Ledelsessystemer Vejledning i opbygning af et integreret ledelsessystem

Transkript

1 Dansk standard DS udgave Ledelsessystemer Vejledning i opbygning af et integreret ledelsessystem Integrated management systems

2 DS 8001 København DS projekt: M ICS: ; ; Første del af denne publikations betegnelse er: DS, hvilket betyder, at det er en standard udarbejdet på nationalt niveau. DS-publikationen er på dansk. DS-publikationstyper Dansk Standard udgiver forskellige publikationstyper. Typen på denne publikation fremgår af forsiden. Der kan være tale om: Dansk standard standard, der er udarbejdet på nationalt niveau, eller som er baseret på et andet lands nationale standard, eller standard, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som har fået status som dansk standard DS-information publikation, der er udarbejdet på nationalt niveau, og som ikke har opnået status som standard, eller publikation, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som ikke har fået status som standard, fx en teknisk rapport, eller europæisk præstandard DS-håndbog samling af standarder, eventuelt suppleret med informativt materiale DS-hæfte publikation med informativt materiale Til disse publikationstyper kan endvidere udgives tillæg og rettelsesblade DS-publikationsform Publikationstyperne udgives i forskellig form som henholdsvis fuldtekstpublikation (publikationen er trykt i sin helhed) godkendelsesblad (publikationen leveres i kopi med et trykt DS-omslag) elektronisk (publikationen leveres på et elektronisk medie) DS-betegnelse Alle DS-publikationers betegnelse begynder med DS efterfulgt af et eller flere præfikser og et nr., fx DS 383, DS/EN 5414 osv. Hvis der efter nr. er angivet et A eller Cor, betyder det, enten at det er et tillæg eller et rettelsesblad til hovedstandarden, eller at det er indført i hovedstandarden. DS-betegnelse angives på forsiden. Overensstemmelse med anden publikation: Overensstemmelse kan enten være IDT, EQV, NEQ eller MOD IDT: Når publikationen er identisk med en given publikation. EQV: Når publikationen teknisk er i overensstemmelse med en given publikation, men præsentationen er ændret. NEQ: Når publikationen teknisk eller præsentationsmæssigt ikke er i overensstemmelse med en given standard, men udarbejdet på baggrund af denne. MOD: Når publikationen er modificeret i forhold til en given publikation.

3 Indhold Side Forord... 5 Læsevejledning... 6 Indledning Emne og anvendelsesområde Normative referencer Termer og definitioner ISO 9001: ISO 14001: OHSAS 18001: God ledelse af ledelsessystemer Hvorfor god ledelse? Hvordan god ledelse? Mission, vision, strategi og ledelsessystem Beslutning om, hvilke områder og aktiviteter ledelsessystemet skal omfatte Sikring af ressourcer til udarbejdelse, implementering og drift Fordeling af ansvar og kompetencer Fastsættelse af kriterier for væsentlighed Kontrol og dokumentation af systemets brug, egnethed og effektivitet Ansvar for intern kommunikation og stadig forankring Intern kommunikation Dynamisk og konsekvent opfølgning Principper for prioritering og forbedring i et integreret ledelsessystem Ledelse og styring Processen at opbygge et integreret ledelsessystem Fælles elementer i integrerede ledelsessystemer Indledning Ledelsesprocesser Strategi og politikker Risikoorientering Kortlægning og udvælgelse af væsentlige processer og forhold Identifikation af lovkrav og andre bestemmelser Mål- og resultatstyring Ressourcer og organisation (struktur og ansvar) Intern audit Løbende forbedringer Ledelsens evaluering Forretningsprocesser Intern kommunikation Ekstern kommunikation Driftsplanlægning Driftsstyring Driftsovervågning Afvigelser og korrigerende og forebyggende handlinger Vedligehold Understøttende processer Dokumentstyring Registreringer Uddannelse Måleudstyr Beskrivelse af ledelsessystemet Hovedområder i et integreret ledelsessystem

