Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer 4. oktober 2018

Transkript

1 Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer 4. oktober 2018

2 Aftenens program Velkomst Vores boligpolitiske samarbejdspartnere Boligorganisationens struktur Administrationens struktur Vi byder på en let anretning i løbet af aftenen 2 4. oktober 2018

3 De almene boliger Boligorganisationerne Hovedformål er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere offentligt støttet boligbyggeri Er non profit foretagender Har en boligsocial forpligtigelse Har beboerdemokrati 3 4. oktober 2018

4 Boligselskabernes Landsforening BL er en demokratisk opbygget landsforening 11 kredse med hver sine repræsentanter og 2 medlemmer af BL s bestyrelse Repræsentantskab med ca. 220 medlemmer 2 årlige møder 4 4. oktober 2018

5 Boligselskabernes Landsforening arbejdet i 8. kreds - Sønderjylland Hvordan vi gennemfører de beslutninger, der er vedtaget i repræsentantskabet Handlingsplan for 8. Kreds. (målsætninger). Punkter, der skal op i repræsentantskabet Samarbejde mellem organisationer Form & indhold af kredsens arbejde. Alt, som vi føler nødvendigt kan behandles ORIENTERING GENNEM EVENTUELLE BEBOERBLADE oktober 2018

6 Boligpolitiske samarbejdspartnere Kommune - samarbejdet Fælles oplæg til samarbejde med kommunen. Erfaringsudveksling mellem boligforeninger i kommunen. Deltagere: Forretningsfører (direktører) og formænd 6 4. oktober 2018

7 Boligpolitiske samarbejdspartnere Fællesadministrationen Aabenraa Andelsboligforening Kolstrup Boligforening Sønderborg Andelsboligforening Gråsten Andelsboligforening Boligselskabet Danbo Tønder Andelsboligforening Skærbæk Boligforening Toftlund Andels Boligforening 7 4. oktober 2018

8 Almen andelsboligorganisation med repræsentantskab Repræsentantskab Afdelingsrepræsentanter + organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelse valgte beboere + andre iht. vedtægt Afd.best Afd.best Afd.best Afd. møde Afd. møde Afd. møde Direktør Afdeling Afdeling Afdeling Administration 8 4. oktober 2018

9 Almen andelsboligorganisation med generalforsamling Bolighavende medlemmer med stemmeret Ikke bolighavende medlemmer uden stemmeret Generalforsamling Bolighavende medlemmer + Øvrige medlemmer Organisationsbestyrelse valgte beboere + andre iht. vedtægt Direktion / Administration 9 4. oktober 2018

10 Repræsentantskabets / generalforsamlingens opgaver Øverste myndighed Vælger bestyrelse Træffer beslutning om nybyggeri, grundkøb, salg o.l. Godkender vedtægtsændringer Godkender fusion af afdelinger Træffer beslutning om fusion med andre boligorganisationer Træffer beslutning om administration oktober 2018

11 Organisationsbestyrelsens opgaver Overordnet ledelse af foreningen og dens afdelinger Beslutninger vedr. den daglige administration, herunder udlejningen Vedtage foreningens budget Endelig godkendelse af budgetter og årsregnskaber for afdelingerne Ansvarlig for overholdelse af love og vedtægter oktober 2018

12 Afdelingsmødet Budgetmøde senest 3 mdr. før regnskabsårets start Evt. regnskabsmøde senest 4 mdr. efter regnskabs-årets afslutning Frister for indkaldelse forslag beretning, budget, regnskab Mødetid og -sted Dagsorden oktober 2018

13 Afdelingsmødet Godkender driftsbudgettet afdelingsbestyrelsens beretning evt. årsregnskab Vedtager arbejder og aktiviteter udvidet råderet Vedligeholdelsesordning A eller B ordning vedligeholdelsesreglement ordensregler uddelegering af opgaver til beboergrupper oktober 2018

14 Afdelingsmødet Beslutter Vælger afdelingsbestyrelsens størrelse om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger afdelingsformand om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet afdelingsbestyrelse evt. afdelingsformand evt. medlemmer til repræsentantskabet oktober 2018

