Analyse af Centrene for Undervisningsmidler Finansministeriet og Undervisningsministeriet

Transkript

1 Analyse af Centrene for Undervisningsmidler Finansministeriet og Undervisningsministeriet Appendiks Juni 21

2 Præambel Denne rapport er udviklet af The Boston Consulting Group (BCG) baseret på et opdrag fra Finansministeriet og Undervisningsministeriet. Opdraget har været at gennemføre en kortlægning og analyse af Centre for Undervisningsmidlers (CFU) nuværende opgaver, organisering, arbejdsprocesser m.v. med henblik på opstilling af forslag til hvordan og i hvilke omfang, der kan sikres en mere effektiv opgaveløsning BCG's analyser har på den baggrund fokuseret på tre områder Kortlægning af CFU organisatorisk og økonomisk Afgrænsning af CFU's virksomhed og hovedydelser Effektivisering af leverance-formen af CFU's ydelser Analyserne har fokuseret på samtlige CFU'er med undtagelse af CFU'erne på Grønland, Færøerne og i Flensborg Potentialer er udregnet baseret på 29 tal. Der er ikke taget højde for eventuelle effektiviseringer, der er sket i perioden fra slut 29 til rapportens afslutning i juni 21. I beregning af potentialer er der udviklet tre forskellige scenarier, som giver mulighed for vælge i hvor høj grad, man ønsker at effektivisere BCG har estimeret investeringsbehov ved effektiviseringsforslag. Investeringer detaljeres og beregnes endeligt når den nye organisation er besluttet. Eventuelle omkostninger drevet af tjenestemandsansættelser eller særlige ansættelsesvilkår er ikke medtaget Med disse formål og afgrænsninger har BCG i perioden marts til maj 21 gennemført omfattende analyser af CFU med henblik på at belyse de ovenfor nævnte tre områder 1

3 Analyser er baseret på grundig dataindsamling Brugersurvey, tidsregistrering, interviews og økonomi- og personaledata Intern CFU data Besøg og interviews med CFU chefer og medarbejdere på 12 lokationer Detaljeret gennemgang af økonomi- og personaledata per CFU Gennemgang med regnskabsmedarbejdere Fremvist for og clearet med CFU chefer På aggregeret niveau præsenteret for og accepteret af Referencegruppen Detaljeret gennemgang af CFU biblioteksdata Tidsregistrering af alle CFU medarbejdere i én uge (uge 16) Ekstern data Online survey til CFU brugere (2.822 besvarelser) Survey er udsendt til hele CFU's brugerdatabase, som består af både grundskole-lærere, gymnasielærere, studerende og andre Lærere, som ikke anvender CFU, er ikke medtaget i analysen hvilket kan give positiv bias i data i forhold til CFU Interviews med de største forlag på undervisningsområdet Gyldendal (Matthias Bruun, Direktør Uddannelse & Cliff Hansen, Afd. chef Digital) Alinea (Ebbe Dam, Direktør Uddannelse) Systime (Poul Henrik Mikkelsen, Direktør) Lindhardt og Ringhof (Annette Wad, Direktør) Rapporter og artikler vedr. digitalisering af undervisningsområdet Internationale best case eksempler er blevet undersøgt 2

4 Data benyttet til analysen stemmer overens med UC'ernes regnskaber UC, CFU CFU resultat i UC regnskab resultat af data benyttet i analysen Kontrol København -1,3M DKK -1,3M DKK Sjælland 1,4M DKK 1 1,4M DKK 1 Lillebælt 9,5M DKK (før UC fælles omk.) 9,5M DKK (før UC fælles omk.) 2 Syd Vest VIA Nordjylland -,2M DKK Fremgår ikke af UC regnskab 5,7M DKK,2M DKK -,2M DKK,8M DKK 5,7M DKK,4M DKK? Afvigelse på,2m DKK 1. UC/CFU Sjælland inkluderer ikke CFU's dækningsbidrag til UC i CFU regnskabet. Der er inkluderet 3,95M DKK til dækningsbidrag for CFU 2. 2,7M DKK efter fællesomkostninger Kilde: CFU regnskabsdata, UC regnskaber 29, BCG analyse og estimater 3

5 Agenda Kortlægning af Centre for Undervisningsmidler (CFU) Demografi, ydelser og brugere Økonomi Afgrænsning af CFU's bevillingsfinansieret virksomhed og CFU's hovedydelser Løftestænger til effektivisering Vurdering af effektiviseringsforslag 4

