Referat bestyrelsesmøde tirsdag d.24 april. Kl

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde tirsdag d.24 april Kl Godkendelse af referat fra sidste møde Der er ingen bemærkninger til sidste referat 2. Bemærkninger til dagsordenen Mortens punkt under eventuelt rykkes op under Konstituering af bestyrelse 3. Velkommen til bestyrelsen Velkomst ved Heidi. Heidi orienterer kort om generalforsamlingen hvor der var stor opbakning fra både synkro og konkurrenceafdelingen, hvilket er meget positivt. Der er en kort repræsentation af alle bestyrelsesmedlemmerne. 4. Konstituering af bestyrelsen Morten orienterer om, at han af private årsager, er nødt til at trække sig fra poster i den fremadrettede organisering i bestyrelsen, samt at han ikke til sommersvømningen er til rådighed. Der er dialog om, hvad Mortens ønske er ift. rollen i bestyrelsen. Morten tilbydes at blive fritstillet i bestyrelsen, men Morten ønsker at blive i bestyrelsen, og konsekvensen er, at Ellen som suppleant supplerer Morten. Christian beretter om, hvordan man som bestyrelsesmedlem indgår i arbejdet om/for hele klubben og ikke afdelingsvis. Det er en fælles opgave, at sidde i bestyrelsen. Heidi fortsætter ift. retningslinjerne omkring konstitueringen af medlemmerne. Heidi er valgt som formand, Pia har et år tilbage som kasserer de resterende medlemmer skal posterne uddeles på. Heidi orienterer om hendes bud på et valg. Bestyrelsen er enig i formandens valg til poster som er følgende: - Heidi, formand - Ruben, næstformand - Pia, kasserer - Anja, sekretær - Cecilie, medlem - Morten Bo, medlem - Ellen, suppleant 5. Fastsættelse af godtgørelse til udvalg og bestyrelse Lige nu får alle 500kr i godtgørelse udvalg samt bestyrelsesmedlemmer. Formanden får 4000kr. Lige nu betaler vi kr i alt foruden E-sport. Godtgørelsen dækker

2 mindre udgifter i form af tlf., kopier, kørsel osv. derfor har man tidligere valgt dette. Der er dialog om hvorvidt vi ønsker, at dette skal fortsætte. Et bud er, at man fortsætter og evaluerer dette i slutningen af året. 6. Klubchefens rolle og ansættelse Christian orienterer om hans funktion i bestyrelsen, og hvordan hans ansættelse er skruet sammen. Selve ansættelsen skal genforhandles i oktober 2018 med bestyrelsen. På et tidspunkt lavede Christian i samarbejde med den daværende formand en oversigt over opgaverne, som Christian varetog på daværende tidspunkt. Det viste sig at være en del timer over de aftalte 25 timer, så man besluttede at ansætte Anne i fleksjob. Der er fortsat nogle opgaver, som Christian varetager uden for ansættelsen samt det frivillige arbejde, han også lægger i det. Der er spørgsmål til, om man kan lægge nogle af opgaverne i udvalgene? Heidi nævner, at det er en stor klub, som kræver professionel administration, og det er i forvejen svært at få frivillige til at deltage i arbejdet omkring en fælles klub foruden den store indsats udvalgene ligger i klubben. Christian orienterer om de ekstra opgaver, som tager meget tid: Servicering af k og s udvalgene Kursusafvikling Opbakning, sparring og tilstedeværelse på kanten i dagligdagen Det er ikke umiddelbart ting Christian skal af med, men det skal genovervejes, hvordan vi i bestyrelsen ønsker, at Christian prioriterer opgaver. Heidi nævner, at vi skal være opmærksom på, at vi skal uddele nogle af de opgaver, som Christian har for meget dette for at skabe et fællesskab om løsningen af opgaverne. Men også at vi bliver flere til at løse opgaverne det bliver knap så sårbart, og så vi prioriterer hvilke opgaver bestyrelsen ønsker, at Christian løser. Til næste møde ønskes en beskrivelse af de opgaver, som kan tildeles til medlemmerne. 7. Ansvarsområder bestyrelsen Der er dialog omkring de konkrete opgaver, som ønskes uddelegeret/tildelt i bestyrelsen. Ellen og Cecilie påtager sig opgaven om at være tilstedeværende på kanten og sammen med Christian og Heidi laver de også funktionsbeskrivelser for de enkelte grupper. Heidi og Ruben varetager dagsorden mv. til udvalgene Christian laver indkaldelse. 8. Opfølgning på investering i k-afdelingen Der er enighed om, at Johan inviteres til det næste bestyrelsesmøde med ønsket om en opdatering på afdelingen. Der er bl.a. drøftelse om økonomien heri, og hvilke forventninger der er fra bestyrelsen side, ift. hvad der forventes at k-afdelingen selv betaler. Dette ønskes drøftet med K-udvalget, så der kommer faste aftaler for hvilke udgifter de selv dækker.

