Referat DKF. 4. Beslutning a. Kajakpolo reglement 2011 PS gennemgik ændringer samt argumenterne herfor. Reglementet er hermed godkendt.

Transkript

1 Referat DKF Mødegruppe: Bestyrelsen Dato: Fredag den 27. april 2011 Kl Sted: Quality Hotel Høje Taastrup (Carl Gustavs Gade Taastrup) Deltagere: Ole Tikjøb (OT), Peter Sørensen (PS), Lau Larsen (LL), Peter Unold (PeU), Tayo Lill Andreasen (TA) Christian Jacobsen (CJ), Flemming Jørgensen (FJ) Afbud: Vibe Preisler, Jan Darfeldt Referent: FJ Referatudkast godkendes senest: Referat udsendes senest: Nr. Punkt Kommentar/beslutning/opgave A. Velkommen OT bød alle velkommen. En speciel velkomst til Tayo som nyt medlem af bestyrelsen. Tillykke til alle bestyrelsesmedlemmer med de nye poster efter årsmødet. Der er indløbet sent afbud fra VP og JD. Det er beklageligt at vi skal starte sådan på det første møde efter årsmødet, men forhåbentlig er alle klar til mødet den 15. maj. 1. Godkendelse af referat Godkendt 2. Godkendelse af Godkendt dagsorden 3. Diskussion a. Evaluering af årsmøde /temadag i. Temadag (program, rammer, udbytte) Det var en god dag med mange positive tilbagemeldinger. Der var plads til socialisering og ikke mindst aftenens seance fik rystet deltagerne sammen. Enkelte workshops skal udvikles og markedsføres bedre. Det blev besluttet at formiddagen skal søges inddraget som en ordinær del af temadagen. ii. Årsmøde Årsmødet forløb helt roligt og problemfrit. En del ting og forklaringer var kommet på plads aftenen forinden og hele mødet forløb i en behagelig og konstruktiv tone. De indlæg, spørgsmål mv. der kom fra talerstolen var overordnet kvalificerede og konstruktive. iii. Politiske konsekvenser Der var ingen debat, indlæg mv. der kræver en umiddelbar reaktion fra bestyrelsens side. b. Klubudvikling og opstart opsamling af erfaring TA fremlagde tanker, struktur mv. i forhold til den nye struktur med arbejdsgrupper. TA ønsker mere klarhed over hvad vi vil, hvor vi vil hen, hvordan og også hvad vi har til rådighed af økonomi og manpower. Årets aktiviteter og budgetter er udarbejdet efter den gamle struktur, hvor der ikke er taget hensyn til de nye arbejdsgrupper. TA blev kort indført i aktiviteter og økonomi samt baggrundene herfor i forhold til indsatsområder og planer. I forbindelse med synliggørelsen af de nye arbejdsgrupper, skal personernes tilhørsforhold nævnes (f.eks. klub). 4. Beslutning a. Kajakpolo reglement 2011 PS gennemgik ændringer samt argumenterne herfor. Reglementet er hermed godkendt. b. Ergometerreglement 2011 LL gennemgik reglementet. Efter enkelte tilretninger blev reglementet godkendt. Side 1 af

2 c. Temadag / form 2012 PeU/FJ: Temadagen er som den fungerer i dag en succes og der er derfor ingen grund til at ændre i formen på den. Samtidig gør det tidlige tidspunkt hvor den afholdes, at det kan blive svært at lave noget praktisk der indebærer aktiviteter på vandet. Der foreslås derfor at vi forsøger at skabe en dag der appellerer til en bredere skare og hvor der er plads til mere nørderi. Dagen søges placeret centralt i landet (evt. Odense) med start i I forbindelse med dagen indledes der samarbejde med lokale klubber, kommuner etc. Konceptet skal tage højde for at det kan udvikle sig. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe til allerede nu at påbegynde planlægningen og ideudviklingen. d. Rammer for arbejdsgrupper (håndbog) i. Skabelon og vejledning Rammer og teknik blev gennemgået. Alle skabeloner mv. tilpasses når vi er overgået til proversionen af Gdocs. De eksisterende arbejdsgrupper fortsætter og skal skrives ind i systemet. Håndbogen vedligeholdes af PeU+SEK. ii. KICK off møde maj Program og invitation udarbejdes når bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder er fordelt. Bestyrelsens medlemmer inviterer de personer de mener skal indgå i deres respektive arbejdsgrupper. Mødet afholdes d. 15. maj 2011 et sted på Fyn. e. Strategi Nordsmindefond Fondens midler investeres i obligationer og låste højrentekonti som foreslået at bankrådgiveren. f. Principper for brug af Gdocs Godkendt. Retningslinjeren findes på gdocs og skal løbende implementeres når nye brugere nu inddrages. g. Placering af Årsmøde 2012 FJ forsøger at booke Scandic Roskilde 5. Status /orientering formænd. a. WC /VM b. Bølge bassin Pga. tidsnød udsender OT skriftlig orientering i uge Status /orientering SEK a. Samarbejde søfartsstyrelse Der afholdes møde med søfartsstyrelsen sammen med Dansk Sejlunion og Efterskoleforeningen d. 3. maj b. Øget samarbejde med skoler Iflg. Aftale med Efterskoleforeningen udsender vi brev og informationsmateriale til alle landets efterskoler. c. Fysiske rammer Der arbejdes stadig på at løse de kommende pladsproblemer jf. sekretærhjælp og evt. konsulent i forbindelse med DIF-projektet. d. DIF udviklingsprojekt Vi afventer en kommentar til vores ansøgning inden den skal behandles på DIF s bestyrelsesmøde d. 6/5. e. Sponsoraftaler De forskellige mindre sponsoraftaler vi har, forventes at blive forlænget uden Side 2 af

3 problemer. f. TV-aftale DIF/TD har indgået en ny TV-aftale som vi tilslutter os. g. Bagsværd Rostadion Vedr. Bagsværd afholdes der besigtigelse/møde med Naturklagenævnet d. 18/5, hvorefter der kan forventes en afgørelse midt i juni. I/S Rostadion er klar til at gå i gang med forundersøgelsen med henblik på renoveringen. Opgaven skal i en udbudsrunde alligevel kan rapporten forventes at ligge klar i oktober/november. h. RDM afvikler restbarselsorlov i januar-februar i. DIF politisk program DIF har udsendt udkast til politiske program. Det er en god ide at læse det igennem og hente inspiration i forbindelse med etablering af arbejdsgrupper og igangsætning af nye aktiviteter. Udkastet kan læses her: j. Medlemstal Iflg. DIF nye måde at opgøre medlemstallene på, er vi nu registreret med medlemmer. k. Data Mining DIF forventer at kunne tilbyde alle specialforbund data mining på alle platforme i Hvis vi benytter os af det, skal vi være obs. på datamængden i forhold til brugbarheden af data. l. Repræsentation OT deltog d.d. i DFfR s reception i forbindelse med Morten Espersens afgang og Henning Bay Nielsens tiltrædelse som ny formand. JD besøger Hellerup Kajakklub i forbindelse med deres jubilæum. 7. Status /orientering bestyrelse a. KFM (Klub, facilitet & miljø) i. Koncepter / varer på hylden ii. Klubudvikling og klubopstart status og fremdrift. TA medtager oplæg til mødet d. 15/5. b. UA (Udvikling og Aktivitet) B&U HKAG SCF Havkajaksamrådet Uddannelse Arbejdet med udviklingen af PaddlePlay foresætter. Materialet til afvikling af lokale Adventure løb forsat under udarbejdelse. Alle PBC løb planlagt og løbsarrangører fundet. Vinder-armbånd købt. KKS(Kajak, Kardio, Styrke) projektet forventes opstartet inden sommerferien. Hjemmesiden for DM 2011 Teknik og Rul: Hjemmesiden for Kajakkens Weekend er ved at tage form. Ansvaret er pr. 31/3 overdraget til Motion og Konkurrence. Møde afholdt d. 6/4 hvor fokus primært var på ulykken i Præstø-fjord. Herudover meldte organisationerne generelt om opbakning til EPP-systemet. Grejbankerne indtræder i Samrådet. Referat her. Censorsamling afholdt d. 4/4 i Bryggens Kajak Club med 13 deltagere, heraf hovedparten havkajak-censorer men også repræsentanter fra kano-arbejdet. I regi af Samarbejdsudvalget mellem DKF og Havkajaksamrådet er prøveforudsætninger for I3 blevet præciseret. Det første af to Instruktør 3 havkajak opdateringseminar(for de I3ere, som fik merit til I3 men som ikke før har været til prøve). Næste seminar afholdes i efteråret. Aftale mellem DKF og Ungdomsringen vedr. undervisningsmateriale til I1 og I2 havkajak under udarbejdelse. Pt. 35 tilmeldte til instruktørsamlingen maj. Side 3 af

