Håndbog til Kommunalbestyrelsen

Transkript

1 Håndbog til Kommunalbestyrelsen Version P

2 Indholdsfortegnelse Aflønning... 5 A.1. Vederlag... 5 A.1.1. De grundlæggende regler om vederlag m.v... 5 A.1.2. Borgmesterens vederlag... 5 A.1.3. Fast vederlag... 5 A.1.4. Udvalgsvederlag... 5 A.1.5. Formandsvederlag... 6 A.1.6. Tillægsvederlag... 6 A.1.8. Tabt arbejdsfortjeneste... 6 A.1.9. Andre offentliggjorte vederlag for varetagelsen af kommunale hverv... 7 A.2. Kørselsgodtgørelse... 8 A.2.1. Hvad kan der ydes befordringsgodtgørelse til:... 8 A.2.2. Beskatning:... 8 A.2.3. Udfyldelse af køresedlen:... 9 A.3. Rejse- og befordringsgodtgørelse A.4. Faaborg-Midtfyn Kommunes kursusregulativ A.5. Beskatning af personalegoder Rettigheder og pligter B.1. Borgmesterens rettigheder og pligter B.1.1. Den administrative ledelse B.1.2. Den politiske ledelse B.2. Udvalgsformandens rettigheder og pligter B.2.1. Pligt til at modtage valg B.2.2. Mødeindkaldelse B.2.3. Formandsbeslutninger B.3. Medlemmets rettigheder og pligter B.3.1. Mødepligt B.3.2. Sagsindsigt B.3.3. Initiativret B.3.4. Standsningsret B.3.5. Genoptagelse af sager B.4 Tavshedspligt B.4.1. Almindelige bestemmelser B.4.2. Behandlinger bag lukkede døre i kommunalbestyrelsen B.4.3. Behandlinger på udvalgsmøder B.5. Noget om habilitet B.6. Indkaldelse af stedfortræder

3 B.6.1. Ved inhabilitet B.6.2. Ved lovligt forfald ved kommunalbestyrelsesmøder B.6.3. Ved lovligt forfald ved udvalgsmøder Om valg C.1. Valgbarhed C.1.1. Valgbarhed og valgret C.1.2. Ikke personlig umyndiggjort C.1.3. Ikke straffet C.1.4. Valgbarhedsnævnet C.2. Pligt til at modtage valg C.2.1. Borgerligt ombud C.2.2. Fritagelse for valg C.3. Udtræden af kommunalbestyrelsen C.3.1. Midlertidig udtræden C.3.2. Permanent udtræden C.3.3. Udtræden på grund af idømmelse af straf C.4. Indtræden af stedfortræder Om møder og dagsordener D.1. Kommunalbestyrelsen D.1.1. Kommunalbestyrelsens møder D.1.2. Behandling for lukkede døre D.2. Udvalgsmøderne D.2.1. Udvalgsmøder er ikke offentlige D.2.2. Økonomiudvalget og stående udvalg D , stk. 4-udvalg D.3. Kompetencefordelingsplan D.4. Dagsordenen D.4.1. Ordinær dagsorden indhold D.4.2. Udsendelse og offentliggørelse af dagsordenen D.4.3. Tillægsdagsorden D.4.4. Sager uden for dagsorden D.5 Mødeledelsen D.6 Protokollen D.7. Faste møder D.8. Sekretariatsbetjening Økonomi E.1. Budget- og regnskabsprocedure E.1.1 Bevillingsregler E.1.2 Anlæg

4 E.1.3.Budgetopfølgning E.1.4. Budgetprocedure E.1.5. Regnskab E.1.6. Kasse- og regnskabsregulativ IT F.1. Opstart efter valg F.2. Udstyr F.2.1. Udlevering af udstyr F.2.2. Returnering af udstyr F.2.3. Mistet udstyr F.3. Brugernavne og koder F.3.1. Primært brugernavn Post/Kalender og Infolet mv F.3.2. Apple-ID Bruger til din ipad (og eventuelt iphone) F.3.3. edagsorden F.4. IT sikkerhed F.5. Systemerne i intranetportalen F.5.1. Infolet Intranettet selv F.5.2. Post/Kalender Praktiske informationer G.1. Udlevering af nøglekort samt kode G.2. Postkasser på Rådhuset G.3. Mødelokaler, forplejning G.4. Aviser G.5. Papir og toner til printer G.6. Gaveordning G.7. Papirmakulering G.8. Visitkort

5 Aflønning A.1. Vederlag A.1.1. De grundlæggende regler om vederlag m.v. til Kommunalbestyrelsens medlemmer fremgår af: Den kommunale styrelseslov (lovbekendtgørelse nr. 971 af 25. juli 2013), der er vedtaget af Folketinget Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr af 21. oktober 2013 om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelse af kommunale hverv. Faaborg-Midtfyn Kommunes styrelsesvedtægt. Der kan oppebæres forskellige typer af vederlag for varetagelsen af kommunale hverv. Den 3. december 2013 har Kommunalbestyrelsen vedtaget nedenstående takster for vederlag i Taksterne reguleres én gang årligt pr. 1. april. A.1.2. Borgmesterens vederlag Vederlaget udgør pr. 1. januar ,00 kr. A.1.3. Fast vederlag Vederlaget gives for medlemskab af Kommunalbestyrelsen og for møder m.v. generelt som følge af medlemskabet af Kommunalbestyrelsen. Efter vederlagsbekendtgørelsen udgør det faste vederlag kr. (grundbeløb pr. 1. marts 2012) årligt. Pr. 1. januar 2014 udgør det faste vederlag ,00kr. A.1.4. Udvalgsvederlag Vederlaget gives for medlemskab af de stående udvalg. Summen af de samlede udvalgsvederlag kan højst udgøre 125 % af borgmestervederlaget. Pr. 1. januar 2014 udgør vederlaget for medlemskab af et stående udvalg ,00 kr. 5

