Vejledning til nyt regnskabsår

Transkript

1 Vejledning til nyt regnskabsår

2 Skift til nyt regnskabsår... 3 Klar til at beregne og bogføre skolepenge i det nye regnskabsår Bogfør det gamle år færdig og genberegn... 4 Fil til revisor:... 5 Bogføring i både gammelt og nyt år Kladder/nummerserie for både gammelt og nyt år Efter revisionsgennemgang... 8 TEA s Økonomisystem 14. april

3 Skift til nyt regnskabsår I forbindelse med det nye regnskabsår, skal du allerede i december foretage en årsafslutning. Årsafslutningen skal foretages, fordi skolepengene for januar skal bogføres i det nye år. Gå til: Økonomi indstillinger aktuelt regnskabsår. Tryk på knappen Nyt regnskab Der vil komme en advarsel om at du er ved at starte nyt regnskab. Tryk OK Herefter kommer der et nyt billede. Start dato og slut dato er dit nye regnskabsår. Tidligst Startdato. Her kan du taste en dato. Datoen betyder, at du fortsat kan bogføre tilbage til den dato du vælger. I eksemplet betyder det, at du fortsat kan bogføre bilag fra 1. december 2013 og fremad. Hvis du f.eks. skal have mulighed for at bogføre fra 1. november, skal du blot ændre datoen til Tryk ok TEA s Økonomisystem 14. april

4 Nu er der foretaget en årsafslutning og posteringerne er bogført på journal nr. 337 i det viste eksempel. Årsafslutningen har nulstillet alle driftskonti og ført resultatet på den konto, som er blevet valgt til årets resultat. (Konto valget kan ses under indstillinger aktuelt regnskabsår. Klar til at beregne og bogføre skolepenge i det nye regnskabsår. Beregn nu dine skolepenge som du plejer. Når du udskriver, danner fil osv. kan du bogføre skolepengene pr. 1. januar Bogfør det gamle år færdig og genberegn. Når du har bogført alle dine bilag fra det gamle år, (det er du måske engang i januar/februar måned), skal du genberegne årsafslutningen for igen at nulstille dine driftskonti. Indstillinger aktuelt regnskabsår Tryk på genberegn Genberegn knappen kan benyttes alle de gange du måtte have brug for at genberegne. Det der sker, når der genberegnes er, at driftskonti nulstilles og at disse saldi bogføres på den konto du har valgt til årsafslutning. ( se under indstillinger aktuelt regnskabsår.) Det sidste du skal gøre inden du afleverer balance og posteringer til din revisor er at genberegne! TEA s Økonomisystem 14. april

5 Fil til revisor: Din revisor vil måske gerne have samtlige posteringer i en Excel fil. Du udlæser alle posteringer således: Finans kontospecifikation Fra til dato udfyldes og tryk Hent Alle posteringer indlæses i kontospecifikationen. Herefter har du mulighed for at tilføje flere kolonner i ovenstående billede. Det gør du under Visning Tryk på visning. Herefter er det muligt at få vist Kundenr. Journal nr. visning Vis udlignede linjer Medtag konti uden bevægelser Medtag årsopgørelse Vi anbefaler at du medtager alle punkter (bortset fra saldovisning) inden du sender fil til revisor. TEA s Økonomisystem 14. april

6 Når du har tilvalgt visning af ovenstående, er der kommet flere kolonner i din kontospecifikation. Alle posterne er herefter udlæst i ovenstående kontospecifikation, og du kan danne en Excel fil til din revisor med posteringerne. Højre-klik i billedet vælg Eksporter Alle Din fil navngives og gemmes. Herefter kan filen sendes til revisor i en mail som vedhæftet fil. Det er naturligvis også muligt at sende saldobalance pr. mail til revisionen. TEA s Økonomisystem 14. april

7 Balancen kan udskrives i PDF eller Excel format. Hvis du sammentæller Excel posteringerne, vil saldoen udgøre driftsresultatet, som er bogført på din konto for årets resultat. Bogføring i både gammelt og nyt år. Det er muligt at bogføre i både det gamle år og i det nye år. Da alt er dato styret i økonomisystemet, har du således mulighed for at være ajourført hele tiden. Det kan derfor være gavnligt at oprette en kladde til det nye år, hvis du ønsker at starte på en ny nummerering af bilagene. Kladder/nummerserie for både gammelt og nyt år. Opret en nummerserie til det nye år og opret en kladde til det nye år. Vælg: Indstillinger Vælg Nummerserie og vælg kladder Du opretter en ny nummerserie. Tryk på det blå + i bunden. Herefter kommer der en ny linje, hvor du kan skrive navnet på din nummerserie, det kan f.eks. være kassebilag 2014 og starte med bilags nr. 1. Herefter opretter du en ny kladde. Vælg kladder tryk på det blå + i bunden og herefter kommer der en ny linje, hvori du kan skrive navnet på din kladde. Det kan f.eks. være Kassekladde 2014 Du vælger herefter din nye nummerserie til din nye kladde. Nummerserie kan f.eks.se således ud: TEA s Økonomisystem 14. april

8 Kladde opsætningen kan f.eks.se således ud: Hvis du har benyttet økonomisystemet i flere år, kan du genanvende allerede oprettede kladder og nummerserier ved blot at overskrive navn og nummer. Tilret nu dine kladder med de nummerserier der skal anvendes for det nye år. Du skal være opmærksom på, at kladderne skal være tomme for at det nye nummer slår igennem. Hvis du har gentagelseskladder, skal du første gang gentagelseskladden benyttes, indsætte det bilagsnr. der skal startes med fra den nye nummerserie. Hvis du ikke får det gjort, kan nummeret hoppe i kladderne. Tjek nummerserien under indstillinger Efter revisionsgennemgang Din revisor har muligvis nogle efterposteringer til det gamle år. Når du har bogført disse, skal du igen genberegne, hvorefter du kan udskrive den endelige Saldobalance, som skal stemme overens med det udarbejdede årsregnskab. Hvis du vil spærre muligheden for at bogføre i det gamle år, skal du under indstillinger rette tidligst posteringsdato til Du låser op for muligheden ved at fjerne fluebenet rette datoen og lukke billedet ned igen. Fjern fluebenet, og ret Tidligst posteringsdato til , så du slet ikke får mulighed for at bogføre i Rigtig god fornøjelse med din årsafslutning. TEA teamet. TEA s Økonomisystem 14. april