Vejledning til Konferenceaftalen

Transkript

1 Vejledning til Konferenceaftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

2 Side 2 af 15 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Hvad er formålet med aftalen? Sondring mellem konferenceaftalen og hotelaftalen i regi af Statens Indkøb Konferenceaftalens opbygning Hvem kan bruge Rammekontrakten? Rammekontraktens varighed Forpligtelsen med diverse undtagelser Udskiftning eller overdragelse af konferencesteder Disponibel konferencekapacitet Bestilling og Kundens valg af konferencested Ordrebekræftelse Priser Levering Fakturering Mangler Ophævelse Afbestilling Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Tvister... 15

3 Side 3 af Indledning Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen besluttede som en del af 8. fase af Statens Indkøbsprogram at foretage genudbud af aftalerne for konferencefaciliteter i Danmark med og uden overnatning som én samlet konferenceaftale. Der er indgået rammekontrakter med i alt 78 leverandører fordelt i hele landet. Kravspecifikationen omfatter fem typer ydelser: 1. Konferencelokaler (plenumlokaler og grupperum) 2. Udstyr og teknik 3. Service 4. Forplejning 5. Overnatning. Der er to forskellige typer af konferencelokaler: Plenumlokaler (plads til minimum 11 deltagere) Grupperum (plads til mellem 2 10 deltagere) Rammekontrakten omfatter overordnet følgende fire konferencepakker: Konferencepakker Standardydelser Kort tids møde Halvdagspakke Heldagspakke Kl. 12 til kl. 12-pakke Plenumlokaler eller grupperum Plenumlokaler eller grupperum Plenumlokaler eller grupperum Plenumlokaler eller grupperum Konferencelokaler Udstyr og teknik Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Morgenmad Frokost Frokost Frokost Forplejning Eftermiddagsforfriskninforfriskning Eftermiddags- Middag (2 retter) Frokost Rammekontrakten omfatter tillige en række andre tilkøbsydelser og produkter, som fremgår af nedenstående tabel og i Kontraktbilag 4A.

4 Side 4 af 15 Forplejning Overnatning Forlængelse af konferencepakkernes varighed Konferencepakker Kort tids møde Halvdagspakke Heldagspakke Kl. 12 til kl. 12-pakke Tilkøbsprodukter - yderligere måltider og drikkevarer Morgenmad Morgenmad Frokost Eftermiddagsforfriskninforfriskning Eftermiddags- Middag (2 el. 3 Middag (2 el. 3 Middag (3 retter) retter) retter) Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Tilkøbsydelse - overnatning Overnatning inkl. morgenmad Tilkøbsydelse Forlængelse af konferencepakkernes varighed Forlængelse af Forlængelse af konferencepakkernes varighed pakkernes konference- varighed Forlængelse af konferencepakkernes varighed Overnatning inkl. morgenmad Forlængelse af konferencepakkernes varighed Tilkøbsydelse - Grupperum Grupperum Leje af grupperum Leje af grupperum Leje af grupperum Leje af grupperum Tilkøbsydelser Tekniske faciliteter Udstyr og teknik Fladskærm eller infoskærm Fladskærm eller infoskærm Fladskærm eller infoskærm Fladskærm eller infoskærm DVD- og CDafspilleafspilleafspiller DVD- og CD- DVD- og CD- DVD- og CD-afspiller Bærbar computer Bærbar computer Bærbar computer Bærbar computer Lydanlæg med forstærker og højttalere Lydanlæg med forstærker og højttalere Lydanlæg med forstærker og højttalere Lydanlæg med forstærker og højttalere Panel- og trådløse mikrofoner Dokumentkamera eller overheadprojektor mv. Panel- og trådløse mikrofoner Dokumentkamera eller overheadprojektor mv. Panel- og trådløse mikrofoner Dokumentkamera eller overheadprojektor mv. Panel- og trådløse mikrofoner Dokumentkamera eller overheadprojektor mv. Leverandørens ydelser, herunder konferencelokaler, fremgår af Statens Konferencehåndbog Læs mere herom i Kontraktbilag 1B, pkt. 1. Konferencepakkernes varighed Kort tids møde er en konference af op til to timers varighed, fx et morgenmøde eller gåhjemmøde. Halvdagskonference er en konference, der er af en halv arbejdsdags varighed, svarende til fire timers varighed. En halvdagskonference kan enten påbegyndes fra morgenstunden eller fra middag. Et halvdagsmøde vil typisk finde sted fra kl kl

