Versionsbrev. LUDUS Web version Den 24. august J.nr V

Transkript

1 Versionsbrev LUDUS Web version Den 24. august 2016 J.nr V CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf , fax , sc-ludus@csc.com CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang Fremgangsmåde for ibrugtagning Opdatering Nyinstallation Ændringer og rettelser Generelt... 7 Lokaleoversigten viser kapacitet... 7 Kursusholds emne vises under Hold... 7 Menupunktet Lukkedage fornyet Administration... 7 Journaldato er obligatorisk... 7 Ny kørsel til indberetning af enkeltfagskursister til STIL... 8 Kørsel slettet... 8 Deltagerbevis i forbindelse med FVU forløb... 8 Dataudvekslingslog... 8 Udskrift af kursistbreve optimeret... 9 Udenlandske adresser i forbindelse med Doc2Mail... 9 Købstilbud Øvrige rettelser Udskrift af lokaleskema Ledetekst ved fremsøgning af kursist i Kursistadm System Varsel: 32-bit-versionen af LUDUS Web udgår fra martsrelease Tildeling af nye menupunkter og faneblade Tekst til købstilbud Nyt faneblad under Indstillinger BOSS webservice suppleret med UNI-Login og holdbetegnelse Slet kursist fejlrettet Danskuddannelsen Kursistbreve (DU) Kursistadm Kursistadm pop-up DU-knappen Modultest Fraværsopfølgning Den 24. august 2016 Side 2 af 14

3 1. Leverancens omfang Der skal hentes og afvikles en enkelt fil fra vores hjemmeside, jf. vejledningen i afsnit 2 på næste side. Adressen er: csc.com/ludus, hvor du under Mere information ved højre kant vælger LUDUS Web. Den 24. august 2016 Side 3 af 14

4 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning Læs eventuelt den generelle vejledning Installation og konfiguration af LUDUS Web, som ligger i vejledningsmappen på vores hjemmeside csc.com/ludus, og følg anvisningerne nedenfor. 2.1 Opdatering 1. Der skal være installeret Java version 8 på serveren (vælg 32-bit-version eller 64-bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Stop servicen LUDUS Web. 3. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Bemærk minimumskravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bit-versionen kræves der mindst 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32-bitversionen er mindst 1 GB. Installationsprogrammet finder den hidtil benyttede mappe og foreslår at anvende denne dette skal normalt blot godkendes. 4. Hvis skolen benytter andre indstillinger end standardindstillingerne, skal filen konfigurator.bat afvikles. Denne konfigurator findes i installationsmappen til LUDUS Web. Konfiguratoren husker de senest benyttede værdier. Det er derfor tilstrækkeligt blot at godkende alle valg ved afviklingen. Den samme batchfil kan benyttes til at ændre parametrene på et vilkårligt tidspunkt (ændringer har dog først effekt ved genstart af LUDUS Web). Der er disse muligheder: a. Her vises de aktuelt anvendte værdier for databaseserverens navn eller IP-adresse, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Normalt godkendes bare. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Her vises den aktuelt anvendte værdi for dokumentserverens navn samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. Normalt godkendes bare. c. Her vises den hidtil anvendte grænse for dokumenters størrelse (default 20 MB). Angiv eventuelt en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til mobil-applikationen. e. Her vises de hidtil anvendte værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Normalt godkendes bare. f. Her er det muligt at skifte fra det aktuelt benyttede TLS-certifikat til et andet. Normalt bør man undlade at skifte. g. Her kan det angives, om man vil importere en nøglefil fra Doc2Mail. Den 24. august 2016 Side 4 af 14

5 h. Til sidst kan du ændre adgangskoden til systemdelen af LUDUS Web og angive antallet af tilladte forsøg, inden adgangen spærres. Hvis adgangen er blevet spærret, genetableres den ved at afvikle konfigurator.bat. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 24. august 2016 Side 5 af 14