4 Kano 8. Økonomi a. Balance 2011 Ingen bemærkninger. Arbejdet med udviklingen af de tekniske standarder(niveaubeskrivelse, underviservejledning, censorvejledning) for EPP hav/tur/kap og præsentation i nyt system pågår. På sigt skal dette arbejde også indbefatte DKF instruktør niveauerne. Turkano uddannelse kickoff afholdt med stor opbakning: Surf Nyhedsbrev om Surfsamling udsendt. 15 tilmeldte pt. Rekvisitter for afholdelse af konkurrence bestilt. WWV Området omkring GIV er blevet vurderet af en fransk ingeniørvirksomhed og tilbagemeldingen var positiv. Bestyrelsesmøde/Generalforsamling afholdes i starten af maj med dagsordenen Projektstart. Q-Camps Fit: Svigtende tilmeldinger til campen og gennemførelse derfor tvivlsom. Arrangementet blev også aflyst i Hav: Antallet af tilmeldinger ser pt. lovende ud. Klubudvikling (se desuden gdocs) Møde mellem Tayo A og Peter U afholdt hvor opgaverne blev overleveret. Møde mellem Dorthe og Tayo - hvor området klubudvikling og miljø blev gennemgået og drøftet. Nyborg Kajakklub - udkast til projektbeskrivelse og strategi for udviklingen af klubben 2014 er udarbejdet til Pia, formand. Udkastet er videreudviklet i samarbejde med arkitekt og vil blive forelagt Nyborg Kommunes borgmester i denne uge. opfølgning på fondsmidler igangsat. jf. mail fra Christian. projektet ser lovende og ambitiøst ud -men også dyrt. Kbh. Kommune: Hvis Dansk Kano- og Kajakforbund anser det for sandsynligt at der etableres en forening med et medlemstal på 400, der også kan løfte intentionerne bag projektet, har Kultur- og Fritidsforvaltningen ingen bemærkninger til at projekteringen igangsættes. klub I påsken gennemført et DKF Instruktørkursus 1 i samarbejde mellem Skanderborg instruktion Kajakklub, Preben Trærup og HEI Rosport, Tayo Lill Andreasen. Hvilket der bør skrives om så klubberne i praksis kan se, at det koster kun at uddanne nogle få stykker, der kan uddanne andre i klubberne. Hvordan gøres det lige? Miljø Høringssvar ang. Nationalpark Skjern Å - Nana Ilmer er tovholder sammen med Dorthe - set i mail. c. MK (Motion og Konkurrence) LL har deltaget i SCF s bestyrelsesmøde. Det er meningen at arrangementet skal ud og administreres af de deltagende arrangørklubber senest Sport Event Fyn vil fortsat bistå med begrænset manpower. Der har været afholdt møde i officialsarbejdsgruppen. CSR afholdes uden de svenske seniorroere der trods aftale herom alligevel ikke deltager. Vi forsøger evt. at invitere Tyskland. Der afholdes officialskursus i NFKK i den kommende weekend med 9 deltagere. d. LE (Landshold og Elite) Det går godt og landsholdet har hat en god træningslejr i Florida. Hunter er pt. i DK og alle er i gang med forberedelserne til CSR og WC. Der er arbejdet på en model for maraton og den er klar og udsendt. Det kniber med at finde chauffører til alle sæsonens stævner. ATK er snart klar til at blive skudt i gang (fysisk produktion af bog). Pga. landsholdsopgaver kniber det dog med at MF og MvS kan afse den fornødne tid til at foretage en egentlig igangsætning før vi når hen til september. Der skal iværksættes et selvstændigt implementeringsprojekt som forventes finansieret af Team Danmark. Driften mv. omkring det nye magasin er blevet momsregistreret, således at vi får mulighed for at trække en andel af momsudgifterne fra. DKF er fortsat generelt momsfritaget. Side 4 af

5 Dagsordenspunkt: Klubfacilitering, klubopstart og Miljø, herunder: 1. Kort status fra Tayo: aktiviteter indtil nu Tanker og ideer Arbejdsgrupper Kommunikation Forventninger 2. Status fra bestyrelsen tankerne om baggrund og formål med den nye struktur aktuelle opgaver ressourcer samarbejdet med bestyrelse og konsulenter snit og grænseflader 28. marts 2011 Møde med Dorthe Hansen, Udviklingskonsulent, DKF og Tayo Lill Andreasen, bestyrelsen DKF. INTRO TIL OMRÅDET: KLUBUDVIKLING OG MILJØ KLUBUDVIKLING PRIORITERET Klubopstarter Afdækning af muligheder geopolitisk. Indbyggertal vs %-andel kajakroere(se regneark). proaktiv strategisk - Konkret ringe til kommunerne - Powerpoint findes. aftaler med relevante myndigheder, m.fl. (DKFs andel - fritidsforvaltningen). Konkrete projekter: Randers (potentiale) Odense (kører lidt endnu) Nyborg (færdig) ÅKKK (færdig) Københavns Kajakklub (færdig) Den flydende kajakklub i København. (TODO: Peter sende maile til Tayo) Klubbyggeri Styrke det lokale arbejde Fysiske rammer Klubaktiviteter Styrke det lokale arbejde Tema er Interessenter i området: skoler, gymnasier, virksomheder m.fl. Klubudvikling Nye aktiviteter Nye kajaktyper Roadshows Nyt klubhus / rådgivning. Udbygning af eksisterende faciliteter. Vidensdeling hvordan har andre gjort det smart? F.eks 2

6 kajakopbevaring. Myndighedsgodkendelse Fundraising / katalog af eksempler for ansøgninger + liste over fonde. Outdoor / indoor vinteraktiviteter Familieinstruktion / familiesport jvf. DIF fordelingsnøgle:klubudviklingsprojekter kvalitetsudvikling: veldrevet klub koncept for hvordan klubber kan arbejde med forskellige indsatsområder samarbejder mellem 2 eller flere klubber Foreningsbesøg: konsulent/bestyrelse servicetjek af aktiviteter ideudvikling nye tiltag, igangsætte aktiviteter rådgive, vejlede vedr. lovgivning, folkeoplysninger mv. synliggøre og sælge forbundets tilbud og service kontakt til klub / medlemmer stævner/træf (ikke turneringer) inspiration til særlige målgrupper nye måder at dyrke aktivitetn på fællestræning for bredden opvisningsstævne el. lign. aktiviteter for foreningssvage grupper b&u / ældre / handicappede /etniske minoriteter / køn /alle aldre partnerskaber med skoler og andre institutioner - aaftaler og forløb besøg idematerialer stævner skolesport - idrættens dag m.m. Synliggøre udlejning af udstyrs og aktivitets sæt: Børnepakkerne / England BCU Polokajak Surfkajak Thisted fast holdeplads (bølger). Branding af klubber Hjemmeside skabeloner Logo / DKF logo MILJØ SWOT analyse Adgang til vandet hvor må du ro opdatering. Prioriteringer af fokus og indsatsområder. Lovgivning: land og byzone lovgivning, Vandmiljølov, å og Sølinier tilladelser og dispensationer. Genopretningsprojekter Høringssvar Miljøseminar sammen med vandsporten Sejlsport og Rosport. ORGANISATIONER DIF - Herunder en erfa-gr for ansatte konsulenter. Friluftsrådet (Nana Ilmer- bestyrelsespost i 2 år på valg). KOMMUNIKATION Hjemmeside system håndterbart og let tilgængeligt. Knowledgebase vidensbase - wikipedia Branding af klubber / evt. inkl. upload funktion til fotos slettes årligt. Erfaringsudveksling Oversigter over: Relevante organisationer 3

