Professionel håndtering af klinikregnskab

Transkript

1 Professionel håndtering af klinikregnskab

2 Kom godt i gang med TDfinans. Dette introduktionshæfte beskriver, hvordan du nemt og hurtigt kommer i gang med at bruge TDfinans, og hvordan du løser de daglige arbejdsopgaver. For at hjælpe dig i den første fase efter opstart, kan denne kom godt i gang med TDfinans bruges som opslag i den kommende tid.

3 Indhold Kom godt i gang med TDfinans Åbne TDfinans... 5 Genvejsmenuen Kartoteker Finans:... 5 Kontoplan... 5 Momskoder... 8 Faste konti Faste posteringer Budget Bruger Genvejsmenuen Posteringskladde Posteringskladde(r) Ajourfør kladder Bogfør Bogførte posteringer Genvejsmenuen Udskrifter Kontoplan Kontokort Posteringsjournal Posteringsjournal (udv.) Bogføringsjournal Bogføringsjournal (udv.) Balance Momskoder Momsafregning Afstemningsjournal Genvejsmenuen Regnskab Information Skift regnskab Åben nyt regnskabsår Luk alle vinduer... 28

4 Export af regnskab Afsluttende bemærkning Alfabetisk indeks A-Å... 30

5 Åbne TDfinans Regnskabssystemet TDfinans åbnes ved at klikke på Finans under Menuen Eksterne kald. På loginbilledet tastes Kunde ID. Bruger ID og kodeord. (kodeordet vil blive vist som stjerner) Tryk Login Derefter vælges det rette regnskab. Hvis man har flere klinikker, er der samtidig flere regnskaber. Når TDfinans startes vil posteringskladden være det første billede som åbnes (mere om denne senere). I venstre side af billedet vil nedenstående funktioner være præsenteret. Ved at klikke på pilen til højre, vil valgmulighederne komme til syne (beskrives nedenfor). 5

6 Genvejsmenuen Kartoteker Finans: Inden TDfinans tages i brug, er der nogle standardopsætninger som indføres. Disse oplysninger danner grundlag for regnskabssystemets brug. Kontoplan Kartoteker Finans Kontoplan Regnskabets kontoplan er grundfundamentet når man laver posteringer mv. Den indeholder resultatopgørelsen og balancen. Den er opdelt således, at konti som vedrører resultatopgørelsen har en rød farvemarkering i venstre side: Hvor konti som vedrører balancen, har en grøn farvemarkering i venstre side: Nederst er forskellige visningsmuligheder, samt filter. - Ikke aktive : Når markeringen sættes, vises ikke aktive konti i kontoplanen. Ikke aktive konti bruges, som regel, ikke længere. Hvis en konto skal sættes til Ikke aktiv, gøres dette ved enten at højreklikke og vælge ret, eller markere den ikke aktive konto og trykke Ret i nederst højre hjørne. 5

7 - Saldo : Når markeringen sættes, vises kolonnerne Saldo (aktuelle saldo på kontoen) og Sidste år (sidste års saldo). - Budget : Når markeringen sættes, vises budgettallene. Tallene vises på baggrund af et oprettet budget (mere om dette senere). Filter benyttes hvis der er behov for at søge efter en konto. Dette kan gøres ud fra kontonummeret (Nr) eller kontonavnet (Tekst). Når kontoplanen vedligeholdes, dvs. når konti skal oprettes mv., gøres dette med knapperne i nederste højre hjørne. Knappen Ny : Ved tryk på knappen fremkommer nedenstående billede: - Konto: Kontonummer skrives ind. Hvis konto allerede er i brug, vises et lille udråbstegn til højre for feltet. - Betegnelse: Kontoens navn. Hvis man ikke udfylder dette, bliver man igen mødt med selvsamme advarsel. - Kontotype: Der findes 4 forskellige kontotyper: o Tekst: Overskriftskonto. Bruges til at oprette sigende overskrifter i kontoplanen. Hjælper på læsevenligheden af kontoplanen. o Drift: En konto som konteres på. Hvorvidt det er en drift eller balancekonto, opsættes andetsteds. o Sum: Sammentællingskonto. Her udfyldes Konto fra, som det nummer hvor kontoen skal lægge sammen fra. Dvs. hvis der oprettes en konto med nummer 10 og Konto fra udfyldes med 5, så vil konti sammenlægges fra konto 5 til 10. o Gruppe: Summerer saldi for de konti som indgår i Konto fra og Konto til. Fungerer ligesom Sum dog udfyldes Konto til i stedet for Konto fra. 6

