Trinord. Referat af Ekstraordinær Generalforsamling 11. oktober 2013 på Espergærde bibliotek kl Dagsorden. 1. Valg af dirigent og referant

Transkript

1 Trinord Referat af Ekstraordinær Generalforsamling 11. oktober 2013 på Espergærde bibliotek kl Dagsorden 1. Valg af dirigent og referant 2. Fastsættelse af kontingent 3. Ændring af vedtægter 4. Behandling af indkomne forslag 5. Eventuelt Formanden, Jesper Jensen bød velkommen til de fremmødte medlemmer og kunne konstatere at der var et godt fremmøde. Jesper Jensen foreslog Søren Hütten som dirigent og Daniel Witt Corell som referent. 1) Valg af dirigent og referent. På formandens forslag, valgtes Søren Hütten som dirigent og Daniel Witt Corell som referent. Søren kunne konstatere at den ekstraordinære generalforsamling var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. Der var 45 stemmeberettiget medlemmer til stede inkl. bestyrelsen. 2) Fastsættelse af kontingent Jesper fortæller lidt om hvad det koster at drive klubben pr. medlem med den sammensætning af trænings udbud og sponsorer samt fremtidig udvikling af klubben. Ligeledes præsenterede Jesper en oversigt over hvad det er man får for sit kontingent af træninger, rabatter etc. og fortæller yderligere at det koster 1300 kr pr medlem at drive klubben med det budget der er lagt. Derfor har bestyrelsen arbejdet hårdt for at få en ekstra sponsor (Bike Dreams) for at kunne bibeholde grund kontingentet nede på 995 kr pr år.

2 Dette forudsætter at alle sponsorer gentegner sit engagement i Trinord, hvilket alt tyder på. Det er kun Sparnord som mangler, men de har været positive indtil nu og møde er sat op til d. 21 November. Bestyrelsen havde ellers lagt op til en kontingent stigning, så det blev godt modtaget blandt de fremmødte. Det vil få den betydning af det samlede kontingent fremover består af et grundkontingent på 995 kr samt en klubdragt jvf. 3.5 til en maksimal pris på 1000 kr. Bestyrelsen bestræber sig på at forhandle en pris hjem på klubdragt til ca kr. 3) Ændring af vedtægter Søren Hütten læser vedtægt 3.2 op. 3.2 I konkurrencer under DTriF har alle medlemmer pligt til at deltage i det til enhver tid gældende klubtøj. Ændres til: I triatlon konkurrencer på dansk grund har alle medlemmer pligt til at deltage i det til enhver tid gældende klubtøj. Dette gælder gælder såfremt man er tilmeldt konkurrencen som Trinord medlem. Emnet om elite medlemsskab viderebehandles for klar definition. Ventes klar i januar. Bestyrelse + suppleanter har klubtøj stillet til rådighed uden beregning Klubben skal til hver en tid godkende egne sponsorer på tøjet. Jesper Jensen argumenterer for ændringen, at det fra Dansk Triatlon forbund er påkrævet at bære klubdragter til licens stævner. Derudover skaber det en fællesskabsfølelse at være ens og være let genkendelig til stævner, og så skal man være stolt af at vise klubben frem. Det vil i en forhandlingssituation med sponsorer også være lettere at forhandle en aftale på plads med 100+ klubdragter hvor deres logo kan komme på.