6 Slagelse 18 lokationer for Centre For Undervisningsmidler (CFU) Centrene er placeret under 7 University Colleges Der er 7 CFU'er fordelt på 18 lokationer CFU'ernes historie Hjørring Aalborg Informationssamling og lager Kun informationssamling Kun lager Den første CFU, eller Skolecentral som det blev kaldt, blev åbnet i 1932 Formålet var at give skolelærere mulighed for at gøre sig bekendt med bøger og andre hjælpemidler, der har betydning for undervisningen i grundskolen Esbjerg Skive Viborg Herning Vejle Aabenraa Skanderborg Odense Slagelse Roskilde Hillerød Vordingborg København Glostrup Rønne 1. CFU'er i Nuuk, Thorshavn og Flensborg er ikke inkluderet i UVM's 228M DKK bidrag Note: UC Vest, der inkluderer CFU Esbjerg, og UC Syd, der inkluderer CFU Aabenraa, skal lægges sammen inden udgangen af 211 I 1976 blev Lov om Amtscentraler vedtaget, og der blev oprettet et CFU dengang kaldet en Amtscentral i hvert amt I forbindelse med kommunalreformen i 27, blev CFU lagt ind under professionshøjskolerne (den gang Centre for Videregående Uddannelse) CFU'erne er i dag fordelt på 18 lokationer: 9 i Jylland, 6 på Sjælland, 2 på Fyn og 1 på Bornholm. Der ud over er der CFU i Nuuk, Thorshavn og Flensborg 1 5

7 Eksempel på CFU organisation CFU Esbjerg Centerchef Kursus-koordination Administrativt team Kilde: CFU Esbjerg Bibliotekteknisk team 2 bibliotekarer 1 medietekniker 3 kontorfunktionærer 2 chauffører/lagermedarb. Konsulent team 1 pædagogiske konsulenter 6

8 CFU's hovedydelser er: Udlån af undervisningsmidler, rådgivning & vejledning og kurser Hovedydelser Leveranceform Antal lokationer udbudt Udlån af undervisningsmidler Bogkasser og konkret materiale som supplement til skolernes grundbøger Bookes online på CFU's hjemmeside Leveres/afhentes på institutionen af CFU Alle institutioner bliver besøgt ugentligt 12 Rådgivning & vejledning Om informationssamlingen ifm. med indkøb af grundbøger Individuel rådgivning til lærere eller lærer-teams Berigelse af materialer Kurser Fag-relevante Pædagogiske IT og andre typer Leveranceform afhænger af rådgivningstype Større grupper: Fysisk møde Individuel: /telefonisk samtale, fysisk samtale Kurser afholdes på CFU Arrangeres af CFU konsulenter Afholdes oftest med ekstern foredragsholder Derudover er CFU involveret i en række andre aktiviteter som længere kurser, projekter og grafisk virksomhed

9 Totalt blev 3,2M bøger udlånt i 29 Antal udlånte bøger 29 (' eksemplarer) CFU VIA Kilde: CFU biblioteksdata 641 CFU København CFU Lillebælt CFU Sjælland CFU Nordjylland CFU Syd CFU Vest Total 8

10 CFU har på landsbasis ca. 2,8 bøger per grundskoleelev De store CFU'er ligger under gennemsnittet Kbh har det største antal bøger og det største antal elever... Antal bøger og skoleelever (') 5... men det lavest antal bøger pr. grundskoleelev Bøger pr. skoleelev , ,5 3, Kbh 189 VIA Sjælland Lillebælt Nordjylland Kilde: Undervisningsministeriet og CFU biblioteksdata Syd Vest Bøger Skoleelever Nordjylland Vest Syd 2,8 Sjælland 2,7 Lillebælt 2,4 VIA 2,3 Kbh 2,8 9

11 Der er store forskelle på CFU'ernes udbud af ydelser og organisering på tværs af CFU'erne Eksempler på forskelle mellem CFU'er Størrelse på udlånssamling Esbjerg København Antallet af titler i CFU'ernes bogsamlinger varierer betydeligt 2.4 titler 1.9 titler Placering af læreres efteruddannelse Herning Esbjerg Det er forskelligt om efteruddannelse afholdes i CFU regi eller i UC regi Håndtering af logistik Automatisering af lagre varierer betydeligt Projekter udenfor hovedydelserne Antallet af projekter CFU'erne er involveret i varierer betydeligt Kilde: Interviews med CFU'er Efteruddannelse ligger hos UC Odense Fuldt automatiseret Aalborg Ingen projekter udenfor hovedydelser Efteruddannelse ligger hos CFU København Manuelt Aabenraa Mange projekter udenfor hovedydelser 1

