Chefmødet d november 2005 kl Svostrup Kro

Transkript

1 Bilag til pkt. 1 på chefmødet den 22. og 23. november 2005 Dannmarks Miljøundersøgelser Direktionen 11. november 2005 FORS/TMG fil: G:\AFDELING-FORS\Chefkreds\2005\11\pkt_01_Chef_Dagsorden.doc Punkt 1 Chefmødet d november 2005 kl Svostrup Kro Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser a) Opfølgning fra tidligere chefmøder. Bilag v. FORS/LOW b) Kommunalreform. Mundtlig orientering v. TMI og OBH c) Indførelse af et Workflowsystem. Bilag v. SEK/LT d) Gensidig orientering om Succeshistorier e) Udfaldet af Miljøstyrelsens Program for Bekæmpelsesmiddelforskning Mundtlig orientering v. HLO. Bilag v. TERI/HLO f) Afrapportering af EU-projekter. Bilag v. SEK/LVI g) Multiforfattere, eksterne rapporter og acknowledgements. Orientering v. HS h) Kursus "Communications i Science" sammen med DJF. Bilag v. LOW i) PEER - directors meeting nov. Orientering v. HS j) Globaliseringsrådet - SEDIRK. Orientering v. HS 3. Personale 4. Økonomi a) Nøgletal (lønsumsforbrug og indtægtsføring). Bilag v. SEK/PNS b) Q3 budgetopfølgning Bilag v. SEK/PNS c) Q3 - NOVANA. Bilag v. FORS/LMS d) Budgetcyklus Bilag v. FORS/LOW 5. Nyt om nationale og internationale programmer, fonde, udbud etc. a) IAFP (Innovations Accelererende Forsknings Platforme) - opfølgning. Mundtlig orientering v. NK, KNI, LMO, HLO og HB b) Visionære områder. Orientering v. HC c) VMP III. Orientering v. TMI 6. EU s 6. rammeprogram. Bilag/oversigt over indsendte ansøgninger. Bilag v. SEK/CHN (Til orientering er der i mail med udsendelse af chefmødematerialet vedhæftet en PDF-fil med DRAFT til 5. call under EU FP6, 8.1: Policy oriented research, Scientific support to policies) 7. Biodiversitetsforskning i DMU. Bilag v. TMG 8. Undervisningsbidrag Bilag v. LOW 9. Café ansøgninger. Bilag v. LOW 10. Rapportpipeline. Bilag v. SEK/KRY 1

2 Bilag til pkt. 1 på chefmødet den 22. og 23. november Informationsplan Bilag v. SEK/JCP Middag (mødet genoptages den 23. november kl. 9.00) Aftentema d. 22. november 2005: Miljø og Sundhed. Bilag v. HBA Chefmøde den 23. november kl Dagsorden fortsat: 12. Strategiske initiativer i relation til AP06. Bilag v. MMM 13. Arbejdsprogram 2006 Notat til Bestyrelsen. Bilag v. MMM 14. Eventuelt 2

3 Bilag til pkt. 2b ved chefmødet den november 2005 Opfølgningsliste fra chefmøderne: Fra Chefmøde den 4. marts 2005 Ad pkt. 4: Økonomi b) Projektpipeline LMO orienterede om at han vil analysere akkvisitionsarbejdet i ATMI med hensyn til succesrater, omkostninger osv. Chefkredsen orienteres efterfølgende. Fra Chefmøde den 31. maj b) Videndeling og organisationskultur i ATMI - MANDI - undersøgelsen Chefkredsen tog orienteringen til efterretning og vil iværksætte afdelingsvise initiativer med henblik på at identificere den kritiske viden og styrke den uformelle mødekultur. Chefkredsen orienterer gensidigt om initiativerne på de kommende chefmøder. LMO Cheferne (2. gang på chefmødet i jan. 06) Fra Chefmøde den 30. august 2005 Ad pkt. 2 Meddelelser 2c) Rigsrevisionen's gennemgang af årssrapport 2004 Chefkredsen drøftede hvordan sammenhængen mellem mål, projekter (økonomi) samt produkter kan forbedres. FORS og SEK arbejder videre med forbedring (og sammenkædninger) af DMU's styringsredskaber. 2e) Omlægning af Bazaren Afdelingerne flytter egne sider til nyt CMS-system hurtigst muligt. Ad pkt. 7: Projektpipelines Som led i bestræbelserne på at nyttiggøre forskningens innovative og kommercielle potentialer opfordres chef/gruppeledere til at have opmærksomhed på dette og inddrage DIR på et tidligt tidspunkt. Cheferne/gruppelederne opdaterer løbende projektpipelines og sender til LOW senest 14. november med henblik på næste kvartalsvise opfølgning (Q3) til chefmødet i november. FORS og SEK (løbende) Afdelingerne Chefer og gruppeledere (løbende) Chefer og gruppeledere Fra Chefmøde den 12. oktober 2005 Ad pkt. 2 Meddelelser 2j) DMU PowerPoints Fremtidige PowerPoints præsentationer fra DMU skal have et mere ensartet professionelt layout. Skabeloner er på nuværende tidspunkt tilgængelige via Bazaren, men sekretariatet vil arbejde for at PowerPoints skabeloner bliver tilgængelige direkte via MS PowerPoint. 2k) Fusion af DHI og DTC DMU s faglige kompetencer kan styrkes ved også at omfatte en sundhedsfaglig tilgang. HBA udfærdiger et notat om hvordan DMU s SEK HBA (i proces) Senest 15. nov. 05 1

