NOTAT. Allerød Kommune. Opfølgning KLK tilstandsrapport

Transkript

1 NOTAT Allerød Sekretariat Opfølgning KLK tilstandsrapport I forlængelse af KLKs fremlæggelse af Tilstandsrapport for administrativ effektivitet i Allerød den 30. august 2012 har Forvaltningen udarbejdet notat som opfølgning på de emner og spørgsmål der blev rejst under mødet, og KLKs anbefalinger i rapporten. Hvordan ser Allerød ud i forhold til ECO-nøgletallene? Allerød kommune er i ECO-nøgletallene placeret i gruppen af kommuner med et lavt udgiftsbehov og ressourcepres. Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Dato: 5. september 2012 Sagsbehandler: mitt Følgende kommuner indgår i sammenligningsgruppen: Roskilde, Køge, Rudersdal, Hillerød, Frederikssund, Høje-Taastrup, Greve, Gribskov, Egedal, Fredensborg, Lyngby-Tårbæk, Tårnby, Lejre, Furesø, Ballerup, Halsnæs, Albertslund, Hørsholm. Opgørelse i forhold til administrationsomkostninger viser identisk resultat som KLKs tilstandsrapport, nemlig at Allerød i Regnskab 2011 ligger over både sammenligningsgruppen og landsgennemsnittet. Hvor den andel af de samlede omkostninger der går til administration udgør 12,8 % i Allerød, er den 10,2 % i sammenligningsgruppen og 10,1 % i landet under ét. Allerød kommune ligger således 2,6 % -point over sammenligningsgruppen. Allerød Smnl. Region Hele gruppen Hovedst. landet Administrationsandel regnskab 2011 Nettodriftsudgifter til administration i procent af samlede nettodriftsudgifter 12,8 10,2 10,2 10,1 Nettodriftsudgifter til pr. indbygger regnskab 2011 Administration i alt Det skal i øvrigt bemærkes, at for ikke-sammenlagte kommuner er administrationsudgiftene opgjort til kr., mens administrationsudgifterne for sammenlagte er opgjort til kr. Allerød er således på niveau med øvrige ikke-sammenlagte kommuner. I forhold til opgørelsen af årsværk og antallet af ansatte viser ECOnøgletallene samme resultat som KLKs tilstandsrapport. ECO-nøgletallene bekræfter således, at Allerød ligger under både landsgennemsnittet og sammenligningsgruppen. Samlet set udgør andelen af administrative ansatte i Allerød 18,6 % mod 20,4 % i sammenligningsgruppen og 20,6 % i kommunerne under ét. ECO-nøgletallene bekræfter også, at Allerød er over landsgennemsnittet vedrørende decentrale ledere med 32,2 i Allerød mod 26,4 i sammenligningsgruppen.

2 Allerød Smnl. Region Hele Pr indbyggere gruppen Hovedst. landet konto 6 (centralt ansatte) Administrative stillinger 58,2 68,4 74,2 71,6 Øvrige stillinger 8,0 13,2 15,3 17,2 Fuldtidsbeskæftigede i alt 66,2 81,6 89,5 88,8 Hovedkonto 0-6 i alt Administrative stillinger 83,0 101,3 108,9 104,5 Decentrale ledere 32,2 26,4 29,9 29,2 Adm. stillinger, inkl. decentrale ledere 115,2 127,7 138,8 133,7 Øvrige stillinger 503,0 504,2 523,7 515,5 Fuldtidsbeskæftigede i alt 618,2 631,9 662,5 649,1 Personalemæssig administrationsandel 18,6 20,4 21,0 20,6 (adm. ansatte i pct. af ansatte i alt) Personaleadministrativ decentraliseringsgrad 49,4 46,5 46,6 46,4 Det konkrete resultat kan afvige mellem KLKs og ECO-tallene både i forhold til omkostninger og årsværk afhængig af opgørelsesmetode. ECOnøgletal rummer således hele konto 6, mens tilstandsrapporten fokuserer på Sekretariat, IT & Økonomi, Personale og Borgerservice. Derudover er der i KLKs opgørelse korrigeret for beskæftigelsesgrad i forhold til administrative opgaver, samt medtaget årsværk til IT-drift. Afvigelsen mellem Allerød s placering på henholdsvis regnskabs- og personalemetoden behandles senere. Hørsholm er ikke blandt de fremhævede sammenligningskommuner i KLKs tilstandsrapport? Præsentationen fra KLK er ændret i forhold til præsentationen den 30. august, så Hørsholm nu indgår som en af sammenligningskommunerne. Som det fremgår af i en note, skal nogle af tallene fra Hørsholm dog tages med forbehold, idet kommunen har ekstraordinært få årsværk i den gruppe, som er kategoriseret som personer, der løser myndighedsopgaver. Det kan tyde på, at sammensætning af personalet i Hørsholm adskiller sig væsentligt fra de øvrige kommuner i den forstand, at en større andel af kontor- og it-personalet (som i overvejende grad er kategoriseret som støttefunktioner/sekretariatsbetjening) reelt beskæftiger sig med myndighedsopgaver. Bør vi sammenligne os med dem, der ikke ligner os, i stedet for med dem der ligner os? Udvælgelsen af sammenligningskommuner i KLKs rapport er foretaget med udgangspunkt i en række rammebetingelser med betydning for lønudgifterne til administrativt personale. Rammebetingelserne er fundet ved hjælp af en regressionsanalyse, og forstås i denne sammenhæng som faktorer, som kommunen ikke umiddelbart på kort sigt har indflydelse på. Følgende fire forhold har signifikant betydning på udgifterne: Andel børn af enlige forsørgere (sammenhæng er positiv jo større andel, desto højere lønudgift til administration) Andel af indvandrere og efterkommere fra ikke vestlige lande blandt kommunens indbyggere (sammenhængen er positiv jo større andel, desto højere lønudgifter til administration) Side 2