5 Side 5 af 15 Heldagskonference er en konference, der er af en hel arbejdsdags varighed, svarende til otte timers varighed. Kunden skal have mulighed for at vælge at afslutte heldagskonferencen med en middag og eventuel overnatning inkl. morgenmad, såfremt Leverandøren har tilbudt overnatning i Kontraktbilag 2. Et heldagsmøde vil typisk finde sted indenfor tidsrummet kl kl konference er en konference, der er af en hel arbejdsdags varighed med begyndelse kl. 12, eventuel overnatning inkl. morgenmad, såfremt Leverandøren har tilbudt overnatning i Kontraktbilag 2. Konferencen er således af en varighed på ca. 24 timer. En konference vil typisk finde afvendelse indenfor tidsrummet kl Udover ovenstående konferencepakkers fastlagte varighed skal Leverandøren acceptere følgende fleksibilitet i konferencepakkernes varighed: Halvdagsmøder kan have en ekstra varighed på op til ½ times varighed, uden at Leverandøren kan kræve merbetaling herfor. Heldagsmøder kan have en ekstra varighed på op til 1 times varighed, uden at Leverandøren kan kræve merbetaling herfor. Kl. 12 til kl. 12 konferencer kan have en ekstra varighed på op til 2 timers varighed, uden at Leverandøren kan kræve merbetaling herfor. Såfremt Kunden ønsker at forlænge ovenstående konferencepakker (udover det ovenfor anførte) med én times varighed, skal Leverandøren tilbyde Kunden at forlænge varigheden af konferencen, som en tilkøbsydelse. Prisen herfor følger af Kontraktbilag 4A. 2. Hvad er formålet med aftalen? Formålet med aftalen er at sikre statens adgang til konferencefaciliteter, der er optimeret med hensyn til pris og ydelse og have et indhold, der lever op til markedsstandarder med hensyn til processer, metoder og kvalitet. I Rammekontraktens Kontraktbilag 1B, punkt 3, fremgår det bl.a., at Rammekontraktens Konferencefaciliteter skal, for så vidt angår kvalitet og indhold, som minimum være på niveau med det, der må betegnes som markedsstandard på bestillingstidspunktet. Ydermere skal alle Konferencefaciliteter leveres under størst mulig hensyntagen til opnåelse af den bedst mulige kvalitet samtidig med mindst mulig miljøbelastning. Leverandøren skal levere en god rengøringsstandard, der opfylder de i branchen gældende regler, i lokaler med konferencefaciliteter, på eventuelle værelser og på konferencevirksomheden generelt. Kvaliteten er, sammen med de overordnede krav gengivet oven for, sikret gennem fastsættelsen af en hel række konkrete krav(minimumskrav), som fremgår af kontraktbilagene, herunder Kontraktbilag 1B og Kontraktbilag 4A.

6 Side 6 af Sondring mellem konferenceaftalen og hotelaftalen i regi af Statens Indkøb I regi af Statens Indkøb findes Hotelaftalen, der har snitflader til konferenceaftalen. Du kan læse mere om denne aftale på Konferenceaftalen gælder ikke Kundens køb af hotelophold, hvor der udelukkende er et behov for overnatning. Ved køb af hotelophold alene henvises til statens Hotelaftale. 4. Konferenceaftalens opbygning Konferenceaftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem rammekontraktens ordregiver (Kunden), Moderniseringsstyrelsen og leverandøren. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt Kontraktbilag 1A: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 3: Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4: Priser med underbilag Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6: Levering Kontraktbilag 7: Tilslutningsaftale Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 13: Procedure for bestilling Kontraktbilag 14: Udskiftning af produkter 5. Hvem kan bruge Rammekontrakten? Statslige myndigheder er i Rammekontraktens løbetid forpligtet til at bruge Rammekontraktens konferencefaciliteter. Ved at bruge Rammekontrakten løfter de statslige myndigheder samtidig deres eventuelle udbudspligt på området. Selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank samt Folketinget, har mulighed for at tilslutte sig adgangen til at kunne gøre brug af aftalen. Om frivillige tilslutninger Ved tilmelding til aftalen kan institutionen frivilligt købe de af Rammekontrakten omfattede ydelser ved brug af Rammekontrakten. Institutionen er således ikke forpligtet til at gøre brug af Rammekontrakten, men alene berettiget hertil. Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af forlængelsesoptionerne, er tilsluttede kunder fortsat tilsluttet aftalen, hvormed tilsluttede kunder fortsat kan gøre brug af aftalen i forlængelsesperioden. Læs mere om tilmeldingsproceduren på eller i

