PMO Manager uddannelse

Transkript

1 PMO Manager uddannelse Samarbejde mellem IDA Proces og ProjectGovernance

2 PMO manager uddannelsen for IDA medlemmer. 1 dag (9-17) + 6 halv-dags workshops fra kl Kick off og intro 19JAN16 Kl Modul 1 09FEB16 1 dag 9-17 Modul 2 01MAR16 Kl Modul 3 15MAR16 Kl Modul 4 29MAR16 Kl Modul 5 12APR16 Kl Modul 6 26APR16 Kl Intro til indhold og træningsmetode, Individul målsætning, forventninger til egen organisation Strategi og PMO charter, Governance og struktur PMO funktioner og services part 1 Implemente ringsdiamanten PMO funktioner og services part 2 services: Skræddersyning og forretnings ejerskab Services: Måling af effekt og opfølgning Activities Activities Activities Activities Activities Sparring, coaching, implementing, effektskabelse

3 Så er vi i gang med PMO Manager uddannelsen hos IDA

4 Velkommen og intro Intro + dagens program PMO Charter De strategiske spørgsmål Strategi Intro Governance struktur Litteratur og inspiration Forberedelse til modul 2. Praktiske detaljer + google drev + superfero

5 Udbytte af modul 1 Mulige overskrifter i dit PMO charter Input til PMO strategien Input til din egen PMO slags-pitch Input til eget interessent overblik Input til Governance og beslutnings-struktur Forberedelse til modul 2.

6 PMO Charter There are many possible reasons for writing a Project Management Office (PMO) Charter: The Charter can be a formal proposal that a PMO be established An existing PMO may create a Charter to reaffirm the role it already plays in the organization The Charter may describe a change in the role of the PMO as requested by management or as proposed by the PMO staff. Floyd Sanders, 2013 The PMO Charter clearly state why the PMO exists, it s role in the organization, what it is expected to accomplish, its source of authority, who its customers are and how the PMO staff relate to the rest of the organization. Ken Martin, KigoSpace, 2014

7 PMO Charter, muligt indhold EXECUTIVE SUMMARY INTRODUCTION AND BACKGROUND PMO JUSTIFICATION PMO MISSION AND VISION PMO OVERALL FUNCTIONS AND TYPE OF PMO PMO SERVICES AND ACTIVITIES PMO, HOW TO MEASURE THE SUCCESS INCL PMO METRICS PMO STAFFING PMO STAKEHOLDERS PMO SPONSOR PMO ORGANIZATIONAL STRUCTURE PMO AS A LEARNING ORGANIZATION PROPOSED STRATEGY TO ESTABLISH THE PMO PMO DRAFT BUDGET FUTURE OF THE PMO AND THE PMO LIFECYCLE PMO COMMUNICATION PLAN APPENDICES WITH DOCUMENTS UPDATED ON A REGULAR BASIS Multiple sources: Ken Martin,2011, XXX bog + Hobbs et al 2010, Floyd Sanders, 2014

8 PMO Charter, Indhold PMO Justification:

9 Why PMO? What are the dilemas and challenges of our Company? What is the current level of Project Maturity? Gap analysis needed? What if we do not setup/develop a PMO PMO justification PMO pitch

10 Projektmodenhed - tematiseret Viden og kompetencer Beskrivelse af projektopgaven Projektstyring Metode Samarbejde og kommunikation Projektorganisering, roller og ansvar

11 PMO Charter, Indhold Mission and Vision Important links and wording related to the company strategy and objectives.

12 Strategi, lidt terminoligi Det strategiske fundment består af: Virksomhedens mission: Giver det grundlæggende svar på, hvorfor virksomheden eksisterer og, hvad virksomheden giver til det eksterne system. Giver mening. Virksomhedens vision: Giver svar på, hvad - og, hvilken tilstand - virksomheden ønsker at skabe for virksomhedens ejere og ansatte. Giver retning. Virksomhedens forretningsværdier: Giver svar på, hvilke værdier virksomhedens ansatte kan samles om Strategiske initiativer: Konkrete projekter og programmer der skal sikre at strategien sker fyldest Niels J. Skaarup, 2010

13 Mission og vision, Eksempler Novo Nordisk: Mission: To be the best supplier of pharmaceutical products. Vision : To be the worlds leading diabetes company Mission og vision i Søfartsstyrelsen: Mission: At sikre sejladsen og det gælder både de nationale og de internationale farvande. Vision: Vore farvande er de sikreste at besejle i verden. Mission og Vision hos Folkswagen i Frederecia. Mission: Vores mission er, at yde en kompetent og tilfredstillende rådgivning med udgangspunkt i de individuelle behov. Vi samler på tilfredse kunder og derfor betyder din tilfredshed alt for os! Vision: Vi vil være Danmarks bedste Volkswagen forretning, og tilføre værdi og kvalitet i alt hvad vi gør!