4 Anneks 1 Supplerende forord Anneks 2 Definitioner Anneks 3 Krydsreferencer mellem standarderne Anneks 4 Kvalitetsstyring Anneks 5 Miljøledelse Anneks 6 Energiledelse Anneks 7 Arbejdsmiljøledelse Anneks 8 Fødevaresikkerhed Anneks 9 Økonomi Anneks 10 Risiko Anneks 11 Samfundsmæssigt ansvar Anneks 12 Faldgruber og ting, som bør undgås, samt gode råd Anneks 13 Medlemmer af S Bibliografi

5 Forord Organisationer har gennem det sidste årti eller længere implementeret ledelsessystemer med udgangspunkt i forskellige emner og med forskelligt fokus. Herunder blandt andet med fokus på kvalitet, miljø, energi, arbejdsmiljø, fødevaresikkerhed og etik samt på det seneste samfundsmæssigt ansvar. Denne standard bygger på de erfaringer, der hidtil er opnået. Frem for at have forskellige og selvstændige ledelsessystemer dækkende forskellige ledelsesområder giver denne standard vejledning med henblik på at integrere de forskellige systemer. Integrationen er en del af god ledelse, der gør organisationen til en helhed og dermed skaber overblik og kontrol med blandt andet processer og procedurer. Der er stadig plads til, at det integrerede system kan indeholde delsystemer, så der til stadighed kan skabes den nødvendige fokus på et enkeltområde indeholdt i det integrerede ledelsessystem. De organisationer, der ikke har haft den store succes, er typisk endt med at have flere selvstændige systemer, der mere eller mindre levede deres eget liv. Det hindrer overblik og helhed, men det betyder også, at mange aktiviteter gøres flere gange forskellige steder i organisationen. Disse organisationer klager typisk over, at deres ledelsessystemer er tunge, tidsrøvende og bureaukratiske. Der mangler erkendelse af, at delsystemer udnyttes bedst i et fælles ledelsessystem. Denne standard henvender sig derfor til de personer, som har ansvaret for at indføre og udvikle ledelsessystemer i alle typer af organisationer virksomheder, sammenslutninger, firmaer, bedrifter, myndigheder eller institutioner. Organisationerne har forskellige udgangspunkter for at håndtere flere ledelsessystemer på én gang. Standarden giver derfor vejledning til: Organisationer, der ikke har et formelt ledelsessystem, men som ønsker at udvikle et integreret ledelsessystem for to eller flere ledelsesområder. Organisationer, der har ét ledelsessystem og ønsker at integrere et eller flere ledelsesområder i dette. Organisationer, der har flere ledelsessystemer, der ønskes integreret i ét system. Standarden beskriver de fælles elementer fra de forskellige ledelsesstandarder, og den understreger behovet for topledelsens engagement samt vejleder i, hvordan organisationen kan integrere de enkelte ledelsessystemer. Fordelen ved at have ét integreret system i organisationen er, at det giver bedre ledelse: Fastlæggelsen af mål og gennemførelsen af forbedringer sker samlet/koordineret/afvejet. Organisation, struktur og ansvar fremstår entydigt. Overskueligheden lettes for brugerne af systemet. De enkeltstående ledelsessystemer tager udgangspunkt i, at der i organisationen foretages en grundlæggende gennemgang af organisationen og udfærdiges en eller flere politikker, som dækker de enkelte områder. Derefter opbygger man ledelsessystemet. Hvert ledelsesområde dækkes af en række elementer, der er fælles for alle ledelsessystemer, samt en række mere emnespecifikke beskrivelser, procedurer og instruktioner. I et integreret ledelsessystem benytter man de elementer, der er fælles for systemerne, til at lede de generelle forhold. Systemet udbygges efterfølgende kun med de elementer og dokumenter, der kan være behov for, når man ønsker at integrere endnu et nyt ledelsessystem. Tilsvarende skal ledelsessystemet selvfølgelig ændres, hvis der sker større ændringer i produktion, organisation, ejerskab m.m. Standarden er modulopbygget. De fælles ledelseselementer såvel som ledelsesområder beskrives i selvstændige afsnit og annekser, så det er muligt at integrere dem med organisationens andre ledelsessystemer, som fx økonomi, personaleledelse m.m., ved at fokusere på de manglende elementer og områder. Standarden kan således også bruges til at bygge videre på et eksisterende ledelsessystem. Standarden er udviklet med støtte fra "Program for renere produkter" i standardiseringsudvalg S-387 med medlemmer fra en lang række virksomheder og organisationer i Danmark (se anneks 13). Tak til alle, som bidrog. 5

