SLS-kasserer. - En vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse

Transkript

1 SLS-kasserer - En vejledning til kassererarbejdet i din lokalbestyrelse

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 1 Kassereropgaver i SLS-lokalbestyrelsen... 2 Årsregnskab... 2 Ansøgning om støtte til lokalbestyrelsens drift (likvide midler)... 2 Fremlæggelse af budgetforslag på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling... 3 Aflæggelse af lokalbestyrelsens regnskab overfor SLS økonomisk ansvarlige... 4 Frist for indsendelse af regnskab og bilag til godkendelse... 5 Andet praktisk vedrørende udarbejdelse af kasserapport og årsregnskab samt aflæggelse af årsregnskab. 5 Fremlæggelse af årsregnskab på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling... 7 Udbetaling af penge... 7 Overblik over lokalbestyrelsens økonomi... 8 Administration af lokalbestyrelsens bankkonto... 8 Økonomiske politikker... 9 Søgepulje... 9 Aflæggelse af søgepuljeregnskab... 9 Vejledning til kasserer-arket... 9 Opbygning Kasserapport Budget og regnskab Overlevering Hjælp... 12

3 Indledning SLS sekretariat har udarbejdet denne pjece for at give dig et overblik over, hvilke opgaver, du er ansvarlig for som lokalbestyrelseskasserer, og hvordan du lettest løser disse opgaver. Pjecen indeholder disse emner: Kassereropgaver i SLS-lokalbestyrelsen Økonomiske politikker Søgepuljen Vejledning til kasserer-arket Overlevering Hvis du synes, der mangler noget i pjecen, der kunne gøre det lettere for dig at være lokalbestyrelseskasserer, så send en mail til os på sls@dsr.dk. Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, er vi også kun et telefonopkald eller en mail væk. God arbejdslyst! 1

4 Kassereropgaver i SLS-lokalbestyrelsen Årsregnskab Lokalbestyrelsernes regnskabsperiode går fra 1. marts til 28./29. februar, I regnskabsperioden er du som kasserer ansvarlig for disse opgaver: Ansøgning om støtte til lokalbestyrelsens drift (likvide midler). Fremlæggelse af budgetforslag for den indeværende regnskabsperiode på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling i marts. Aflæggelse af lokalbestyrelsens regnskab for den foregående regnskabsperiode overfor SLS økonomisk ansvarlige inden lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling i marts. Fremlæggelse af lokalbestyrelsens regnskab for den foregående regnskabsperiode på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling i marts. Udbetaling af penge i forbindelse med lokalbestyrelsens arbejde. Overblik over lokalbestyrelsens økonomi. Administration af lokalbestyrelsens bankkonto. Ansøgning om støtte til lokalbestyrelsens drift (likvide midler) For at få penge fra SLS skal I hvert år ansøge om likvide midler. Når I ansøger om likvide midler, kan I maksimalt ansøge om den rammebevilling, I har fået tildelt iht. fordelingsnøglen. Det beløb, der i fordelingsnøglen ud fra medlemstallet pr. 15. januar tildeles hver enkelt lokalbestyrelse, er rammebevillingen. Fordelingsnøglen vedtages hvert år på SLS Årsmøde og gælder for den regnskabsperiode, der starter i det pågældende år. Der er udarbejdet en skabelon (Excel), som skal bruges, når I ansøger om likvide midler. SLS sekretariat sender skabelonen til alle lokalbestyrelseskasserere i starten af februar. Den udfyldte ansøgning om likvide midler sendes som Excel-fil til SLS sekretariat på mail sls@dsr.dk. 2

5 Hvis I ikke bruger hele det ansøgte beløb i en regnskabsperiode, skal I tilbagebetale det resterende beløb. Rent praktisk ordnes dette ved, at det resterende beløb modregnes i det bevilgede beløb for den efterfølgende regnskabsperiode, inden den nye rammebevilling overføres til lokalbestyrelsens konto. Vær opmærksom, at I kun tildeles likvide midler ud fra de forventede udgifter i det budget, I indsender i ansøgningen om likvide midler. Altså, søges der ikke om likvide midler i forhold til fuld rammebevilling, udbetales der kun likvide midler i forhold til det indsendte budget. Fremlæggelse af budgetforslag på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling På den ordinære generalforsamling i marts skal der godkendes et budget for den indeværende regnskabsperiode. Der er udarbejdet en skabelon - kasserer-arket - som kan anvendes til at udarbejde budget, og som SKAL bruges til udarbejdelse af kasserapport og endeligt regnskab. Kasserer-arket ligger her på SLS hjemmeside: Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Materiale for aktive i SLS. Et budget er en oversigt over de forventede indtægter og udgifter det kommende år, inddelt i budgetposter. F.eks. kunne der være en budgetpost, der hedder Bestyrelsesmøder, som dækker udgifter til møderne (kaffe/the, vand, slik/kage, evt. mad). Indtægterne i budgettet er rammebevillingen fra SLS samt renteindtægter. Rammebevillingen vedtages som nævnt ovenfor på SLS Årsmøde. 3