7 Links til kommuner teknik og miuljø m.m. Links til relevante tilskudsfonde generelle og specifikke og lokale. Udstyrs lejepakker bookingsystem. DKF publikationer bestil /download, link til DIF pub. Kluboversigt Klubbernes miljøkontakter Sponsorer spørg i lokalområdet om gaver til stævner og arr. mv. Klubportal: vedtægter, økonomisystem, og anden administrative standarder og skabeloner, programmer mv. ledelse og strategi og handelplan aktiviteter i kajak miljøvenlige byggerier / solfanger / investeringer og besparelser Fremover, efterhånden og løbende tænker vi i, at omsætte ideer, tanker og beslutninger i: kommunikation arbejdsgrupper handleplan Nye ideer Ideen Formål Dato Vinteraktiviteter Outdoor Indoor Give klubberne ideer til fælles aktiviteter i vinterhalvåret tilføjet 6/ Af hvem Og til Tayo Dorthe link k/ Nedenstående er klippet fra en reklame ang. outdoor træning på en sjov måde. Som jeg blev inspireret af til at udbygge koncepter og tilbud til klubberne. Se via linket dels video klip og tilmeldingsprocedure. Jeg har tilføjet Indoor. Ideen kan enten bruges til at enten DKF entrerer med og skaffer gode rabatter med denne og lignende kommercielle udbydere, som et tilbud til klubberne. Eller en ide / et koncept vi selv brygger sammen som et tilbud til klubberne. F.eks. a la kom-godt-i gang-med-vinteraktiviteter. Hold formen ved lige til næste sæson og den slags. Begge dele kan der jo lægges vægt på at træningen også styrker ro musklerne, men ikke kun, de fleste af os har sikkert lige så god brug af benmusklerne holdes ved lige. Her kommer så reklameteksten: Få 50% på en måneds fri træning med OUTDOOR dit udendørs træningscenter Få en sjov og anderledes træningsoplevelse med OUTDOOR, et unikt alternativ til den klassiske træning i fitnesscenter. Træningen foregår på hold og i den fri natur - uafhængigt af vind og vejr - og er en kombination af styrketræning, konditionstræning, smidighed og balance. Træningen er tilrettelagt således, at alle kan være med uanset alder, kondital og vægt. Med dagens tilbud får du en måneds fri træning for kun 69 kroner - normalprisen er 139 kroner. Af Mathilde Friis-Andersen OUTDOOR er en spændende og udfordrende træningsform med nye øvelser og omgivelser hver eneste gang. Træningen foregår både ved vandet, i parken og i skoven, og inspirationen hentes blandt andet fra militærtræning og atletik samt traditionelle lege og konkurrencer. OUTDOOR er også en oplagt mulighed for dig, der ønsker at træne sammen med en ven, veninde, kæreste eller et familiemedlem, du ikke nødvendigvis er på samme niveau med. 4

8 Nationale bestemmelser for kajakpolo (Turneringsreglement for kajakpolo) Formateret: Højde: Præcis 2,4 cm Formateret: Normal, Centreret, Mønster: Ingen, Højde: Præcis 2,4 cm Formateret: Skrifttype: (Standard) Times New Roman, 12 pkt Side 45 5

9 DKF s bestyrelse foretager løbende ændringer. Eventuelle ændringer fremsendes løbende til klubberne. 1 Almindelige bestemmelser a) Amatørbestemmelser, reklameregulativ, vandrepræmier Her gælder samme bestemmelser, som beskrevet under nationale fælles kaproningsbestemmelser for sprint og maraton. b) Danmarksturneringen Turneringsreglement DKF s bestyrelse er berettiget til, i perioden mellem slut og startdato mellem to danmarksturneringer, at foretage ændringer i Turneringsreglementet for Danmarksturneringen. Eventuelle ændringer fremsendes løbende til klubberne. c) Nationale turneringer Kun medlemmer af klubber tilsluttet DKF har lov til at deltage i nationale turneringer. Undtagelsesvis kan der inviteres andre hold, såfremt det af bestyrelsen skønnes at fremme turneringen eller dansk kajakpolo. Turneringsdato samt invitation skal godkendes i DKF. Endvidere henvises til stævnemanualen for arrangører. Slettet: d) Internationale turneringer i Danmark Alle turneringer, annonceret som internationale, skal afholdes i henhold til ICF s regler. Turneringer arrangeret af DKF eller forbundets kredse eller klubber, betragtes som internationale, hvis hold fra andre lande er inviteret til at deltage. Turneringsdato samt invitation skal godkendes i DKF. Endvidere henvises til stævnemanualen for arrangører. e) Danske spillere eller holds deltagelse i udenlandske turneringer Medlemmer af klubber tilsluttet DKF har lov til at deltage i internationale konkurrencer på klubhold eller sammensatte hold. Danske landshold kan kun deltage i internationale turneringer med DKF s accept. De ansvarlige for landsholdenes aktiviteter tilmelder. Ved EM for klubhold repræsenteres Danmark af forrige års nr. 1 og 2 i hhv. herre og dameliga. Såfremt nogle af disse hold ikke ønsker at gøre brug af muligheden for deltagelse tilfalder retten det næst placerede hold. 2 DKF s turneringsledelse Turneringsledelsen i DKF s Danmarksturnering består af 1 3 person(er), som minimum tæller det ansvarlige bestyrelsesmedlem. Turneringsledelsen har ansvaret for og kompetencen til at varetage den praktiske planlægning og afvikling af DKF s Danmarksturnering. Turneringsledelsen kan i samråd med bestyrelsen nedsætte arbejdsgrupper til varetagelse af turneringsarbejde, dommerarbejde m.v. Enhver henvendelse vedr. DKF s Danmarksturnering skal foregå via DKF s sekretariat. 3 Kompetenceforhold Turneringsledelsen fortolker reglementet for Danmarksturneringen. Til behandling af protester i forbindelse med afviklingen af Danmarksturneringen er der i DKF nedsat en jurygruppe. Ingen af juryens medlemmer kan være part i sagen eller være medlem af en klub, der er part i sagen. Er dette tilfældet, erstattes pågældende medlem/medlemmer i den aktuelle sag af den instans, den eller de pågældende repræsenterer. Protester i forbindelse med kampe spillet i Danmarksturneringen skal meddeles arrangøren (turneringsledelsens repræsentant på stedet jf. 10) og juryen indenfor 1 time efter den pågældende kamp er spillet (se også retninglinier for jury af 22. nov. 2010). Der indkræves kr. 100, ved nedlæggelse af protest som tilbagebetales hvis klubben har ret i anklagen. Jurygruppen skal træffe en beslutning så hurtigt det er muligt, men senest inden den pågældende stævnedag er ovre, således at en kamp evt. kan blive spillet om. Slettet: Slettet: kampene Slettet: kajakpolo Klager og indsigelser vedrørende andre dele af Danmarksturneringen skal sendes til DKF s sekretariat indenfor 8 dage efter den pågældende stævnerunde hvilken klagen er rettet imod, hvorpå turneringsledelsen behandler sagen. Der forventes svar indenfor 14 dage efter klagen er modtaget Side 46 6