6 2.2 Nyinstallation 1. Der skal inden installationen af LUDUS Web være installeret Java version 8 på serveren (vælg 32-bit-version eller 64-bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Installationsprogrammet foreslår en standardmappe til installationen, men man kan vælge en anden. Bemærk minimumskravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bitversionen kræves der mindst 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32-bit-versionen er mindst 1 GB. 3. Ved afslutningen af installationen kommer der en fejlmeddelelse: Der opstod en fejl under afviklingen af LUDUS Web konfigurator. Når denne meddelelse kommer, skal man omdøbe en fil i en undermappe til installationsmappen. I undermappen config er der dannet en fil med navnet ludus2.ini.csc. Denne fil skal omdøbes til ludus2.ini. 4. Start filen konfigurator.bat i installationsmappen. Dette åbner et konfigurationsvindue. a. Angiv databaseserverens navn eller IP-adresse, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Angiv navnet på dokumentserveren samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. c. Godkend grænsen på 20 MB for dokumenters størrelse, eller indtast en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til mobil-applikationen. e. Godkend de foreslåede værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Kun i særlige tilfælde (store databaser) kan der være grund til at ændre. Kontakt eventuelt CSC i tvivlstilfælde. f. Her er det muligt at angive, om man ønsker at benytte det TLScertifikat, som kan genereres automatisk, eller man ønsker at benytte et separat indkøbt TSL-certifikat. g. Her kan det angives, om man vil importere en nøglefil fra Doc2Mail. h. Til sidst skal du angive en adgangskode til systemdelen af LUDUS Web og angive antallet af tilladte forsøg, inden adgangen spærres. Hvis adgangen er blevet spærret, genetableres den ved at afvikle konfigurator.bat. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 24. august 2016 Side 6 af 14

7 3. Ændringer og rettelser 3.1 Generelt Lokaleoversigten viser kapacitet Menupunktet Lokaleoversigt er udvidet, så det viser lokalernes kapacitet og deres betegnelse. Kursusholds emne vises under Hold I menupunktet Hold vises kursusholds emne nederst på fanebladet Basis. Menupunktet Lukkedage fornyet Der er foretaget en ny implementering af menupunktet Lukkedage. Menupunktets funktion er som hidtil med følgende ændringer: o Der vises som udgangspunkt lukkedage for ½ år ad gangen (med samme visning som benyttes i kalenderen) o Lukkedagene kan vises for de institutioner, der i systemdelen er angivet som favoritafdelinger. Institutionen vælges i en plukliste, der er sorteret alfabetisk på institutionsnavn. o Som udgangspunkt vises lukkedage for den første institution i listen. 3.2 Administration Journaldato er obligatorisk Det har i LUDUS Web utilsigtet været muligt at oprette journalnotater uden dato. Dette er ikke længere muligt. Ændringen berører disse steder i LUDUS Web, hvorfra der er adgang til journalen i LUDUS kerne: o Kursistadm >> Stamdata VUC >> Journal >> Rediger kursist >> Tilføj journal o Kursistadm >> Vis >> Stamdata VUC >> Journal >> Rediger kursist >> Tilføj journal o Studievejledning >> Stamdata >> Personligt >> Rediger kursist >> Journal >> Tilføj journal Den 24. august 2016 Side 7 af 14

8 Journalnotater uden dato forsynes ved opdateringen til LUDUS Web med datoen 1. januar Se også versionsbrev til LUDUS Version Ny kørsel til indberetning af enkeltfagskursister til STIL Der er implementeret en kørsel Indsend kursistindberetning for enkeltfag til STIL i menupunktet Kørsler, gruppen Indberet til eksterne systemer. Denne kørsel skal kun benyttes af skoler med enkeltfag. Kørslen erstatter det udtræk, der kan laves i LUDUS kerne ved valg af System >> Udtræk >> UNI-C Statistik & Analyse. Der vil komme flere informationer fra CSC. Kørsel slettet Kørslen Indsend UUDB-indberetning med historiske data til US2000 er fjernet, da den ikke længere er aktuel. Deltagerbevis i forbindelse med FVU forløb Ved FVU-forløb er der implementeret et nyt felt Delt. Bev., som angiver status for, om kursisten er berettiget til deltagerbevis. Status kan være Ja eller Nej eller Ikke taget stilling (ukendt). Feltet ses og redigeres i menupunktet Kursistadm på fanebladet Tilmeldinger >> FVU. Feltet vises i oversigten over forløb og kan redigeres i dialogen Rediger forløb. Oplysningen fra dette felt indgår i den nye kørsel Indsend kursistindberetning enkeltfag til STIL. Feltet skal udfyldes af både DOP'er og VUC'er, inden denne kørsel afvikles. Markeringen skal sættes i forhold til de regler vedrørende udstedelse af deltagerbevis, der findes i gældende FVU-bekendtgørelse. Dataudvekslingslog Ved indberetning af informationer til eksterne systemer opsamles de afsendte indberetninger og de eventuelt modtagne tilbagemeldinger vedrørende XPRS og STIL under dette menupunkt. Den 24. august 2016 Side 8 af 14

