KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER. Forslag til EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING

Transkript

1 DA DA DA

2 KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER Bruxelles, den KOM(2008) 229 endelig 2008/0090 (COD) Forslag til EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (forelagt af Kommissionen) DA DA

3 BEGRUNDELSE 1. BAGGRUND 1.1. Gennemførelse af aktindsigt i dokumenter Ved artikel 255 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, som ændret ved Amsterdamtraktaten, får borgerne i Den Europæiske Union og fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat ret til aktindsigt i dokumenter fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen. Principperne og begrænsningerne for denne ret til aktindsigt er fastlagt ved forordning (EF) nr. 1049/ om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, som har været anvendt siden 3. december I en rapport om gennemførelsen af forordningen, der blev offentliggjort den 30. januar 2004, konkluderede Kommissionen, at den havde fungeret enestående godt. Derfor mente Kommissionen ikke, at det var nødvendigt at ændre forordningen på kort sigt, eftersom den under alle omstændigheder skulle revideres efter ikrafttrædelsen af traktaten om en forfatning for Europa Grunde til at revidere den nuværende forordning Den 9. november 2005 besluttede Kommissionen at iværksætte det europæiske åbenhedsinitiativ 2, som var et fremstød for mere åbenhed, og som indebar en revision af forordningen. Europa-Parlamentet vedtog en beslutning den 4. april , hvori det anmodede Kommissionen om at fremsætte forslag til ændring af forordningen. Siden da har Europa-Parlamentet og Rådet den 6. september 2006 vedtaget en ny forordning om anvendelse af Århus-konventionen 4 på Det Europæiske Fællesskabs institutioner og organer, som griber ind i forordning (EF) nr. 1049/2001, hvad angår adgang til dokumenter med miljøoplysninger. Forordning (EF) nr. 1049/2001 har nu været anvendt i seks år, og i den periode har institutionerne fået mere erfaring med gennemførelse heraf. Desuden er der udviklet en retspraksis, og en række klager er blevet behandlet af den europæiske ombudsmand. Institutionerne kan derfor nu foretage en genvurdering af, hvordan forordningen har fungeret og ændre den på baggrund heraf EFT L 145 af , s. 43. Referat af Kommissionens møde nr af 9. november 2005, pkt. 6. Se også dokument SEK(2005) 1300 og SEK(2005) P6_A(2006) 052. Konvention om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet, udfærdiget i Århus, Danmark, den 25. juni Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1367/2006 af 6. september 2006 om anvendelse af Århus-konventionens bestemmelser på Fællesskabets institutioner og organer (EUT L 264 af , s. 13). DA 2 DA

4 Som første trin i revisionen offentliggjorde Kommissionen den 18. april 2007 en grønbog, som dannede grundlag for en offentlig høring om emnet 5. Resultatet af denne høring fremgik af en rapport, der blev offentliggjort i januar SPØRGSMÅL, DER BLEV TAGET OP UNDER REVISIONEN 2.1. Europa-Parlamentets beslutning af 4. april 2006 I ovennævnte beslutning af 4. april 2006 fremsatte Parlamentet fem anbefalinger, som Kommissionen har taget behørigt i betragtning under udarbejdelsen af nærværende forslag Retsgrundlaget og formålet med forordningen Ifølge Parlamentet bør det i præamblen til forordningen præciseres, at EF-traktatens artikel 255 er retsgrundlaget for gennemførelse af principperne om åbenhed og nærhed og det afgørende retsgrundlag for åbenhed og fortrolighed. Eftersom artikel 255 vedrører aktindsigt i dokumenter, foreslår Kommissionen at formålet med forordningen præciseres i artikel Fuldstændig åbenhed i lovgivningen Alle forberedende dokumenter til retsakter bør være direkte tilgængelige for offentligheden. Denne anbefaling er fuldt ud accepteret og taget med i artikel Regler om fortrolighed Parlamentet anbefalede, at der blev fastlagt regler for klassifikation af dokumenter i forordningen, og at der skulle være parlamentarisk kontrol over anvendelsen af sådanne regler og adgang til sådanne dokumenter. Klassifikation af dokumenter udelukker ikke i sig selv, at de er undtaget fra retten til aktindsigt. Derfor mener Kommissionen ikke, at der bør fastlægges specifikke regler om klassifikation og om behandling af klassificeret materiale i en forordning om aktindsigt Aktindsigt i dokumenter fra medlemsstaterne Parlamentet ønskede, at medlemsstaternes mulighed for at modsætte sig udlevering af deres dokumenter skulle begrænses, og at det skulle præcisere nærmere hvordan. Ifølge den nye artikel 5, stk. 2, hvor der også tages hensyn til en dom truffet af Domstolen angående dette emne, skal medlemsstaterne give en begrundelse i tilfælde af, at de anmoder en institution om ikke at udlevere dokumenter, der hidrører fra dem. 5 Grønbog - Aktindsigt i dokumenter, som opbevares af institutionerne i Det Europæiske Fællesskab - En redegørelse, KOM(2007) 185. DA 3 DA

