UNION GOVERNANCE I KREDS NORDEA. Vedtaget på bestyrelsesmødet den august 2008

Transkript

1 UNION GOVERNANCE I KREDS NORDEA Vedtaget på bestyrelsesmødet den august 2008

2 2

3 3 På Finansforbundets landsmøde i maj måned 2006 blev det besluttet, at Finansforbundet ville definere et regelsæt for god fagforeningsskik kaldet Union Governance. Inspirationen hertil var kommet fra de udarbejdede anbefalinger om god selskabsledelse Corporate Governance. Finansforbundets Hovedbestyrelse har defineret et Union Governance-regelsæt som nu i tilpasset form er ved at blive implementeret i Kreds Nordea. Kreds Nordeas implementering af Union Governance-regelsættet sker med fokus på følgende hovedområder: Medlemmernes rolle og samspil med Kreds Nordeas bestyrelse Interessenternes rolle og betydning for Kreds Nordea Åbenhed og gennemsigtighed Kredsbestyrelsens opgaver og ansvar Kredsbestyrelsens sammensætning Kredsens og formandskabets aflønning Strategisk styring Revision og kontrol Formålet med Union Governance. Modsat Corporate Governance hvor indgangsvinklen er et share-holder -hensyn, har vi ønsket et langt bredere hensyn nemlig hensynet til vores stakeholders. Finansforbundet og Kreds Nordea er intet uden vores medlemmer, tillidsvalgte, medarbejdere, øvrige interessenter og det omkringliggende samfund. Formålet med at arbejde med et Union Governance-regelsæt i Kreds Nordea er følgende: Skabe øget tillid hos Kreds Nordeas interessenter gennem fokus på synlighed og åbenhed i forhold til vores beslutninger og handlinger Skabe fortsat inspiration til en professionel ledelse af Kreds Nordea Sætte en standard for, hvad der er god ledelse i en kredsbestyrelse Målet for Kreds Nordea er, at vi i dialog med vores interessenter løbende kan formulere en række konkrete anbefalinger for vores måde at fungere og handle på som kredsbestyrelse. Hvor er vi i Kreds Nordea i forhold til Union Governance? Arbejdet med Union Governance ændrer ikke på Kreds Nordeas værdigrundlag, som bygger på dialog, ansvar og tillid. I Kreds Nordea arbejder vi med visionen om at være et fællesskab, som sikrer medlemmerne det bedste arbejdsliv. I Kreds Nordea har vi altid lagt stor vægt på dialogen med medlemmerne, vores tillidsvalgte og øvrige interessenter. Det er derfor vores opfattelse, at vores værdigrundlag og vision understøtter arbejdet med Union Governance og at vi på en lang række punkter allerede opfylder anbefalingerne.

