Funktionsbeskrivelser for bestyrelsens udvalg 2015

Transkript

1 Funktionsbeskrivelser for bestyrelsens udvalg 2015 Nærværende version af funktionsbeskrivelserne forudsætter følgende udvalgsstruktur: 1. Centerudvalg (Ridehal og baner) 2. Rideskoleudvalg 3. Staldudvalg (pensionærstalde og folde) 4. Aktivitetsudvalg (tidligere stævne, dressur, spring og cafeteria) 5. Terræn- og Jagtudvalg 6. PR- og sponsorudvalget Herudover består bestyrelsen af en formand og kasserer. Forretningsudvalget består af Formand, kasserer samt formændene for Center-, rideskole- og staldudvalg. Generelt Alle udvalgene udarbejder et årsbudget som godkendes af bestyrelsen. Inden for dette årsbudget med tilhørende aktiviteter kan udvalget selv disponere og igangsætte de godkendte aktiviteter og de økonomiske forpligtigelser. Aktiviteter og udgifter ud over budgettet kræver godkendelse af bestyrelsen. Forretningsudvalget Forretningsudvalget varetager alle løbende forretninger i klubben, som ikke kan afvente behandling i bestyrelsen. Udvalget kan herunder træffe beslutning om afholdelse af udgifter på til kr. 5000,- Beløbet kan reguleres af bestyrelsen. Forretningsudvalget orienterer bestyrelsen ved førstkommende bestyrelsesmøde om trufne dispositioner.

2 Formanden Formanden har bl.a. følgende opgaver: Det overordnede ansvar for, at klubben udvikles og drives i henhold til vedtægter og vedtaget udviklingsplan Det overordnede koordinerende ansvar for klubbens udvalg og aktiviteter At udvikle og vedligeholde en overordnet 5 års udviklingsplan for klubben. Planen skal godkendes af bestyrelsen og præsenteres på generalforsamlingen Sikre at klubben overholder lovgivningen og Rideforbundets regler Deltage i relevante aktiviteter inden for Rideforbundet, f.eks. D3 s distriktsmøder I samarbejde med PR- og sponsorudvalget at etablere og vedligeholde et tæt samarbejde med Roskilde Kommune med henblik på at sikre kommunens involvering i ridecenterets udvikling Kasseren Kasseren har bl.a. følgende opgaver: Lønadministration Administrere betaling af medlemskontingent, opstaldning og rideskoleundervisning Kontere og betale klubbens udgifter Ansøgning vedr. kommunale tilskud Ansøgning om arealstøtte til EU Indrapportering til DRF og Roskilde Kommune Færdiggørelse af årsregnskab forud for generalforsamlingen Bistå formanden i forbindelse med forespørgsler til og analyser af klubbens økonomi PR- og Sponsor-udvalget (sekretær) Udvalget har følgende opgaver: At definere og beskrive klubbens sponsorstrategi At skaffe klubben nye sponsorer og vedligeholde og forlænge eksisterende sponsoraftaler At sørge for foromtale af aktiviteter i klubben i dagspressen og andre medier At assistere aktivitetsudvalget med at skaffe sponsorgaver til stævner At etablere og vedligeholde et tæt samarbejde med Roskilde Kommune med henblik på at sikre kommunens involvering i ridecenterets udvikling Drift af klubbens hjemmeside