6 A.1.5. Formandsvederlag Vederlaget gives til formændene for de stående udvalg. Summen af de samlede formandsvederlag til udvalgsformændene kan højst udgøre 180 % af borgmestervederlaget. Pr. 1. januar 2014 udgør vederlaget til udvalgsformændene 23% af borgmesterens vederlag ,00 kr. Formanden for Børne- og ungeudvalget oppebærer et vederlag, som udgør 10% af borgmesterens vederlag pr. 1. januar ,00 kr. Formanden Folkeoplysningsudvalget oppebærer et vederlag, som udgør 5% af borgmesterens vederlag pr. 1. januar ,00 kr. A.1.6. Tillægsvederlag Vederlaget gives til kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har hjemmeboende barn/børn under 10 år. Efter vederlagsbekendtgørelsen udgør vederlaget kr. årligt (grundbeløb pr. 1. marts 2012). I 2013 udgjorde tillægsvederlaget ,00 kr. A.1.7. Vederlag til næstformænd Vederlaget oppebæres af 1. viceborgmester. Vederlaget udgør årligt 5 % af borgmesterens vederlag pr. 1. januar ,00 kr. A.1.8. Tabt arbejdsfortjeneste Et medlem af en kommunalbestyrelse har ret til, forud for og med virkning for ét år ad gangen, at forbeholde sig adgang til at oppebære tabt arbejdsfortjeneste, jf. Styrelseslovens 16, stk. 5. I så fald reduceres det faste vederlag med kr. Dette fradrag reguleres ikke. Erstatningen for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan pr. dag højst udgøre det femdobbelte af diætsatsen. Diætsatsen udgør i ,00 kr. for møder under 4 timer. Diætsatsen forhøjes hvert år den 1. januar med 5 kr. Kommunalbestyrelsen afgør, om erstatningskravet kan anses for dokumenteret. Fællessekretariatet udsender hvert år i november måned et skema om valg af vederlag for det kommende år. 6

7 A.1.9. Andre offentliggjorte vederlag for varetagelsen af kommunale hverv Kommunalbestyrelsen har pligt til at offentliggøre, hvilke medlemmer, der modtager vederlag for varetagelse af andre kommunale hverv - som den pågældende udfører efter forslag eller valg fra kommunen - end hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem. Vederlag udbetalt i 2013 skal offentliggøres inden udgangen af 1. kvartal Styrelseslovens 16 e, stk. 1, fastlægger samtidig en pligt for det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem til at give kommunalbestyrelsen oplysninger om størrelsen af vederlaget for de pågældende hverv. Det er denne indberetning, der danner baggrund for kommunalbestyrelsens offentliggørelse. Oplysningspligten omfatter alle andre hverv end medlemskab af kommunalbestyrelsen, kommunalbestyrelsens udvalg eller underudvalg, der udføres efter valg eller forslag fra kommunen. Som eksempel på vederlag, som er omfattet af oplysningspligten, kan nævnes vederlag, som et kommunalbestyrelsesmedlem modtager for hverv som bestyrelsesmedlem i et selskab, f.eks. et I/S eller et A/S, som kommunen deltager i. Endvidere er vederlag for hverv som bestyrelsesmedlem i et kommunalt fællesskab, jf. 60 i Styrelsesloven, tillige omfattet af oplysningspligten. Også hverv, som en kommunalpolitiker varetager efter valg eller forslag fra KL, er omfattet af oplysningspligten. Det er kun vederlag, som er omfattet af bestemmelsen. Andre udbetalinger, som er knyttet til varetagelsen af de omhandlede hverv, er ikke omfattet. Derfor omfatter offentliggørelsen ikke hverv, hvor honoreringen alene består af udbetaling af mødediæter, godtgørelse af positive udgifter eller erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Kommunalbestyrelsesmedlemmernes ulønnede hverv fremgår heller ikke af den offentliggjorte oversigt. 7

8 A.2. Kørselsgodtgørelse A.2.1. Hvad kan der ydes befordringsgodtgørelse til: I henhold til Styrelseslovens 16, stk.10 litra a, ydes der befordringsgodtgørelse fra hjemstedet ved deltagelse i de i stk. 1 litra a - f nævnte møder m.v.: a. deltagelse i møder i kommunalbestyrelsen og dennes udvalg, samt underudvalg, b. deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af kommunalbestyrelsen, c. deltagelse i kurser m.v., der af kommunalbestyrelsen eller af økonomiudvalget efter bemyndigelse fra kommunalbestyrelsen anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv, d. deltagelse i seminarer, jf. 9 a, e. deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jf. 42 c, f. varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra kommunalbestyrelsen eller dennes udvalg. Jf. Styrelseslovens 16, stk. 11 kan kommunalbestyrelsen endvidere beslutte at yde befordringsgodtgørelse til de i stk. 1, litra g nævnte aktiviteter: g. udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a - f nævnte møder m.v. Der ydes ikke befordringsgodtgørelse for så vidt angår formøder med kommunalbestyrelsesgruppe. gruppe/koalitionsmøder eller andre møder, der foregår i partipolitisk regi. A.2.2. Beskatning: Befordringsgodtgørelse mellem hjem og mødested udbetales skattefrit i indtil 60 mødedage, inden for de forudgående 24 måneder. Fra og med 61. mødedag beskattes befordringsgodtgørelsen som personlig indkomst. Perioden på 24 måneder gælder fra den 1. januar i det år man er valgt ind i kommunalbestyrelsen og er derefter løbende 24 måneder. I det omfang et møde er henlagt til andet mødested end Rådhuset, vil dette ligeledes udløse skattefri befordringsgodtgørelse 60 gange, idet der er tale om andet mødested. Øvrig befordringsgodtgørelse ydes skattefrit. 8

9 Der gøres i øvrigt opmærksom på de særlige skattemæssige regler, såfremt der er ydet befordringsgodtgørelse for befordring foretaget i en bil ejet af et firma, idet den udbetalte befordringsgodtgørelse skal indtægtsføres i virksomheden. Kontakt evt. skattemyndighederne herom. A.2.3. Udfyldelse af køresedlen: Speciel køreseddel til brug for kommunalbestyrelsesmedlemmer skal benyttes. Køresedler udfyldes for én og kun én kalendermåned fremsendes senest den 10. i den efterfølgende måned til Fællessekretariatet, som er ansvarlige for anvisning af befordringsgodtgørelsen modtaget senere end den 10. i den efterfølgende måned, udbetales først den efterfølgende måned Evt. spørgsmål rettes til HR-staben, Birgitte Thomsen. 9