5 Registre og regler for arkivering Parlamentet anbefaler, at der indføres en fælles indgangsportal for forberedende lovgivning, en fælles grænseflade for institutionernes registre og fælles regler for arkivering af dokumenter. Kommissionen er helt enig i denne anbefaling. Men det kan ske uden at ændre forordningen Resultatet af den offentlige høring Besvarelsen af de spørgsmål, der blev lagt ud til offentlig høring, kan resumeres som i det følgende 6. I nærværende forslag har Kommissionen taget hensyn til de synspunkter, som hovedparten af respondenterne har fremsat for hvert af de emner, der er taget op i grønbogen Aktiv formidling Det bør være lettere at få adgang til registre og websteder, og de bør være mere ensartede. Omfanget af Kommissionens registre bør udvides. Borgerne ville gerne have en mere proaktiv politik for udlevering. Aktiv åbenhed om lovgivning er taget op i artikel 12. Artikel 11 og den ændrede artikel 12 giver et passende retsgrundlag for registre og websteder, som er mere omfattende og lettere at få adgang til Tilpasning af forordning (EF) nr. 1049/2001 til Århuskonventionen Forslaget om at tilpasse forordningen til bestemmelserne om adgang til miljøoplysninger (forordning (EF) nr. 1367/2006 om gennemførelse af Århuskonventionen) fik bred opbakning. Der blev udtrykt forbehold, navnlig af miljøorganisationer og af den kemiske og den bioteknologiske sektor. Tilpasningen er afspejlet i den ændrede artikel 4, stk. 1 og 2, og artikel 5, stk Beskyttelse af personoplysninger Den nuværende praksis med at tilsløre navne og andre personoplysninger i dokumenter, der skal udleveres, blev anset for at være alt for restriktiv, især når der er tale om personer i en offentlig stilling. Retten i Første Instans har afsagt dom om dette anliggende (se punkt 2.3.1). Den relevante bestemmelse er blevet omarbejdet med henblik herpå i den nye artikel 4, stk En fuldstændig rapport om resultatet af høringen blev offentliggjort den 16. januar 2008 i et arbejdsdokument for Kommissionen, SEK(2008) 29, alle bidragene kan ses på det hertil oprettede websted DA 4 DA

6 Beskyttelse af forretningsmæssige interesser Offentlige myndigheder og erhvervslivet mener, at de nuværende regler giver den rette balance. Men journalister, ngo'er og hovedparten af borgerne som sådanne mener, at der skal lægges større vægt på udbredelse. Derfor foreslår Kommissionen ikke, at denne bestemmelse ændres Behandling af urimelige anmodninger Et lille flertal blandt medlemsstaterne og i den private sektor støtter specifikke foranstaltninger om undtagelse fra de almindelige regler, når der er tale om urimelige anmodninger. Medlemsstaterne insisterer på, at sådanne foranstaltninger bør baseres på objektive kriterier. Ombudsmanden, et stort mindretal blandt medlemsstaterne og ngo'er er imod specifikke regler om urimelige anmodninger. Kommissionen foreslår ikke en bestemmelse om at afslå anmodninger, som kan kvalificeres som urimelige. I stedet for foreslås det, at muligheden for at anmode om præciseringer i henhold til artikel 6, stk. 2, udvides til at omfatte tilfælde, hvor det er svært at identificere det ønskede dokument Begrebet "dokument" Den generelle holdning her er, at den nuværende brede definition bør bibeholdes. Der ønskes en præcisering i forbindelse med databaser, som foreslået i grønbogen. En mere præcis definition af "dokument" er givet i den ændrede artikel 3, litra a), som også dækker oplysninger i elektroniske databaser Tidsrammer for anvendelse af undtagelser Forslaget om at fastsætte, at der forud for nogle begivenheder ikke vil være adgang til visse dokumenter, fik ikke megen opbakning. På den anden side er der ønske om systematisk udlevering af dokumenter efter specifikke begivenheder og lang tid inden den 30-års grænse, der gælder for åbning af arkiver. Erfaringen har imidlertid vist, at der må være en systematisk afvisning af adgang til dokumenter, der vedrører retssager eller domstolslignende procedurer, inden der har fundet en offentlig høring sted eller der er truffet en endelig afgørelse. Dette er også bekræftet ved retspraksis (se punkt 2.3.3). Kommissionen foreslår, at artikel 2 tilpasses Forordningens anvendelsesområde Mange af respondenterne på grønbogen ønskede, at forordningens anvendelsesområde blev udvidet til at omfatte alle EU-institutioner, -organer og -agenturer. En sådan udvidelse er ikke mulig under den nuværende traktat, men det vil kunne ske, når traktaten om Unionens funktionsmåde træder i kraft. DA 5 DA