8 o Sideskift efter denne konto: Hvis der er en markering i denne, skiftes siden efter denne konto, når der udskrives. o Konto aktiv: Definerer om kontoen er aktiv. Som standard vil denne være markeret som aktiv. Bemærk at rækkefølgen på kontonumrene, samtidig er den rækkefølge de udskrives på ved udskrift af resultatopgørelse/balance. Knappen Ret : Den markerede konto ændres til det ønskede. Der er mulighed for at rette samme felter som ved Ny. Knappen Slet : Den markerede konto slettes. Der fremkommer en advarsel om det ønskes, at kontoen slettes. Knappen Kontokort : Der vises kontokort for den markerede konto. Ved tryk på knappen vises posteringer for denne konto. 7

9 Momskoder Kartoteker Finans Momskoder Dette er ikke særlig relevant for mange tandlæger, da tandlæger normalt ikke er momsregistreret. Hvis klinikken alligevel skal afregne moms, oprettes momskoder ved hjælp af knapperne i nederste højre hjørne (bemærk at regnskabet skal opsættes til at benyttes moms, hvis dette skal momsafregnes). Ved tryk på Ny tilføjes momskode. 8

10 Ved tryk på Ret får man mulighed for at rette den markerede momskode. Slet knappen fjerner den markerede momskode. 9

11 Faste konti Kartoteker Finans Faste konti Disse konti sættes normalt op af A-Data. De faste konti som er opsat, bruges både af TDadmin og TDfinans. Når indbetalinger fra TDadmin foretages på kasse, bank eller giro, bliver de posteret på de konti som er opsat under faste konti. Endvidere når der posteres i TDfinans, kan genvejsknapper som K(kasse), B(bank) og G(giro) benyttes ved kontofeltet (mere om dette senere). Bemærk at faste konti bør ikke ændres, med mindre klinikken har talt med A-Data. Hvis kontoen skal ændres, markeres den ønskede konto og tryk Ret i nederste højre hjørne. Skriv derefter det nye kontonummer, som den faste konto skal have. Faste tekster Kartoteker Finans Faste tekster Faste tekster, som benyttes ofte, kan med fordel oprettes når, posteringer konteres. For at oprette en ny fast tekst, tilføjes teksten ved at skrive i feltet til højre for *. Herefter trykkes Gem i nederste højre hjørne. 10

12 Der er også mulighed for at oprette faste tekster når posteringskladden er åben. Dvs. hvis en fast tekst ønskes gemt, trykkes [F11] for at gemme teksten som Fast tekst, når der er valg Ny under posteringskladden. Faste posteringer Kartoteker Finans Faste posteringer Faste posteringer er ofte anvendte posteringer. Dvs. hvis der er en posteringsgruppe man benytter hyppigt, kan disse oprettes som en fast postering, og kan hentes frem i posteringskladden ved tryk på [F11]. For at oprette en fast postering skal følgende gøres: Klik på Ny i nederste højre hjørne. Skriv gruppens navn eks. Løn.. Herefter tastes de enkelte posteringer ind og klik Tilføj og Opret. 11

