Retningslinjer for kredsrepræsentationernes arbejde i Friluftsrådet. Revideret marts 2013.

Transkript

1 Retningslinjer for kredsrepræsentationernes arbejde i Friluftsrådet. Revideret marts Friluftsrådets bestyrelse har det overordnede, politiske ansvar for kredsrepræsentationerne og de valgte kredsbestyrelser. * henviser til ordforklaringen på side 7 1. Kredsrepræsentationerne Friluftsrådets decentrale struktur opdeler landet i 23 geografiske kredse. Hver kreds består af en kredsrepræsentation som dækker repræsentantskabet og kredsbestyrelsen, som er valgt til at varetage Friluftsrådets interesser overfor de lokale myndigheder. Kredsrepræsentationens virkefelt og beføjelser fastsættes af Friluftsrådets bestyrelse. Friluftsrådets bestyrelsen kan gribe ind, såfremt kredsformænd/kredsbestyrelser ikke varetage Friluftsrådets interesser eller arbejder inden for det virkefelt og de beføjelser, der fastsættes af Friluftsrådets bestyrelse (jf. bilag 5). 2. Kredsrepræsentantskabet Repræsentantskabet består af medlemmer fra hver af Friluftsrådets medlemsorganisationer, der driver virksomhed i kredsen. Hver medlemsorganisation kan udpege én kredsrepræsentant* for hver kommune (dvs. max. 98 repræsentanter på landsplan). Derudover kan der udpeges en suppleant for hver af repræsentanterne (dvs. max. 98 kredsrepræsentantsuppleanter* på landsplan). Kredsrepræsentanten og dennes suppleant skal have bopæl i samme kommune (jf. illustrationen på bilag 1). Hvis en medlemsorganisation har flere interesserede fra samme kommuner, så skal organisationen beslutte hvem af de interesserede, der skal være henholdsvis kredsrepræsentanter og kredsrepræsentantsuppleanter. 2.1 Udpegning af kredsrepræsentanter, suppleanter og organisationsobservatører* Udpegning af kredsrepræsentanter, kredsrepræsentantsuppleanter og organisationsobservatører foregår gennem medlemsorganisationerne. Medlemsorganisationerne centralt afgør, hvorledes kredsrepræsentanterne og suppleanterne udpeges, men begge skal have bopæl i kredsen. Medlemsorganisationen skal straks meddele Friluftsrådets sekretariat om ændringer. Det er hovedorganisationens ansvar at sikre korrekt udpegning. 1

2 Hvis en medlemsorganisation midlertidigt ikke kan finde en kredsrepræsentant eller en suppleant for kredsrepræsentanten med bopæl i kredsen, kan medlemsorganisationen udpege en udenfor kredsen bosiddende organisationsobservatør. Organisationsobservatører kan deltage på møder, men har ikke stemmeret. Organisationsobservatørernes rolle er at observere og holde medlemsorganisationen informeret. 2.2 Møder i kredsrepræsentantskabet Friluftsrådet afholder de direkte omkostninger ved repræsentantskabets møder inden for nærmere fastlagte rammer (se økonomiske retningslinjer på Deltagerne/organisationerne betaler egne rejseomkostninger. 3. Afholdelse af møder i kredsrepræsentantskabet 3.1 Antal møder Kredsrepræsentantskabet afholder et årligt ordinært møde mellem 1. januar og 1.april. På mødet aflægger kredsbestyrelsen beretning, ligesom planer for det fremtidige arbejde drøftes. Kredsens tilknyttede medlem af Friluftsrådets bestyrelse inviteres til mødet. Andre organisationer, institutioner, foreninger, samarbejdspartnere og myndigheder kan inviteres til at deltage som gæster (standart dagsorden fremgår af bilag 3). Kredsrepræsentantskabet skal yderligere indbydes til et årligt møde eller arrangement, der arrangeres og afholdes af kredsbestyrelsen. Mødet eller arrangementet skal have et mere friluftspolitisk indhold end det ordinære kredsrepræsentantskabsmøde, og afholdes gerne i sommerperioden. Dette møde eller arrangement kan afholdes i samarbejde mellem flere kredse. Kredsens tilknyttede medlem af Friluftsrådets bestyrelse inviteres til mødet. Andre organisationer, institutioner, foreninger, samarbejdspartnere og myndigheder kan inviteres til at deltage som gæster. Herudover kan der afholdes møder i repræsentantskabet, når kredsbestyrelsen eller Friluftsrådet bestyrelse skønner det fornødent. 3.2 Indkaldelse til møder Ordinære møder indkaldes skriftligt af kredsformanden i samarbejde med Friluftsrådets sekretariat med mindst tre ugers varsel med angivelse af dagsorden og i fornødent omfang med bilag. Ekstraordinære møder kan efter omstændighederne indkaldes med kortere varsel. På disse møder kan der ikke ske valg til kredsbestyrelsen. 2