9 Udskrift af kursistbreve optimeret Der er foretaget en optimering af den tid, det tager at udskrive mange breve på en gang. Udenlandske adresser i forbindelse med Doc2Mail Fra menupunkterne Studievejledning, Kursistadm, Hold, Modultest, SU og Kursistbreve (DU) kan der sendes breve til kursisterne via Doc2Mail, på baggrund af skabeloner oprettet via menupunktet Skabeloner. I de tilfælde hvor KMD, der håndterer Doc2Mail, skal printe og sende fysiske breve til udlandet, skal der medsendes en landekode i afsendelsen for at undgå strafporto og ekstra afregning. Udenlandske postdistrikter/postnumre skal oprettes manuelt i LUDUS kerne ved at vælge Koder >> Postdistrikter Postnumre skal oprettes på formen Landekode + Bindestreg + Postnummer (eventuelle mellemrum skal angives med underscore, og der er plads til højst 9 tegn). For eksempel kan der angives SE-21_851 for et distrikt i Malmø. De landekoder, som skal benyttes for at kommunikere korrekt med KMD, findes via linket hvor man skal vælge tobogstavsforkortelsen i kolonnen Alpha-2 code. Adresseopslag i CPR-registeret giver ikke disse landekoder. Hvis skolen benytter denne funktion, vil det derfor være nødvendigt at låse for opdatering af kursister med udenlandske adresser og vedligeholde disse adresser manuelt. Man kan vælge at foretage denne låsning i LUDUS eller i LUDUS Web: o LUDUS: Fremsøg kursisten og angiv låsningen på fanebladet Andre oplysninger. o LUDUS Web: eller o Studievejledning >> Stamdata >> Personligt >> Rediger kursist >> Lås for CPR-opslag o Kursistadm >> Stamdata VUC >> Personligt >> Rediger kursist >> Lås for CPR-opslag Den 24. august 2016 Side 9 af 14

10 eller o Kursistadm >> Stamdata DU >> Lås for CPR-opslag Købstilbud I menupunktet Kursistadm er der implementeret en mulighed for at oprette købstilbud via fanen Købstilbud. Denne funktion er en genudvikling af den tilsvarende funktion Opret tilbud til køb af uddannelse i LUDUS kerne og giver de samme muligheder suppleret med flere, fx fjernundervisning. Læs nærmere i onlinehjælpen. Opfølgning på købstilbud, der er oprettet i Kursistadm >> Købstilbud kan foretages i menupunktet Købstilbud. Via LUDUS Web System kan skolen indtaste dele af den tekst, der skal indgå i det udskrevne tilbud. Købstilbud oprettet i LUDUS kerne og på det nye faneblad ligger hver for sig i databasen og kan ikke behandles samlet. Det anbefales, at man benytter de nye muligheder og blot benytter funktionaliteten i LUDUS kerne, til allerede afgivne købstilbud er færdigbehandlede. Funktionalitet henvender sig til VUC er. 3.3 Øvrige rettelser Udskrift af lokaleskema Det var ikke muligt at udskrive lokaleskema i menupunktet Skemaer. Fejlen er rettet. Ledetekst ved fremsøgning af kursist i Kursistadm Ledeteksten Søg kursist er tilføjet over søgefeltet. 3.4 System Varsel: 32-bit-versionen af LUDUS Web udgår fra martsrelease 2017 Fra marts udsendes LUDUS Web kun i en version til 64-bit Windows. Den 24. august 2016 Side 10 af 14