13 Posteringsgrupper kan rettes eller slettes ved hjælp af knapperne i nederste højre hjørne. Budget Kartoteker Finans Budget Der er mulighed for, i TDfinans, at lave et budget, og følge om de budgetterede værdier opnås. For at oprette et budget, vælges Budget. Herefter fremkommer nedenstående muligheder: Ved tryk på Ny oprettes det nye budget. Udfyld beskrivelse med en sigende tekst. Perioden er det aktuelle regnskabsår. Hvis man ønsker at oprette et budget for næste regnskabsår, markeres Budget for næste regnskabsår. Hvis teksten ønskes ændret på budgettet, trykkes Ret. Hvis det oprettede budget skal slettes, markeres det og tryk på Slet. Når budgettal påføres budgettet, vælges Ret budgetposter nederst på skærmen. 12

14 For at rette budgetposten, markeres denne og tryk på Ret 13

15 Efter tryk på Gem vises oversigten over budgetposterne igen, dog med en helårig angivet værdi. Når budgettet er færdigoprettet, kan, værdierne for de forskellige, budgetposter vises i kontoplanen. Dette gøres ved at vælge Kartoteker Finans Kontoplan. Sørg for at markere Budget (og saldo hvis denne skal vises). Budgetposterne vises nu for det oprettede budget i kontoplanen. Bemærk at hvis der oprettes 2 budgetter, adderes budgetposterne for de to budgetter. Dvs. hvis der er oprettet et budget 2009 og et andet 2010 med værdierne og , vil kontoplanen IKKE kunne differentiere for dette. Værdien for posten vil derfor være

16 Bruger Kartoteker Finans Bruger Inden brugere kan benyttes TDfinans, skal de oprettes under Bruger Brugeren oprettes med ID, navn og kodeord. Det markeres om brugeren er superbruger og hvilke regnskab som brugeren skal have adgang til. 15

17 Genvejsmenuen Posteringskladde Under Posteringskladde foretages de daglige opgaver i finans. Posteringskladde(r) Posteringskladde Posteringskladde(r) I posteringskladden oprettes de daglige posteringer. Posteringerne kan sorteres i overskriftorden ved at klikke på den ønskede overskrift. Nederst i venstre hjørne vælges hvilken posteringskladde som benyttes ( Standard foreslås altid når posteringskladden åbnes). Nederst på siden oplyses, løbende, saldoen på Kasse, Bank og Giro. Hvis der opstår en difference i de indtastede posteringer, vises dette i feltet Balance. Feltet bliver rødt og viser den sum som er i difference. Denne difference skal afstemmes inden posteringer kan bogføres. Nederst i højre side forefindes knapper til, blandt andet, at bogføre og rette posteringer. 16

18 Ved tryk på Ny fremkommer billedet hvor posteringen oprettes. Nye posteringer indtastes ved at klikke på Ny eller [Alt] + N hvorefter felterne udfyldes. Posteringen vises, i detaljer, nederst på skærmen, hvilket eliminerer fejlmulighederne en del. Det er desuden muligt, at gemme den skrevne tekst som Fast tekst ved at trykke [F11]. De faste tekster foreslås ved indtastning af den faste teksts forbogstav. Dvs. hvis der er en fast tekst Bager, foreslås den når B tastes. Når konteringen er afsluttet vælges Afbryd for at vende tilbage til forsiden af posteringskladden, hvor der kan bogføres. Der kan vælges Luk for at lukke posteringskladden helt for så at bogføre senere. Import Ved tryk på knappen Import, er det muligt at importere posteringer. Nedenstående billede fremkommer: 17

19 Tryk på Start og posteringer fra filen bliver importeret. Bemærk at posteringer i filen skal være opsat på følgende måde: Dato;Bilagsnr;Tekst;Konto;Beløb;Momskode;Modkonto Ajourfør kladder Posteringskladde Ajourfør kladder De kassekladder, som kan vælges under posteringskladden, er oprettet under dette punkt. Der er mulighed for at oprette, slette eller redigere en eksisterende kladde, ved hjælp af knapper i nederste højre hjørne. Bogfør 18

