Versionsbrev. LUDUS Web version Den 16. oktober J.nr V

Transkript

1 Versionsbrev LUDUS Web version Den 16. oktober 2013 J.nr V CSC Scandihealth A/S, P.O. Pedersens Vej 2, DK-8200 Århus N Tlf , fax , sc-ludus@csc.com CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse 1. Leverancens omfang Fremgangsmåde for ibrugtagning Opdatering Nyinstallation Ændringer og rettelser Generelt... 6 Ændringer i menupunktet Studievejledning Kursister... 6 Nyt menupunkt Kursistinfo Lærere... 6 Karaktergivning Administration... 7 Ny håndtering af SU... 7 Kørsler... 9 Eksamensplanlægning Konfiguration af flerfaglig eksamensplanlægning Tildeling af lokaler til interne prøver Eksamen System Oprydningskørsel i forbindelse med helt ny SU-håndtering Nye menupunkter og faneblade Øvrige rettelser Sikkerheden styrket Oprydningskørsel 4 med HTML-vask er udvidet Genudvikling til danskuddannelsen nye menupunkter skal konfigureres Brevskabelon skal oprettes Modultest, første del: Fremsøgning og registrering af modultest-forsøg Velkomstbreve (DU) Skemaer (DU) Webhold (DU) Timeoversigt (DU) Uddannelsesplan (DU) Den 16. oktober 2013 Side 2 af 14

3 1. Leverancens omfang Der skal hentes og afvikles en enkelt fil fra vores hjemmeside, jf. vejledningen i afsnit 2 på næste side. Adressen er: csc.com/ludus, hvor du under Mere information ved højre kant vælger LUDUS Web. Den 16. oktober 2013 Side 3 af 14

4 2. Fremgangsmåde for ibrugtagning Læs eventuelt den generelle vejledning Installation og konfiguration af LUDUS Web, som ligger i vejledningsmappen på vores hjemmeside csc.com/ludus, og følg anvisningerne nedenfor. 2.1 Opdatering 1. Java skal på serveren være opdateret til version 7 (vælg 32-bit-version eller 64- bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Stop servicen LUDUS Web. 3. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Bemærk kravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bit-versionen kræves der 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32-bit-versionen er 1 GB. Installationsprogrammet finder den hidtil benyttede mappe og foreslår at anvende denne dette skal normalt blot godkendes. 4. Ved afslutningen af opdateringen åbnes et konfigurationsvindue. a. Her vises de aktuelt anvendte værdier for databaseserverens navn eller IP-nummer, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Normalt godkendes bare. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Her vises den aktuelt anvendte værdi for dokumentserverens navn samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. Normalt godkendes bare. c. Her vises den hidtil anvendte grænse for dokumenters størrelse (default 20 MB). Angiv eventuelt en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til den særlige mobil-applikation. Dette tilvalg lægger beslag på en licens til databasen, hvilket betyder, at antallet af samtidige brugere, der kan være logget på LUDUS (kerne), er én mindre, end det ellers ville være. e. Her vises de hidtil anvendte værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Normalt godkendes bare. f. Til sidst er det muligt at skifte fra det aktuelt benyttede SSL-certifikat til et andet. Normalt bør man undlade at skifte. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 16. oktober 2013 Side 4 af 14