15 Afdelingsmødet Deltagere i mødet Beboere, administrationen (inspektøren), eventuelt repræsentanter fra hovedbestyrelsen Hvem har stemmeret? Lejere og andre myndige husstandsmedlemmer Hvert lejemål har to stemmer Der kan ikke stemmes med fuldmagt Forslag Både hovedbestyrelsen (administrationen), afdelingsbestyrelsen og enkelt beboere kan stille forslag God ide med dialog administrationen om et eventuelt forslag, så det sikres, forslaget kan lade sig gøre Læs boligorganisationens vedtægter og afdelingens eventuelle forretningsorden grundigt! oktober 2018

16 Afdelingsbestyrelsen Består som minimum af formand samt 2 medlemmer. Valgbare er lejere og andre myndige husstandsmedlemmer Valgperioden er 2 år. Suppleanter for 1 år oktober 2018

17 Afdelingsbestyrelsens opgaver Løbende dialog med administrationen om afdelingens drift Tilsyn med afdelingens vedligeholdelsesstand Fremlægger og godkender budgettet Påser god ro og orden i afdelingen Beslutter indenfor de overordnede rammer. Iværksættelse af arbejder Beboeraktiviteter i afdelingen Udvidet råderet for afdelingen oktober 2018

18 Samarbejdet om budget og regnskab Afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet samarbejde Administrationen Teknisk, juridisk og økonomisk ekspertise samarbejde Afdelingens økonomi samarbejde Organisationsbestyrelsen overordnet juridisk og økonomisk ansvar samarbejde Kommunen Tilsynspligt oktober 2018

19 Samarbejdet internt i afdelingsbestyrelsen Diskuter og fastlæg herefter en fælles målsætning Fordel de faste arbejdsopgaver og fasthold hinanden på jeres ansvarsområder Nedsæt arbejdsgrupper efter behov - med reel kompetence Forbered afdelingsmøderne grundigt - herunder afdelingsbestyrelsens beretning Sørg for, at de beslutninger I tager, er helt klare og forstået af alle Bak op om de beslutninger, som I træffer i fællesskab oktober 2018

20 Samarbejdet med beboerne Spørgsmål til overvejelse: Informerer vi tilstrækkeligt grundigt og levende? Er afdelingsmøderne for langvarige, kedelige og dårligt ledede? Tager vi hensyn til alle grupper af beboere? Kender vi beboernes ønsker og holdninger? Er vi åbne over for nye og vilde ideer? Hvorfor er jeg i grunden valgt til afdelingsbestyrelsen? oktober 2018

21 Hvad ønsker beboerne En velfungerende bolig En fornuftig husleje Trygge omgivelser Liv i nærmiljøet Klare husordensregler Udvidet råderet Fællesskab Gode informationer Indflydelse SÅ FÅ FORBUD SOM MULIGT! oktober 2018

22 Kommandovej Beboerne Afdelingsbestyrelsen Afdelingsmødet Organisationsbestyrelsen Repræsentantskabet/generalforsamlingen Kommunen oktober 2018

23 De 5 bud 1. Du er valgt som tillidsmand for alle. 2. Du er valgt til at træffe politiske beslutninger og planlægge overordnet 3. Du er kontaktled mellem alle beboere, hovedbestyrelsen og administration 4. Du er igangsætter - ikke den der skal lave alt arbejdet selv 5. Du skal respektere beboernes holdninger og meninger oktober 2018

24 Forbudtland I forbudtland må man ikke Gøre ting, som er forbudt, Ikke hoste, ikke hikke, Ikke sutte på sin sut Ikke gynge. Ikke hoppe. Ikke synge. Ikke soppe. Selv den sjoveste Badutmand har det rædsomt I Forbudtland oktober 2018

25 Mågodtland I Mågodtland må man gerne Gå og gøre, hvad man vil, Danse hopsa og moderne, Grise sko og strømper til. Slå på tromme. Slås med pløre. Hyle. Brumme. Klatre. Køre. Selv en grå og trist Kalotmand Har det herligt i Mågodtland oktober 2018

26 Organisationsplan for administrationen Hovedkontor Direktør Dagligledelse af SALUS's samlede virksomhed Håndværkerer Udlejning Teknisk afdeling Økonomi Sønderborg Håndværkergård Udlejning, omstilling og boligsocial helhedsplan Inspektører og sekretærer Aabenraa Håndværkergård Udlejning og boligsocial helhedsplan Inspektører og sekretærer Økonomi Tønder Udlejning Inspektører og sekretær Gråsten Udlejning Inpektør Økonomi Nordborg Udlejning Inspektører Økonomi oktober 2018

27 Økonomiafdelingen Økonomichef / vicedirektør Husleje Forbrugsregnskaber Bogholderi Løn Regnskab oktober 2018

28 Administration / udlejning Administrationschef Udlejningsmedarbejder på lokalkontorerne Udlejning Flytteadministration Husordenssager Boligsociale medarbejder i helhedsplanerne oktober 2018

29 Teknisk chef Teknisk afdeling Intern byggekoordinator og intern driftskoordinator Inspektører og sekretærer på lokalkontorerne Ejendomsfunktionærer I alt ca. 95 medarbejder oktober 2018

30 Håndværkergårde Driftschef Maler Tømrer/snedker Anlæg Murer VVS El oktober 2018

31 Arbejdsopgaver i Teknisk Afdeling Lovebestemte opgaver Udarbejde bygningstilstandsbeskrivelser (hensigt 1 gang årligt) Udarbejde og ajourføre vedligeholdelsesplaner Ajourføring af råderets- ordens- og vedligeholdelsesreglementer Være konsulenter ved jeres afdelingsmøder oktober 2018

32 Arbejdsopgaver Teknisk Afdeling (fortsat) Andre Opgaver Rutinemæssige klagesager (trappevask m.v.) Daglig drift og tilsyn med afdelingernes fysiske tilstand Deltagelse i afdelingsbestyrelsesmøder (Omfang) Kontakten til afdelingsbestyrelsen Ledelse af ejendomsfunktionærerne Teknisk styring af byggeopgaver oktober 2018

33 Vigtige oplysninger for afd. bestyrelsen Brug ejendomsfunktionærerne: De har den største viden om afdelingen Opgaverne løses, hvor de opstår Arbejdsledelsen af ejendomsfunktionærerne: Foregår via afdelingsinspektøren Klare kommandoveje Ejendomsfunktionærerne kender sine beføjelser Afdelinger uden ejendomsfunktionærbetjening: Kontakten via afdelingsinspektør eller sekretær oktober 2018

34 Vigtige oplysninger for afd. bestyrelsen (fortsat) Vagtordninger, efter normal arbejdstid: Budgetkontrol: Afdelingsbetyrelsesformand kan få Web-adgang til løbende budgetkontrol Alternativ kvartalsvise udskrifter oktober 2018

35 Sangen om henlæggelser Opfordring til øgede henlæggelser: Godt grundlag for langtidsplanlægningen Midlerne er i afdelingen, når de skal bruges Mere jævn husleje genne årene Forrentes fuldt ud ved hovedforeningen (Renteindtægter) Midlerne kan arbejde i afdelingen som afdelingsfinansieret råderetsarbejder, forudsætter at midlerne vil være til rådighed når de planlagte arbejder skal udføres oktober 2018

36 Rådighedsbeløb for afdelingsbestyrelser Regnskab oktober 2018

37 Afslutning Teknisk Afdeling Håber på et godt og åbent samarbejde med jer Tillykke med valget til afdelingsbestyrelsen oktober 2018

38 Personalet i Udlejningsafdelingen Ansvarlig: administrationschef Toke Arndal Udlejning Flytteadministration Lejertvister oktober 2018

39 Udlejning Lovgrundlag: Fastsat af Folketinget Kommunen Boligorganisationen kræver kommunal godkendelse oktober 2018

40 Udlejningsregler Efter venteliste - fælles for 7 af boligorganisationer i SALUS Kommunal anvisning Fleksibel udlejning Kombineret udlejning Annoncering oktober 2018

41 Ordensregler Afdelingens ordensregler skal overholdes Procedure hvis reglerne overtrædes Har du selv forsøgt? skriftlig klage med mindst 3 underskrifter. 1. Påmindelse Evt. 2. Påmindelse Sag ved beboerklagenævnet Ophævelse/opsigelse af lejemålet Beboerklager og afdelingsbestyrelsen oktober 2018

42 Beboerklagenævn Hvilke sager? Afgørelser som nævnet kan træffe Ankemulighed Beboerklagenævnets sammensætning Klageprocedure PS! Husk, at dialog er bedre end konflikt oktober 2018

43 Lejerestance Hvis seneste betalingsdato ikke overholdes Påkravsskrivelse 14 dage betalingsfrist Fortsat ikke betalt ophævelsesskrivelse Samtidig orienteres kommunen Lejer flytter ikke - fogedretten oktober 2018

44 Afslutning Udlejningsafdelingen Tak fordi I gad lytte Håber på et godt samarbejde oktober 2018