Beslutningsreferat og protokollat vedrørende:

Transkript

1 AFDELINGSBESTYRELSEN Dato 19. maj 2014 BOLIGSELSKABET BORGERBO IV Beslutningsreferat og protokollat vedrørende: DAGSORDEN FOR BESTYRELSESMØDE nr Mandag den 26. maj kl Teglgårdsvej 201 Mødedeltagere: Afdelingsbestyrelsen: HF. Hans Frankort. TW. Tom Weye. JM. Johnny Madsen. Boligkontoret: JL. Jan Larsen, driftschef. Varmemester: VM. Alex Nielsen. Pkt. 1. Valg af ordstyrer. Tom blev valgt som ordstyrer. Pkt. 2. Valg af referent. Hans blev valgt som referent. Pkt. 3. Godkendelse af dagsorden bestyrelsesmøde nr. 4. Dagsorden nr.4. og protokollatet fra sidste møde blev enstemmigt godkendt af bestyrelsen. Referatet bliver opslået på opslagstavlen i fælleshuset på TGV.201 og på Ligeledes bliver dagsorden og referatet rundsendt til orientering pr. til alle medlemmerne i Mail-service, samt administrationen og formand for organisationsbestyrelse. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr maj 2014 Side 1 af 5

2 Pkt. 4. Diverse indlæg fra driftsafdelingen BDK, - bestyrelsen og Varmemester. 4.a) Drøftelse og godkendelse af regnskabet for Gennemgang og drøftelse af det tidligere pr. mail tilsendte regnskabet Eventuelle bemærkninger påtegnes regnskabet, der henstilles til alle at underskrive regnskabet 2013, hvorefter HF. returnerer det til BDK s afdelingskontor i Espergærde, att. Gitte Tvilling Sørensen. Alle bestyrelsesmedlemmer har taget regnskabet ad Notam og d.d. den 26/5 underskrevet regnskabet uden videre kommentar eller bemærkninger. Jan sørger for at regnskabet kommer ud til Gitte. 4.b) Projekt overordnet haveplan. Nu hvor sommeren snart står for døren er det en god idé at påbegynde projektet snarest. -Hvordan kommer vi i gang og hvornår kan Ionee Skovgaard lave en plan? -Kan der afsættes midler til en eventuel finansiering af projektet? -Skal vi eventuel lave en prioritetsplan først? -Kan vi i det mindste begynde med at rydde lejepladsen for sten, grener og rod? -Se eventuel prospekt fra Ledon for lejeplads udstyr, eller Grundet en lille misforståelse er Ionee Skovgaard ikke kommet i gang med projektet, da hun først afventede en reaktion og bekræftelse fra bestyrelsen til igangsættelsen af projektet. Jan indhenter nu først nærmere informationer fra en lejepladsinspektør, inden der tages en beslutning og et valg af leverandør til lejepladsredskaber. Endvidere kontakter Jan Ionee Skovgaard for fremsendelse af priser og tilbud i henhold til hendes referat fra den 11. marts Afhængig af prisen er der også mulighed at vælge eventuelt en anden alternativ arkitekt. 4.c) Status reetablering af udearealer efter fjernvarmens etablering. Varmemester Alex og Hans afholdte den 5.maj et møde med BDK Byg, Birgit Engelsen, Peter Sonne fra Grontmij samt diverse entreprenører og besigtigede vores grønne arealer, beplantning samt stiens asfalttilstand. -Der forventes en udbedring af vores grønne arealer og beplantning inden udgang af maj Asfaltering af stien derimod forventes tidligst gennemført sent efteråret eller primo Se herunder referatet fra BDK Byg af mødet. Boligselskabet Borgerbo Afdeling 4 Holger Danskes Vej 91, 3.sal Frederiksberg Dir.tlf [email protected] Boligkontoret Danmark Side 1 af 1 Fjernvarme Gennemgang af udestående mangler Sted: Teglgårdsvej 201, 3050 Humlebæk Tid: Den 6. maj 2014 kl HF. Dagsorden/Referat best-møde nr maj 2014 Side 2 af 5

3 Til stede Hans Frankort Afdelingsbestyrelsen, formand Peter Sonne Grontmij Nicolaj Hofmann Grontmij Carsten Brich Wicotek Kirkebjerg Brian Jensen Wredstrøm og co. Alex Nielsen Varmemester Birgit Engelsen Projektleder, Boligkontoret Danmark, BYG Gennemgang af udestående mangler: Asfalt: Peter Sonne oplyste, at kommunen kræver slidlag udlagt på hele stien. Dog vil kommunen gerne betale for den del, der ikke har været berørt af projektet. Dette er uden udgifter for afdelingen. Der udlægges slidlag om ca. 1 år. Dette slidlag vil blive udført med pilhøjde (højst på midten) således at vandet løber af, og lunker undgås. Nicolaj fremsender tilbud på udlægning af asfalt på de 10 p-pladser og de 10 stier. Beplantning: Der efterplantes liguster hvor der er fjernet planter i forbindelse med indføring af rør i varmecentral. Der efterplantes ligeledes omkring alle nedgange til ingeniørgange. Planterne skal være som de eksisterende ved ingeniørgange. Græsplæne ved Hans 219 rækken oprettes med udlægning af muld og såning af græs. Chaussestenkant langs Teglgårdsvej: Chaussestenkant langs Teglgårdsvej mellem 215 og 2017, 211 og 213 og 209 og 211 oprettes. Det videre forløb: Manglerne udbedres i løbet af 14 dage dog udføres udestår asfaltarbejderne i henhold til ovennævnte. 15. maj 2014 Birgit Engelsen Bestyrelsen konstaterede at der d.d. ikke var sket noget ifm.reetablering af de grønne arealer. HF. kontakter Birgit og informerer hende via . Birgit Engelsen svarer den 28/5 følgende per mail: Kære Hans Jan orienterede mig allerede i går om dette, og jeg tog straks kontakt til Peter Sonne, som beklagede at der ikke var sket noget endnu. Han forklaring var, at han havde glemt at videresende notatet fra vores møde den 6. maj til Nicolaj (Grontmijs byggeleder) og at det derved ikke var kommet videre til underentreprenørerne. Efter min mening er det en temmelig tynd forklaring, da vi alle var der og var rørende enige om, hvad der skulle udbedres og hvornår. Han lovede, at der kom gang i det nu og det ville være udbedret i løbet af 2-3 uger. Jeg kontakter Alex og beder ham og at ringe til mig, såfremt der stadig ikke sker noget. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr maj 2014 Side 3 af 5

