Retningslinjer for Kammeradvokatens Videnportal for staten

Transkript

1 Retningslinjer 20. oktober 2015 SIK/ATAGH Retningslinjer for Kammeradvokatens Videnportal for staten 1. Indledning Følgende retningslinjer har til formål at regulere brug af Kammeradvokatens Videnportal for staten i forbindelse med videndeling af paradigmer, responsa og andet skriftligt materiale udarbejdet af Kammeradvokaten i medfør af kontrakt indgået mellem Finansministeriet og Kammeradvokaten den 18. december 2014 (fremover benævnt kammeradvokataftalen). 2. Extranet Kammeradvokaten har oprettet en Videnportal for staten, som ligger på Kammeradvokatens extranet, der er tilgængelig via Kammeradvokatens hjemmeside. Her kan statslige institutioner omfattet af kammeradvokataftalen, herunder institutioner, der har valgt at tilslutte sig kammeradvokataftalen (fremover benævnt statslige indkøbere), få adgang til paradigmer, responsa og andet skriftligt materiale Adgang til extranet Adgang til videnportalen er baseret på et log-on system og etableres ved oprettelse af personlige brugerkonti, som har individuelle og selvvalgte kodeord. Ved oprettelse skal brugeren angive sine kontaktoplysninger, herunder sit fulde navn, arbejdssted m.v. Moderniseringsstyrelsen har i samarbejde med Kammeradvokaten administratoradgang til videnportalen. Moderniseringsstyrelsen administrerer og vedligeholder brugeradgange til videnportalen. Anmodning om at få adgang til videnportalen fra en statslig indkøber skal ske ved henvendelse til Moderniseringsstyrelsen. Moderniseringsstyrelsen er ansvarlig for at administrere de tildelte brugerkonti, herunder ansvarlig for jævnlig fornyelse af brugerkonti for at hindre uretmæssig adgang til videnportalen Sikkerhed Videnportalen ligger på Kammeradvokatens extranet, der er en sikker onlineservice, som Kammeradvokaten benytter til samarbejde, videndeling og kommunikation med eksterne kunder. Kammeradvokaten er som ejer af videnportalen an-

2 Side 2 af 6 svarlig for at sikre og opretholde it-sikkerhedsmæssige foranstaltninger, herunder sikre, at alene brugere, der har fået tildelt adgang og har et korrekt kodeord, kan anvende videnportalen. Kammeradvokaten er ansvarlig for, at videnportalen er beskyttet mod tredjemands uberettigede adgang til videnportalen ved at have de fornødne sikkerhedsprogrammer, der forhindrer tiltvungen adgang til videnportalen Rettigheder og ansvar På videnportalen er der i overensstemmelse med kammeradvokataftalen indlagt nedenstående rettigheds- og ansvarsbestemmelse, som statslige indkøbere skal godkende ved første login på videnportalen og ved åbning af dokumenter: Kammeradvokatens Videnportal for staten indeholder responsa, paradigmer og andet skriftligt materiale udarbejdet af Kammeradvokaten under kontrakt indgået mellem Finansministeriet og Kammeradvokaten om levering af juridiske ydelser den 18. december 2014 (kammeradvokataftalen). Finansministeriet erhverver ubegrænset brugsret til materialet på videnportalen. Den ubegrænsede brugsret indebærer, at Finansministeriet må benytte materialet frit til intern brug. Finansministeriet må desuden udlevere materialet til andre statslige institutioner, som ligeledes må benytte materialet frit til intern brug. Endelig må Finansministeriet og andre statslige institutioner udlevere materialet eksternt. Eksterne modtagere må udelukkende benytte materialet i forbindelse med udførelse af opgaver for staten. Kammeradvokaten kan ikke på nogen måde holdes ansvarlig for Finansministeriets eller andres brug af materialet, hvis Kammeradvokaten ikke har ydet rådgivning i forbindelse med brugen. Hvis en statslig indkøber har behov for Kammeradvokatens rådgivning om brug af dokumenter på videnportalen i forbindelse med en konkret sag, skal henvendelse ske direkte til Kammeradvokaten, og rådgivning ydet i forbindelse hermed vil blive afregnet i henhold til de til enhver tid gældende satser i kammeradvokataftalen. Kammeradvokaten kan som det fremgår ovenfor ikke holdes ansvarlig for brug af materiale på videnportalen, hvis Kammeradvokaten ikke har ydet rådgivning i forbindelse med brugen. 3. Adgang til paradigmer, responsa og andet skriftligt materiale I henhold til kammeradvokataftalen skal Kammeradvokaten uden særskilt vederlag give statslige indkøbere adgang til kammeradvokatens paradigmer, håndbøger og lignende. Kammeradvokaten skal endvidere uden særskilt vederlag give Finansministeriet adgang til opgaver, herunder responsa og andet skriftligt materiale, som er udfærdiget af Kammeradvokaten under kammeradvokataftalen.