14 Strategy analysis & sense making: Unique competing space (UCS) framework Competitors offerings Industry/market context 1 3 Firm s competitive basis Customers needs 2 Unique competing space Macro-economic context Where the firm fulfils customers needs in a way that competitors cannot Value Proposition What? Where? Why? How? Tovstiga (2010). Strategy in Practice (John Wiley & Sons)

15 Den røde tråd i alt hvad vi laver: Reflecting on theories in use Præsentation af seneste teori og "best practice". Visualisering af hvad vi vil Kommunikation af hvad vi vil Continues improvement og eksempler på dette

16 PMO Charter, Indhold PMO type og funktioner

17 Definition of the Term PMO epmo, Project Management Office, (Corporate/enterprice) PMO, Project management Office PMO, Program Management Office PMO, Portfolio Management Office PSO, Project Support Office PO, Project office PO, Portfolio office PTO, Project template office PPO, Portfolio and Program office Special purpose PMO (IT, Supply chain, develoopment, etc)

18 Refleksion Hvorfor hedder jeres PMO som den gør?

19 PMO typer og funktioner The PMO competency continuum (Hill, 2008)

20 Operational mode of PMO Supportive AID Empover Share Controlling Standards Risk Profiling PM s Directive Ownership Guarantee Decisions Blended PMO Combining elements of all three models Peter Taylor, 2009

21 The Cranefield PMO The Cranfield PMO, based on Ward and Illingworth, 2013

22 Price Perry Approach Mission, Goals, Objectives: Business driven versus Theorydriven. Develop according to the MUSIC model: The Myopic dimension The Ubiquitous dimension of project management The size dimension of project management Intervals of time dimension Change dimension Think outside IN instead of inside out.

23 Refleksion Hvilken overordnet funktion har/skal jeres PMO have? Hvordan ser du udviklingen over de næste år?

24 PMO Charter, Indhold Interessenter: Hvem er de? Hvordan forholder de sig til dit PMO? Hvad kan du bruge dem til? Hvordan skal du håndtere dem? Hvordan skal du kommunikere med dem?

25 Interessenter Alle som berøres af projektet og projektets resultat positivt eller negativt Generelle omgivelser Teknologiske faktorer Kulturelle faktorer Handlingsmiljø Leverandører Øvrige interessenter Økonomiske faktorer Medier, presse Finansinstitutioner Konkurrenter Politiske faktorer Offentlige myndigheder Projektorganisationen Fagforening Kontrol- og certificeringsprogram Brugere Fysiske faktorer Basis organisation Konsulenter Miljømæssige faktorer Forsikringsselskaber Arbejdsrelaterede faktorer Kilde: Karlsen og Gottschalk 2008

26 Interessenter forskellige mål Hvorfor skal vi gennemføre projektet? Hvilken effekt vil vi gerne opnå? Hvad skal vi levere? Hvordan måler vi successen? Projekt Overholde milepæle Produkt - indhold og kvalitet Overholde budgetter Optimere ressourcer Udvikle medarbejdere Positiv proces Brugere Opfyldelse af behov Relevante bruger faciliteter Brugervenligt Fleksibelt Stabilitet ved brug Forretning Øge markedsandel Øge antallet af brugere og kunder Opnå ekstra salg og profit Rationalisering Leve op til lovgivningen Positiv cost/benefit Produktion Let at vedligeholde Høj driftsstabilitet Minimere drifsomkostninger Mulighed for integration til eksisterende løsninger Kan skaleres til lav omkostning God dokumentation

27 27 Interessenthåndtering 1. Identificer interessenterne Brainstorming i projektgruppen 2. Sorter interessenter i kategorier Eksempelvis vigtighed, indflydelse, deltagelse 3. List oplevede fordeler og ulemper for de vesentlige interessenter Vigtigt ikke at beskrive hvad vi tror de oplever, men deres reelle bekymringer og forventninger 4. Lav strategi og plan for håndtering af interessentene Hvad skal der gøres ift interessenten samt hvornår og hvordan - konkrete tiltag Hvad kommunikeres, hvordan og hvornår indgår i kommunikationsplanen Tip: Overvej ligeledes hvor megen magt den enkelte interessent har