4 4 MEDLEMMERNES ROLLE OG SAMSPIL MED KREDS NORDEA. Vores medlemmer har en fælles interesse i, at Kreds Nordea til enhver tid er i stand til at tilpasse sig skiftende behov og krav og dermed løbende kan skabe værditilvækst til medlemmerne. God ledelse af Kreds Nordea indebærer, at kredsbestyrelsen er i dialog med medlemmerne og sikrer et godt samspil. Medlemmernes udøvelse af indflydelse og kommunikation Medlemmernes engagement og ejerskab til beslutningerne sikres ved, at de får mulighed for og motiveres til at udøve deres rettigheder og indflydelse lettest muligt. Det anbefales at Kreds Nordea i forlængelse af medlemsdemokratiet og kreds- systemet vurderer, hvordan informationsteknologi kan forbedre kommunikationen mellem kredsen og medlemmerne. Kreds Nordea benytter forskellige medier i kommunikationen med medlemmerne (intranet, hjemmeside, kredsblad, Finansnet mm.). Kredsen har nedsat en INFO-gruppe. Denne gruppe har bl.a. til formål løbende at vurdere, om de valgte medier i tilstrækkelig grad understøtter den ønskede dialog med medlemmerne. Kreds Nordea vil fortsat gøre brug af medlemsundersøgelser for på denne måde at blive gjort bekendt med medlemmernes behov og holdninger. Merværdi til medlemmerne Medlemmerne har krav på, at Kreds Nordea varetager deres interesser optimalt og at der løbende udvikles nye ydelser og services, der matcher medlemmernes behov. Det anbefales derfor, at Kreds Nordea løbende tilpasser de politiske målsætninger, kredsens struktur, prioriterede indsatsområder, arbejdsopgaver og medlemsydelser på en sådan måde, at der sikres konstant værditilvækst til medlemmerne. Kreds Nordea har valgt at arbejde med en række politiske ansvarsområder. Hermed sikres dels en så optimal ressourceanvendelse som mulig og dels en bred forankring af viden og kompetence. Én gang årligt prioriterer kredsbestyrelsen politiske mål og strategier for det kommende år og evaluerer på det forgangne år. Kredsens økonomi Det anbefales, at Kreds Nordea årligt vurderer, om kredsens økonomiske situation og struktur fortsat er i medlemmernes og kredsens interesse og redegør herfor. Det anbefales samtidig, at kredsbestyrelsen sikrer åbenhed om kredsens samlede økonomi- og formueforhold. Kreds Nordea udarbejder årsregnskab til generalforsamlingens godkendelse og sikrer fuld åbenhed omkring alle økonomiske dispositioner.

5 5 Budgetopfølgning sker løbende på møder i kredsbestyrelsen. INTERESSENTERNES ROLLE OG BETYDNING FOR KREDS NORDEA Det er afgørende for Kreds Nordeas trivsel og fremtidsmuligheder, at kredsen har gode relationer til sine interessenter (stakeholders). En interessent er enhver, der direkte berøres af kredsens dispositioner og virksomhed. Det er derfor ønskeligt, at Kreds Nordea driver og udvikler kredsen under behørig hensyntagen til sine interessenter og stimulerer til dialog med disse. Kreds Nordeas politik i relation til interessenterne Kreds Nordea bør løbende udvikle sine relationer til interessenterne og søge at udbygge det samlede netværk. Det anbefales, at Kreds Nordea vedtager en politik for kredsens forhold til sine interessenter samt gensidige forventninger indeholdende eksempelvis mission, vision og værdier og at denne politik løbende udvikles. Kreds Nordeas primære interessenter er: Medlemmerne Tillidsvalgte Ledelsen i Nordea Nordea Union Board (NUB) Finansforbundet Vi involverer via dialog vores interessenter i relevante beslutninger og problemstillinger. Med udgangspunkt i Kreds Nordeas mission, vision og de besluttede strategiske mål tilstræber vi løbende gensidigt at afstemme forventningerne til samarbejdet med vores interessenter. Hvor dette gensidigt giver værdi udvikler og vedligeholder vi relationerne til øvrige samarbejdspartnere gennem deltagelse i og indgåelse af netværk. Interessenternes rolle og interesser Det anbefales, at kredsbestyrelsen sikrer, at interessenternes interesser og roller respekteres i overensstemmelse med kredsens politik herom. Det anbefales endvidere, at kredsbestyrelsen indgår i dialog med interessenterne og sikrer, at deres interesser og roller respekteres i overensstemmelse med kredsens politik. Det sikres ved årlig gennemgang i kredsbestyrelsen forud for generalforsamlingen, at dialogen med og varetagelsen af interessenternes interesser er i overensstemmelse med vores målsætninger.