3 Side 3 af 6 4. Definition af paradigmer Paradigmer er eksempler på juridiske standarddokumenter, som er vurderet at have en generel interesse. Paradigmer er rene juridiske dokumenter med skarpe parenteser, som kan genanvendes efter indholdsmæssig og juridisk tilpasning til den konkrete situation Opdatering af paradigmer Kammeradvokaten vil løbende opdatere paradigmer på videnportalen ved lov- og praksisændringer. Opdateringen sker hurtigst muligt efter, at Kammeradvokaten er blevet opmærksom på den pågældende lov-eller praksisændring. Der kan dog foreligge en vis reaktionstid, før de relevante paradigmer bliver opdateret fuldt ud. Det vil fremgå af paradigmerne, at Kammeradvokaten tager forbehold for eventuelle lov- eller praksisændringer, som kan berøre indholdet af det pågældende paradigme. Paradigmerne er dateret således, at brugerne får kendskab til, hvornår det pågældende paradigme sidst er blevet opdateret Definition af responsa Responsa er Kammeradvokatens udtalelser om, hvad gældende ret må antages at være på et område generelt eller i forbindelse med en konkret sag, når opgaven er påtaget for statslige indkøbere. Responsa udgøres således af: - udtalelser til intern eller ekstern brug om, hvad der må antages at være gældende ret generelt eller i en konkret situation. Der kan være tale om et notat eller et andet skriftligt format, som er defineret som et responsum af den statslige indkøber. - appel- eller forligsindstillinger Opdatering af responsa Responsa udlagt på videnportalen vil ikke blive opdateret af Kammeradvokaten, og repræsenterer alene et øjebliksbillede af, hvordan Kammeradvokaten har løst en generel eller konkret problemstilling. I forbindelse med udlægning af et responsum tages der ikke stilling til, om et eller flere ældre responsa har forholdt sig til et eller flere identiske retlige spørgsmål, og det kan derfor forekomme, at samme retlige spørgsmål tilsyneladende er løst på forskellige måder, f.eks. fordi en retstilstand er ændret ved mellemkommende domspraksis eller lignende. Det er op

4 Side 4 af 6 til brugerne at vurdere et tidligere afgivet responsums anvendelighed i konkrete tilfælde. 4.4 Definition af andet skriftligt materiale Skriftligt materiale er Kammeradvokatens juridiske rådgivning om en generel eller konkret problemstilling, der afgives til en statslig indkøber i notatform eller i anden skriftlig form, eksempelvis via elektronisk mail, og som i øvrigt i indhold og format er egnet til udlæggelse på videnportalen, jf. bl.a. punkt 6. Skriftligt materiale udlagt på videnportalen vil ikke blive opdateret af Kammeradvokaten, jf. punkt Udlæggelse af responsa og andet skriftligt materiale på videnportalen Ved bestilling af et responsum eller andet skriftligt materiale skal Kammeradvokaten orientere den statslige indkøber om videnportalen og orientere om, at responsummet eller det pågældende skriftlige materiale som udgangspunkt skal udlægges på videnportalen, når det er afgivet. Kammeradvokaten skal inden udlæggelse på videnportalen sikre sig, at den statslige indkøber accepterer udlæggelsen, f.eks. ved skriftlig bekræftelse heraf. Passiv accept eller lignende kan ikke udgøre et gyldigt grundlag for udlæggelsen. Udlæggelse af responsa og andet skriftligt materiale vil som følge af ovenstående procedurer ske fremadrettet. Der vil således være en vis periode fra åbning af videnportalen til, at materialet bliver tilgængeligt på videnportalen. I overensstemmelse med kammeradvokataftalen kan udlæggelse af responsa og andet skriftligt materiale på videnportalen ikke medføre ekstraomkostninger for den statslige indkøber, jf. dog nedenfor. Følgende materiale udlægges ikke på videnportalen: - Responsa og andet skriftligt materiale, som den statslige indkøber ikke ønsker at videndele på videnportalen. Følgende materiale udlægges ikke i deres helhed på videnportalen: - Responsa og andet skriftligt materiale, der indeholder almindelige personoplysninger eller følsomme personoplysninger, og dermed påkræver hel eller delvis anonymisering, jf. punkt 5. - Responsa og andet skriftligt materiale, der indeholder oplysninger, som er omfattet af Statsministeriets Sikkerhedscirkulære, eller andre fortrolige oplysninger, herunder oplysninger i henhold til børsetiske regler, og dermed påkræver hel eller delvis anonymisering, jf. punkt 5.