11 Tildeling af nye menupunkter og faneblade Der er implementeret følgende nye menupunkter, som kan tildeles brugergrupper for administrative medarbejdere: o Købstilbud o Dataudvekslingslog Desuden er der et nyt faneblad, som kan tildeles i forbindelse med et menupunkt: o Kursistadm >> Købstilbud For at kunne oprettet købstilbud skal brugerne have tildelt menupunktet Kursistadm og det nye faneblad Købstilbud. For at kunne bruge opfølgningsværktøjet til købstilbud skal brugerne have tildelt menupunktet Købstilbud. Tekst til købstilbud For at kunne sende et informativt tilbud til kommuner/jobcentre skal det enkelte VUC indtaste supplerende informationer til tilbuddet via LUDUS Web systemdelen under: Indstillinger >> Konfiguration >> Købstilbud. Nyt faneblad under Indstillinger I systemdelen er der implementeret et faneblad Kommunikation med eksterne systemer. Ved udsendelsen af LUDUS Web version er det endnu kun opsætning til brug for kørslen Indsend kursistindberetning enkeltfag til STIL, som sker på dette faneblad. Skolen vil modtage de relevante oplysninger fra STIL. Denne opsætning er kun relevant for skoler med enkeltfagsundervisning. BOSS webservice suppleret med UNI-Login og holdbetegnelse Webservicen medtager nu UNI-Login (ikke adgangskoden) for lærere og kursister, samt holdbetegnelser. Slet kursist fejlrettet I nogle tilfælde kunne det være umuligt at slette en kursist tilmeldt danskuddannelsen. Fejlen er rettet. Den 24. august 2016 Side 11 af 14

12 4. Danskuddannelsen Kursistbreve (DU) - Der er foretaget en optimering af den tid det tager at udskrive mange breve på en gang. Da mængden af flettefelter er vokset, er der nu kommet en kategorisering af flettefelterne, der gør det mere overskueligt at finde enkelte relevante flettefelter. Kursistadm - Hvis et af kursistens hold ikke var tildelt et navn, kunne fanebladet Lektionsfremmøde ikke åbne. Har et hold ikke et navn, vil kombinationen af Holdid og Holdstart i stedet vises. Kursistadm pop-up - Som noget helt nyt er det nu muligt udvalgte steder at klikke på et understreget kursistnummer og få vist sine favoritfaner fra Kursistadm i et pop-up vindue. Det drejer sig om følgende menupunkter: o Detaljeret fravær o Modultest >> Oversigt - her er fanebladet Modultest forvalgt, da det viser relevante detaljer om kursistens modultestforsøg o Hold >> Modultest - her er fanebladet Modultest forvalgt, da det viser relevante detaljer om kursistens modultestforsøg - Det er ikke bare muligt at se fanebladene, men også at udføre de funktioner der almindeligvis kan udføres under Kursistadm. DU-knappen - Når der indsendes ansøgninger om henvisninger til Danskuddannelse til Københavns Kommune, skal disse indsendes i en csv-fil, der har et ganske særligt format. Under menupunktet Ansøgninger (DU) >> Behandl ansøgninger er det nu muligt at benytte knappen Eksporter ansøgninger til KK, der ud fra de fremsøgte ansøgninger, danner en fil, som er direkte klar til indsendelse til Københavns Kommune. - Om kolonnerne Henvendelsesdato og ModulHenv er der følgende at bemærke: Henvendelsesdatoen hentes fra feltet Henvendelsesdato på kursistens stamdata under Kursistadm >> Stamdata DU; For skoler, der modtager henvisninger til flere moduler, vil det være det mindste modul, som kommer med her. Den 24. august 2016 Side 12 af 14