7 Adgang til dokumenter, der hidrører fra medlemsstater Spørgsmålet blev også rejst af nogle af respondenterne og ligeledes i Parlamentets beslutning (se punkt 2.1.4). Der er i mellemtiden sket en afklaring ved en dom afsagt af Domstolen (se punkt 2.3.2) Nyeste retspraksis Retten i Første Instans og Domstolen har i en række domme behandlet nogle særdeles vigtige spørgsmål om anvendelse af forordningen, og dem er der taget hensyn til i dette forslag Adgang til personoplysninger I en dom af 8. november 2007 i sagen Bavarian Lager 7 fortolkede Retten i Første Instans undtagelsen om beskyttelse af personoplysninger og så på forholdet mellem forordning (EF) nr. 1049/2001 og forordningen om databeskyttelse 8. Forholdet mellem forordningerne om aktindsigt og om beskyttelse af personoplysninger er præciseret i den nye artikel 4, stk Adgang til dokumenter, der hidrører fra en medlemsstat Den 18. december 2007 annullerede Domstolen en dom, der var afsagt af Retten i Første Instans den 30. november 2004, i en sag om medlemsstaters ret til at modsætte sig, at institutionerne udleverer dokumenter, som hidrører fra dem 9. Den eksisterende bestemmelse i artikel 4, stk. 5, erstattes af en ny artikel 5, stk Anvendelse af undtagelser før og efter en specifik begivenhed I en dom af 13. april 2005 vedrørende aktindsigt i en kartelsag 10 konkluderede Retten i Første Instans, at når en institution modtager en begæring om aktindsigt i dokumenter, skal den i princippet foretage en konkret og individuel bedømmelse af indholdet af de dokumenter, som begæringen vedrører. Imidlertid er en sådan undersøgelse ikke nødvendig, når det som følge af de særlige omstændigheder i det konkrete tilfælde er åbenbart, at dokumenterne er omfattet af en undtagelse til retten til aktindsigt. I en senere dom mente Domstolen, at indlæg til domstolene åbenbart var omfattet af undtagelsen, der skulle beskytte de retslige procedurer, før der har været afholdt retsmøde 11. Der er tilføjet nye bestemmelser i artikel 2, stk. 5 og Sag 194/04, The Bavarian Lager Company Ltd mod Kommissionen, endnu ikke offentliggjort i Sml. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 8 af , s.1). Sag C-64/05 P, Sverige m.fl. mod Kommissionen, endnu ikke offentliggjort i Sml., appel mod dom afsagt af Retten i Første Instans i sag T-168/02, International Fund for Animal Welfare mod Kommissionen, [2004] Sml., s. II Sag T-2/03, Verein für Konsumenteninformation mod Kommissionen, [2005] Sml., s. II Dom afsagt af Retten i Første Instans den 12. september 2007, sag T-36/04, Association de la Presse Internationale asbl mod Kommissionen, endnu ikke offentliggjort i Sml. DA 6 DA

8 3. FORESLÅEDE ÆNDRINGER TIL FORORDNING (EF) NR. 1049/ Formålet med forordningen og personer, der har ret til aktindsigt artikel 1 og 2 Formuleringen i artikel 1, litra a), er blevet lettere ændret for at præcisere, at formålet med forordningen er at give aktindsigt i dokumenter. Det er i overensstemmelse med retsgrundlaget og er blevet bekræftet ved retspraksis hos Retten i Første Instans 12. Retten til aktindsigt gælder alle fysiske eller juridiske personer, uanset hvilken nationalitet de har, eller hvilken stat de har bopæl i. Derved bliver forordningen i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1367/2006 om adgang til oplysninger på miljøområdet 13. Artikel 2, stk. 1, ændres tilsvarende, og artikel 2, stk. 2, ophæves Anvendelsesområde og definitioner artikel 2 og 3 Som anført i artikel 2, stk. 2, finder denne forordning anvendelse på alle dokumenter, som en institution er i besiddelse af, og som vedrører et anliggende om politikker, aktiviteter og afgørelser, der falder ind under dens ansvarsområde. I den nuværende tekst er dette aspekt anført under definitionen af "dokument" i artikel 3, litra a). Men det har snarere noget at gøre med anvendelsesområdet for forordningen end med definitionen af begrebet "dokument". Der er tilføjet et nyt stk. 5 i artikel 2, hvori det præciseres, at dokumenter, der forelægges domstolene af andre parter end institutionerne ikke falder ind under forordningens anvendelsesområde. Det er værd at bemærke, at Domstolen ikke er omfattet af retten til aktindsigt i henhold til EF-traktatens artikel 255, og at Lissabontraktaten udvider denne ret til at omfatte Domstolen, men til dokumenter, der vedrører dens administrative aktiviteter. Aktindsigt i dokumenter, der vedrører en institutions udøvelse af undersøgelsesbeføjelser, bør være udelukket, indtil den heraf følgende afgørelse ikke længere kan anfægtes og kræves annulleret eller undersøgelsen er lukket. Under selve undersøgelsen vil det kun være de specifikke regler på området, der finder anvendelse. Forordningerne om konkurrence og om handelsbeskyttelse (antidumping, antisubsidie- og beskyttelsesforanstaltninger) samt forordninger om handelshindringer giver regler om aktindsigt forbeholdt interesserede parter og bestemmelser om offentliggørelse 14 Disse regler ville blive undergravet, hvis offentligheden skulle få større aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. Oplysninger, der fås fra fysiske eller juridiske personer under sådanne undersøgelser, bør også være beskyttet, efter at den heraf følgende afgørelse er blevet endelig Dom af 6. juli 2006, de forenede sager T-391/03 og T-70/04, Franchet and Byk mod Kommissionen, Sml. [2006], s. II Se fodnote 5. Se artikel 27, 28 og 30 i forordning (EF) nr. 1/2003 (konkurrence), artikel 6, stk. 7, og artikel 14, stk. 2, i forordning (EF) nr. 384/96 (antidumping), artikel 11, stk. 7, og artikel 24, stk. 2, i forordning (EF) nr. 2026/97 (antisubsidie), artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 3285/94 (beskyttelse) og artikel 5, stk. 2, i forordning (EF) nr. 519/94 (beskyttelse mod ikke-wto-medlemmer). DA 7 DA