7 Side 7 af 15 Kontraktbilag 7. I Kontraktbilag 3A og Kontraktbilag 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner, der kan tilslutte sig aftalen. 6. Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år. Den trådte i kraft den 1. januar 2014 og er gældende frem til den 31. december Hvis Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan aftalen forlænges yderligere to gange ét år, dvs. frem til 31. december Ved forlængelse af kontrakten vil der blive informeret herom på Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Forpligtelsen med diverse undtagelser Rammekontrakten indebærer, at statslige institutioner i henhold til cirkulære om indkøb i staten vil blive forpligtet til kun at købe ind hos de på Rammekontrakten valgte leverandører inden for Rammekontraktens område. De statslige institutioner vil dog fortsat have mulighed for at benytte de statslige konferencefaciliteter, herunder for eksempel forsvarets, politiets, Udenrigsministeriets, Bygningsstyrelsens og Styrelsen for Slotte og Kulturejendommes faciliteter(egenproduktion), i det omfang en sådan benyttelse ikke forudsætter indgåelse af aftale med en eventuel forpagter (3. mand) om indkøb af konferencefaciliteter. Indkøb af konferencefaciliteter fra forpagtere af statslige faciliteter forudsætter, at forpagteren er leverandør på rammekontrakten eller, at forpagtningsaftalen giver de statslige institutioner adgang hertil. Der kan findes eksempler på egenproduktion i Statens Konferencehåndbog. Ved køb af konferencefaciliteter i det af Rammekontrakten omfattede geografiske område har Kunden pligt til (jf. dog nedenstående undtagelser) at købe konferencefaciliteter hos en af de leverandører, som Moderniseringsstyrelsen har indgået Rammekontrakt med i det pågældende geografiske område. Forpligtelsen er gældende ved køb af konferencefaciliteter for 2 eller flere deltagere. Såfremt der afholdes konferencer på ikke brofaste øer (inkl. Bornholm), som ikke er omfattet af delaftalernes geografiske dækningsområde, eller andre områder, hvor der ikke er indgået en delaftale, må Kunden vælge en konferencefacilitet, som ikke er omfattet af Rammekontrakten. Delaftalens geografiske områder er følgende: Delaftale 1 - Nordlig del af Jylland Delaftale 2 - Sydlig del af Jylland og Fyn Delaftale 3 - Sjælland, Lolland og Falster (minus København og Frederiksberg) Delaftale 4 - København og Frederiksberg.

8 Side 8 af 15 I følgende tilfælde har Kunden ret men ikke pligt til at købe konferencefaciliteter på de indgåede Rammekontrakter: Såfremt konferencen har deltagelse af en eller flere ministre. Såfremt konferencen omfatter en eller flere handicappede, hvis særlige behov ikke kan tilgodeses ved køb på Rammekontrakten. Såfremt særlige hensyn til repræsentation, beliggenhed eller øvrige helt særlige omstændigheder ikke kan tilgodeses ved køb på Rammekontrakten, fx i forbindelse med udenlandske delegationers ophold i Danmark og departementschefseminarer. Såfremt særlige sikkerhedsmæssige krav defineret af de relevante sikkerhedsmyndigheder, herunder Forsvarets eller Politiets Efterretningstjeneste, ikke kan tilgodeses ved køb på Rammekontrakten. Såfremt det ud fra en totaløkonomisk betragtning vil være helt unødigt omkostningsfuldt at anvende leverandørerne i et aftalebelagt område. Det understreges, at Rammekontrakten ikke gælder Kundens køb af hotelophold, hvor der udelukkende er et behov for overnatning. Ved køb af hotelophold alene henvises til statens Hotelaftale. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Udskiftning eller overdragelse af konferencesteder I Rammekontraktens løbetid vil alle konferencestederne omfattet af Rammekontrakten kunne udskiftes eller overdrages til nye ejere. Markedet for konferencefaciliteter er præget af ejerskifte, nedlukninger (f.eks. som følge af totalrenoveringer m.v.) og opstart af nye faciliteter. For at sikre, at de af Rammekontrakten omfattede konferencefaciliteter til enhver tid modsvarer den efterspurgte kapacitet, kan Moderniseringsstyrelsen således have behov for at acceptere et ejerskifte og/eller en udskiftning af konferencestederne. Leverandøren og/eller Moderniseringsstyrelsen kan derfor på baggrund af retningslinjerne i Kontraktbilag 14 initiere, at et konferencested på Rammekontrakten udskiftes med et nyt konferencested eller overdrages til nye ejere. Læs mere herom i Kontraktbilag 14.