6 6 ÅBENHED OG GENNEMSIGTIGHED Medlemmerne og øvrige interessenter har i forskelligt omfang behov for information om Kreds Nordea. Forståelsen af og relationen til kredsen afhænger bl.a. af mængden og kvaliteten af den information, som kredsen offentliggør. Åbenhed og gennemsigtighed er væsentlige forudsætninger for, at interessenterne løbende kan medvirke til et konstruktivt samspil med Kreds Nordea. Oplysning og afgivelse af information Det anbefales, at Kreds Nordeas kommunikationspolitik sikrer konstant fokus på målrettet kommunikation, afhængigt af budskab og modtager. Alle væsentlige oplysninger af betydning for medlemmernes og omverdenens vurdering af kredsen og dens aktiviteter samt politiske mål, strategier og resultater skal offentliggøres. Med udgangspunkt i Finansforbundets kommunikationsstrategi har Kreds Nordea en kommunikations- og informationsstrategi, som understøtter dialogen med vores interessenter og sikrer den målrettede kommunikation. I det daglige varetages denne opgave af en INFO-gruppe. Forud for den ordinære generalforsamling udarbejdes en skriftlig beretning med angivelse af kredsens prioriterede politiske mål, strategier og opnåede resultater. Medlemsrelationen Kreds Nordea har et ansvar for at indgå i konstruktiv dialog med kredsens medlemmer. Det anbefales derfor, at der etableres en løbende dialog med medlemmerne, hvilket bl.a. kan ske ved afholdelse af medlemsmøder, indlæg i de skrevne og elektroniske medier mv. Kreds Nordea prioriterer dialogen med medlemmerne højt. Tillidsmændene har i denne forbindelse en central rolle med at videreformidle og viderebringe relevant information og viden mellem medlemmerne og kredsbestyrelsen. Der afholdes årlige medlemsmøder med deltagelse af repræsentanter fra kredsbestyrelsen, ligesom der på generalforsamlingen tilstræbes en god dialog med medlemmerne. Medlemsydelser Kreds Nordea tilstræber at sikre åbenhed om udbudet af medlemsydelser, samt medlemmernes tilfredshed hermed. Det anbefales derfor, at der udvikles relevante nøgletal for medlemstilfredshed, som løbende måles og offentliggøres. Derudover anbefales det, at Kreds Nordea sikrer, at medlemmerne kan klage over sagsbehandling og rådgivning til en uvildig klage- instans.

7 Kreds Nordea gør sig via Finansforbundets overordnede medlemsundersøgelser bekendt med tilfredsheden hos vore medlemmer. Ved særskilte behov herfor gennemføres separate medlemsundersøgelser målrettet medlemmerne i Kreds Nordea. Ved medlemmernes eventuelle utilfredshed med sagsbehandlingen i Kreds Nordea, er der mulighed for at klage til Finansforbundet og en af Finansforbundet nedsat uvildig klageinstans. Årsregnskabet og supplerende oplysninger Årsregnskabet skal leve op til den højeste standard for fagforbund og andre organisationer, følge udviklingen i god regnskabsskik og sikre sammenlignelighed med andre fagforbund. Det anbefales derfor, at der udarbejdes et kredsregnskab som kan indgå som en del af Finansforbundets overordnede regnskab. Det anbefales derudover, at kredsbestyrelsen tager stilling til offentliggørelse af uddybende ikke-finansielle oplysninger. Eksempelvis oplysninger om kredsens: Udvikling og vedligeholdelse af interne vidensressourcer Etiske og sociale ansvar samt arbejdsmiljø 7 Kreds Nordeas årsregnskab er et aktivitetsregnskab, da en række af kredsens normale driftsudgifter betales af Nordea (f.eks. husleje, el, varme, løn til administrative medarbejdere og kredsbestyrelsen). Årsregnskab offentliggøres på Kreds Nordeas hjemmeside. Kredsbestyrelsen vurderer hvilke ikke-finansielle oplysninger, som kan være af interesse for vores medlemmer. Disse oplysninger vil i givet fald indgå i den skriftlige beretning. KREDSBESTYRELSENS OPGAVER OG ANSVAR Kredsbestyrelsen skal varetage medlemmernes interesser under hensyn til de øvrige interessenter. Kredsbestyrelsens opgave er desuden at forestå den overordnede ledelse af Kreds Nordea, samt udøve kontrol med kredsens sekretariat. Endelig er det væsentligt, at kredsbestyrelsen i samarbejde med sekretariatschefen sikrer, at der sker en løbende udvikling af og opfølgning på de politiske ansvars- områder og prioriterede indsatsområder. Kredsbestyrelsens overordnede opgaver og ansvar Kredsbestyrelsen varetager den overordnede politiske ledelse, den økonomiske og ledelsesmæssige kontrol af kredsen og vurderer løbende formandskabets og den administrative ledelses arbejde. Kredsbestyrelsens væsentligste opgaver er bl.a. at:

8 fastlægge de overordnede politiske mål og strategier og følge op på disse, sikre klare retningslinier for ansvarsfordeling, planlægning, opfølgning og strategisk styring udvælge en kvalificeret administrativ ledelse, fastlægge den administrative ledelses ansættelsesforhold, herunder retningslinier for udvælgelse og sammensætning samt sikre balance mellem opnåede resultater og aflønning, sikre, at der er gode og konstruktive relationer til forbundets interessenter. Formandskabets opgaver Formandskabet har et særligt ansvar for at sikre, at kredsbestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde. Det anbefales derfor, at formandskabet påser, at det enkelte kredsbestyrelses- medlems særlige viden og kompetencer bliver anvendt bedst muligt i bestyrelses- arbejdet. Formandskabet bør desuden tilstræbe, at kredsbestyrelsens forhandlinger finder sted i den samlede kredsbestyrelse, og at alle væsentlige beslutninger træffes i den samlede kredsbestyrelse. Der er i Kreds Nordea udarbejdet jobdescriptions på alle funktioner formandskab, kredsbestyrelsesmedlemmer, sekretariatschef, international konsulent og administrative medarbejdere. Ved fordelingen af overordnede ansvarsområder og arbejdsopgaver tages der hensyn til, om der er kredsbestyrelsesmedlemmer, som har særlig viden eller forudsætninger i forhold til de pågældende opgaver. I det daglige arbejder kredsbestyrelsen i to teams Team Forhandling og Team Organisation og Udvikling. Teamlederne har et særligt ansvar for at sikre, at de overordnede beslutninger og drøftelser sker på møder i kredsbestyrelsen i overensstemmelse med gældende forretningsorden. Kommunikationen mellem kredsens administrative ledelse og Kreds Nordea Der skal løbende tilgå kredsbestyrelsen de nødvendige oplysninger om kredsens virksomhed. Den administrative ledelse (sekretariatschefen) skal under alle omstændigheder sikre, at alle væsentlige oplysninger tilgår kredsbestyrelsen, uanset om denne har anmodet herom. Det anbefales, at kredsbestyrelsen fastlægger procedurer for den administrative ledelses rapportering og øvrige kommunikation med kredsbestyrelsen. Sekretariatschefen deltager på møderne i Team Forhandling og Team Organisation og Udvikling og fungerer som koordinator mellem de to teams. Sekretariatschefen deltager ligeledes i møderne i kredsbestyrelsen og informerer om status på de arbejdsopgaver, som er overdraget til administrativ behandling. 8 KREDSBESTYRELSENS SAMMENSÆTNING Det er væsentligt, at kredsbestyrelsen er sammensat på en sådan måde, at den på en effektiv måde er i stand til at varetage sine ledelsesmæssige og strategiske opgaver i Kreds Nordea, og samtidig være en kvalificeret sparringspartner for formandskabet og