5 2.2 Nyinstallation 1. Java skal på serveren være opdateret til version 7 (vælg 32-bit-version eller 64- bit-version svarende til valget af LUDUS Web-installation nedenfor). 2. Hent LUDUS Web fra denne internetadresse: csc.scandihealth.dk/a_ludus/download_ludus_web.htm. Der findes 2 forskellige installationsfiler til hhv. 32-bits-maskiner og 64-bitsmaskiner. Det er vigtigt at afvikle den rigtige version. Installationsprogrammet foreslår en standardmappe til installationen, men man kan vælge en anden. Bemærk kravene til ledig hukommelse på serveren. For 64-bit-versionen kræves der 3 GB ledig RAM til rådighed for LUDUS Web, mens kravet for 32- bit-versionen er 1 GB. 3. Ved afslutningen af installationen kommer der en fejlmeddelelse: Der opstod en fejl under afviklingen af LUDUS Web konfigurator. Når denne meddelelse kommer, skal man omdøbe en fil i en undermappe til installationsmappen. I undermappen config er der dannet en fil med navnet ludus2.ini.csc. Denne fil skal omdøbes til ludus2.ini. 4. Start filen konfigurator.bat i installationsmappen. Dette åbner et konfigurationsvindue. a. Angiv databaseserverens navn eller IP-nummer, samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og databaseserveren. Værdien VUC for databasens navn må ikke ændres. b. Angiv navnet på dokumentserveren samt et portnummer til kommunikationen mellem webserveren og dokumentserveren. c. Godkend grænsen på 20 MB for dokumenters størrelse, eller indtast en anden værdi. d. Angiv, om der skal være adgang til den særlige mobil-applikation. Dette tilvalg lægger beslag på en licens til databasen, hvilket betyder, at antallet af samtidige brugere, der kan være logget på LUDUS (kerne), er én mindre, end det ellers ville være. e. Godkend de foreslåede værdier for hukommelsesindstillingerne til Java. Kun i særlige tilfælde (store databaser) kan der være grund til at ændre. Kontakt eventuelt CSC i tvivlstilfælde. f. Til sidst er det muligt at angive, om man ønsker at benytte det SSLcertifikat, som kan genereres automatisk, eller man ønsker at benytte et separat indkøbt SSL-certifikat. 5. Start servicen LUDUS Web. Hvis databasens version er en anden, end den installerede version af LUDUS Web forventer, starter servicen ikke, og der vil blive skrevet en fejlmeddelelse i LUDUSWeb.log. Den 16. oktober 2013 Side 5 af 14

6 3. Ændringer og rettelser 3.1 Generelt Ændringer i menupunktet Studievejledning Der er tilføjet et nyt faneblad SU, der giver adgang til mange af de muligheder for at oprette registreringer vedrørende en kursists SU-forhold, som også findes i menupunktet SU. Der er tilføjet et nyt faneblad Karakterer, der er indrettet til at vise både karakterer og prøvebeviser fordelt på forskellige uddannelser på hver sin underfane. Der vises kun underfaner svarende til uddannelser, hvor kursisten har karakterer. Fanebladet Eksamen er fjernet. Det indeholdt nogle af de oplysninger, som nu dækkes af fanebladet Karakterer. På fanebladet Kursiststatus er der rettet en fejl, som for enkelte kursister har kunnet betyde, at deres fraværsoversigt ikke kunne vises her, selv om den godt kunne vises i menupunktet Kursist. 3.2 Kursister Nyt menupunkt Kursistinfo I menupunktet Kursistinfo kan enkeltfagskursister se en grafisk oversigt over, hvilke måneder de er SU-berettigede, samt den timeopgørelse, der ligger til grund. Der vises desuden oplysning om de enkelte indsendelser til US2000 samt om eventuelt registrerede børn. 3.3 Lærere Karaktergivning Hvis der er indlæst et billede af kursisten i LUDUS Web, vises det nu i den dialog, karakteren gives i (menupunkt Moduler, fanebladet Karakterer). Visningen af billedet følger de almindelige regler om visning af kursistbilleder for lærere. I oversigten over kursister er som udgangspunkt kun aktive kursister med, men man kan vælge at få vist alle. Den 16. oktober 2013 Side 6 af 14