9 Side 9 af Disponibel konferencekapacitet Leverandøren skal tilbyde konferencefaciliteter i hele kontraktperioden, dog med undtagelse af eventuel ferielukning i en periode på maksimalt 30 dage om året. I Statens Konferencehåndbog er Leverandørens plenumlokaler angivet inden for en række segmenter (antal personer som lokalet er beregnet til). Såfremt Leverandøren har angivet et plenumlokale inden for et segment i Statens Konferencehåndbog, kan Kunden på Rammekontrakten bestille dette plenumlokale til et vilkårligt antal personer inden for det pågældende segment (fx personer) dog maks. til det konkrete antal deltagere, som lokalet er beregnet til (fx 80 personer). Tilsvarende gælder for grupperum (segmentet 2-10 personer). Hvis en Kunde således efterspørger en konference inden for et segment, hvor Leverandøren har angivet et lokale, skal Leverandøren tilbyde konferencefaciliteter til aftaleprisen, såfremt Leverandørens ledige kapacitet modsvarer Kundens efterspørgsel. Leverandøren kan således ikke melde udsolgt til aftaleprisen, medmindre Leverandørens ledige kapacitet ikke modsvarer Kundens efterspørgsel. Leverandøren har herudover ret, men ikke pligt, til tillige at levere konferencer i de lavere segmenter med det pågældende plenumlokale. 10. Bestilling og Kundens valg af konferencested Kundens bestilling af ydelser sker på grundlag af de vilkår, der er fastlagt i Rammekontrakten og i henhold til retningslinjerne i Kontraktbilag 13. Bestilling af konferencefaciliteter sker efter én af nedenstående modeller, jf. Kontraktbilag 13. Tabel 1. Modeller for bestilling af konferencefaciliteter Model Anvendelse Henvendelse direkte til én Leverandør Denne model anvendes i de tilfælde, hvor der kun er ét konferencested, som kan opfylde Kundens behov i forhold til en planlagt konference. Henvendelse til to eller flere Leverandører for indhentelse af tilbud Denne model anvendes i de tilfælde, hvor flere konferencesteder kan opfylde Kundens behov. De almindelige forvaltningsretlige regler indebærer, at Kunderne skal handle sagligt og økonomisk forsvarligt ved gennemførelsen af en indkøbsproces. Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, indebærer, at Kunden har en forpligtelse til at forvisse sig om, at det konferencested, som får aftalen, også kan levere på den bedste og billigste måde.