9 Den brede definition af begrebet "dokument" i artikel 3 litra a), bibeholdes. Men et "dokument" eksisterer kun, hvis det er blevet udleveret til modtagere eller cirkulerer inden for institutionen eller på anden måde er blevet registreret. På den anden side bør definitionen af "dokument" omfatte data, der indgår i elektroniske systemer, for så vidt som disse data kan hentes i læsbar form Undtagelser artikel 4 Undtagelsen, der har til formål at beskytte miljøet, og som er fastlagt i artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1367/2001, er tilføjet i artikel 4, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 for at tilpasse denne forordning til de bestemmelser, der hidrører fra Århuskonventionen. Af klarhedshensyn er leddene erstattet med litra. Også for at tilpasse forordningen til Århuskonventionen vil den undtagelse, der har til formål at beskytte forretningsmæssige interesser i artikel 4, stk. 2, ikke finde anvendelse på oplysninger om emissioner, som er relevante for beskyttelse af miljøet. Følgelig er beskyttelse af intellektuelle ejendomsrettigheder nævnt som en særskilt undtagelse. Begrebet "retslige procedurer" bliver præciseret og omfatter voldgiftsbehandling og mægling. Der bliver tilføjet en ny undtagelse, som har til formål at beskytte procedurer i forbindelse med udvælgelse af personale eller af kontraherende parter. Åbenhed på disse områder er reguleret ved personalevedtægten og ved finansforordningen. Arbejdet i udvælgelseskomitéer og bedømmelsesudvalg bør beskyttes. Artikel 4, stk. 3, er blevet omformuleret af klarhedshensyn, men der er ikke ændret ved indholdet. Artikel 4, stk. 4 og 5, er indsat i artikel 5, eftersom de indeholder proceduremæssige regler snarere end undtagelser. Artikel 4, stk. 1, litra b), vedrørende aktindsigt i personoplysninger er indsat i en ny artikel 4, stk. 5, og omformuleret for at skabe større klarhed over forholdet mellem forordning (EF) nr. 1049/2001 og 45/2001 (beskyttelse af personoplysninger) Rådføring med tredjeparter - artikel 5 I den nye artikel 5, stk. 2, er der fastlagt en procedure, der skal følges, når der begæres aktindsigt i dokumenter, som hidrører fra en medlemsstat. Medlemsstaten skal høres, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres. Hvis der er en begrundelse for ikke at udlevere de pågældende dokumenter under henvisning til forordning (EF) nr. 1049/2001 eller til relevante tilsvarende, specifikke regler i medlemsstatens lovgivning, vil institutionen afslå aktindsigt i disse dokumenter. I den nye bestemmelse er der taget hensyn til den dom, der blev afsagt af Domstolen i appelsagen C-64/05 P (se afsnit 1.5.2) Procedureregler artikel 6, 8 og 10 Artikel 6, stk. 2, er ændret for at tage hensyn til sager, hvor det er vanskeligt at identificere de dokumenter, der begæres aktindsigt i. DA 8 DA

10 I artikel 8 er fristen for at behandle en genfremsat begæring udvidet til 30 arbejdsdage med mulighed for en yderligere forlængelse på 15 arbejdsdage. Erfaringen har vist, at det næsten er umuligt at behandle en genfremsat begæring inden for 15 arbejdsdage. Behandlingen af en genfremsat begæring kræver mere tid, eftersom en sådan begæring fører til en formel afgørelse fra institutionens side, som der gælder stringente procedureregler for. Der er tilføjet et nyt stykke i artikel 10, hvor det præciseres, at når der er fastsat specifikke betingelser for aktindsigt ved EU-lov eller national lov, skal de overholdes. Det er navnlig tilfældet, når der skal betales gebyr for aktindsigt, hvilket er en indtægtskilde for det organ, der udarbejdede dokumenterne Aktiv formidling artikel 12 Bestemmelsen er omarbejdet med henblik på at give direkte adgang til dokumenter, som indgår i procedurer, der fører til vedtagelse af EU-retsakter eller ikkelovgivningsmæssige retsakter til almindelig anvendelse. Sådanne dokumenter bør institutionerne gøre tilgængelige lige fra starten, medmindre der helt klart gælder en undtagelse fra retten til aktindsigt. DA 9 DA

11 1049/ /0090 (COD) Forslag til EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR - under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 255, stk. 2, under henvisning til forslag fra Kommissionen 15, i henhold til fremgangsmåden i traktatens artikel , og ud fra følgende betragtninger: (1) Der skal foretages en række væsentlige ændringer af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter 17. Forordningen bør af klarhedshensyn omarbejdes. 1049/2001 Betragtning 1 (2) I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt EUT C,, s.. EUT C,, s.. EFT L 145 af , s. 43. DA 10 DA

12 1049/2001 Betragtning 2 (3) Åbenheden giver borgerne bedre mulighed for at deltage i beslutningsprocessen og sikrer forvaltningen en større legitimitet, effektivitet og gør den mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system. Åbenhed bidrager til at styrke principperne om demokrati og respekt for de grundlæggende frihedsrettigheder som fastsat i artikel 6 i EU-traktaten og i Den Europæiske Unions ccharter om grundlæggende rettigheder. 1049/2001 Betragtning 3 (tilpasset) I konklusionerne fra de Europæiske Råd i Birmingham, Edinburgh og København understreges det, at det er nødvendigt at sikre større åbenhed i det arbejde, der udføres af Unionens institutioner. Med denne forordning konsolideres de initiativer, institutionerne allerede har taget med henblik på at øge gennemsigtigheden i beslutningsprocessen. (4) De generelle principper og begrænsningerne af hensyn til offentlige og private interesser, der skal gælde for retten til aktindsigt er fastlagt i forordning (EF) nr. 1049/2001, som har fundet anvendelse siden 3. december (5) Den første vurdering af gennemførelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001 fremgik af en rapport, der blev offentliggjort den 30. januar Den 9. november 2005 besluttede Kommissionen at iværksætte en procedure, der skulle føre til revision af forordning (EF) nr. 1049/2001. I en beslutning, der blev vedtaget den 4. april 2006 opfordrede Europa-Parlamentet Kommissionen til at forelægge et forslag om ændring af forordningen 20 Den 18. april 2007 offentliggjorde Kommissionen en grønbog om revisionen af forordningen 21 og iværksatte en offentlig høring. 1049/2001 Betragtning 4 (6) Formålet med nærværende forordning er at give retten til aktindsigt størst mulig virkning og at fastsætte de generelle principper herfor og begrænsninger heri i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 255, stk EFT L 145 af , s. 43. KOM(2004) 45 endelig. [ ] KOM(2007) 185 endelig. DA 11 DA