6 Når du lægger budget, kan du med fordel se på, hvad lokalbestyrelsen har haft af udgifter det foregående år. Vær dog også opmærksom på den nuværende situation i lokalbestyrelsen. Hvis lokalbestyrelsen f.eks. er blevet større eller mere aktiv, vil I sandsynligvis bruge flere penge til møder. Du skal fremlægge budgetforslaget på den ordinære generalforsamling i marts. Det er generalforsamlingen, der endeligt vedtager budgettet, og dér kan det besluttes at ændre beløbene på de forskellige budgetposter. I perioden efter den ordinære generalforsamling, kan lokalbestyrelsen undtagelsesvis beslutte på et lokalbestyrelsesmøde, at det vedtagne budget skal ændres. Aflæggelse af lokalbestyrelsens regnskab overfor SLS økonomisk ansvarlige Efter regnskabsårets afslutning skal lokalbestyrelsens kasserer aflægge regnskab overfor SLS økonomisk ansvarlige. Regnskabet viser, hvordan I har fulgt budgettet, altså præcis hvor meget der er brugt indenfor de forskellige budgetposter. Nederst i kasserapport og regnskabsark står Difference. Differencen bør være 0,00 kr. Summen af beløbene på bilagene indtastet i kasserapporten + saldo på konto bør svare til rammebevilling. Er dette ikke tilfældet vil det kunne ses på differencen. Aflæggelse af regnskab sker ved at udfylde og indsende kasserapport og regnskab (kasserer-arket). For at gøre det lettere for dig selv at udarbejde regnskab ved regnskabsårets afslutning, anbefales det, at du løbende skriver bilagene ind i kasserapporten og samtidig nummererer bilagene. Sammen med kasserapport og regnskab (kasserer-arket) skal du indsende de bilag, der er anført i kasserapporten. Bilagene vil som typisk være kvitteringerne. Det er de originale bilag, der skal indsendes sammen med regnskabet ikke kopier. 4

7 Kasserapport og regnskab samt kontoudtog for hele regnskabsperioden sendes til SLS på mail som Excel-fil OG printes og sendes sammen med de originale bilag til SLS sekretariat, Sankt Annæ Plads 30, 1250 København K. Du skal være opmærksom på, at regnskaber vedrørende søgepuljearrangementer aflægges separat og som udgangspunkt er helt adskilt fra lokalbestyrelsens årsregnskab. Eneste undtagelse er, hvis lokalbestyrelsen via sin rammebevilling har dækket et underskud i forbindelse med et søgepuljearrangement. Her medtages underskuddet i kasserapporten / årsregnskabet, og udgiften dokumenteres med relevant bilag fra søgepuljearrangementet f.eks. søgepuljeregnskab med kommentar om, at lokalbestyrelsen selv dækker underskud. For at bevare overblikket over, hvilke bevægelser på lokalbestyrelsens konto, der vedrører rammebevillingen, og hvilke posteringer, der vedrører søgepuljearrangementer kan det være en hjælp jævnligt at downloade kontoudtog og skrive ud for hver enkelt postering, om den vedrører rammebevillingen eller et søgepuljearrangement. Frist for indsendelse af regnskab og bilag til godkendelse Printet eksemplar af kasserer-ark med komplet kasserapport og afsluttet regnskab samt originale bilag og evt. erklæringer om manglende bilag skal sendes til SLS sekretariat med Post Danmark og skal være modtaget i sekretariatet senest 14 dage før lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling. Bemærk, at forudsætning for at regnskab kan godkendes inden for 14 dage er, at det indsendte regnskab er komplet og korrekt, og at alle bilag er indsendt. Andet praktisk vedrørende udarbejdelse af kasserapport og årsregnskab samt aflæggelse af årsregnskab Sammen med årsregnskab sendes samlet kontoudtog for lokalbestyrelsens konto for regnskabsperioden (1. marts 28./29. februar). Regnskabsbilagene nummereres fortløbende og lægges i nummerorden med laveste nummer øverst, når de indsendes til sekretariatet. Bilagsnumre skrives på forsiden af bilaget. 1 bilag = 1 post i kassererapporten. Dvs. at du IKKE må lægge flere kvitteringer f.eks. vedrørende samme arrangement - sammen til én post i kasserapporten. Hvis et bilag er forsvundet, skal du udfylde en erklæring om manglende bilag. Erklæringen skal underskrives af dig og lokalbestyrelsens formand. Send en mail til sls@dsr.dk, hvis du har brug for en skabelon til at lave erklæring om manglende bilag. 5