12 Stor variation i størrelse på udlånssamlinger CFU'er har fra ~ bogtitler i deres udlånssamlinger og totalt er der knap 2M bøger i udlånssamlingerne Antal bogtitler (') Antal bog-enheder (') 15 2, , , UCC 5.8 UCSJ 5. VIA 4.7 UCN UC Aabenraa Esbjerg Lillebælt Note: Antal bogtitler er i UCC, UCSJ og VIA opgjort som summen af de respektive lagres antal bogtitler Kilde: CFU biblioteksdata 1, UCC 292 UCSJ VIA UCN UC AabenraaEsbjerg Lillebælt Total 11

13 Primære brugere af CFU'er er grundskolen Antal udlån i udlånssamlingen 29 Brugere af rådgivning & vejledning Deltagere i kurser Antal udlån (' eksemplarer) 1 4. % af modtagere af rådgivning og vejledning % af kursusdeltagere Grundskole Gymnasier 1. Indeholder 39. eksemplarer af materialesæt, 14. DVD'ere og 3.24.K bøger. Nogen usikkerhed omkring materialesæt inkluderet, da materialesæt også kan bookes i andre system Kilde: UCC CFU; Brugersurvey n=2.822; BCG analyse og estimater Total Grundskole Gymnasier University college Total Grundskole Gymnasier University college Total 12

14 CFU'er anvendes på alle klassetrin % af brugerne af de respektive ydelser klasse Udlånssamlingen Kilde: Brugersurvey n= Rådgivning Korte kurser 3-6. klasse -2. klasse 13

15 Grundskolelærere ser udlånssamlingen som vigtigst andre ydelser findes mindre vigtige CFU brugeres vurdering af CFU's ydelser på en skala fra 1 5 (1: Ikke vigtig 5: Meget vigtig) 5 Meget vigtig Kilde: Brugersurvey n=2.822 Udlånssamlingen Informationssamlingen Konkret materialer DVD 2.9 Rådgivning og vejledning vedr. klassesæt 2.9 Rådgivning og vejledning om infosamlingen 2.6 Anden rådgivning og vejledning Korte kurser Lange kurser Vigtig Kurser Rådgivning Udlån 14

16 Udlånssamlingen anvendes mest Andel af lærere, som har anvendt ydelsen indenfor det sidste år Frekvensen for anvendelsen af ydelser % af respondenter Udlånssamling Kilde: Brugersurvey n= Konkret materiale 63 DVD optagelser 42 Rådgivning 61 Korte kurser 21 Lange kurser Antal gange/år > Udlånssamling 4 32 Konkret materiale DVD optagelser Rådgivning Korte kurser 79 Lange kurser 15

17 Slagelse Der eksisterer 23 kommunale pædagogiske centraler på landsplan Thisted Aalborg Randers Varde Esbjerg Kilde: CFU biblioteksdata; interviews med CFU'er Vejle Kolding Haderslev Aabenraa Horsens Århus Hedensted Fredericia Odense Svendborg Køge Guldborgsund Helsingør Lyngby Rødovre Frederiksberg Hvidovre Tårnby 16

18 Kommuner med kommunale pædagogiske centraler anvender CFU mindre end andre kommuner Oversigt over top 15 kommuner med og uden kommunale pædagogiske centraler Antal udlån per capita x ,2 7,9 6,7 5,9 5,9 5,6 5,5 5,5 5,4 5,1 5,1 4,9 5,2 4,8 4,8 4,7 4,6 4,2 3,2 3,1 3, 3, 3, 2,8 2,8 2,4 2,3 2,2 1,9 1,6 Dragør Hjørring Kerteminde Fakse Jammerbugt Sorø Solrød Frederikshavn Favrskov Nordfyn Herning Frederikssund Hillerød Vejen Kalundborg Aabenraa Hedensted Svendborg Guldborgsund Odense Esbjerg Aalborg Vejle Haderslev Kolding Varde Køge Randers Århus Rødovre Top 15 kommuner uden pædagogiske centraler Top 15 kommuner med pædagogiske centraler Kilde: Brugersurvey n=

19 Agenda Kortlægning af Centre for Undervisningsmidler (CFU) Demografi, ydelser og brugere Økonomi Afgrænsning af CFU's bevillingsfinansieret virksomhed og CFU's hovedydelser Løftestænger til effektivisering Vurdering af effektiviseringsforslag 18

