ÅRSBERETNING 2013 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Glostrup. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2013 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Glostrup - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2014

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Glostrup er Danmarks næststørste byret. Retskredsen har nogenlunde samme antal indbyggere som Københavns Byret. Retten behandler omkring 7,5 % af de sager, der behandles ved landets 24 byretter. Retten i Glostrup blev tildelt ekstra resurser til bekæmpelse af de sagsbunker, der opstod i forbindelse med domstolsreformen, der trådte i kraft 1.januar De ophobede sagsbunker er fjernet. De ekstra bevillinger til bunkebekæmpelse er derfor også væk. Det betyder, at retten i Glostrup har reduceret antallet af ansatte medarbejdere. Fra 2011 til 2012 skete der en reduktion på 8,6 årsværk eller 6,2 % af medarbejderne. Det var navnlig blandt kontorfunktionærerne, der skete reduktion. Fra 2012 til 2013 er der sket yderligere personalereduktion. Antallet af medarbejdere er reduceret med 6,9 årsværk eller 5,6 % af medarbejderne. I 2013 er den største reduktion sket blandt juristerne, hvor der er sket en reduktion på 7,4 %. Desuden har retten måtte sige farvel til alle rettens studenter. Retten har hidtil løbende haft 4 7 studenter ansat. Desuden sker der yderligere reduktion af medarbejderne i forbindelse med årsskiftet Reduktionen slår dog først fuldt igennem i løbet af Hele reduktionen er gennemført uden afskedigelser på grund af bevillingsmangel. Men i begyndelsen af 2014 er der indgået aftaler om frivillig fratræden med 6 medarbejdere. 2. Resultater i 2013 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2013 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen.

3 3 DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Glostrup har i 2013 modtaget færre straffesager end året før. Men faldet er navnlig sket på bødesager. Det er domsmandssager og nævningesager, der er resursekrævende at behandle. Antallet af modtagne domsmandssager er steget med knap 3 %, og antallet af modtagne nævningesager er steget med 44 %. Retten har for alle typer af straffesager afsluttet flere sager, end retten har modtaget. Retten i Glostrup har i 2013 modtaget 8,7 % flere civile sager end året før. Et stort antal sager blev modtaget umiddelbart før jul Der er i 2013 afsluttet færre civile sager end året før. Men antallet af civile sager (forhandlingsmaksime), der er afsluttet efter hovedforhandling, er fortsat stort, samtidig med at gennemløbstiderne for disse sager falder markant. Retten i Glostrup har i 2013 modtaget lidt flere fogedsager end året før. Retten har afsluttet nogenlunde samme antal fogedsager, som retten har modtaget. Antallet af modtagne tvangsauktioner er faldet med mere end 22 %. Det er rettens opfattelse, at det i al fald til dels skyldes, at SKAT på grund af IT-problemer ikke sender det antal tvangsauktioner, man skulle forvente. Retten har afsluttet væsentligt flere tvangsauktioner, end retten har modtaget. Nogle ejendomme er solgt, men mange sager bliver tilbagekaldt. Skifteretten behandler kun dødsboer og ægtefælleskifter ikke som de fleste andre skifteretter insolvensskifter. Antallet af dødsboer ligger meget stabilt fra år til år med små udsving, og det samme gælder antallet afsluttede boer.

4 4 Antallet af notarforretninger er steget med 13,5 % fra 2012 til Der kan være mange årsager hertil. Retten lægger vægt på, at det er muligt at komme ind fra gaden og få foretaget en notarforretning uden ventetid af betydning. Bogholderiet har omlagt og effektiviseret arbejdsgangene i løbet af 2013 på en måde, så arbejdet glider lettere, og medarbejdernes jobtilfredshed er øget. Samlet set viser nøgletallene, at rettens produktivitet er faldet en smule fra 2012 til Faldet i produktivitet i Retten i Glostrup er dog mindre end det fald, der har været for byretterne samlet set. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Retten i Glostrup har i nogle år prioriteret at nedbringe sagsbehandlingstiden navnlig for straffesager. Da sagsbehandlingstiden for straffesagerne nåede et acceptabelt niveau, besluttede retten at fordele resurserne lidt anderledes med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne for civile sager. Det betyder, at sagsbehandlingstiden for straffesager ikke er blevet forbedret i løbet af En væsentlig udfordring er desuden i den forbindelse, at der sker mange omberammelser på grund af forsvarerskifte. Det gælder navnlig arrestantsager og voldssager. Hertil kommer, at antallet af nævningesager i 2013 steg kraftigt. En nævningesag tager altid flere dage at behandle, og der medvirker tre dommere. En nævningesag lægger således beslag på resurser, der ellers kunne have behandlet adskillige domsmandssager. Selv om sagsbehandlingstiden for straffesager ikke er blevet forbedret i løbet af 2013, er andelen af de verserende sager, der er mere end 6 måneder gamle faldet fra 35 % til 25 % i løbet af Dette viser altså en tendens til, at sagerne bliver behandlet hurtigere. Det betyder, at sagsbehandlingstiden for hovedforhandlede civile sager (forhandlingsmaksime) fra 2012 til 2013 er faldet med 1,2 måneder fra 19,7 måneder til 18,5 måneder. Faldet fortsætter, således at den gennemsnitlige behandlingstid i første kvartal 2014 har været 16,4 måneder regnet fra modtagelsen af stævning til sagen er afsluttet med dom eller forlig efter hovedforhandling. Sagsbehandlingstiden er nu så langt nede, at det er muligt for retten at tilbyde tid til berammelse af hovedforhandling, så snart sagen og advokaterne er klar til at hovedforhandle. Ofte kan der tilbydes tider med så kort varsel, at advokaterne afslår. Tiderne bliver dog ikke ubenyttede. De bruges f.eks. til sager, der må aflyses på grund af sygdom hos parter eller vidner. Sagsbehandlingstiden kan nedbringes yderligere, men mange forsikringsselskaber har værneting ved Retten i Glostrup. Retten behandler derfor sammenlignet med andre retter - blandt andet mange sager om personskadeerstatning. Sådanne sager skal ofte forelægges for både Retslægerådet og Arbejdsskadestyrelsen, inden de kan afgøres i retten, og det medfører naturligt, at sagsbehandlingstiden bliver længere end for de fleste andre civile sager. Retten har i et par år benyttet en manuel hulliste, det vil sige en liste over ledige tider i alle juristers kalendere en liste, der løbende blev ført ajour manuelt. Listen blev i 2013 afløst af JFS-søg og beram, som er et IT-system, der hurtigt kan gennemsøge alle kalendere og finde ledige tider til sager af enhver art. Det vil sige, at tider, der bliver ledige, fordi en sag aflyses eller omberammes, hurtigt og nemt kan findes til brug for en anden sag, og det fungerer som et godt redskab til at nedbringe berammelsestiderne.

5 5 Gennemløbstiden for fogedsager er steget i 2013 i forhold til Der er flere årsager hertil. En af grundene er, at størstedelen af de almindelige fogedsager nu afvikles ved halve telefonmøder, hvor skyldneren fysisk møder i fogedretten, mens kreditor er med på en telefon. Der kræves længere tid til at afvikle et sådant møde end til at afvikle et traditionelt møde, hvor alle møder i fogedretten. I praksis betyder det, at der kun kan berammes 2 halve telefonmøder for hver 15 minutter mod 3 traditionelle møder. Til gengæld sparer kreditor noget tid til transport af sig selv. Desuden har fogedafdelingen i en periode på mere end et halvt år haft 3 medarbejdere på barselsorlov og 2 medarbejdere, der var langtidssygemeldte, hvilket også har haft betydning for sagsafviklingen. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten i Glostrup holdt i april 2013 et seminar for unge anklagere. Retten har tidligere haft tilsvarende seminar. Formålet er uddannelse af og forventningsafstemning med de unge, mindre erfarne anklagere for at sikre den bedst mulige afvikling af straffesagerne. Retten havde desuden et samarbejdsmøde med anklagemyndigheden om afvikling af nævningesager i forbindelse med, at nævningesagerne blev flyttet fra statsadvokaten til den lokale anklagemyndighed. Retten havde for år tilbage et større LEAN-projekt i samarbejde med anklagemyndigheden. Projektet angik behandlingen af domsmandssager. Projektet lever stadig, idet retten og anklagemyndigheden fortsat holder månedlige Kaizen-møder. Retten har desuden i 2013 gennemført et serviceeftersyn af aftalerne, der blev indgået i forbindelse med LEAN-projektet. Herudover har Retten i Glostrup og anklagemyndigheden haft en mindre projekt om den bedst mulige afvikling af grundlovsforhør og af retsmøder om foranstaltninger under efterforskning. Retten i Glostrup har i 2013 implementeret Vejledningen om behandling af civile sager. Retten holdt i april 2013 i samarbejde med Retten på Frederiksberg og Retten i Lyngby et møde for advokater om vejledningen. Der var så stor tilslutning til mødet, at retten måtte leje Brøndby Stadion for at kunne huse mødet. Retten har implementeret Vejledningen om et gode fogedmøde. Retten har fortsat den ordning, der blev iværksat i efteråret 2012, som indebærer, at kontormedarbejdere efter en begrundet ansøgning kan komme på et ophold på to dage i en anden afdeling. Formålet med ordningen er dels at give medarbejderne almindelig viden om, hvad der foregår andre steder i huset, dels at skabe større forståelse afdelingerne imellem, dels at skabe interesse for eventuelt senere at blive lært op i en anden afdeling. Der er fortsat meget stor interesse for ordningen. Besøgsopholdene bliver gennemført for 2 3 medarbejdere mindst en gang om foråret og en gang om efteråret. Indtil videre har der været fremsat flere ønsker om at deltage, end der har været mulighed for at imødekomme. Et resultat heraf har også været, at det har været forholdsvis ukompliceret at arrangere flytninger afdelingerne imellem, som var nødvendige efter personalereduktionerne. Som det fremgår af årsrapporten for 2012 arbejdede retten med en plan for forbedring af den måde medarbejderne er fordelt i rettens kontorlokaler, således at placeringen i højere grad kan understøtte samarbejde om sagsbehandlingen. Planen blev udarbejdet med inddragelse af alle berørte, og der skete omflytninger i efteråret Det primære formål med omflytningen var at sikre en bedre kontakt mellem dommerne og de sekretærer, der er beskæftiget med behandling af civile sager og straffesager. Det er vurderingen, at formålet er nået så vidt, som det er muligt i et hus med medarbejdere.

6 6 Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Der blev gennemført brugerundersøgelse i Resultatet af undersøgelsen viser, at brugernes tilfredshed er øget markant i forhold til brugerundersøgelsen, der blev gennemført i Undersøgelsen viste, at brugerne er allermest tilfredse med mødelederne, med retten generelt, som opfattes som professionel, og med rettens medarbejdere. Tilfredsheden med sagsbehandlingstiden er fordoblet i forhold til undersøgelsen i Det er også velbegrundet, fordi sagsbehandlingstiderne siden er blevet meget væsentligt forbedret. Der er dog fortsat mulighed for forbedring. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Der blev gennemført trivselsundersøgelse i Resultatet viser, at medarbejdernes trivsel er forøget på så godt som alle områder sammenlignet med den undersøgelse, der blev gennemført i Særligt viser undersøgelsen, at medarbejdernes engagement er tårnhøjt. Sygefraværet er faldet fra 2012 til Det er meget positivt, navnlig set i lyset af, at retten i 2012 har haft flere medarbejdere, der har været ramt af langtidssygdom, det vil sige sygdom, der har medført sammenhængende fravær på mere end 30 dage. Personaleomsætningen er ifølge nøgletallene på 20,6 %. Det er et meget højt tal. Men der er ikke grund til at se det som et faresignal. Det fremgår af indledningen ovenfor, at retten har reduceret antallet af medarbejdere. Der er i alt 4 medarbejdere, der er gået på alderspension efter at have passeret folkepensionsalderen. Tre er fratrådt efter lang tids sygefravær. En barselsvikar er fratrådt, da den medarbejder, hun vikarierede for, vendte tilbage. Tre jurister er blevet enten udnævnt eller konstitueret som dommer i landsretten, og andre jurister har skiftet ansættelsessted som led i sædvanlig rokering. Retten har i løbet af 2013 haft i alt 11 studenter, der alle var ansat i tidsbegrænsede stillinger, som udløb senest med årets udgang på grund af den forestående personalereduktion. Endelig har retten ikke haft mulighed for at tilbyde fast ansættelse til de to elever, som blev udlært i sommeren Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Det fremgår af brugerundersøgelsen, at et område, hvor tilfredsheden var lav, var muligheden for at kommunikere elektronisk med retten. Retten i Glostrup er først i slutningen af 2013 for alvor kommet i gang med at benytte digital kommunikation med parterne i sager og andre. Dette er allerede klart medvirkende til at forbedre rettens omdømme. Den meget positive udvikling i sagsbehandlingstiderne for civile sager er også medvirkende til at forbedre rettens omdømme. Vi modtager jævnligt positive kommentarer fra advokater, der udtrykker stor tilfredshed med samarbejdet med Retten i Glostrup. 3. Udviklingsaktiviteter i 2014 Retten i Glostrup indledte i 2013 et arbejde om, hvordan retten sikrer, at retten forbliver og i endnu højere grad bliver en attraktiv arbejdsplads set med dommerøjne. Arbejdet udspringer af det

7 7 landsdækkende arbejde i med domstolenes værdier, og det har baggrund i det betydningsfulde i, at dommere, der typisk bliver udnævnt i en alder af år, skal have gode muligheder for fortsat at udvikle sig fagligt og personligt til glæde for både sig selv og for retten, så retten fortsat kan løse sine opgaver med høj faglig kvalitet. Dette arbejder fortsætter i 2014 med henblik på at udarbejde en udviklingspolitik for dommere ved Retten i Glostrup. Gruppen af øvrige jurister er blevet inspireret til at gennemføre et tilsvarende arbejde for de øvrige jurister. Retten i Glostrup har desuden stort fokus på digitalisering i Retten øger kraftigt brugen af digital kommunikation. Brugen er navnlig blevet øget, efter at den digitale afsendelsesmotor i civilsystemet er blevet bragt til at fungere på en måde, så det er hurtigere og nemmere at afsende digitalt end på papir. Det har haft den konsekvens, at portoudgiften for første kvartal 2014 har været på kr. mod kr. i første kvartal 2013, altså en besparelse på mere end 30 %. Retten har desuden fået indrettet tre retssale til digitale retssager, og aftalerne med anklagemyndigheden er ved at komme på plads. Hensigten er, at retssalene skal bruges til afvikling af straffesager og civile sager, hvor sagsakterne findes digitalt. Planen er, at antallet af retssale, der kan benyttes til dette formål, skal udvides i takt med, at økonomien giver mulighed for det. Retten får desuden tre retssale indrettet til videoretssale i forbindelse med Domstolenes video3- projekt. Heraf skal den ene retssal anvendes til rettens fristforlængelser, mens der er mulighed for at bruge de andre retssale til andre typer af sager.