8 Erklæring om manglende bilag skal have også have bilagsnummer. Udgifter til gebyrer, MasterCard og netbank skal dokumenteres med bilag og medtages i kasserapport (og regnskabsark). Som bilag download kontoudtog, giv det et bilagsnr. og markér relevant postering. Renteindtægter skal medtages i kasserapport (og regnskabsark) og dokumenteres med bilag. Som bilag download kontoudtog, giv det et bilagsnr. og markér relevant postering. 6

9 Posteringstekster i kasserer-arket skal være konkrete, forklarende og forståelige for udenforstående. Skriv f.eks. gave til fratrædende aktive i stedet for gave til Herman og Pippi Konkretisér hvilket arrangement en udgift drejer sig om, i stedet for bare at skrive medlemsarrangement. Ved sommerfest/julefrokost/påskearrangement oplys, om det var et arrangement udelukkende for lokalbestyrelsen eller for alle SLS-medlemmer på skolen. Ved overførsler til dækning af udlæg, skriv både navn på den person, der overføres penge til, og hvad udlægget drejer sig om. Hvis lokalbestyrelsen ved regnskabsårets afslutning skulle have kontanter liggende, der vedrører rammebevillingen, skal denne kontantbeholdning indsættes på lokalbestyrelsens konto, så indsættelsen fremgår af kontoudtoget senest pr. 28. / 29. februar og dermed indgår i saldo på kontoen ved regnskabsårets afslutning. Hvis der er en difference, når alle bilag er skrevet ind i kasserapporten, skal du gennemgå alle bilag igen og tjekke at de er ind med korrekt beløb. Hvis der herefter stadig er en difference, skal du gennemgå det samlede kontoudtog igen og tjekke, at alt er skrevet ind i kasserapporten og, at du ikke har medtaget udgifter eller indtægter, der vedrører søgepuljearrangementer (undtaget underskud ved søgepuljearrangement, der dækkes af rammebevillingen). Sidst, men ikke mindst, tjek, at de beløb, du har skrevet ind i kasserapporten, svarer til beløbene på kvitteringerne. Fremlæggelse af årsregnskab på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling Som lokalbestyrelseskasserer er du ansvarlig for at fremlægge regnskabet for den netop afsluttede regnskabsperiode på lokalbestyrelsens ordinære generalforsamling i marts. Bemærk, at regnskabet skal være godkendt af SLS økonomisk ansvarlige, inden du kan fremlægge det på generalforsamlingen. Udbetaling af penge Som kasserer er det dit ansvar at udbetale penge, når der er udgifter, der vedrører rammebevillingen. Det behøver ikke nødvendigvis at være dig, der betaler, men det er din opgave at sikre, at folk, der har haft udlæg, får dækket deres udgifter. 7