10 Afgørelser truffet af turneringsledelsen eller juryen i henhold til ovenstående, kan appelleres til DKF s appeludvalg inden for 8 dage. 4 Udskrivning og deltagelsesberettigelse Turneringsledelsen udskriver hvert år i december måned følgende års Danmarksturnering. Invitationerne udsendes til de deltagelsesberettigede klubber. Turneringen udskrives i følgende rækker: Herreliga, herre 1. division, herre 2. division, dameliga og junior. Turneringen er åben for kajakpolospillende klubber under DKF. Klubber, der deltager i Danmarksturneringen for herreliga og 1. division, kan deltage med max. to hold i hver række, såfremt der findes en lavere række at deltage i. Oprettes der ingen lavere række end herreliga og 1. division er der ikke nogen begrænsning i antallet af hold i 1. division. Dameliga kan max. deltage med 2 hold fra samme klub, såfremt der findes en lavere række at deltage i. Oprettes der ingen lavere række end dameliga er der ikke nogen begrænsning i antallet af hold i dameliga. For at kunne deltage på hold i Danmarksturneringen er det en forudsætning, at man er gyldigt medlem af den/de klub/klubber, som holdet repræsenterer. Spillere der vil gennem Danmarksturneringen konkurrerer om et Danmarksmesterskab, må ikke have deltaget eller senere deltage i andre landes nationale mesterskaber det pågældende kalenderår. På et turneringshold kan deltage: Danske statsborgere og andre EU borgere med fast bopæl i Danmark. Ikke danske og statsløse personer uden fast bopæl i Danmark, hvis der opnås spilletilladelse. Hver klub kan ansøge om spilletilladelse for et ubegrænset antal ikke danske/statsløse spillere. Såfremt en klub ønsker at anvende ikke danske/statsløse personer uden fast bopæl i Danmark, skal følgende overholdes: Klubben skal på vegne af den/de spiller(e) der ønskes benyttet søge om spilletilladelse via DKF s sekretariat senest 4 uger før en stævnerunde. Klubben skal indsende dokumentation fra den eller de spilleres forbund som spillerne er tilknyttet, at de ikke deltager eller har deltaget i andre nationale mesterskaber det pågældende år. Klubben skal være opmærksom på, at evt. ICF bestemmelser vedr. transfer skal følges, hvilket betyder, at man må regne med en vis behandlingstid. Tilladelse til anvendelse af en ikke dansk/statsløs spiller gælder for ét turneringsår ad gangen. 5 Definition af aldersgrænser a) Senior Alle som, inden d. 1. januar i det år hvor turneringen begynder, er fyldt 18 år. Herre senior spillere må i samme stævne/turneringsrunde kun deltage på ét hold. Dame senior spillere må i samme stævnerunde/turneringsrunde kun deltage på ét hold i egen række. Dame senior spillere må yderligere deltage på divisionshold for herrer dog maksimalt 4 damespillere på ét herrehold. b) Junior Alle som, inden d. 1. januar i det år hvor turneringen begynder, ikke er fyldt 18 år. Juniorspillere M/K må i samme turneringsrunde kun deltage på ét hold i egen række. Juniorer M/K der i turneringsåret er fyldt 15 år må derudover deltage på et seniorhold. c) Tilmelding, spillertrup og udlån/flytning Alle hold tilmelder ved sæsonstart en fast spillertrup på minimum 5 spillere, (minimum 4 i dame og U18 rækken). Senest 14 dage inden første DT stævne indsendes der for hvert hold en spillerliste med de spillere man ønsker at benytte i den aktuelle sæson. Tilføjelse af YDERLIGERE spillere skal ske senest 14 dage inden det stævne hvori man ønsker at benytte spillerne. En spiller kan kun fremgå af én spillerliste pr. sæson. Undtagelse herfor dog jf. 5a+b. Der kan kun tilføres nye spillere op til det tilladte maksimale antal spillere på et hold jf. de danske kajakpolo spilleregler. Hvis en klub ønsker at ændre på en fast spillertrup der allerede har det maksimale antal spillere, skal klubben skriftligt senest 14 dage før en spillerunde indsende en motiveret dispensationsansøgning til DKF s sekretariat. Der forventes maksimalt 7 dages svartid Side 47 Formateret: Normal Slettet:. Slettet: På et turneringshold kan deltage: <#>Danske statsborgere. <#>Statsløse personer, der i en periode af mindst to år har haft bopæl her i landet. <#>Ikke danske statsborgere der i en periode af mindst to år har haft bopæl her i landet. <#>Medlemmer af danske foreninger i Sydslesvig, der er medlem af DKF. Formateret: Indrykning: Venstre: 0 cm, Hængende: 0,63 cm Formateret: Punktopstilling Slettet: Formateret: Skrifttype: (Standard) Times New Roman Formateret: Normal Slettet: Såfremt en klub ønsker at anvende ikke danske statsborgere, der ikke opfylder ovenstående bestemmelser, skal følgende iagttages: Pågældende skal have opholdstilladelse i Danmark og have haft bopæl i Danmark mindst 1 måned før start i turneringen. Dokumentation for opholdstilladelse og bopæl skal indsendes sammen med ansøgningen om spilletilladelse. Dokumentation for indrejse i landet kan være flybillet lydende på den pågældende spillers navn eller stempel i spillerens pas. (Kommentar: flybillet eller stempel i passet dokumenterer kun indrejse i landet, men hverken opholdstilladelse eller bopæl) Formateret: Punktopstilling Slettet: Ansøgning om brug af ikke danske/statsløse spillere vedlagt ovennævnte dokumentation, indsendes til DKF. Slettet: F Slettet: lytning Slettet: Der må maksimalt flyttes 2 spillere fra et højere til et lavere rangerende hold eller maximalt 1 spiller mellem to hold i samme række fra samme klub pr. stævne/turneringsrunde. Formateret: Skrifttype: Calibri, 10 pkt Formateret: Skrifttype: Calibri, 10 pkt Formateret: Skrifttype: Calibri, 10 pkt 7

11 Lån af spillere Udlån skal anføres holdets spillerliste umiddelbart inden holdet spiller første kamp i en turneringsrunde. På spillerlisten skal det fremgå på hvilket hold spilleren oprindeligt hører til. Spilleren kan herefter ikke deltage på sit oprindelige hold ved samme turneringsrunde. Følgende er gældende: Formateret: Skrifttype: Calibri, 10 pkt Formateret: Skrifttype: Calibri, 10 pkt Formateret: Skrifttype: Calibri, 10 pkt På herre liga hold må der ved en turneringsrunde lånes maksimalt 1 spiller fra et andet holds faste spillertrup. På herre 1. divisionshold må der ved hver spillerunde maksimalt lånes maksimalt 2 spillere fra et andet holds faste spillertrup, hvoraf maksimalt 1 spiller må komme fra et højere rangerende hold eller fra et hold i samme række. På herre 2. divisionshold må der ved hver spillerunde maksimalt lånes maksimalt 2 spillere fra et andet holds faste spillertrup, hvoraf maksimalt 1 spiller må komme fra et herre liga hold. Dame og U18 hold må der ved hver spillerunde lånes maksimalt 1 spiller fra et andet hold. Formateret: Punktopstilling Formateret: Skrifttype: Calibri Formateret: Skrifttype: Calibri, 10 pkt Formateret: Skrifttype: Calibri Formateret: Skrifttype: Calibri, 10 pkt Formateret: Skrifttype: Calibri Hvis en klub alligevel kommer i problemer med at stille et hold i Danmarksturnering pga. uforudsete hændelser jf. ovenstående regler, kan der søges dispensation. Dispensationen sendes til turneringsledelsen, arrangøren og til orientering i DKFs sekretariat. d) Overtrædelse Overtræder en spiller en eller flere af ovennævnte bestemmelser, skal turneringsledelsen erklære den eller de kampe, spilleren sidst har deltaget i og, hvori forseelsen er begået for værende tabt. 6 Klubskifte og spillerlicens Skifter en spiller hold og klub og ønsker at opnå spilletilladelse for sit nye hold, skal bestemmelserne i DKF s love følges. Det er intentionen, at alle liga og divisionsspillere for sæsonen 2012 skal have kort med gyldigt spillerlicens opbygget efter samme paradigme som IHF. 7 Placering af kampene/kampflytninger Turneringskampe skal spilles på den dag, det tidspunkt og det sted, som er fastsat af turneringsledelsen. Kun turneringsledelsen kan give tilladelse til, at kampe flyttes. Såfremt en klub skal afgive blot én spiller til at spille repræsentative kampe for DKF (eller træning til samme), er den berettiget til, efter ansøgning, at få flyttet en kamp, hvori nævnte spiller ville have været impliceret, og som var fastsat til samme dato (rejse perioden medregnet). Hvis en klub skal afgive sin træner til at fungere som træner eller spiller i repræsentative kampe for DKF, gælder samme bestemmelser som for spillere. Hvis en klub skal deltage med et hold i EM for klubhold, er klubben berettiget til at få flyttet den kamp for det implicerede hold, som var fastsat til samme dato (rejseperioden medregnet). 8 Afvikling af kampe Der spilles efter de af DKF udgivne Officiel oversættelse og fortolkning af ICF s kajakpolo spilleregler nyeste udgave. Hvor turneringens bestemmelser måtte afvige fra de i spillereglerne givne bestemmelser, skal turneringsreglementet være gældende. 9 Kampskema/ procedure I DKF s Danmarksturnering anvendes de af DKF udgivne kampskemaer og holdsedler. 10 Arrangørforpligtigelse Den klub, der ifølge turneringsplanen har fået overdraget hvervet som arrangør, har pligt til at sørge for det fornødne til arrangementets gennemførelse, som angivet i DKF s stævnemanual. Arrangøren fungerer som turneringsledelsens repræsentant på stedet, men kan dog ikke på dennes vegne træffe bindende beslutninger, som måtte stride mod noget reglement eller hvis arrangøren er part i sagen Side 48 8