20 Metode for gennemgang og validering af økonomisk data Indsamling og behandling af regnskabsdata Skabelon brugt på tværs af CFU'ere Skabeloner udviklet i samarbejde med CFU controller Skabeloner distribueret med henblik på udfyldelse CFU'erne returnerede skabeloner tíl BCG CFU'erne udfyldte og returnerede skabelonen baseret på Dimensionsbudgetanalyse i data Supplerende materialer sendt til BCG for yderligere forståelse og til kontrol Databehandling af BCG med supplerende input og spørgsmål til CFU'erne i processen Efter første behandling af data er økonomisk baseline distribueret til CFU'ere for input Økonomiske baseline med direkte allokering af største poster er distribueret Input til baseline er modtaget fra CFU ledelse og regnskabsmedarbejdere Baseline er korrigeret baseret på dette input fra CFU'erne 1. Referencegruppen bestod af 2 UC Rektorer og 2 CFU Chefer 2. Jævnfør slide 3 Kilde: BCG Validering af analyse og data anvendt Endelig baseline er distribueret til CFU ledelse og regnskabsmedarbejdere til afstemning og evt. kommentarer til økonomisk baseline Aggregeret resultat er præsenteret for og accepteret af Referencegruppen 1 Overordnet blev den økonomiske baseline accepteret som et retvisende billede af CFU'ernes virksomhed Bundlinie resultater brugt i analysen stemmer overens med aflagte UC regnskaber Bundlinie-resultatet af data brugt i analysen stemmer overens med de resultater, der forefindes i UC regnskaber 2 19

21 CFU's indtægter kommer fra 3 forskellige kilder CFU's CFU's indtægtsmuligheder indtægtskilder Beskrivelse Bevilling Størstedelen af CFU's indtægter kommer fra den årlige bevilling fra Undervisningsministeriet Brugerbetaling Indtægtsdækket virksomhed (IDV) CFU skal kræve betaling af direkte omkostninger ved deltagelse i kurser på under 12 timer og en række andre ydelser 1 Denne type indtægter benævnes brugerbetaling Kurser på over 12 timer og alle andre aktiviteter, der ligger udover CFU's kernevirksomhed, skal drives som IDV 2 CFU skal kræve betaling for alle omkostninger (direkte og indirekte) ved deltagelse i denne type aktiviteter 1. Bekendtgørelse nr. 131 af 15/12/28 om professionshøjskoler for videregående uddannelsers opgaver som centre for undervisningsmidler (Bekendtgørelsen) 5, stk Bekendtgørelsen 5, stk. 2 og 3 2

22 CFU'erne har indtægter for 38M DKK M DKK 4 Total CFU indtægter (74%) 47 (15%) 11 (4%) 2 (1%) 18 (6%) 3 (1%) 38 (1%) UVM Kurser Udlån af undervisningsmidler 1 Rådgivning og vejledning 2 Andre ydelser 3 Andre indtægter 4 1. Erstatning af materialer, CFU Film og TV, kørsel for kommuner mv. 2. Salg af konsulent ydelser 3. Skolebogsmessen, "Med skolen i biografen", psykolog tjenesten NON i Sønderjylland, Programdatateket i VIA mv. 4. Kantine, øvrige ikke specificerede indtægter mv. Kilde: CFU regnskabsdata; BCG analyse og estimater Total 21

23 IDV er først blevet indført i CFU'erne i 29 og udgør ~5% af de totale indtægter CFU'erne har først indført IDV i 29 Andel af indtægter, der er IDV Fra 27 var CFU'erne formelt underlagt statens regler omkring IDV på nogle ydelser CFUerne har derfor ikke før 29 opereret med IDV, men med praksis for amtskommunalt fastsat brugerfinansiering på visse ydelser i henhold til lokale beslutninger Ny bekendtgørelse vedtaget i dec. 28 med effekt fra jan 29 CFUernes planlægningscyklus for følgende skoleår ligger i efteråret. Der planlægges derfor i stort omfang ca. 18 måneder frem Dette førte til nogle vanskeligheder mht. IDV i introduktionsåret 29 CFU set-up for bl.a. regnskab bedre rustet til at håndtere IDV i 21 CFUernes tilgang til IDV UC/CFU definerer hvilke ydelser, der er IDV og hvilke der skal dækkes af brugerbetaling med udgangspunkt i lov og bekendtgørelse og statens regelsæt for området CFU får model for beregning af prisfastsættelse af IDV af økonomiafdelingen i UC, og CFU s IDV er en integreret del af UC s samlede IDV UC ernes eksterne revisionshuse er i nogle tilfælde brugt som sparring til at validere og kontrollere kategorisering og prisfastsættelse Kilde: CFU Cheferne; CFU regnskabsdata; CFU regnskabsansvarlige/regnskabsafdelinger; BCG analyse og estimater M DKK % UVM bevilling 65 21% Brugerbetaling (ikke IDV) 15 5% IDV består primært af lange kurser IDV 38 1% Total 22