13 1049/2001 Betragtning 5 (tilpasset) (7) Da spørgsmålet om aktindsigt ikke er genstand for bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen i overensstemmelse med erklæring nr. 41, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, lade sig lede af denne forordning hvad angår dokumenter vedrørende aktiviteter, der henhører under disse to traktater denne traktat. 1049/2001 Betragtning 7 (8) I overensstemmelse med EU-traktatens artikel 28, stk. 1, og artikel 41, stk. 1, gælder retten til aktindsigt også i forbindelse med dokumenter, der vedrører den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik samt politisamarbejdet og det retlige samarbejde i kriminalsager. Hver enkelt institution bør overholde sine sikkerhedsforskrifter. (9) Europa-Parlamentet og Rådet vedtog den 6. september 2006 forordning (EF) nr. 1367/2006 om anvendelse af Århuskonventionens bestemmelser om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet på Fællesskabets institutioner og organer 22. Hvad angår adgang til dokumenter, der indeholder miljøoplysninger, bør nærværende forordning følge forordning (EF) nr. 1367/2006. (10) Hvad angår udlevering af personoplysninger, bør der være en klar forbindelse mellem denne forordning og forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger 23. (11) Der bør fastlægges klare regler for udlevering af dokumenter, der hidrører fra medlemsstaterne, og af dokumenter fra tredjeparter, som indgår i retssager, eller som institutionerne har erhvervet i kraft af særlige undersøgelsesbeføjelser, som de har fået overdraget ved EF-lov. 1049/2001 Betragtning 6 (12) Adgangen til dokumenter bør udvides i de tilfælde, hvor institutionerne optræder som lovgivende myndighed, herunder i henhold til delegeret kompetence, uden at hensynet til institutionernes effektive beslutningsproces dog må tilsidesættes. Der bør i videst muligt omfang gives direkte adgang til sådanne dokumenter EUT L 264 af , s. 13. EFT L 8 af , s. 1. DA 12 DA

14 (13) At der er åbenhed i lovgivningsprocessen er af største vigtighed for borgerne. Derfor bør institutionerne aktivt formidle dokumenter, som udgør en del af lovgivningsprocessen. En aktiv formidling af dokumenter bør også foregå på andre områder. 1049/2001 Betragtning 8 (14) For at sikre, at denne forordning finder anvendelse fuldt ud på alle Unionens aktiviteter bør alle organer, der er oprettet af institutionerne, anvende de principper, der er fastsat heri. 1049/2001 Betragtning 9 (15) Visse dokumenter bør behandles efter en særlig procedure på grund af deres yderst følsomme indhold. Foranstaltninger til at informere Europa-Parlamentet om sådanne dokumenters indhold bør fastlægges ved interinstitutionel aftale. 1049/2001 Betragtning 10 (16) For at skabe større åbenhed i forbindelse med institutionernes arbejde bør Europa- Parlamentet, Rådet og Kommissionen give aktindsigt ikke blot i dokumenter, institutionerne har udarbejdet, men også i dokumenter, de har modtaget. I denne forbindelse bemærkes det, at erklæring nr. 35, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, fastslår, at en medlemsstat kan anmode Kommissionen eller Rådet om ikke at meddele tredjemand et dokument fra denne stat uden dens forudgående samtykke. 1049/2001 Betragtning 11 (17) Som udgangspunkt bør alle institutionernes dokumenter være offentligt tilgængelige. Visse offentlige og private interesser bør dog beskyttes gennem undtagelser. Institutionerne bør have mulighed for at beskytte deres interne konsultationer og drøftelser, når det er nødvendigt for at sætte dem i stand til at udføre deres opgaver. Ved vurderingen af undtagelserne bør institutionerne tage hensyn til de principper, der er fastlagt i Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger inden for alle Unionens aktivitetsområder. 1049/2001 Betragtning 12 (18) Alle regler om aktindsigt i institutionernes dokumenter bør være i overensstemmelse med denne forordning. DA 13 DA

15 1049/2001 Betragtning 13 (19) For at sikre, at retten til aktindsigt fuldt ud respekteres, bør der gælde en administrativ procedure med to faser med yderligere mulighed for domstolsprøvelse eller klage til Ombudsmanden. 1049/2001 Betragtning 14 (tilpasset) (20) Hver institution bør træffe de nødvendige foranstaltninger til at informere offentligheden om de nye gældende bestemmelser og uddanne dens personale til at bistå borgerne, når de ønsker at udøve de rettigheder, der følger af denne forordning. For at gøre det lettere for borgerne at udøve deres rettigheder bør hver institution give adgang til et register over dokumenter. 1049/2001 Betragtning 15 (21) Selv om denne forordning hverken tilsigter eller medfører en ændring af national lovgivning om aktindsigt, er det dog klart, at medlemsstaterne, i kraft af princippet om loyalt samarbejde, der anvendes i forbindelserne mellem institutionerne og medlemsstaterne, bør sørge for ikke at hindre anvendelsen af denne forordning, og at de bør overholde institutionernes sikkerhedsforskrifter. 1049/2001 Betragtning 16 (22) Denne forordning berører ikke den eksisterende ret til aktindsigt for medlemsstater, dømmende myndigheder eller undersøgelsesorganer. 1049/2001 Betragtning 17 (tilpasset) (23) I henhold til artikel 255, stk. 3, i EF-traktaten indarbejder hver enkelt institution særlige bestemmelser vedrørende aktindsigt i institutionens dokumenter i sin forretningsorden - Rådets afgørelse 93/731/EF af 20. december 1993 om aktindsigt i Rådets dokumenter 24, Kommissionens afgørelse 94/90/EKSF, EF, Euratom af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter 25 og Europa-Parlamentets afgørelse 97/632/EF, EKSF, Euratom af 10. juli 1997 om aktindsigt i Europa EFT L 340 af , s. 43. Senest ændret ved afgørelse 2000/527/EF (EFT L 212 af , s. 9). EFT L 46 af , s. 58. Senest ændret ved afgørelse 96/567/EF, EKSF, Euratom (EFT L 247 af , s. 45). DA 14 DA