4 Bilag til pkt. 2b ved chefmødet den november 2005 miljødata kan nyttiggøres til at forudsige og vurdere sundhedseffekter. Deadline 15. nov. 05. Ad pkt. 3. Personale Medarbejdernes flextimer skal afkortes inden nytår. Cheferne bad om en orientering omkring procedure og administration af timeafkortning. SEK orienterer cheferne omkring procedurerne. Ad pkt. 4. Økonomi 4a) Nøgletal Opgørelsen af de realiserede indtægter kan være misvisende da måltallet ikke realiserer sig til de faktisk indgåede betalingsplaner. SEK undersøger muligheden for at lave en anden opgørelse over de realiserede indtægter. 4b) NOVANA Halvårsstatus var ufuldstændig med hensyn til de faglige målsætninger. Afdelingerne skal sikre opdatering af milepæle, etiketter og tjek af intern handel i forbindelse med NOVANA projekter. Ad pkt. 6 EU s 6. rammeprogram Listen over indsendte ansøgninger til 6. rammeprogram trængte til en opdatering. Cheferne sørger for at opdatere listen til næste chefmøde i forbindelse med 4. call under programmet Global. Ad pkt. 7 Strategiske initiativer Ledelsen ønsker en kortlægning af afdelingernes deltagelse i råd, netværk og udvalg. Afdelingerne skal opdatere/sortere/ordne listen fra mødet d.12. okt. og sende den til FORS (HC), således at den færdige liste kan præsenteres på chefmødet i januar. SEK inden dec.! SEK Cheferne Senest 11. nov. 05 Cheferne Senest 15. nov. 05 Cheferne Senest 9. jan. 06 2

5 Forklæde og bilag til pkt. 2c ved chefmødet den november 2005 Danmarks Miljøundersøgelser Afdeling 17. november 2005 LT/sek fil: Pkt_02_c_Workflowsystem.doc Punkt 2c Chefmødet d. 22. og 23. nov Indførelse af et Workflowsystem Resume: DMU indfører et nyt elektronisk system - et såkaldt Workflowsystem. Dette system skal erstatte den nuværende manuelle håndtering af vore regninger/fakturaer. Samtidig indføres rekvisitioner generelt på DMU. Workflowsystemet hedder CapNordic Workflow og forventes sat i drift på de tre tjenestesteder inden årsskiftet. Konsekvenser: Brugen af systemet forudsætter nye arbejdsgange. De skal forstås, læres og gøres til dagligdags rutine. I begyndelsen af december vil der blive afholdt kurser for rekvisitørerne i brugen af systemet. Brugen af systemet baner vejen for indførelsen af rekvisitioner generelt på DMU. Der opbygges en formaliseret indkøbskultur med rekvisitører/indkøbere i hver enkelt afdeling. Der vil ske en strømlining af attestationshierarkiet, idet det forudsættes at alle projektindkøb fremover godkendes af projektleder, samt attesteres af projektlederens overordnede (gruppeleder/forskningschef) inden ordringen. Brugen af systemet vil medføre en mere stringent styring af de enkelte indkøbsforløb ( - en faktura kan ikke længere blive væk i en vindueskarm, fordi en godkender og/eller attestant er syg eller på ferie). Brugen af systemet vil give decentrale effektiviseringer, idet den nuværende arbejdsgang vedrørende 'status-påtegninger': 'godkendt' og 'attesteret', fremover udelukkende vil blive håndteret digitalt. Det vil desuden være unødvendigt at lave decentrale papirkopier til egne kartoteker/projektregnskaber, idet alle originalbilag vil være tilgængelige for relevante medarbejdere. Indstilling: Som det fremgår af ovenstående medfører indførelsen af workflowsystemet forandringer i de eksisterende arbejdsgange. En forudsætning for en succesfuld implementering af systemet, herunder at afdelingerne opnår de skitserede effektiviseringer er derfor, at der fra ledelsesniveau/chefkredsen er opbakning til projektet, herunder sikring af, at gamle arbejdsgange afvikles og at der ikke opstår nye former for skuffesystemer.

6

7 Danmarks Miljøundersøgelser TERI 18. november 2005 HLO fil: G:\AFDELING- FORS\Chefkreds\2005\11\Pkt_02_e_forklaede_Bekæmpelsesmiddelforskning.doc Punkt 2e Chefmødet den november 2005 Orientering om pesticidforskning Resume o Hans Løkke vil give en orientering om udfaldet af Miljøstyrelsens Program for Bekæmpelsesmiddelforskning o Hans Løkke er udnævnt til medlem af Miljøstyrelsens Rådgivende Udvalg for Bekæmpelsesmiddelforskning. Udnævnelsen gælder for perioden 1. december 2005 til 1. december Fortegnelse over udvalgets medlemmer vedlagt.

8

9 Danmarks Miljøundersøgelser SEK 18. november 2005 LVI fil: Pkt_02_f afrapportering_eu_projekter_forklaede.doc Punkt 2f Chefmødet den 22. nov EU-projekter Resume DMU har en snes projekter under EU s 6 rammeprogram. I forbindelse med projekternes afregning, typisk hver tolvte måned, skal der iagttages et særdeles kompliceret regelsæt. Indstilling Det indstilles at chefkredsen betoner over for de faglige medarbejdere at det er deres ansvar at registreringer, timer og udgifter, sker hurtigt og korrekt. betoner over for projektsekretærer/økonomimedarbejdere at plejer er død sikrer at den månedlige, 3-dobbelte underskrivning af timer, forbrugt på EUprojekter, finder sted.