3 4. Valg til kredsbestyrelsen Kredsbestyrelsen vælges på det ordinære kredsrepræsentantskabsmøde af de repræsenterede medlemsorganisationer. Inden valg af kredsbestyrelsen fastsætter repræsentantskabet hvert år bestyrelsens størrelse (mindst fem og højst syv medlemmer) samt antallet af kredsbestyrelsessuppleanter (mindst en og højest to). Det bør fremgå af mødeindkaldelsen, hvilke af de kredsbestyrelsesmedlemmer, der er på valg, der er villige til genvalg. Valg til kredsbestyrelsen sker for to år ad gangen. Genvalg kan finde sted. Valg af kredsbestyrelsessuppleanter* sker for et år ad gangen. Genvalg kan finde sted. 4.1 Opstilling til kredsbestyrelsen Kandidater til kredsbestyrelsen kan opstilles på selve kredsrepræsentantskabsmødet. En kredsrepræsentant kan opstille til kredsbestyrelsen gennem udstedelse af fuldmagt til en mødedeltager. En kredsrepræsentant kan således opstille til kredsbestyrelsen uden selv at være tilstede på kredsrepræsentantskabsmødet. For at være valgbar til kredsbestyrelsen skal kredsrepræsentanten opfylde bopælspligten, dvs. være bosiddende i en af kredsens kommuner (jf. afsnit 2.0). Fra hver medlemsorganisation kan der opstilles én kredsrepræsentant til kredsbestyrelsen* og én kredsrepræsentant til posten som kredsbestyrelsessuppleant*. Hvis der er flere kredsrepræsentanter tilstede fra samme organisation, skal disse blive enige om, hvem der opstiller til de pågældende poster. Bemærk at en kredsbestyrelsessuppleant godt kan komme fra samme medlemsorganisation som et kredsbestyrelsesmedlem. Kredsrepræsentantsuppleanter kan ikke stille op til kredsbestyrelsen eller til posten som kredsbestyrelsessuppleant, med mindre der ændres på, hvem der er kredsrepræsentant og kredsrepræsentantsuppleant (jf. illustrationen på bilag 1). Dette skift afklares alene af medlemsorganisationen og videregives til Friluftsrådet centralt. 4.2 Stemmeberettigelse ved valg til kredsbestyrelsen 3

4 Hver medlemsorganisation har én stemme, som udøves af de af medlemsorganisationen udpegede kredsrepræsentanter og i deres forfald af kredsrepræsentantsuppleanten. Er hverken kredsrepræsentanterne eller deres suppleant til stede, kan stemmeretten udøves af en af repræsentanterne udpeget stedfortræder* fra samme organisation. Stedfortræderen behøver ikke at have bopæl i kredsen. Stedfortræderen behøver ikke fuldmagt for at stemme (jf. rollefordelingen på bilag 1). Hvis der er flere stemmeberettigede deltagere fra samme organisation til stede, skal disse stemme i fællesskab, dvs. blive enige om udfyldning af stemmesedlen. En medlemsorganisation har kun stemmeret hvis organisationen har udpeget en kredsrepræsentant i kredsen. Organisationsobservatører har ikke stemmeret. Der kan ikke afgives stemmer ved hjælp af fuldmagt. 4.3 Selve valghandlingen På repræsentantskabsmødet udleverer kredsbestyrelsen en stemmeseddel pr. repræsenteret organisation. Der udleveres kun stemmesedler til de organisationer, der har udpeget en kredsrepræsentant* i kredsen. Hvert kredsbestyrelsesmedlem er personligt valgt. Det er således ikke vedkommendes primærorganisation, der har sæde i kredsbestyrelsen. I praksis gennemføres valgene således, at én halvdel af kredsbestyrelsen vælges i lige år og én halvdel i ulige år for en toårig periode. Afstemningen foregå skriftligt såfremt der er flere kandidater til bestyrelsen end ledige pladser. Valg til kredsbestyrelsen foretages først. Hvis der både er valg til 1-årige og 2-årige bestyrelsesposter, så skal valget til de 2-årige poster afholdes først. Dernæst foretages valget til de 1-årige poster. Valg til kredsbestyrelsessuppleantposterne afholdes umiddelbart efter valg til kredsbestyrelsen (jf. standart dagsordenen på bilag 3). 4