24 CFU'er har 298M DKK i omkostninger før husleje Total CFU omkostninger 29 M DKK % % 5 2% 7 2% 14% 158 9% 1 53% Løn 1 Udlån af undervisningsmidler 2 Kurser 3 Rådgivning og vejledning 4 Andre ydelser 5 CFU fællesomk. og ikke direkte allokerbare omk. 6 Total UC fællesomkostninger 1. Inkl. kombi-konsulenter, eksl. kursusinstruktører 2. Indkøb til udlånssamlingen, benzin/andre omkostninger til biler, CFU Film og TV mv. 3. Kursusinstruktører, forplejning, markedsføring mv. 4. Indkøb til informationssamlingen mv. 5. Omkostninger direkte allokerbare til andre ydelser f.eks. med skolen i biografen og programdatateket 6. IT omkostninger, interne mødeudgifter, rejseomkostninger, medlemskab af foreninger mv. Kilde: CFU regnskabsdata; BCG analyse og estimater Total 23

25 Backup Nedbrydning af CFU fælles omkostninger og ikke allokerbare omkostninger Omkostninger (M DKK) 5 Inkluderer inventar, kontorartikler, telefonabonnementer mv Rejse- og transport - personale 4 UCC reparation og vedligehold Kilde: CFU regnskabsdata; BCG analyse og estimater 3 IT licenser og IT kontrakter, IT konsulenter 3 Køb IT - computere mv. 2 Kursus medarbejdere 2 Køb diverse tjenesteydelser, i øvrigt 2 Kontingent foreninger Andet Total 24

26 Backup Eksempler på metode til fordeling af fællesomkostninger fra UC UC/CFU Beløb UC fordeling til CFU Ydelser leveret af UC CFU VIA 9,3M DKK 1 14 % af VIA CFU's omkostninger 6,39 % (29) af UC VIA's samlede udgifter til fordeling Drift af alle stabe: International relations, performing art, IT, fælles, professionshøjskoledirektør, HR, koncernøkonomi, bibliotekerne, indkøb, kvalitet, løn og personale, kommunikation fælles, rektorsekretariatet Separat for IT-tilkøb som andrager ca. 1M DKK CFU Nordjylland 5,7M DKK 24 % af CFU Nordjyllands omkostninger 1.,6M DKK er afskrivninger Kilde: CFU VIA og CFU Nordjylland regnskabsansvarlige Direkte bogføring hvor det er muligt Andre fællesomkostninger sker via omsætningsnøgle Der eksisterer ikke en uniform allokerings metode og ydelses allokering på tværs af UC'er Husleje bygningsomkostninger, forbrugsafgifter, telefoni og datatransmission, server, netværksudstyr, telefonanlæg, vedligeholdelse af bygninger, markedsføring, inventar, software og løn til IT, økonomi, personale, pedeller, rengøring, rektorat, fælles administrations ledelse 25

27 CFU'erne har et positivt resultat på 9M DKK (eksklusiv husleje) CFU'erne har et positivt resultat på 9M DKK Huslejeomkostninger er ikke inkluderet i CFU'ernes egen økonomi M DKK M DKK Indtægter CFU omkostninger 43 Total 34 UC fællesomkostninger 1. Estimat modtaget fra Finansministeriet Note: Totalt CFU resultat 29 Kilde: Finansministeriet; CFU regnskabsdata; BCG analyse og estimater 9 Total Indtægter 34 CFU UC fællesomkostninger omkostninger 27 Husleje 1 9 Total 26

28 Udlån af undervisningsmidler er den mest omkostningstunge ydelse, der leveres Total CFU omkostninger 29 fordelt på ydelser M DKK Husleje Allokeret, UC fællesomkostninger Allokeret, andre CFU udgifter Direkte all. Løn Udlån af undervisningsmidler Rådgivning og vejledning Kilde: CFU regnskabsdata; CFU tidsregistreringssurvey; BCG analyse og estimater Kurser Andre

