Hovedbestyrelse Referat - møde den 21. april 2016

Transkript

1 Hovedbestyrelse Referat - møde den 21. april 2016 Deltagere: Birthe Petersen, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Jette Jungersen Leif Boyer Laila Nebel Afbud: Erik Ravn Benny Poulsen Simone Christensen Steen Hagstrøm Ole Pedersen Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf Fax alleroed@bdk.dk Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Referat af møde i hovedbestyrelsen, torsdag den 21. april 2016, kl , i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Sager til orientering 4. Orientering fra formandsskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Eventuelt 7. Næste hovedbestyrelsesmøde 8. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Dispositionsfond, oversigt 2. Dispositionsfond, notat 3. Afdeling 4, aftale om 8A 4. Afdeling 5, afgørelse i nævnssag 5. Afdeling 5, orienteringsbrev

2 1. Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt efter seneste hovedbestyrelsesmøde. at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om revisionsprotokollen til efterretning. 2. Sager til behandling Under dette punkt behandles forenings- og afdelingssager, hvor det indstilles at hovedbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. Under dagsordenens punkt 3 behandles sager til orientering. 2.1 Foreningen Dispositionsfonden Boligkontoret Danmark har udarbejdet en ajourført oversigt over foreningens dispositionsfond og trækningsret i Landsbyggefonden, der er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. Af oversigten fremgår, at foreningen med de nuværende disponeringer har en disponibel andel af dispositionsfonden på omkring 9 mio. kr. I forbindelse med ajourføring af oversigten er der konstateret en mangel i beslutningsgrundlaget for støtten til Afdeling 10, Ørnevang, helhedsplan, idet et årligt driftsstøttebidrag på kr. ikke er beskrevet. Forholdet er nærmere beskrevet i notat, vedlagt denne dagsorden som bilag 2. På hovedbestyrelsesmødet den 21. april 2016 deltager byggeøkonomichef Erik Andreasen for en nærmere redegørelse af Landbyggefondens støttetilsagn til helhedsplaner, herunder såkaldte mankolån, jf. bilag 2. at hovedbestyrelsen forholder sig til dispositionsfonden, og redegørelsen vedrørende Afdeling 10, Ørnevang, støtte til den igangværende helhedsplan. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om den givne støtte til Afdeling 10, Ørnevang, helhedsplan til efterretning. Bestyrelsen udtrykte kritik af, at beslutningsgrundlaget for projektets igangsætning ikke med tydelighed omfatter det årlige støttebidrag fra foreningens dispositionsfond på kr. Hovedbestyrelsen tog oversigten over dispositionsfonden og trækningsret til efterretning, idet der fremsendes en revideret oversigt. Oversigten dateres. På mødet redegjorde Erik Andreasen for støtten til helhedsplanerne i Afdeling 10 og 11, Ørnevang og Uglevang, og betydningen af det årlige støttebidrag på de kr. Erik gennemgik oversigten over dispositionsfonden og Landsbyggefondens mankolån. I oversigten er medtaget et mankolån i forbindelse med en mulig helhedsplan i Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget. Det blev aftalt, at der skal arbejdes for at skabe et samlet overblik over afdelingernes kommende års renoveringsprojekter, til brug for vurderinger af behov for økonomisk støtte fra dispositionsfonden. Støtten skal ses i forhold til huslejeniveauer. 2.2 Foreningen Lokalrådsmøde Boligkontoret Danmark afholder lokalrådsmøde den 3. maj 2016, hvor Boligselskabet Nordsjælland er vært. Mødet afholdes i Hillerød. Indkaldelse/dagsorden er udsendt. På hovedbestyrelsesmødet den 21. april 2016 koordineres tilmelding og transport til mødet. Lillerød Boligforening er vært ved næste lokalrådsmøde, der er kalendersat til torsdag den 17. november På hovedbestyrelsesmødet den 21. april 2016 drøftes/planlægges værtsskabet. side 2/7