10 Bilag til pkt. 2f ved chefmødet den november 2005 Pkt_02_f_afrapportering_EU_projekter.doc Afregning af EU-projekter DMU har en snes projekter under EU s 6 rammeprogram. I forbindelse med projekternes afregning, typisk hver tolvte måned, skal der iagttages et særdeles kompliceret regelsæt, som ikke bliver mindre kompliceret af at det på mange punkter er uklart formuleret. For at undgå at de enkelte afdelinger skulle bruge tid på udfinde deres egne fortolkninger og opfinde deres egne værktøjer, er Sekretariatet gået ind i sagen. Sekretariatet har inviteret Rigsrevisionen til et samarbejde herom. En lang række forhold er blevet afklarede og sekretariatet har udviklet en række værktøjer der gør det afgørende nemmere at afregne EU-projekterne. Den gamle filosofi Hidtil har der været en tendens til at timer og bilag er blevet registreret ind på et projekt i ARS med en traditionel (læs: uigennemtænkt) projektstruktur, og når de 12 måneder er gået, er der blevet brugt en uhyggelig bunke tid af projektsekretær/økonomimedarbejder på at hælde det hele over i et regneark og herefter bruge dage på at flytte rundt på transaktionerne, indtil de passer med de meget indviklede opdelinger som EU kræver. Og så skal der yderligere bruges en hulens bunke tid på at forklare Rigsrevisionen hvad man har gjort (fordi revisionsporet jo er blevet ødelagt i den proces). Den nye filosofi Ved projektets start opbygges en projektplan i ARS som afspejler hvorledes projektets interessenter, EU, rigsrevisionen, kræver projektet afrapporteret. Ved den løbende registrering på projektet, det være sig timeforbrug, rejse- og andre udgifter, skal man være opmærksom på at den pågældende time/udgift i første hug registreres ind på rette plads (aktivitetslinie) i projektet. Når de tolv måneder er passeret, trykkes på en knap. En af sekretariatet udviklet, særlig rapport udskriver projektet præcis på den måde EU kræver og som Rigsrevisionen ønsker det. For at resumere: Man tænker sig voldsomt om før projektet går i gang. Der lægges undervejs i projektforløbet en større vægt på at sikre sig at de løbende registreringer er korrekte. Ved projektafslutningen (eller de periodevise afrapporteringer) er til gengæld selve afrapporteringen reduceret til et tryk på en knap. Den samlede tidsbesparelse er betydelig. Andre fordele er at antallet af omposteringer falder drastisk og at revisionssporet ikke ødelægges med betydelig lettelse for Rigsrevisionen. Men det kræver en noget større opmærksomhed fra projektets faglige medarbejdere, nemlig at de er opmærksomme på hvilken Work Package de arbejder på, rejser på og i øvrigt bruger udgifter på. Der skal peges på 3 nye værktøjer Vejledning i afrapportering af EU-projekter (ligger på Bazaren / Forskning/ Afrapportering / EU-afregning). Rapporterne EU-5002 og EU-5003 (ligger på Bazaren / Økonomi / Webrapporter / Regnskab Kostpriser (ligger på Bazaren / Økonomi / Webrapporter / Løn / Biweb 1

11 Bilag til pkt. 2f ved chefmødet den november 2005 Pkt_02_f_afrapportering_EU_projekter.doc Et betydeligt arbejde ligger bag udarbejdelsen af disse værktøjer. Det er vigtigt at de personer der er ansvarlige i relation til EU-afregninger og det er ikke kun projektsekretærer/økonomiansvarlige men så afgjort også projekternes faglige medarbejdere følger de spilleregler der fremgår af vejledningen. Hvis DMU skal høste gevinsten, er det afgørende at de gamle metoder ikke fortsætter sideløbende med de nye desværre har vi set alt for mange eksempler på at man, når der indføres nyt, for en sikkerheds skyld eller fordi sådan har vi altid gjort fortsat også bruger de gamle rutiner. Et eksempel blot til illustration: det tager lang tid at beregne kostpriser for deltagerne i projektet, når man selv skal beregne dem ud fra SLS håbløse rapportlister. Eller man kan gøre det på et minut ved at slå op i Biweb der viser kostpriserne for alle medarbejdere rapporten har oven i købet den ikke uefne fordel at den viser højere kostpriser end når man selv regner det ud. (jo, jo, beregningen i Biweb er clearet Rigsrevisionen). Mens ovenstående punkter indebærer store besparelser og lettelser, har Rigsrevisionen på et punkt gjort os opmærksomme på en undladelsessynd, som når dette bringes i orden desværre vil medføre et vist merarbejde. Timer der skal afregnes på et EU-projekt skal godkendes på en særlig måde: a) Projektmedarbejderen skriver under på at timerne er forbrugte, b) Projektlederen skriver under på at timerne er forbrugte og c) afdelingens ledelse skriver under. Altså 3 underskrifter. Dette skal ske hver måned og disse således 3-dobbelt underskrevne rapporter skal gemmes. Den nødvendige rapport er under udarbejdelse. Det indstilles at chefkredsen betoner over for de faglige medarbejdere at det er deres ansvar at registreringer, timer og udgifter, sker hurtigt og korrekt. betoner over for projektsekretærer/økonomimedarbejdere at plejer er død sikrer at den månedlige, 3-dobbelte underskrivning af timer, forbrugt på EU-projekter, finder sted. 2

12

13 Danmarks Miljøundersøgelser FORS 18. november 2005 low fil: G:\AFDELING-FORS\Chefkreds\2005\11\Pkt_02_h_forklaede_kursus.doc Punkt 2h Chefmødet den november 2005 Kursus "Communications in Science" Resume DJF har i 2003 gennemført et succesfuldt kursusforløb i scientific communication. Underviseren er Professor Emeritus David Lindsay fra University of Western Australia. Kurset var sammensat af forskellige elementer: Writing Scientific Articles (2-2½ days) Writing Science for Non-Scientists (½ day) Preparing a Conference Presentation (½ day) Preparing a Poster (1-2 hours) Scientific Writing for Scientists with English as a Second Language (½ - 1 hour) Se vedlagte kursusbeskrivelse og evalueringer. DJF er interesseret i at tilrettelægge et kursus i samarbejde med DMU og der kan evt. sammensættes et forløb, som målrettes i forhold til det ønskede (både indhold og omfang). Prisen for kurset med ovennævnte omfang er ved 25 deltagere ca. kr. 4000, hertil kommer evt. overnatning og forplejning for kursusdeltagere. Det er muligt at planlægge kursus både i Jylland og på Sjælland i samarbejde ml. DJF og DMU. Indstilling Det indstilles at chefkredsen drøfter kursets relevans og aktualitet, vurderer om der kan samles interesserede medarbejdere, hvorefter SEK/FORS vil tage initiativ til planlægning sammen med DJF.

