilbagekalde dit samtykke til, at dine oplysninger må bruges. Hvis du mener, at vi har brugt dine persondata på ulovlig vis, har du altid ret til at klage til Datatilsynet (Datainspektionen (S)). Hvis du vil vide mere om dine rettigheder, kan du læse mere i den fulde version af vores privatlivspolitik. Kontaktoplysninger Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, vores anvendelse af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at håndhæve dine rettigheder, kan du kontakte os på følgende måde: Temporent A/S Att: Claus Weppler Høffdingsvej Valby claus.weppler@temporent.dk Tfn: Websted: Privatlivspolitik Side 2/ maj 2018

3 1. Generelt Fuld version af vores privatlivspolitik 1.1 Temporent Aktieselskab, CVR-nr ("Temporent") respekterer og værner om dit privatliv. Vi ønsker, at du skal kunne føle dig tryg, når vi behandler dine personoplysninger. Med denne privatlivspolitik ("Privatlivspolitik") ønsker vi at vise, hvordan vi sikrer os, at dine personoplysninger håndteres i overensstemmelse med gældende lov. 1.2 For at vi kan stille vores produkter og tjenester til rådighed for dig som bruger, bliver vi nødt til at anvende personoplysninger om dig. Denne privatlivspolitik gælder for dig som kunde, kontaktperson hos kunden, eller hvis du på anden måde har vist interesse for vores tjenester. 2. Dataansvarlig 2.1 Temporent er den dataansvarlige part i behandlingen af dine personoplysninger og har ansvaret for, at denne behandling sker i overensstemmelse med gældende lov. Du finder vores kontaktoplysninger nederst i denne privatlivspolitik. 3. Vores brug af dine personoplysninger 3.1 Temporent bruger dine personoplysninger, så vi på bedste måde kan stille vores produkter og tjenester til rådighed for dig. Vi bruger derfor dine personoplysninger til følgende formål: - Administration og opfyldelse af aftaler samt for at varetage vores juridiske interesser - markedsføring, herunder kundetilpasset direct mail - metode- og forretningsudvikling samt - fastslåelse og forsvar af retskrav I nedenstående skema får du yderligere oplysninger om, hvorfor vi bruger dine persondata, hvilke oplysninger vi gemmer for at opfylde vores endemål, og hvor længe vi opbevarer dine data. Privatlivspolitik Side 3/ maj 2018

4 Formål: Administration og opfyldelse af aftaler samt for at varetage vores juridiske interesser i tilfælde af en tvist Personoplysninger: Kontaktoplysninger såsom navn, adresse, , telefonnummer, titel/stilling, arbejdsgiver Ordre- og betalingsoplysninger såsom ordrehistorik og betalingsinformationer. Hvad vi gør: Vi bruger dine oplysninger, så vi kan levere og administrere vores tjenester. Hvis der opstår en tvist om eksempelvis betaling, har vi ret til at bruge dine oplysninger til at fastslå, forsvare eller gøre vores juridiske rettigheder gældende. Retsgrundlag: Interesseafvejning, eftersom vi vurderer, at vores interesse i at komme i kontakt med dig er vigtigere end din interesse i beskyttelse af dine personoplysninger Opbevaringstid: Oplysningerne gemmes i hele aftaleforholdets varighed og op til 2 år efter aftalens opsigelse. Oplysningerne må gemmes i længere tid, hvis de skal bruges til at fastslå, forsvare eller gøre vores juridiske rettigheder gældende, f.eks. i tilfælde af uenighed om betaling. Dine rettigheder: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores anvendelse af dine personoplysninger ud fra en interesseafvejning. Se afsnit 9, hvis du vil læse mere om dine rettigheder. Formål: Markedsføring, herunder kundetilpasset direct mail Personoplysninger: Kontaktoplysninger såsom navn, adresse, , telefonnummer, titel/stilling, arbejdsgiver. Webstedsoplysninger såsom hvilke sider du har besøgt på vores websted og varigheden af besøget. Hvad vi gør: Vi bruger dine personoplysninger i forbindelse med vores markedsføring, herunder kundetilpasset direct mail. Retsgrundlag: Interesseafvejning, eftersom vi vurderer vores interesse i at sende dig generel markedsføring til at være vigtigere end din interesse i beskyttelse af dine personoplysninger. Opbevaringstid: For dig som er kontaktperson hos en kunde eller har anmeldt interesse hos os: Oplysningerne gemmes og bruges i hele aftaleforholdets varighed og i op til 2 år efter afsluttet kundeforhold. Har du tilmeldt dig til vort nyhedsbrev behandler vi oplysningerne til du afmelder dig. Dine rettigheder: Du har altid ret til at kræve, at vi stopper med at bruge dine personoplysninger til direkte markedsføring Se afsnit 9 for yderligere oplysninger om dine rettigheder Privatlivspolitik Side 4/ maj 2018