3 Ulrik tilføjer at man også skal bruge sin klubdragt til at træne i, det giver synlighed og repræsentere Trinord i fitness centeret og i bybilledet hvilket igen skaber en billedet af en aktiv og voksende klub som vil gavne forhandlinger med kommunen, sponsorer etc fremover. Spørgsmål og kommentarer Der stilles generelt blandt de fremmødte spørgsmål til det at have egne sponsorer, arbejdsplads der kræver at man stiller op i deres dragt samt en definition af et Elite Medlemsskab. Ulrik Oldenburg forklare at der som udgangspunkt altid kan komme egne sponsorer på klubtøjet, men det vil til hver en tid skulle godkendes af bestyrelsen/klubbens sponsorer. Det skal det, da det i visse tilfælde vil kunne overlappe klubbens sponsorers interesser. Der bliver spurgt til hvad de store drenge i klubben skal stille op i det tilfælde at de ikke kan passe den valgte klubdragt. Svar: Der vil blive fundet en dragt i samarbejde med bestyrelsen, der ligner og som passer og den vil også få tryk på. Kenneth Carlsen indskyder ( sponsor med Biomekanikeren ) Det skal give mening for de virksomheder som skyder sponsor penge i et projekt som Trinord. Det enkelte medlem er nød til at tænke på at få repræsenteret klubbens sponsorer. Der var kun 6 ud af nogen og 30 der kørte i klubdragt til Go Epic feks. og det går jo ikke. Så forsvinder sponsorerne med tiden. Elite medlemsskab Historie: Jesper forklare: Hele baggrunden for det som bliver omtalt som et Elite medlemsskab startede på aller første møde da klubben blev stiftet. Her havde vi brug for at få de 3 lokale triatleter, Rene Frølund, Kenneth Carlsen og Anders Hjortlund ind i klubben for at skabe PR og seriøsitet omkring klubben. De tre køre på et ret højt plan og for at få dem til at skifte klub tilbød vi dem et såkaldt elite medlemsskab mod at de også bidrog til klubben med erfaringer, foredrag etc. De betaler kun deres licens og kan fritages fra at køre i klubdragten. Der bliver stillet spørgsmålstegn ved definitionen Elite Medlemskab og hvad det præcist indebære og hvad det kræver. Et par af de fremmødte argumentere for at de også har egne sponsorer og ser også sig selv som elite medlemmer. Bestyrelsen forklare at der er en proces i gang med at få defineret Elite medlemskabet mere

4 præcist og forsamlingen bliver enige om at bestyrelsen har en definition klar til Generalforsamlingen i Januar. Afstemning om ændring af Vedtægt stemmer for 3 stemmer imod Brynjulf Mortensen havde et tidsnok indsendt et forslag til vedtægt 3.2 som der også blev stemt om. 3.2 I konkurrencer under DTriF har alle medlemmer pligt til at deltage i det til enhver tid gældende klubtøj. Ændres I triatlon konkurrencer på dansk grund har alle medlemmer pligt til at deltage i det til enhver tid gældende klubtøj. Brynjulf: Dette gælder såfremt man er tilmeldt konkurrencen som Trinord medlem. Elitemedlemmer kan dog fritages, dog forpligtes de til at bære Trinord logo på overdelen. (logoudgifter afholdes af Trinord). Brynjulf : Elite medlem defineres som et medlem der kan dokumentere at egne sponsorforpligtelser ikke kan opfyldes dersom det gældende klubtøj benyttes i tilmeldte konkurrencer. Bestyrelse + suppleanter har Brynjulf: hele kollektionen af klubtøj stillet til rådighed uden beregning Afstemning om ændring af Vedtægt 3.2 med tilføjelse af Brynjulf Mortensen

5 3.3 blev trukket af bestyrelsen. Bestyrelsen skal komme med en klar definition på begrebet elite medlemsskab, og have klar til afstemning på generalforsamling i Januar. Søren læser vedtægt 3.5 Tilføjelse (nyt punkt) 3.5 Alle medlemmer forpligter sig til at købe 1 sæt klubtøj (2delt eller heldragt) og vil blive faktureret i Q1 hvert år, af den til enhver tid gældende samarbejdspartner. Denne udgift vil maksimalt udgøre 1000 kr pr. år! Afstemning om tilføjelse af Vedtægt 3.5 Søren læser vedtægt 6 6 Kontingent Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen. Indbetalings terminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen. Tilføjelse Den siddende bestyrelse + suppleanter fritages for kontingent i valgt periode

6 Aktuelt kontingent kan til enhver tid findes på Afstemning om tilføjelse til Vedtægt 6 Søren læser vedtægt 8 8 Udelukkelse og eksklusion Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller permanent (eksklusion), såfremt vedkommende handler tilskade for foreningen, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. I sager om udelukkelse har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet desuden krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særlig punkt. En generalforsamlings beslutning om eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægt. Ved eksklusion refunderes overskydende medlemskab ikke Tilføjelse Såfremt man ikke ønsker at modtage klubdragt jævnfør 3.5, vil dette også føre til eksklusion Afstemning om tilføjelse til Vedtægt 8

7 Søren læser vedtægt 9 9 Ordinær generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af februar måned. Indkaldelse med angivelse af dagsorden og indkomne forslag skal finde sted med fire ugers varsel pr. . Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest to uger før generalforsamlingens afholdelse. Er der indkommet forslag, fremsendes disse til medlemmerne sammen med dagsorden og det reviderede regnskab sådan, at dette er medlemmerne i hænde senest en uge før generalforsamlingen. Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde. Stemmeret har alle aktive medlemmer, som ikke er i kontingentrestance. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. ÆNDRES Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af januar måned. Afstemning om ændring til Vedtægt 9 Søren læser vedtægt Dagsorden