10 A.3. Rejse- og befordringsgodtgørelse. Faaborg-Midtfyn Kommunes kommunalbestyrelse har i forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 godkendt regler for rejse- og befordringsgodtgørelse pr. 1. januar 2012, som gælder såvel medarbejdere som kommunalbestyrelsens medlemmer. Der skal henvises til disse regler under bilagene. A.4. Faaborg-Midtfyn Kommunes kursusregulativ Kommunalbestyrelsen har den 19. januar 2010 godkendt rammer for medlemmernes deltagelse i kurser i et kursusregulativ. Det henvises til dette regulativ under bilagene. A.5. Beskatning af personalegoder Der skal betales skat af 2.600,00 kr. (i 2014) om året, hvis man har arbejdsgiverbetalt telefon og/eller internetforbindelse, der bruges privat. Dog kan man undgå beskatning, hvis der indgås en tro og love-erklæring om, at telefonen kun bruges erhvervsmæssigt. Kommunen skal føre kontrol hermed. Man bliver ikke beskattet af den computer, der stilles til rådighed af arbejdsgiveren, og som også benyttes privat. Ifølge SKAT betragtes en ipad som en computer. Den skattepligtige værdi af fri telefon og internetforbindelse på kr. årligt gælder for en eller flere arbejdsgivere. Man bliver beskattet ens af telefon og internetforbindelse til privat rådighed uanset, om det er en eller flere forskellige arbejdsgivere, der stiller goderne til rådighed. Er man således beskattet af telefon og/eller internetforbindelse på sin arbejdsplads, udløser den telefon og internetforbindelse man får stillet til rådighed som kommunalbestyrelsesmedlem ikke yderligere beskatning. Indkomstbeløbet beskattes ligesom lønindkomst og rubriceres som A-indkomst med deraf følgende oplysnings- og indeholdelsespligt for arbejdsgiveren. 10

11 For personer, der bliver beskattet af personalegoder, vil skatten af indkomstbeløbet blive trukket løbende over året i forbindelse med arbejdsgiverens indeholdelse af skat af lønindkomsten i forbindelse med lønudbetalingen. Beskatning af personalegoder vil som udgangspunkt ikke indgå i den automatiske forskudsopgørelse for Skatteyderne kan selv forskudsregistrere beløbet for at undgå eventuel restskat. 11

12 Rettigheder og pligter B.1. Borgmesterens rettigheder og pligter Lov om kommunernes styrelse (fremover forkortet Styrelsesloven), kapitel IV, beskriver borgmesterens rolle og kompetenceområde. En del af de nedenfor gennemgåede regler fremgår også af Faaborg-Midtfyn Kommunes styrelsesvedtægt, samt kommunalbestyrelsens forretningsorden. Dokumenterne findes under håndbogens bilag. B.1.1. Den administrative ledelse. Udover at være den øverste politiske leder har formanden den øverste daglige ledelse af kommunens administration, jf. 31, stk. 3. Med ordet øverste er det præciseret, at borgmesterens ledelse er af overordnet karakter med ansvar overfor kommunalbestyrelsen. I praksis varetages den personalemæssige ledelse og arbejdstilrettelæggelsen oftest af kommunaldirektør, direktion og øvrig ledelse. En konsekvens af, at borgmesteren over for kommunalbestyrelsen har ansvaret for ledelsen af administrationen er, at alle henvendelser fra kommunalbestyrelsen eller et af dets medlemmer til den kommunale administration må foregå via borgmesteren. Men også her vil der oftest være accepteret, at mere rutineprægede henvendelser, såsom indhentelse af oplysninger, sker direkte til en ansat i kommunen. Som øverste daglige leder af administrationen har borgmesteren ansvaret for, at alle formelle forhold vedrørende sagsekspeditionen er i orden, dvs. at der er ansat tilstrækkeligt kvalificeret personale til løsningen af kommunens opgaver, at de ansatte iagttager god forvaltningsskik, at der internt tilrettelægges hensigtsmæssige arbejdsrutiner og kontrolprocedurer, og at der sikres den fornødne koordination mellem sammenhængende sagsområder. Borgmesterens beføjelser og ansvar som øverste daglig leder er udtrykkeligt fastlagt i loven og kommunalbestyrelsen kan ikke begrænse de funktioner, der efter almindelig opfattelse må henføres under begrebet daglig ledelse. Kommunalbestyrelsen vil derimod gennem styrelsesvedtægt eller andre vedtagelser kunne træffe beslutninger af generel karakter om kommunens administrative struktur og om ansættelse og afskedigelse af personale, herunder om fordeling af kompetencer og ressourcer og lignende, se herunder Styrelsesloven 17, 12

13 stk. 7 hvorefter kommunalbestyrelsen drager omsorg for indretning af kommunens administration og fastsætter regler om ansættelse og afskedigelse af kommunalt personale Borgmesteren er med de begrænsninger der følger af loven i enhver henseende undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger, se Styrelsesloven 11, stk. 1, 2. pkt. Borgmesteren har ikke i sin egenskab af øverste daglige leder af administrationen nogen kompetence med hensyn til sagernes indhold. Borgmesteren har således ikke instruktionsbeføjelse overfor de ansatte med hensyn til, hvorledes sagerne skal afgøres. B.1.2. Den politiske ledelse. B.1.2.a. Pligt til at modtage valg. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen er pligtig at modtage valg til formand, det vil sige borgmester eller næstformand, viceborgmester jf. Styrelsesloven 7. Viceborgmesteren indtræder ikke automatisk i borgmesterposten, hvis borgmesteren fritages for hvervet; i denne situation skal der vælges en ny formand. Men viceborgmesteren indtræder, hvis borgmesteren er midlertidigt fraværende. B.1.2.b. Mødeindkaldelse I henhold til Styrelseslovens 30 forbereder borgmesteren kommunalbestyrelsens møder og indkalder medlemmerne til disse. Han leder kommunalbestyrelsens forhandlinger og afstemninger og drager omsorg for, at dens beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Borgmesterens rolle som mødeleder mv. af kommunalbestyrelsens møder skal ses i sammenhæng med borgmesterens øvrige funktioner i kommunestyret, herunder som født formand for økonomiudvalget og som øverste daglige leder af den kommunale administration. Borgmesterens forpligtelse til at forberede kommunalbestyrelsens møder vedrører alene de formelle forhold omkring sagsforberedelsen. Borgmesteren har således ingen kompetence til at bestemme indholdet af de beslutninger, der træffes af forvaltningen og udvalgene, herunder administrationens og udvalgenes indstillinger og borgmesteren kan ikke sætte sin indstilling i stedet for administrationens eller udvalgenes. Det er kommunalbestyrelsen som helhed der lægger mødeplan for de ordinære møder, men borgmesteren kan, hvis han finder det fornødent, indkalde til ekstraordinært møde, jf. Styrelseslovens 8, stk.2. 13

