Beslutningsreferat og protokollat vedrørende:

Transkript

1 AFDELINGSBESTYRELSEN Dato 30. november 2014 BOLIGSELSKABET BORGERBO IV Beslutningsreferat og protokollat vedrørende: DAGSORDEN FOR BESTYRELSESMØDE nr torsdag den 27. november kl Teglgårdsvej 201 Mødedeltagere: Afdelingsbestyrelsen: HF. Hans Frankort. TW. Tom Weye. JM. Johnny Madsen. SB. Solveig Bruun. Boligkontoret: Driftschef Jesper Kjærsgaard. (30 minutter) Pkt. 1. Valg af ordstyrer. Tom Weye Pkt. 2. Valg af referent. Solveig Bruun Pkt. 3. Godkendelse af dagsorden bestyrelsesmøde nr. 7. Dagsorden blev enstemmigt godkendt. Pkt. 4. Præsentation af driftschef Jesper Kjærsgaard. - Jesper har overtaget ansvaret for Borgerbo IV efter Jan Larsen er overgået til Nordkysten. Jesper præsenterede sig og fortalte om sin baggrund. Jesper har bred erfaring fra alm. Bolig drift herunder regnskab og budgetter. Bestyrelsen blev også præsenteret og der blev fortalt lidt om de projekter mv. der pt. Arbejdes med. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr.7 27.november 2014 Side 1 af 5

2 Pkt. 5. Projekt overordnet haveplan, træfældning. - Bestyrelsen besluttede på sidste bestyrelsesmøde at acceptere tilbuddet på kr ,- inkl. moms fra firma StubogGren i Dronningmølle ved Nickolai Schlechter, da han var billigst. HF har sendt accept pr. mail den 2/ Nickolai starter så snart han har en ledig tid, dvs. medio december, uge Der tages forbehold for fjernelse af jordbunken bag varmecentral da undergrund pt. er meget sumpet og jordbunken indeholder mange sten, fliser og andet affald. HF har pr. mail sendt afbud til de 2 andre tilbudsgivere. Punktet blev hurtigt vendt, da beslutningen herom blev vedtaget på bestyrelsesmøde nr. 6. Opstart af projektet er bekræftet og påbegyndes 8. december og forventes afsluttet 19. december. Pkt. 6. Status anlægsarbejde ekstra parkerings areal I henhold til beboermødet den 22/9 var der et forslag om etablering af ekstra parkerings pladser, især ved 201 rækken. Den 29/9 har varmemester og HF samme med anlægsgartner Anders P. Møller ved en markvandring foreløbig udpeget 3 arealer til ekstra parkering ved rækken. Gartner A.P. Møller har opmålt arealet og fik en principskitse samt en græsarmeringsplade som prøve udleveret. - Den 9/11 har HF modtaget specificeret tilbud på kr ,- inkl. moms for 138. Kvm. - Skal vi indhente flere tilbud fra andre anlægsgartner? - Skal vi indkalde til et ekstraordinært beboermøde først? - Hvilken økonomiske konsekvenser får denne investering på huslejen? For at få et økonomisk overblik over hvorfra penge til udgiften kan findes samt hvilken konsekvens det vil få for huslejen, har bestyrelsen bedt Jesper om at fremsende en økonomisk oversigt. Der vil blive indhentet flere tilbud, hvis forslaget vedtages på et ekstraordinært beboermøde. Pkt. 7. Status reetablering af lejepladsen ved Beboermødet har den 22/9 afstemt med flertal at lejepladsen skulle reetableres ved frivilligt arbejdskraft i en weekend. Beboeren Søren Parrot i 211F som var forslagsstilleren har påtaget sig at samler frivillige sammen til et gruppemøde snarest så dette arbejde kan igangsættes snarest mulig. - Bestyrelsen har udbedt sig en lille projektskitse med et ca. prisoverslag og en orientering. - Den 8/10 rykker HF for svar og en tilbagemelding, - ingen reaktion. - Den 25/10 rykket igen, Søren lovede at lave en lille skitse meget snart. - D.d. 15/11 fortsat ingen reaktion. Bestyrelsen bedes at tage stilling til om projektet fortsat skal gennemføres, hvis ja, hvordan? Da bestyrelsen jf. ovenstående ikke har hørt fra tovholder på projektet til trods flere opfordringer, blev det besluttet at bestyrelsen nu overtager projektet. Pga. vintersæsonen, bliver projektet foreløbigt henlagt. I foråret 2015 vil bestyrelsen iværksætte at legepladsen bliver indhegnet så faldgrus ikke spredes yderligere. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr.7 27.november 2014 Side 2 af 5