14 COMMUNICATING IN SCIENCE How important to you are skills in scientific communication? Probably even more important than you imagine! As a scientist, the only way you can convince anyone outside your immediate circle of friends that you actually do any worthwhile work is to write about it or present a paper at a meeting. To sharpen our skills in scientific communication, the department is offering us the chance to participate in a short course in Communicating in Science. The course will be presented by Emeritus Professor David Lindsay from the University of Western Australia. Over the last 25 years, David has developed a series of short courses for scientists who have data to present and want to get maximum value from them by preparing and presenting them as clearly as possible. The underlying theme of these courses is that scientific thinking is the precursor of scientific writing and presentation. As a result, there is a strong element of the philosophy of science mixed with the more pragmatic components of logical structure and fluent style. The course will be interactive, so participants are encouraged to come with an article or conference presentation (oral or poster) in mind. David would rather use your material to illustrate principles and to compare alternative methods of presentation than burden you with his own. Your article or presentation can be in any shape or form (e.g., outline or draft, or even just results in the form of tables and/or figures). The only restriction is that you have not previously published or presented it. It is certainly not compulsory to bring your own material along, but it will make it easier to participate in discussions and make the course much more relevant if you do. You could consider the course as a chance to put your article or presentation through the mill. More likely than not, you will leave with a blueprint for an article or presentation of the finest order and a firm resolution to finish it. Dates and Places The course will be presented twice. Thursday 1 st Friday 2 nd, Monday 5 th Tuesday 6 th May 2003 Nørresø Kollegiet, Asmildklostervej 13, 8800 Viborg Thursday 8 th Friday 9 th, Monday 12 th Tuesday 13 th May 2003 LandbrugCenter Midt, Asmildklostervej 11, 8800 Viborg Course content Writing Scientific Articles (2-2½ days)* The scientific article is covered under two main topics - its structure and its style. The structure deals with the information that should go into the article and where it should be put. It also deals with what should be omitted from an article and why. In particular, it shows participants how to make the article coherent and to provide readers with information in a way that encourages them to read expectantly rather than out of duty. The style deals with ways of making phrases, sentences, and paragraphs flow logically and without

15 distraction. The course also covers, choosing journals, editing, and dealing with editors and referees. This is the key unit in the course and acts as a reference for the other topics. Writing Science for Non-Scientists (½ day)* In many ways, writing for non-scientists is the antithesis of scientific writing. Participants learn what nonscientists expect from an article about a scientific subject and what is normally boring for them. The key is to generate the interest that lay journalists can sometimes do very well, while maintaining the scientific integrity of the article which many lay journalists often do very badly. This is, in turn, a question of structuring the article well and pitching its appeal at the appropriate level. Preparing a Conference Presentation (½ day)* This section is covered in two parts. First, the structure. A successful oral presentation needs to be structured in a way that is very different from a written article for a journal. The emphasis is on getting across one or two lasting messages, and keeping pace with the capacity of an audience to comprehend them. Second, we will look at the alternatives in preparing visual material, and how to present it to greatest advantage. Preparing a Poster (1-2 hours)* The poster is a relatively recent phenomenon at scientific conferences and other venues and there are few, if any, worthwhile published guidelines for making a good poster. The main purpose of a poster is to attract other participants at the meeting to approach and talk with the presenter - it is not a means of providing detailed information. Thus, the principles that underpin preparation of posters are totally different from those used in any of the other forms of scientific presentation. We explore these principles and go through examples of good and bad posters. Scientific Writing for Scientists with English as a Second Language (½ - 1 hour)* Since most scientific papers are written in English, scientists whose native language is not English are often at a disadvantage. However this disadvantage is not as great as many believe. The language of science is universal; its logic, its structure, and its adherence to the three vital elements of precision, clarity, and brevity mean that all scientists who write well have a common objective when writing, regardless of their first spoken language. Many scientists need to have the help of a native English speaker in the final stages of their preparation but without a good scientific structure the result is often disappointing. On the other hand, correcting the English syntax of a well-structured scientific article is not a major task and usually results in a significant and well-accepted contribution to science. * These times are indicative only. They are flexible and will depend on the needs of the participants. Enrolment deadline Monday 14 th April 2003 Further reading Lindsay D.R. (1996). A Guide to Scientific Writing, Second edition. Longman, London and Sydney. Mark Henryon has a copy of this book for those interested.

16 Nøressø Kollegiet Workshop Evaluation 1. Will the workshop help you in: Writing your next scientific paper? No A little Quite a bit A great deal Writing a paper for non-scientists? No A little Quite a bit A great deal Preparing and presenting a paper at a conference? No A little Quite a bit A great deal Preparing a poster? No A little Quite a bit A great deal One person said they missed this part 2. Did Dave Lindsay: Know his subject? No A little Quite a bit A great deal 1 14 Present the subject well? No A little Quite a bit A great deal The workshop was: Too long Too short Right length 4 * 11 * One person said a bit