14 Det følger af Styrelseslovens 8, stk. 4, at borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet. I Faaborg-Midtfyn Kommune er det dog i forretningsordenen vedtaget, at kommunalbestyrelsens medlemmer skal modtage dagsordenen senest 4 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse. Endvidere er det i forbindelse med indførelsen af edagsorden besluttet, jf. Styrelseslovens 8a, at det materiale, der skal være tilgængeligt for medlemmerne, kun formidles elektronisk. B.1.2.c. Formandsafgørelser Kommunalbestyrelsens beslutninger træffes i møder. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutningerne bliver truffet ved almindeligt flertal. Borgmesteren har dog mulighed for at træffe beslutninger på kommunalbestyrelsens vegne. I henhold til Styrelsesloven 31, stk. 1 kan formanden afgøre sager som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Bestemmelsen vedrører således særligt sager, der ikke skal til udvalgsbehandling og sager, der har været til udvalgsbehandling og hvor der foreligger en indstilling til kommunalbestyrelsen. Borgmesteren kan dog afgøre, at sagen er af så hastende karakter, at han er berettiget til at afgøre sagen. Den betingelse, at en sag ikke må give anledning til tvivl, er kun opfyldt, hvis borgmesteren anser sagen for utvivlsom og tillige skønner, at også alle de øvrige medlemmer vil anse sagen for utvivlsom. Det er således ikke nok, at borgmesteren anser sagen for utvivlsom. Borgmesteren skal i henhold til Styrelsesloven 31, stk. 2 orientere kommunalbestyrelsen på førstkommende ordinære møde om de afgørelser han har truffet i henhold til stk. 1. B.1.2.d. Ret til at deltage i udvalgsmøder Det skal endelig bemærkes, at borgmesteren har ret til at deltage i udvalgsmøderne uden stemmeret, jf. Styrelsesloven 31 a. B.1.2.e. Indgrebsret Borgmesteren har i henhold til Styrelseslovens 31, a, stk. 3. ret til at standse behandlingen af en sag, der er under et udvalgs myndighedsområde, ved skriftligt at pålægge udvalget at indbringe sagen for kommunalbestyrelsen uden unødigt ophold. 14

15 Dette gælder dog ikke sager, hvor afgørelsen ved lovgivning er henlagt til udvalget. B.2. Udvalgsformandens rettigheder og pligter. B.2.1. Pligt til at modtage valg Bortset fra i Økonomiudvalget, hvor borgmesteren er født formand, vælger udvalgene selv deres formand, jf. Styrelsesloven 22. Det sker ved flertalsvalg. Ethvert medlem er forpligtiget til at modtage valg til formand. Et udvalg kan tillige vælge en næstformand. Næstformanden indtræder ikke automatisk i formandsposten, hvis formanden udtræder af udvalget; i denne situation skal der vælges en ny formand. Men næstformanden indtræder, hvis formanden er midlertidigt fraværende. B.2.2. Mødeindkaldelse Plan for udvalgets møder fastlægges af udvalget, og formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Formanden kan endvidere altid indkalde til udvalgsmøder, hvis det skønnes nødvendigt. I lighed med, hvad der gælder for borgmesterens rolle i relation til kommunalbestyrelsens dagsorden, kan udvalgsformanden ikke bestemme indholdet af de beslutninger, der træffes af administrationen, herunder administrationens indstillinger, og formanden kan ikke sætte sin indstilling i stedet for administrationens. Det bør også bemærkes, at en udvalgsformand ikke har nogen ledelseskompetence i relation til administrationen. B.2.3. Formandsbeslutninger Udvalgsformanden har dog også som borgmesteren mulighed for at træffe afgørelse på udvalgets vegne i sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl, jf. Styrelsesloven 22, stk. 2. Den betingelse, at en sag ikke må give anledning til tvivl, er kun opfyldt, hvis formanden anser sagen for utvivlsom og tillige skønner, at også alle de øvrige medlemmer vil anse sagen for utvivlsom. Det er således ikke nok, at formanden anser sagen for utvivlsom. Udvalgsformandens adgang til at træffe sådanne formandsafgørelse må anses for meget begrænset. 15

16 Hvis formanden ønskes tillagt kompetence fra udvalget ud over den, der følger af loven, kan dette i et vist omfang ske ved delegation, forudsat at alle er enige herom. Det skal bemærkes, at en delegationsbeslutning altid kan omgøres. Formanden har pligt til at underrette borgmesteren om sine afgørelser i sager, der ikke tåler opsættelse, medmindre der er tale om afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget. Formanden har derimod ikke pligt til underrette udvalget om sine beslutninger truffet i henhold til 22, modsat borgmesteren, der som ovenfor beskrevet har pligt til at orientere kommunalbestyrelsen om sine formandsbeslutninger. B.3. Medlemmets rettigheder og pligter. B.3.1. Mødepligt Hvervet som medlem af kommunalbestyrelsen er et borgerligt ombud. Kommunalbestyrelsesmedlemmerne har endvidere pligt til at varetage hvervet i funktionsperioden. Det vil i praksis sige, at de har pligt til at deltage i møder, som afholdes i kommunalbestyrelsen og i de udvalg, hvor de pågældende er medlemmer. Mødepligten er modificeret af, at det anerkendes at medlemmet kan have lovligt forfald. Det er ikke udtrykkeligt beskrevet i den kommunale styrelseslov, hvornår der foreligger lovligt forfald, men i henhold til Styrelsesloven 15, stk. 2. er hindringer som sygdom, varetagelse af andre offentlige hverv og forretninger legale grunde til at melde forfald. Om indkaldelse af stedfortræder, se senere under B.6. Det er ligeledes anerkendt, at afholdelse af ferie er lovligt forfald. Kommunalbestyrelsen og udvalgene træffer deres beslutninger på møder, og beslutningerne bliver truffet ved almindeligt flertal. Beslutningerne bliver indført i en beslutningsprotokol, jf. Styrelsesloven 13. Ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til en anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt. B.3.2. Sagsindsigt Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration, jf. Styrelsesloven 9 16