5 Formål: Metode- og forretningsudvikling Personoplysninger: Kontaktoplysninger såsom navn, adresse, , telefonnummer, titel/stilling, arbejdsgiver. Ordre- og betalingsoplysninger såsom ordrehistorik og betalingsinformationer. Webstedsoplysninger såsom hvilke sider du har besøgt på vores websted og varigheden af besøget. Hvad vi gør: Vi bruger dine personoplysninger inden for rammerne af vores markeds- og kundeanalyser, som hovedsageligt består af statistik og data fra gennemførte kundetilfredshedsundersøgelser. Resultaterne af vores analyser bruges senere som grundlag for at forbedre, udskifte eller implementere nye tjenester, processer eller arbejdsmetoder, som har til formål at opfylde dine og andre kunders forventninger og ønsker. Retsgrundlag: Interesseafvejning, eftersom vi bedømmer vores interesse i at analysere brugen af vores produkter og tjenester med det formål at forbedre, erstatte dem eller skabe nye til at være vigtigere end din interesse i beskyttelse af dine personoplysninger. Opbevaringstid: Vi gemmer og bruger dine personoplysninger til dette formål i aftalens løbetid og i op til 2 år derefter Dine rettigheder: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores anvendelse af dine personoplysninger ud fra en interesseafvejning. Se afsnit 9 hvis du vil læse mere om dine rettigheder. Privatlivspolitik Side 5/ maj 2018

6 Formål: fastslåelse og forsvar af retskrav Personoplysninger: Samtlige personoplysninger, der kan forekomme om dig, og som fremgår af skemaerne ovenfor. Hvad vi gør: Vi bruger dine personoplysninger til at fastslå, udøve eller forsvare juridiske krav. Retsgrundlag: Interesseafvejning, eftersom vi vurderer vores interesse i at kunne fastslå, udøve eller forsvare juridiske krav til at være vigtigere end din interesse i beskyttelse af dine personoplysninger. Opbevaringstid: Vi gemmer dine personoplysninger, lige så længe det er nødvendigt for at fastslå, udøve eller forsvare retskrav. Dine rettigheder: Du har ret til at gøre indsigelse mod anvendelsen af dine personoplysninger, som beror på en interesseafvejning. Hvis du gør indsigelse mod en sådan anvendelse, fortsætter vi kun med at bruge dine oplysninger, hvis der er vægtige grunde, der vejer tungere end dine interesser i beskyttelse af dine personoplysninger. Se endvidere afsnit 9 om dine rettigheder. Privatlivspolitik Side 6/ maj 2018

7 4. Hvor kommer dine personoplysninger fra 4.1 De personoplysninger, vi anvender om dig, har du overdraget til os. Du efterlader oplysninger som f.eks. kontaktoplysninger, når du foretager bestillinger og anvender vores tjenester. Vi indhenter også visse oplysninger i offentlige registre. 4.2 For at du kan indgå en aftale med Temporent, og for at vi kan stille vores produkter og tjenester til rådighed for dig, er det et krav, at du overdrager visse personoplysninger til os. Hvis du ikke giver os de oplysninger, vi behøver for at kunne drive vores forretning, kan vi desværre ikke indgå en aftale med dig eller stille vores produkter og tjenester til rådighed for dig. 5. Automatiseret stillingtagen 5.1 Vi benytter os ikke af automatiske processer for at tage beslutninger, som påvirker dig i væsentlig grad. 6. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger? 6.1 Vi opbevarer kun dine personoplysninger, så længe de behøves for at opfylde de formål, som vi oprindeligt indsamlede oplysningerne til, i henhold til denne privatlivspolitik. Når vi ikke længere har brug for at gemme dine oplysninger, fjerner vi dem fra vores systemer, databaser og sikkerhedskopier. I skemaerne ovenfor under afsnit 3 kan du se, hvor længe vi gemmer personoplysninger om dig til forskellig brug. 6.2 Vi kan også få brug for at gemme dine personoplysninger af andre årsager, f.eks. for at overholde lovmæssige krav eller for at tilgodese vores juridiske interesser eller andre vigtige almene interesser, og i så tilfælde vil det være nødvendigt at gemme dine personoplysninger i længere tid end ovenfor nævnt. 7. Hvem giver vi dine personoplysninger til? 7.1 Temporent overdrager i nogle tilfælde dine personoplysninger til tredjepart, som f.eks. andre koncernvirksomheder, IT-leverandører eller virksomheder, vi samarbejder med, for at kunne levere vores produkter og tjenester. Vi kan i visse tilfælde også blive pålagt at udlevere dine oplysninger til myndigheder eller andre instanser i forbindelse med domstolsafgørelser, virksomhedsovertagelser eller lignende. 7.2 Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjepart. Privatlivspolitik Side 7/ maj 2018