3 Formanden for Sponsor- og PR udvalget fungerer endvidere som bestyrelsens sekretær med bl.a. følgende opgaver: Indkaldelse, referat og opfølgning i forbindelse med bestyrelsesmøder og generalforsamling At sørge for at referat fra bestyrelsesmøder offentliggøres senest 10 dage efter bestyrelsesmødet Tilse, at der til alle beslutningspunkter er tilstrækkelig dokumentation i form af indstillinger, begrundelser, tilbud og beregninger Sørge for, at indkaldelse og relevante bilag til bestyrelsesmøder udsendes senest 5 dage forud for mødet Ridecenterudvalg Udvalget har til hovedopgave at sikre den daglige drift af ridecenteret, det vil sige ridehal, ridebaner og øvrige udendørs arealer. Planlægning: Udvalget skal udarbejde budget og vedligeholdelsesplaner for alle dele af ridecenteret Sørge for at udnyttelse af ridecenteret tilgodeser alle medlemmer I samarbejde med Aktivitetsudvalget planlægge klubbens aktiviteter på centeret I samarbejde med Staldudvalget at planlægge og gennemføre arbejdsdage for pensionærerne Udarbejde og vedligeholde ridehusplanen Udarbejde og implementere en overordnet plan for laden i samarbejde med staldudvalget Drift: Tilkalde håndværkere ved nødvendige reparations- og vedligeholdelsesarbejder inden for budgettet. Ansøge bestyrelsen/forretningsudvalget om reparationer, som ikke er omfattet af budgettet Føre tilsyn med udført arbejde og godkende regninger Samarbejde med kommunen om vedligehold af center og bygninger Drift og vedligehold af alle baner (inkl. regelmæssig planing) Vintersikring af ridehallens vandingsanlæg Grønt vedligehold Vedligehold af gårdsplads og Vesterdal (i samarbejde med vejens øvrige brugere) Vedligehold af kørende materiel (traktor, baneplaner, haveredskaber m.m.) Sørge for indkøb af drivmidler Økonomi: Føre månedligt tilsyn med at budgettet overholdes Føre tilsyn med timeforbruget hos centerets ansatte

4 Rideskoleudvalget Udvalget har til hovedopgave at sikre den daglige drift af rideskolen. Planlægning: Udvalget skal udarbejde budget og aktivitetsplaner for rideskolen, herunder planer for ind- og udfasning af rideskoleheste Planlægning af rideskoleårets undervisningsdage og ferieperioder, stævner, ridelejre og andre aktiviteter i samarbejde med Aktivitets- og Ridecenterudvalg Planlægge rideskolehold og vagtplaner for rideskolelærere Drift: Gennemføre planlagt rideskoleundervisning Ansætte og fastholde kvalificerede rideskolelærere, herunder indstille rideskolelærere til nødvendige videreudviklings- og sikkerhedskurser mv. Gennemføre aktiviteter og rideskolestævner Planlægge og gennemføre andre arrangementer som f.eks. julehygge, fastelavn, konkurrencer m.m. Planlægge og gennemføre ridemærkeundervisning Sørge for kommunikation til rideskolens elever og forældre med det formål at koordinere udvalg og klubs aktiviteter med rideskoleelever, deres pårørende og bestyrelsen, herunder sikre juniormedlemmers interesser tilgodeses af bestyrelsen. Udarbejde pasningsplaner for rideskolens heste i samarbejde med staldudvalget Økonomi: Føre månedligt tilsyn med at budgettet overholdes Føre tilsyn med timeforbruget hos rideskolens ansatte Føre tilsyn med restancer og i samarbejde med kassereren at initiere inddrivelser af tilgodehavender

5 Staldudvalg Udvalget har til hovedopgave at sikre den daglige drift af stalden (Store og lille stald) samt foldene. Planlægning: Udvalget skal udarbejde budget og vedligeholdelsesplaner for stalden/folde Udvalget har ansvaret for den daglige drift af stalden/folde Driftsopgaver: Ansvarlig for at tilkalde håndværkere ved nødvendige reparations- og vedligeholdelsesarbejder inden for budgettet. Ansøge bestyrelsen/forretningsudvalget om reparationer som ikke er omfattet af budgettet Føre tilsyn med udført arbejde og godkende regninger Arrangere tømning af mødding og ajlebeholder Ansvarlig for at fordele plads til foder, strøelse, hø, halm og wrap Etablering og vedligeholdelse af folde Sørge for indkøb af staldmateriel Sørge for at indhente og overholde krav fra brandtilsyn Sørge for vintersikring af staldens installationer Ansvarlig for at udarbejde foldplaner sommer og vinter i samarbejde med staldens ansatte og ridecenterudvalg Fastlæggelse af datoer for og afvikling af arbejdsdage for pensionærerne i samarbejde med ridecenterudvalget Udarbejde og administrere fodervagtplaner Arrangere og gennemføre staldmøder med det formål at koordinere udvalgets aktiviteter med staldens pensionærer og varetage kommunikation mellem bestyrelse og pensionærer. Vedr. pensionærernes arbejdsforpligtelser o At etablere passende administrativ rutine for indrapportering af pensionærernes arbejdstimer o At udarbejde status for pensionærernes arbejdstimer 4 gange om året (ved udløb af kvartal) samt kommunikere resultatet til alle pensionærer o At rapportere til bestyrelsen om status Udlejning og venteliste: Føre og administrere venteliste til staldens bokse Sørge for annoncering når dette er nødvendigt Fremvise bokse for potentielle pensionærer Ansvarlig for tilsyn og administration i forbindelse med indgåelse og ophør af udlejning Sørge for at sætte nye pensionærer ind i gældende regler Økonomi: Føre månedligt tilsyn med at budgettet overholdes Føre tilsyn med timeforbruget hos staldens ansatte Føre tilsyn med restancer og i samarbejde med kassereren at initiere inddrivelser af tilgodehavender