10 Som kasserer skal du sørge for, at der er kvitteringer på alle udlæg. En kvittering skal indeholde beskrivelse af udgiften og enten CVR-nr. eller stempel og underskrift. Husk at informere folk, der har udgifter, om at de skal sørge for at få kvittering! Hvis I har mistet en kvittering, skal I udfyldes en erklæring om manglende bilag, hvor du står inde for, at pengene er blevet brugt til det, der er beskrevet i erklæringen. Erklæringen skal underskrives af dig og lokalbestyrelsesformanden. Overblik over lokalbestyrelsens økonomi Det er hele lokalbestyrelsens ansvar at holde styr på lokalbestyrelsens økonomi, men som kasserer vil det være dig, der skal udarbejde materiale, så lokalbestyrelsen kan have overblik over økonomien. Dette gør du lettest ved at lave budgetopfølgninger med jævne mellemrum eksempelvis en gang om måneden. En budgetopfølgning er en status på, hvor meget der er brugt indenfor de forskellige budgetposter. Det giver jer mulighed for at sikre, at I ikke bruger for meget eller for lidt på enkelte budgetposter, eller evt. at justere budgettet, hvis det bliver nødvendigt. Kasserer-arket kan med fordel anvendes til at lave budgetopfølgning, hvormed det også bliver nemmere, når det endelig regnskab skal udfærdiges. Administration af lokalbestyrelsens bankkonto Lokalbestyrelsen skal have en konto, som SLS kan overføre penge til. For at sikre at det juridiske omkring kontoen er, som det skal være, og at kontoen kan gives videre til den næste kasserer, skal I have en foreningskonto. Ved oprettelse af nye lokalbestyrelser er det SLS sekretariat, der sørger for, at der bliver oprettet konti til lokalbestyrelserne. Lokalbestyrelseskonti oprettes i Lån & Spar Bank. Ved at oprette netbank behøver I ikke at have en afdeling af Lån & Spar Bank i nærheden for at have en foreningskonto hos dem. Det er under alle omstændigheder en god idé at have en netbank, så du let og billigt kan overføre penge og betale regninger. Som udgangspunkt oprettes der kun MasterCard og fuldmagt til lokalbestyrelsens kasserer. Hvis lokalbestyrelsen ønsker det, kan der også oprettes fuldmagt og MasterCard til lokalbestyrelsens konto til lokalbestyrelsesformanden eller -næstformanden. Ved valg af ny kasserer og / eller formand/næstformand sørger SLS sekretariat for informere Lån & Spar Bank om dette, så vedkommende fremover har fuldmagt til lokalbestyrelsens konto. Sekretariatet sørger også for, at der bliver oprettet MasterCard til disse personer. Til brug for oprettelsen af kortet skal I indsende kopi af sundhedskort samt af kørekort eller kopi af siderne i pas med personlige oplysninger, udløbsdato m.m. Kopierne sendes på mail til sls@dsr.dk. 8

11 Ved fratræden af lokalbestyrelseskasserer eller formand/-næstformand sørger SLS sekretariat for informere banken om, at vedkommende ikke længere skal have råderet over lokalbestyrelsens konto, og at deres MasterCard skal lukkes. Fratrådte lokalbestyrelseskasserere, formænd /-næstformænd skal klippe deres MasterCard i stykker og sende kortene til SLS sekretariat. Økonomiske politikker SLS-Bestyrelsen fastsætter hvert år på det nationale bestyrelsesmøde i september nogle regler - økonomiske politiker - for brugen af økonomiske midler i SLS. De økonomiske politikker skal følges både nationalt, regionalt og lokalt i SLS. De økonomiske politikker ligger her på SLS hjemmeside: Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Materiale for aktive i SLS. Søgepulje SLS har en søgepulje, hvor SLS lokalbestyrelser kan søge penge til medlemsarrangementer på skolerne. Beløbet i søgepuljen fastsættes hvert år og godkendes på SLS Årsmøde. Beløbet ligger som regel omkring kr. SLS-Bestyrelsen vedtager hvert år på det nationale bestyrelsesmøde i september kriterier for at søge midler i søgepuljen. Søgepuljekriterierne ligger her på SLS hjemmeside: Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Materiale for aktive i SLS. Samme sted ligger det ansøgningsskema, som I skal bruge, når I søger om midler fra søgepuljen. Aflæggelse af søgepuljeregnskab I søgepuljekriterierne er fastsat regler og frister for udarbejdelse af regnskab for søgepuljearrangementer, indsendelse af regnskab med tilhørende bilag samt tilbageførsel til SLS nationale konti af evt. overskydende beløb. På hjemmesiden under Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Materiale for aktive i SLS ligger en skabelon til søgepuljeregnskab, som I kan bruge, når I skal lave søgepuljeregnskab. Vejledning til kasserer-arket Kasserar-arket skal du bruge, når du laver kasserapport og årsregnskab. Arket regner selv sum og laver regnskab. Det eneste, du skal gøre, er at indtaste de korrekte 9