7 3.4 Administration Ny håndtering af SU Behandlingen af SU er ændret med udsendelsen af LUDUS Web Skoler, der udelukkende har fuldtidsuddannelser, vil ikke i det daglige mærke anden forskel end en hurtigere afvikling af den nye SU-kørsel, der erstatter den tidligere indberetning til US2000, men også disse skoler skal i forbindelse med ændringen gennem en enkel procedure, se punkt A nedenfor. Skoler med enkeltfagskursister skal overføre SU-markeringer fra LUDUS til LUDUS Web, og de vil efterfølgende skulle håndtere SU væsentligt anderledes end før, se punkt B nedenfor. A. Skoler, der udelukkende har fuldtidsuddannelser Efter opgraderingen til LUDUS Web skal skolen afvikle oprydningskørslen Opret SU-systemparkeringer i systemdelens menupunkt Oprydning. Denne kørsel finder eventuelle SU-markeringer, der måtte være sat ved aktive elever (for eksempel ved elever, der ønskes håndteret manuelt i US2000). Ved afslutning af denne oprydningskørsel viser den et antal parkeringer. Dette antal vil normalt være 0, og i så fald kan SU-kørslen afvikles i menupunktet Kørsler. Kørslen bør scheduleres til afvikling hver nat. Husk at markere Indsend indberetning til US2000. Herefter skal skolen ikke foretage sig yderligere. Hvis antallet af parkeringer ikke er 0, har oprydningskørslen fundet aktive elever med SU-markeringer. Disse elever skal håndteres i det nye menupunkt SU, hvor de på fanebladet Parkering fremsøges med klik på knappen Find og vis. Eventuelt kan man slå de pågældende elever op i LUDUS på fanen SU under menuen Kursist >> Tilmeld til undervisning, hvor der kan være indtastet en bemærkning. Der vil typisk være tale om elever, som ønskes behandlet manuelt i US2000, og dette markeres i LUDUS Web på følgende måde for hver elev med parkering: Markér eleven i listen. Vælg (i skærmens højre side) fanen Indberetning. Vælg det øverste grønne plus i forbindelse med boksen SU-periode indberettes ikke til US2000. Den 16. oktober 2013 Side 7 af 14

8 Udfyld dialogen med den periode, hvor eleven ikke skal indberettes, og skriv eventuelt en bemærkning om årsagen af hensyn til en eventuel senere sagsbehandling. Klik på datoen i boksen Systemoprettede SU-parkeringer lige nedenfor. Flyt markeringen fra Ja til Nej og gem. Nu er eleven færdigbehandlet i LUDUS Web og vil ikke blive indberettet af SU-kørslen. Når alle parkeringer er behandlet, kan SU-kørslen afvikles i menupunktet Kørsler som nævnt ovenfor. B. Skoler med enkeltfagsuddannelser Efter opgraderingen til LUDUS Web skal skolen afvikle oprydningskørslen Opret SU-systemparkeringer i systemdelen. Denne kørsel finder de SU-markeringer, der i LUDUS er sat ved aktive elever. Ved afslutning af oprydningskørslen viser den et antal parkeringer, der på skoler med enkeltfagsundervisning ikke vil være 0. Disse parkerede elever skal håndteres i det nye menupunkt SU, hvor de på fanebladet Parkering fremsøges med klik på knappen Find og vis. Der vil nu blive vist op til fem faneblade svarende til hver af de fem mulige markeringer i LUDUS: "Eksterne SU-lektioner", "SU-dispensation", "Børn under 7 år", "Håndteres manuelt i US2000", "Indberettes via anden institution". På hver fane ses de kursister, der har den pågældende markering i LU- DUS (hvis der ikke er nogen kursister i listen, vises fanen ikke). Hver elev med parkering skal nu håndteres. Det kan gøres på følgende måde (se desuden onlinehjælpen, klik på Redigering af kursistoplysninger ): Markér eleven i listen. Vælg i skærmens højre side enten fanen SU-registreringer (hvis parkeringen skyldtes eksterne lektioner, dispensation eller barn) eller fanen Indberetning (for de to øvrige markeringer). Vælg det grønne plus ved den boks, der svarer til den ønskede markering (på fanen Indberetning er det boksen SU-periode indberettes ik- Den 16. oktober 2013 Side 8 af 14