12 Arrangøren skal medvirke til, at spillestedets ordensreglement overholdes, og er berettiget til om nødvendigt at bortvise spillere/tilskuere. Skulle dette blive aktuelt, indsendes skriftlig indberetning herom sammen med kampskemaerne. Arrangøren skal være fortrolig med og i besiddelse af de for den pågældende turnering gældende reglementer mv. Arrangøren er ansvarlig for opsætning/nedtagning af baner. Arrangøren er ansvarlig for, at reglementerede kampskemaer m.v. er til stede i god tid før kampstart, samt at disse indsendes senest to hverdage efter arrangementet er afsluttet sammen med holdsedler for de deltagende hold. Såfremt der benyttes pontoner til dommere, skal pontonerne udføres stabile, således at der kan dømmes uden væsentlig risiko for at miste balancen. Arrangøren er ansvarlig for, at der til alle kampe stilles mindst 1 sekretær til hver bane, som er fuldt fortrolige med sekretæropgaven (kampskema, udskiftning, tidtagning osv.). Arrangøren har pligt til og de implicerede klubber ret til at stille med en kampbold, som opfylder de Officielle Kajakkpoloreglers krav. Dommeren afgør hvilken bold der skal spilles med. 11 Udeblivelse Udebliver et hold (et hold defineres som fem spillere, i dame og juniorrækken dog 4) fra en kamp, eller er det ikke spilleberedt på det af turneringsledelsen fastsatte kamptidspunkt, skal holdet af dommerne erklæres som taber af kampen med 0 point og målscoren Underretning om udeblivelse sker gennem arrangørens og/eller dommerens påtegning på kampskemaet. I tilfælde af, at begge hold erklæres som tabere, tildeles begge hold 0 points, målscoren Afbud Uanset begrundelsen for udeblivelsen, er det den udeblivende klubs pligt så hurtigt som muligt, om nødvendigt telefonisk at underrette alle implicerede parter: Turneringsledelse, arrangør, modstander og dommere. Hvis modstanderen og/eller dommerne er underrettet om udeblivelsen (enten skriftligt fra den udeblivende klub eller telefonisk fra turneringsledelsen), behøver disse ikke at indfinde sig på spillestedet, og modstanderen skal blot indsende holdseddel efter samme procedure som ved indsendelse af kampskemaer. 13 Udelukkelse på grund af udeblivelse Turneringsledelsen kan, i samråd med bestyrelsen, udelukke et hold fra videre deltagelse i turneringen ved gentagne udeblivelser. 14 Force majeure Hvor en udeblivelse eller forsinkelse kan begrundes i helt specielle omstændigheder, herunder vejrlig, trafikale forhold samt "force majeure" i øvrigt, skal den udeblevne klub senest 72 timer efter det oprindelige spilletidspunkt underrette turneringsledelsen skriftligt herom (den fornødne dokumentation skal vedlægges). Såfremt en kamp ikke kan afvikles grundet pludseligt opståede problemer, så som ubrugeligt spillested (brand m.m.), fejl i kontrakten mellem klub og spillested eller lignende, skal arrangørklubben straks skriftligt til turneringsledelsen give de nødvendige oplysninger. Dokumentation skal vedlægges. Såfremt turneringsledelsen skønner, at kampen på dette grundlag flyttes, skal meddelelse herom sendes til de implicerede parter. En ny kamp fastsættes af turneringsledelsen i samråd med de implicerede klubber. 15 Opløsning/afmelding af hold/udeladelse af tilmelding Såfremt en KLUB meddeler, at et hold ikke længere eksisterer, trækkes holdet helt ud af den aktuelle turnering og mister enhver ret i forhold til sin hidtidige placering og opnåede resultater. Turneringsledelsen afgør, hvordan eventuelle ledige pladser i en turneringsrække besættes. 16 Opløsning af hold efter tilmelding/turneringsstart Turneringsledelsen afgør i samråd med bestyrelsen, hvilke sanktioner der følger af at trække et tilmeldt hold ud af turneringen. 17 Opløsning af en klub/kajakpoloafdeling I tilfælde af, at en klub eller en kajakpoloafdeling opløses, betragtes alle klubbens hold som udgået Side 49 9

13 18 Udelukkede/ikke deltagelsesberettigede hold Hvis et hold udelukkes efter start på turneringen, gælder desuden: Alle spillede kampe og holdangivelser trækkes ud af stillingsoversigterne. Klubben idømmes en bøde der fastsættes af turneringsledelsen. Klubben kan evt. idømmes karantæne for deltagelse i turneringen. 19 Ansvarsfordeling ved materielle skader mm. De enkelte hold er til enhver tid ansvarlige for deres egne effekter (værdigenstande, tøj, bolde m.v.). Klubberne hæfter over for arrangørerne for enhver skade, der af deres spillere forsætligt forvoldes på de anvendte lokaler og faciliteter. I tilfælde af grov uagtsomhed fra arrangørens side, hæfter denne for andre materielle skader, herunder tyveri, brand og hærværk. 20 Turneringsgebyr Turneringsgebyret består af et administrationsgebyr og et stævnegebyr. DKF opkræver for hvert hold der tilmelder sig for hele turneringen et administrationsgebyr som tilfalder DKF. Administrationsgebyrets størrelse fastsættes af turneringsledelsen. DKF opkræver for hvert stævne tillige et stævnegebyr pr. hold, der fordeles mellem arrangørklubberne samt bruges til præmiering og forbedring af turneringen. Stævnegebyrets størrelse fastsættes af turneringsledelsen. Tilmelding er bindende for betaling af turneringsgebyr. Administrations og turneringsgebyret betales sammen med tilmeldingen. Tilmelding for herre liga og herre 1. division, herre 2. division, dame liga og junior gælder hele Danmarksturneringen. I tilfælde af, at en klub ønsker at trække en holdtilmelding tilbage med begrundelse i væsentlige ændringer i turneringens bestemmelser kan klubben fritages for betaling af turneringsgebyr. Dette gøres ved indsendelse af en motiveret, skriftlig redegørelse til turneringsledelsen. 21 Beklædning Spillernes og dommernes påklædning og udstyr skal opfylde de til enhver tid gældende bestemmelser i de officielle kajakpoloregler samt DKF s reklamereglement. 22 Sanktioner og idømmelse af bøder Såfremt en klub overtræder én eller flere bestemmelser i dette reglement eller gældende regler i øvrigt, kan klubben af turneringsledelsen idømmes en bøde. Idømmelse af en bøde udelukker ikke andre former for sanktioner som f.eks. tab af kamp eller idømmelse af karantæne. Retningslinier for sanktioner: Liga herre: Afbud eller udeblivelse sanktioneres med 1000 kr. Andre rækker: Ved afbud mindre end 3 uger før stævnestart sanktioneres der med 500 kr. Udeblivelse af dommere sanktioneres med 200 kr. Hold der deltager med ulovligt hold vil ikke blive sanktioneret med bøde. Kampen betragtes som værende spillet med cifrene 0 10 (1 point for en tabt kamp). 23 Udelukkelse af klubber/enkeltpersoner En klub eller enkeltperson, der har et uafklaret økonomisk mellemværende med DKF, en af dennes samarbejdspartnere kan af bestyrelsen udelukkes fra deltagelse i turneringen. Såfremt en klub ikke har indbetalt en bøde, kan DKF s bestyrelse beslutte at udelukke en klub fra deltagelse i al turneringsvirksomhed. I forbindelse med tildeling af rødt kort til en spiller er dette ensbetydende med minimum en kamps karantæne. Kajakpolojuryen fastsætter en evt. skærpelse af strafudmåling. Slettet: eller en kreds, Formateret: Ikke Fremhævning Slettet: eventuelt efter indstilling fra en af DKF s kredse Slettet: J Side 50 10