3 Pkt. 8. Opsætning af affaldsbeholdere til opsamling af hundens efterladenskaber. -Som nævnt i BlåbærNyt nr.5 ville bestyrelsen overveje opsætning af et antal affaldsbeholdere på diverse strategiske pladser på vores område. Tom har fået et Bins katalog med stort udvalg af diverse affaldsbeholder i alle udformninger. Bestyrelsen udpeger fra kataloget hvilken affaldsbeholder der er mest velegnet til formålet. Herefter indhentes pris/tilbud fra leverandøren. - Tom har modtaget tilbud fra ABENA på kr moms pr/stk. (normalpris 4.136,-) - Det er en meget stabil, tung, grøn affaldsbeholder på 90 ltr. - Der afventes en prøvemodel til besigtigelse. - Hvor mange skal der i givet fald anskaffes? Tom har nu modtaget cvr.nr. og har aftalt med ABENA at de levere en beholder gratis, den opstilles i en periode som prøveordning. Herefter vil bestyrelsen træffe endelig afgørelse om antal og strategisk placering. Pkt. 9. Varmemester ny kontorindretning. Alex ønsker et nyt stabilt reolsystem og skrivebord da det gamle træreolsystem er ved at falde samme og er blevet for småt. Alex har udpeget 2 metal højskabe, - 1 lav metalskab til printer, - 1 skrivebord med PC-plads. Samlet pris kr ,- + moms. (levering fragtfrit) Ved samme lejlighed ryddes der grundigt op på kontoret så kontoret bliver præsentabelt. - Bestyrelsen bedes at tage stilling til anskaffelen af kontorindretning. Bestyrelsen godkendt indkøb og indretning af kontor til varmemesteren. Varmemester sørger for en grundig oprydning af kontor og de gamle møbler mv. kasseres. Pkt. 10. Fri arealet i Varmecentral. På sidste bestyrelsesmødet besluttedes at opsætte en let skillevæg med dør i varmecentral. Arbejdet er gennemført og afsluttet den 12/11 af Tømrer Anders for kr ,- + moms. Det videre forløb er følgende: - Alex spartler og maler vægen med standard hvid farve. - Elektriker flytter diverse lysarmaturer, - etablerer eventuelt nye LED armaturer. - Alex renser gulvet og maler gulvet med en let grå betonmaling i det nye rum. - Efterfølgende anskaffelse og opsætning af et X-antal lagerreoler langs vægen. - Alex oplyser hvor mange reoler og prisen. Projektet forventes gennemført løbende i vinterperioden og i regnperioder. Vægge er opsat og færdigspartlet, maling bestilt. Bestyrelsen besluttede at indkøb af lagerreoler afventer til efter grundig oprydning af værksted, så der kan dannes et overblik af nødvendigheden for indkøb af nye reoler og i givet fald hvor mange. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr.7 27.november 2014 Side 3 af 5