29 Finansiering fra UVM bevilling fordelt på CFU-ydelser M DKK Anvendt bevilling per CFU ydelse 29 (ekskl. husleje) Note: Andre indtægter fra kantinedrift, øvrige omkostninger mv. er allokeret ud på ydelserne med samme fordelingsnøgle som omkostninger Kilde: CFU regnskabsdata; Finansministeriet; BCG estimater og analyse UVM tilskud Udlån af Rådgivning Kurser Andre undervisnings- og vejledning ydelser midler CFU resultat 28

30 De mest løntunge ydelser er udlån, rådgivning og vejledning Funktionsinddelt Lønomkostninger 29 (M DKK) 2 2 Ydelsesinddelt Lønomkostninger 29 (M DKK) % % 21 14% Pæda- Bibliogogiske tekarer og konsulenter biblioteksass. 16 1% 15 1% 34% Ledere Lager- Andet permedarbejdere sonale 1 mv. 1% 1. Indeholder administrations personale, TV og Film medarbejdere, kursussekretærer, pedeller, rengøring mv. Kilde: CFU regnskabsdata; CFU personaledata; CFU lønsumsdata; BCG analyse og estimater Total % Udlån af undervisningsmidler 57 36% Rådgivning og vejledning 2% Kurser Andre ydelser 1% Total 29

31 Relativt ensartet fordeling af lønomkostninger baseret på tidsregistrering samt lønsummer Fordeling af lønomkostninger per CFU 1 8 8% 16% 12% 25% 6% 29% 22% 15% 5% 8% 14% 17% 2% 18% Andre ydelser Kurser Rådgivning og vejledning Udlån af undervisningsmidler % 37% UCC 34% 35% 29% 3% UC Sjælland UC Lillebælt 27% 36% UC Syd 5% 31% UC Vest 33% 41% 42% 39% VIA UC UC Nordjylland Note: Inkluderer kombi-konsulenter, men ekskluder kursusinstruktører. CFU Sjælland og Syd har stor andel under "andre" grundet henholdsvis eget trykkeri, der også levere til eksterne parter og mange projekter Kilde: CFU tidsregistreringssurvey og lønsumsdata; BCG estimater og analyse 3

32 Metode for lønomkostningsfordeling er baseret på løndata samt stillinger og opgaver fra tidsregistreringen Inddeling af løndata i kategorier "Stilling" fra tidsregistrering er brugt som link Opgaver fra tidsregistrering Personale/lønsumsdata er inddelt i 6 kategorier per CFU Ledere (CFU leder og afdelingsledere) Pædagogiske konsulenter Bibliotekarer og biblioteksassistenter Lagermedarbejdere og/eller chauffører (inkl. leder) Kursusinstruktører Andet personale 1 Procentvis vægtning er baseret på lønsum applikeret til økonomisk løndata Korrektion af data Kursusinstruktører er fratrukket 2 (honorarbaserede medarbejdere) Omkostninger til kombinationsansatte pædagogiske konsulenter er adderet Observationer fra tidsregistreging inddelt Per CFU I personalekategorier der matcher løndata gruppering 3 Opgaver fra tidsregistrering er brugt til at allokere årsværk til ydelserne Tidsregistreringsopgaver er linket til ydelser 3 Procentuel fordeling af den enkelte medarbejders tid (tidsregistreringsopgaver) er vægtet med årsværk Per CFU og per personalekategori Vægtet procentuel fordeling på ydelser per CFU og personalekategori er multipliceret med løndata fra den respektive kategori 1. F.eks. kontorfunktionærer, sekretærer, TV og Film medarbejdere og rengøringspersonale 2. Kursusinstruktører er som oftest ikke ansat i CFU, men modtager et honorar, der dog kører via lønsystemet. Omkostninger til kursusinstruktører overført til direkte kursusomkostninger 3. Se backup Kilde: BCG 31

