Organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde Møde Sted Start Restaurant Kikko, Vendsysselvej Deltagere Werner I. Madsen, Jørn Stevns, Robert Madsen, Poul Jeppesen, John Nilsson, Anders Enevoldsen, Knud Weiss, Lis Bentin. Afbud Referent Mødeleder Lis Bentin Werner I. Madsen Referat 023/15 Godkendelse af referat /15 Nyt fra formanden /15 Nyt fra administrationen /15 Prisblad /15 Lokaler Håndværkerafdelingen/Orupgårdvej /15 Udskiftning af vinduer i afd /15 Brochure til nye beboere /15 Status YouSee arrangement /15 Repræsentantskabsmøde /15 Evaluering af fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 18. marts /15 Bygge- og renoveringssager /15 Beboerklagenævns- og advokatsager /15 Udlejningssituationen /15 Eventuelt /15 Næste møde... 7 Side 1/7

2 023/15 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 25. februar Organisationsbestyrelsen godkendte referatet fra mødet den 25. februar At organisationsbestyrelsen godkender referatet fra mødet den 25. februar /15 Nyt fra formanden Formanden fremlægger eventuelle punkter til drøftelse, godkendelse og/eller til orientering. At organisationsbestyrelsen drøfter, godkender og/eller tager eventuelle punkter til efterretning. Werner I. Madsen: Formand og næstformand havde deltaget i et arrangement i relation ny drejescene til teatret. Der har den 10. marts 2015 været afholdt ekstraordinært styregruppemøde i ReStart Lindholm i relation til samarbejdet boligselskaberne i mellem. 025/15 Nyt fra administrationen Direktøren orienterer om eventuelt nyt fra administrationen ud over de punkter, der allerede er på dagsordenen. At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lis Bentin: Modtaget brev fra Ista den 24. marts 2015 om skærpede krav til øget forbrugerinformation i forbindelse med Sikkerhedsstyrelsens nye bekendtgørelse for varmefordelingsmålere. Boligselskabet lever via aftale med Ista om kontrolmanual op til de skærpede krav, hvilket også gælder i forbindelse med aftalen med Brunata. Modtaget brev fra Banedanmark den 20. marts 2015 med tilsagn om tilskud til støjisolering af Grønnegårdsvej 5. Arbejdet skal være færdigmeldt senest den 30. juni Sydbank har tilbagekaldt meddelelse om, at der vil blive opkrævet negativ rente på indestående i banken. Side 2/7

3 Der er modtaget takkekort fra Friis Andersen i forbindelse med Søren Ibsens fødselsdagsreception. Der har den 16. marts 2015 været brandtilsyn på Bakkehuset, de nævnte påbud er udbedret. Der er givet accept om deltagelse i informationsbrochure for Sundhed og Omsorg, som Bakkehuset er en del af. Der har været holdt møde med Willis for gennemgang af ansvarsforsikring dækkende professionelt ansvar, direktions- og bestyrelsesansvar, byggesagsadministration, erhvervsansvar og kriminalitetsforsikring. Der er efterfølgende justeret for så vidt angår erhvervsansvar. Der har den 18. marts 2015 været afholdt møde med Guldborgsund Kommune og de øvrige boligselskaber om boligplacering af flygtninge. Der har været afholdt fælles personalemøde den 19. marts 2015 bl.a. om regnskab 2014, hvor der var roser til alle for en fantastisk indsats og et flot resultat. Der har den 20. marts 2015 været afholdt evalueringsmøde mellem malere, gulvslibere og rengøring, hvor tilbagemeldingerne er, at det går godt alle er meget opmærksomme på at koordinere, så tidsplanen holder. Der har den 24. marts 2014 været holdt ordinært bestyrelsesmøde i grundejerforeningen Grønnegården med regnskab 2014 og budget 2016 på dagsordenen. Den 27. marts siger vi farvel til vores finansøkonom-praktikant efter et vellykket praktikforløb. Side 3/7

4 026/15 Prisblad 2016 Administrationen har udarbejdet forslag til prisblad, som vil danne baggrund for boligorganisationens budget Prisbladet vil blive forelagt på mødet. Organisationsbestyrelsen drøftede og godkendte oplæg til prisblad 2016, som vil blive indarbejdet i budget 2016 for boligorganisationen til godkendelse på repræsentantskabsmødet den 20. maj At organisationsbestyrelsen drøfter prisblad 2016 og indstiller, hvilke områder der skal indgå i prisbladet. Prisblad skal sammen med boligorganisationens budget 2016 godkendes på repræsentantskabsmødet den 20. maj /15 Lokaler Håndværkerafdelingen/Orupgårdvej Administrationen vil på mødet give en status på lokaler Håndværkerafdelingen/Orupgårdvej, herunder oplæg til finansiering ved en eventuel nedrivning af bygningerne og etablering af p- pladser inden forelæggelse for afdelingsbestyrelsen, herunder afdelingsmødet. Oplæg til finansiering vil blive forelagt på mødet. lokaler Håndværkerafdelingen/Orupgårdvej til efterretning og besluttede at yde max. tilskud via dispositionsfondens trækningsret til afdeling 3, hvis afdelingen vælger at nedrive bygningerne med henblik på at etablere p-pladser. At organisationsbestyrelsen drøfter status på lokaler Håndværkerafdelingen/Orupgårdvej og beslutter eventuel tilskud til afdeling 3, hvis afdelingen vælger at nedrive bygningerne med henblik på etablering af p-pladser. 028/15 Udskiftning af vinduer i afd. 23 Administrationen har modtaget tilbud på udskiftning af nuværende thermoruder til energi thermoruder ved udestueområderne i afdeling 23 Solparken i Nørre Alslev. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at yde max. tilskud via trækningsretten og dispositionsfonden. Afdelingen er opvarmet med el-varme suppleret med varmepumper. Side 4/7

