Bilag 3 Skabelon til rapportering. Brugervejledning. Statusnotat Hundested og Frederiksværk kommuner

Transkript

1 Bilag 3 Skabelon til rapportering Brugervejledning Skabelonen til rapportering er bygget op i tre dele: A. Konklusion B. Status for området som helhed C. Status for opgaverne konkret Rapporteringen af status omfatter således ud over konklusionen ét skema for området som helhed og et antal skemaer, som beskriver de enkelte opgaver inden for området. Eksempel Området som helhed: Børn: 0-6-årige Den enkelte opgave (der udfyldes én skabelon for hver opgave, altså to her): dagpasningstilbud pladsanvisning Opdelingen er mere logisk for nogle områder end for andre. Er I i tvivl, kontakt jeres kontaktperson (se bilag 2 - Arbejdsgrupper), udviklingskonsulent Toini S. Floris på telefon , tsf@frederiksvaerk.dk eller planlægger Mette Jensen på telefon , mje@frederiksvaerk.dk Konklusionen udfylder I i princippet til sidst, når I har udfyldt status for området som helhed og opgaverne inden for området specifikt. I konklusionen vurderer I på en række dimensioner om området og opgaverne er ens, lidt forskellig, meget forskellig eller ved ikke kræver nærmere analyse. Dimensionerne er for området som helhed: 1. Mål 2. Opgaver 3. Organisation 4. Personale 5. Økonomi 6. Kultur 7. Identificerede udfordringer og problemer samt udviklingspotentialer Dimensionerne for opgaverne konkret er: 1. Mål og serviceniveau 2. Organisation 3. Personale 4. Økonomi 5. Teknologi, dvs. måden vi varetager opgaverne på, værktøjer, metoder og viden 6. Relationer til andre (i forhold til den specifikke opgave) 7. Identificerede udfordringer og problemer samt udviklingspotentialer Skabelonen for rapportering er bygget op med F11-felter. Det vil sige, at I fra nu af blot taster F11. På den måde springer I videre til det næste punkt, der skal udfyldes. Hvis det 1

2 ikke giver mening at udfylde et specifikt felt på jeres område/opgaver, skal I markere det med en kort begrundelse og derefter springe videre til næste felt. Forventningerne til statusnotaterne er i første omgang en hurtig, kort og præcis, men dækkende rapportering. Det understreges, at der er tale om statusnotater og ikke strateginotater for fremtiden. 2

3 Statusnotat for Indtast område Arbejdsgruppen består af: Navn, Stillingsbetegnelse, Kommune Navn, Stillingsbetegnelse, Kommune Navn, Stillingsbetegnelse, Kommune Reference direktør: Indtast navn Dato: Indtast dato 3

4 A. Konklusion (Udfyldes til sidst) Område Indtast område som helhed Arbejdsgruppen vurderer, at Hundested og Frederiksværk kommuner inden for området som helhed er (sæt ét kryds pr. vandrette linie): Mål Opgaver Organisation Personale Økonomi Kultur Identificerede udfordringer og problemer samt udviklingspotentialer Ens Lidt forskellige Meget forskellige Ved ikke - kræver nærmere analyse Indtast titel på opgave konkret (kopier nedenstående, dvs. ét konklusionsskema pr. opgave) Arbejdsgruppen vurderer, at Hundested og Frederiksværk kommuner løser Indtast opgavetitel (sæt ét kryds pr. vandrette linie): Mål og serviceniveau Organisation Personale Økonomi Teknologi Relationer til andre Identificerede udfordringer og problemer samt udviklingspotentialer Ens Lidt forskellige Meget forskellige Ved ikke kræver nærmere analyse 4

5 B. Status for Indtast område som helhed Udfyldes for området som helhed Indtast område Mål Politikker Indtast politik eller titel på vedlagte publikation/dokumentation Målsætninger Indtast målsætning eller titel på vedlagte publikation/dokumentation Kvalitetskrav/resultatmål Indtast kvalitetskrav/resultatmål eller titel på vedlagte publikation/dokumentation Strategier Virksomhedsplaner Servicedeklarationer Driftsoverenskomster Prognoser Planer Ideer eller beskriv de ideer som er på tegnebrættet Andre mål Beskriv andre mål og/eller indtast titel på vedlagte publikation/dokumentation Opgaver List, hvilke opgaver der løses inden for området 5

6 Indtast område Organisation Organisationsdiagram Indtast titel på vedlagte organisationsdiagram eller beskriv organisationen i ord (hvordan er området placeret i forhold til det politiske og administrative system?) Relation til det politiske niveau Hvordan arbejder området i forhold til det politiske niveau (temadrøftelser, sagsbehandling, rundvisninger etc.)? Delegation Hvilke beslutningskompetencer er delegeret til området? Møderutiner Hvilke faste møderutiner er der på området? Personale Normering (området som helhed): Den enkelte medarbejder (kopier nedenstående og udfyld ét sæt for hver medarbejder): Navn: Stillingsbetegnelse: Uddannelse: Kompetencer: Aftaler Beskriv personaleaftale og kutymer, som gælder for området generelt Økonomi Budget (indtast budgetbeløb for perioden ) Hundested Konto: Titel: 2004: kr. 2005: kr. 2006: kr. 2007: kr. Frederiksværk Konto: Titel: 2004: kr. 2005: kr. 2006: kr. 2007: kr. 6