9 ke til US2000, uanset om der tidligere var markering for manuel håndtering i US200 eller for håndtering på anden institution). Udfyld dialogen og gem. Klik på datoen for den behandlede parkering i boksen Systemoprettede SU-parkeringer på fanebladet Indberetning. Flyt markeringen fra Ja til Nej og gem. Samme kursist kan have flere markeringer i LUDUS og derfor flere parkeringer. Hver parkering skal behandles som ovenfor. Kursisterne forsvinder ikke fra listerne på fanebladene, før du igen benytter knappen Find og vis. Når alle parkeringer er behandlet, kan SU-kørslen afvikles i menupunktet Kørsler. Kørslen bør scheduleres til afvikling hver nat. Vigtigt: Skoler med enkeltfagskursister må IKKE benytte markeringen Indsend indberetning til US2000! Indberetninger skal sendes fra menupunktet SU, jf. onlinehjælpen. Al håndtering af SU foregår nu i LUDUS Web. Eksisterende SU-oplysninger er af historiske grunde fastholdt i LUDUS, men ikke redigerbare. Læs nærmere om anvendelsen af menupunktet SU i onlinehjælpen, særligt undersiderne Indberetning og Generelt om SU. Mange af oplysningerne om den enkelte kursist kan desuden ses og redigeres i menupunktet Studievejledning. Kørsler Ved opdateringen af LUDUS-databasen vil alle scheduleringer af kørsler blive slettet. Det er derfor vigtigt inden opdateringen af databasen at notere sig, hvilke kørsler skolen har scheduleret til daglig afvikling, og eventuelt også klokkeslæt, så arbejdet med at planlægge den fremtidige afvikling af kørsler lettes mest muligt. Fanebladet Afviklede jobs viser en log over kørslerne med angivelse af starttid og kørselstid. Disse oplysninger kan eventuelt bruges til at pakke kørslerne bedre. Der er desuden ændringer til enkelte af kørslerne: o Ny kørsel SU-kørsel erstatter de hidtidige kørsler Opdater SU-startdato og SU slutdato og Fremsøg SU-indberetning. For gymnasier uden enkeltfagskursister kan kørslen indsende automatisk til US2000. Markeringen for, at SU- Den 16. oktober 2013 Side 9 af 14

10 kørslen skal indsende til US2000, må ikke benyttes for skoler med enkeltfagskursister. Bemærk: Oprydningskørslen Opret SU-systemparkeringer skal afvikles af systembrugeren, inden den nye SU-kørsel må afvikles. o Kørslen Indsend til Eksamensdatabasen er ændret, så man undgår fejlmeddelelse fra Eksamensdatabasen, der ikke kan modtage institutionsnavne på flere end 49 tegn. o Kørslen Indsendelse af brugeroplysninger til Uni-Login kan nu afvikles, selv om der ikke er oprettet en fremtidig eksamenstermin. Eksamensplanlægning Hvis et eksamensmodul ikke havde tilknyttet et kædenummer, kunne der ikke tildeles lokale til modulet. Fejlen er rettet. Konfiguration af flerfaglig eksamensplanlægning I konfigurationen til menupunktet Flerfaglig eksamensplanlægning er det nu muligt at gemme ændringer til start- og sluttider for frokostpause. Tildeling af lokaler til interne prøver Ved tildeling af lokale til interne prøver i menupunktet Prøveplan, blev lokalet ikke vist optaget ved enkelte eksamensaktiviteter. Fejlen er rettet. Eksamen Ved visning af Samlet oversigt i menupunktet Eksamen, er der tilføjet mulighed for at filtrere på Trækning. Der kan således filtreres på ekstern forberedelse for eksamen og interne prøver. Den 16. oktober 2013 Side 10 af 14