20 Posteringskladde Bogfør Ved tryk på Bogfør bogføres alle kassekladder. Hvis én af dem ikke stemmer, bogføres denne ikke. Valget om hver kassekladde skal bogføres, vil fremkomme på skærmen. Der spørges om den pågældende kassekladde skal bogføres. Om valget er Ja eller Nej, vil der blive spurgt om næste kassekladde skal bogføres. Bogførte posteringer Posteringskladde Bogførte posteringer Der gives en oversigt over alle bogførte posteringer, både posteringer som er manuelle, men også posteringer som automatisk er dannet af systemet når regninger mv. dannes. Markeringen yderst til højre (*) angiver om posteringen er dannet af TDadmin eller om den er manuelt posteret. Når markeringen er sat, betyder det at posteringen er automatisk dannet af TDadmin. Hvis man ønsker at få sorteret oversigten efter datoorden, trykkes på Dato kolonnen og denne vil blive sorteret i faldende/stigende orden. Dette gælder desuden også for de andre kolonner. Når der højreklikkes på en posteringslinie, fremkommer muligheden for at se kontokort for posteringen eller TDadmin information. Kontokortet vises på den konto som er anvendt som den første på posteringen. TDadmin information er oplysninger omkring regningsnummer mv. Vises kun på posteringer som stammer fra TDadmin. 19

21 Hvis det ønskes at søge i posteringer, kan knappen, i nederste højre hjørne, Filter benyttes. Det afgrænser visningen af posteringer. Genvejsmenuen Udskrifter Når der er behov for at udskrive kontokort, resultatopgørelse mv., vælges de under Udskrifter. Udskrifter af forskellige karakter forefindes her: Kontoplan Udskrifter Kontoplan Udskriften angiver kontonummer, kontobetegnelse samt kontotype. Desuden angives Fra og Til som indikerer de konti som er indeholdende for typen Sum. 20

22 Eksempel på kontoplanudskrift. Kontokort Udskrifter Kontokort Kontokort viser alle bogførte posteringer, der findes for en eller flere konti for en given periode. Der er mulighed for at vælge sideskift efter hver konto, udskrive kontokort for alle konti, samt medtage konti med saldo uden posteringer. Det er desuden muligt at gemme kontokortet som en PDF fil. 21

23 Posteringsjournal Udskrifter Posteringsjournal Posteringsjournalen angiver de indtastede posteringer fra posteringskladden, dvs. bilag som IKKE er bogførte. Der er mulighed for at vælge en given periode, eller sidste års regnskab. Desuden kan udskriften sorteres efter dato eller bilagsorden. Posteringsjournal (udv.) Udskrifter Posteringsjournal (udv.) Posteringsjournalen (udv.) angiver de indtastede posteringer fra posteringskladden, dvs. bilag som IKKE er bogførte. Udskriften viser de samme poster som posteringsjournalen dog med en anden visning. 22

24 Der er mulighed for at vælge en given periode, eller sidste års regnskab. Desuden kan udskriften sorteres efter dato eller bilagsorden. Bogføringsjournal Udskrifter Bogføringsjournal Bogføringsjournalen angiver de indtastede posteringer som ER bogført og ikke længere er i posteringskladden. Der er mulighed for at vælge en given periode, eller sidste års regnskab. Desuden kan udskriften sorteres efter dato eller bilagsorden. Bogføringsjournal (udv.) Udskrifter Bogføringsjournal (udv.) Bogføringsjournalen angiver de indtastede posteringer som ER bogført, og ikke længere er i posteringskladden. Udskriften viser de samme ting som bogføringsjournalen, dog med en anden visning. 23

25 Balance Udskrifter Balance Balancen viser resultatopgørelse/balance for klinikkens regnskab. Det vil sige der angives hvordan resultaterne har udviklet sig i perioden. Der kan blandt andet vælges konto - og periodeafgrænsning. Momskoder 24