8 8. Hvor bruger vi dine personoplysninger? 8.1 Temporent bestræber sig på altid at behandle dine personoplysninger inden for EU/EØS. I nogle tilfælde kan vi komme ud for at skulle overføre dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Hvis dine personoplysninger overføres til et sådant land, sørger vi for, at oplysningerne fortsat er beskyttede, og at overførslen sker i henhold til loven. 8.2 Ved overførsler til et land uden for EU/EØS, som ikke garanterer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger, benytter vi os af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Du finder bestemmelserne her: Ved overførsler til modtagere i USA, der er omfattet af Privacy Shield, benytter vi os af denne ordning til overførsel af dine personoplysninger. Du finder bestemmelserne her: J:L:2016:207:FULL 9. Dine rettigheder 9.1 Vores ansvar for dine rettigheder Temporent har som dataansvarlig ansvaret for, at dine personoplysninger anvendes i henhold til loven, og at dine rettigheder respekteres. Du kan når som helst kontakte os, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder. Du finder vores kontaktoplysninger nederst i denne privatlivspolitik Temporent er forpligtet til at besvare din anmodning om at gøre brug af dine rettigheder inden for en måned at regne fra henvendelsestidspunktet. Hvis din anmodning er kompliceret, eller hvis vi har modtaget et større antal henvendelser, har vi ret til at forlænge svartiden med yderligere to måneder. Hvis vi ikke mener os i stand til at efterkomme dine ønsker, skal vi senest en måned efter modtagelse af din henvendelse meddele dig årsagen hertil og informere dig om, at du har ret til at klage til tilsynsmyndighederne Al information, kommunikation og samtlige foranstaltninger, som vi træffer, er uden omkostninger for dig. Hvis din anmodning på baggrund af dine rettigheder er åbenbart ubegrundet eller urimelig, har vi ret til at opkræve et administrationsgebyr for at informere dig eller for at gennemføre den ønskede handling eller afslå at imødekomme din anmodning. Privatlivspolitik Side 8/ maj 2018

9 9.2 Din ret til adgang, rettelser, sletning og begrænsning Du har ret til at kræve følgende af Temporent a) Adgang til dine personoplysninger. Det betyder, at du har ret til at anmode om en registerudskrift af vores anvendelse af dine personoplysninger. Du har også ret til omkostningsfrit at få en kopi af de personoplysninger, som vi anvender. For eventuelle yderligere kopier har vi ret til at opkræve et administrationsgebyr. Hvis du indsender en anmodning i elektronisk format, f.eks. via , sender vi dig oplysningerne i et almindeligt brugt elektronisk format. b) Rettelse af dine personoplysninger På din anmodning eller på eget initiativ retter, anonymiserer, sletter eller supplerer vi oplysninger, som vi opdager er fejlagtige, ufuldstændige eller misvisende. Du også ret til at supplere med yderligere oplysninger, hvis der skulle mangle relevant information om noget. c) Sletning af dine personoplysninger. Du har (fra og med den 25. maj 2018) ret til at kræve, at vi sletter dine personoplysninger, hvis der ikke længere er en acceptabel grund til, at vi gør brug af dem. Sletning skal derfor ske, hvis: (i) (ii) (iii) (iv) dine personoplysninger ikke længere er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til vi anvender dine oplysninger på baggrund af dit samtykke, og du tilbagekalder dette du gør indsigelse mod vores anvendelse af dine oplysninger, som sker efter en afvejning af interesser, og det viser sig, at vi ikke har vigtige interesser, der vejer tungere end dine interesser og rettigheder vi har brugt dine personoplysninger ulovligt, (v) vi har en juridisk forpligtelse til at slette dine personoplysninger, eller (vi) du er et barn, og vi har indsamlet dine personoplysninger i forbindelse med tilbud om informationssamfundstjenester. Der kan dog være lovkrav eller andre tungtvejende årsager til, at vi ikke umiddelbart kan slette dine personoplysninger. I så tilfælde benytter vi kun dine personoplysninger til at efterkomme lovens krav eller til andre formål, som er nødvendige af andre tungtvejende årsager. Privatlivspolitik Side 9/ maj 2018