5 Side 5 af 6 For dette materiale gælder, at Kammeradvokatens hjælp til anonymisering vil blive afregnet i henhold til de til enhver tid gældende satser i kammeradvokataftalen. Det er Kammeradvokatens ansvar at påse, at ovennævnte retningslinjer overholdes ved bestilling og ved udlæggelse på videnportalen. 6. Håndtering af personoplysninger samt oplysninger omfattet af Statsministeriets Sikkerhedscirkulære og andre fortrolige oplysninger Inden responsa og andet skriftligt materiale kan udlægges på videnportalen skal Kammeradvokaten håndtere eventuelle personoplysninger i henhold til persondataloven, jf. lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger med senere ændringer. Kammeradvokaten skal endvidere håndtere eventuelle oplysninger, som er fortrolige i medfør af Statsministeriets Sikkerhedscirkulære, jf. cirkulære nr af 17. december 2014 om sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt, og andre fortrolige oplysninger, herunder oplysninger i henhold til børsetiske regler. Dette betyder, at Kammeradvokaten ikke må udlægge responsa og andet skriftligt materiale i deres fulde ordlyd, såfremt de indeholder almindelige personoplysninger og/eller følsomme personoplysninger eller oplysninger, som er omfattet af Sikkerhedscirkulæret, eller andre fortrolige oplysninger, herunder oplysninger i henhold til børsetiske regler. Responsa og andet skriftligt materiale, som indeholder almindelige personoplysninger og/eller følsomme personoplysninger eller oplysninger omfattet af Sikkerhedscirkulæret eller andre fortrolige oplysninger, herunder oplysninger i henhold til børsetiske regler, må alene udlægges på videnportalen med en titel, der i anonymiseret form angiver, hvad det pågældende materiale omhandler samt navn på den statslige indkøber, der har bestilt responsummet hos Kammeradvokaten, og navn på den hos Kammeradvokaten registrerede kontaktperson, samt dato for materialets afgivelse. Til den anonymiserede titel tilknyttes en procedurebeskrivelse for rekvirering af materialet som har følgende ordlyd: Dette materiale indeholder almindelige personoplysninger og/eller følsomme personoplysninger eller oplysninger af fortrolig karakter. Materialet kan derfor ikke udlægges på videnportalen i sin helhed. For udlevering af materialet bedes henvendelse rettes til den institution, der har bestilt materialet. Kontaktperson er angivet ovenfor. Såfremt Kammeradvokaten inddrages for at bistå med anonymisering af et responsum eller andet skriftligt materiale, vil Kammeradvokatens tidsforbrug i forbindelse hermed blive afregnet i henhold til de til enhver tid gældende satser i kammeradvokataftalen. Kammeradvokatens tidsforbrug til anonymisering kan variere afhængig af det konkrete materiale.

6 Side 6 af 6 7. Ændring af retningslinjer Ændringer af eller tilføjelser til Moderniseringsstyrelsens retningslinjer for Kammeradvokatens Videnportal for staten kan alene ske efter forudgående aftale med Moderniseringsstyrelsen og Kammeradvokaten Ikrafttræden og opretholdelse Nærværende retningslinjer er gældende umiddelbart efter, at videnportalen tages i brug. Retningslinjerne skal overholdes, så længe statslige indkøbere har adgang til videnportalen.