5 Stemmesedlen er ugyldig hvis der ikke påføres et antal kandidater svarende til det antal pladser i kredsbestyrelsen, der er på valg. Hvis der ved stemmeoptælling er stemmelighed mellem enkelte kandidater, så skal der foretages omvalg mellem disse, såfremt der ikke er ledige pladser nok til alle disse. Der gennemføres på lignende vis valg af suppleanter. Hvis et kredsbestyrelsesmedlem udtræder af kredsbestyrelsen før endt valgperiode, indtræder kredsbestyrelsens 1. suppleant i dennes sted indtil førstkommende ordinære kredsrepræsentantskabsmøde. Kredsbestyrelsen træffer beslutning om suppleanternes deltagelse i kredsbestyrelsens møder. 5. Kredsbestyrelsen 5.1 Konstituering Kredsbestyrelsen skal konstituere sig senest tre uger efter hvert ordinært repræsentantskabsmøde og vælge kredsformand, næstformand og sekretær. Desuden skal der udpeges en PR-ansvarlig, to personer til Regionsudvalget (kredsformanden samt en repræsentant mere fra kredsbestyrelsen), en tipsambassadør og en kontaktperson til hvert af de programmer, der følger af den opdaterede liste (bilag 2). Den afgående kredsformand (da kredsbestyrelsen skal konstituere sig hvert år, er kredsformanden altid afgående, men kan selvfølgelig blive genvalgt) indkalder til mødet og forestår konstitueringen. Ændringen af kredsbestyrelsens sammensætning og konstituering skal hurtigst muligt meddeles Friluftsrådets sekretariat. Efter konstitueringen kan kredsbestyrelsen vælge at få tilknyttet en kredsbestyrelsesobservatør, hvis nogle kommuner ikke er repræsenteret i kredsbestyrelsen, fordi ingen kredsbestyrelsesmedlemmer eller suppleanter har bopæl i en eller flere kommuner indenfor kredsbestyrelsens område. Formålet med at tilknytte en kredsbestyrelsesobservatør er, at sikre kredsbestyrelserne et bedre arbejdsgrundlag ved, at alle kommuner i kredsen er repræsenteret (retningslinjer for valg kredsbestyrelsesobservatører fremgår af bilag 4). 5.2 Møder og referater Kredsbestyrelsen afholder møder efter behov, og referater fra disse møder skal tilsendes Friluftsrådets sekretariat, som derefter offentliggør dem på internettet og adviserer de der 5

6 er tilmeldt den elektroniske nyheds/referatservice senest 8 arbejdsdage efter modtagelsen. Kredsbestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden. Friluftsrådets sekretariat sender indbydelser til og referater fra kredsrepræsentantskabsmøder til alle i kredsrepræsentationen. 5.3 Udgifter Kredsbestyrelsens møde- og transportudgifter afholdes af Friluftsrådet inden for de nærmere fastsatte rammer (se økonomiske retningslinjer på ). 5.4 Politiske rammer Kredsbestyrelsen handler og udtaler sig inden for rammerne af Det Friluftspolitiske Handlingsprogram og eventuel senere justering heraf i form af konkrete beslutninger truffet af Friluftsrådets generalforsamling eller bestyrelse. Kredsformanden deltager i møder arrangeret af Friluftsrådets Regionskontaktudvalg og Friluftsrådets bestyrelse, herunder Fællesmøder, og har mulighed for at deltage i generalforsamlingen efter de til enhver tid gældende regler. 5.5 Ad-hoc udvalg og grupper Kredsbestyrelsen kan nedsætte ad hoc grupper og oprette netværk til behandling af emner, der ligger inden for kredsrepræsentationens virkeområde. Eventuel refusion af møde- og transportudgifter i forbindelse hermed skal i hvert enkelt tilfælde aftales med Friluftsrådets sekretariat. 5.6 Regionsudvalget Regionsudvalget består af den pågældende regions kredsformænd samt én repræsentant mere (udpeges på det konstituerende kredsbestyrelsesmøde) fra hver kredsbestyrelse. Regionsformanden, næstformand og sekretær vælges af Regionsudvalgets midte. Regionsudvalget konstituerer sig senest 1. juni hvert år. Regionsudvalgets formål er at koordinere indsatsen i regionens kredse og være et forum for erfaringsudveksling samt udpegning til repræsentative poster i udvalg eller råd, der går på tværs af kredse og/eller regioner. Se kommissoriet for Regionsudvalgene på Regionskontaktudvalget (REKU) 6

