REFERAT A r b e j d s m a r k e d s u d v a l g e t

Transkript

1 REFERAT Arbejdsmarkedsudvalget Mødedato: Mandag den Mødested: Mødelokale 1, Kløvervænget 26 Starttidspunkt: Kl. 16:00 Sluttidspunkt: Kl. 17:20 Afbud: Fraværende: Tonny Thomsen mødte kl under behandlingen af pkt Allan Emiliussen forlod mødet kl efter behandlingen af pkt. 328 Bemærkninger:

2 Arbejdsmarkedsudvalget, Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 327. Effekt, nytteværdi og ressourceanalyse af LEAN Revurdering af Bogbinderiet ift. effekt, nytteværdi og ressourceanalyse Forslag til indsatsområder for 2009 til forebyggelse og afhjælpning af mangel på arbejdskraft ( flaskehalse) Orientering og spørgsmål fra medlemmerne Orientering fra forvaltningen Eventuelt Afgørelser fra Statsforvaltningen Syddanmark

3 Arbejdsmarkedsudvalget, Side Effekt, nytteværdi og ressourceanalyse af LEAN DIEHTR / 08/44496 ÅBEN SAG Sagsfremstilling Lean er i de seneste år blevet et populært styringsværktøj i den offentlige sektor. Lean-metoden bygger bl.a. på princippet om at afdække, hvad der skaber kundeværdi, kortlægge værdistrømme og fjerne spild samt at skabe og vedligeholde en kultur, hvor der hele tiden stræbes efter at blive bedre. Arbejdsmarkedsservice har arbejdet med Lean siden maj KL s Konsulentvirksomhed (KLK) har stået for uddannelse af 10 interne konsulenter og implementeringen i de første afdelinger. Herudover har KLK udført sparring og vejledning til konsulenterne. KLK s opgave er afsluttet medio Lean er indført i Ydelseskontoret (Kontanthjælpsteamet, Fleksteamet og Dagpengeteamet), Fastholdelsesteamet, Sygedagpenge, Integration og Virksomhedskontakt. Der er i hver afdeling udvalgt én arbejdsgang, som er blevet kortlagt efter Lean-principperne. Hver afdeling har anvendt 6 dage til implementeringen af Lean. Efterfølgende har afdelingerne ugentligt afholdt Kaizen-møder, hvor fokus er på de løbende forbedringer. Møderne gennemføres stadig i Kontanthjælpsteamet, Fleksteamet og Dagpengeteamet, i Integration af og til, mens møderne er sat i bero i de øvrige afdelinger. Mål og effekt Der er opstillet en række mål i forhold til selve implementeringen af Lean. Der er ligeledes opstillet en række mål i forhold til udbyttet (se formål). Den nuværende situation i Arbejdsmarkedsservice har betydet, at de interne konsulenter har været trukket ud af Lean-processen siden medio Dette har betydet, at den oprindelige målsætning om udrulning af Lean i alle afdelinger inden udgangen af 2008 ikke er opfyldt. Der er således ikke gennemført Lean-forløb i Jobteam, Visitation & Reception, Det Sociale Jobteam, Aktivering, Staben, Psykiatri, Misbrug samt decentrale institutioner, værksteder mv. Målsætningen om at anvende Blitz-Kaizen til større og mere gennemgribende forbedringer af en arbejdsgang afventer. Ligeledes arbejdet med at udarbejde yderligere arbejdsgangsbeskrivelser og snitfladedokumenter. Som en del af evalueringen af KLK s ydelser er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse i Kontanthjælpsteamet. Yderligere er der i forbindelse med denne analyse gennemført en spørgeskemaundersøgelse i tre afdelinger.