4 Pkt. 11. Snerydning og saltning efter varmemesterens arbejdstid. Der er indhentet 2 tilbud for snerydning og saltning efter varmemesterens arbejdstid. Kriterie og krav for snerydning og saltning. - Teglgårdsvej Humlebæk - Varmemester Alex står normalt for snerydning og saltning til hverdage i tidsrummet fra kl til Der rykkes ud efter varmemesterens arbejdstid i tidsrummet fra kl til kl når Der ligger mere end 5 cm. sne eller når det er isglat. - Der udføres snerydning og saltning i hele weekenden, helligdage og eventuel i en ferieperiode fra kl indtil kl Stierne mellem og langs boligblokken ryddes og saltes først. - Parkeringspladser ryddes og saltes til sidst. - Traktor, materiale og redskaber står klargjort til disposition i materialegården. - Nøglen og kode udleveres af varmemester Alex. - Kontaktperson Bestyrelsesmedlem Johnny Madsen, - Teglgårdsvej 215 B, - tlf Tilbud Viridis Helsingør: Kr. 1200,- + moms pr. gang. Tilbud A.P. Møller Fredensborg: Kr. 1062,50 + moms pr. gang. Tilbud fra A.P. Møller accepteres, formanden sender bekræftelse pr. . Der aftales at varmemester instruer A.P. Møller i brug af traktor og div. redskaber. Der sendes afbud til Viridis Helsingør. Pkt. 12. Opsætning af hjertestarter ved 215 D. Ungebolig (kollektivet) har etableret en hjertestarter som pt. er monteret indendørs ved 215 D Hjertestarter er kommunens ejendom, den daglig leder Michael Winter er villig til at få den monteret udendørs således at den er frit tilgængeligt for alle beboere. -Der er aftalt med Michael Winter at Borgerbo betaler elektrikerarbejdet til montering og tilslutning af hjertestarteren i den specielle dertil indrettede kasse. - Efterfølgende udsendes en info via BlåbærNyt til alle beboere. Adapter er desværre bortkommet, Michael Winter forsøger at fremskaffe den. Alternativt vil en ny blive bestilt. Indtil adapter er fremskaffet er projektet henlagt. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr.7 27.november 2014 Side 4 af 5

5 Pkt. 13. Eventuelt. NB: Alex oplyste den 12/11 at der pt. allerede var opnået en stor besparelse på el. I forhold til den sidste opgørelse fra Dong Energy havde vi pt. sparet ca. kr ,- Dette skyldes de energivenlige komponenter i varmecentral og især udskiftning til LED belysning generelt. Bestyrelsen besluttede at besparelsen på el, skal benyttes til at færdiggøre projektet med LED udendørsbelysning i samtlige rækker. Indtil videre er det kun rækken som har fået nye LED lamper. Der er allerede til dels nye brædder til rådighed. Udskiftningen af de resterende lamper, vil også give en yderligere besparelse på elregningen. Der er pt. er registreret 39 beboere med adresser på vores Borgerbo mailservice liste. HF har besluttet at der fremover kun uddeles BlåbærNyt til de 26 beboere som ikke har . Hermed spares der på papir + printerblæk og samtidigt skånes miljøet. - Alex har fået en ajourført beboerliste og uddeler fremover BlåbærNyt til de 26 beboere. - Der vil fortsat hænges et trykt eksemplar af BlåbærNyt og Referater op på priktavlen i 201. Bestyrelsen har besluttet at alle referater mv. pr. 1. februar 2015 kun udsendes elektronisk. De beboere som ikke er tilmeldt mailservice bedes oplyse mailadresse til formanden på [email protected], eneste papir eksemplar vil herefter være det på priktavlen. Pkt. 14. Dato næste bestyrelsesmøde og årsafslutning. Dato: den 18. december kl (vi mødes på TGV 201) NB: Bestyrelsen har ud over Jesper Kjærsgaard også inviteret Jan Larsen til at deltage på vores sidste årsmøde 18/12, således at bestyrelsen kan tage behørig afsked med Jan og takke ham for de 2 år støtte. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr.7 27.november 2014 Side 5 af 5