7 Regionskontaktudvalget skal fremme udviklingen af Friluftsrådets kredsrepræsentationer herunder følge og koordinere kredsrepræsentationernes arbejde. Udvalget nedsættes af Friluftsrådets bestyrelse og er et fast udvalg, jf. Friluftsrådets vedtægter 5. Udvalget består af tre repræsentanter fra Friluftsrådets bestyrelse og de fem regionsformænd. Der afholdes normalt et møde i hvert kvartal. Udvalget indkalder mindst en gang årligt kredsformændene og Friluftsrådets bestyrelse til Fællesmøde. Udvalget arrangerer temamøder, uddannelse og seminarer for kredsbestyrelserne. Se kommissoriet for Regionsudvalgene på 7

8 Bilag 1 Ordforklaring/rollebeskrivelser: Kredsbestyrelsesmedlem: Kredsbestyrelsesmedlemmer er kredsrepræsentanter, som repræsentantskabets midte har valgt til at sidde i kredsbestyrelsen. kredsbestyrelsessuppleant: Kredsbestyrelsessuppleanter er kredsrepræsentanter, som repræsentantskabets midte har valgt til at være suppleanter for kredsbestyrelsen. kredsbestyrelsessuppleanterne kan deltage på kredsbestyrelsens møder, men har ikke stemmeret på kredsbestyrelsens møder. Kredsrepræsentant: Kredsrepræsentanter er medlemmer fra de af Friluftsrådets medlemsorganisationer, der driver virksomhed i kredsen. Kredsrepræsentanterne skal være bosiddende i kredsens geografiske område. Kredsrepræsentantsuppleant: Man er suppleant for en kredsrepræsentant, hvis man kommer fra både samme organisation og samme kommune som en kredsrepræsentant. Organisationsobservatør: Hvis en medlemsorganisation ikke har medlemmer bosiddende i kredsens geografiske område, kan organisationen udpege et andet medlem som organisationsobservatør i kredsen. Denne observatør kan deltage på kredsrepræsentantskabsmøderne for at holde sig orienteret om kredsbestyrelsens arbejde, men organisationsobservatøren har ikke stemmeret. Kredsbestyrelsesobservatør: Hvis en kreds mangler kredsbestyrelsesmedlemmer, og ikke kan finde nogen interesserede kredsrepræsentanter i kredsrepræsentantskabet, så kan kredsbestyrelsen få tilknyttet en kredsbestyrelsesobservatør fra en af medlemsorganisationernes medlemmer inden for kredsens geografiske område. Stedfortræder: En kredsrepræsentant kan sende en stedfortræder til møder i kredsrepræsentantskabet. Stedfortræderen kan stemme på vegne af kredsrepræsentanten. Oversigt over rollefordelingen: Rolle Krav til bo- Stemmeret i Stemmeret på kredsre- pæl i kredsen kredsbestyrelsen præsentantskabsmøde Kredsbestyrelsesmedlem kredsbestyrelsessuppleant Kredsrepræsentant Kredsrepræsentantsuppleant Organisationsobservatør Kredsbestyrelsesobservatør Stedfortræder 8

9 Illustration over rollefordelingen: Kreds Den store cirkel angiver en kreds, der omfatter 5 kommuner. Inden for hver kommune kan hver medlemsorganisation udpege en kredsrepræsentant (rød) og en kredsrepræsentantsuppleanter (grøn). Dvs. at hver medlemsorganisationen i alt kan have 5 kredsrepræsentanter i kredsen og 5 kredsrepræsentantsuppleanter i kredsen. Herudover kan medlemsorganisationen tilknytte en organisationsobservatør, som er bosiddende uden for kredsens kommuner (blå). Blandt medlemsorganisationens 5 kredsrepræsentanter i kredsen kan der opstilles én kandidat til kredsbestyrelsen og én kandidat til posten som kredsbestyrelsessuppleant. Medlemsorganisationen kan opstille én kandidat til kredsbestyrelsen. Medlemsorganisationen kan opstille én kandidat til posten som kredsbestyrelsessuppleant. 9