7 Indtast område Finansiering Redegør for områdets finansiering (fx skatte- og brugerfinansiering) Nøgletal (indsæt flere nøgletal efter behov) Beskriv nøgletal Kilde: Kultur Identificerede udfordringer og problemer samt udviklingspotentialer Hvordan vil I beskrive områdets virksomhedskultur? Fremtidens udfordringer Hvad er efter jeres bedste overbevisning områdets udfordring i fremtiden? Beskriv de indsatsområder, som trænger til at blive sat i fokus. Er vi tidssvarende? Akutte problemer Hvilke akutte, tekniske problemer og udfordringer tegner der sig, som der kan, skal eller bør tages håndteres inden den 1. januar 2006, hvor en eventuel ny kommunestruktur træder i kraft? Andre forhold Beskriv andre forhold, som der kan/skal/bør sættes fokus på i et fremtidigt samarbejde. Ideer til at realisere på kort og lang sigt. Ideer der er brugbare i en mellemperiode. Bilag Indtast titlerne på de vedlagte publikationer/former for dokumentation 7

8 C. Statusnotat for Opgave - konkret Udfyldes for hver enkelt opgave (kopier nedenstående skema) Opgavetitel Mål og serviceniveau Nedenstående liste er formentlig ikke udtømmende. Tilføj selv yderligere overskrifter efter behov. Målsætninger Indtast målsætning eller titel på vedlagte publikation/dokumentation Kvalitetskrav/resultatmål Indtast kvalitetskrav/resultatmål eller titel på vedlagte publikation/dokumentation Opgavemængde (fx antal sager) Sagsbehandlingstid Nøgletal (indsæt flere nøgletal efter behov) Beskriv nøgletal Kilde: Åbningstider Hundested Frederiksværk Mandag - - Tirsdag - - Onsdag - - Torsdag - - Fredag - - Lørdag - - Søndag - - Faciliteter/kapacitet (navne, adresser, kapacitet) Navn og adresse Kapacitet Kapacitetsudnyttelse, belægning mv. 8

9 Opgavetitel Navn og adresse Kapacitet Kapacitetsudnyttelse, belægning mv. Organisation Virksomhedsinterne relationer Beskriv, hvilke virksomhedsinterne relationer der er i forbindelse med opgavens løsning. Såfremt disse er nedskrevet - indtast titel på vedlagte publikation/dokumentation Konsulent Beskriv praksis for brug af konsulenter i opgaveløsningen Personale Normering (for den specifikke opgave): Den enkelte medarbejder (kopier nedenstående og udfyld ét sæt for hver medarbejder): Navn: Stillingsbetegnelse: Uddannelse: Kompetencer: Økonomi Budget (indtast budgetbeløb for perioden ) Hundested Konto: Titel: 2004: kr. 2005: kr. 2006: kr. 2007: kr. Frederiksværk Konto: Titel: 2004: kr. 2005: kr. 2006: kr. 2007: kr. Finansiering Redegør for opgavens finansiering (fx skatte- og brugerfinansiering) 9

10 Opgavetitel Takster/afgifter (tilføj flere takster/afgifter efter behov) Beskriv takst/afgift Nøgletal (indsæt flere nøgletal efter behov) Beskriv nøgletal Kilde: Teknologi (måden vi varetager opgaverne på, værktøjer, metoder og viden) Procedurer/sagsgange Beskriv formelle procedurer/sagsgange for opgaveløsningen Beslutningsprocesser Hvordan træffes beslutningerne inden for den pågældende opgave? (Hvordan er beslutningsgangen?) Praksisser Beskriv praksisser/"plejer"/arbejdsgange i forbindelse med opgaveløsningen - det vi bare gør. Møderutiner Hvilke faste møderutiner er der omkring denne opgave? Administrationsgrundlag Hvordan styres løn og drift, hvem betaler regninger, praksis for overførsler mellem årene mv. It Beskriv, hvilke it-systemer der anvendes, hvordan i forbindelse med opgaveløsningen Andre værktøjer/styringssystemer Beskriv, hvilke andre værktøjer anvendes i opgaveløsningen og hvordan, fx kapacitetsstyringssystemer Planer Strategier Prognoser/Statistikker 10

11 Opgavetitel Beretninger o.l. Formidling (fx nyhedsbreve) Ideer eller beskriv de ideer som er på tegnebrættet Skabeloner Indtast titel på vedlagte skabelon Relationer til andre (i forhold til den specifikke opgave) Viden om borgernes, brugernes, erhvervslivets profil Viden om borgernes, brugernes, erhvervslivets behov Inddragelse af borgere, brugere og erhvervsliv Beskriv praksis for inddragelse af borgere, brugere, erhvervsliv Kommunale samarbejder eller fællesskaber Beskriv, hvilke kommunale samarbejder der er indgået i forbindelse med opgavens løsning. Vedlæg kopi af samarbejdsaftaler. Eventuelle mundtlige aftaler må beskrives skriftligt. Identificerede udfordringer og problemer samt udviklingspotentialer Andre eksterne relationer Beskriv, hvilke andre eksterne relationer der er i forbindelse med opgavens løsning. Indtast titel på eventuel vedlagte publikation/dokumentation Fremtidens udfordringer Hvad er efter jeres bedste overbevisning udfordringen i fremtiden? Beskriv de indsatsområder, som trænger til at blive sat i fokus. Er vi tidssvarende? Akutte problemer Hvilke akutte, tekniske problemer og udfordringer tegner der sig, som der kan, skal eller bør tages håndteres inden den 1. januar 2006, hvor en eventuel ny kommunestruktur træder i kraft? 11

12 Opgavetitel Andre forhold Beskriv andre forhold, som der kan/skal/bør sættes fokus på i et fremtidigt samarbejde. Ideer til at realisere på kort og lang sigt. Ideer der er brugbare i en mellemperiode. Bilag Indtast titlerne på de vadlagte publikationer/former for dokumentation 12