9 9 sekretariatschefen. Det er ligeledes væsentligt, at kredsbestyrelsen handler uafhængigt af særinteresser. Valg af kredsbestyrelsesmedlemmer Kreds Nordea skal sikre en bestyrelsessammensætning, der tilsammen giver de kompetencer i kredsbestyrelsen, som er nødvendige for, at kredsbestyrelsen kan udføre sine opgaver bedst muligt. Det anbefales derfor, at Kreds Nordea opstiller et kompetencebillede af egnede kandidater, herunder visse kompetencer som man forventes at besidde som kredsbestyrelsesmedlem, ved at definere kompetencekrav og ønskede kvalifikationer for kredsbestyrelsesmedlemmer. Det anbefales endvidere, at kredsbestyrelsen oplyser om de rekrutteringskriterier, som kredsen har fastlagt, herunder krav til erfaring med politisk arbejde, professionelle kvalifikationer mv. Kompetencekravene til kredsbestyrelsesmedlemmerne fremgår af den udarbejdede jobdescription. Forud for valg til kredsbestyrelsen vurderes det, om der er behov for at efterspørge specifikke kompetencer. Det tilstræbes, at kredsbestyrelsens faglige kompetencer er bredt sammensat. Det er en fordel men ingen betingelse at et kredsbestyrelsesmedlem har forudgående erfaring som tillidsmand. Alle kredsbestyrelsesmedlemmer skal enten have gennemført eller påbegynde Finansforbundets grunduddannelse for tillidsmænd. Introduktion til og uddannelse af nye kredsbestyrelsesmedlemmer Det anbefales, at kredsbestyrelsesmedlemmer ved tiltrædelsen i samarbejde med formandskabet tager stilling til, om der er behov for supplerende uddannelse. Uddannelsen bør være afpasset det enkelte kredsbestyrelsesmedlem og sikre, at de er i stand til at indgå i en kvalificeret dialog med den samlede kredsbestyrelse om kredsens politiske udvikling. Derudover bør de tilbydes mulighed for at tilegne sig og bevare et overblik over kredsens kerneområder, aktiviteter og finanssektorens forhold. Kredsbestyrelsesmedlemmer har derudover selv et ansvar for løbende at holde sig orienteret om kredsens, Finansforbundets og finanssektorens forhold samt for at deltage aktivt i kredsbestyrelsens arbejde. Ved indtræden i kredsbestyrelsen dog senest ved kontinuitetsdrøftelsen i august måned - fastlægges ansvarsområder og arbejdsopgaver for det nye kredsbestyrelsesmedlem. Der udarbejdes en særlig introduktionsplan, som skal sikre, at kredsbestyrelsesmedlemmet bedst muligt bliver indført i arbejdsopgaver samt kredsens forretningsgange og rutiner. Formanden aftaler nærmere med det nye kredsbestyrelsesmedlem omkring eventuel nødvendig kompetenceudvikling for at kunne varetage arbejdet i kredsbestyrelsen. Hvor dette skønnes hensigtsmæssigt, vil der blive udpeget en mentor til at hjælpe det nye kredsbestyrelsesmedlem med indførelsen i arbejdet i kredsbestyrelsen.

10 10 Kredsbestyrelsens uafhængighed Kredsbestyrelsen skal være sammensat således, at den kan handle uafhængigt af særinteresser i forhold til helheden. Det anbefales derfor, at der sikres en bred repræsentation i Kredsbestyrelsen. Det anbefales endvidere, at kredsbestyrelsesmedlemmerne skal være særligt opmærksomme på, at de udover at arbejde for Kreds Nordeas interesser i visse sammenhænge arbejder for hele Finansforbundets interesser. Kreds Nordea følger denne anbefaling. Medarbejderrepræsentation Det anbefales, at medarbejderne i kredsens sekretariat har repræsentation og taleret i kredsbestyrelsen. Alle administrative medarbejdere deltager i møderne i kredsbestyrelsen under dagsordenens orienteringspunkter. Sekretariatschefen deltager også under dagsordenens beslutningspunkter. De administrative medarbejdere kan deltage i de beslutningspunkter, som de enten har været involveret i forudgående eller vil blive det. Mødefrekvens Det anbefales, at kredsbestyrelsen mødes med jævne mellemrum i henhold til en på forhånd fastlagt møde- og arbejdsplan, og når det i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt i lyset af kredsens behov. Der er udarbejdet særlig forretningsorden for arbejdet i kredsbestyrelsen. I denne forretningsorden er angivet intervaller for mødernes afholdelse, standardpunkter til dagsorden mv. Tiden til arbejdet i kredsbestyrelsen Det er væsentligt, at det enkelte kredsbestyrelsesmedlem på forhånd gør sig klart, hvilke tidsmæssige krav kredsbestyrelsesarbejdet stiller, og afsætter tilstrækkeligt tid til sine opgaver i kredsbestyrelsen. Aldersgrænse Årsrapporten bør indeholde oplysninger om alder og køn på de enkelte kredsbestyrelsesmedlemmer. Det anbefales, at kredsen vurderer anvendelse af aldersgrænse for kredsbestyrelsesmedlemmer. Der gælder samme aldersgrænse for arbejdet i kredsbestyrelsen som for ansættelsesforholdet i Nordea.