17 4. Which part of the workshop was of: Least value to you? Poster None No part was with least value to me The discussions about Introductions from the participants it was hard to follow when it was not within your own field The part on posters I try to avoid making any The long discussions about personal subjects in papers, as the title Scientific paper writing Most value to you? Selecting between subjects to put in scientific papers Writing for scientific journals and conference presentations Writing a scientific paper, presenting a paper at a conference, and writing for non-scientists The rest! Results and Discussion Structure, style, and presentations to non-scientists Presenting science for non-scientists It was all valuable, besides the moment cited above (i.e., The long discussions about personal subjects in papers, as the title) Writing and presenting for non-scientists Oral presentations and posters Developing a structure based on an hypothesis 5. There were approx. 25 participants at the workshop. Workshops of this size tend to reduce the amount of interaction between participants. Were you happy with the format of the workshop, or would you have preferred a smaller group for more interaction? Preferred a smaller group Yes, would have been better Smaller group would have been better A smaller group would have been preferable, but it is not an important issue in this connection I think it was ok. The advantage of 25 participants was the possibility to hear more opinions and more kinds of problems and it made, according to me, the workshop interactive. The format worked well Perhaps half the size is more appropriate Even though the number of participants was approx. 25, there was good interaction and a pleasant atmosphere Maybe a bit smaller, as 12 people, but in general, it was a rich experience hearing the other ones [participants]. No problems. The format was ok I think would be preferable 25 persons was ok Group size was ok. Smaller groups may lead to very specialised discussions

18 6. Did you get enough written material during the workshop: Too long Too short Right length Were you happy with the venue and organisation? No A little Quite a bit A great deal Would you recommend the workshop to other departments at DJF? No A little Quite a bit A great deal 2 12 *+ * One person said I already have several people expressed interest. Many didn t know/understand why only for geneticists. * One person added Very much!!! 9. Other comments: Quite an enjoyable time, and a good course presented with a lot of enthusiasm The four days of the workshop were very helpful and enriching for me. Thank you, David! Perhaps a number of exercises in small groups would be an advantage When are you going to Brazil, David? A very good course. These topics should be included in the education program for all (coming and existing) scientists Although it was a really relaxed course over 4 days, it should be possible to fit everything into 3 days (even if it means to spend one hour more per day)

19 LandbrugCenter Midt Workshop Evaluation 1. Will the workshop help you in: Writing your next scientific paper? No A little Quite a bit A great deal Writing a paper for non-scientists? No A little Quite a bit A great deal Preparing and presenting a paper at a conference? No A little Quite a bit A great deal Preparing a poster? No A little Quite a bit A great deal Did Dave Lindsay: Know his subject? No A little Quite a bit A great deal 2 24 Present the subject well? No A little Quite a bit A great deal The workshop was: Too long Too short Right length 3* * * One person ticked two boxes, Too long and Right length + One person suggested that the workshop could maybe be a day shorter

20 4. Which part of the workshop was of: Least value to you? Thesis All relevant Tables and figures It was all of value Writing research applications Making posters Writing for non-scientists section Applying for research grants Tables within writing a scientific paper Applying for research grants Writing for non-scientists Writing for non-scientists because I have quite a lot experience in that already Session about posters Project application writing None Not least of value, perhaps less actual at this moment: writing for non-scientists, dealing with referees, and so on hopefully that will change Research applications Dealing with referees Poster presentations The application Structure of the paper Writing a scientific article Making conference posters Most value to you? Give a seminar/short presentation All relevant Writing the Introduction, presenting science for non-scientists How to structure the article in a logical way and write fluently Writing scientific papers by far Setting up the hypothesis Writing scientific articles and science for non-scientists How to structure an article hypothesis etc. How to write scientific papers, how to write for non-scientists Writing a scientific paper Writing scientific papers Structuring papers for scientists Writing scientific articles and oral presentations Principles about writing papers These were all subjects that fitted together and therefore the course worked well as a whole Most actual: writing a Masters thesis, getting started, about structure. All in all: nothing could be left out! Writing articles Writing for non-scientists Writing scientific articles Text, tables, and figures Writing a scientific article Writing scientific paper

21 Giving presentations Oral presentation/poster presentation/writing an article for non-scientists Writing scientific papers 5. There were approx. 25 participants at the workshop. Workshops of this size tend to reduce the amount of interaction between participants. Were you happy with the format of the workshop, or would you have preferred a smaller group for more interaction? It think that 25 participants quite reasonable size It was just fine It was ok It shouldn t be bigger. Still I would say, it was not a problem. Actually, I got to speak with people I normally did not speak to. I think the interaction was at an acceptable level. I m not sure it would have been better in a smaller group I think the group size was fine. It was good with the division into groups on Thursday. 25 participants was okay No, I think the number were fine and many good discussions Ok. The interaction was good If we had had a few days for trying out it would have been good with smaller groups. But, in the presented form 25 participants is fine For this kind of workshop, a number of 25 was fine Ok size Interaction worked ok for me, but more participants taking part in debate would have been better 25 ok Smaller would be better. But size was not a major disadvantage Smaller groups would be fine once in a while to initiate activity Size was ok (appropriate) Knowing each other it s ok; and it served another purpose of getting people from different sections together Really nice format, but we could have been less people in each group The size was ok! There was a good interaction, but of course, fewer participants will always create more interaction. But, I was quite happy with the format 6. Did you get enough written material during the workshop: Too little Too much Right amount 6* 20 * One person said but I got a copy of the book, so I m fine 7. Were you happy with the venue and organisation? No A little Quite a bit A great deal 1* 6 19 * One person noted that the meeting room was too small 8. Would you recommend the workshop to other departments at DJF?

22 No A little Quite a bit A great deal Other comments: Good course Thank you for a very good workshop Learned a lot, nice atmosphere, in every possible way, a good course A great workshop, that would be a benefit for most scientific writers A short follow-up on the course in about ½ year could be great I was very pleased with the course. Some of the material is more or less common knowledge, but presented together in a coherent set of sessions brings you to think more deeply about it. Dave Lindsay did a marvellous job! Construction of figures could have been touched more thoroughly