17 Begæring om sagsindsigt efter stk. 1 skal rettes til borgmesteren, som i øvrigt kan begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder. Et medlem har ret til efter anmodning at få tilsendt kopi af sagsmateriale, hvori den pågældende har ret til sagsindsigt, jf. stk Kommunalbestyrelsen kan dog fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af retten til at få tilsendt sagsmateriale, herunder begrænsninger i retten hertil, når dette findes nødvendigt. B.3.3. Initiativret Det enkelte medlem har ret til i henhold til Styrelsesloven 11 at indbringe ethvert spørgsmål for kommunalbestyrelsen om kommunens anliggender samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Denne såkaldte initiativret betyder, at et medlems anmodning forslag til dagsordenspunkt skal optages på udkastet til dagsorden for det førstkommende møde i kommunalbestyrelsen. Anmodningen skal blot være indgivet rettidigt, dvs. 8 dage før mødet. Borgmesteren kan ikke umiddelbart afvise sagen, men hvis dette sker, kan medlemmet kræve at kommunalbestyrelsen tager stilling til borgmesterens afvisning. Kommunalbestyrelsen har derimod mulighed for at afvise et medlems ønske om at få optaget en sag på dagsordenen, hvis sagen er identisk med en sag, der tidligere har været behandlet i kommunalbestyrelsen. Afvisning kan derimod ikke ske, hvis der foreligger nye oplysninger i sagen, eller hvis der i øvrigt er sket ændringer i grundlaget for den tidligere behandling. B.3.4. Standsningsret Det enkelte medlem har endvidere ret til i henhold til Styrelsesloven 23 at standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at han ønsker sagen indbragt til afgørelse af kommunalbestyrelsen. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget. B.3.5. Genoptagelse af sager For kommunalbestyrelsen gælder ingen begrænsning i adgangen til at genoptage en sag, se herunder B.3.3. om medlemmets initiativret. Men hvis sagens behandling på et tidligere tidspunkt har haft konsekvenser i form af indgåelse af en aftale med tredjemand, kan en genbehandling føre til erstatningskrav, hvis der efter fornyet behandling træffes an anden beslutning. 17

18 B.4 Tavshedspligt B.4.1. Almindelige bestemmelser I henhold til forvaltningslovens 27, stk. 1. har den, der virker inden for den offentlige forvaltning, tavshedspligt, jf. borgerlig straffelov 152 og 152 c-152 f., når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, herunder navnlig til: 1) statens sikkerhed eller rigets forsvar, 2) rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige institutioner, 3) forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning, 4) gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen, 5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, 6) enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne, herunder økonomiske, forhold, eller 7) enkeltpersoners eller private selskabers eller foreningers økonomiske interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold. Ansvaret for at der ikke sker videregivelse af fortrolige oplysninger, der er underlagt tavshedspligt til uvedkommende, påhviler hvert enkelt medlem af kommunalbestyrelsen. B.4.2. Behandlinger bag lukkede døre i kommunalbestyrelsen At en sag behandles af kommunalbestyrelsen bag lukkede døre kan ikke i sig selv medføre, at forhandlingerne må anses for fortrolige og dermed undergivet tavshedspligt. Virkningen af, at en sag behandles bag lukkede døre er umiddelbart kun, at offentligheden er udelukket fra at være til stede under forhandlingerne og at offentligheden ikke har krav på at få at vide, hvad der er passeret under mødet. Men fortrolige oplysninger, der fremkommer under en sags behandling bag lukkede døre, og som er underlagt tavshedspligt, må ikke videregives til offentligheden. 18

19 B.4.3. Behandlinger på udvalgsmøder Udvalgenes møder er i modsætning til kommunalbestyrelsen ikke offentlige. Forhandlingerne er derfor som udgangspunkt fortrolige. Der antages således at gælde tavshedspligt for så vidt angår oplysninger om de synspunkter, vurderinger og argumenter, der fremføres af andre mødedeltagere under udvalgsdrøftelserne. Et udvalgsmedlem kan derimod frit referere egne udtalelser og forslag under en forhandling i et udvalg. Spørgsmålet om, hvorvidt der gælder en tavshedspligt med hensyn til faktiske oplysninger, der fremkommer under udvalgsbehandlingen, beror på en konkret vurdering af, om oplysningerne efter de almindelige regler om tavshedspligt må anses for fortrolige. B.5. Noget om habilitet Der kan være situationer, hvor et kommunalbestyrelsesmedlem ikke kan deltage i en sags behandling, fordi han/hun bliver erklæret inhabil. Reglerne om inhabilitet findes i Styrelsesloven 14 samt i forvaltningslovens kap. 2. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at han er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen, jf. Styrelsesloven 14, stk. 1 Kommunestyrelsesloven indeholder ingen angivelse af, hvornår en interesse har en sådan karakter, at et medlem er udelukket fra at deltage i afgørelsen af en sag. Dette spørgsmål kan dog til en vis grad besvares ved at inddrage forvaltningslovens 3 i fortolkningen. I henhold til Forvaltningslovens 3 er den, der virker inden for den offentlige forvaltning, inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis 1) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, 2) vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op - eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, 19

20 3) vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald, 4) sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår, eller 5) der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Det er ikke enhver interesse i en sag, som medfører inhabilitet. Interessen skal have en vis styrke. Det er endvidere en forudsætning, at der ikke er tale om en interesse af mere almen karakter. Jo mere generel en sag er, desto stærkere skal et kommunalbestyrelsesmedlems interesse være, for at inhabilitet kan komme på tale. Kommunalbestyrelsen skal således vurdere, om der er fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn. Medlemmet skal selv gøre kommunalbestyrelsen opmærksom på de forhold, der kan give anledning til tvivl om hans habilitet. Medlemmet kan til gengæld ikke selv deltage i kommunalbestyrelsens behandling af spørgsmålet, om han er inhabil. Hvis et medlem må forventes at bliver erklæret inhabil, kan hans gruppe i kommunalbestyrelsen kræve stedfortræderen indkaldt til mødet med henblik på deltagelse i den konkrete sags behandling. B.6. Indkaldelse af stedfortræder. Indkaldelse af stedfortræder til et kommunalbestyrelsesmøde kan komme på tale ved et medlems inhabilitet, jf. Styrelsesloven 14 og ved et medlems lovlige forfald, jf. Styrelsesloven 15. Den stedfortræder, der indkaldes, er den, der ifølge valgopgørelsen står øverst på stedfortræderlisten for den pågældende kandidatliste. B.6.1. Ved inhabilitet Som nævnt under pkt. B.4. kan de medlemmer, der er valgt på det inhabile medlems kandidatliste, kræve, at medlemmets stedfortræder indkaldes til den pågældendes sags behandling. Det eventuelt inhabile medlem har ingen ret til at kræve stedfortræderen indkaldt med mindre den pågældende er den eneste, der er valgt på kandidatlisten. 20