14 Forslag til Reglement ERGO meter roning Bilagssamling 1 BE møde 27. april 2011 Bilag B-møde Nationale kaproningsbestemmelser for ergometer konkurrencer 1 Definition af ergometer Formålet med ergometer roning er, at man konkurrerer mod hinanden på ro ergometre over en klart defineret distance på kortest mulig tid iht. reglerne. 2 Nationale konkurrencer Disse bestemmelser gælder - sammen med "Nationale fælles kaproningsbestemmelser for sprint og maraton" og Nationale kaproningsbestemmelser for sprint, hvori der ikke deltager eller er inviteret roere fra andre nationale forbund. Er der tilgået indbydelse til alle klubber tilsluttet DKF, er det et åbent stævne. 3 Klasser U14: Åben for roer til og med det kalenderår, hvori de fylder 14 år U16: Åben for roer til og med det kalenderår, hvori de fylder 16 år U18: Åben for roer til og med det kalenderår, hvori de fylder 18 år Senior:Åben for alle roer Master: 4 Distancer Mænd: Senior U18 U16 U14 U12 Kvinder: Senior U18 U16 U14 U12 Deltager i en Masterklasse kan ske fra og med det år, hvori man fylder det førstnævnte år til og med det år, hvori man fylder det sidstnævnte år Osv. 200, 500 og 1000 m 200, 500 og 1000 m 200, 500 og 1000 m 200 og 500 m 200 og 500 m 200, 500 og 1000 m 200, 500 og 1000 m 200, 500 og 1000 m 200 og 500 m 200 og 500 m 5 Kontrol Inden første start skal den aktive indvejes og den indvejede vægt skal under hele stævnet bæres synligt. 6 Teknisk udstyr og opstilling. Der anvendes retningsliner for udstyr, opsætning og afvikling i henhold til: Standart Setup Dansprint Virtual Race. Se Appendix til dette reglement 7 Officials Organisationskomiteen er ansvarlig for forberedelsen og afvikling af stævnet. Organisationskomiteen skal: Fastsætte dato og program for stævnet Udarbejde og distribuere det detaljerede program inklusiv dato og tidspunkt for holdledermødet. Sørge for, at sted og det tekniske udstyr er til stede og at dette lever 11

15 Forslag til Reglement ERGO meter roning Bilagssamling 1 BE møde 27. april 2011 Bilag B-møde op til Standart Setuppet. Konkurrencerne skal afholdes under ledelse af følgende officials: Chefofficial Tekniske ansvarlige (2) Stævneleder Stævnesekretær Speaker Vægt kontrollant 8 Indbydelser En indbydelse til en konkurrence skal ske med mindst tre ugers skriftligt varsel og skal indeholde følgende oplysninger: Tid og sted for konkurrencen. Beliggenhed og plan over banerne. Discipliner, bådtyper, klasser og løbenes distancer. Løbsrækkefølge og starttider. Startafgiftens størrelse. Adresse, til hvilken anmeldelse skal sendes. Sidste anmeldelsesfrist. Anmeldelsesfristen skal være minimum 14 dage før konkurrencens første dag. 9 Baner Der anvendes et antal baner fra 4 8 baner 10 Holdleder og holdledermøde Holdlederen repræsenterer sit hold og holder kontakt med chefofficialen og organisatorerne fra starten af stævnet til slutningen, men han må ikke forstyrre deres arbejde. Holdlederen forelægger ændringer eller kommentarer i relation til stævnet skriftligt 30 minutter før holdledermødets start. Hvis nødvendigt nedlægger holdlederen protest i henhold til reglementet. Senest én time før start skal et holdledermøde afholdes, ved hvilket følgende oplysninger skal gives: Nøjagtig beskrivelse af banerne og deres afmærkning. Starttidspunkter og -procedure. Deltagernes kaproningsnummer. Typen af bådkontrol. Tid og sted for præmieoverrækkelser. Regler for beklædning 11 Heats og finaler Mindst 2 deltagere må være anmeldt, før et løb kan afholdes. Hvis antallet af anmeldelser i et løb til og med 1000 m er så stort, at indledende heats er nødvendige, må antallet af deltagere i hvert heat og i finalen ikke overstige 8. I konkurrencer, hvor heats er nødvendige, skal der trækkes lod separat for hvert heat. Inddeling af deltagere i heats skal ske ved lodtrækning, hvor 8 deltagere skal i finalen. Kvalifikation til finalen sker på baggrund af de 8 bedste tider opnået i alle indledende heats. Når lodtrækningen foretages, må forskellen mellem antallet af deltagere i de forskellige heats i løbet ikke være mere end én. Hvis antallet af deltagere i heatene varierer, skal de tidlige heats være med det største antal. Hvis der i et løb til og med 1000 m er tilmeldt mindst 16 deltagere, kan der afholdes B-finale med indtil 8 deltagere for de i indledende eller mellemheats bedst placerede både, som ikke kvalificerede sig til finalen. Tidsintervallet mellem sidste start af indledende heats og første start 12

16 Forslag til Reglement ERGO meter roning Bilagssamling 1 BE møde 27. april 2011 Bilag B-møde af mellemheats og mellem sidste start af mellemheats og start af finalen skal være mindst 20 min. Det samme gælder tidsintervallet mellem evt. opsamlingsheats og semifinalen. En deltager der ikke har deltaget i et heat som instrueret, har ikke lov til at starte i finalen. 12 Danmarksmesterskaber: Danmarksmesterskaber (DM) afvikles en lørdag eller søndag. DM afholdes efter nedenstående tidsskema, hvor arrangørerne dog har mulighed for at flytte finaler, såfremt dette giver en bedre stævneafvikling 13 Discipliner Der kan afholdes Danmarksmesterskabsløb i følgende discipliner: Mænd: Senior U18 U16 U14 U12 Kvinder: Senior U18 U16 U14 U og 1000 m 200 og 1000 m 200 og 1000 m 200 og 500 m 200 og 500 m 200 og 500 m 200 og 500 m 200 og 500 m 200 og 500 m 200 og 500 m 14 Tidsplan 1 dag: Holdledermøde kl Første start kl og sidste løb skal være afviklet senest kl Formiddag: Indledende heat alle 1000 m Indledende heat alle 500 m Indledende heat alle 200 m Eftermiddag: Alle finaler 1000 m Alle finaler 500 m Alle finaler 200 m 15 Heats og finaler I tilfælde af for få tilmeldte kan aldersgrupper slås sammen. Hvis der er mere end 16 både tilmeldt, skal der afholdes B-finaler. Der skal i de enkelte discipliner være 20 minutters interval mellem indledende heats, semifinaler og finale. Ved finalerne må mindste interval ikke være under 5 minutter. 13

17 Dansprint Virtual Race Dansprint Virtual Race er et computerprogram, hvor roere kan konkurrerer mod andre roere. Op til otte Dansprint kajakergometre er tilsluttet. Løbet vises med en projektor til storskærm og med VGA skærme mellem maskinerne for roerne. Starten Proceduren er automatiseret og systemet registrerer tyvstarter. Systemet genererer resultatlister efter hvert løb. Opsætning Standard opsætning Nødvendigt udstyr til en konkurrence med otte Baner (Dansprint ergometre). Otte ergometre med computere. Software version 1,32 eller nyere. Fire computerskærme To computer højtalere Projektor og storskærm USB fordeler til otte serielle COM-porte VGA signal fordeler Computer til at kører Dansprint Virtual Race Computer og printer til resultat og heat fordeling Kabler til at forbinde computere Seks VGA kabler Otte serielle kabler (9-pin) 230C kabler og fordelerdåser Vægt, til at måle roernes vægt Afstand mellem maskinerne minimum 1,8 meter 14