10 Side 10 af 15 Kunden skal inden valg af konferencested først opgøre sit konkrete og saglige behov i forbindelse med den planlagte konference/det planlagte seminar, således at Kunden på grundlag heraf kan vurdere hvilke af leverandørerne/konferencestederne på Rammekontrakten, der kan opfylde behovet. I vurderingen af hvilke konferencesteder, der opfylder Kundens behov indgår antallet af deltagere i konferencen, behovet for plenumlokaler og grupperum, afholdelse af videokonference, behov for internethastighed på minimum 10 Mbit, konferencesekretariat, deltagelse af konferencekoordinator, økologisk forplejning, opholdsstue/lounge, parkeringsfaciliteter, udendørsområder, handicaptilgængelighed, beliggenhed (maks. transporttid for deltagerne), maks. prisniveau/budget og muligheden for køb af de tilkøbsydelser og - produkter, som Kunden måtte have behov for. Der kan fx være tale om tilkøb af overnatning eller leje af flere grupperum, som nærmere angivet i Kontraktbilag 1B og Kontraktbilag 4A. Model 1: Kun ét konferencested opfylder Kundens behov Såfremt der alene er ét konferencested, hvis faciliteter og ledige kapacitet opfylder Kundens behov, jf. ovenfor, sker købet ved direkte henvendelse til dette konferencested via telefon eller . Eksempel: Hvis Kunden har et sagligt behov for at afholde en konference i Århus med 200 deltagere, der skal kunne fordeles i 20 grupperum, og kun ét af de af Rammekontrakten omfattede konferencesteder kan opfylde dette behov, vil Kunden kunne booke konferencen via telefon eller ved direkte henvendelse til dette konferencested. Kundens køb af konferencefaciliteter sker på grundlag af de vilkår, der er fastsat i Rammekontrakten, herunder de fastsatte priser, jf. Kontraktbilag 4A, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence. Model 2: Flere konferencesteder opfylder Kundens behov Såfremt Kunden vurderer, at flere konferencesteder kan opfylde Kundens behov, sker købet efter nedenstående fremgangsmåde. Kunden udvælger mindst 2 konferencesteder baseret på Kundens vurdering af hvilke konferencesteder, der bedst dækker Kundens behov i forhold til den planlagte konference, jf. ovenfor. Det kan være relevant for Kunden at udvælge konferencesteder fra delaftaler i flere forskellige geografiske områder, fx hvis Kunden er placeret et sted med nogenlunde lige langt til konferencesteder på delaftaler i mere end et geografisk område. 1. Kunden præciserer sine behov i en enslydende mail til de udvalgte konferencesteder, herunder tidspunktet for afholdelsen af den planlagte konference og antallet af konferencedeltagere. 2. De udvalgte konferencesteder gives lige lang frist til at besvare henvendelsen. Konferencesteder, der har ledig kapacitet i de af Rammekontrakten omfattede konferencelokaler, er forpligtet til at tilbyde at afholde konferencen. De tilbudte priser må maksimalt svare til de i Kontraktbilag 4A anførte priser.

11 Side 11 af Såfremt Kunden vurderer, at der kan opnås en endnu lavere pris ved henvendelse til yderligere konferencesteder på de relevante delaftaler, kan Kunden vælge at gentage sin tilbudsindhentning én gang ved fremsendelse af mail med samme indhold til det antal yderligere konferencesteder, som Kunden vurderer passende. De først inviterede konferencesteder skal gives lejlighed til at revurdere deres tilbud. 4. Kunden vælger tilbuddet fra det konferencested, der tilbyder den laveste pris. Laveste pris beregnes på baggrund af det af Kunden i tilbudsindhentningen opgjorte behov for den samlede konference, herunder Kundens behov for henholdsvis konferencepakke, eventuel overnatning samt øvrige relevante tilkøbsydelser og -produkter. 5. Alle konferencesteder, der har deltaget i tilbudsindhentningen, orienteres samtidig pr. om Kundens valg. Læs mere herom i Kontraktbilag Ordrebekræftelse Kunden har uanset bestillingsform krav på at modtage en ordrebekræftelse fra Leverandøren inden for 24 timer fra bestillingstidspunktet. Leverandøren skal fremsende ordrebekræftelsen til Kunden via . Leverandøren skal ved telefonisk bestilling oplyse Kunden om dette i bestillingssituationen. Hvis Kunden i forbindelse med bestilling via telefon af en eller anden grund ikke ønsker at oplyse sin adresse til Leverandøren, bortfalder Kundens krav på at få tilsendt en ordrebekræftelse inden for 24 timer fra bestillingstidspunktet. Ordrebekræftelsen skal indeholde en nøje angivelse af: Dato og tidspunkt for arrangementet, herunder konferencens varighed Omfanget af de faciliteter, der stilles til rådighed Ved eventuel overnatning: antallet af værelser 12. Priser Ved køb på Rammekontrakten betaler Kunden den pris, der er fastlagt i Kontraktbilag 4A. Priser kan findes på i Statens Konferencehåndbog. Aftalepriserne reguleres én gang årligt i hele Rammekontraktens løbetid, med virkning fra 15. januar i det pågældende år, første gang dog 15. januar Priserne reguleres i henhold til det på Danmarks Statistiks hjemmeside ( offentliggjorte nettoprisindeks. Prisen, der gælder ved kundens køb på Rammekontrakten, må ikke overstige Leverandørens laveste dagspris. Leverandørens laveste dagspris inkluderer særlige kampagnepriser, markedspriser eller anden dertil svarende betegnelse for Leverandørens til enhver tid laveste tilbudte pris for identiske ydelser og produkter ved salg til andre kunder uden for Rammekontrakten.