3 9. Svømmeplan sæson 2018/2019 Planen for næste sæson er ved at blive udarbejdet. Mønstret har ændret sig de sidste år ift. udbud og efterspørgsel. Vi har bl.a. en øget tilgang af babyer og voksne og en nedgang i den dybe ende. Der er fortsat mange børn i det lille bassin. Vi er nødt til at lave planerne efter udbuddet, for ikke at sige nej til medlemmerne. Der er for mange som stopper helt, når de stopper i en afdeling vi har ikke nok, der kan tiltrække S og K svømmere som stopper. Unge på langs er eneste mulighed, og det hold har været fuldt booket, så måske man skal tænke kreativt og lave flere tilbud. Ydertiderne passer forsat, men vi skal gentænke konceptet ift. de behov, vi kan se der er og som kommer fremadrettet. Heidi nævner, at vi er nødt til at fokusere på svømmeskolen der hvor forældrene tilmelder deres børn. Efterfølgende kan tiderne til K og S afdelingen tilrettelægges. Der skal tages højde for antal svømmere hos både K og S afdelingen. Vi er nødt til det, da svømmeskolen er dem som betaler for vores eksistens. Der er enighed om dette i bestyrelsen, at man er nødt til at tage højde for antal svømmere contra tid og plads i bassinet. Der er forslag fra Cecilie og Ellen til hvordan man strukturerer synkroholdene eller hvis man synes der er få synkrosvømmere til deres bassintid, er et forslag fra Cecilie, at kontingenten øges. Heidi nævner, at det er en stor kontingentstigning der skal til, og at det måske kan have modsatte effekt. Ellen nævner selv, at der er mange trænere contra svømmere på synkroholdene kunne dette ændres/skæres ned? Ellen nævner, at der er overflødige instruktører, selvom det kræver meget af en synkroinstruktør. Christian nævner, at der går meget løn til instruktørerne men det svinger meget i indberetningerne af løn, hvilket ikke er svært at gennemskue. Christian vil gerne vise Cecilie og Ellen en oversigt over indberetninger på forskellige uger, så de kan se udsvingene og hvor mange minutter der bliver brugt på synkro trænere Der er ønske om, at Christian kommer med et udkast til planen. Christian har behov for input fra Cecilie og eventuelt Ellen til forslag der vedrører synkroafdelingen. Christian får accept af, at planen gentænkes helt og tager udgangspunkt i, hvor der er størst behov for bassintid. 10. Funktionsbeskrivelser instruktører/instruktørassistenter Der er forslag til, at vi i bestyrelsen får nedskrevet en funktionsbeskrivelse for vores ansatte, dette både for overblikket over forventningerne til de ansatte men også for at gøre det mere lige for alle. Heidi, Cecilie og Ellen påtager sig denne opgave og har et udkast klar til juni, som præsenteres for bestyrelsen. Denne vil træde i kraft fra sæsonen efter sommerferien. 11. Nyt fra formanden Heidi har møde med Johan i næste uge. Der er fuld gang i salget af AquaCamp og MiniCamp. D. 13 maj mødes AquaCamp udvalget. Heidi nævner, at det igen i år to stærke hold, som skal styre de to camps.