11 11 Valgperiode Det anbefales, at medlemmer af kredsbestyrelsen vælges for en landsmødeperiode. Balancen mellem fornyelse og kontinuitet skal søges sikret, særligt fsv. angår formandskabet. Årsrapporten bør beskrive tidspunktet for medlemmets indtræden, hvorvidt genvalg har fundet sted samt udløbet af den nye valgperiode. Kredsbestyrelsesmedlemmer vælges for en 2-årig periode. I Kreds Nordea vælges såvel formand som næstformand direkte på generalforsamlingen og er på valg uafhængigt af hinanden. Årsrapporten indeholder de anbefalede oplysninger. Anvendelse af udvalg Kredsbestyrelsen kan nedsætte udvalg, der arbejder med afgrænsede emner. Det anbefales, at der udarbejdes et kommissorium for de enkelte udvalg, hvori udvalgenes ansvarsområde og kompetence fastlægges. Kreds Nordea har mulighed for at nedsætte såvel ad hoc som faste udvalg til varetagelse af specifikke arbejdsopgaver. Vi arbejder projektorienteret, hvor kredsbestyrelsen godkender rammerne for de enkelte projekter. Evaluering af kredsbestyrelsens arbejde Kredsbestyrelsens arbejde skal løbende evalueres, og der bør fastsættes klare kriterier for evalueringen. Ved evalueringen af den samlede kredsbestyrelse, er det bl.a. nærliggende at vurdere, i hvilket omfang målsætningerne for de prioriterede indsatsområder og politiske strategier er blevet realiseret. Det anbefales at kredsbestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor kredsbestyrelsens og de enkelte medlemmers - herunder formandskabets - arbejde, resultater og sammensætning løbende og systematisk evalueres. Det anbefales desuden, at evalueringen, som bør foretages én gang årligt, forestås af formandskabet, og at resultatet drøftes i den samlede kredsbestyrelse. Det anbefales desuden, at kredsbestyrelsen i årsrapporten oplyser om fremgangsmåden ved evalueringen - herunder i hvilket omfang denne har givet anledning til væsentlige ændringer i kredsbestyrelsens interne organisering og arbejdsgange. Kredsbestyrelsen evaluerer løbende på bestyrelsesmøder afsluttede opgaver med særlig fokus på, om de opsatte mål og succeskriterier er opfyldt. Én gang årligt evaluerer kredsbestyrelsen på de overordnede strategier, kredsens projekter, de løbende driftsopgaver samt samarbejdet med kredsens interessenter. Evalueringen sker med udgangspunkt i en række formulerede spørgsmål, som skal sikre, at gode erfaringer bliver videreført og at nødvendige justeringer bliver gennemført. Kreds Nordea vil på et overordnet niveau omtale resultatet af evalueringen i den årsberetning, som udarbejdes forud for generalforsamlingens afholdelse.