11 3.5 System Oprydningskørsel i forbindelse med helt ny SU-håndtering Behandlingen af SU er fuldstændig omlagt med denne udsendelse, men må ikke påbegyndes, før den nye oprydningskørsel Opret SU-systemparkeringer er afviklet. Nye menupunkter og faneblade Der er et nyt menupunkt Kursistinfo for kursister. Menupunktet tildeles kursisterne via Menukonfiguration. Bemærk, at det tilhørende faneblad også udtrykkeligt skal tilvælges. Der er et nyt menupunkt SU, der kan tildeles både brugergrupper for lærere og brugergrupper for administrative medarbejdere. Menupunktet kan tildeles med eller uden rettighed til at foretage indberetning til US2000. Den enkelte bruger skal herefter selv placere SU i sine menuer via enten Konfiguration eller Indstillinger. I menupunktet Studievejledning er der tilføjet to faneblade SU og Karakterer, og fanebladet Eksamen er fjernet. De nye faneblade kan tildeles både brugergrupper for lærere og brugergrupper for administrative medarbejdere og kræver ingen konfiguration af de enkelte brugere. 3.6 Øvrige rettelser Sikkerheden styrket SSL-krypteringen er ændret fra middel til stærk, idet der nu benyttes mindst 128 bit. Desuden er der lukket for Trace/Stack-metoder. Oprydningskørsel 4 med HTML-vask er udvidet Kørslen retter nu også fejl ved inddata i kommentarfelterne ved skriftlige opgaver. Den 16. oktober 2013 Side 11 af 14

12 4. Genudvikling til danskuddannelsen Med LUDUS Web version frigives femte del af den særlige genudvikling for udbydere af danskuddannelsen. Udover øget funktionalitet og fejlrettelser (se nedenfor) er der suppleret en hel del i onlinehjælpen. Den enkelte skole kan vælge, om man ønsker at tage de nye muligheder i brug for nogle hold, eller man fortsat vil administrere som hidtil. Genudviklingen er knyttet til særlige webhold, som administreres i LUDUS Web, jf. Tips & Tricks nr. 83 Webhold for danskuddannelsen. Denne vejledning findes på kundenettet, og der er direkte link til den fra onlinehjælpen. Vi anbefaler dog nu, at alle skoler, som udbyder danskuddannelse, går i gang med at registrere en del af sine hold i den nye del af LUDUS Web; fx for en hel uddannelse (fx 5-10 hold). I forbindelse med beslutningen om, hvorvidt skolen vil benytte webhold, skal man være opmærksom på følgende: o Webhold med tilhørende kursisttilmeldinger og fraværsregistreringer kan ikke ændres i LUDUS. o Rapporten DU LUDUS Web detaljeret fravær med fraværsårsag [S] vil ikke vise fraværsårsager, der er registreret i skemaer for webhold. o Lærere og administration skal benytte forskellige menupunkter i LUDUS Web afhængigt af om de skal se webhold, og herunder registreringer hertil, eller LUDUS hold. o Der kan ikke dannes lektionstakst (skemalagt) på baggrund af tilmeldinger til webhold. o Der kan ikke beregnes forventet slutdato for kursister på webhold på baggrund af skemalagte lektioner. 3 nye menupunkter skal konfigureres Nedenstående skal udføres i den gamle systemdel. Hvis kursister, lærere og administrative medarbejdere benytter adressen for at logge på LU- DUS Web, skal man for at logge på den gamle systemdel anvende følgende URL: o Kursistskema: Fanebladet kan tildeles brugergrupperne for lærere og administration. o Timeoversigt (DU): Menupunktet kan tildeles administration. Herefter skal brugeren konfigurere menupunktet i sine indstillinger. o Velkomstbreve (DU): Menupunktet kan tildeles lærere og administration. Den 16. oktober 2013 Side 12 af 14

13 Herefter skal brugeren konfigurere menupunktet i sine indstillinger. Brevskabelon skal oprettes Nedenstående skal udføres i den nye systemdel. Dvs. hvis kursister, lærere og administrative medarbejdere benytter adressen for at logge på LU- DUS Web, skal man for at logge på den nye systemdel anvende følgende URL: o Opret mindst én skabelon af typen 'Brev' med formålet 'Velkomstinformation (DU)', før der kan udskrives velkomstbreve. Skabeloner oprettes på det primære faneblad Skabeloner >> Brev. Læs mere i onlinehjælpen. Modultest, første del: Fremsøgning og registrering af modultest-forsøg Administrationen kan nu registrere resultat for modultest. Dette foregår på menupunktet Tilmeldinger (DU) ved hjælp af funktionen Registrer modultest. Det kan dog kun udføres for én kursist af gangen, men du kan samtidig vælge en af følgende funktioner (efter registrering af resultat): Skift hold og modul, Skift modul, Udmeld, Ingen handling. Læs mere i onlinehjælpen for arbejdsgangen. Velkomstbreve (DU) Der kan nu udskrives og/eller gemmes velkomstbreve til kursister ved hjælp af brevskabeloner. Administration skal derfor forinden have oprettet mindst én brevskabelon, før der kan udskrives et velkomstbrev. Læs mere i onlinehjælpen. Skemaer (DU) Følgende ændringer er foretaget: o Kursistskema: Nyt faneblad, hvor en kursists skema vises for hold fra LU- DUS Web både den nye del og gammel del. o Mit skema: For lærere og kursister vises nu planlagt modultest. o Lokaleskema: Her vises nu planlagt modultest. o Mit skema: Ved fremmøderegistrering blev antal kursister fordoblet, hvis samme session/vindue var åbnet 2 steder på samme tid. Fejlen er nu rettet. Den 16. oktober 2013 Side 13 af 14

14 o Mit skema >> Fremmøderegistrering: Det er nu muligt at markere en eller flere kursister at registrere tilstedeværelse/fravær for. Endvidere vises dato, klokkeslæt samt intialer for registrering af det sidst gemte. o Webholdskema, Lærerskema, Lokaleskema: Funktionen Opret skemabrikker giver nu mulighed for at ændre/angive udløsende procentsats, fraværsårsag og type. o Fabrikken: Funktionen Tilføj lærer giver nu mulighed for at ændre/angive udløsende procentsats, fraværsårsag og type. o Værkstedet: Funktionerne Ændre lærer og Tilføj lærer giver nu mulighed for at ændre/angive udløsende procentsats, fraværsårsag og type. Webhold (DU) o Fraværsoversigt: Når der sendes en fraværsalarm, er emnefeltet nu forudfyldt med 'Fraværsalarm for K.nr. XXXXX', og tekstfeltet er forudfyldt med 'Vedr. HOLDID - HOLDSTART'. Der vises endvidere udråbstegn ud for de kursister, hvor der findes uafsluttede fraværsalarmer. Der er tooltip til udråbstegnet, som viser den (eller de) dato(er), hvor der er sendt en fraværsalarm. Udråbstegnet forsvinder, når alle fraværsalarmer for kursisten er behandlet. o På fanebladene Aktive kursister, Udmeldte kursister samt Fraværsoversigt ses nu antal kursister/rækker i alt nederst på vinduet. o Der kunne ikke udskrives deltagerliste ved brug af Internet Explorer. Det er nu rettet. Timeoversigt (DU) Der kan nu fremsøges læreres timer i en given periode. Resultatet kan eksporteres i csvog pdf-format. Læs mere i onlinehjælpen. Uddannelsesplan (DU) Der er rettet en fejl, som gjorde, at en kursists uddannelsesplan blev slettet, såfremt personnummer blev udskiftet. Den 16. oktober 2013 Side 14 af 14