Kvalitetsstyringssystem for test af leverandørernes implementering af MedCom s profiler

Transkript

1 Kvalitetsstyringssystem for test af leverandørernes implementering af MedCom s profiler Version september 2014

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING OG BAGGRUND ANTILOPE PROJEKTET FASEPLAN FOR UDVIKLING AF ET KVALITETSSTYRINGSSYSTEM Fase 1: Afgrænsning Fase 2: Erfaringer Fase 3: KS-System Fase 4: Afprøvning... 7 Kvalitetsstyringssystem for test af interoperabilitet Side 2 af 7

3 1 INDLEDNING OG BAGGRUND MedCom har igennem de sidste 20 år stået for opbygning af det danske sundhedsdatanet. En vigtig del af sundhedsdatanettet er brugen af standarder som specificerer hvordan kliniske og administrative data kan udveksles mellem de mange sundhedsorganisationer (sygehuse, kommuner, lægepraksis, speciallæger, apoteker mfl.). En standard beskriver hvilke data som kan udvikles og er normalt meget rummelig, så den kan bruges bredt. Imidlertid betyder denne rummelighed at standarder ikke lige kan anvendes i de forskellige it-systemer, idet rummeligheden betyder at leverandørerne tolker og implementerer standarderne forskelligt. MedCom har gennem årene udviklet en lang række profiler, som har til formål at beskrive hvordan en standard skal anvendes i en bestemt situation (f.eks. recept, epikrise, laboratorie svar, henvisning). MedCom s profiler er også bredt kendt som de gode EDI/XML breve. MedCom har gennem årene udviklet ca. 150 profiler som anvendes bredt af alle leverandørerne at it-systemer i den danske sundhedssektor. MedCom s profiler sikrer at de mange it-systemer kan genbruge de data som udveksles (interoperabilitet). Da der er tale om meget store mænger data som udveksles i det danske sundhedsdatanet (6. mill. meddelelser pr. måned) har MedCom igennem mere end 15 år testet og certificeret at leverandørerne har implementeret profilerne korrekt. Resultatet at test og certificeringen offentliggøres løbende på MedCom s hjemmeside og anvendes i høj grad af leverandørerne af it-systemerne og brugerne til løbende at følge udviklingen. Offentliggørelsen af resultatet af test og certificeringen har medført en øget konkurrence og en tilstand som betyder at it-leverandør er nødt til løbende at implementere de standarder og profiler som MedCom tager i brug til sundhedsdatanettet. Anvendelsen af MedCom s profiler øges fortsat, hvilket naturligvis også betyder at de mulige fejl som der være i udveksling af data i sundhedsdatanettet også øges. MedCom er derfor kommet til den konklusion at det er nødvendigt at beskrive og implementere et kvalitetssikringssystem til for test af leverandørernes implementering af MedCom s profiler. Med andre ord er der tale om at MedCom med et kvalitetsstyringssystem vil sikre en højere grad af professionalisering, hvor dokumentation og arbejdsgange udføres ensartet og transparent uafhængigt af det it-system der testes og den/de MedCom medarbejdere som udfører testen. Kvalitetsstyringssystem for test af interoperabilitet Side 3 af 7

4 2 ANTILOPE PROJEKTET MedCom er koordinator (Ib Johansen) for det EU-støttede projekt Advancing ehealth Interoperability i (Antilope). En af leverancerne i projektet er udvikling af et kvalitetsstyrings system (KS-system) til test af interoperabilitet. Leverancerne i projektet er blevet vist ved 10 work shops med deltagere af de nationale sundhedsaktører i Europa og i Danmark blev der afholdt en workshop den 21. januar 2014 med deltagelse fra Danmark, Norge, Sverige, Finland og Letland. KS-systemet til test af interoperabilitet er udviklet i et samarbejde med de førende organisationer som arbejder med test af interoperabilitet af sundheds it-systemer (IHE, EuroRec, Continua, Nictiz mfl.). I marts måned blev projektet evalueret af EU kommissionen og uafhængige eksperter og fik den bedst opnåelige karakter for de opnåede resultater. Antilope KS-systemet til test af interoperabilitet som følger ISO 9000, ISO 17025, IEEE 925, består af 2 dele, som vist på nedenstående figur. i Kvalitetsstyringssystem for test af interoperabilitet Side 4 af 7