12 12 KREDSBESTYRELSENS OG FORMANDSKABETS AFLØNNING En konkurrencedygtig aflønning er en forudsætning for at tiltrække og fastholde kompetente kredsbestyrelsesmedlemmer. Kredsbestyrelsens og formandskabets aflønning bør være rimelig i forhold til de stillede opgaver og det medfølgende ansvar. Det er vigtigt, at der er åbenhed om alle væsentlige forhold vedrørende principperne for og størrelsen af kredsbestyrelsens og formandskabets aflønning. Aflønning Det anbefales, at det samlede vederlag (honorar, pension, fratrædelsesordninger og andre fordele) ligger på et konkurrencedygtigt niveau og afspejler kredsbestyrelsens og formandskabets selvstændige indsats og værdiskabelse for kredsen. Principper for aflønning Det anbefales, at kredsbestyrelsen vedtager principper for honorering og oplyser herom i årsrapporten. Principperne skal fastlægge, hvordan kredsen vil rapportere om, hvem der får hvad i aflønning. Specifikation af aflønning Det anbefales, at der i årsrapporten gives oplysning om størrelsen af de enkelte kredsbestyrelsesmedlemmers samlede specificerede aflønning og andre fordele af væsentlig art, som kredsbestyrelsesmedlemmet modtager i forbindelse med kredsbestyrelseshvervet. Principper for bonus / incitamentsprogrammer Det anbefales, at der ikke anvendes bonus- og incitamentsprogrammer for kredsbestyrelsen og formandskabet. Fratrædelsesordninger Det anbefales, at oplysninger om fratrædelsesordningers væsentligste indhold offentliggøres i kredsens årsrapport. Alle kredsbestyrelsesmedlemmer oppebærer løn fra Nordea og varetager så længe de er medlem af kredsbestyrelsen - alene arbejdet i Kreds Nordea. Kredsbestyrelsen er omfattet af aftale om Lokalløn for bestyrelsesmedlemmer i Nordea Personale Kreds, hvilket indebærer, at der er udarbejdet Jobdescriptions på alle jobfunktioner i kredsbestyrelsen. Lokalaftalen er tilgængelig på Kreds Nordeas hjemmeside. Der tilbydes et kredsbestyrelsesmedlem fri avis og mobiltelefon samt transportgodtgørelse efter Finansforbundets regler herom.

13 13 STRATEGISK STYRING Effektiv strategisk styring er en forudsætning for at Kreds Nordea bedst muligt kan prioritere og udføre de opgaver, som det påhviler den at varetage. Den strategiske styrings formål er at udvikle en forståelse i Kreds Nordea for forbundets politiske og operationelle mål og prioriterede indsatsområder samt sikre en løbende opfølgning. Med henblik herpå analyseres de udfordringer, der knytter sig til målsætningerne og Kreds Nordea aktiviteter, for at identificere de samlede risici, for at målene ikke opfyldes. Identifikation af strategiske målsætninger Det anbefales, at kredsbestyrelsen og den administrative ledelse sikrer en løbende opfølgning på de prioriterede indsatsområder og politiske strategier, herunder identifikation af væsentlige målsætninger, kritiske succesfaktorer og risici. Der sker en løbende opfølgning af igangsatte opgaver både på team-møder og bestyrelsesmøder. Der arbejdes med arbejdsplaner, som til enhver tid viser igangsatte projekter, strategier og større driftsopgaver. Plan for strategisk styring Det anbefales, at den administrative ledelse på baggrund af de prioriterede indsatsområder udarbejder en plan for kredsens strategiske styring til godkendelse i kredsbestyrelsen. Det anbefales endvidere, at den administrative ledelse løbende rapporterer til kredsbestyrelsen med henblik på, at den systematisk kan følge udviklingen inden for de politiske ansvarsområder og prioriterede indsatsområder samt tilknyttede målsætninger og risici. Rapporteringen bør bl.a. omfatte arbejdsgange og handlingsplaner, som kan sikre opfølgning/justering af indsats i forhold til disse målsætninger og risici. Sekretariatschefen sikrer sammen med de respektive ansvarlige kredsbestyrelsesmedlemmer, at der på bestyrelses- og teammøder videregives relevant viden omkring de enkelte politiske ansvarsområder og prioriterede strategier. Sekretariatschefen udarbejder hvert kvartal oversigt med angivelse af status over de enkelte politiske ansvarsområder og de prioriterede strategier. Oversigten gennemgås på møde i kredsbestyrelsen og danner baggrund for eventuelle ændringer og tilpasninger i de allerede foretagne prioriteringer. For at sikre en let tilgang til overblik og status skal formen, hvorunder afrapporteringen sker, løbende evalueres. Prioritering Det anbefales, at den administrative ledelse overvåger udviklingen i forhold til de prioriterede indsatsområder og politiske strategier og sikrer, at der sker en løbende prioritering og justering af ressourceindsatsen. Formandskabet i Kreds Nordea har givet sekretariatschefen bemyndigelse til at tage kontakt til et kredsbestyrelsesmedlem for at drøfte behovet for eventuelle justeringer i

