Brugervejledning til DHF's onlinesystem

Transkript

1 Brugervejledning til DHF's onlinesystem Indholdsfortegnelse Oprette ny bruger 2 Login 4 Oprettelse af arrangement 5 Rettelse af arrangementsdata 7 Tilmelding på lukket liste 8 Deltagerliste 13 Ændre deltagerdata 15 Tilmeld deltager manuelt 17 Venteliste 19 Sende til deltagere eller trænere 21 Pakkeseddel til deltagere eller trænere 23 Bestilling af trænerpakker og køb af materialer til foreningen 25 Rettelse i bestilling af tøjpakker til trænere og køb af materialer til foreningen 30 Ret din egen adresse eller password 32 Øvrige spørgsmål 33

2 Oprette ny bruger 1. Opret ny bruger på 2. Brugernavn skal være foreningens navn. Vær opmærksom på, at systemet ikke godtager æ, ø og å. 3. Du vælger selv koden 4. Bekræft koden 5. Indtast din Når du har oprettet foreningen som bruger, modtager du en mail, hvor du skal aktivere brugerprofilen. 2

3 3

4 Login 1. Login siden findes på 2. Skriv dit brugernavn 3. Skriv adgangskoden 4. Sæt evt. flueben i feltet HUSK MIG Du har modtaget en mail selvvalgt brugernavn og password. Kan du ikke huske koden, kan du få den tilsendt ved at trykke på SEND PASSWORD PÅ . 4

5 Oprettelse af arrangement 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på OPRET ARRANGEMENT 3. Vælg hvilket arrangement (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF Camp) du vil oprette og tryk VÆLG 4. Udfyld blanketten Under afsnittet pladser, skal du definere det antal pladser, som der er plads til på arrangementet. Der kan ikke tilmeldes flere deltagere, end der er åbnet pladser til. Du kan oprette pladser på to lister: Antal pladser reserveret til egne medlemmer fordelt på årgange er pladser som er reserveret til deltagere, som skal inviteres til arrangementet via fra onlinesystemet eller du skal tilmelde dem duuelt. Deltagere kan tilmelde sig på denne liste fra og med 1. januar Antal åbne pladser fordelt på årgange er pladser, som alle kan tilmelde sig online til fra og med den 1. februar kl

6 5. Klik op ARRANGENTSVILKÅR og sæt efterfølgende flueben i ACCEPTER ARRANGEMENTSVILKÅR, hvis foreningen kan acceptere vilkårene. 6. Tryk på OPRET Du modtager en bekræftelse på tilmeldingen på mail. Du skal for en sikkerhed skyld tjekke, at arrangementet er oprettet i systemet. Det gøres ved at: 1. Tryk på ARRANGEMENTSDATA 2. Vælg sæson Er arrangementet mod forventning ikke oprettet, kan du bruge browseren 'tilbageknap' for at genfinde data, se om der er fejl i indtastninger, og trykke på OPRET igen. Det er muligt at oprette flere arrangementer under samme brugernavn! 6

7 Rettelse af arrangementsdata Du har som administrator mulighed for at rette i arrangementsdata. Det gøres ved at: 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENTSDATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil rette (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP) 4. Tryk på arrangementets navn (den røde tekst i kolonnen forening) 5. Ret data 6. Tryk OPDATER For en sikkerhed skyld skal du tjekke, at data er blevet opdateret i systemet. Det gøres ved at: Tryk på FORENINGER Tryk på ARRANGEMENTSDATA Vælg hvilket arrangementstype du vil tjekke (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP) Tryk på arrangementets navn (den røde tekst i kolonnen forening) Er arrangementet mod forventning ikke oprettet, kan du bruge browserens 'tilbageknap' for at genfinde data, se om der er fejl i indtastninger, og trykke på OPRET igen. 7