5 Del 1 beskriver de krav som der stilles til den organisation som udfører testen (ledelsesmæssige procedurer). Kravene omfatter at der f.eks. skal foreligge beskrivelser for: Organisationen Dokument styring (generelle, godkendelser, ændringer) Review Klager Forbedringer Forebyggende arbejder Del 2 er en beskrivelse af en række forbundne procedurer for test af om et it-system har implementeret en standard eller et profil korrekt. Beskrivelsen er generisk og indeholder checklister som kan bruges til at udarbejde en målrettet procedurebeskrivelse for f.eks. de standarder og profiler som anvendes til det danske sundhedsdatanet. Antilope KS-systemet til test af interoperabilitet vurderes til at være et godt afsæt til at udvikle et KS-system til brug i MedCom. 3 FASEPLAN FOR UDVIKLING AF ET KS- SYSTEM Flere elementer i Antilope KS-systemet er baseret på erfaringer fra MedCom, hvilket betyder at der ikke skal startes helt forfra. Dog kan MedCom drage stor nytte af en række andre nye elementer i Antilope KSsystemet som har vist sin duelighed i andre førende organisationer som arbejder test og certificering. Som helhed vil KS-systemet skulle bruges af MedCom s personale til at sikre ensartede og strømlinede arbejdsprocedure som løbende forbedrer kvaliteten af test og implementering af de profiler som bruges i sundhedsdatanettet. Større dele af KS-systemet forventes også at blive publiceret og vil/skal bruges af it-leverandører, it-arkitekter mfl. ved planlægning og implementering af MedCom s standarder og profiler. På den nedenstående figur er vist en faseplan udvikling af et KS-system for test af leverandørernes implementering af MedCom s profiler. Arbejdet vurderes at kunne gennemføres på 8-12 måneder. Kvalitetsstyringssystem for test af interoperabilitet Side 5 af 7

6 3.1 Fase 1: Afgrænsning I fase 1 udarbejdes der en afgrænsning af opgaven hvor det besluttes hvilke områder der er vigtigst at medtage i KS-systemet. En vigtig del af afgrænsningen er endvidere at tage stilling til hvordan KSsystemet kan anvendes som et web-system både af MedCom s personale og eksterne it-leverandører. Målet er at MedCom s procedurer, testprotokoller, skemaer med testdata og testresultater kan indtastes via et web-baseret system. Parallelt med afgrænsningen udarbejdes der en plan for de ressourcer og kompetencer der skal involveres i arbejdet. Ved dette arbejde er det vigtigt at tage hensyn til vigtigheden af at MedCom s nuværende personale, som har mange erfaringer, bliver inddraget tilstrækkeligt. Endvidere skal der sikres at opgaven kan gennemføres indenfor det budget som fastsættes. 3.2 Fase 2: Erfaringer Flere elementer i Antilope KS-systemet er baseret på erfaringer fra MedCom, hvilket betyder at der ikke skal startes helt forfra. Dog kan MedCom drage stor nytte af en række andre nye elementer i Antilope KSsystemet som har vist sin duelighed i andre førende organisationer som arbejder test og certificering. Formålet med fase 2 er at opsamle de gode og de dårlige erfaringer med test den nuværende test og certificering som udføres af MedCom. Erfaringerne indhentes ved at inddrage it-leverandører og brugere af itsystemerne som har et kendskab til arbejdet i MedCom. Erfaringerne klassificeres og scores og vil danne grundlaget for hvilke områder der skal prioriteres i udvikling af KS-systemet (fase 3). 3.3 Fase 3: KS-System I denne fase udvikles (beskrives) selve KS-systemet for test af leverandørernes implementering af MedCom s profiler. Ved beskrivelserne vil der blive lagt vægt på at kun det mest nødvendige medtages og at beskrivelserne er operationelle og kan understøtte arbejdsgangene i MedCom og hos leverandørerne med test og certificering. KS-systemet vil indeholde 2 dele: Del 1: Krav til ledelsesmæssige procedurer Del 2: Procedurer for test og certificering Kvalitetsstyringssystem for test af interoperabilitet Side 6 af 7

7 3.4 Fase 4: Afprøvning I fase 4 gennemføres der en afprøvning af det samlede KS-system. F.eks. kan der gennemføres en test med udvalgte leverandører af 2-3 profiler. Før testen gennemføres opstilles der en række kriterier som vil være retningsgivende for om KS-systemet er anvendeligt og/eller hvor det evt. skal opdateres. Afprøvningen afsluttes med et notat som beskriver den videre proces med at implementere KS-systemet i MedCom og hos it-leverandørerne samt forslag til den videre udvikling og vedligeholdelse. Kvalitetsstyringssystem for test af interoperabilitet Side 7 af 7