8 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent og referent 2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år 3) Forelæggelse af årsrapport (inkl. revideret regnskab) for det forløbne år til godkendelse 4) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år evt. til godkendelse 5) Fastsættelse af kontingent 6) Behandling af indkomne forslag 7) Valg af formand (i lige år) 8) Valg af kasserer (i ulige år) 9) Valg af sekretær (i ulige år) 10) Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer 11) Valg af suppleanter til bestyrelsen 12) Valg af revisor og revisorsuppleant 13) Eventuelt Tilføjes (og resterende punkter flyttes nedenunder) 8) Valg af næstformand (i ulige år) Afstemning om tilføjelse til Vedtægt 10 Søren læser vedtægt 13

9 13 Bestyrelsen Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 50% af dens medlemmer, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægten. Bestyrelsen består af en formand, næstformand, en kasserer, en sekretær, et bestyrelsesmedlem og evt. yderligere 2 suppleanter (ikke stemmeberettiget) og vælges for to år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Formanden og bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år, medens kassereren, næstformanden, sekretæren og suppleanter er på valg i ulige år. Valgbare til bestyrelsen er medlemmer, der er fyldt 18 år og har stemmeret, jf. 9. Ændres/omskrives Bestyrelsen består af en formand, næstformand, en kasserer, en sekretær, et bestyrelsesmedlem og evt. yderligere 1 suppleant (ikke stemmeberettiget) og vælges for to år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Formanden og bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år, medens kassereren, næstformanden, sekretæren og suppleanter er på valg i ulige år. Afstemning om ændring til Vedtægt 13 Søren læser vedtægt 16 16

10 Tegning og hæftelse Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner over 2500 kr. kræves dog underskrift af formand og kasserer i forening. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af generalforsamlingen. Ligeledes skal låneoptagelse godkendes af generalforsamlingen. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen. Ændring Ved økonomiske dispositioner over 2500 kr. kræves dog underskrift af formand og kasserer i forening <til> Ved økonomiske dispositioner over kr. kræves dog underskrift af formand og kasserer i forening Afstemning om ændring til Vedtægt 16 Indkomne forslag Brynjulf: se referat længere oppe. Brian Bay: Fik svar på sine spørgsmål Jens Krogh: Forslag 1 og 2 nedstemt, 3 blev stemt for. Tonny: Forslag blev stemt for.

11 EVT: 1) Jens foreslog passivt medlemskab hvis man nu var langtidsskadet. Og evt fritagelse for tvunget klubtøj i denne periode. (Måske ved forevisning af lægeerklæring?) 2) Forespørgsel (fra Thomas?) og genindførelse af "gratis hættetrøjen" man fik ved indmeldelse? Hættetrøjen var en del af opstartsfasen af Trinord og kun lavet i eksemplarer men det kunne godt komme på tale at der blev lavet noget tilsvarende/lignende. 3) Fastsætte rammerne for elitemeldedlemmer samt til afstemning ved generalforsamling i januar (har vi allerede været inde på). 4) Forslag (fra Vibeke) om at i overgangsfasen her til indførelse af de nye vedtægter at man kunne tilbyde tilbagebetaling af kontingent til dem der lige har fornyet, hvis altså der var nogen der var meget kede af at være i klubben med de nye vedtægter? 5) Forslag om familiemedlemmer foran i køen (fra Jens). Blev nedstemt med det samme! 6) Der var snak om enten et familiemedlemsskab eller evt en søsterklub "Trinords venner" til familiemedlemmer/supportere. Der kom ikke rigtig nogen konklusion på det andet end en opfordring til at iværksætte det hvis der var nogen der havde lyst. 7) Forslag (fra Lars Kaufi) om at indføre sikkerhedskurser eller bare for at få fokus på cykelsikkerhed til foråret. I stil med det vi har fokuseret på åbentvandssvømning. Super god ide, som der vil bliver arbejdet videre på! 8) Vibeke har lavet regnskab for festen. Det endte med en regning på 1350 kr på trods af at bestyrelsen havde bevilget 3000 kr. Super flot stykke arbejde af Vibeke en virkelig vellykket og hyggelig fest! Vi takker for det store fremmøde og engagement i klubben. Vi ser frem til at arbejde videre med alle de nye vedtægter og inputs fra medlemmerne hen over vinteren. Bestyrelsen