12 data i kasserapporten. Data trækkes automatisk fra kasserapporten til regnskabsarket. Nedenstående er en lille manual til brug af kasserer-arket. Hvis du har spørgsmål, som du ikke finder svar på her, er du velkommen til at kontakte SLS næstformand (telefon eller mail sls@dsr.dk). Kasserer-arket opdateres hvert år, når rammebevillingen er beregnet i fordelingsnøglen ud fra medlemstallet pr. 15. januar. Det er vigtigt, at du bruger den rigtige version af kasserer-arket. Derfor skal du downloade et nyt kasserer-ark fra hjemmesiden, når en ny regnskabsperiode påbegyndes. Kasserer-arket ligger her på SLS hjemmeside: Aktiv i SLS > Mere materiale og information > Information for aktive. Opbygning Kasserer-arket er lavet således, at du skal indtaste data i de grå felter, mens de hvide felter er sat op til at blive udregnet automatisk. Kasserer-arket er delt op i tre regneark: 1) Kasserapport 2) Budget og regnskab 3) Fordelingsnøgle Alle bilag vedrørende rammebevillingen skrives ind i kasserapporten. Budget og regnskab bruges til at lave budgetopfølgninger og det afsluttende årsregnskab. Når budgettet er lagt, udregnes budgetopfølgningen i takt med, at du indtaster jeres udgifter i kasserapporten. Fordelingsnøglen indeholder den fordelingsnøgle, der vedrører regnskabsperioden. Det er meget vigtigt, at du ikke ændrer i fordelingsnøglen, da der henvises til denne i de andre ark! Kasserapport Inden du begynder at arbejde i kasserapporten, skal du i feltet C1 skrive din lokalbestyrelses navn, så står lokalbestyrelsens navn øverst på både kasserapport og regnskabsarket. Gå til arket Fordelingsnøgle og kopier din lokalbestyrelses rammebevilling. Gå igen til kasserapporten og stil dig i kolonne D ud for feltet rammebevilling og indsæt beløbet. I kasserapporten skal tastes følgende oplysninger om bilaget: 10

13 Dato - skal svare til datoen på bilaget. Bilagsnummer - skal også anføres på forsiden af bilaget Budgetpostnummer læs mere om dette i afsnittet Budget og regnskab I feltet tekst skal oplyses, hvad bilaget vedrører (f.eks. mad til bestyrelsesmøde + dato for mødet eller gebyr. Beløb Som udgangspunkt er det udelukkende udgifter, der skal indtastes i kasserapporten. Eneste undtagelser er renteindtægter og evt. deltagerbetaling i forbindelse med medlemsarrangementer finansieret via lokalbestyrelsens rammebevilling (altså IKKE søgepuljearrangementer!). Ved udgifter indtastes bilagets beløb uden fortegn f.eks. 158,00 Ved indtægter indtastes bilagets beløb med fortegn f.eks. -7,82 Det kommer til at se sådan ud i kasserapporten: Når du har indtastet dine bilag, skal du indtaste det beløb, der står på jeres bankkonto i kolonne D ud for teksten Beløb på konto. Arket regner selv ud, hvor meget, I har brugt og overfører dette til rækken Beløb med kvittering. Herefter udregnes summen af beløb på konto og beløb med kvittering. Differencen udregnes automatisk ved at trække summen fra rammebevillingen. Ved at lave løbende indtaste bilag, hver gang du udbetaler penge eller modtager penge, kan du let se, om du har indtastet korrekt: Hvis differencen er den samme som før, har du indtastet korrekt beløb. Budget og regnskab Først skal du indtaste jeres budgetposters beløb i kolonne C ( Budget ). For at lave budgetopfølgninger og regnskab, skal du, når du indtaster i kasserapporten, indtaste budgetpostnr. svarende til den budgetpost, udgiften hører under i budgettet. Hvis det f.eks. er sandwich til et lokalbestyrelsesmøde, vil den høre under den budgetpost, der hedder SLS-møder. Du kan se, hvilket budgetpostnr., der hører til hvilken budgetpost, i budgetoversigten til højre for kasserapporten. 11

14 Når du indtaster et budgetpostnr. i kasserapporten, bliver beløbet lagt til Realiseret (kolonne D) i regnskabsarket til denne budgetpost. Herved kan du se, hvor meget, der i alt er blevet brugt på denne budgetpost. Når du indtaster data korrekt i kasserapporten, bliver disse data automatisk overført til regnskabsarket. Overlevering Det er vigtigt, at dem, der sidder med det økonomiske ansvar, kan løfte opgaven. Derfor skal du sørge for at lave en ordentlig overlevering, når du stopper som kasserer. Det betyder bl.a. at du skal lave en gennemgang af jeres økonomi sammen med din efterfølger, fortælle om opgaverne og om, hvordan du har lavet arbejdet. Hjælp Hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp og flere tips, kan du evt. kontakte kassererne i de andre lokalbestyrelser. Du er også altid velkommen til at kontakte SLS sekretariat på mail sls@dsr.dk. Sygeplejestuderendes Landssammenslutning Sankt Annæ Plads København K Mail: sls@dsr.dk Pjecen er revideret januar