3 Befolkningstæthed (sammenhæng er negativ jo større befolkningstæthed, desto lavere lønudgifter til administration) Ø-kommuner (har tendens til at have højere lønudgifter til administration end andre) De 5 kommuner i regionen, som Allerød ligner mest ift. ovennævnte kriterier, er Egedal, Dragør, Hillerød, Rudersdal og Gribskov. Dragør og Gribskov indgår ikke på grund af større forskelle i køb af fremmed tjenesteydelser og mellemkommunal betaling. De 5 kommuner i landet, som Allerød ligner mest ift. ovennævnte kriterier, er Egedal, Vejen, Holstebro, Ikast-Brande og Struer. Der henvises i øvrigt til side 18 i slides fra KLK. I plancherne fra KLK er der således både medtaget kommuner der har samme rammebetingelser som Allerød og kommuner der har andre rammebetingelser. Bør vi også se sammenligninger i forhold til antal brugere, og ikke kun antal borgere? Opgørelsen pr. borger er kun en indikation af de områder bør analyseres nærmere, idet det den demografiske sammensætning har betydning for antallet af brugere og dermed behovet for administrative medarbejdere og decentrale ledere. Af KLKs slides fremgår, at Allerød har 5,0 decentrale ledere pr årsværk mod et landsgennemsnit på 4,4. Hvis man sammenholder befolkningssammensætning i Allerød med kommunerne under ét kan man konstatere, at Allerød har en lidt højere andel af 0-18 årige end landsgennemsnittet. Hele landet Allerød ,7 % 27,4 % ,9 % 62,1 % 70-10,5 % 10,5 % Denne demografiske forskel kan dermed delvist forklare at Allerød har en lidt højere andel af decentrale ledere end landsgennemsnittet. I en nærmere analyse af administrative udgifter og organisering på 0-18 års området i Allerød ville det være inddrage den demografiske sammensætning. Hvad er årsagen til at Allerød ligger højt på regnskabsmetoden og ikke på personalemetoden? Som det fremgår af KLKs plancher, så kan forskellen mellem regnskabsmetoden og personalemetoden skyldes forskellig organisering af administrativt personale (centralt/decentralt) samt forskelle i konteringspraksis, fx ift. jobcentre, central ejendomsservice, it, administrative fællesskaber el. lign. ECO-nøgletal viser, at Allerød i regnskab 2011 på udgifter pr. indbygger ligger ca. 900 kr. over sammenligningskommunerne, 400 kr. over kommunerne i Region Hovedstaden og 550 over landsgennemsnittet. Forvaltningen vurderer, at de væsentligste forklaringer på, at Allerød ligger højt på regnskabsmetoden skyldes følgende forhold; Central organisering af Allerød Service Central organisering af IT drift & Helpdesk Side 3

4 I begge tilfælde har Allerød en central organisering som betyder, at administrative udgifter som i andre kommuner ofte konteres på konto 0-5 i Allerød konteres på konto 6. Derudover viser for regnskab 2011, at Allerød på Miljø og Naturbeskyttelse ligger 250 kr. over både sammenligningskommunerne kommunerne under ét, mens udgifterne til Byråd og byrådsvederlag ligger ca. 65 kr. Tallene er opgjort i kr. pr. indbygger. Forvaltningen har tillige undersøgt lønniveauet i Allerød med kommuner i hovedstadsregionen. Opgørelsen viser områderne kommunalt ansat Kontor- og It-personale, Chefer og akademikere: Lønniveau - r gns. løn i alt Kontor- og ITpersonale Chefer AC 173 Lyngby-Taarbæk Furesø Allerød Fredensborg Helsingør Hillerød Hørsholm Rudersdal Egedal Sammenligningsgruppen Landsgennemsnit Som det fremgår af oversigten ligger Allerød på niveau med sammenligningsgruppen på overenskomstområdet Kontor- og ITpersonale og AC, samt under niveau på overenskomstområdet Chefer Hvilken rolle spiller udlicitering for opgørelsen? Udlicitering eller omfanget af køb af fremmed tjenesteydelser opgøres i Indikator for Konkurrence Udsættelse (IKU). IKU kan have betydning for de administrative nøgletal. Hvis en kommune i høj grad har udliciteret eller køber tjenesteydelser på det administrative område hos ekstern leverandør har det betydning for administrative årsværk. KLK har taget højde for dette dels ved udvælgelsen af sammenligningskommuner, dels ved gennemgang af personalelister og arbejdsområder. Vedlagt som oversigt er sammenligningskommunernes (inkl. Hørsholm) udgifter i regnskab 2011 til fremmedtjenesteydelser, mellemkommunal betaling og varekøb på det administrative område. Når man ser kommunens udgifter under ét er Allerød s IKU i 2011 opgjort til 25,2 % mod et landsgennemsnit på 25,0 % 1. I de omkringliggende kommuner varierer den samlede IKU fra 22,8 % (Rudersdal) til 29,3 % (Hørsholm) 1 Kilde Side 4

5 IKU total % -sats Serie1 0 Rudersdal landsgennemsnit Allerød Lyngby-Taarbæk Furesø Hillerød Hørsholm Hvis man udelukkende opgøres i forhold til konto 6 fællesudgifter og administration varierer IKU fra 18,9 % (Lyngby-Taarbæk) til 28,3 % (Hillerød). IKU - fællesudgifter og administration 30,00% 25,00% % sats 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% Serie1 0,00% Rudersdal Landsgennemsnit Allerød Lyngby-Taarbæk Furesø Hillerød Hørsholm Den væsentligste forklaring på, at Allerød er over landsgennemsnittet vedr. fællesudgifter og administration er aftale med eksternt firma om drift og support på IT-området. Denne aftale er i KLKs tilstandsrapport medtaget og indgår som 4 årsværk. Hvem er de øvrige kommuner, der har fået lavet KLK-undersøgelsen? De kommuner der indgår i den detaljerede sammenligning i tilstandsrapporten er Faaborg-Midtfyn, Lyngby Taarbæk og Ringkøbing- Skjern Da Allerød er en af de første kommuner, der får udarbejdet en tilstandsrapport, er der med KLK aftalt opfølgende sammenligninger med andre kommuner. De efterfølgende sammenligninger vil supplere tilstandsrapportens grafiske fremstillinger. Opfølgningen sker hhv. et halvt og et helt år efter projektets afslutning. Digitalisering af borgerservicefunktioner KLK anbefaler, i rapporten at Allerød eventuelt kan hente gevinster ved en stringent gennemgang af kommunens it-systemer, og i Side 5

6 særlig grad fokusere på selvbetjeningsløsninger og systematisk at arbejde for at påvirke borgernes kanalvalg over mod billigere løsninger. Med digitaliseringspolitikken (Byråd 29. marts 2012) og Digitaliseringsstrategien (ØU 12. juni 2012) blev der sat yderligere fokus på netop digitalisering af borgerservicefunktioner. Det fremgår således, at; 80 pct. af kommunikationen mellem borgere og kommunen foregår digitalt på obligatoriske løsninger og 50 pct. på øvrige løsninger, jf. de tilsvarende mål i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. ns hjemmeside og øvrige kommunikationskanaler hjælper borgerne til nem og maksimal selvbetjening. n har et korps af digitale ambassadører, som kan vejlede borgere og medarbejdere om digitale løsninger. n udvælger hvert år 2-4 områder som særlige digitale fokusområder. Status på digitalisering af borgerservicefunktioner vil indgå i Digitaliseringsstrategi 3, maj På hvilke myndighedsfunktioner ligger Allerød højt? Af KLKs rapport fremgår, at..i forlængelse heraf kan en umiddelbar konklusion være, at eventuelle yderligere effektiviseringer bør fokuseres på myndighedsområdet (gruppe 4) og blandt de decentrale ledere (gruppe 3). Myndighedsområdet når der ses bort fra borgerservice indgår ikke som et særskilt fokusområde i undersøgelsen. KLK peger således ikke på hvilke specifikke myndighedsområder hvor Allerød ligger højt. Spørgsmålet kræver således yderligere undersøgelser. Er der lavet en opgørelse på kommune niveau? Vedlagt som bilag er opgørelse/liste med kommunernes nøgletal for hhv. den smalle og brede administrationsopgørelse i forhold til personalemetoden. Side 6