16 Parlamentets dokumenter 26 og reglerne vedrørende fortrolig behandling af Schengendokumenter bør derfor om nødvendigt ændres eller ophæves - UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING: 1049/2001 Artikel 1 Formål Formålet med denne forordning er: a) at fastlægge de principper, betingelser og begrænsninger af hensyn til offentlige og private interesser, der skal gælde for retten til aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (herefter "institutionerne") som fastlagt ved EF-traktatens artikel 255 med henblik på at sikre give offentligheden den videst mulige aktindsigt i sådanne dokumenter b) at fastsætte bestemmelser med henblik på at lette udøvelsen af denne ret mest muligt, og 1049/2001 c) at fremme god forvaltningsskik med hensyn til aktindsigt. Artikel 2 Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde 1. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i institutionernes dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne forordning. 2. Institutionerne kan med forbehold af de samme principper, betingelser og begrænsninger give aktindsigt i dokumenter til enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat. 26 EFT L 263 af , s. 27. DA 15 DA

17 32. Denne forordning finder anvendelse på alle dokumenter, som en institution er i besiddelse af, dvs. dokumenter, som den har udarbejdet eller modtaget om et anliggende vedrørende de politikker, aktiviteter og beslutninger, som falder ind under dens ansvarsområde, inden for alle Den Europæiske Unions aktivitetsområder. 1049/ Med forbehold af artikel 4 og 9 gives der offentligheden adgang til dokumenterne, enten efter skriftlig begæring eller direkte i elektronisk form eller gennem et register. Navnlig skal der i overensstemmelse med artikel 12 sikres direkte adgang til dokumenter, som er udarbejdet eller modtaget i forbindelse med en lovgivningsprocedure. 54. Følsomme dokumenter som defineret i artikel 9, stk. 1, behandles efter en særlig procedure i overensstemmelse med den nævnte artikel. 5. Denne forordning finder ikke anvendelse på dokumenter, der forelægges domstolene af andre parter end institutionerne. 6. Med forbehold af den specifikke ret til aktindsigt for interesserede parter, der er fastsat ved EF-lov, er der ikke adgang for offentligheden til dokumenter, der hører til de administrative sagsakter i en undersøgelse eller i procedurer i en sag, der vedrører en enkeltperson, indtil undersøgelsen er blevet lukket eller der er truffet endelig afgørelse i sagen. Dokumenter, som en institution indsamler eller får fra fysiske eller juridiske personer i forbindelse med sådanne undersøgelser, vil ikke være tilgængelige for offentligheden. 1049/ Denne forordning berører ikke den ret til aktindsigt, der kan følge af folkeretlige instrumenter eller retsakter vedtaget af institutionerne til gennemførelse heraf, i dokumenter, som institutionerne er i besiddelse af. I denne forordning forstås ved: Artikel 3 Definitioner a) "dokument": ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende emner, DA 16 DA

18 der har at gøre med politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens kompetenceområde som er udarbejdet af en institution og videresendt til en eller flere modtagere eller på anden måde registreret eller modtaget af en institution; data, der findes i elektroniske lagrings-, behandings- og søgesystemer, er dokumenter, hvis de kan hentes i form af et udskrift eller en elektronisk kopi ved hjælp af de værktøjer, der er tilgængelige til udnyttelse af systemet b) "tredjepartmand": enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for den pågældende institution, herunder medlemsstaterne, andre institutioner og organer i eller uden for fællesskabsregi og tredjelande. Artikel 4 Undtagelser 1. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for: a) beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til: a) offentlig sikkerhed, herunder fysiske og juridiske personers sikkerhed b) forsvar og militære anliggender c) internationale forbindelser d) Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik e) miljøet, som for eksempel ynglesteder for sjældne arter. 1049/2001 b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i henhold til Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger. 2. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af: DA 17 DA

19 a) en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser herunder intellektuelle ejendomsrettigheder b) intellektuelle ejendomsrettigheder c) retslige procedurer og juridisk rådgivning og domstolsbehandling, voldgiftsbehandling og mægling d) formålet med inspektioner, undersøgelser og revision e) objektivitet og uvildighed ved udvælgelsesprocedurer. medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet. 3. Der gives afslag på aktindsigt i følgende dokumenter, der er udarbejdet af en institution til internt brug eller modtaget af en institution, og som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse af institutionen, hvis dokumentets udbredelse udleveringen af dem ville være til alvorlig skade for institutionens institutionernes beslutningsproces:, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet. a) dokumenter, som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse b) Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for den pågældende institutioner, selv efter at der er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet. 4. Undtagelserne i stk. 2 og 3 finder anvendelse, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i, at de udleveres. For så vidt angår stk. 2, litra a), anses der at foreligge en mere tungtvejende offentlig interesse i offentliggørelse, når de oplysninger, der anmodes om, vedrører emissioner til miljøet. DA 18 DA