12 Side 12 af 15 Læs mere herom i Kontraktbilag 4 - Priser. 13. Levering Leverandøren skal levere konferencefaciliteter, herunder lokaler, tekniske faciliteter, forplejning samt tilknyttede ydelser, omfattet af Kontraktbilag 1B (kravspecifikation), Kontraktbilag 2 (løsningsbeskrivelse) og Kontraktbilag 4A (leverandørens priser). Såfremt Leverandøren tilbyder overnatning, skal Leverandøren levere overnatning omfattet af Kontraktbilag 1B (kravspecifikation), Kontraktbilag 2 (løsningsbeskrivelse) og Kontraktbilag 4A (leverandørens priser). Læs mere herom i Kontraktbilag 6 - Levering. 14. Fakturering Fakturering kan tidligst ske efter konferencens afholdelse. Eventuel fakturering for afbestilling af en konference kan ske, efter afbestilling er sket. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 6. Vederlaget forfalder til betaling 30 dage efter Leverandørens afsendelse af fyldestgørende faktura, jf. Kontraktbilag 12. Fakturering sker direkte til Kunden. Moderniseringsstyrelsen hæfter ikke for Kundens betaling. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Mangler Der foreligger en mangel, hvis konferencefaciliteterne eller de tilknyttede ydelser ikke opfylder kravene i Rammekontrakten eller i øvrigt ikke svarer til det, som Moderniseringsstyrelsen og/eller Kunden med føje kan forvente. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Ophævelse Kunden kan helt eller delvist ophæve en indgået bookingaftale under nærværende Rammekontrakt, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse fra leverandørens side. Følgende forhold, men ikke begrænset hertil, anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Kunden til at ophæve bookingaftalen:

13 Side 13 af 15 Såfremt Leverandøren væsentligt misligholder en bookingaftale, herunder såfremt der konstateres væsentlige mangler ved konferencefaciliteterne og/eller de tilknyttede ydelser. Leverandørens konkurs, rekonstruktionsbehandling, åbning af forhandlinger om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, der bringer bookingaftalens rette opfyldelse i fare, i det omfang konkursloven gør dette muligt. Leverandørens ophør med den virksomhed, som bookingaftalen vedrører, eller indtræden af andre omstændigheder, der bringer bookingaftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. Såfremt der i bookingaftaleperioden opstår forhold, der medfører, at Moderniseringsstyrelsen ophæver Rammekontrakten. Såfremt Leverandøren gentagne gange væsentligt misligholder indgåede bookingaftaler indgået med samme Kunde, kan denne Kunde af Moderniseringsstyrelsen blive løst af sin forpligtelse til at anvende Rammekontrakten. Moderniseringsstyrelsen orienterer Leverandøren herom. Moderniseringsstyrelsen og Kunden er til enhver tid berettiget til at kræve afhjælpning i stedet for ophævelse. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Afbestilling Kunden kan efter bestilling af en konference, jf. Kontraktbilag 13, afbestille konferencen eller reducere deltagerantallet vederlagsfrit, når ændringen er Leverandøren i hænde senest kl på dagen for sidste rettidige afbestilling, jf. nedenstående afbestillingsfrister. Leverandøren er berettiget til vederlag for de dele af konferencen, som ikke afbestilles rettidigt. Enhver afbestilling eller reduktion i den oprindelige bestilling bør ske skriftligt og rettidigt i henhold til de nedenstående afbestillingsfrister for den pågældende konference. "Ankomst" er den første dag, hvor levering af konferencefaciliteter begynder. Den "endelige bestilte konference", er den konference, som fremgår af Leverandørens skriftlige ordrebekræftelse af Kundens bestilling inden eventuelle reduktioner, jf. Kontraktbilag Konferencer med mellem 2 og 11 deltagere a. Til og med 15 kalenderdage før ankomst kan Kunden frit afbestille den endelige bestilte konference. b. Efter 15 kalenderdage og til og med 10 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 50 pct. af den endelige bestilte konference.