21 B.6.2. Ved lovligt forfald ved kommunalbestyrelsesmøder Når borgmesteren får meddelelse om eller får kendskab til at et medlem er forhindret i at varetage sine kommunale hverv på grund af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption skal han indkalde stedfortræderen til førstkommende møde i kommunalbestyrelsen, jf. herved Faaborg-Midtfyn Kommunes styrelsesvedtægt 26. Indkaldelsen af stedfortræder er således obligatorisk, når betingelserne er opfyldt, og det fraværende medlem eller de medlemmer, der er valgt på samme kandidatliste som det fraværende medlem, kan ikke modsætte sig indkaldelsen. Det er borgmesteren der indkalder, men det er kommunalbestyrelsen, der afgør om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt. Stedfortræderen er forpligtet til at indtræde i kommunalbestyrelsen, men kan i lighed med medlemmet have lovligt forfald. I den situation indkaldes den næste stedfortræder på kandidatlisten. Indkaldelsen gælder for den periode medlemmet har lovligt forfald. B.6.3. Ved lovligt forfald ved udvalgsmøder Er udvalgsmedlemmets fravær mere end 1 måned, kan den gruppe, der har indvalgt ham, bestemme, at et andet medlem indtræder i udvalget, så længe hindringen varer, jf. Styrelsesloven 28, stk. 2. Når en stedfortræder indkaldes til at give møde i kommunalbestyrelsen, indtræder den pågældende ikke automatisk i det fraværende medlems udvalgsposter eller andre hverv. Reglen i 28, stk. 2 omhandler således ikke stedfortræderindkaldelse, men anviser en kandidatlistes ret til at beslutte, at et andet medlem af kommunalbestyrelsen indtræder i udvalgets møder i stedet for det medlem, der har lovligt forfald. 21

22 Om valg C.1. Valgbarhed Lov nr. 127 af 11. februar 2013 om kommunale og regionale valg (fremover forkortet Valgloven) beskriver bl.a. spørgsmålene om valgbarhed samt pligten til at modtage valg. C.1.1. Valgbarhed og valgret Valgbar til kommunalbestyrelsen er enhver, der har valgret til kommunalbestyrelsen, jf. Valgloven 3. I henhold til Valgloven 1 er valgretten til kommunalbestyrelsen betinget af, at man på valgdagen er fyldt 18 år, har fast bopæl i kommunen, og som herudover enten 1) har dansk indfødsret, 2) er statsborger i en af de øvrige medlemsstater i Den Europæiske Union, 3) er statsborger i Island eller Norge eller 4) uden afbrydelse har haft fast bopæl i riget i de sidste 3 år forud for valgdagen. Til betingelsen under 4) skal understreges, at der er tale om ophold uden afbrydelse. Opholdsbetingelsen kan ikke opfyldes gennem sammenlægning af flere afbrudte ophold her i landet af kortere varighed. Der stilles derimod ikke krav om en bestemt tids ophold i en kommune som forudsætning for valgret til kommunalbestyrelsen i denne kommune. Ingen kan udøve valgret uden at være optaget på valglisten. Selvom man er optaget på valglisten, har man dog ikke ret til at stemme, hvis man efter optagelsen på valglisten er fraflyttet kommunen, jf. Valgloven 2. C.1.2. Ikke personlig umyndiggjort Valgretten og dermed valgbarheden er, som angivet i Valgloven 1, 1. pkt., afhængig af, at man er personligt myndig. Hvis man omvendt er sat under værgemål med fratagelse af den retlige handleevne, jf. værgemålslovens 6 har man ikke valgret. Den der er frataget handleevnen er umyndiggjort og kan ikke selv forpligte sig i retshandler eller råde over sin formue. 22

23 Den person, som er sat under økonomisk værgemål i henhold til værgemålslovens 5 og 7, kan derimod godt stemme. At være sat under økonomisk værgemål er derfor ikke til hinder for at blive opstillet på en kandidatliste. C.1.3. Ikke straffet I henhold til Valgloven 4 er den, der ved endelig dom eller vedtagelse af bøde er straffet for en handling, der i almindeligt omdømme gør den pågældende uværdig til at være medlem af kommunale råd, ikke valgbar. Med straf sidestilles foranstaltninger efter straffelovens (tilsyn, bestemmelser vedrørende opholdssted eller arbejde, afvænningsbehandling, psykiatrisk behandling, anbringelse på hospital for sindslidende, i institution for personer med vidtgående psykiske handicap eller under tilsyn med mulighed for administrativ anbringelse eller i egnet hjem eller institution til særlig pleje eller forsorg) En strafbar handling kan ikke medføre tab af valgbarhed, når der på valgdagen er forløbet 3 år, efter at straffen eller foranstaltningen er udstået, ophævet, eftergivet eller bortfaldet. Er straffen ubetinget fængsel på over 6 måneder, eller er der idømt forvaring, er fristen dog 5 år. Ved betingede domme og bødestraffe regnes fristen fra datoen på den endelige dom eller bødens vedtagelse. Opstilling som kandidat til valget kan dog altid ske uanset indsigelser om manglende valgbarhed på grund af straf. C.1.4. Valgbarhedsnævnet Spørgsmålet om valgbarhed i forbindelse med ikendelse af straf afgøres af Valgbarhedsnævnet, som er nedsat af Velfærdsministeren. Nævnets afgørelser er endelige. C.2. Pligt til at modtage valg C.2.1. Borgerligt ombud Enhver, der er valgbar, har pligt til at modtage valg, jf. Valgloven 92. Medlemskab af kommunalbestyrelsen er således et borgerligt ombud. Ved ombud forstås hverv, som pålægges borgerne af det offentlige, og som borgerne kun kan undslå sig, hvis der foreligger omstændigheder, der forhindrer den udpegede i at påtage sig hvervet. 23

