Referat for officielt beboermøde på Åbykollegiet d. 9 maj 2019 kl. 19:00

Transkript

1 Referat for officielt beboermøde på Åbykollegiet d. 9 maj 2019 kl. 19:00 Mødet blev afholdt tirsdag d. 9 maj 2019 kl. 19:00 i kollegiets fællesrum. Bestyrelsen var repræsenteret af Anne Schneider, Julie Møller, Kathrine By, Anna Hybschmann og Cecilie Søe. Der var fremmødt 58 beboere. Til beboermødet var der følgende dagsorden: 1. Velkomst og valg af ordstyrer og referent 2. Bestyrelsens beretning 3. Godkendelse af budget 4. Indkomne forslag 5. Valg af bestyrelse 6. Evt. 1. Velkomst og valg af ordstyrer Anne (formanden) bød velkommen og foreslog hende selv som dirigent og Cecilie som referent. Dette godkendte alle fremmødte. Ordstyrer: Anne Referent: Cecilie 2. Bestyrelsen beretning Der blev informeret om det gældende brandsyn, der har fundet sted på kollegiet. Der er blevet udmeldt fra Martin, viceværten, at de kommer igen inden længe og tjekker op på nedenstående: - Der må gerne være dørmåtter foran dørene - Alt andet som placeres uden for døren (fx skohylder) skal være af metal og IKKE andet - Der må intet være af plastik eller træ Dertil kommer der to brandslukkere på kollegiet: En i fællesrummet og en i vaskerummet Ligeledes blev der informeret om overvågning. Anne og Martin har været rundt på kollegiet og besluttet, hvor kameraerne skal placeres og har i samarbejde med en leverandør indhentet et tilbud. Dette tiltag kommer dog til at koste en del, og derfor afventes der svar fra Carsten, hvad det næste bliver. Hvis dette tiltag bliver gældende og der skal stemmes om tiltaget, så vil kollegiets beboere blive indkaldt til et møde. Det vil dog blive en langvarig proces, blot til info. 3. Budget og godkendelse: Budget for

2 Budgettet blev gennemgået af Kathrine og følgende blev bl.a. fremhævet: - Selve budgettet kan findes på Kollegiekontorets hjemmeside - Kollegiets indtægter stemmer overens med udgifterne - Dog er der kommet flere udgifter end estimeret, og derfor er der sket en huslejestigningen. Dette er alle kollegiets beboer blevet indformeret om via - Der har været en stigningen i udgifter, da det er svært at estimere, hvor meget alting vil komme til at koste ved indførslen af Kollegiet Budgettet blev godkendt enstemmigt af alle fremmødte til mødet. 4. Indkomne forslag Forslag 1: Lyset bliver holdt til en hvid tone eller en enkelt nuance Forslaget blev nedstemt: 30 stemte for og 54 stemte imod. Forslaget blev derfor ikke vedtaget. Forslag 2: Elektronisk lås til tørrerum Forslaget blev nedstemt: 30 stemte for og 56 stemte imod. Forslaget blev derfor ikke vedtaget. Forslag 3: Jeg foreslår at gården bliver lukket af for gennemfart af biler. Dvs. Ingen biler til almene ærinder skal have adgang til gården. Dette skal ske i form af en bum eller lignende der kan afholde trafik fra gården. Dette skal der ikke stemmes om. Det er en brandvej, og derfor må man ikke spærre af. - Martin undersøger i øjeblikket muligheden for skiltning i gården, som anviser hvor der ikke på parkeres - Der er for nyligt kommet nye og strengere regler for parkering Forslag 4: Hvorvidt man må have kæledyr på besøg Forslaget blev nedstemt: 12 stemte for og 83 stemte imod. Forslaget blev derfor ikke vedtaget Forslag 5: Der skal være stille-periode i eksamensperioder (Sommer: maj og juni/ Vinter: december og januar) Forslaget blev nedstemt: 4 stemte for og 56 stemte imod.

3 Forslaget blev derfor ikke vedtaget. Forslag 6: Musikken skal ikke være til gene og/eller skal slukkes helt i hverdagene mellem kl (her hører søndag indunder) og i weekenderne mellem (weekenderne betyder fredag og lørdag). Forslaget blev stemt for: 65 stemte for og 14 stemte imod. Forslaget blev derfor vedtaget 5. Valg af bestyrelse Der var formand-, næstformand-, kasserer-, sekretær poster samt menig post på valg. Anna Hybschmann genopstiller ikke, da hun flytter til København. Anne Schneider, Julie Møller, Kathrine By og Cecilie Søe genopstiller. Maya Stougaard stiller op til den ledige plads i bestyrelsen. Der var 2 stemmer imod genvalget af tidligere bestyrelsesmedlemmer, men overvejende flertal på Anne Schneider, Julie Møller, Kathrine By, Maya Stougaard og Cecilie Søe blev valgt, og vil til næste bestyrelsesmøde fordele ovenstående poster. En liste med den nye bestyrelses konstituering og medlemmernes navne, adresser og sendes til jb@kollegiekontoret.dk 6. Evt: - Der skal holdes en god tone på facebook-gruppen, og Vi i bestyrelsen opfordrer ikke til selvtægt på gruppen - Ryd op efter jer selv på kollegiets fællesarealer - Vi opfordrer til at ikke at lukke andre ind på kollegiet, men sig det med en god tone - Døren i B-bygningen lukker ikke ordentligt i = Martin er blevet kontaktet - Vi i bestyrelsen opfordrer IGEN til, at man ikke må bruge sit EGET skyllemiddel el. lignende i vaskemaskinerne, da det ikke bliver muligt, at én vaskemaskine kan blive brugt til eget skyllemiddel - Vi i bestyrelsen vender tilbage vedr. cykelrazzia og cykel-situationen i kælderen. Beboerne på kollegiet vil få at vide, når der kommer til at ske noget Anne Schneider takkede for et godt møde. Mødet sluttede kl. 20:30 Referent: Cecilie Søe