33 Metode til allokering af løn Eksempel: CFU UCC Inddeling baseret på løn- sums- og personaledata Allokering af økonomisk løn Total løn tilsvarende tidsregistreringen Ydelsesallokering af løn for pædagogiske konsulenter % af total lønsum 1 2% 14% M DKK M DKK Data fra tidsregistreringen Totalt ~2 årsværk registreret under pædagogiske konsulenter og projekt medarbejdere % 16% 13% 22% 1. CFU leder og afdelingsledere, dog ikke lager 2. Kontorassistenter og rengøring, TV og film personale, kursusassistenter, teknisk administrativt personale (rengøring, pedelarbejde mv.) 3. Ikke registreret i lønsystemet 4. Yderligere omkostninger til kursusinstruktører eksisterer, dog ikke via lønsystemet 5. Ferie mv. nettet ud 6. Se backup for gruppering af opgaver fra tidsregistreringen Kilde: CFU regnskabsdata; CFU: BCG estimater og analyse x økonomisk omkostning på 31,7M DKK Kursus-instruktører Ledere 1 Andet personale 2 Pædagogiske konsulenter Lagermedarbejdere og/eller chauffører = Bibliotekarer og biblioteksassistenter kombikonsulenter på 5,1M DKK 3 kursusinstruktørløn på,6m DKK 4 = Vægtet procentuel fordeling af årsværk 5 baseret på opgaver 6 Udlån af undervisnings materialer 9% Rådgivning og vejledning 55% Kurser 2% Andre ydelser 17% M DKK Udlån af undervisnings materialer Rådgivning og vejledning Kurser Andre ydelser 32

34 Backup Personalegruppeinddeling til inddeling af løndata Disse inddelinger er krydset med tidsregistreringen for at allokere omkostninger til ydelser 1. Lønsumsdata er inddelt til kategorier baseret på input fra CFU chefer 2. Den tilhørende andel af lønnen fra regnskabsdata (baseret på procentuel fordeling fra lønsumsdata) er allokeret til de enkelte kategorier 3. Baseret på valg af titel i tidsregistreringen er personalet blevet grupperet, så kategorierne matcher inddelingen af lønsumsdata 4. Den procentuelle andel af årsværk per opgave per kategori er efterfølgende allokeret til hver enkelt ydelser (se næste side) Inddeling af løndata (ved hjælp af CFU ledere) Gruppering af personale baseret på tidsregistrering CFU ledelse Centerledere Afdelingsledere Leder/afdelingsleder Pædagogisk personale Pædagogiske konsulenter Evt. andre konsulenter på lønningslisten (Pædagogiske konsulenter betalt via kommunerne ikke registreret via løn, men økonomisk data adderet efterfølgende) Pædagogisk konsulent/konsulent Projektmedarbejder Bibliotekspersonale 1 Distribution Andet personale Kursusinstruktører Bibliotekar Bibliotekarassistent Lagermedarbejdere Chauffører Kontorassistenter og rengøring Film & TV medarbejdere Kursusassistenter Teknisk administrativt personale (rengøring, pedelarbejde mv.) Andre 1. Kategorien "andet" personale kan også indeholde personale, der udfører opgaver, der er biblioteksrelaterede. Dog har disse personer ikke titlen bibliotekar eller bibliotekarassistent Ikke fastansat personale hyret til at afholde kurser (omkostninger inkl. i direkte kursusomkostninger) Bibliotekar Biblioteksassistent Lagermedarbejder og/eller chauffører (inkl. ledere af lageret) Administrationsmedarbejder (sekretær, kontorassistenter, mv.) Film & TV medarbejder Web/IT medarbejder Grafisk support og/eller trykkerimedarbejder Teknisk medarbejder/bygningsdrift (rengøring, pedel mv.) Andet Ikke inkluderet i tidsregistreringen 33