4 4.d) Status AMTech vandbehandlingsanlæg. Anlægget er sat i drift den 7. april 2014 og har pt. kørt ca. 8 uger. -Køre anlægget fejlfrit og efter hensigten? -Er der pt. positive eller negative reaktioner fra beboere? Tom havde observeret at der var stor forskel på virkningsgraden fra vandet på hans arbejdsplads og vandet hjemme i hans bolig. Tom efterlod 2 flasker vandprøver til analyse. Hans observerede fortsat kalk i toiletkummen, el-vandkoger og div. perlator fra 3 stk. haner. Hans efterlod de 3. perlator, datomærket til nærmere undersøgelse af AMTech. Jan kontakter AMTech for et nærmere besøg og inspektion af anlægget. HF stiller gerne sit lejemål 219E til disposition ifm. undersøgelsen. 4.e) Status Bascon tilstandsrapport og TI-supplerende undersøgelser. De supplerende undersøgelser er nu afsluttet af Bascon og Teknologisk Institut. -Foreligger der pt. en analyse af de gennemførte undersøgelse? -Hvornår kan der forventes en generel afslutning af tilstandsrapporten? -Hvornår kan der udarbejdes og sendes en ansøgning til Landsbyggefonden? Jan har kontaktet Birgit Engelsen og beder om en indkaldelse til et byggeudvalgsmøde. Birgit svarer følgende: Med hensyn til de supplerende undersøgelers hører jeg Morten fra Bascon om hvornår de er klar til fremlæggelse for byggeudvalget, og så kontakter jeg dig for planlægning af et nyt byggeudvalgsmøde. 4.f) Opfølgning af istandsættelse ved fraflytning og vedligeholdelses reglement. På det sidst afholdte bestyrelsesmøde besluttede vi at skulle tænke over, hvor og hvordan istandsættelsens kvalitet efter fraflytning kunne forbedres. På Organisationsbestyrelsesmøde den 6. maj besluttede ORG. bestyrelsen at Boligselskabet Borgerbo tilsluttes Boligkontorets attraktive indkøbsaftaler. Indkøbscentralen tilbyder pakker indenfor udvalgte område hvor man selv kan udvælge. En pakke består eksempelvis af: -Istandsættelse af flytteboliger. (maler, gulvarbejde m.v.) -Rengøringsydelse (efter håndværkere) -Hårde hvidevarer. (udskiftning og servicering) HF. fremlægger et revisionsforslag med præcisering af bilaget til vedligeholdelsesreglement. NB: De reviderede emner er markeret med rødt i bilagets skema. Bestyrelsen blev enig om at bibeholde bilaget i den nuværende form, dog med følgende tilføjelser af arbejdets præcisering som beskrevet herunder. Dette er ment som en reminder og rettesnor til maler og varmemester. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr maj 2014 Side 4 af 5

5 Forslag fra HF. til revision for kvalitetsforbedring ved indflytning. Håndvask og toiletkumme skal som minimum være rengjort for snavs og kalk. Toiletsæde skal udskiftes hvis det er meget gammel og slidt. Fliser i badeværelse skal være rengjort for snavs og kalk. Løs tapet skal limes eller skiftes inden malerarbejde påbegyndes. Skader i tapet eller murværk skal spartles inden malerarbejde påbegyndes. Fodpaneler skal forblive i naturfarve, skal ikke males hvid. El-kontakter og lampeudtag skal ikke være overmalet. Åbne rum under køkkenbordplade skal males standard hvid. Åbne rum under køkkenbordplade, - gulvet skal slibes og lakeres. Gulvet under komfuret skal ligeledes slibes og lakeres. Der må ikke efterlades løse genstande i skuret. Der må ikke efterlades løse genstande i for-og baghave. Træværk skur og hegn repareres i det omfang det er muligt. 4.g) Eventuel dato for Open House Day varmecentral og Sommergril for beboere. Tom foreslå at holde den planlagte Open House Day i kombination med en sommergril. Alle beboere inviteres via BlåbærNyt og . -Kan der pt. allerede fastsættes en dato? (helst i en weekend) Tom foreslå en dato efter den 11. august hvor han er tilbage fra sin sommerferie. Dato fastlægges på næste bestyrelsesmøde. Pkt. 5. Eventuelt. Feriekalender: Varmemester Alex holder sommerferie uge (21. juli til 11.august) Tom Weye holder sommerferie i uge (11. juli til 4.august) Hans Frankort holder sommerferie i uge (11.august til 31.august) Pkt. 6. Dato næste bestyrelsesmøde. Der henstilles til at der ikke afholdes ordinære bestyrelsesmøder i feriemåned juli og august. Bestyrelsen afventer i første omgang en indkaldelsesdato for et byggeudvalgsmøde med BDK Byg og Bascon. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr maj 2014 Side 5 af 5