10 Bilag 2 Kontaktpersoner til Friluftsrådets faste programmer. På følgende links findes oversigter over kontaktpersoner til Friluftsrådets faste programmer: Blå Flag ( Grønne Spirer ( Grønt Flag - Grøn Skole ( 10

11 Bilag 3 Standartdagsorden til det ordinære kredsrepræsentantskabsmøde. Dagsorden for kredsrepræsentantskabsmødet: 1. Velkomst og evt. præsentation af mødedeltagere 2. Valg af ordstyrer 3. Kredsbestyrelsens årsberetning 4. Visioner og opgaver for kredsbestyrelsen for det kommende år 5. Fastsættelse af bestyrelsens størrelse 6. Valg af kredsbestyrelsesmedlemmer a.) Valg af bestyrelsesmedlemmer for 2 år b.) Valg af bestyrelsesmedlemmer for 1 år* 7. Valg af suppleanter for 1 år * Kredsbestyrelsesmedlemmer vælges for en 2-årig periode. Derfor er Punkt 6b kun aktuelt, hvis et kredsbestyrelsesmedlem er trådt ud af kredsbestyrelsen i løbet af sit første år. Hermed skal der vælges et nyt kredsbestyrelsesmedlem, som kan afløse det afgået kredsbestyrelsesmedlem i den resterende periode. 11

12 Bilag 4 Retningslinjer for udpegning af observatører til kredsbestyrelserne Det kan opleves som en mangel i kredsbestyrelsen, at nogle kommuner ikke er repræsenteret i kredsbestyrelsen, fordi ingen kredsbestyrelsesmedlemmer eller suppleanter har bopæl i en eller flere kommuner indenfor kredsbestyrelsens område. I så fald kan kredsbestyrelsen få tilknyttet en kredsbestyrelsesobservatør for, at sikre kredsbestyrelsen et bedre arbejdsgrundlag ved, at alle kommuner i kredsen er repræsenteret. Valg af kredsbestyrelsesobservatørerne Efter kredsrepræsentantskabsmødet gøres det op om alle kommuner i kredsen er repræsenteret af de 8-9 valgte personer. Er dette ikke er tilfældet, kan der vælges op til 2 observatører, som skal være bosiddende i de kommuner der ved valget ikke er repræsenteret i kredsbestyrelsen. Observatørerne vælges af kredsbestyrelsen, efter forudgående opfordring, blandt personer, der er medlem af kredsrepræsentationen og bosiddende i de manglende kommuner. Krav til kredsbestyrelsesobservatørerne Observatørerne skal være tilknyttet en af Friluftsrådets medlemsorganisationer. Observatørerne er kun udpeget for et år. Observatørernes opgave er at bidrage med relevant viden fra deres kommuner, og deltage i drøftelser, der er af interesse for natur og friluftsliv i deres kommuner. Observatørerne har ligesom suppleanterne ikke stemmeret. Observatører kan efter behov deltage i Friluftsrådets møder, kurser og arrangementer på linje med medlemmerne af kredsbestyrelserne. Observatørerne indkaldes til kredsbestyrelsesmøder efter behov og får i forbindelse med indsatsen i Friluftsrådet kørselsgodtgørelse efter gældende økonomiske retningslinjer. Godkendelse af kredsbestyrelsesobservatører Det er sekretariatet, der på baggrund af tilkendegivelser fra kredsbestyrelsen, tager beslutningen om, hvorvidt kredsbestyrelsen kan få tilknyttet en observatør. Proceduren er følgende: 1) På det førstkommende kredsbestyrelsesmøde der afholdes efter repræsentantskabsmødet afgør kredsbestyrelsen, om der er behov for at tilknytte 1-2 observatører fra manglende kommuner. 2) Ønskes det at tilknytte 1-2 observatører kontaktes sekretariatet. 3) Først når sekretariatet har godkendt kredsbestyrelsens ønske, kan kredsbestyrelsen kontakte den/de personer, som ønskes tilknyttet som observatører. Kredsbestyrelsen kan finde observatørerne blandt deltagerne fra kredsrepræsentantskabsmødet (man kan spørge eller blot stikke en finger i jorden på mødet) eller via listen over samtlige kredsrepræsentanter. Kredsbestyrelsen kan også opfordre medlemsorganisationerne til at udpege kredsrepræsentanter i de manglende kommuner. 12