28 Interessent analyse (1) Positiv indstilling Grå eminence Ambassadør Passiv Aktiv Terrorist Ballademager Negativ indstilling

29 Mulighed for at påvirke projekt / produkt Medium Interessent analyse (2) I relation til holdning og indflydelse Small Large Umiddelbar handling nødvendig for interessenter i dette område Meget positiv Positiv Neutral Negativ Meget negativ Holdning til projekt / produkt

30 Positionering af interessenter Medvirken i projektet Nødvendig for gennemførelse Gidsel Skal informeres -stormøder -undervisning Bør høres -indhente information via skemaer -i referencegrupper eller fokusgrupper Ekstern interessent Skal orienteres -nyhedsbreve -skabe et godt image Ikke nødvendig/lille indflydelse Ressourceperson Skal involveres -interview -møder -workshops -i projekt-/arbejdsgruppe Grå eminence Skal informeres Bør høres -interview -møder -i referencegruppe Stor indflydelse Indflydelse på projektet

31 PMO Charter, Indhold Sponsor og Governance: Hvem er den direkte sponsor? Er der en sponsor over jeres direkte sponsor Hvor i organisationen er PMO-et forankret? Hvilke beslutninger kan PMO-et tage? Prioriteringer af hvilke projekter og timing Budget, ressourcer og personer, Projektindhold, deadlines og projekt benefits, Processer, metoder og kvalitet Relationer til kunder osv. osv. Empowerment af dit PMO, Hvordan?

32 PMO Charter, Indhold Sponsor og Governance: PMO Organogram og PMO-ets placering i din organisation Vigtighed af placering i forhold til Empowerment

33 PMO Charter, Indhold Sponsor og Governance:

34 PMO Charter, muligt indhold EXECUTIVE SUMMARY INTRODUCTION AND BACKGROUND PMO JUSTIFICATION PMO MISSION AND VISION PMO OVERALL FUNCTIONS AND TYPE OF PMO PMO SERVICES AND ACTIVITIES PMO, HOW TO MEASURE THE SUCCESS INCL PMO METRICS PMO STAFFING PMO STAKEHOLDERS PMO SPONSOR PMO ORGANIZATIONAL STRUCTURE PMO AS A LEARNING ORGANIZATION PROPOSED STRATEGY TO ESTABLISH THE PMO PMO DRAFT BUDGET FUTURE OF THE PMO AND THE PMO LIFECYCLE PMO COMMUNICATION PLAN APPENDICES WITH DOCUMENTS UPDATED ON A REGULAR BASIS Multiple sources: Ken Martin,2011, XXX bog + Hobbs et al 2010, Floyd Sanders, 2014

35 PMO Charter, muligt indhold Litteratur og inspiration: Google søgning Google Scholar LinkedIN grupper Bøger Amazon

36 Den røde tråd i alt hvad vi laver: Reflecting on theories in use Præsentation af seneste teori og "best practice". Visualisering af hvad vi vil Kommunikation af hvad vi vil Continues improvement og eksempler på dette

37 Forventninger og målsætning Hvad er dine egne forventninger til dette træningsforløb? Hvad er din chefs eller virksomheds forventninger til dig? Hvordan vil du kunne se, mærke eller måle om måneder at denne træning har haft en effekt?

38 Målsætning og effekt: Hvad ønsker du at opnå med din deltagelse i denne træning? Hvad er den absolut bedste effekt/egenskab du kan forestille dig at få, som følge af din deltagelse i denne træning? Hvorfor er det vigtigt for dig at opnå denne effekt? Hvilken effekt ønsker du at opnå på dit eget område/afdeling? Hvordan vil du kunne se, mærke eller måle om måneder at denne træning har haft en effekt?

39 Intro til Superfero, en Online læringsplatform Udfordringer mellem hvert modul Forberedelse til det næste model Refleksioner over eget arbejde Feedback fra Instruktør og andre deltagere Mulighed for ekstra opgaver

40 Forberedelse til Modul 2 Check Superfero for udfordringer Check forberedelses folderen på Google drevet

41 Praktiske detaljer Workshops altid i IDA huset Alle materialer finde på Goodle drev, du modtager en invitation Medbring binder til hvert modul Medbring notesbog Check forberedelses mappe på Google drev før hvert modul for opgaver og program.

42 Spørgsmål?