23

24

25 Danmarks Miljøundersøgelser FORS 18. november 2005 low fil: G:\AFDELING-FORS\Chefkreds\2005\11\Pkt_02_h_forklaede_kursus.doc Punkt 2h Chefmødet den november 2005 Kursus "Communications in Science" Resume DJF har i 2003 gennemført et succesfuldt kursusforløb i scientific communication. Underviseren er Professor Emeritus David Lindsay fra University of Western Australia. Kurset var sammensat af forskellige elementer: Writing Scientific Articles (2-2½ days) Writing Science for Non-Scientists (½ day) Preparing a Conference Presentation (½ day) Preparing a Poster (1-2 hours) Scientific Writing for Scientists with English as a Second Language (½ - 1 hour) Se vedlagte kursusbeskrivelse og evalueringer. DJF er interesseret i at tilrettelægge et kursus i samarbejde med DMU og der kan evt. sammensættes et forløb, som målrettes i forhold til det ønskede (både indhold og omfang). Prisen for kurset med ovennævnte omfang er ved 25 deltagere ca. kr. 4000, hertil kommer evt. overnatning og forplejning for kursusdeltagere. Det er muligt at planlægge kursus både i Jylland og på Sjælland i samarbejde ml. DJF og DMU. Indstilling Det indstilles at chefkredsen drøfter kursets relevans og aktualitet, vurderer om der kan samles interesserede medarbejdere, hvorefter SEK/FORS vil tage initiativ til planlægning sammen med DJF.

26

27 Forklæde og bilag til pkt. 4c ved chefmødet den november 2005 Danmarks Miljøundersøgelser FORS Dato Sagsbehandler LMS fil: Pkt_04_c_Q3_2005_NOVANA.doc Punkt 4c Chefmødet den november 2005 Q3 - NOVANA Resume Notatet omhandler Q3 for NOVANA-aktiviteter. Budgettet for NOVANA-aktiviteter i 2005 er sammenlignet med den årlige basis DMU i gennemsnit har forpligtet sig til at anvende i perioden Forbruget primo november 2005 (drift medio november) er sammenlignet med budgettet for I tabel 2 og 3 er basisforbruget opgjort til kostpris, dvs. uden overhead på løn. Der henvises i øvrigt til forudsætninger og bemærkninger givet i Q1 rapporten for NOVANA på chefmødet den 12. maj Efter Torben Moth Iversen runde med afdelinger omkring at sikre overensstemmelse mellem basisrammerne og det faktiske basistræk har en række afdelinger justeret i budgettet samt tilføjet nye NOVANA-aktiviteter, hvor en del af disse justering allerede indgik ved Q2 status. Status Basistrækket er vurderet med overhead (116%) i tabel 1 og som kostpris (løn uden overhead) i tabel 2. Sammenligning mellem basisbudgetter og NOVANA-forpligtelsen i kostpris er medtaget fordi nogle afdelinger af hensyn til den aktive strategi og løsning af opgaverne har flyttet ressourcer mellem drift og årsværk ift. beregningsforudsætningerne for NOVANA. I forhold til Q2 er der kommet en større afvigelser mellem budgetterne med overhead og de gennemsnitlige NOVANA-forpligtelser. Der budgetteres med 2,4 mill. kr. (4%) over NOVANA-forpligtelsen. Uden overhead er der budgetteret med et mindre forbrug på godt 1,9 mill. kr. Der er budgetteret med 5,5 flere årsværk (11%), mens driftsudgifterne er 3,6 mill. kr. lavere (31%) end forudsætningerne. Samtidig budgetteres med eksterne indtægter for 3,4 mill. kr., der forklarer en del af det ekstra årsværksforbrug ift. forudsætningerne. Det skal bemærkes at summen for intern handel ved årets udgang skal være 0, og siden august er kommet en del tættere på 0 og vil være i nul når året er omme. Tages højde for afstemning af intern handel er basisforbruget inkl. overhead budgetteret til at være ca. 1 mill. kr. højere end beregningsforudsætningerne. Med en gennemsnitlig årsværkspris inkl. overhead i budgettet på kr. er den faktiske årsværkpris kr. højere end NOVANA s beregningsforudsætninger (i 2005-niveau) se tabel 5 i bilaget. Det betyder, at der reelt skal anvendes færre årsværk og/eller mindre drift for at kunne holde sig indenfor forpligtelserne jf. NOVA- NA- forpligtelserne inkl. overhead. 1

28 Forklæde og bilag til pkt. 4c ved chefmødet den november 2005 Der er en mindre forskel på den budgetterede gennemsnitlige årsværkspris og den faktiske årsværkspris, hvor sidstnævnte er ca kr. lavere pr. årsværk. Rettes dette i budgetteret reduceres basisforbruget med 0,4 mio. kr. Nogle af områderne indenfor NOVANA har væsentlige afvigelser mellem budget og NOVANA forpligtelser, jvf. tabel 1 i bilaget. Arter og terrestrisk natur har budgetteret væsentligt over den gennemsnitlige NOVANA-forpligtelse (og afvigelsen er steget en del siden Q2-status) mens den for koordinering mv. ligger væsentligt under. Arter og terrestrisk natur har medtaget aktiviteter omkring feltstation, Vadehavet og arbejde med rødlister, som både anvendes under NOVANA-aktiviteter og en del af det tidligere minimumsovervågningsprogram, men ikke alle har indgået i NOVANA-forpligtelserne. Samtidigt er det første år med rapportering og der er opbygget database, således at forbruget for arter og terrestrisk natur i 2005 må forventes at ligge over gennemsnittet. I 2005 er justering af NOVANA og konsekvenser af kommunalreformen også med til at presse ressourcerne. Den samlede konklusion bliver, når der også tages højde for eksterne NOVANA-indtægter, at der samlet set er en rimelig overensstemmelse mellem budget og NOVA- NA- forpligtelser ift. basisforbruget inkl. overhead, men med større afvigelser indenfor fagområderne. Forbruget pr. primo november 2005 er 82 % af årsbudgettet og ligger dermed som forventet på nuværende tidspunkt. Visse områder har dog allerede anvendt alle budgetterede timer (MAR, AM) eller næsten alle timer (TERI, VIBI). Medio november er anvendt 67% af driften og 64% af indtægterne er opnået Indstilling Det indstilles at chefkredsen: drøfter om budgetter og forbrug giver anledning til bemærkninger beslutter at afdelingerne følger op i ARS ift. at den gennemsnitlige budgetterede årsværkspris ligger ca kr. lavere end den faktiske årsværkspris primo november 2005 beder afdelinger skærpe opmærksomheden omkring at forbruget ved året udgang ikke overskrider budgettet og vurderer om driftsudgifterne er budgetteret for højt sikrer at alle relevante aktiviteter i AP06 for NOVANA etikette og for arter og terrestrisk natur får afklaret, hvilke aktiviteter der skal indgå i NOVANA- forpligtelserne. 2

