Vestskovens Rideklub Margrethelund Ledøje-Smørum

Transkript

1 Vestskovens Rideklub Margrethelund 2765 Ledøje-Smørum Referat af: Bestyrelsesmøde Tid og sted: kl hos Lis Referent: Susan Holmboe Deltagere: Torben, Lena, Hanne, Mai, Birthe, Claus, Ole, Tina, Dorte, Susan og Ethel. Lis deltager som observatør Afbud: Lone 1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Der var ingen bemærkninger til referatet og dette godkendes. 2. Formanden har ordet 2.1 Formanden forslår, at vi at tildeler Line klubmesterpokalen i dressur til evigt eje, som en erkendelighed og for at hædre vores hingst Country Boy, der afgik ved døden under meget tragiske omstændigheder. Line vandt klubmesterskabet i dressur i sommers. Alle kan tilslutte sig dette forslag, Line informeres og takker mange gange for denne fine beslutning. 2.2 Dato for generalforsamling fastsættes til d. 9. marts 2014 kl. 14. Bestyrelsen mødes kl Ansøgning til overflyttelse til distrikt 1 er sendt. 2.4 Vi skal have gennemgået klubbens love og regler. Der skal ses på om nogle af lovene bør revideres medlemslisten; Torben har overtaget det administrative ansvar for medlemslisten indtil næste generalforsamling. Når den nye bestyrelse konstitueres i 2014 skal denne store opgave overgå til anden bestyrelse medlem. Fritidsklubbernes medlemskab skal formaliseres. Vi har 4 fritidsklubber der er gruppe-medlem af VSR. Da det enkelte medlem af fritidsklubben ikke er fuldgyldigt medlem af VSR vil de ikke kunne stille op i klubmesterklasserne i dressur og spring.

2 Medlemsgebyr bortfalder, når de nye kontingenter træder i kraft 1. jan Medlemskab kan forhåbentlig fremover betales on-line Aktivitetskalender 2014 udarbejdet. Ligger sidst i referatet efter eventuelt. Sikkerhedsreglerne i VSR skal formaliseres ud fra reglerne i DRF. Tina påtager sig opgaven Torben gennemgår vores opgaver, her følger opdatering. Opgave status: Dato Opgave Ansv. Udvalg Status Kommentar Klubtøj via ekstern leverandør Claus Kommunikatio n I gang Claus fortsætter med ny leverandør (0/5-1) Distrikt 1 overflytning Birthe Stævne Slut 0/12-1 Ansøgning sendt 7/ Start/stop til springstævner Jan Stævne I gang 7/11-1 Udstyr lejet hos DRF Frivillige til stævne udvalget Birthe Stævne Slut 7/11-1 Rigtig mange gode frivillige hjælpere er fundet Ny hjemmeside Claus Kommunikatio n I gang Under udarbejdelse Bestyrelses kalender Torben Bestyrelsen Slut 7/11-1 Datoer for resterende periode aftalt Sponsor materiale udarbejdes Claus/ Lena Kommunikatio n I gang Sponsorer haves Hjælpe liste til stævner udarbejdes Birthe Stævne Slut 7/11-1 Hjælper liste udarbejdet Stævne tilmeldingssystem Birthe / Jan Stævne I gang DRF s system Go Afvist Der arbejdes videre med LSI s stævne tilmelding

3 . Økonomisk rapport Der blev ikke fremlagt nogen økonomisk status. Hanne oplyste at den økonomiske status findes i regnskabsystemet på LSI portalen. Alle bilag skal være afleveret til Hanne senest 1.dec. med undtagelse af juletræsfesten, som dog skal afleveres hurtigst muligt. Bilag afleveret efter denne dato vil ikke blive godtgjort. 4. Rapport fra udvalgene Teknik Intet nyt Jagt Intet nyt, men meget positiv feedback på efterårs jagten. Kommunikation Sponsorpakker og klubtøj er prioriteret til det nye år. Ved at have den nye hjemmeside på plads og forventer at den tages i brug i indeværende år. Der er mailadresser på div. Udvalgs formænd bag klubbens mailbokse på den nye hjemmeside. Velfærd Juletræsfesten er ved at blive planlagt. Lis har fået sponseret et juletræ af den lokale juletræsmand, mod et sponsor skilt ved indgangen til rideskolen. Stævne Springstævne på søndag er årets sidste. Der er lejet start/stop udstyr hos DRF, så vi kan afprøve hvordan det fungere, til omkring kr. Da start/stop udstyr er meget dyrt, vil det være mest hensigtsmæssigt at leje det fremover. Men det skal lige afprøves inden vi beslutter noget. Birthe har fundet en forhandler med meget billigere rosetter end vores nuværende. Birthe følger op på dette.

4 Juniorer Intet nyt Sponsorer Intet nyt Lis bedes forlade lokalet under punktet eventuelt. Et medlem har taget et privat initiativ til indsamling til donation af et nyt tag på det lille ridehus. Taget blev delvist ødelagt af den netop overståede storm. 5. Eventuelt Medlemmet spørger om hun må bruge klubbens bankkonto til indsamlingen. Da vi har to, beslutter vi i enighed at sætte alle klubbens penge på den ene og låne den anden konto ud til indsamlingen. Da det er en offentlig indsamling, søges der politi tilladelse. Mai sørger for dette. Ved spørgsmål vedr. dette kan der rettes henvendelse til Torben og Hanne. Næste bestyrelsesmøde bliver Torsdag d. 6. feb. kl. 19:0 i Rytterstuen Agenda til næste møde: - Årsregnskab - Forberedelse til generalforsamlingen - Hvem er på valg og hvem genopstiller Efter generalforsamlingen afholdes møde d. 20. marts hvor den nye generalforsamling konstitueres.

5 Aktivitets kalender marts : Fastelavn (uge 9) 9. marts : General forsamling (uge 10) 0. marts : Forårs Jagt (uge 1) 6. april : Dressur stævne (uge 14) 27. april : Hestens røgt og pleje (uge 17) 4. maj : Spring stævne (uge 18) 1. juni : Klubmesterskab i dressur (uge 22) 15. juni : Kalkedag (uge 24) 1. aug. : Dressur stævne (uge 5) 6. sept. : Klub fest (uge6) 14. sept. : Efterårs Jagt (uge 7) 21. sept. : Arbejdsdag (uge 8)

6 28. sept. : Hestens røgt og pleje (uge 9) 5. okt. : Spring stævne (uge 40) 9. nov. : Klubmesterskab i spring (uge 45) 7. dec. : Juletræs fest (uge 49)