6 Aktivitetsudvalg Udvalget varetager opgaver vedrørende spring- og dressurstævner og koordinerer aktiviteterne med breddeudvalg (primært TREC). Udvalget har til opgave at etablere et inspirerende spring-, dressur-, og breddemiljø f.eks. at arrangere kurser, foredrag, workshop og lign. og finde egnede undervisere til klubbens medlemmer. Herudover skal udvalget i samarbejde med Ridecenterudvalget stille forslag til bestyrelsen om nødvendige eller ønskelige vedligeholdelsesarbejder af ridehus, baner og nødvendigt materiel. Aktivitetsudvalget har 2 pladser i bestyrelsen, repræsenteret ved udvalgets formand og næstformand I forbindelse med stævner forestår aktivitetsudvalget: at opstille propositioner til dressur- og springstævner og gøre disse tilgængelige på DRFGO! at modtage tilmeldinger, udarbejde stævneprogram, og lægge program på klubbens hjemmeside at sørge for at udskrive og klargøre kritikker, resultatskemaer, dommerkort m.m. at bestille rosetter og udskrive præmiechecks at indkøbe dommergaver at afregne med dommere og teknisk delegerede at udarbejde plan for bemanding af sekretariat, højtalervogn, banepersonale og øvrigt for stævnets afholdelse nødvendigt personale Ved dressurstævner skal dressurrepræsentationen medvirke til forberedelse og afholdelse af stævnet herunder: stille forslag til propositioner sørge for bogstaver og udsmykning af dressurbanerne skaffe dommere og hjælpere klargøring af baner, dommerhuse og sekretariatsfaciliteter Ved springstævner skal springrepræsentationen medvirke til forberedelse og afholdelse af stævnet herunder: stille forslag til propositioner baneskitser og opstilling og udsmykning af springbanerne at skaffe de nødvendige dommere og hjælpere klargøring af baner, dommerhuse og sekretariatsfaciliteter Ved breddearrangementer fx TREC skal bredderepræsentationen medvirke til forberedelse og afholdelse af stævnet herunder: stille forslag til propositioner baneskitser og opstilling af baner herunder terrænbane klargøring af baner, ruter og dommerhuse at skaffe de nødvendige dommere og hjælpere sikre at sekretariatsfunktionen fungerer Cafeteriarepræsentationen, som er en del af aktivitetsudvalget, har til opgave at træffe beslutning om vareudbud ved stævner sørge for indkøb og tilberedning af mad- og drikkevarer samt slik, som skal sælges ved stævner sørge for bemandingsplan for cafeteriet ved stævner, aktiviteter og andet fx sommerfest eller kurser sørge for rengøring af cafeteriet og dets materiel før, under og efter stævner sørge for forplejning af dommere og officials ved stævner sørge for afregning af over- eller underskud til kassereren efter stævnets afslutning

7 Jagt- og terrænudvalget Udvalget har ansvaret for planlægning og den praktiske gennemførsel af årets jagter i Roskilde Rideklub. Opgaverne omfatter: Fastlægning af datoer for kommende års jagter Indhente ride tilladelser, indgå aftaler med lodsejerne, godkendelse af jagtruter, indgå aftaler med officials (Ræve, master og bagmaster) Forberede ruter og forhindringer Godkende jagterne så de kan gennemføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt Sørge for at fouragere Have ansvaret ved den praktiske gennemførsel af jagterne I samarbejde med stævneudvalg arrangere terrænspringning (evt. Military stævner) Vedligeholde bomvogn, bomme, støtter m.m. Indkøbe præmier til hubertusjagten Skaffe dækkener til hubertusvinderen Skaffe rævehale og beslag til rævehalejagten Arrangere hubertusfest Sørge for gode relationer til alle samarbejdspartnere (f.eks. lodsejere)