4

5 English: Summary of official residents meeting at Åbykollegiet May 9 th, 2019 at The meeting was held on Tuesday, May 9, 2019 at. 19:00 in the college common room. The board was represented by Anne Schneider, Julie Møller, Kathrine By, Anna Hybschmann and Cecilie Søe. There were 58 residents present. The agenda to the residents' meeting: - Welcome and choice of chairman and referee - Board of Directors' report - Approval of budget - Suggestions received - Election of Board members - Optionally 1. Welcome and choice of moderator Anne (the chairman) welcomed her and suggested her as a conductor and Cecilie as the ref. All attendees approved. Moderator: Anne Referee: Cecilie 2. Board report The residents were informed about the fire inspection that has taken place at the college. It has been announced from Martin, the caretaker that they will come back soon and check up on the following: - Door mats in front of the doors are allowed - Everything else that is placed outside the door (e.g. shoe shelves) must be metal - There must be no plastic or wood In addition, there are two fire extinguishers in the college: One in the common room and one in the laundry room Info regarding monitoring: Anne and Martin have been around the college and decided where the cameras should be placed and have in collaboration with a

6 supplier obtained an offer. However, this initiative will cost quite a bit, Carsten is waiting for answers to what the next will be. If this action becomes applicable, then the action must be voted on. Next, the college's residents will be convened for a meeting. However, it will be a lengthy process, just for info. 3. Budget and approval: Budget for The budget was reviewed by Kathrine and the following was highlighted: - The budget itself can be found on the College Office's website - The college's income is in line with the expenses - However, there have been more expenses than estimated, and therefore a rent increase has occurred. All of the dorm residents have been informed by . - There has been an increase in the expenses, because it is difficult to estimate how much everything will cost at the start The budget was approved unanimously by all attendees at the meeting. 4. Suggestions received Suggestion 1: The light is held to a white tone or a single hue The proposal was voted down: 30 voted in favor and 54 voted against. The proposal was therefore not adopted Suggestion 2: Electronic lock for drying room The proposal was voted down: 30 voted in favor and 56 voted against. The proposal was therefore not adopted. Suggestion 3: I suggest that the yard in the middle will be closed for passage of cars. No cars for general errands. This can be solved by a bum of similar that can hold traffic from the yard. It cannot be voted on. It is a fire road and therefore nothing must block the road. - Martin looks at the possibility of signage in the yard, which shows where there is no parking. - New and stricter parking rules have recently emerged. Suggestion 4: Whether to have pets visiting The proposal was voted down: 12 voted in favor and 83 voted against. The proposal was therefore not adopted

7 Suggestion 5: There must be a quiet period in examination periods (Summer: May and June / Winter: December and January) The proposal was voted down: 4 voted in favor and 56 voted against. The proposal was therefore not adopted. Suggestion 6: The music should not be irritating others and/or most be completely shot down during the weekdays between 2 pm and 7 pm (here is Sunday during) and on weekends between (weekends mean Friday and Saturday). The proposal was voted for: 65 voted in favor and 14 voted against. The proposal was therefore adopted 5. Election of Board of Directors There were chairmen, vice-chairpersons, cashier, secretary posts and one ordinary post of choice. Anna Hybschmann does not re-establish because she moves to Copenhagen. Anne Schneider, Julie Møller, Kathrine By and Cecilie Søe are re-establishing. Maya Stougaard sets up. There were 2 votes against the re-election of former board members, but predominantly a majority of Anne Schneider, Julie Møller, Kathrine By, Maya Stougaard and Cecilie Søe were elected and will distribute the above items to the next board meeting. A list of the new board's constitution and the members' names, addresses and is sent to jb@kollegiekontoret.dk 6. Optionally - A good tone must be kept on the facebook group, and We in the board do not call for self-control on the facebook group - Clean up yourself at the college's common areas

8 - We encourage not let others into the college, but say it with a good tone - The door in the B building does not close properly = Martin has been contacted - Do not use any other fabric softener in the washing machines. It would not be possible for one machine could be used for your own fabric softener. - We on the board will return regarding. bike Razia and the bicycle situation in the basement. The residents of the college will be told when something will happen Anne Schneider thanked for a good meeting. The meeting ended at. 20:30 Referee: Cecilie Søe