4 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 540 Sammenfattende kan det bl.a. konkluderes, 1) at medarbejderne føler sig medinddraget i de beslutninger, der er truffet vedr. arbejdsgange, 2) at medarbejderne ikke mener, at de nye arbejdsgange har givet dem mere tid i hverdagen, 3) at medarbejderne mener, de får løst flere problemstillinger efter indførelsen af Kaizen-møder, 4) at medarbejderne er delte i spørgsmålet omkring, hvorvidt de yder borgerne en bedre service og hvorvidt de vil anbefale andre at indføre Lean. Hertil skal siges, at den første evaluering var mere positiv og entydig. Pga. den generelle situation i Arbejdsmarkedsservice vil en måling af medarbejdertilfredsheden ikke give et retvisende billede. Yderligere har der heller ikke været gennemført en måling af medarbejdertilfredsheden ved projektets start, hvorved der ikke er et sammenligningsgrundlag. I forhold til de øvrige mål er det heller ikke muligt at isolere effekten i forhold til sagsgange, sagsbehandlingstid m.v. Der er derfor ikke forsøgt at foretage en måling heraf. Videreførelse af LEAN Der er flere muligheder ift. Lean fremover. Chefgruppen drøftede følgende alternativer: 1. At videreføre Lean i et omfang som oprindelig planlagt 2. At videreføre Lean i en light-udgave med fokus på udarbejdelse af arbejdsgangbeskrivelser og snitfladedokumenter med udgangspunkt i kortlægningsværktøjerne og den anerkendende procesmetode 3. At Lean-processen stoppes Alternativ 1 og 2 kræver 100 % ledelsesmæssig opbakning, og at der afsættes den fornødne tid og ressourcer. Vælges alternativ 1 anbefales det, at der fortsat afholdes Kaizen-møder i de afdelinger, hvor Lean er indført samt at konsulenterne kobles på for at give ny inspiration og input. Det anbefales endvidere, at yderligere tiltag afventer reorganiseringen og evt. flytning til det nye Jobcenter. Vælges alternativ 1 anbefales det ligeledes at tænke et redesign af konceptet. Desuden bør det overvejes om konsulentopgaven bedst varetages som hidtil fordelt på ca. 10 personer eller koncentreret på et færre antal konsulenter. Det anbefales endvidere, at der også på det overordnede niveau opstilles SMARTE-mål og at der foretages løbende målinger. Hvis målet er øget kundetilfredshed, bør det overvejes at foretage en afdækning af kundens behov samt at gennemføre kundetilfredshedsundersøgelser. Alternativ 2 vurderes, set i forhold til de ressourcer, der skal anvendes og de almindelige opgaver, der samtidig skal løses, for bedst gennemførlig. Samtidig vurderes det, at alternativ 2 kan imødekomme et stort ønske og behov i organisationen

5 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 541 for arbejdsgangsbeskrivelser og snitfladedokumenter. Chefgruppen besluttede, at videreføre Lean som alternativ 2. Der udarbejdes en mere detaljeret plan. Videreførelse af Lean genoptages, når reorganisering er effektueret såvel internt i Arbejdsmarkedsservice som i hele kommunen. Ligeledes afventes flytning til nyt Jobcenter. Det blev endvidere besluttet, at koncentrere konsulentopgaven i forhold til Lean på et færre antal konsulenter i staben og som udgangspunkt at friholde de økonomisk konsulenter. Økonomiske forhold Det korrigerede budget for 2008 er på kr Der er i 2008 et mindreforbrug på kr Der er afsat kr kr. i budgetår 2009 og kr fra 2010 og frem. Personalemæssige forhold Der er uddannet 10 Lean-konsulenter. Lean-konsulenterne har anvendt ca. 18 dage pr. forløb inkl. forberedelse. Projektlederen anvender endvidere tid til planlægning, møder og administrativ tid ift. projektet. For medarbejdere og ledere har Lean-forløbet strakt sig over 6 dage + forudgående opstarts- og analysemøder. Herefter har medarbejderne deltaget i de ugentlige Kaizen-møder. Sundhedsmæssige forhold Der er ingen væsentlige sundhedsmæssige konsekvenser. Juridiske aspekter Der er ingen juridiske aspekter. Procedure Sagen forelægges for chefgruppen d. 19. januar og for Arbejdsmarkedsudvalget d. 2. februar Sanne Nielsen deltager i møderne som projektleder. Elsebeth H. Troelsgaard har udarbejdet sagsfremstillingen. Tovholder/informationsansvarlig Sanne Nielsen har siden ultimo 2007 været projektleder. Lisa Johansen er økonomisk konsulent. Helge Gellert er ansvarlig chef.

6 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 542 Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller, at orienteringen tages til efterretning Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den Orienteringen blev taget til efterretning 328. Revurdering af Bogbinderiet ift. effekt, nytteværdi og ressourceanalyse DISANE / 08/35078 ÅBEN SAG Sagsfremstilling Arbejdsmarkedsudvalget besluttede den 3. november 2008 at indstillingen vedr. afviklingen af bogbinderiet på Reva skulle revurderes. Denne revurdering har nu fundet sted med følgende nye væsentlige oplysninger i sagen; i forhold til afprøvning af borgere vurderes det, at der er forskel på arbejdsopgavernes karakter i hhv. bogbinderiet og montageværkstedet. Forskellen ligger i, at der i montage f.eks. er mange små hårde tryk hvor der i bogbinderiet f.eks. er lette pensel strøg ydermere er der store forskelle på indeklimaet, både i forhold til støv, olie, lugt og støj. I denne forbindelse kan bogbinderiet tilbyde afklaring af borgere med allergiproblemer og borgere med psykiske problemer der ikke tåler høje lyde, støj og mange mennesker det socialfaglige team på Reva vurderer, at de arbejdsafprøvninger der udarbejdes, og de borgere som bogbinderiet kan modtage, er vanskelige at placere eller købe andre steder der ses kun et minimum af muligheder for aktivering af borgere i bogbinderiet og værkstedet skal derfor hovedsageligt anvendes til arbejdsafprøvninger i stilleperioder i bogbinderiet kan der løses mindre opgaver for montageværkstedet