14 Side 14 af 15 c. Efter 10 kalenderdage og til og med 7 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 25 pct. af den endelige bestilte konference. d. Efter 7 kalenderdage og til og med 1 kalenderdag før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille 10 pct. af den endelige bestilte konference. 2. Konferencer med mellem 11 og 30 deltagere a. Til og med 35 kalenderdage før ankomst kan Kunden frit afbestille den endelige bestilte konference. b. Efter 35 kalenderdage og til og med 20 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 50 pct. af den endelige bestilte konference. c. Efter 20 kalenderdage og til og med 7 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 25 pct. af den endelige bestilte konference. d. Efter 7 kalenderdage og til og med 1 kalenderdag før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille 10 pct. af den endelige bestilte konference. 3. Konferencer med mellem 30 til 100 deltagere: a. Til og med 42 kalenderdage før ankomst kan Kunden frit afbestille den endelige bestilte konference. b. Efter 42 kalenderdage og til og med 30 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 50 pct. af den endelige bestilte konference. c. Efter 30 kalenderdage og til og med 10 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 25 pct. af den endelige bestilte konference. d. Efter 10 kalenderdage og til og med 3 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille 10 pct. af den endelige bestilte konference. e. Efter 3 kalenderdage og til og med 1 kalenderdag før ankomst kan Kunden vederlagsfrist afbestille 5 pct. af den endelige bestilte konference. 4. Konferencer med mere end 100 deltagere: a. Til og med 80 kalenderdage før ankomst kan Kunden frit afbestille den endelige bestilte konference. b. Efter 80 kalenderdage og til og med 60 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 50 pct. af den endelige bestilte konference. c. Efter 60 kalenderdage og til og med 30 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 25 pct. af den endelige bestilte konference. d. Efter 30 kalenderdage og til og med 10 kalenderdage før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille 10 pct. af den endelige bestilte konference. e. Efter 10 kalenderdage og til og med 1 kalenderdag før ankomst kan Kunden vederlagsfrit afbestille 5 pct. af den endelige bestilte konference.

15 Side 15 af 15 Der kan mellem Kunden og Leverandøren aftales ændrede afbestillingsforhold, såfremt disse er mere gunstige for Kunden. No Show Ved manglende fremmøde ( no show ) kan Leverandøren tage fuld pris for konferencen. Tabsbegrænsningspligt Leverandøren har til enhver tid pligt til at søge sit tab begrænset ved at udleje de bestilte konferencelokaler til anden side. Såfremt Leverandøren stiller krav om gebyr/vederlag som følge af afbestilling eller no-show, jf. pkt og 2.3 ovenfor, kan Kunden som betingelse for betaling af gebyret/vederlaget kræve bevis for, at udlejning til anden side ikke har fundet sted. Læs mere herom og om levering af overnatning i Kontraktbilag Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Leverandøren er erstatningspligtig over for Moderniseringsstyrelsen og Kunden efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar kan maksimalt udgøre DKK i Rammekontraktens løbetid. Leverandøren skal opretholde en ansvarsforsikring, der dækker Leverandørens erstatningsansvar. Leverandøren skal på Moderniseringsstyrelsens anmodning dokumentere, at dette krav er opfyldt. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Tvister Rammekontrakten og indgåede bookingaftaler er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem Parterne i forbindelse med nærværende Rammekontrakt eller indgåede bookingaftaler, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i Parternes organisationer. Når det ovenfor beskrevne har været forsøgt, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved byretten eller landsretten i den retskreds, hvor Moderniseringsstyrelsen/Kunden har sit hovedkontor. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt