Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 8 af 27. februar 1995 om hjemmestyrets regnskabsvæsen m.v.

Transkript

1 Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 8 af 27. februar 1995 om hjemmestyrets regnskabsvæsen m.v. I medfør af 3 landstingslov nr. 23 om hjemmestyrets regnskabsvæsen m.v. af 3. november 1994 fastsættes følgende bestemmelser: Kapitel 1 Regnskabsvæsenets opgave 1. Regnskabsvæsenet skal bidrage til en effektiv økonomiforvaltning gennem registrering af oplysninger til brug for økonomisk planlægning, styring og kontrol vedrørende aktiviteterne på alle niveauer i hjemmestyreforvaltningen. Stk. 2. Gennem regnskabsvæsenet skal tilvejebringes de fornødne oplysninger til brug ved den periodiske regnskabsaflæggelse og udfærdigelsen af landskassens regnskab. Stk. 3. Regnskabsvæsenet skal bidrage med oplysninger til revisionen af regnskaberne i henhold til landstingslov nr. 23 om Grønlands Hjemmestyres regnskabsvæsen m.m af 3. november 1994 og landstingslov nr. 11 om Landstinget og Landsstyret af 20. oktober Kapitel 2 Regnskabsvæsenets område 2. Bestemmelserne om hjemmestyrets regnskabsvæsen omfatter alle hjemmestyreenheder, dvs. direktorater, underliggende institutioner, særlige fonde m.v., samt selvejende institutioner, der er optaget på bevillingslovene på lige fod med de egentlige hjemmestyreenheder. Stk. 2. Bestemmelserne finder endvidere anvendelse for selvejende institutioner, foreninger, fonde m.v., hvis regnskaber landsstyret i medfør af 2, stk. 2 i landstingslov nr. 23 af 3. november, har bestemt, skal omfattes af landstingsloven. Kapitel 3 Regnskabsvæsenets organisation Landsstyret 3. Landsstyret fastsætter regler om hjemmestyrets regnskabsvæsen. Økonomidirektoratet 4. Alle forslag til landstingslove, landstingsforordninger og administrative retsforskrifter der indeholder bestemmelser om hjemmestyrets regnskabsvæsen, skal forelægges Økonomidirektoratet til godkendelse. Stk.2. Forvaltningen af hjemmestyrets finansielle aktiver og passiver varetages af Økonomidirektoratet.

2 Stk. 3. Spørgsmål vedrørende pantsætning af hjemmestyreaktiver i relation til udlandslån, herunder realkreditlån henhører ligeledes under Økonomidirektoratet. Stk. 4. Økonomidirektoratet træffer afgørelse om, hvilke direktorater og institutioner der kan trække på hjemmestyrets centrale bankkonti og fastlægger rammerne for størrelsen af de decentrale bankkontis beholdninger. Stk. 5. Den centrale Regnskabsafdeling under Økonomidirektoratet varetager udvikling,drift og vedligeholdelse af hjemmestyrets centrale regnskabssystem. Regnskabsafdelingen udsender forskrifter og brugervejledninger m.v. vedrørende dette system og udøver konsulenttjeneste m.v. overfor direktorater og institutioner i spørgsmål vedrørende hjemmestyrets regnskabsvæsen. Stk.6. Den centrale Regnskabsafdeling forestår opstillingen af landskassens regnskab efter økonomidirektoratets anvisninger. Direktoraterne og underliggende institutioner 5. Direktoraterne tilrettelægger regnskabsvæsenet inden for deres områder og fastsætter antallet af regnskabsførende enheder. Direktoraterne skal føre kontrol med overholdelsen af reglerne for regnskabsvæsenet og skal sikre tilvejebringelsen af de oplysninger, der er nævnt i 1. Stk. 2. Det påhviler lederen for en regnskabsførende enhed, at lade udarbejde og kontrollere overholdelsen af en instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i enheden og de dertil knyttede ansvars- og kompetenceregler. Instruksen skal godkendes af en eventuel overordnet myndighed og skal tillige kunne godkendes af hjemmestyrets interne revision. Økonomidirektoratet udsender et cirkulære med retningslinier for udarbejdelse af sådanne instrukser. Stk. 3. Alle regnskabsførende enheder, der omfattes af 2, stk. 1 er forpligtet til at anvende hjemmestyrets centrale regnskabssystem. Enhederne skal foretage indrapportering til systemet samt gennemgang af og kontrol med de fra systemet genererede data i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i brugervejledninger m.v. Stk. 4. Institutioner m.v., der ifølge 2 stk. 2 omfattes af bestemmelserne vedrørende hjemmestyrets regnskabsvæsen, knyttes til det centrale regnskabssystem i en form, der nærmere aftales mellem vedkommende direktorat og Økonomidirektoratet. Kapitel 4 Krav til regnskabsføring og rapportering Bevillingsregnskab 6. Regnskabsførende enheder, jfr. 5. stk. l, skal føre et bevillingsregnskab vedrørende deres virksomhed. Regnskabet skal omfatte enhedernes bevillinger, udgifter og indtægter samt aktiver og passiver. Der skal tillige foretages registrering af aktiver og passiver, som ikke er hjemmestyremidler, men for hvis forvaltning og tilstedeværelse hjemmestyret er ansvarlig. Stk. 2. Registreringen skal ske i overensstemmelse med bevillingslovene og foretages i henhold til hjemmestyrets kontoplan med tilhørende vejledning, der udsendes af Den centrale Regnskabsafdeling. Registreringen skal dokumenteres i form af bilag, der skal være godkendt af hertil bemyndigede personer og indeholde de for registreringen nødvendige oplysninger. Stk. 3. Regnskabsåret følger finansåret. Dispositionsregnskab

3 7. Registreringen skal tilrettelægges således, at der efter behov kan foretages en beløbsmæssig registrering af indgåede aftaler og påtagne forpligtelser, der senere medfører udgifter eller indtægter i løbende eller kommende finansår. Stk. 2. Økonomidirektoratet kan pålægge regnskabsførende enheder at foretage en sådan registrering på særlige områder. Interne regnskaber 8. Regnskabsregistreringen skal tilrettelægges således, at der efter behov kan udarbejdes regnskaber med oplysninger om, hvorledes udgifter og indtægter er fordelt på en institutions afdelinger, kontorer m.v., samt på institutionens projekter, arbejdsopgaver og formål. Stk. 2. Til belysning af aktiviteterne i institutionen skal der i hensigtsmæssigt omfang foretages en registrering af kvantitative oplysninger omfattende præsterede ydelser, personaleforbrug m.v. Stk. 3. Økonomidirektoratet kan fastsætte regler om regnskabs førende enheders anvendelse af interne regnskaber. Regnskabsregistrering 9. Regnskabsregistreringerne og tilhørende bilags og dokumentationsmateriale skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige til dokumentation af registreringernes rigtighed. Periodisering af indtægter og udgifter 10. Udgifter og indtægter, hidrørende fra levering af varer og tjenesteydelser til eller fra hjemmestyret, skal registreres, når levering har fundet sted. Stk. 2. I tilfælde, hvor udgifter og indtægter ikke hidrører fra levering af varer og tjenesteydelser, skal registreringen ske, så snart beløbet kan opgøres og senest på betalingstidspunktet. Stk. 3. Såfremt størrelsen af et betydeligt krav mod hjemmestyret, opstået i et finansår, ikke kan opgøres endeligt inden den afsluttende regnskabsaflæggelse, bør registreringen ske på en udgiftskonto i regnskabet for det pågældende finansår på grundlag af et skøn, og således at korrektion af beløbet foretages i det finansår, hvor kravet kan opgøres endeligt. Stk. 4. Ud og indbetalinger herunder forudbetalinger der ikke straks kan henføres til en udgifts /indtægtskonto, skal registreres på en interimskonto, indtil endelig registrering kan finde sted. Stk. 5. I de regnskabsmæssige supplementsperioder registreres udgifter og indtægter, der periodemæssigt skal henføres til gammelt regnskabsår. Disse registreringer bør begrænses til tilfælde, hvor der foreligger særlige grunde til, at registreringen ikke tidligere har kunnet ske. Stk. 6. De regnskabsmæssige supplementsperioder anvendes endvidere til registrering af afslutningsposteringer. Direktoraternes og institutionernes regnskabsaflæggelse 11. Direktoraterne og de herunder hørende institutioner skal aflægge periode og årsregnskaber i henhold til de regler, der til enhver tid er fastsat af Økonomidirektoratet. Stk. 2. Regnskabsaflæggelsen sker i form af periode og årsregnskaber, der udarbejdes gennem hjemmestyrets centrale regnskabssystem på grundlag af indrapporterede oplysninger fra direktorater og institutioner.

4 Stk. 3. Årsregnskabet skal udarbejdes under hensyntagen til tilgodehavender, forudbetalte og skyldige beløb m.v., så regnskabet giver et retvisende billede af indtægter og udgifter i det pågældende finansår samt af aktiver og passiver ved finansårets udløb. Regnskabsgodkendelse 12. Direktoraterne skal over for hjemmestyrets interne revision godkende regnskaber vedrørende egen og underliggende enheders samlede virksomhed efter retningslinier udsendt af Økonomidirektoratet. Stk. 2. Regnskaber vedrørende enhederne skal godkendes af de pågældende enheders ledere overfor en eventuel overordnet myndighed og hjemmestyrets interne revision. Stk. 3. Som led i godkendelsen skal føres kontrol med forbruget af givne bevillinger samt med aktiver og passiver. Herunder vurderes, om forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode, og om aktiver og passiver har en rimelig størrelse. Landskassens regnskab 13. Regnskabsoplysninger i henhold til godkendte årsregnskaber indgår i Den centrale Regnskabsafdelings opstilling af landskassens regnskab. Direktorater og institutioner skal, i det omfang Økonomidirektoratet fremsætter ønsker herom, tilvejebringe supplerende regnskabsmateriale til brug ved aflæggelsen af landskassens regnskab, herunder sådanne noter og oversigter over hjemmestyrets aktiviteter, som er nødvendige for regnskabets rette forståelse. Opbevaring af regnskabsmateriale 14. Det påhviler direktoraterne og de herunder hørende enheder at opbevare periode og årsregnskaberne og hertil knyttede specifikationer, bilag m.v. i 5 år efter udløbet af et regnskabsår, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. Stk. 2. Opbevaringen af regnskabsmateriale, herunder produk-tionsdata, samt edb-programmer skal i øvrigt ske i overensstemmelse med de regler, der til enhver tid er fastsat af landsstyret, Økonomidirektoratet, Landsarkivet, Registertilsynet m.fl. Kapitel 5 Forretningsgange og kontrol i forbindelse med betalingsforretninger Udbetalinger 15. En enheds forretningsgange vedrørende udbetalinger skal sikre, at udbetalinger kun foretages i overensstemmelse med dispositioner, der er truffet af hertil bemyndigede personer. Endvidere skal forretningsgangene sikre, at alle udbetalingsbilag kontrolleres, at der foretages en nøjagtig og fuldstændig regnskabsmæssig registrering af udgifter og betalinger, og at registrering og betaling sker i overensstemmelse med godkendte udbetalingsbilag. Stk. 2. Forretningsgangene skal tilrettelægges således, at der etableres en personmæssig adskillelse mellem registreringen og betalingen. Såfremt dette ikke er muligt, skal der optages særskilte

5 bestemmelser herom i institutionsinstruksen med henblik på at styrke kontrollen med betalingerne på anden måde. Indbetalinger 16. En enheds forretningsgange vedrørende indbetalinger skal sikre, at alle krav, der påregnes at medføre indbetalinger, dokumenteres tidligst muligt, at der sker en nøjagtig og fuldstændig regnskabsmæssig registrering af alle indtægter og indbetalinger, og at der føres kontrol med indbetalingernes korrekte og rettidige indgang. Stk.2. Enheder, der leverer varer og tjenesteydelser på kredit, skal fastsætte regler for kreditgivning. Stk. 3. Enheder, der modtager værdipost, skal etablere en kontrol med og registrering af denne post som led i poståbningen. Likviditetsforvaltning 17. De enkelte direktorater og enheder bør så vidt muligt lade deres ind og udbetalinger foregå via de centrale bankkonti. Betalinger kan dog foretages via en enheds egne likvide beholdninger i tilfælde, hvor enheden har udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via det centrale regnskabssystem. Stk. 2. Direktoraterne træffer inden for deres område afgørelse om, hvilke enheder der skal have selvstændig likviditetsforvaltning, og fastsætter størrelsen af beholdningerne i de enkelte enheder. Stk.3. Der skal foretages en løbende registrering af betalinger i kassejournaler eller lignende. Stk. 4. Likviditetsbeholdningen skal begrænses til et beløb, der er nødvendigt for institutionens uforstyrrede drift. Beholdningen skal opbevares på betryggende måde og må ikke sammenblandes med midler, som er hjemmestyret uvedkommende. Stk. 5. Det påhviler lederen for en enhed eller den, chefen har bemyndiget hertil, at sikre sig, at midlerne er til stede, og at de likvide transaktioner udføres forsvarligt. Kapitel 6 Særlige forvaltningsopgaver Forvaltning af varebeholdninger. 18. Det påhviler institutionerne at føre særskilte fortegnelser over varebeholdninger, med mindre beholdningerne er af helt uvæsentlig betydning. Restreringen skal ske på en sådan måde, at den er egnet som grundlag for kontrol med beholdningernes tilstedeværelse og forvaltningen af beholdningerne i øvrigt. Stk. 2. Værdien af varebeholdningerne må ikke optages på beholdningskonti i institutionernes regnskaber, med mindre der er bevillingsmæssig hjemmel hertil. Stk. 3. Varebeholdningerne bør ikke overstige, hvad der må anses for nødvendigt under hensyntagen til institutionernes uforstyrrede virksomhed samt til forsvarlig indkøbs og lagerøkonomi. Værdipapirforvaltning 19. Alle værdipapirbeholdninger administreres af Økonomidirektoratet.

6 Legatforvaltning 20. Formuer tilhørende legater, der bestyres af hjemmestyreinstitutioner i henhold til fundats, optages i institutionernes regnskaber i overensstemmelse med hjemmestyrets kontoplan. Stk. 2. Andre legater end de, der er nævnt i stk. l, optages ikke i regnskaberne. Stk. 3. Økonomidirektoratet fastsætter nærmere regler for legater, der allerede er optaget i regnskaberne, men som ikke omfattes af stk. 1. Stk. 4. Legater, som optages i regnskaberne, og som er ejere af værdipapirer, udstedt gennem værdipapircentralen, skal som kontoførende institut vælge enten det pågældende obligationsudstedende institut eller et anerkendt pengeinstitut. Stk. 5. Legaternes øvrige værdipapirer samt kontantbeholdninger m.v. skal deponeres til forvaltning i en godkendt forvaltningsafdeling. Stk. 6. Legaternes midler skal anbringes i overensstemmelse med bestemmelser i fundatser og de regler, der til enhver tid er fastsat af Justitsministeriet. Stk. 7. Udtrækningsprovenu og renter af værdipapirer samt eventuelle andre indbetalinger til legater skal tilstilles forvaltningsafdelingerne direkte. Stk. 8. Der skal indgås en aftale mellem et legats bestyrelse og forvaltningsafdelingen om varetagelse af opgaverne ifølge stk. 4, 5, 6 og 7 samt om forvaltningsafdelingens udarbejdelse af regnskaber vedrørende legatet. Stk. 9. Udgifter i forbindelse med depotforvaltning m.v. er hjemmestyret uvedkommende. Stk. 10. Hvor fundatsen er til hinder for at følge de foranstående regler, skal Økonomidirektoratet forhandle med legatets bestyrelse om ændring af fundatsen. Forvaltning af andre aktiver 21. Der skal føres fortegnelser over anlægsaktiver, hvad enten disse er anskaffet over enhedens drifts og anlægsbudget eller overført vederlagsfrit fra andre institutioner m.v. Fortegnelserne skal være forsynet med oplysninger om aktivernes anskaffelsesværdi og eventuelle ændringer i værdiansættelsen samt andre oplysninger, der er relevante for forvaltningen. Stk. 2. Tilsvarende skal der føres fortegnelser over institutionernes inventar, maskiner, bogsamlinger og andet mere værdifuldt udstyr, anskaffet over institutionernes driftsbudget. Fortegnelserne skal tillige omfatte udstyr, der er stillet til rådighed af andre institutioner. Stk. 3. Der skal periodisk føres kontrol med, at aktiverne ifølge stk. l og 2 er til stede, og at der sker en rimelig udnyttelse af disse. Kapitel 7 Dispensation fra bekendtgørelsens regler 22. Fravigelser fra bekendtgørelsens regler kan alene ske efter anvisning eller tilladelse fra landsstyret. Kapitel 8 Ikrafttræden 23. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. marts 1995

7 Grønlands Hjemmestyre, den 27. februar 1995 Emil Abelsen / Peter Beck