5 Der er ikke installeret varme i udestueområderne. Der er foretaget beregning på varmebesparelsen ved udskiftning til energi thermoruder. Administrationen vil på mødet give en nærmere orientering og søger organisationsbestyrelsen om tilskud til udskiftning af nuværende thermoruder til energi thermoruder, jf. indhentet tilbud, som vil blive forelagt på mødet. At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter en eventuel udskiftning af vinduer i afdeling 23, herunder yder tilskud via trækningsretten, herunder tilskud fra dispositionsfonden. 029/15 Brochure til nye beboere Afdelingsbestyrelsesformand John Nilsson har udarbejdet udkast til velkomstbrochure til nye beboere i afdeling 1, som er afleveret til korrektur og godkendelse i Administrationen inden forelæggelse for egen afdelingsbestyrelse. Organisationsbestyrelsen drøftede udkast til velkomstbrochure og besluttede, at der ikke skal udarbejdes en velkomstbrochure til alle afdelinger. Velkomstbrochuren vedlægges til orientering. Administrationen ønsker med baggrund i velkomstbrochuren til afdeling 1 en drøftelse af en velkomstbrochure til alle afdelinger. At organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter en eventuel velkomstbrochure til alle beboere/afdelinger. 030/15 Status YouSee arrangement YouSee har den 16. og 17. marts 2015 holdt Åbent hus-arrangement for beboere i boligselskabet. You-See-arrangementerne til efterretning. Administrationen har bedt YouSee om en status fra de to åbent hus-arrangementer. Side 5/7

6 Status vil foreligge til mødet. At organisationsbestyrelsen tager status på You- See-arrangementerne til efterretning. Der var enighed om, at det havde været et skuffende møde for de af organisationsbestyrelsen, der havde deltaget i arrangementet. Administrationen giver en tilbagemelding til YouSee. 031/15 Repræsentantskabsmøde 2015 Ved repræsentantskabsmødet den 20. maj 2015 er organisationsbestyrelsesformand Werner Ifversen Madsen og følgende organisationsbestyrelsesmedlemmer på valg: Robert Madsen og Poul Jeppesen. Organisationsbestyrelsen tog meddelelse om, hvem der er på valg til efterretning og havde ikke p.t. forslag/punkter til repræsentantskabsmødets dagsorden. At organisationsbestyrelsen tager meddelelse om, hvem der er på valg til efterretning, herunder drøfter, om organisationsbestyrelsen har forslag/punkter til repræsentantskabsmødets dagsorden. 032/15 Evaluering af fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 18. marts 2015 Administrationen ønsker en evaluering af det fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 18. marts At organisationsbestyrelsen giver en evaluering af det fælles afdelingsbestyrelsesmøde den 18. marts Organisationsbestyrelsen var enige i, at det var et rigtig godt møde, herunder det store fremmøde (66 deltagere). Der blev givet gode informationer bl.a. om en styrket økonomi og god udvikling af boligselskabet efter de to første år med selvstændig administration. Derudover havde mødet en passende længde. 033/15 Bygge- og renoveringssager På mødet vil der blive givet en status på igangværende bygge- og renoveringssager. igangværende bygge- og renoveringssager til efterretning for så vidt angår afdeling 9, 11 og 35. Side 6/7

7 At organisationsbestyrelsen tager status på igangværende bygge- og renoveringssager til efterretning. 034/15 Beboerklagenævns- og advokatsager På mødet vil der blive givet en status på beboerklagenævns- og advokatsager. beboerklagenævns- og advokatsager til efterretning. At organisationsbestyrelsen tager status på beboerklagenævns- og advokatsager til efterretning. 035/15 Udlejningssituationen Boligorganisationen har den 20. marts 2015 ingen ledige boliger. udlejningssituationen til efterretning. Administrationen følger udviklingen tæt. At organisationsbestyrelsen tager status på udlejningssituationen til efterretning. 036/15 Eventuelt Ingen punkter under eventuelt. 037/15 Næste møde Næste møde er fastsat til onsdag den 29. april John Nielsson meddelte, at han var forhindret i at deltage i mødet den 29. april Werner I. Madsen Lis Bentin Side 7/7