N OTAT. Kravspecifikation for konkurrenceudsættelse af Kommunalpolitisk Topmøde

Transkript

1 N OTAT Kravspecifikation for konkurrenceudsættelse af Kommunalpolitisk Topmøde Den 10. oktober 2014 Sags ID: SAG Dok.ID: Tidspunkt for afholdelse Kommunalpolitisk Topmøde afholdes én gang om året torsdag-fredag i følgende uger: 2016: uge : uge : uge 10 JPL@kl.dk Direkte Mobil Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 1/6 KL skal have adgang til centrale arbejdslokaler fra onsdag morgen. Plenumlokale, fællesarealer, øvrige arbejdsrum, evt. stand areal mv. opbygges fra onsdag morgen. På selve mødedagene torsdag og fredag skal der være adgang til øvrige lokaler et par timer før selve mødet begynder. 2. Beliggenhed Konferencestedet skal have en beliggenhed, der muliggør let adgang (via tog, bil, bus eller fly) fra alle dele af landet. 3. Lokalekapacitet I 2016 og 2017 forventes der et deltagerantal på ca Og i 2018 ca personer. Lokaliteterne skal kunne rumme et deltagerantal på op til ca personer.

2 Kongresstedet skal have et plenumlokale med plads til ovennævnte antal personer placeret ved borde med front (sildebensopstilling) eller side til scene. Herudover skal der alle dage (onsdag-fredag) anvendes: To centralt beliggende områder på ca m 2 (til stande eller lign.) Et eller to centralt beliggende lokaler med mulighed for i alt 7 arbejdspladser til sekretariat og evt. informationsskranke med netværk (fast forbindelse) og med mulighed for tilslutning af telefoner, kopimaskine og printer Et lokale til 40 personer + to lokaler á 15 personer To lokaler á 10 personer Tre fem mindre lokaler til møder mv. med et deltagerantal fra 2-15 personer Tre - fire mindre lokaler til ekstern presse mv. med netværk (fast forbindelse) Torsdag-fredag skal der desuden være mulighed for at afholde 20 samtidige møder med et deltagerantal fra personer. Deltagerne placeres ved borde med front eller side mod panelbord, talerstol og lign. Der skal også være kapacitet til at opdele deltagerne i 5-6 workshops med plads til deltagere i hvert lokale. Der må maksimalt være fem minutters gang mellem lokalerne. Ingen møder må finde sted eksempelvis i et telt. Lokalerne skal være godkendt af brandmyndighederne til det anførte antal deltagere samt med den ønskede bordopstilling. Eksempel på lokalebehovet for de enkelte dage er beskrevet nedenfor. Torsdag Kl Et lokale til ca. 40 personer Kl Plenumlokalet op til personer Kl Kl Et eller flere lokaler til frokost til op til personer. torsdag skal finde sted i umiddelbar nærhed af plenumlokalet eller gruppemødelokalerne. en serveres ved buffet eller tallerkenanretning. Gruppemødelokaler To lokaler á 400 personer evt. plenumlokalet (i 2018 to ekstra lokale til á ca. 150 personer) 2

3 Et lokale til 150 personer (i 2018 ekstra lokale til ca. 80 personer) Fire lokaler til 80 personer To lokaler til 25 personer Tre lokaler til 10 personer Et stemmetællerlokale til 20 personer Et lokale til 150 personer I alle ovennævnte lokaler placeres deltagerne ved borde med front eller side til. Der vil være behov for panelbord og talerstol i de lokaler, der har plads til over 100 personer. Aften Et lokale til festmiddag til op til personer og en scene til underholdning mv. Fredag Plenumlokale til op til personer og 4-5 lokaler til workshops med plads til deltagere i hvert lokale fredag skal finde sted i umiddelbar nærhed af plenumlokalet eller skal kunne tages med. Programmet kan variere fra ovenstående. I tilbuddet skal der være medsendt en fortegnelse over konferencestedet med angivelse af konferencesal og de workshoplokaler der kan rådes over, samt hvor mange deltagere der kan være i hvert lokale. 4. Hotelkapacitet m.v. Der er behov for ca værelser. Det vil blive tillagt positiv betydning, jo tættere hotellerne er placeret på konferencestedet. Hotellerne må dog maksimalt være 30 minutters kørsel fra konferencestedet. Der kan være tale om hoteller i flere kategorier. Værelserne skal som minimum være enkeltværelser, have en rimelig standard og have eget bad. Feriehuse og privat indkvartering kan ikke forekomme. Der skal serveres standard morgenmad på hotellerne. 3

4 I tilbuddet skal der være medsendt en fortegnelse over hotellerne med angivelse af antal værelser på hotellet og hotellets beliggenhed i forhold konferencestedet. PCO er står for booking af hotelværelser, herunder fordeling af værelser. 5. Teknik og AV-udstyr Følgende tekniske krav skal være indeholdt i tilbuddet: 1. Tidssvarende lyd- og lysanlæg, samt dataprojektor med lærred eller tilsvarende i konferencesal og workshoplokaler (projektor og skærm skal være dimensioneret til lokalets størrelse). 2. Gratis trådløs internetadgang overalt på konferencestedet 3. Der er i konferencesalen, i workshoplokaler og i KL s reception mulighed for gratis tilslutning af fast forbindelse til internettet KL har ved tidligere afholdelse af de største konferencer lejet AV-udstyr, som supplement til det udstyr konferencestedet har kunnet tilbyde. KL ønsker som udgangspunkt i videst muligt omfang at benytte det udstyr, der stilles til rådighed af konferenceleverandøren. KL vil i det enkelte tilfælde vurdere behovet for at leje yderligere udstyr og mandskab hos et eksternt firma. 6. Forplejning Af nedenstående oversigt fremgår den type forplejning, der ønskes. Der kan endvidere være anført særlige ønsker til forplejningen. Ved festmiddagen og de øvrige måltider er der angivet et maksimalt antal deltagere. Det faktiske antal vil kunne variere herfra. Morgenmad Eksempel på niveauet for den ønskede morgenforplejning er: Brød, fx et rundstykke/en grovbolle med kuvertsmør, marmelade, eventuelt ost, juice, en croissant eller et stykke wienerbrød. Der skal i tilbudslisten være afgivet tilbud på morgenmad torsdag morgen. Ved frokosten skelnes der imellem følgende typer af forplejning: Stående buffet Siddende buffet Platte Takeaway (madpakke to go) 4

5 Hvad angår frokosten om onsdagen ønskes der i tilbudslisten et tilbud på siddende buffet og/eller platte. For frokosten om torsdagen gælder, at der i tilbudslisten ønskes et tilbud på stående buffet, siddende buffet og/eller platte. For frokosten om fredagen skal der i tilbudslisten være et tilbud på stående buffet, siddende buffet og/eller take away (fx en madpakke to go). Festmiddag Ved forplejningen ved festmiddagen skelnes mellem følgende typer: Tre retters middag med servering Forret serveret + siddende buffet (inkl. både hovedretter og dessert) Tilbudsgiver har i tilbudslisten mulighed for at vælge mellem at angive priser pr. deltager for begge typer eller kun angive en pris pr. deltager for en af de to typer. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af sammensætning af de relevante forplejningstyper, samt eventuelt øvrige relevante oplysninger om, hvordan konferencestedet vil løse opgaven med de forskellige måltider. I tilbudslisten ønskes desuden vedlagt en prisoversigt for priserne på eve n- tuel anden øvrig forplejning under Kommunalpolitisk Topmøde. Oversigt over forplejning Onsdag Typer af forplejning Kaffe/the (heldags) Frugt (heldags) Mødevand Beskrivelse/bemærkninger Til 15 personer Til 15 personer Til 15 personer Til 50 personer Torsdag Typer af forplejning Kaffe/the (heldags) Frugt (heldags) Mødevand Morgenmad Kage/sødt Velkomstdrink Festmiddag Drikkevarer Beskrivelse/bemærkninger Op til ca personer Der skal serveres vin til både forret- 5

6 ten og hovedretten. Der skal være kaffe/the til desserten. Natmad Op til ca personer Fredag Typer af forplejning Kaffe/the (halvdags) Frugt (halvdags) Mødevand (halvdags) Beskrivelse/bemærkninger 7. Øvrige krav og ønsker I tilbudslisten ønskes vedlagt oplysninger om parkeringsmuligheder, taxakapacitet, samt garderobe-muligheder (betaling og fri). Det vil være et kontraktmæssigt krav, at leverandøren og eventuelle unde r- leverandører sikrer medarbejderne løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. 6