10 d) Begrænset anvendelse. Det betyder, at vi midlertidigt begrænser anvendelsen af dine personoplysninger. Du har (fra og med den 25. maj 2018) ret til at anmode om begrænset anvendelse, når: (i) (ii) (iii) du mener, at dine oplysninger er forkerte, og du har anmodet om, at de bliver rettet i henhold til punkt b), mens vi udreder oplysningernes korrekthed anvendelsen er ulovlig, og du ikke ønsker, at oplysningerne slettes vi som dataansvarlige ikke længere har brug for dine personoplysninger til det oprindelige anvendelsesformål, men du har brug for dem for at kunne fastslå et retskrav, gøre et retskrav gældende eller forsvare det, eller (iv) du har gjort indsigelse mod anvendelse af dine personoplysninger i henhold til punkt 9.3.1og afventer afgørelse af, hvorvidt vores vigtige interesser vejer tungere end dine Temporent vil (fra og med den 25. maj 2018) gøre alt, hvad vi kan inden for rimelighedens grænser, for at underrette alle, der har taget imod personoplysninger i henhold til afsnit 7 ovenfor, hvis vi har rettet, slettet eller begrænset adgangen til dine personoplysninger, efter at du har bedt os om det. På din begæring vil vi informere dig om, hvem vi har givet personoplysninger til. 9.3 Din ret til at gøre indsigelse mod anvendelse Du har ret til at gøre indsigelse mod anvendelse af dine personoplysninger, som beror på vores interesseafvejning eller den almene interesse (se afsnit 3 ovenfor). Hvis du gør indsigelse mod en sådan anvendelse, fortsætter vi kun med at bruge dine oplysninger, hvis vi har vigtige grunde til en fortsat anvendelse, der vejer tungere end dine interesser Hvis du ikke ønsker, at Temporent anvender dine personoplysninger til direkte markedsføring, har du altid ret til at gøre indsigelse mod en sådan anvendelse ved at kontakte os. Når vi har modtaget din indsigelse, stopper vi med at bruge dine personoplysninger i markedsføringsøjemed. 9.4 Din ret til at tilbagekalde samtykket Ved anvendelse af dine personoplysninger, hvor dit samtykke er lovlig grund (se afsnit 3 ovenfor), kan du når som helst tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os. Du finder vores kontaktoplysninger nederst i denne privatlivspolitik. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, er det muligt, at du ikke kan benytte vores tjenester som tilsigtet. Privatlivspolitik Side 10/ maj 2018

11 9.5 Din ret til dataportabilitet Du har (fra og med den 25. maj 2018) ret til dataportabilitet. Det betyder, at du har ret til at få udleveret en del af dine personoplysninger i et struktureret, alment brugt og maskinlæsbart format, og du har ret til at få oplysningerne overført til en anden dataansvarlig. Du har kun ret til dataportabilitet, når anvendelsen af dine personoplysninger er automatiseret, og vores anvendelse sker på baggrund af dit samtykke eller i henhold til en aftale indgået mellem dig og os. 9.6 Din ret til at klage til tilsynsmyndighederne Du har ret til at klage over vores anvendelse af dine personoplysninger til Datatilsynet (Datainspektionen (S)). 10. Vi beskytter dine personoplysninger Vi ønsker, at du skal kunne føle dig tryg, når du giver os dine personoplysninger. Temporent har derfor gennemført passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring og sletning. Hvis der skulle opstå sikkerhedsbrister, der kan påvirke dig eller dine personoplysninger i væsentlig grad, f.eks. når der er risiko for bedrageri eller identitetstyveri, kontakter vi dig og fortæller, hvad du kan gøre for at mindske risikoen. 11. Cookies Temporent benytter cookies på vores websted og i vores tjenester for at forbedre din brugeroplevelse hos os. Vi bruger blandt andet cookies for at forenkle og tilpasse vores web- og apptjenester. I vores cookiepolitik forklarer vi nærmere, hvordan vi bruger cookies, og hvilke valg du har i den forbindelse. Du finder vores cookiepolitik på vores websted. 12. Ændringer af denne privatlivspolitik Temporent har ret til når som helst at ændre denne privatlivspolitik. Når vi foretager ændringer, der ikke kun er af sproglig eller redaktionel karakter, får du tydelig information om ændringerne, og hvad de kommer til at betyde for dig, inden de træder i kraft. Hvis vi får brug for dit samtykke for at kunne implementere disse ændringer i forhold til dig, og du ikke godtager de ændrede vilkår, har du ret til at opsige din aftale med os, inden vilkårene træder i kraft. Privatlivspolitik Side 11/ maj 2018

12 13. Kontaktoplysninger Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, vores anvendelse af dine personoplysninger eller, hvis du ønsker at håndhæve dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte os Temporent Aktieselskab ( ) Temporent A/S Att: Claus Weppler Høffdingsvej Valby Tfn: Websted: Privatlivspolitik Side 12/ maj 2018