3 at hovedbestyrelsen koordinerer tilmeldinger og transport til det kommende lokalrådsmøde, samt planlægger værtsskabet for efterårets møde. På mødet blev det noteret, at Ella Pedersen, Laila Nebel, Jette Jungersen, Gert Fris og Erik Ravn deltager på lokalrådsmødet den 3. maj Hver enkelt tilmelder sig selv. Transport blev koordineret. Hovedbestyrelsen noterede sig værtsskabet for lokalrådsmøde den 17. november 2016, og det blev aftalt at mødet afholdes i Lindebakkens selskabslokale, om muligt. 2.3 Foreningen Implementering af konfliktmæglerfunktionen Boligkontoret Danmark tilbyder konfliktmægling i sager mellem beboere, beboere og bestyrelsen og bestyrelsen imellem. Konfliktmægling kan være en effektiv måde at få ændret adfærden hos mennesker, når forståelser og fjendebilleder præger opfattelsen af hinanden. Det skal bidrage til at øge trivslen i afdelingerne og samtidig bidrage til sparet tid på afdelingskontoret til behandling af tilbagevendende klager mellem to eller flere parter. Konfliktmægling kan tilbydes, når det ikke længere giver mening at skrive advarsler og klagebreve. Alle sager indledes med en afdækning af konfliktens indhold og parter. Herefter besluttes om der er basis for et mæglingsmøde eller om sagens parter rådgives telefonisk hver for sig. En måned efter følges op på om konflikten er løst eller konfliktniveauet nedbragt. Prisen for rådgivning og/eller mægling er jf. Boligkontoret Danmarks prisblad i kr. inkl. moms pr. time. Et forløb tager fra ca timer, inkl. indledende afdækning og efterfølgende opfølgning. Ved mæglingsmøder tillægges udgifter til transport og evt. tolkebistand. Transportudgiften udgør 566 kr. som er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Det anbefales at mæglingen kun kan rekvireres af Boligkontoret Danmarks ansatte på afdelingskontoret eller af foreningens bestyrelse, og dermed ikke af enkeltbeboere. Det kan drøftes om man lokalt ønsker, at kun én af parterne kan rekvirere en mægler og i hvilke situationer. at hovedbestyrelsen vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres og på hvis foranledning. Endvidere indstilles, at hovedbestyrelsen træffer beslutning om udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller foreningen, eller begge udfra en fastsat fordelingsnøgle, samt at der afsættes beløb hertil i de kommende driftsbudgetter. Hovedbestyrelsen besluttede, at konfliktmægleren kan rekvireres igennem afdelingskontorets medarbejdere og i samråd med formandsskabet. Der tages stilling fra sag til sag, om hvorvidt konfliktmægling ses som formålstjenlig. Hvis konfliktmægling vælges træffes der samtidig aftale om betaling heraf. Hovedbestyrelsen bemyndigede således formandsskabet til at træffe beslutning i sagerne. 2.4 Foreningen Seminar 2017 Der har været afholdt formandsmøde den 16. marts 2016, hvor et seminar i marts 2017 for alle afdelings- og hovedbestyrelsesmedlemmer, samt ansatte, blev drøftet. Det blev aftalt, at der på det kommende formandsmøde nedsættes et arrangementsudvalg. Det er ønsket, at seminaret i 2017 planlægges i god tid, og der tilstræbes et stort fremmøde. På hovedbestyrelsesmødet den 21. april 2016 foreslås en drøftelse af mulige emner til seminaret, samt at bestyrelsen nedsætter udvalget og lader sig repræsentere heri. side 3/7

4 at hovedbestyrelsen forholder sig til seminar i Hovedbestyrelsen nedsatte et arrangementsudvalg til planlægning af seminar i Hovedbestyrelsen valgte Erik Ravn til udvalget. Øvrige vælges på det kommende formandsmøde. Forslag til program sammen med et økonomisk overslag skal behandles i og godkendes af hovedbestyrelsen. 2.5 Foreningen / Afdeling 4, Kirkevænget Aftale om lejemålet 8A Hovedbestyrelsen har tidligere bekræftet, at Afdeling 4, Kirkevænget, skal have dækket driftsudgifter forbundet med lejemålet Kirkevænget 8A samt at en eventuel fortjeneste skal tilgå foreningen. Forholdet har været drøftet mellem formandskabet og afdelingsbestyrelsen, og der er nu opnået enighed om en skriftlig aftale. Aftalen er vedlagt denne dagsorden som bilag 3. at hovedbestyrelsen tilslutter sig den skriftlige aftale omhandlende lejemålet Kirkevænget 8A. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig den skriftlige aftale omhandlende lejemålet Kirkevænget 8A. Aftalen blev underskrevet. 3. Sager til orientering Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. 3.1 Foreningen Nyt Stormøde indkaldt af beboer På hovedbestyrelsesmødet den 2. februar 2016 blev bestyrelsen forholdt, at en beboer i foreningen har indkaldt til stormøde den 3. februar 2016 om den fremtidige administration af Lillerød Boligforening. Hovedbestyrelsen tog afstand fra pågældende beboers kritik af administrationen og af de navngivne medarbejdere. Stormødet den 3. februar 2016 var indkaldt til selskabslokalet i Afdeling 12, Lindebakken. Der mødte ikke nogen beboere frem, og således heller ikke pågældende beboer, der havde indkaldt til mødet. Samme beboer indkaldte samtlige beboere i foreningen til nyt stormøde den 6. april 2016 i Lillerød Hallen. Mødet var omtalt i Allerød Nyt, både i læserbrev og i en artikel. Der mødte omkring 60 beboere op til dette møde, heriblandt cirka 10 bestyrelses- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer. På hovedbestyrelsesmødet den 21. april 2016 drøftes det afholdte møde, for bestyrelsens orientering. Hovedbestyrelsen udtrykte på ny forbehold for flere af de udsagn pågældende beboer fremkommer med. Udsagn der er udokumenterede og uden anerkendelse af foreningens demokratiske processer. 3.2 Foreningen Kollektive forbedringer På foranledning af Jette Jungersen ønskes en nærmere redegørelse for opkrævning af leje for gennemførte kollektive forbedringer; om hvorvidt de huslejemæssige konsekvenser ved optagelse af forbedringslån skal være en del af en grundleje eller opkræves separat. Forholdet er også berørt i den aktuelle nævnsafgørelse, jf. denne dagsordens punkt 3.3. I denne sag er det primære formål med at indregne betaling af gasfyr i grundlejen, at gøre denne direkte sammenlignelig med øvrige boligafdelinger, som grundlag for en forhandling af økonomisk støtte til afdelingens helhedsplan. side 4/7