6 Læsevejledning Standarden er opbygget som en generel vejledning om god ledelse af ledelsessystemer (kapitel 4) og de fælles elementer, som anvendes i et integreret ledelsessystem uafhængigt af, hvilke konkrete ledelsesområder der dækkes af systemet (kapitel 5). Ved etablering af et nyt ledelsessystem bør kapitel 4 og 5 derfor læses først. Dette gælder også, såfremt et eksisterende system baseret på en enkelt af standarderne for ledelsessystemet skal udbygges, da brugeren herigennem vil få et systematisk tjek af, om alle de nødvendige elementer i det fælles system er medtaget i det nye system. Kapitlerne 1 til 3 hører til i en standard, men er ikke afgørende for brug af standarden som vejledning. Forordet er skrevet som en ledelsesorienteret sammenfatning af gode argumenter for at etablere et integreret ledelsessystem, og indledningen giver en generel introduktion til standarden. I anneks 1 findes et supplerende forord, som med en anden indgangsvinkel argumenterer for, hvorfor ledelsen skal vælge et integreret ledelsessystem. I kapitel 6 beskrives en række forhold og erfaringer, som det kan være nyttigt at have med i sine overvejelser, ved opbygning eller udbygning af et system til at omfatte de enkelte ledelsesområder; disse er uddybende beskrevet i annekserne Her findes endvidere korte beskrivelser og litteraturhenvisninger til de centrale dokumenter for de enkelte områder i form af standarder, ordninger m.m. samt relevante værktøjer til ledelse og styring på områderne. Det er væsentligt at være opmærksom på, at annekserne er de arbejdsrelaterede beskrivelser, som er udledt af kap. 6. Hvis organisationen for eksempel allerede har et ledelsessystem, kan der i annekserne findes information om, hvordan man med udgangspunkt i dette system kan integrere andre ledelsessystemer. Anneks 2 lister definitionerne i de i Danmark mest anvendte standarder, nemlig kvalitetsstyring, miljøledelse, arbejdsmiljøledelse og energiledelse. Anneks 3 er et skema med krydsreferencer mellem disse standarder baseret på strukturen beskrevet i en ISO-vejledning om, hvad en standard for ledelsessystemer bør omfatte. Ud over de nævnte standarder er den europæiske miljøledelsesstandard (EMAS) og den sociale standard (SA 8000) medtaget sammen med en standard for kvalitetsstyring på stærkstrømsområdet; sidstnævnte er et eksempel på, hvordan ledelsessystemer breder sig til andre områder. Anneks 12 er baseret på de franske standarder for integration af ledelsessystemer og rummer en tjekliste for mulige faldgruber i opbygningen af et integreret ledelsessystem; tjeklisten kan bruges både som inspiration, inden man går i gang typisk hvis organisationen allerede har et ledelsessystem, som nu ønskes udvidet men også senere i et udviklingsforløb. Anneks 13 oplister medlemmerne af udvalget bag denne standard. Bibliografien supplerer standarder og værktøjer i annekserne omkring de enkelte ledelsesområder med de mere generelle referencer, som er anvendt, herunder listen over normative referencer i kapitel 2. 6