26 Udskrifter Momskoder Udskriften angiver en liste over de oprettede momskoder. Momsafregning Udskrifter Momsafregning De konti, der er blevet oprettet som momskonti, og der er posteret på, angives som momsafregning. Afstemningsjournal Udskrifter Afstemningsjournal Udskriften anvendes til at afstemme en eller flere konti. Posteringer som er bogført og ikke bogført er angivet i udskriften. Posteringer med fed, er ikke bogførte posteringer. Hvorimod posteringer 25

27 med almindelig skrift, er bogførte posteringer. Under hver konto opsummeres bilag. Sammentællingen medtager ikke bogførte posteringer det er derfor muligt at afstemme inden bogføring. Genvejsmenuen Regnskab Opsætning af interval af kontonumre, åbne nyt regnskab og eksport af regnskab, er nogle af funktionerne under sidste genvejsmenu. Information Regnskab Information Regnskabsnavn, efterrapportering mv. opsættes under Information (se nedenstående beskrivelse). Fanebladet Firmanavn kan navn, adresse, CVR nummer udfyldes på firmaet der er koblet til regnskabet. 26

28 Skift regnskab Regnskab Skift regnskab Hvis der er oprettet flere regnskaber, er det muligt at skifte imellem dem med Skift regnskab. Desuden er der mulighed for at oprette, slette eller rette et eksisterende regnskab. Ved oprettelse af nyt regnskab fremkommer nedenstående billede. Normalt oprettes nye regnskab med funktionen Kopier fra et andet regnskab, da hele opsætningen netop følger med. Hvis klinikken har behov for at oprette nyt regnskab, bedes I kontakte A-Data ved tvivlsspørgsmål. Åben nyt regnskabsår Regnskab Åben nyt regnskabsår Normalt spørges, om nyt regnskabsår ønsket åbnes, når regnskabsåret er slut. Hvis regnskabsåret skal afsluttes, og nyt oprettes, før tid, gøres dette ved Åben nyt regnskabsår. 27

29 Kontroller at datoerne er korrekt ved nyt regnskabsår og tryk derefter Skift regnskabsår. Hvis klinikken ønsker at postere i tidligere regnskabsår (1 år tilbage), markeres Efterrapportering. Luk alle vinduer Regnskab Luk alle vinduer Alle aktive vinduer, i TDfinans, lukkes. Export af regnskab Regnskab Export af regnskab Når revisor spørger efter posteringer mv. som en fil, kan eksport af regnskab foretages. Ved tryk på eksport, spørges om denne ønskes. Der svares, naturligvis, Ja. Derefter fremkommer følgende billede: 28

30 Hvis der er tale om eksport af sidste års regnskab, markeres Sidste års regnskab. Ved tryk på Export fremkommer nedenstående billede: Der er nu mulighed for at vælge hvor eksportfilerne skal placeres. Efter et øjeblik er eksportfilerne dannet og lagt det valgte sted. Afsluttende bemærkning Vi håber du har haft nytte af denne kom godt i gang manual, til både opslag, men også til udvidelse af din horisont indenfor TDfinans. Hvis du har problemer eller har spørgsmål, så tøv ikke med at ringe til os på eller skrive en info@a-data.dk. 29

31 Alfabetisk indeks A-Å Ajourfør kladder Bogfør Bogførte posteringer Bruger Budget Eksport af regnskab Faste konti Faste posteringer Faste tekster Kontoplan... 5 Kontokort... 7 Ny konto... 6 Ret konto... 7 Slet konto... 7 Momskoder... 8 Posteringskladde Import Ny postering Regnskab Eksport af regnskab Information Luk alle vinduer Skift regnskab Åben nyt regnskabsår skift regnskab Udskrifter Afstemningsjournal Balance Bogføringsjournal Bogføringsjournal (udv) Kontokort Kontoplan Momsafregning Momskoder Posteringsjournal Posteringsjournal (udv) Åben nyt regnskabsår Åbne finans