20 5. Navne, titler og funktioner for indehavere af offentlige embeder, offentligt ansatte og repræsentanter for interessegrupper, der handler inden for rammerne af deres erhvervsmæssige aktiviteter, udleveres, medmindre udleveringen i betragtning af de særlige omstændigheder ville skade de pågældende personer. Andre personoplysninger udleveres i overensstemmelse med betingelserne for lovlig behandling af sådanne data, som er fastlagt i EF-lovgivning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. 6. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en undtagelse, skal den resterende del af dokumentet udleveres. 7. Undtagelserne som fastlagt i stk. 1-3 denne artikel finder kun anvendelse i den periode, hvor beskyttelsen er begrundet i dokumentets indhold. Undtagelserne finder anvendelse i højst 30 år. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelserne vedrørende privatlivets fred beskyttelse af personoplysninger eller forretningsmæssige interesser, og i tilfælde af følsomme dokumenter kan undtagelserne om nødvendigt finde anvendelse efter udløbet af dette tidsrum. Artikel 5 Rådføring 41. Med hensyn til dokumenter fra tredjepartmand rådfører institutionen sig med tredjepartenmanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til stk. 1 eller 2 artikel 4 finder anvendelse, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres. 5. En medlemsstat kan anmode institutionen om ikke at give aktindsigt i et dokument, som hidrører fra denne medlemsstat uden dens forudgående samtykke. 2. Hvis en begæring vedrører et dokument, der hidrører fra en medlemsstat, høres myndighederne i den pågældende medlemsstat, medmindre der er tale om dokumenter, der er fremsendt som led i procedurer, der fører til en retsakt eller en ikke-lovgivningsmæssig retsakt til almindelig anvendelse. Den institution, der er i besiddelse af dokumentet, udleverer det, medmindre medlemsstaten giver en begrundelse for at ville holde det tilbage ud fra de undtagelser, der er nævnt i artikel 4, eller ud fra specifikke bestemmelser i intern lovgivning, der forhindrer udlevering af det pågældende dokument. Institutionen vurderer, om de af DA 19 DA

21 medlemsstaten fremsatte begrundelser er rimelige, for så vidt som de er baseret på undtagelser fastsat i denne forordning. Artikel 5 Dokumenter i medlemsstaterne 3. Fremsættes der over for en medlemsstat begæring om aktindsigt i et dokument i dens besiddelse, som hidrører fra en institution, rådfører medlemsstaten sig, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres, med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare. Medlemsstaten kan i stedet henvise begæringen til institutionen. 1049/2001 Artikel 6 Begæringer 1. Begæring om aktindsigt skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, på et af de i EF-traktatens artikel 314 omhandlede sprog og være affattet tilstrækkelig præcist til, at institutionen kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde denne. 2. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, eller kan det ønskede dokument ikke identificeres, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelse af offentlige registre over dokumenter. De frister, der er fastsat i artikel 7 og 8, løber fra det tidspunkt, hvor institutionen har modtaget den ønskede præcisering. 3. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den pågældende institution sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig og praktisk løsning. 4. Institutionerne skal give borgerne oplysninger om og være dem behjælpelige med hensyn til, hvordan og hvor begæringer om aktindsigt kan indgives. DA 20 DA

22 Artikel 7 Behandling af oprindelige begæringer 1. En begæring om aktindsigt i et dokument skal behandles straks. En bekræftelse af modtagelsen fremsendes til den, der har fremsat begæringen. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til det ønskede dokument i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen i henhold til stk. 2 4 i denne artikel. 32. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse. 23. Giver institutionen den, der har fremsat begæringen, helt eller delvis afslag, kan vedkommende inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af institutionens svar genfremsætte begæringen over for institutionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling. 4. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne. Artikel 8 Behandling af genfremsatte begæringer 1. En genfremsat begæring skal behandles straks. Inden arbejdsdage fra registreringen af en sådan begæring skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag. Afslår institutionen helt eller delvist begæringen om aktindsigt, oplyser den, den, der har fremsat begæringen, om mulighederne for domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og 195 rekursmulighederne. 1049/ I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med 15 DA 21 DA

23 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse. 3. Afslår institutionen helt eller delvist begæringen om aktindsigt, kan den, der har fremsat begæringen, indbringe sagen for Retten i Første Instans mod institutionen og/eller indgive en klage til ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og / Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag på begæringen, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktaten. 1049/2001 Artikel 9 Behandling af følsomme dokumenter 1. Følsomme dokumenter er dokumenter, der hidrører fra institutionerne eller de af dem oprettede organer, medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer, og som er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP" "SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL" i overensstemmelse med de forskrifter, den pågældende institution har fastsat, som beskytter Den Europæiske Unions eller en eller flere medlemsstaters væsentlige interesser inden for de i artikel 4, stk. 1, litra a), anførte områder, navnlig offentlig sikkerhed, forsvar og militære anliggender. 2. Begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter efter de i artikel 7 og 8 foreskrevne procedurer kan kun behandles af de personer, der har ret til at gøre sig bekendt med de pågældende dokumenter. Disse personer vurderer ligeledes med forbehold af artikel 11, stk. 2, hvilke henvisninger der kan gives til følsomme dokumenter i det offentlige register. 3. Følsomme dokumenter indføres kun i registret eller gøres kun offentligt tilgængelige med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører. 4. Når en institution afslår at give aktindsigt i et følsomt dokument, skal afgørelsen begrundes på en sådan måde, at de i artikel 4 beskyttede interesser ikke lider skade. 5. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger for at sikre, at principperne i denne artikel og i artikel 4 overholdes i forbindelse med behandlingen af begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter. 6. Institutionernes bestemmelser om følsomme dokumenter offentliggøres. DA 22 DA