29 Forklæde og bilag til pkt. 4c ved chefmødet den november 2005 Chefmøde november 2005 punkt 4.c Q3 NOVANA Bilag 4-c _ Q for NOVANA _ DMU FORS/lms Indledning Opgørelsen for NOVANA omfatter: per områder under NOVANA hvad DMU har forpligtiget sig til i gennemsnit pr. år at anvende i 2005-priser hvor overhead er inkl. i lønudgifterne og hvad afdelingerne budgettere med i 2005 (tabel 1) per områder under NOVANA hvad DMU har forpligtiget sig til i gennemsnit pr. år at anvende i priser hvor lønudgifterne er uden overhead og hvad afdelingerne budgettere med i 2005 (tabel 2) per aktivitet under NOVANA budgetter sammenholdt med tidsforbrug og drift primo november 2005 (tabel 3) per område forbrug primo november 2005 af timer, og medio november konterede indtægt og intern handel samt basisforbrug i procent af de tilsvarende budgetter (tabel 4) sammenligning af forudsatte årsværkspriser i NOVANA sammenlignet med de anvendte i arbejdsprogrammet for 2005 (tabel 5) Budget og status 2005 NOVANA-forpligtelserne i 2005 er beregnet ved at tillægge en PL-reguleringssat fra 2001 til 2005 på 11,78% svarende til en stigning på 2,5% ift Der henvises i øvrigt til de generelle bemærkninger til Q1 rapporten drøftet på chefmødet den 12. maj Basistrækket er vurderet med overhead (116%) i tabel 1 og som kostpris (løn uden overhead) i tabel 2. Sammenligning mellem basisbudgetter og NOVANA-forpligtelsen i kostpris er medtaget fordi nogle afdelinger af hensyn til den aktive strategi og løsning af opgaverne har flyttet ressourcer mellem drift og årsværk ift. beregningsforudsætningerne for NOVANA. Budgetterne med inkl.overhead er samlet 2,4 mill. kr. (4 %) højere end de gennemsnitlige NOVANA-forpligtelser, men det dækker over større afvigelser pr. delprogram. Uden overhead er der budgetteret med et mindreforbrug på godt 1,9 mill. kr. Der er budgetteret med 5,5 flere årsværk (11 %), mens driftsudgifterne er 3,6 mill. kr. lavere (31 %) end NOVANA- forpligtelser. Samtidig budgetteres med eksterne indtægter for 3,4 mill. kr., som er en af forklaringerne på det højere årsværksforbrug end forudsætningerne. Det skal bemærkes at summen for intern handel ved årets udgang bliver 0, men der indgås løbende aftaler om bl.a. overvågningsudviklingsprokjekter mellem FORS og afdelingerne, så der kan være afvigelser mellem det rammebeløb FORS har afsat og det afdelingerne har aftaler om. Tages højde for dette vil basisforbruget inkl. overhead være ca. 1 mill. kr. højere end beregningsforudsætningerne. Terrestrisk natur budgetterer med hele 9,5 årsværk mod 3,5 i NOVANA- forpligtelser ne og Marine områder budgetterer med godt 2 årsværk mere end forudsætningerne. For luft-, ferskvands- og den marine overvågning er budgetterne under 5% over forpligtelserne. Til koordinering og tværgående opgaver budgetteres med 3,3 årsværk 3

30 Forklæde og bilag til pkt. 4c ved chefmødet den november 2005 mindre end forudsat. Generelt budgetteres med lavere driftsudgifter end NOVANAforudsætningerne. Samlet ligger budgettet for arter og terrestrisk natur væsentligt over (59%) den gennemsnitlige NOVANA-forpligtelse (inkl. overhead), mens den for koordinering mv. ligger en del under (27%). Arter og terrestrisk natur inkluderer aktiviteter omkring feltstation, Vadehavet og arbejde med rødlister, som både er NOVANA-aktiviteter og en del af det tidligere minimumsovervågningsprogram og som derfor ikke i fuldt omfang er med i de nuværende NOVANA- forpligtelser. Endvidere er området i gang med første dataindberetning og rapportering og har opbygget databaser, så der må forventes et forbrug over gennemsnittet for Den gennemsnitlige årsværkspris inkl. overhead i budgettet er kr. mod de der er regnet med i NOVANA-forpligtelserne (tabel 5). For de enkelte afdelinger er der dog stor afvigelser mellem de faktiske årsværkspriser og NOVANAforudsætningerne. De faktisk gennemsnitlige årværksudgifter primo november 2005 har været knap kr. højere end dem der anvendes i budgettet. Tages der højde for dette reducerer det basisforbruget med 0,4 mill. kr. Det skal bemærkes at årsværkforbrug og driftsudgifter øges ved at der er nogle indtægter for visse NOVANA-aktiviteter, hvor nogle af disse har et negativt basisforbrug også inkl. overhead. Den samlede konklusion bliver, at der er en rimelig god overensstemmelse mellem budget og NOVANA-forudsætningerne ift. basisforbruget inklusiv overhead men at det dækker over store forskelle fra område til område. Forbruget primo november 2005 er med 82 % af årsbudgettet, hvad der kan forventes på nuværende tidspunkt. MAR og AM har dog allerede anvendt samtlige budgetterede timer og VIBI og TERI næste alle. Der er anvendt 67% af driften og den kan derfor godt være overestimeret i budgetterne. 2/3-dele af de budgetterede indtægter opnået medio november

