FORTEGNELSE OVER DATABEHANDLINGSAKTIVITETER

Transkript

1 FORTEGNELSE OVER DATABEHANDLINGSAKTIVITETER NB! Fortegnelsen og dens eventuelle bilag gennemgås løbende og mindst en gang om året. Godkendelser og gennemgang påføres nederst på sidste side. Fortegnelse vedrørende behandling af personoplysninger til følgende hovedformål: Administration af grundejerforeningens medlemmer og øvrige henvendelser Den dataansvarlige på den dataansvarlige. Formand for Grundejerforeningen Bækkelundsvej Øst. Formanden vælges hvert år på generalforsamlingen og aktuelle information findes altid på hjemmesiden. Se under bestyrelsen på foreningens hjemmeside på en evt. fælles dataansvarlig. (Feltet udfyldes kun, hvis det er vurderet, at fælles dataansvar er lovligt i forhold til behandlingsbetingelserne) på den dataansvarliges eventuelle repræsentant (hvis relevant se definitionen i artikel 4, nr. 17) på databeskyttelsesrådgiveren hos den dataansvarlige (hvis en sådan er udpeget) Ikke relevant Webmaster og bestyrelsesmedlemmer i foreningen. Se under bestyrelsen på foreningens hjemmesiden Ikke relevant Formålene med behandlingen Formålene med behandlingen. For at kunne levere services (information om begivenheder i foreningen eller svar på forespørgsler) til besøgende på hjemmesiden og vore medlemmer, herunder kontingent og udgifter ved arrangementer, udsendelse af relevante informationer og dokumentation til diverse arrangementer, behandler vi kun de informationer, som sagligt er nødvendige for at levere ydelsen og efterleve lovgivningen.

2 Eventuelle sekundære formål med behandlingen. Identifikation af sekundære formål er relevant af hensyn til en fyldestgørende opfyldelse af informationspligter i forhold til de registrerede. Et sekundært formål at følge antal besøgende på hjemmesiden. Altså et statistisk formål Kategorierne af registrerede og kategorierne af personoplysninger Liste af kategorier af registrerede Kategorierne af registrerede personer. A) Foreningens medlemmer B) Besøgende, der benytter mailmuligheden ved Kontakt C) Offentlige link til begivenheder, der vedrører grundejerforeningens varetages af medlemmernes interesser. Kategorierne af personoplysninger. Oplist kategorier af personoplysninger (for hver kategori af registrerede) Ad A) Her registreres følgende: Ad B) Navn Adresse Telefon adresse Her registreres følgende: Ad C) Navn adresse Her registreres følgende Linkadresse Tilhørende organisation Hjemmelsgrundlag Afkryds de personoplysninger som behandles nedenfor Oplysningstype Sæt kryds Hjemmel Identifikationsoplysninger x Nødvendig for kontrakt (DBL 6.1, jf. GDPR.6.1.b) Oplysninger vedrørende ansættelsesforholdet til brug for administration, herunder stilling og tjenestested, lønforhold, oplysninger af relevans for lønindeholdelse, personalepapirer, uddannelse og sygefravær. Racemæssig eller etnisk baggrund Politisk overbevisning Religiøs overbevisning Filosofisk overbevisning Fagforeningsmæssige tilhørsforhold Helbredsoplysninger, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v. Biometrisk data med henblik på identifikation Seksuelle forhold side 2

3 Strafbare forhold CPR-nummer Andet: Billeder på hjemmesiden X Legitim og harmløs interesse. Dette er interesseafvejningsreglen. Den fremgår af artikel 6, stk. 1, litra f i forordningen. Og et legitimt formål med at offentliggøre billederne (artikel 5, stk. 1, litra b). Kategorier af modtagere De kategorier af modtagere, som personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, herunder modtagere i tredjelande eller internationale organisationer Databehandlere Pengeinstitutter i forbindelse med udbetalinger Udbetaling Danmark i forbindelse med lovpligtige indberetninger Kommuner ifm. lovpligtige indberetninger Leasingselskaber ifm. leasing af firmabiler Teleselskaber ifm. diverse arbejdsrelaterede teleydelser Rejsebureauer ifm. abejdsrelaterede rejser Rekrutterings- og coachingbureauer ifm. ansættelse af personale. Ikke relevant: Der videresendes ikke oplysninger til nogen Overførsler til tredjelande og internationale organisationer Overførsler af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation. Skriv navn og adresse på alle virksomheder eller samarbejdspartnere i tredjelande, der modtager personoplysninger. Skriv for hver modtager, på hvilket juridisk grundlag overførslen sker (fx kommissionens standardkontrakter, bindende virksomhedsregler, eller Privacy Shield). Ikke relevant: Der videresendes ikke oplysninger til nogen Sletning Hvis det er muligt, de forventede tidsfrister for sletning af Ad A) Når medlemmer i kategori A ikke længere er medlemmer af side 3

4 de forskellige kategorier af oplysninger. foreningen, slettes alle oplysningen inden for 3 mdr. Ad B) Når der er svaret på en forespørgsel fra besøgende i kategori B, slettes navn og mailadresse. Ad C) Når linkadresse er forældet og/eller den tilhørende information ikke længere er gældende opdateres/slettes indholdet. Dette sker når information om ændring/forældelse er gjort bekendt for grundejerforeningen Behandlingssikkerhed Hvis det er muligt, en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 32, stk. 1. Datasikkerheder følger grundejerforeningens persondatapolitik, der fremgår af hjemmesiden. Godkendelse Navn Birthe F Rasmussen Titel Formand for Grundejerforeningen Bækkelundsvej Øst 25. maj 2018 Gennemgang og ajourføring Gennemgået følgende: Brug af billeder på hjemmesiden 17. september 2018 Ajourført følgende: side 4

5 side 5