13 Bilag 5 Procedure for bestyrelsens håndtering af relationerne til kredsene. På todages bestyrelsesmødet i juni 2012 på Bornholm drøftede bestyrelsen bl.a. arbejdet i Friluftsrådets lokale kredse. Af konklusionerne fra drøftelserne fremgår blandt andet at: Bestyrelsen bør være mere præcis og klart fremlægge forventninger til resultaterne af kredsenes arbejde. Bestyrelsen og sekretariatet skal være mere direkte i sin dialog med de lokale kredse, det vil sige afgive klarere udmeldinger i forhold til opgaver og forventninger. Bestyrelsen skal være sig sit ansvar bevidst der, hvor det lokale arbejde ikke fungerer og tage konsekvenserne af det. Bestyrelsen skal respektere de lokale kredsrepræsentantskabers og kredsbestyrelsers valg af arbejdsfelter inden for det virkefelt og de beføjelser, der er fastsat af Friluftsrådets bestyrelse (jf. Retningslinjer for kredsrepræsentationernes arbejde i Friluftsrådet). Disse konklusioner er siden blevet gjort til genstand for drøftelser i både Regionskontaktudvalget og på Fællesmødet i oktober På begge møder var der forståelse for og opbakning bag konklusionerne. Efterfølgende har bestyrelsen på møder i december 2012 og januar 2013, på foranledning af blandt andet referat fra Regionskontaktudvalgsmødet den 4. december 2012, drøftet håndteringen af relationerne til kredsene. Bestyrelsen er enig om, at udgangspunktet for kredsbestyrelsernes arbejde er et delegeret ansvar fra Friluftsrådets bestyrelse. Derfor er det bestyrelsens ansvar at gribe ind, såfremt kredsformænd/kredsbestyrelser ikke lever op til denne delegering og om nødvendigt fratage de lokale enheder den uddelegerede kompetence. Bestyrelsen har opstillet følgende 8 punkts-liste: 1. Bestyrelsen (typisk repræsenteret ved et udpeget bestyrelsesmedlem) og sekretariatsmedarbejderne har en vigtig rolle at spille i den løbende dialog. Det udpegede bestyrelsesmedlem har en særlig forpligtelse til at følge kredsbestyrelsens og kredsrepræsentantskabets ageren. 2. Regionskontaktudvalget (herunder særligt de tre bestyrelsesmedlemmer) spiller en central rolle i relationerne mellem bestyrelsen og Friluftsrådets kredsbestyrelser. 3. Uoverensstemmelser mellem det centrale og decentrale niveau konstateres typisk ved Et bestyrelsesmedlem eller bestyrelsen Regionskontaktudvalget En udefra kommende klage (organisation, myndighed m.m.) Sekretariatet 13

14 4. Bestyrelsen, typisk ved det ansvarlige bestyrelsesmedlem, og sekretariatet bør så tidligt som muligt gå i dialog med kredsformanden/kredsbestyrelsen, så uoverensstemmelser håndteres, inden de udvikles til et mere alvorligt niveau. 5. Normalt vil regelmæssig dialog samt afstemning af holdninger og meninger håndteres af sekretariatet eventuelt suppleret med det ansvarlige bestyrelsesmedlem eller formanden for Regionskontaktudvalget uden, at bestyrelsen nødvendigvis orienteres. Bestyrelsen skal orienteres, når der indledes en mere alvorlig dialog med en kredsformand/kredsbestyrelse. 6. Hvis der efter beslutning i bestyrelsen skal gribes ind over for en kredsformand/kredsbestyrelse i Friluftsrådet, er dette normalt en opgave for formanden i forening med formanden for Regionskontaktudvalget og det ansvarlige bestyrelsesmedlem. 7. Sekretariatet udarbejder normalt i sådanne situationer i samarbejde med formanden for Regionskontaktudvalget og det ansvarlige bestyrelsesmedlem et notat, som redegør for baggrunden for, at bestyrelsen griber ind over for den lokale kredsformand eller kredsbestyrelse. Notatet er kun til brug for bestyrelsen. 8. Hvis bestyrelsen fratager kredsformænd/kredsbestyrelser den uddelegerede kompetence skal de pågældende personers medlemsorganisationer kontaktes og orienteres. 14