7 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 543 Anbefalinger: Det anbefales at bogbinderiet etableres og organisatorisk placeres i Træ og Montage, Ole Rømers Vej, at der normeringsmæssigt afsættes 1 Reva medarbejder og 1 værkstedsassistent til bogbinderiet, at bogbinderiet løbende skal have 5 borgere i arbejdsafprøvning af ca. 12 ugers varighed, svarende til 20 afprøvningsrapporter om året, at kun de nødvendige maskiner og redskaber medbringes til den nye adresse og der etableres plads til ca. 8 arbejdsstationer Økonomiske forhold Udvidelsen af Træ og Montage værkstedet med bogbinderiet vil ske indenfor den allerede vedtagne økonomiske ramme for reorganisering af aktiveringsområdet. Kostprisen pr. afprøvning ved 20 årlige arbejdsafprøvninger (løbende 5 borgere om ugen) er ca kr. pr. uge. - en typisk afprøvning er på 12 uger. Her kan det oplyses, at prisen hos private leverandører typisk ligger på kr. pr. uge. Personalemæssige forhold Træ og Montage værkstedet udvides med 1 værkstedsassistent og Reva Arbejdsafprøvning udvides med 1 Reva medarbejder. Procedure Sagen behandles på chefmøde den 19. januar 2009 og på Arbejdsmarkedsudvalgsmøde den 2. februar Tovholder/informationsansvarlig Tovholder; Helge Gellert Konsulenter; Jens Poulsen og Sanne Nielsen. Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller, at bogbinderiet etableres jf. ovenstående anbefalinger, og at etableringen af bogbinderiet følger den igangværende proces i aktiveringsområdet, herunder også HR processen.

8 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 544 Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den Fraværende: Morten Finnemann medvirkede ikke i behandlingen af dette punkt, idet han blev anset som inhabil. Indstillingen blev godkendt 329. Forslag til indsatsområder for 2009 til forebyggelse og afhjælpning af mangel på arbejdskraft ( flaskehalse) DIJEST / 07/4582 ÅBEN SAG Sagsfremstilling I 2007 var Jobcenter Haderslevs udmeldte bevilling til flaskehalse på kr , hvilket er modtaget som acontobeløb. Jobcenter Haderslev anmeldte udgifter på kr til refusion. Efter revisionspåtegning var vores anmeldte udgifter på kr Det giver en difference på kr Jobcentret medfinansierer med 50 %, hvilket berettiger til et beløb på kr Dette medførte, at Arbejdsmarkedsservice i første omgang havde modtaget kr for meget i a conto refusion. Der er efterfølgende kommet en ny udmelding fra Beskæftigelsesregion Syddanmark, der oplyser, at Jobcenter Haderslev ikke har indmeldt så meget til flaskehalspuljen som de øvrige jobcentre i Syddanmark, og at der er indført en ændret beregningsmetode end den oprindelige udmeldte. Det betyder, at Jobcenter Haderslevs endelige afregningsbeløb for 2007 kun er på kr Det har den konsekvens, at Jobcenter Haderslev skal tilbagebetale kr. i stedet for kr., hvilket er forskellen på de oprindelige udmeldte kr og kr Vi har haft kontakt til Beskæftigelsesregion Syddanmark, der oplyser, at de jobcentre der har indberettet mest indenfor flaskehalspuljen også har fået et større beløb til rådighed, uanset at dette væsentligt afviger fra det oprindeligt udmeldte. Jobcenter Haderslev vil fremadrettet sikre, at så mange forløb som mulig, bliver indberettet indenfor flaskehalsområdet. Differencen på kr vedrørte kursusudgifter købt hos anden aktør, hvor der ikke overfor revisionen kunne fremlægges tilstrækkelig dokumentation for bevilling og afholdelse af udgiften. Der er på nuværende tidspunkt ikke modtaget anmodning fra beskæftigelsesregionen om tilbagebetaling af den for meget modtagne refusion.