18 Formandskab Landshold & Elite Udvikl. & Aktivitet Bilagssamling 1 BE møde 27. april 2011 Motion & Konkurrence Klub, Facilitet & Miljø Kajakpolo - landshold Uddannelse Tur & Kapkajak Klubopstart Kommunikation Kajakpolo - Fundraising Talentudvikling Havkajak turnering Havneprojekter Kajakpolo - B&U dommer (jury) Miljø nationalt Turkano Kapkano Kajakpolo - bredde Paracanoe / øst handicap kajak Foskajak Stævneudvikling Kajakpolo - bredde vest Officials Surfkajak Maraton Foskano DKF Divisioner Surfski De orange er grupper som jeg pt forventer skal nedsættes, men som ikke findes nu. Jeg regner med at hver ansvarlig hjælper med at får varslet mødet den 15. maj til eksisterende og kommede grupper. Jeg har grupperet dem i forhold til min opfattelse af tilhørsforhold - men det er jo til debat i april. 15

19 Håndbog for arbejdsgrupper Baggrund Principper Bestyrelsesposter Etablering: Nedlæggelse Referencer Rammer Økonomi Arbejdsform Formidling af resultater Forpligtigelser Baggrund Den nye struktur med arbejdsgrupper skal medvirke til at det bliver lettere at tiltrækker frivillige til forbundsarbejde, og sikre at forbundets hele tiden er dynamisk og i stand til at omstille sig til nye opgaver. Strukturen tager afsæt i at erfaringer og undersøgelser af frivillige viser at det er specifikke, afgrænsede og interessebaserede opgaver som fungerer bedst i frivillige organisationer Dermed er det forventningen at frivilligheden styrkes i DKF. Samtidig kan de professionelle ressourcer anvendes mere optimalt når arbejdet fokuseres mere på at skabe rammerne for og understøtte frivillige og mindre på at servicere stående enheder. Principper Arbejdsgruppernes dynamik betyder at ny tiltag kan iværksættes, afprøves, udvikles eller afsluttes i løbet af kort tid. Endelig er det vigtigt at den foreslåede struktur giver en klar adskillelse af politiske opgaver og drift / praktiske opgaver. Det bliver simpelt af placere et ansvar (bestyrelse) og det bliver muligt at arbejde med et interesseområde uden at skulle beskæftige sig med politik (arbejdsgruppe). Dette vil medfører at bestyrelsen kan arbejde mere strategisk og bruge mere energi på politiske diskussioner, uden (nødvendigvis) at skulle være den udførende part. Fleksible arbejdsgrupper - der oprettes af bestyrelse og administrationen. Udpegning af arbejdsgruppe medlemmer. Alle arbejdsgrupper referer til et bestemt bestyrelsesmedlem. Man kan som bestyrelsesmedlem ikke være udførende så er man bare frivillig ved siden af den politiske post. Arb.grupper skal have klare kompetencer med klare arbejdsopgaver således at DKF agerer som en enhed. Arbejdsgrupper understøttes af sekretariatet men drives ikke af personale og der er ikke fast personale på ved møderne. 16

20 Arbejdsgrupper arbejder for nationale opgaver men er ikke nødvendigvis geografisk fordelt over hele landet. Der udarbejdes et projektstyringsredskab og retningslinjer til arbejdsgrupperne. Bestyrelsesposter Formand Næstformand 2. næstformand / økonomiansvarlig Landshold & Elite Udvikling & Aktivitet Motion & Konkurrence Klub, Facilitet & Miljø Etablering: Arbejdsgrupper etableres efter behov. Nogle arbejdsgrupper vil have lang levetid mens andre blot eksisterer i kontekst af et enkelt kortlivet projekt. Der oprettes en oversigt over potentielle frivillige og et spørgeskema på hjemmesiden hvor man kan melde sig som frivillig (inkl. en form for cv). Medlemmer af arbejdsgrupper udpeges af bestyrelsen med input fra administration og evt. fra personer, som selv ønsker at indgå i arbejdsgruppen. 1. Der udarbejdes et kommissorium for arbejdsgruppen se dette eksempel skabelonen til dette skal benyttes. Skabelon 2. Arbejdsgruppens medlemmer oprettes i DKF s Gdoc system og gives adgang til relevante samlinger. Medlemmer skrives ind i DKF s oversigt over frivillige og tillidsposter. 3. Arbejdsgruppens samling på gdoc oprettes 4. Arbejdsgruppen tilføjes DKF s samlede oversigt over arbejdsgrupper. 5. Kommissoriet offentliggøres inkl. gruppens medlemmer Eksempel: Den U&A ansvarlige ønsker en aktivitet som fx Kajakkens Weekend. Sammen med sekretariatet beskrives et kommissorium og udvælges medlemmer. Bestyrelsen orienteres om kommissoriet og der gives mulighed for debat på det førstkommende bestyrelsesmøde. Gruppen sættes i gang og arbejder indenfor det budget der er etableret i bestyrelsen. Nedlæggelse Normalt nedlægges en arbejdsgruppe når den i kommissoriet fastlagte levetid er udløbet og 17

21 opgaven evalueret. En arbejdsgruppes levetid kan forlænges eller gruppen kan genoprettes med nye medlemmer. En arbejdsgruppe kan også nedlægges hvis den ikke når videre med opgaven. En arbejdsgruppe er enten aktiv eller inaktiv og dermed nedlagt. Vi skal undgå sovende arbejdsgrupper, som blokerer for nye tiltag. Når en arbejdsgruppe er afsluttet offentliggøres en evaluering og de frivillige hædres. Referencer Arbejdsgrupper har en primær kontakt i bestyrelsen og eventuelt flere sekundære kontakter som demonstreret af nedenstående matrix. Til hver arbejdsgruppe knyttes også en kontaktperson på sekretariatet: Fmd. Næstfmd 2. Næstfmd Lnd. & El. Udv & Akt. Mot. & Kon. Klub, F&M Tur & Kapkajak (x) x Havkajak x (x) Polokajak (x) (x) x Turkano x Fundraising (x) x Havneprojekter (x) x Miljø nationalt x Rammer Arbejdsgrupperne er i videst muligt omfang autonome under hensyntagen til de politiske rammer og økonomien. Arbejdsgrupperne kan have budgetter til dækning af fx kørsel, deltagelse i arrangementer o.l. se økonomi. Økonomi Arbejdsgrupperne skal bidrage til den årlige budgetproces men også have mulighed til at få bevilliget midler løbende. 18

22 I forbindelse med aktiviteter skal der udarbejdes budgetter for aktiviteterne således at rammeren for såvel indtægter som udgifter overholdes. Det anbefales at benytte denne skabelon Arbejdsgrupperne kan have budgetter til dækning af fx kørsel, deltagelse i arrangementer o.l. Dette skal dog fremgå af budget og/eller kommissorium Evt. refusioner sker ifølge DKF s takster angivet i forretningsordenen Afregning skal ske via DKF standard skema. Arbejdsform Arbejdsformen vil være en blanding af fysiske møder. Internet og telefonmøder og korrespondance pr eller gdoc. Der kan i nogle tilfælde være høj grad af praktisk involvering i opgaven (ide - udførsel - evaluering af et arrangement), mens der i andre tilfælde kan være tale om mere teoretisk konceptudvikling o.l. Fælles for det hele er at der forventes konkrete produkter/arrangementer ved arbejdets afslutning. Det vil ofte være gavnligt at anvende et projektstyringsredskab (her mangler link) som supplement til kommissoriet Ligeledes kan der med fordel anvendes modeller for risikovurderinger (her mangler link) således at kritiske elementer i projektet kan identificeres. Formidling af resultater Arbejdsgruppen skal løbende holde bestyrelse og administration orienteret om udviklingen. Arbejdsgruppen skal ligeledes løbende opdaterer det offentlige kommissorium (blog). Invitationer o.l. skal udarbejdes i overensstemmelse med DKF s designmanual og skal udsendes via DKF s sekretariat (nyhedsmail, kalender, Facebook) men kan når det er offentliggjort også formidles via arbejdsgruppens personlige netværk. I kommunikation til klubber og omverden er det altid DKF der er afsender og så kan arbejdsgruppen evt. indgå senere i teksten. Det vil sig at DKF inviterer til... arrangeret af DKF Surfarbejdsgruppe Evaluering af arbejdsgruppen sker ved afslutningen og kan hvor det er gavnligt i forhold arbejdsgruppen funktion også finde sted som delevalueringer. Forpligtigelser Medlemmer af DKF arbejdsgruppe skal arbejde efter det kommissorium som er beskrevet. følge retningslinierne i denne håndbog. følge DKF s forretningsorden og øvrige love og bestemmelser. holde sekretariatet og arbejdsgruppeformanden orienteret om aktuelle 19