13 Modultest - Som noget nyt er det muligt at arbejde med modultest på fremtidige hold. o Under Hold >> Modultest vises nu kursister, der er tilmeldt før eller på holdets startdato og det er muligt at angive testniveau for ADkursister og melde DU-kursister klar til test. o Under Modultest >> Planlæg kan fremtidige hold anvendes til fremsøgning af kursister, der er klar til test. o Under Modultest >> Oversigt kan fremtidige hold anvendes til fremsøgning af kursister og det er muligt at se hvad der er planlagt af modultest for disse kursister. - Når en kursist blev udmeldt via gøremålet Definer kursistens videre forløb, blev gøremålet ikke lukket. Nu lukkes gøremålet ved udmelding af en kursist. - Kursister, der var udeblevet eller ikke bestået, kunne blive overset ved overgang til det nye modultestredskab i LUDUS Web. Nu fremgår kursisten af lærerens oversigt i gøremålet over DU-kursister, der kan meldes klar til modultest, når kursisten ikke allerede er meldt klar og modultesten skal genplanlægges. - På Modultest >> Oversigt er Henvisningskategori tilføjet som et skjult felt. Henvisningskategori kan tilvælges yderst til højre via den lille pil og vil dermed vises på oversigten. Ved eksport vil feltet altid komme med uanset om det er valgt eller ej. - Ved udskrift af scoreark og modultestbeviser Modultest >> Oversigt sorteres udskrifterne nu i samme rækkefølge, som de er sorteret på skærmen. - Scoreark er tilføjet diverse smårettelser. - I forbindelse med scorark har valg af testsæt indflydelse på antallet af mulige svar. Hvis ikke testsæt angives vil systemet validere op mod højest mulige antal svar. Hvis testsæt ikke er angivet eller der er anvendt flere forskellige testsæt, så anvendes scoreark svarende til testsæt 1. Vi anbefaler, at der altid angives testsæt. Fraværsopfølgning - Menupunktet Detaljeret fravær er beriget med nye søgekriterier og nye funktioner. o Søgepanelet har fået tilføjet et filter, der kan vises eller skjules for at gøre plads til flere relevante søgekriterier. Søgning er udvidet med følgende kriterier: Kursistnummer Aktivt hold Aktive kursister - Undervisningssted udfyldes ikke længere med brugerens undervisningssted fra brugerindstillinger. - Ved fremsøgte kursister er det muligt at klikke på det understregede kursistnummer, hvorved der åbnes en dialog med brugerens favoritfaner under Kur- Den 24. august 2016 Side 13 af 14

14 sistadm. I dialogen er det muligt at udføre alle de funktioner, der normalt kan udføres her. Bemærk: har brugeren ikke adgang til menupunktet Kursistadm, vil linket ikke være tilgængeligt. - Lukkedage er nu på både oversigten og udskriften markeret grå. - Tidligere vistes lektionstal for alle månedens dage uanset om, der var tilbudt undervisning eller ej. Nu vises kun lektionstal i kolonnerne Tilbudte lektioner og Fraværslektioner, når der er planlagt undervisning. Er undervisning planlagt, men ikke fraværsregistreret vil begge kolonner indeholde 0,00 lektioner. - Udskriften er udvidet med kursistens aktive hold pr. dags dato. Der er tale om danskuddannelseshold, så vel som kursushold, hvis kursushold er medtaget. - De hold der vises på udskriften indeholder nu også kursushold, igen hvis kursushold er medtaget. - Da udskrifterne bruges til mange forskellige formål, er det nu blevet muligt at angive diverse parametre, når udskrifterne genereres. Det drejer sig om følgende valgmuligheder: o Tilvalg af kursistkoder o Til- eller fravalg af underskriftslinjer for kursist og/eller institution o Sortering efter aktivt hold eller den rækkefølge kursisterne er sorteret på skærmen. - Udskrifterne kan ligeledes udskrives enten som en lang pdf-fil eller som enkeltdokumenter i en zip-fil. - Som noget helt nyt kan det fremsøgte eksporteres til en csv-fil, hvor kursisterne står rækkevis ned efter og alle oplysninger som er med på udskriften vises kolonnevis. Den 24. august 2016 Side 14 af 14