9 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 545 Forløbene på Arbejdsmarkedsskolen var ikke optaget på aktivitetslisten. De anmeldte beløb var fra henholdsvis forløb på Arbejdsmarkedsskolen og betalte forløb hos anden aktør. For 2008 er den udmeldte bevilling til flaskehalse på kr Det betyder, at vi skal have godkendte udgifter for kr , for at få hele bevillingen. Refusionen hjemtages som a conto beløb pr. kvartal som sidste år, men i år sker det fra Intern Service v/ Birgit Jensen. Med udgangspunkt i den erfaring vi har gjort os i forhold til 2007, vil Arbejdsmarkedsservice dog sætte et stort fokus på at få indberettet/godkendt udgifter for alle forløb, der hører under flaskehalsområdet, da dette kan medføre en merindtægt i forhold til den udmeldte a contoramme. Arbejdsmarkedsskolen har løbende i år fået godkendt kursusforløb, så de er optaget på aktivitetslisten fra Beskæftigelsesregionen. Ugeprisen på forløbene på Arbejdsmarkedsskolen er kr i Arbejdsmarkedsskolen er opmærksom på løbende registrering af brugere på godkendte forløb og er i gang med at udarbejde registrering, så der korrigeres for delvise uger, ferier og helligdage. Udover forløb på Arbejdsmarkedsskolen er der et forløb i Føtex Haderslev der er optaget på aktivitetslisten. Forløbene startede den 1. maj 2008 og beløber sig til kr pr. måned for gennemsnitlig 6 personer. Der fremsendes månedlige opgørelser med registrering af brugere. Beskæftigelsesrådet i Region Syddanmark vedtager hvert år i december en tilskudsliste. Tilskuddet til Jobcenter Haderslev er for 2009 for den kommunale del er på kr og for den statslige del på kr Puljen kan anvendes til de tilbud og tillægsydelser, der fremgår af lov om aktiv beskæftigelsesindsats og introduktionsprogrammet efter integrationsloven. I tilknytning til tilskudslisten offentliggør Beskæftigelsesregionen desuden en aktivitetsliste over de konkrete uddannelser, kurser, ansættelser med løntilskud m.v. hvortil der kan gives tilskud fra puljen. Såfremt en uddannelse, kursus eller andet forløb ikke er registreret på aktivitetslisten, skal der fremsendes ansøgning til Beskæftigelsesregionen og aktiviteter skal godkendes og bliver herefter optaget på aktivitetslisten. Henvisning til en aktivitet i flaskehalsområdet beror på en konkret individuel vurdering. Der kan i flere tilfælde være tale om korte uddannelsesforløb, men der kan også være mulighed for at henvise til voksenlærlingeordningen.

10 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 546 Der vil kvartalsvis blive fulgt op på registrerede beløb for anvendelsen af kursusudgifter indenfor flaskehalsområdet. Økonomiske forhold Tilbudsudgifter afholdes på de respektive driftssteder. Indtægter fra flaskehalsbevillingen indtægtsføres på området jf. Indenrigsministeriets kontoplan. Juridiske aspekter Administreres efter bekendtgørelse nr af 7. december 2006 om anvendelse, fordeling, udbetaling mv. af midler fra den særlige statslige bevilling til at forebygge og afhjælpe mangel på arbejdskraft (flaskehals). Procedure Medtages til drøftelse på chefmøde den 8. december og sendes herefter til orientering i Arbejdsmarkedsudvalget og Det lokale beskæftigelsesråd. Tovholder/informationsansvarlig Jesper Stockmarr Meta Hissel Bilag Flaskehalsbevilling 2009 (648344) Fra Arbejdsmarkedsbalance til Beskæftigelsesrådets tilskudsliste (Flaskehals) (648735) Fordeling af flaskehalsmidler 2007 i Region Syddanmark (686780) Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller overfor Arbejdsmarkedsudvalget, at orienteringen og den beskrevne procedure tages til efterretning. Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den Fraværende: Allan Emiliussen Orienteringen blev taget til efterretning

11 Arbejdsmarkedsudvalget, Side Orientering og spørgsmål fra medlemmerne DILONO / 08/915 ÅBEN SAG Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den Fraværende: Allan Emiliussen Irene Høgh: Henvendelse vedr. overflytning til flexydelse inden udmelding af A-kassen 331. Orientering fra forvaltningen DILONO / 08/915 ÅBEN SAG Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den Fraværende: Allan Emiliussen Helge Gellert orienterede om ansættelser i aktiveringsområdet i den nye ledelse af området Helge Gellert orienterede om den ansættelsesmæssige situation i Arbejdsmarkedsservice Helge Gellert udleverede en statistik over ledighedsudviklingen og over sygedagpengesager Pernille Svindt Lentfer svarede på spørgsmål som blev stillet i sidste møde af Tonny Thomsen vedr. sygedagpenge 332. Eventuelt DILONO / 08/915 ÅBEN SAG Beslutning i Arbejdsmarkedsudvalget den Fraværende: Allan Emiliussen -

12 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 548 LUKKET DAGSORDEN 333. Afgørelser fra Statsforvaltningen Syddanmark LUKKET SAG

13 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 549 Underskriftsside Finn Lykkeskov Rita Juhl Morten Finnemann Allan Emiliussen Tonny Thomsen Jan Christensen Irene Høgh Helge Gellert