23 kontaktoplysninger holde brugernavne og passwords til DKF s systemer fortrolige medvirke til at udarbejde status og beretninger for arbejdsgruppens virke. 20

24 Sponsorarbejdsgruppe Kommissorium Mål OBS TEST DOKUMENT OBS TEST DOKUMENT OBS TEST DOKUMENT Budgettal Kr ,- Start 1. maj 2011 Slut 1. oktober 2011 Evaluering(er) 30. september 2011 Politisk forankring Administrativ forankring Projekt- og budgetansvarlig Sponsorarbejdsgruppen skal konkretiserer DKF tilbud til sponsorer. Efterfølgende skal der ske salg af ydelser til sponsorer i forskellige kategorier fra produktsponsorater til hovedsponsorater. Der skal ske en reduktion på 30% i DKF store indkøbsposter (IT udstyr, bådmateriel, telefoniydelser, rejesydelser). Der skal generes et overskud efter afholdte udgifter til sponsorpleje og ydelser på 250t. kr. i 2011 og 400t.kr. i næstformand Direktør Jens Jensen Projektbibliotek Link Medlemmer Jens Jensen jens@kano-kajak.dk Tlf.: Bygade12, 4000 Roskilde Jens Jensen jens@kano-kajak.dk Tlf.: Bygade12, 4000 Roskilde 21

25 Jens Jensen Tlf.: Bygade12, 4000 Roskilde Bilagssamling 1 BE møde 27. april 2011 Jens Jensen jens@kano-kajak.dk Tlf.: Bygade12, 4000 Roskilde Jens Jensen jens@kano-kajak.dk Tlf.: Bygade12, 4000 Roskilde Blog / beslutninger / informationer 15. juni Gode resultater Vi kan med stolthed fortælle at der nu er aftalt samarbejde med 4 virksomheder og målet for 2011 således er indfriet. 1. juni Invitation til club2012 middag En gruppe erhvervsledere er inviteret til møde om deltagelse i club2012. Gruppen skal tæt følge OL forberedelserne og understøtte forskellige dele såvel med økonomi som med ydelser og ekspertise. Se invitationen her Link 15. maj Tryggruppen ny partner Tryggruppen har indgået partnerskabsaftale med DKF om at arbejde for udbredelse af sikre standarder for færdsel i kano og kajak i skoler og institutioner. Læs mere i pressemeddelelsen Link 15. maj Arbejdsgruppe mødtes online 1. maj I gang Der blev holdt møde på skype. Flere emner blev vendt og en handleplan vedtaget. Se referatet her Link Gruppen er i gang. Du kan forvente at blive kontaktes hvis du har en ledede position i en virksomhed og færdes i kano og kajak kredse, 22

26 23

27 XXXXXarbejdsgruppe Kommissorium Mål Budgettal Start Slut Evaluering(er) Politisk forankring Administrativ forankring Projekt- og budgetansvarlig Kr. XXX <Dato> <Dato> <Dato> <bestyrelsespost> <madarbejder> <navn> Medlemmer <navn> < > Tlf.: <xx xx xx xx> <vej> <postnr><by> <navn> < > Tlf.: <xx xx xx xx> <vej> <postnr><by> <navn> < > Tlf.: <xx xx xx xx> <vej> <postnr><by> <navn> < > Tlf.: <xx xx xx xx> <vej> <postnr><by> 24

28 <navn> < > Tlf.: <xx xx xx xx> <vej> <postnr><by> Bilagssamling 1 BE møde 27. april 2011 Blog / beslutninger / informationer <dato> <overskrift> <brødtekst> 25

29 Statusrapport Udvikling og Aktivitet Offentlig del Tema Status B&U HKAG SCF Havkajaksamrådet Uddannelse Kano Arbejdet med udviklingen af PaddlePlay foresætter. Materialet til afvikling af lokale Adventure løb forsat under udarbejdelse. Alle PBC løb planlagt og løbsarrangører fundet. Vinder-armbånd købt. KKS(Kajak, Kardio, Styrke) projektet forventes opstartet inden sommerferien. Hjemmesiden for DM 2011 Teknik og Rul: Hjemmesiden for Kajakkens Weekend er ved at tage form. Ansvaret er pr. 31/3 overdraget til Motion og Konkurrence. Møde afholdt d. 6/4 hvor fokus primært var på ulykken i Præstø-fjord. Herudover meldte organisationerne generelt om opbakning til EPP-systemet. Grejbankerne indtræder i Samrådet. Referat her. Censorsamling afholdt d. 4/4 i Bryggens Kajak Club med 13 deltagere, heraf hovedparten havkajak-censorer men også repræsentanter fra kano-arbejdet. I regi af Samarbejdsudvalget mellem DKF og Havkajaksamrådet er prøveforudsætninger for I3 blevet præciseret. Det første af to Instruktør 3 havkajak opdateringseminar(for de I3ere, som fik merit til I3 men som ikke før har været til prøve). Næste seminar afholdes i efteråret. Aftale mellem DKF og Ungdomsringen vedr. undervisningsmateriale til I1 og I2 havkajak under udarbejdelse. Pt. 35 tilmeldte til instruktørsamlingen maj. Arbejdet med udviklingen af de tekniske standarder(niveaubeskrivelse, underviservejledning, censorvejledning) for EPP hav/tur/kap og præsentation i nyt system pågår. På sigt skal dette arbejde også indbefatte DKF instruktør niveauerne. Turkano uddannelse kickoff afholdt med stor opbakning: Surf Nyhedsbrev om Surfsamling udsendt. 15 tilmeldte pt. Rekvisitter for afholdelse af konkurrence bestilt. WWV Området omkring GIV er blevet vurderet af en fransk ingeniørvirksomhed og tilbagemeldingen var positiv. Bestyrelsesmøde/Generalforsamling afholdes i starten af maj med dagsordenen Projektstart. Q-Camps Fit: Svigtende tilmeldinger til campen og gennemførelse derfor tvivlsom. Arrangementet blev også aflyst i Hav: Antallet af tilmeldinger ser pt. lovende ud. Klubudvikling Møde mellem Tayo A og Peter U afholdt hvor opgaverne blev overleveret. tayo møde mellem Dorthe og Tayo - hvor området klubudvikling og miljø blev gennemgået og drøftet. se bilag i Nyborg Kajakklub - udkast til projektbeskrivelse og strategi for udviklingen af klubben 2014 er udarbejdet google docs til Pia, formand. Udkastet er videreudviklet i samarbejde med arkitekt og vil blive forelagt Nyborg Kommunes borgmester i denne uge. opfølgning på fondsmidler igangsat. jv mail fra Christian. projektet ser lovende og ambitiøst ud -men også dyrt. Kbh. Kommune: Hvis Dansk Kano- og Kajakforbund anser det for sandsynligt at der etableres en forening med et medlemstal på 400, der også kan løfte intentionerne bag projektet, har Kultur- og Fritidsforvaltningen ingen bemærkninger til at projekteringen igangsættes. sidste nyt ang. projektet om en forening i Kbh. er lidt i tvivl om dette er een klub opstart eller et projekt for alle eksisterende klubber? klub instruktion Miljø I påsken gennemført et DKF Instruktørkursus 1 i samarbejde mellem Skanderborg Kajakklub, Preben Trærup og HEIRosport, Tayo Lill Andreasen. Hvilket der bør skrives om så klubberne i praksis kan se, at det koster kun at uddanne nogle få stykker, der kan uddanne andre i klubberne. Hvordan gøres det lige? Høringssvar ang. Nationalpark Skjern Å - Nana Ilmer er tovholder sammen med Dorthe - set i mail. 26