24 C.2.2. Fritagelse for valg C.2.2.a. Fritagelse for opstilling på kandidatliste Den der på valgdagen er fyldt 60 år eller har været medlem af en kommunalbestyrelse, et amtsråd eller et regionsråd i 2 hele sammenhængende valgperioder eller ikke har dansk indfødsret, har ikke pligt til at lade sig opstille som kandidat. Ønsker man af nævnte grunde ikke at være opstillet skal man senest kl. 12 fredagen 25 dage før valgdagen indgive skriftlig anmodning om at blive slettet af valglisten til valgbestyrelsens formand. C.2.2.b. Fritagelse for modtagelse af valg Hvis der er rimelig grund til at ønske sig fritaget for valget på grund af helbredstilstand, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende kan kommunalbestyrelsen efter den pågældendes anmodning fritage for vedkommende valget, jf. Valgloven 92. Anmodning om fritagelse for valg skal indgives skriftligt til kommunalbestyrelsen senest fredagen 10 dage efter valgdagen. Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til anmodningen på et møde, der afholdes snarest efter fristens udløb. Afslag på en anmodning om fritagelse for valg kan af den valgte indbringes for økonomi- og indenrigsministeren senest 14 dage efter, at afslaget er givet. C.3. Udtræden af kommunalbestyrelsen C.3.1. Midlertidig udtræden Et medlem kan genindtræde i kommunalbestyrelsen efter en kortvarig udtræden på grund af midlertidig fraflytning fra kommunen. Flytter vedkommende tilbage til kommunen senest 6 måneder efter fraflytningen, kan medlemmet på ny indtage sin plads i kommunalbestyrelsen. Valgloven taler kun om midlertidig udtræden i forbindelse med flytning fra kommunen. Der er ikke i valgloven eller i den kommunale styrelseslov regler for midlertidig udtræden på grund af andre forhold, f.eks. ønsket om orlov. Bestemmelsen i Styrelsesloven om indkaldelse af stedfortræder, når et medlem erklærer at have lovligt forfald, er ikke en almindelig hjemmel til at meddele orlov til kommunalbestyrelsesmedlemmet Om lovligt forfald se i Notat om kompetencer, B.3.1. og B.5. 24

25 C.3.2. Permanent udtræden Kommunalbestyrelsen kan imødekomme en anmodning om permanent udtræden af kommunalbestyrelsen, hvis medlemmet anmoder om det. Betingelserne er de samme som ovenfor beskrevet under C.2.2.b, at medlemmet på grund af sin helbredssituation, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende har rimelig grund til at ønske at blive fritaget for sit medlemskab. En forudsætning for at beholde sit medlemskab af kommunalbestyrelsen er som nævnt ovenfor under C.1.1. bl.a. afhængig af, at man har fast bopæl i kommunen. Flytter et medlem til en anden kommune, skal medlemmet give borgmesteren skriftligt besked herom med henblik på konstituering af et nyt medlem på et kommunalbestyrelsesmøde se i øvrigt afsnit C.4. C.3.3. Udtræden på grund af idømmelse af straf. Hvis et medlem bliver ikendt straf skal kommunalbestyrelsen indberette dette til Valgbarhedsnævnet, der afgør om medlemmet som følge heraf har mistet sin valgbarhed. C.4. Indtræden af stedfortræder Såfremt en valgt kandidat fritages for at modtage valg eller udtræder af kommunalbestyrelsen, indtræder stedfortræderen efter reglerne i 91 i den pågældendes sted. De på valglisten opstillede kandidater, som ikke bliver valgt ind i kommunalbestyrelsen, bliver sat på en stedfortræderliste i rækkefølge efter størrelsen af de pågældendes stemmetal. Valgbestyrelsen underretter de ikke valgte kandidater om, at de er stedfortrædere med angivelse af rækkefølgen på listen. Det er således den, der står øverst på listen, som indkaldes i det udtrædende medlems sted. 25

26 Om møder og dagsordener D.1. Kommunalbestyrelsen Kommunens anliggender styres af kommunalbestyrelsen, der vælges hvert 4. år. De nærmere regler om kommunens styrelse fastsættes i en styrelsesvedtægt, der vedtages af kommunalbestyrelsen efter 2 behandlinger med mindst 6 ugers mellemrum. Faaborg-Midtfyn Kommunes styrelsesvedtægt kan ses under håndbogens bilag. Faaborg-Midtfyn Kommune har endvidere fastlagt sin egen forretningsorden. Der henvises til denne under bilag. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvornår og hvor ordinære møder skal afholdes. Styrelsesloven indeholder i 8 krav om, at plan for, hvornår og hvor der skal holdes møder i kommunalbestyrelsen, skal offentliggøres i begyndelsen af hvert regnskabsår. Mødeplanen er bindende, men et møde kan dog aflyses, hvis et flertal i kommunalbestyrelsen skønner det nødvendigt. Omvendt kan der indlægges ekstraordinære møder i mødeplanen, hvis borgmesteren eller mindst en tredjedel af kommunalbestyrelsen forlanger det. Disse møder skal også så vidt muligt offentliggøres forud for mødet. D.1.1. Kommunalbestyrelsens møder Kommunalbestyrelsens møder er offentlige, jf. Styrelseslovens 10. Dette er begrundet i hensynet til den demokratiske kontrol med kommunalbestyrelsens beslutninger. Det er en væsentlig forudsætning for at føre den demokratiske kontrol, at forhold af offentlig interesse kan blive afdækket og debatteret. Dermed ikke være sagt, at der er en adgang for tilhørerne til at ytre sig under møderne. Dette må tværtimod anses for ulovligt. Faaborg-Midtfyn Kommune har for at imødekomme kravet til offentlighed i kommunens virke bl.a. vedtaget et reglement for spørgetid, hvorefter tilhørere kan stille spørgsmål til kommunalbestyrelsen efter det ordinære åbne møde. Der kan dog ikke stilles spørgsmål til den dagsorden kommunalbestyrelsen behandler samme dag. 26

27 Der skal henvises til det af Faaborg-Midtfyn Kommune vedtagne Reglement for spørgetid ved ordinære møder af 12. februar 2007 under bilag. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal, jf. Styrelseslovens 11, stk. 2 og 3. D.1.2. Behandling for lukkede døre Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Det er i 1, stk. 2 i Faaborg-Midtfyn Kommunes forretningsorden fastsat, at følgende sager skal med mindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse behandles for lukkede døre: 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. 2. Sager om køb og salg af fast ejendom. 3. Overslag og tilbud om bygningsarbejder og leverancer. Hensynet til at opnå en fri og åben debat kan således ikke begrunde en dørlukning. Dørlukning har klart undtagelsens karakter. Om virkningen af at sagen behandles for lukkede døre, se ovenfor under medlemmernes tavshedspligt, B.4. Det er forudsat, at der kan gives kommunalt ansatte adgang til at overvære møder for lukkede døre, samt adgang til at udtale sig til oplysning af sagen. D.2. Udvalgsmøderne D.2.1. Udvalgsmøder er ikke offentlige Udvalgene udøver deres virksomhed i møder jf. Styrelseslovens 20, stk. 1, 1.pkt. Udvalgene er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal. Udvalgenes møder er i modsætning til kommunalbestyrelsens ikke offentlige. Der er ikke hjemmel til at beslutte, at møderne i udvalgene skal være offentlige. I Faaborg-Midtfyn Kommune er der praksis for at anmode en medarbejder om at deltage under behandlingen af en sag, hvis dette skønnes nødvendigt. 27