8 Tilmelding på lukket liste VIGTIGT invitationsmail til deltagere må tidligst sendes den 1. januar i arrangementsåret! Har du reserveret pladser til egne medlemmer på lukket liste, skal du blot bruge følgende data: deltagerens navn deltagerens (helst til deltagerens forældre af hensyn til kommunikation fra forening/dhf til deltageren) Proceduren for tilmelding på lukket liste er: 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil invitere deltagere til (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på INVITER (i kolonnen deltager adm.) 5. Udfyld felterne med navn og 6. Tryk INDSÆT 7. Skal du tilmelde flere deltagere, trykker du på TILFØJ og udfylder felterne med navn og e- mail. Derefter trykkes INDSÆT 8. Tryk SEND INVITATIONER for at systemet generer til deltagerne 8

9 Deltager får en mail med et link til blanket, som de udfylder med data samt betaler. Det er muligt at uploade en liste med navn og fra foreningens medlemsdatabase. Sørg for at medlemslisten gemmes i Microsoft Excel CSV fil. Med mindre du er rutineret EDB bruger, er det en god idé at kontakte DHF's håndboldskolekonsulent på haandboldskoler@dhf.dk eller tlf. nr (bedst mellem kl ). 1. Gem deltagerliste i regneark CSV format med felterne navn og pr. deltager 2. Tryk INVITER under deltageradm 3. Tilføj én fiktiv deltager eks. navn "a", a@a.dk 4. Tryk IMPORTER FRA CSV 9

10 5. Tryk VÆLG FIL 6. Tryk GENNEMSE 7. Find CSV filen og tryk ÅBN 8. Tryk INDLÆS - liste med navne og kommer frem på skærmen 10

11 9. Tryk MATCH FELTER 10. Træk kildefelterne NAVN og til kolonner med samme overskrift 11. Tryk GEM 12. Tryk IMPORTER 13. Tryk SEND INVITATIONER for at sende dem. Systemet sætter flueben i felterne SENDT INVITATIONER, når systemet har sendt mail med invitationer til deltagerne. 11

12 NB. eksporteres listen fra forrige års arrangement, skal du være opmærksom på at slette alle kolonner på nær navn og før listen uploades til systemet! 12

13 Deltagerliste Se deltagerlisten for dit arrangement ved at: 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil se deltagerlisten for (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på DELTAGERE (i kolonnen deltager adm.) Du har mulighed for at downloade deltagerlisten ved at trykke på EKSPOTER ALLE DELTAGERE og følge instruktionerne. 13

14 14

15 Ændre deltagerdata 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil se ændre deltagerdata i (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på DELTAGERE (i kolonnen deltager adm.) 5. Find deltageren hvor data skal ændres ved at bladre i siderne 6. Tryk på DELTAGERNAVN 7. Ret data 8. Tryk OPDATER 15

16 16

17 Tilmeld deltager manuelt Denne funktion skal kun bruges i tilfælde af: Tilmelding i sidste øjeblik Tilmelding hvor deltageren ikke har mulighed for at betale online og DHF ikke træffes på telefon. Denne funktion belaster DHF s administration med fakturering og forsendelse. 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil tilmelde en deltager til (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på DELTAGERE (i kolonnen deltager adm.) 5. Tryk på TILMELD DELTAGER 6. Udfyld blanketten 7. Ved tilmelding til lukket liste afkrydses feltet LUKKET LISTE 8. Tryk tilmeld 17

18 Systemet sender en bekræftelsesmail til deltageren samt besked til DHF om at udstede en faktura til deltagerens forældre. Foreningen må ikke tage i mod betaling lokalt! 18

19 Venteliste Deltagere som ikke kan tilmelde sig pga. arrangementet er udsolgt tilbydes at komme på venteliste. Udbyder du flere pladser på arrangementet eller kommer der afbud, kan du invitere en eller flere deltager(e) fra ventelisten. Sørg for, at der er tilgængelige pladser på lukket liste (se rettelse af arrangement data), da deltagere på venteliste kun kan tilmelde sig lukket liste. 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil se ændre deltagerdata i (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på VENTELISTE 5. Sæt kryds ud for de(n) deltager(e), som skal inviteres 6. Tryk på SEND INVITATIONER 19