35 Backup Opgaverne fra tidsregistreringen er blevet linket til ydelserne 1. Opgaverne fra tidsregistreringen er blevet inddelt i forhold til de ydelser som CFUerne leverer 2. Baseret på opgaver og vægtning af årsværk er de enkelte kategorier af personales tid blevet allokeret til CFUernes ydelser 3. Den procentuelle andel af den enkelte kategoris forbrug af tid er efterfølgende multipliceret med den tilhørende løn til denne kategori Udlån af undervisningsmidler Rådgivning og vejledning Kurser Andre ydelser Opgaver ikke direkte relateret til ydelser Adm. opgaver: Samlingerne Udlånssamlingen og lager Udlånssamlingen (fx kundebetjening, indkøb af materialer, indbinding af bøger mv.) Distribution/lager (administration relateret til lageret og distribution) Andre administrative opgaver (relateret til samlingerne 5%) CFU Film og TV Film & TV dvd - Optagelse af tvprogrammer Film & TV dvd - Produktion og forsendelse Distributions- og lageropg. Lageropgaver Pakning og udpakning af materialer Kontrol af materialer ved afsendelse og hjemkomst Andre opgaver relateret til lageret Distribution Kørsel Kilde: BCG Adm. opgaver: Samlingerne Informationssamlingen Informationssamlingen (fx kundebetjening, indkøb af materialer, indbinding af bøger mv.) Andre administrative opgaver (relateret til samlingerne 5%) Pædagogiske opgaver Rådgivning og vejledning Rådgivning og vejledning - Informationssamlingen og Udlånssamlingen Rådgivning og vejledning - Anden formidling (fx fagsider, årsplaner Egen faglighed Opbygning af egen faglighed - Deltagelse i kurser gennemlæsning af bøger mv. Berigelse Berigelse af materialer - Pædagogisk berigelse (fx pædagogiske noter til bøger og dvd'er) Berigelse af materialer - Konkrete materialer (Udvikling af konkrete materialer) Adm. opgaver: Andet Kurser (administration relateret til kurser, booking af lokaler, kundebetjening, bestilling af forplejning) Pædagogiske opgaver Udvikling og planlægning Kurser - Udvikling af kurser (Udvikling af kursusbeskrivelser) Kurser - Planlægning (Koordinering af kurser fx kontakt til undervisere, bestilling af lokaler) Afholdelse Kurser - Afholdelse (Afholdelse af kurser - undervisning) Adm. opgaver: Andet Projekter (administration relateret til projekter) Grafiske prod. opgaver Trykkerivirksomhed Pædagogiske opgaver Projekter - Andre projekter evt. støttet af fx kommuner, ministerier eller EU (fx programdatateket, NetOpNu, Skoleledernetværk, 23-ting) Procentuelt fordelt til ydelser med ydelsens vægt per CFU/personale-kategori af andre opgaver Ikke inkluderet og dermed procentuelt udlignet over andre ydelser Adm. opgaver: Andet CFU ledelse Administrativt arbejde (sekretærarbejde relateret til daglig drift mv.) IT/web (design og administration af hjemmesider, setup og vedligehold af itsystemer mv.) Bygningsdrift (rengøring, pedel mv.) Andre administrative opgaver (relateret til administration) Grafiske prod. opgaver DTP/layout Andre grafiske produktionsopgave Diverse Pauser Ferie Sygdom 34

36 Udlån af bøger samt rådgivning og vejledning står for ca. 2/3 af CFU's omkostninger til lokaler Husleje: CFU inddeling Husleje: Ydelsesinddelt M DKK M DKK % 2 8% 2 7% 1 2% % 3 12% % UCC Lillebælt VIA 4 14% 14% Sjælland Nordjylland Syd Vest 1% Total 1 Udlånssamlingen Rådgivning og vejledning Kurser Andre ydelser 1. Administration omkostninger fordelt i forhold til tidsregistrering per UC/CFU; den brugervendte del af udlånssamlingen og informationssamlingen er fordel med henholdsvis 5 % og 95 % baseret estimeret forhold mellem antal af bøger Note: Lokationen i Næstved og Vejle (Boulevarden 17) tilhører ikke CFU; Omkostninger til Vordingborg (Kuskevej) estimeret baseret på kvm tal fra Slagelse (Stenstuegade); Omkostninger til sygeplejerskolen i Esbjerg (54K) og omkostninger til Slagelse (Bredgade 26K) ikke medtaget Kilde: Finansministeriet; CFU: BCG estimater og analyse 11 41% 29% 1% Total 35

37 Udlån af bøger samt rådgivning og vejledning står for ca. 2/3 af CFU's kvm Kvm: CFU inddeling Kvm: Ydelsesinddelt kvm kvm % % 3.3 7% % % % % UCC % Lillebælt 17% VIA Sjælland Nordjylland Syd Vest 1% Total Udlånssamlingen Rådgivning og vejledning 1. Administration omkostninger fordelt i forhold til tidsregistrering per CFU; den brugervendte del af udlånssamlingen og informationssamlingen er fordel med henholdsvis 5% og 95% baseret estimeret forhold mellem antal af bøger Note: Lokationen i Næstved og Vejle (Boulevarden 17) tilhører ikke CFU; Omkostninger til Vordingborg (Kuskevej) estimeret baseret på kvm tal fra Slagelse (Stenstuegade); Sygeplejerskolen i Esbjerg (54K) og omkostninger til Slagelse (Bredgade 26K) ikke medtaget Kilde: CFU; BCG estimater og analyse % 29% Kurser Andre ydelser 1% Total 36