28 Som konsekvens heraf antages det, at forhandlingerne i udvalget som udgangspunkt er fortrolige, se nærmere under afsnit B.4 om tavshedspligt. Oplysninger om, hvor mange medlemmer, der har deltaget i udvalgets behandling af en bestemt sag, samt oplysning om, hvilke af udvalgets medlemmer, der har stemt for henholdsvis imod en bestemt beslutning, anses ikke for fortrolige. Det samme gælder oplysninger om medlemmers afvigende mening, der er tilført protokollen, se mere herom under D.6. D.2.2. Økonomiudvalget og stående udvalg Udover Økonomiudvalget har Faaborg-Midtfyn Kommune 7 stående udvalg: Beskæftigelses- og Arbejdsmarkedsudvalget Børne- og Uddannelsesudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Socialudvalget Sundhedsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Lokalsamfunds- og planudvalget Faaborg-Midtfyn Kommune har i sin styrelsesvedtægt beskrevet Økonomiudvalget og de stående udvalgs medlemstal og arbejdsområde. D , stk. 4-udvalg Kommunalbestyrelsen kan nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for kommunalbestyrelsen eller de stående udvalg, jf. Styrelseslovens 17, stk.4. Kommunalbestyrelsen bestemmer et sådan udvalgs sammensætning. Udvalget kan både bestå af kommunalbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter fra den kommunale administration og fagfolk/ sagkyndige uden for kommunen. Et 17, stk. 4 udvalg nedsættes typisk i tilfælde, hvor kommunalbestyrelsen ønsker, at sagkyndige inddrages i udvalgsbehandlingen af en bestemt sag, eller hvor der ønskes repræsentation af interesser, som ellers ikke er repræsenteret i det kommunale styre. 28

29 D.3. Kompetencefordelingsplan Kommunalbestyrelsen i Faaborg-Midtfyn Kommune har vedtaget en kompetencefordelingsplan som har til formål at beskrive ansvars- og rollefordelingen mellem henholdsvis kommunalbestyrelsen, økonomiudvalg, de stående udvalg og administrationen klart og gennemskueligt. Kompetencefordelingsplanen skal være med til at belyse de politiske udvalgs muligheder for at sætte dagsordenen og vise retning på de områder, hvor politikerne har mulighed for at prioritere. Kompetencefordelingsplanen skal samtidig beskrive, hvilke områder udvalgene i dag er med til at præge og udvikle gennem politiskformulerede indsatser. Planen skal ydermere sætte fokus på opgavefordelingen mellem det politiske niveau og administrationen og være med til at klarlægge ansvarsforholdet mellem niveauerne. Formålet er, at rollefordelingen mellem det politiske niveau og administration bliver klart og her igennem er med til at fremme samarbejdet mellem de to niveauer. Kompetencefordelingsplanen giver ligeledes udvalgene mulighed for at definere på hvilke områder man vil være politikkontrollerende, dvs. på hvilke områder man ønsker at foretage opfølgning og evaluering afledt direkte af en defineret politik. Der skal henvises til kompetencefordelingsplanen vedtaget af kommunalbestyrelsen den 8. juni 2010 under bilagene. D.4. Dagsordenen D.4.1. Ordinær dagsorden indhold Styrelsesloven indeholder ikke nærmere regler om, hvordan en dagsorden opbygges og hvilket indhold en dagsorden skal have. Der står blot anført i Styrelseslovens 8, stk. 4., at borgmesteren skal udsende en dagsorden og det fornødne materiale til bedømmelse af sagen til medlemmerne. Der er en almindelig kommunalretlig grundsætning, at et dagsordenspunkt en sag skal være således oplyst, at der foreligger et forsvarligt beslutningsgrundlag. I henhold til den såkaldte officialmaxime har kommunalbestyrelsen pligt til at fremskaffe de nødvendige oplysninger for at træffe den rigtige afgørelse. Officialmaximen er ikke et redskab, der som en rettighed for det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem kan påberåbes over for borgmesteren med henblik på fremskaffelse af bestemt materiale eller oplysninger, men 29

30 princippet fastsætter en ramme for kommunalbestyrelsens skøn over, hvilket oplysningsgrundlag det er nødvendigt at indhente. Manglende efterlevelse af officialmaximen vil kunne påses af tilsynsmyndigheder eller klageinstanser. D.4.2. Udsendelse og offentliggørelse af dagsordenen Der er derimod nogle formkrav i Styrelsesloven. I henhold til 8, stk. 4 skal dagsordenen så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder sendes til medlemmerne. Faaborg-Midtfyn Kommune har strammet dette krav i sin forretningsorden, således at dagsorden skal sendes ud, så medlemmerne modtager dagsordenen med bilag senest 4 hverdage inden mødet i kommunalbestyrelsen. Det er endvidere besluttet, at alt fornødent materiale kun formidles elektronisk, jf. Styrelseslovens 8a. Der er endvidere krav om, at en fortegnelse over hvilke sager der skal behandles på kommunalbestyrelsens møde skal fremlægges til offentligheden. Faaborg-Midtfyn Kommune efterlever dette krav ved at offentliggøre dagsordenen på kommunens hjemmeside, dagen efter medlemmerne har modtaget den. D.4.3. Tillægsdagsorden Begrebet tillægsdagsorden eksisterer ikke i Styrelsesloven. I praksis dækker begrebet over den situation, at et dagsordenspunkt ikke er sat på den ordinære dagsorden, at sagen har hastende karakter, og at man udsender en supplerende dagsorden, en tillægsdagsorden, som kommunalbestyrelsesmedlemmet så ikke har de krævede 4 hverdage til at læse. I lighed med den ordinære dagsorden skal tillægsdagsordenen godkendes ved mødets start. D.4.4. Sager uden for dagsorden Heller ikke dette begreb er omtalt i Styrelsesloven. I praksis dækker begrebet den situation, at mødelederen ønsker en sag, som slet ikke er sat på den udsendte dagsorden, på dagsordenen. Medlemmerne skal således i denne situation behandle en sag dels på en mundtlig fremlæggelse, dels ved en sporadisk læsning af en dagsorden udleveret på mødet. I lighed med den ordinære dagsorden skal en sag uden for dagsorden godkendes ved mødets start. 30