31 Forklæde og bilag til pkt. 4c ved chefmødet den november 2005 NOVANA-forpligtelse DMU budget 2005 Afdeling, område, aktivitet Årsværk Løn inkl. OH Drift Basis Årsværk Løn inkl. OH Drift Basis ex. indtægter Indtægter Intern handel 1 Basis inkl. indtægter Afvigelse ift. budget Baggrundsovervågning 10, , LMP IV 9, , Landovervågning 2, , Ferskvand 8, , Marine områder 8, , Arter/terrestriske naturtyper 3, , Koord., udvikl. opgaver m.v. 6, , I alt 48, , Tabel 1: Samlede NOVANA-forpligtelse reguleret fra 2001 til 2005 priser (+11,78%). Denne stigning er fordelt forholdsmæssigt på løn og drift, dvs. driften er reguleret med 11,78% ift niveauet og tilsvarende er lønnen. Minus ved intern handel betyder en intern indtægt fra anden afdeling. Tabel noter: 1) Summen for intern handel vil ved årets udgang være 0, men da der løbende indgås konkrete om bl.a. overvågningsudviklingsprokjekter, vil der i afdelinger mangle nogle af de interne indtægter, som bl.a. FORS har budgetteret som intern overførsler (udgifter). 2) Nogle aktiviteter under baggrundsovervågning og LMPIV vedrører begge programmer, og disse aktiviteter er nu blevet fordelt 50%/50% på de to delprogrammer. 3) I forhold til NOVANA-forpligtelsen har fordelingen mellem årsværk og drift været et skøn. Endvidere er der nu medregnet aktiviteter vedr. feltstation, rødliste og Tøndermarsken 4) Dette omfatter den overordnede tværgående, koordinerende opgaver som DMU har i relation til NOVANA, midler til F&U overvågningsprojekter og tværgående indsatser, køb af fælles eksterne data under NOVANA (som klimadata, CHR og GLR-data m.v.), Standat-sekretariatet m.v. Størstedelen af driftsudgifterne falder i 2. halvår blandt kontraktafregninger, køb af data, trykkeudgifter m.fl. NOVANA-forpligtelse DMU budget 2005 Afdeling, område, aktivitet Årsværk Løn eks. OH Drift Basis eks. OH Årsværk Løn eks. OH Drift Basis ex. indtægter Indtægter Intern handel 1 Basis eks. OH Afvigelse ift. budget Baggrundsovervågning 10, , LMP IV 9, , Landovervågning 2, , Ferskvand 8, , Marine områder 8, , Arter/terrestriske naturtyper 3, , Koord., udvikl. opgaver m.v. 6, , I alt 48, , Tabel 2: Som tabel 1, men hvor lønudgifterne er uden overhead. 5

32 Forklæde og bilag til pkt. 4c ved chefmødet den november 2005 Afdeling, område, aktivitet Årsværk Løn eks. OH DMU budget 2005 Forbrug november 2005 Drift Indtægter Intern Basis eks. Årsværk Løn eks. handel OH OH Drift Indtægter Intern handel Basis eks. OH ATMI i alt: 20, , Baggrundsovervågning: 12, , Metoafprøvning passive opsamlere 0, , NOVANA baggrund luft 10, , NOVANA Center for luftdata 1, , NOVANA Stationspasning 0, , NOVANA analyser og metoder 0, , LMPIV 7, , NOVANA LMP 5, , NOVANA Center for luftdata 1, , NOVANA Stationspasning 0, , NOVANA analyser og metoder 0, , FEVØ i alt: 11, , Landovervågning: 2, , Landovervågning - LOOP 2, , Ferskvand (vandløb, søer, hydrometri): 8, , NOVANA Overvågning 7, , Screening PFOS og organotin 0, , Statistiske metoder til trendanalyser 0, , Kvalitetssikring modellering NOVANA 0, , LOOP konsulentopgaver amter 0, , Fagmøder FEVØ 0, , Baggrundstab af næringsstoffer 0, , Dræn-Screening P (OVS) 0, , Ny metode havbelastning 0, , Koordinering 0, , Standat 0, , MAR i alt 10, , Marine områder: 10, , Forureningsovervåg. på havområde 2, , Fadatacenter og edb-udvikling 3, , Afstrømningsdatabase 0, , Interkalibrering plankton 0, , Mapping bentic algea 0, ,

33 Forklæde og bilag til pkt. 4c ved chefmødet den november Sed. betydnimng ålegræs dybdegrænse 0, , Screening PFOS og organotin 0, , Statistiske trenanalyser 0, , Overvågning af bundfauna 0, , Overvågning miljøfarlige stoffer 0, , Overvågning biologiske effekter 0, , Stenrevsovervågning (KDA) 1, , Overvågning modellering 0, , Kvalitetssikring af modeller NOVANA 0, , AM i alt 0, , Arter/terrestriske naturtyper 0, , Sæltællinger i indre danske farvande 0, , TERI i alt 2, , Arter/terrestriske naturtyper 2, , Metodeafprøvning passive opsamlere 0, , Kvælstofdeposition og N i løv 0, , Fagdatacenter, biodiversitet 1, , VIBI i alt 7, , Arter/terrestriske naturtyper 7, , Naturovervågning generelt 0, , Fagdatacenter, biodiversitet 2, , Feltstationer (Tipperne) 1, , Overvågning skarv 0, , Overvågning fugle i Vadehavet 0, , Tøndermarsken 0, , Rødliste 0, , Sælovervågning 0, , Overvågning af vandfugle 1, , FORS inkl. gennemløb 2, , Koord., udvikl. opg., fælles data m.v.: 2, , NOVANA Eksterne ydelser 0, , NOVANA Interne ydelser 0, , Standat 0, , Fagmøder 0, , NOVANA 2, , Standatkodelister til OIOXML 0, , I alt DMU 54, ,