7 Indledning Ledelsessystemer kan udformes på utallige måder det afhænger helt af organisationen dens behov, mål, produkter, processer, organisation og kultur. De forskellige standarder for ledelsessystemer har derfor heller ikke et endegyldigt billede af, hvordan en godt ledet organisation ser ud. Til gengæld er standarderne blevet til på baggrund af mange års erfaringer med ledelse i alle størrelser og typer af organisationer. Standarderne er derfor en sammenfatning af erfaringer fra organisationer verden rundt: Hvad går godt? Hvad går typisk mindre godt? Hvor skal man passe på? Hvilke løsningsmuligheder er der gennemgående gode erfaringer med? Indførelsen af et integreret ledelsessystem bør være en strategisk beslutning truffet af topledelsen i en organisation. Det er ikke hensigten med denne danske standard at anbefale én bestemt opbygning af et ledelsessystem eller en bestemt måde at dokumentere dette system på. Denne danske standard tager udgangspunkt i en række internationale og danske standarder og forordninger m.v., som er listet i afsnit 2. Standardens opbygning kan visualiseres, som vist i figur 1. Kvalitet Miljø Energi God ledelse af ledelsessystemer Fælles elementer i et integreret ledelsessystem Arbejdsmiljø Fødevaresikkerhed Samfunds- Økonomi Risiko mæssigt Andet ansvar Figur 1 Standardens opbygning i tre niveauer de fælles elementer kombineres med de ledelsesområder, som organisationen vælger at integrere i systemet 7

8 DS 8001: Emne og anvendelsesområde Denne standard vejleder i at opbygge og udvikle et integreret ledelsessystem, som sikrer et systematisk og vedvarende arbejde med organisationens forhold inden for kvalitet, miljø, energi, arbejdsmiljø og andre ledelsesområder. Den giver et overblik over de elementer, der er fælles for ledelsessystemer, så flere områder kan tilføjes uden dobbeltarbejde. Standarden henvender sig til organisationer inden for alle brancher og sektorer, der påtænker at etablere eller udvide et ledelsessystem for deres aktiviteter, produkter og serviceydelser. 8

9 2 Normative referencer Normative referencer er henvisninger til andre normative dokumenter, hvis bestemmelser gælder for denne nationale standard. Når daterede referencer ændres eller revideres, gælder ændringen eller revisionen af disse dokumenter ikke for denne standard. For udaterede referencer gælder den nyeste udgave af det pågældende normative dokument. DS har oversigter over gældende IEC- og ISO-standarder. DS/EN ISO 9000:2000, Kvalitetsstyringssystemer Grundprincipper og ordliste DS/EN ISO 9001:2000, Kvalitetsstyringssystemer Systemkrav DS/EN ISO 9004:2000, Kvalitetsstyringssystemer Vejledning vedr. præstationsforbedringer DS/EN ISO 14001:2004, Miljøledelsessystemer Kravbeskrivelse med råd om anvendelse DS/EN ISO 14004:2005, Miljøledelsessystemer Generel vejledning om principper, systemer og understøttende teknikker EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 761/2001 af 19. marts 2001 om organisationers frivillige deltagelse i en fællesskabsordning for miljøledelse og miljørevision (EMAS II) DS/ISO 14050:2001, Miljøledelse Ordliste DS 2403:2001, Energiledelse Kravbeskrivelse DS/OHSAS 18001:2004, Arbejdsmiljøledelse Kravbeskrivelse Bekendtgørelse om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelsessystem, Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 923 af 21. oktober 2001 Bekendtgørelse om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem inspektion samt krav til inspektionsorganernes kontrol af virksomhederne, Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 924 af 21. oktober 2001 Bekendtgørelse om anerkendelse af DS/OHSAS mv. som dokumentation for et godt arbejdsmiljø, Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse nr. 87 af 31. januar DS 3027:2002, Styring af fødevaresikkerhed efter HACCP Krav til ledelsessystem for fødevareorganisationer og deres leverandører SA 8000:1999, Social Accountability (Social Accountability International) AA1000:1999, AccountAbility (Institute of Social and Ethical AccountAbility) AC X :2003, Integrated management systems Good practices and experience feedback (AFNOR) FD X :2003, Management systems Guidelines for their integration (AFNOR) ILO/OSH:2001, Guidelines on occupational health and safety management systems. 9