20 Systemet generer automatisk en invitation til deltageren/ne 20

21 Sende til deltagere eller trænere Du kan sende en deltagere ved at: 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil sende til (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på SEND under enten deltager adm. eller træner adm. (til højre i tabellen) 5. Vælg modtager (alle, lukket liste eller åben liste) 6. Skriv emne i feltet EMNE 7. Skriv en i det store tekst felt 8. Tryk på SEND MAIL for at sende mailen 21

22 Det er ikke muligt at vedhæfte en fil til , da erfaringen er, at vedhæftede filer sendt fra typer af systemet som DHF s onlinesystem oftest fanges i spamfiltre! Ønsker du at sende oplysninger via fil, råder DHF dig til at uploade filen til foreningens website og linke til den i en sendt fra DHF s onlinesystem. 22

23 Pakkeseddel til deltagere eller trænere Du kan hente pakkeliste til at pakke deltagerpakke efter ved at: 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil se pakkeseddel på (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på PAKKESEDDEL under DELTAGER ADM 23

24 24

25 Bestilling af trænerpakker og køb af materialer til foreningen Bestilling af tøjpakker til trænere kan gøres på tre måder: Trænerne inviteres til arrangementet, og udfylder selv deres bestilling Du udfylder bestilling pr. træner Du bestiller tøjpakker samlet. Der er også herunder du bestiller materialer til foreningen Trænerne inviteres Trænere på arrangementet skal oprettes i systemet. Det gøres ved at du taster trænernes navne og e- mail adresser ind i systemet. 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil invitere trænere til (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på INVITER under kolonnen TRÆNER ADM. 5. Udfyld felterne med navn og 6. Tryk INDSÆT 7. Skal du tilmelde flere deltagere, trykker du på TILFØJ og udfylder felterne med navn og e- mail. Derefter trykkes INDSÆT 8. Tryk SEND INVITATIONER for at systemet genere til trænerne. Trænerne skal herefter selv udfylde diverse data samt bestille deres egen trænerpakke! 25

26 Bestilling pr. træner Det er muligt oprette trænere i systemet uden at invitere trænere. I stedet for ovenstående 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil bestille trænerpakker til (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på TRÆNERE under kolonnen TRÆNER ADM. 5. Tryk på BESTIL TØJPAKKE PR. TRÆNER 26

27 6. Udfyld skema pr. træner 7. Tryk OPRET TRÆNER DUUELT 8. Gentag pkt. 4-7 for at bestille yderligere produkter eller tryk ARRANGEMENT DATA for at returnere til oversigten. 27

28 Bestilling samlet 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil bestille trænerpakker til (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på TRÆNERE under kolonnen TRÆNER ADM. 5. Tryk BESTIL TØJPAKKE SAMLET 6. Udfyld blanket 28

29 7. Tryk GEM 29

30 Rettelse i bestilling af tøjpakker til trænere og køb af materialer til foreningen Du kan rette/slette i bestillinger af tøjpakker til trænere, så længe bestillingerne ikke er sendt til pakning af DHF. Det gøres ved at: 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på ARRANGEMENT DATA 3. Vælg hvilket arrangementstype du vil ændre i bestillingen (DHF Skum, DHF Arrangement eller DHF CAMP). 4. Tryk på TRÆNERE under kolonnen TRÆNER ADM. 30

31 5. Tryk på den bestilling, der skal ændres/slettes 6. Ved ændring - ændre bestilling i blanket og tryk GEM 7. Ved sletning tryk SLET TRÆNER/BESTILLING 31

32 Ret din egen adresse eller password Du kan rette din egen og/eller password ved at: 1. Tryk på FORENINGER 2. Tryk på RET STAMDATA 3. Tast rettelser 4. Tryk GEM DATA 32

33 Øvrige spørgsmål Har du spørgsmål som ovenstående ikke kan afhjælpe, kan du kontakte DHF's håndboldskolekonsulent Claus Rosenbom-Jessen på eller tlf. nr (bedst mellem kl ) 33