24 7. Kommissionen og Rådet informerer Europa-Parlamentet om følsomme dokumenter i overensstemmelse med aftale herom mellem institutionerne. Artikel 10 Aktindsigt efter begæring 1. Den, der har fremsat begæringen, vælger, om aktindsigten skal udøves ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis. 2. Har den pågældende institution allerede gjort et Hvis et dokument er offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan institutionen opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet. 1049/ Dokumenterne leveres i en eksisterende udgave og et eksisterende format (herunder i elektronisk form eller i et alternativt format såsom blindskrift, magnaprint eller bånd), idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker. 4. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis. 5. Denne forordning griber ikke ind i specifikke betingelser for aktindsigt, der er fastlagt ved EF-lov eller national lov, som for eksempel betaling af et gebyr. DA 23 DA

25 1049/2001 Artikel 11 Registre 1. For at gøre borgernes udnyttelse af deres rettigheder i henhold til denne forordning effektiv giver hver institution adgang til et register over dokumenter. Der bør gives adgang til registret i elektronisk form. Henvisninger til dokumenterne indføres hurtigst muligt i registret. 2. Registret skal for hvert dokument indeholde et referencenummer (herunder i givet fald den interinstitutionelle reference), emne og/eller en kort beskrivelse af dokumentets indhold samt den dato, hvor dokumentet blev modtaget eller udarbejdet og indført i registret. Henvisninger indføres på en sådan måde, at de ikke hindrer beskyttelsen af de i artikel 4 omhandlede interesser. 3. Institutionerne træffer straks de nødvendige foranstaltninger med henblik på oprettelse af registret, der skal tages i brug senest den 3. juni Artikel 12 Direkte adgang i elektronisk form eller gennem et register til dokumenter 1. Institutionerne skal i videst muligt omfang give offentligheden direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem et register i overensstemmelse med den pågældende institutions regler. 21. Navnlig lovgivningsdokumenter, dvs. ddokumenter, der er udarbejdet eller modtaget som led i procedurer vedrørende vedtagelse af EU- retsakter, som er bindende i eller for medlemsstaterne, bør eller ikke-lovgivningsmæssige retsakter til almindelig anvendelse, gøres med forbehold af artikel 4 og 9 gøres direkte tilgængelige for offentligheden. 32. Om muligt bør gøres andre dokumenter, navnlig dokumenter vedrørende udvikling af politik eller strategi, gøres direkte tilgængelige i elektronisk form. 1049/ I de tilfælde, hvor der ikke gives direkte adgang gennem registret, skal registret i videst muligt omfang angive, hvor dokumentet findes. DA 24 DA

26 4. Hver institution fastlægger i sin forretningsorden, hvilke andre kategorier af dokumenter der er direkte tilgængelige for offentligheden. Artikel 13 Offentliggørelse i De Den Europæiske Fællesskabers Unions Tidende 1. Ud over de retsakter, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, og Euratomtraktatens artikel 163, første afsnit, og med forbehold af denne forordnings artikel 4 og 9, offentliggøres følgende dokumenter i De Den Europæiske Fællesskabers Unions Tidende: a) forslag fra Kommissionen 1049/2001 b) de fælles holdninger, som Rådet har fastlagt efter procedurerne i EF-traktatens artikel 251 og 252 og begrundelserne herfor samt Europa-Parlamentets holdninger i disse procedurer c) rammeafgørelser og afgørelser, der er nævnt i EU-traktatens artikel 34, stk. 2 d) de konventioner, der er udarbejdet af Rådet i henhold til EU-traktatens artikel 34, stk. 2 e) konventioner, der er undertegnet mellem medlemsstater i henhold til EF-traktatens artikel 293 f) de internationale aftaler, som Fællesskabet har indgået, eller som er indgået i henhold til EU-traktatens artikel Så vidt muligt offentliggøres følgende dokumenter i De Den Europæiske Fællesskabers Unions Tidende: DA 25 DA

27 1049/2001 a) de initiativer, som en medlemsstat forelægger Rådet i medfør af EF-traktatens artikel 67, stk. 1, eller EU-traktatens artikel 34, stk. 2 b) de fælles holdninger, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2 c) andre direktiver end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, andre beslutninger end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1, henstillinger og udtalelser. 3. Hver institution kan i sin forretningsorden fastsætte, hvilke yderligere dokumenter der skal offentliggøres i De Den Europæiske Fællesskabers Unions Tidende. 1049/2001 Artikel 14 Information 1. Hver institution træffer de foranstaltninger, der er nødvendige for at informere borgerne om deres rettigheder i henhold til denne forordning. 2. Medlemsstaterne samarbejder med institutionerne om at informere borgerne. Artikel 15 Institutionernes forvaltningsskik 1. Institutionerne skal udvikle god forvaltningsskik for at fremme udøvelsen af den ret til aktindsigt, der er garanteret ved denne forordning. 2. Institutionerne nedsætter et interinstitutionelt udvalg til at undersøge den bedste praksis, behandle eventuelle konflikter og drøfte den fremtidige udvikling vedrørende aktindsigt. DA 26 DA