5 Igennem de seneste år er det i Lillerød Boligforening blevet praktiseret forskellig, idet der i enkelte tilfælde er foretaget opkrævninger af lejeforhøjelser som følge af kollektive forbedringer separat fra grundlejerne. Det er dog Boligkontoret Danmarks nuværende opfattelse, at lejeforhøjelser som følge af kollektive forbedringer som fx nye vinduer, nyt varmeanlæg, ny tagbelægning, skal indregnes i grundlejerne, og det alene er individuelle forbedringer der opkræves separat. Der redegøres nærmere herfor på mødet den 21. april Det blev aftalt, at hovedbestyrelsen præsenteres for et eksempel på bilag til budget, hvoraf lån fremgår, og punktet medtages på næste hovedbestyrelsesmøde. 3.3 Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget Beboerklagenævnssag På hovedbestyrelsesmødet den 8. marts 2016 fik bestyrelsen forelagt beboeres indbringelse af en sag for Beboerklagenævnet og Boligkontoret Danmarks kommentarer hertil. Nævnet har den 18. marts 2016 truffet følgende afgørelse i sagen: Opkrævningen er reelt en lejeforhøjelse og kan derfor først opkræves pr. 1. maj Afgørelsen er vedlagt denne dagsorden som bilag 4. Boligkontoret Danmark har ved brev af 31. marts 2016 orienteret beboerne om afgørelsen, og de afledte konsekvenser heraf. Brevet er vedlagt denne dagsorden som bilag Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget Helhedsplan Hovedbestyrelsen har senest på møde den 10. november 2015 drøftet afdelingens mulige helhedsplan, og særligt muligheden for en gennemgribende renovering af mellembygningerne. På mødet blev byggeudvalget bemyndiget til, og i samarbejde med Boligkontoret Danmark, at søge afklaring med Landsbyggefonden om helhedsplanens videre forløb. Dette forinden der tilknyttes et arkitektfirma. Byggeudvalget har efterfølgende drøftet den videre proces, og har valgt at inddrage beboerne forud for en fornyet drøftelse med Landsbyggefonden. Der er indkaldt til orienteringsmøde tirsdag den 17. maj at hovedbestyrelsen tager orienteringen om sager til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om sager til efterretning. 4. Orientering fra formandsskabet På mødet vil formandsskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra formandskabet til efterretning. På mødet oplyste Birthe Petersen og Gert Fris: at foreningen har fået afslag på ansøgning til Kvickly om andel af det beløb, som Kvickly tildeler foreninger i forbindelse med deres jubilæum at der har været valg blandt de store medlemmer i Boligkontoret Danmark til Boligkontorets bestyrelse; der var et såkaldt fredsvalg med genvalg at Boligkontoret Danmark afholder repræsentantskabsmøde den 11. juni 2016 side 5/7

6 5. Orientering fra forretningsførelse 5.1 Udlejning statusrapport På hovedbestyrelsesmødet den 2. februar 2016 blev bestyrelsen orienteret om den markedsundersøgelse, som der er gennemført i forbindelse med det forberedende arbejde til et kommende nybyggeri i Ny Blovstrød. Undersøgelsen omfatter over 300 besvarelser fra boligsøgende på foreningens venteliste, og vil indgå som en del af materialet til et kommende projekt. På hovedbestyrelsesmøde i juni vil bestyrelsen blive præsenteret for resultaterne af markedsundersøgelsen. 5.2 Dispositionsfonden Der henvises til denne dagsordens punkt 2.2. at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsførelsen til efterretning. 6. Eventuelt På mødet blev E-dagsorden drøftet, og der var enighed om, at systemet skal anvendes. 7. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde er planlagt afholdt tirsdag den 7. juni 2016, kl Forretningsfører Tonny Bjørn er imidlertid blevet indkaldt til et internt ledelsesseminar hvorfor mødet foreslås rykket til tirsdag den 14. juni 2016, kl at hovedbestyrelsen forholder sig til en eventuel anden dato for næste hovedbestyrelsesmøde, og aftaler eventuelle emner/sager til behandling på dette. Hovedbestyrelsen besluttede, at næste møde afholdes tirsdag den 14. juni Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 21. april 2016 godkendt ved underskrift. side 6/7

7 Birthe Petersen Gert Fris Benny Poulsen (-) Ella Pedersen Erik Ravn (-) Jette Jungersen Leif Boyer Laila Nebel Ole Pedersen (-) Simone Christensen (-) Steen Hagstrøm (-) side 7/7