14 den enkeltes prioriteringer og ressource-indsats set i forhold til at sikre overholdelse af opstillede deadlines. Drøftelsen vil dog typisk ske én gang månedligt på teammøder eller i de månedssamtaler, som formandskabet afholder med de enkelte kredsbestyrelsesmedlemmer. Åbenhed Det anbefales, at kredsen oplyser om kredsens politiske og strategiske styring. Kreds Nordea oplyser i den skriftlige beretning forud for generalforsamlingens afholdelse om arbejdet i de politiske ansvarsområder og med de prioriterede indsatsområder. Hvis der er særlige årsager til, at det ikke har været muligt at overholde opstillede deadlines, oplyses årsagen hertil. 14 REVISION OG KONTROL Sikring af en kompetent og uafhængig revision er et væsentligt led i kredsbestyrelsens arbejde. Det anbefales, at aftalegrundlaget og dermed rammerne for revisionens arbejde aftales mellem kredsbestyrelsen og den administrative ledelse. Økonomisk revision Det anbefales at: Kredsbestyrelsen efter samråd med den administrative ledelse foretager en konkret og kritisk vurdering af revisors uafhængighed og kompetence m.v. til brug for indstilling til generalforsamlingen om valg af revisor Revisionsaftalen og den tilhørende honorering af revisor aftales mellem kredsbestyrelsen og revisor Kredsbestyrelsen sammen med revisor gennemgår årsregnskabet, drøfter regnskabspraksis på de væsentligste områder og væsentlige regnskabsmæssige skøn samt vurderer hensigtsmæssigheden af den valgte regnskabspraksis Resultatet af revisionen drøftes på møder med kredsbestyrelsen med henblik på at gennemgå revisors observationer og konklusioner, eventuelt baseret på et revisionsprotokollat. Kreds Nordeas årsregnskab er et aktivitetsregnskab, da en række af kredsens normale driftsudgifter betales af Nordea. Med dette udgangspunkt udfører de på generalforsamlingen valgte interne revisorer en tilpasset revision. Revisorerne skal have regnskabsmæssig indsigt, men behøver ikke at have revisionsmæssig baggrund. Udover den af de 2 interne revisorer foretagne revision, revideres Kreds Nordeas regnskab af en af Finansforbundet udpeget ekstern revisor. Revisorernes eventuelle bemærkninger til årsregnskabet eller de anvendte forretningsgange drøftes på møde i kredsbestyrelsen. Politisk revision Det anbefales, at kredsbestyrelsens og formandskabets indsats og resultater løbende evalueres med basis i de politiske ansvarsområder og prioriterede indsatsområder.

15 Som det fremgår ovenfor under de respektive del-områder i dette Union Governance regelsæt, behandler og evaluerer Kreds Nordea løbende på møder i kredsbestyrelsen indsats og resultater. Administrativ revision Det anbefales, at kredsbestyrelsen evaluerer den administrative ledelses og sekretariatets arbejde og resultater efter i forvejen fastsatte kriterier. Derudover bør samarbejdet mellem kredsbestyrelsen og den administrative ledelse evalueres én gang årligt ved en formaliseret dialog. Formandskabet afholder én gang årligt i 1. kvartal på kredsbestyrelsens vegne møde med sekretariatschefen, hvor samarbejdet evalueres med udgangspunkt i stillings- og funktionsbeskrivelsen. Der foretages ligeledes en evaluering af de særlige arbejdsopgaver, som sekretariatschefen måtte være blevet pålagt i den forgangne periode. Endelig aftales særlige fælles fokusområder for den kommende periode. Sekretariatet deltager i det årlige bestyrelsesseminar. Samarbejdet mellem kreds- bestyrelsen og sekretariatet indgår som et fast element i seminaret. (24. september 2008) 15