4 Hjemmesiden har tidligere formand stået for men det kræver, at en anden tager over. Udvalgene opdaterer selv holdbeskrivelser og arrangementer/tiltag dvs. opgaverne der mangler er til opdatering af referater, nyheder samt informationer til svømmeskolen. Anja vil gerne påtage sig denne opgave, hvis der skal ændres noget/opdateres så sendes dette til Anja, såfremt man ikke selv kan gøre det i udvalgene. Heidi nævner, at hendes prioriteter i dette år er svømmeskolen samt klubbens ansatte 12. Nyt fra klubchefen Christian orienterer om de instruktører, som vi har afsluttet samarbejdet med. Det er ærgerligt, men der er mange forventninger til vores instruktører som ansatte medarbejdere. Dels fra bestyrelsen men i høj grad også fra forældrene som betaler for at vi leverer en ydelse. Christian nævner, at vi efter sommer laver en opstartsweekend, hvor nogle instruktører bliver inviteret til en workshop, bl.a. ift. hvordan man laver programmer. 13. Nyt fra næstformanden, kassereren og sekretæren Ruben nævner, at han også har bestyrelsespost andet steds, men at han vil arbejde det han kan for HSK. Hilsen til konfirmanderne Anja Kort orientering om, at Anja har købt en hilsen til klubbens konfirmander i år, på baggrund af tidligere aftale herom. Ambu Anja retter snarest henvendelse til udvalgene om de kommende Ambudage, hvor vi igen i år har mulighed for at byde ind på opgaver. Anja skal deltage ved et Ambu-generalforsamlingen i maj og der vil efterfølgende komme en plan over vagtoversigt på dagene. Pengene for Ambu-dagene fordeles mellem udvalg, som har deltaget ved arrangementet. Det er foruden K og S afdelingen muligt at spørge forældre i svømmeskolen om hjælp hertil. Der en tilbagemelding fra K-afdelingen, at de repræsenterer med to ved Ambugeneralforsamlingen. 14. Økonomi v. Christian Christian orientere om det nuværende budget. Lige nu er det vi jo lige startet på et nyt budgetår, Der er i bestyrelsen besluttet, at man investerer lidt i hjælp ift. teknikken i Conventus, så det kan frigive tid fra Christian ift. årsregnskaber. Christian gennemgår de nuværende tal. Vi skal være opmærksom på lønningerne i kommende sæson. Vi har en gæld til kommunen på kr, som vi ikke har afdraget på i et par år. Men nu er der kommet et girokort på indbetaling af kr. for de sidste to år.

5 Det besluttes, at vi betaler gælden ud. 15. Evt. Der er dialog om det netværk, som er ønskeligt mellem instruktører og bestyrelse/frivillige fra udvalgene. Vi mangler hænder, som kan stå på kanten som opbakning til instruktørerne. Det er en stor opgave, selvom Christian er der. Kan man foruden retningslinjerne for udvalgets opgaver lave en funktionsbeskrivelse, er der spørgsmål til? Det er der ikke umiddelbart, men det vil måske give god mening, hvis udvalgene ved hvilke forventninger, der er til dem. De honoreres med en mindre godtgørelse, så der er enighed om, at der kan ligge nogle forventninger til dem. Der skal afvikles et udvalgsmøde mellem K og S i juni måned. Christian laver en mødeindkaldelse og Heidi og Ruben laver dagsorden. Der er spørgsmål til sponsorer, om man selv som udvalg må sponseres af en hvilken som helst sponsor. Bestyrelsen er enig om, at man har drøftet det med Christian eller Heidi, da udfordringen er, at man ikke må konkurrere med hovedsponsoren da der kan være restriktioner fra hovedsponsoren hertil. Inspiration og kreativitet ift. hold er velkommen. Christian nævner, at der arbejdes på at lave en Camp i uge 32 for udsatte børn. Der er spørgsmål fra de nye bestyrelsesmedlemmer, om hvornår man fastsætter kontingenten for sæsonen? Heidi nævner, at K afdelingen er steget lidt, og at den sidste stigning tillægs ved næste sæson. Desuden er svømmeskolen øget. Man er nødt til kontingentstigninger grundet øget betaling for halvleje. Der er spørgsmål til hvor samarbejdet med Sport24 er landet? Christian fortæller, at der har været et møde med chefen samt afdelingslederen om at samarbejdet skal bedres. Men det har desværre ikke ændret sig. Christian vil igen følge op på dette. Punkter til næste møde: E- sport Vedtægter Oplæg fra Cecilie, Ellen og Heidi ift. funktionsbeskrivelse af instruktører/hjælpeinstruktører Oplæg ift. funktionsbeskrivelse af udvalgene Der ønskes et udkast til planen 2018/2019 af Christian Ny mødedato er fastlagt til tirsdag d.5 juni kl