Administrationsgrundlag til udmøntning af midler til kommunale cykelstiprojekter

Transkript

1 Dato 19. november 2018 Sagsbehandler Lars Moustgaard Mail Telefon Dokument Side 1/6 Administrationsgrundlag til udmøntning af midler til kommunale cykelstiprojekter Med aftalen Bedre og Billigere Kollektiv Trafik af 10. oktober 2018, blev forligspartierne S, DF, EL, RV og SF enige om at afsætte 104,5 mio.kr. til medfinansiering af cykelprojekter. Det drejer sig om projekter, som søgte pulje til fremme af cyklisme om støtte i oktober 2017, men som ikke kom i betragtning på daværende tidspunkt. Udmøntningen af midler til projekterne vil på baggrund af aftalen af 10. oktober 2018 ske i henhold til bekendtgørelse om Pulje til fremme af cyklisme (gældende BEK nr af 14/09/2017), med tilhørende regnskabsinstruks og revisionsinstruks. Bekendtgørelsens bilag 1 Administrationsgrundlag for pulje til mere cykeltrafik beskriver grundlaget for dels ansøgningsprocessen, dels Vejdirektoratets administration af tilskudsprojekterne. Selve ansøgningsprocessen fandt sted i 2017, og ansøgningerne blev på daværende tidspunkt vurderet til at opfylde de i bekendtgørelsen opstillede krav. Vejdirektoratet har taget kontakt til kommunerne, som ifølge aftalen af 10. oktober 2018 skal have støtte til cykelprojekter, for at få en tilbagemelding på projekternes status, herunder om kommunen stadig ønsker at gennemføre projektet. Projekterne er tilskudsprojekter, hvorfor kommunerne skal finde medfinansiering hertil. Såfremt kommunen ønsker at gennemføre projektet, vil Vejdirektoratet give tilsagn om tilskud til projektet på baggrund af vilkår i administrationsgrundlaget fra bilag 1 i bekendtgørelsen. Der gives i tilsagnet tilladelse til, at tilskudsmodtager kan medtage de omkostninger, som kan være afholdt på projektet i perioden fra Vejdirektoratets afslag på ansøgningerne i december Dette sker for at kunne håndtere, at nogle kommuner efter modtagelse af Vejdirektoratets afslag kan have valgt at gennemføre projektet helt eller delvist for egen regning. Vejdirektoratet skal godkende ændringer i projekterne, der er sket siden ansøgningerne blev indsendt i 2017, herunder ændringer som følge af stigende entreprenøromkostninger. Størrelsen af tilskuddene, som er angivet afrundet i aftalen af 10. oktober 2018, er maksimumsbeløb. Såfremt højere priser har medført, at projektet ikke kan gennemføres indenfor den angivne ramme, må projektet reduceres i omfang. Særlige betingelser knyttet til projekt i Jammerbugt kommune Jammerbugt Kommunes projekt Fremme af turist- og skolecyklisme har i 2017 fået tilsagn fra Vejdirektoratet om 2,2 mio. kr. til delprojektet Faarupvej ud af en samlet ansøgning på 9,7 mio. kr. Kommunen har accepteret tilsagnet. Kommunen skal derfor indsende en ændret projektbeskrivelse for det resterende projekt på baggrund af, at der i aftalen er afsat 9,7 mio. kr. til projektet. Administrationsgrundlag for udmøntning af aftale af 10. oktober 2018 under Pulje til mere cykeltrafik er bilagt. Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk SE EAN

2 Administrationsgrundlag for udmøntning af aftale af 10. oktober 2018 under Pulje til fremme af cyklisme Baggrund Som led i Aftale om udmøntning af midler i puljen til bedre og billigere kollektiv trafik af d. 10. oktober 2018 mellem Socialdemokraterne, Dansk Folkeparti, Det Radik ale Venstre, Socialistisk Folkeparti og Enhedslisten, er der midler til en række navngivne kommunale cykelprojekter. Der er tale om cykelprojekter, der kan forbedre vilkårene for cyklisme, så det bliver mere attraktivt at cykle. Projekterne indgik i ansøgningsrunden til cykelpuljen 2017, hvor de fik afslag på grund af størrelsen af den økonomiske ramme. Udmøntning af puljen Aftalen omhandler 25 konkrete projekter (se bilag) som indgår i Aftale om udmøntning af midler i puljen t il bedre og billigere kollektiv trafik af 10. oktober Der vil være krav om afrapportering af alle projekter, som der ydes tilskud til. Procedure for ansøgning Ansøgningsrunden blev gennemført i Vejdirektoratet har behandlet, vurderet og prioriteret de modtagne projektansøgninger. Der var krav om, at ansøgningen skulle bl.a. indeholde oplysninger om: Projektets hovedformål. Beskrivelse af det konkrete projekt. Forventede resultater og effekter af projektet. Projektets budget. Projektets løbetid, herunder startdato og slutdato. Vejdirektoratet vil som følge af den indgåede aftale af 10.oktober 2018 give kommunerne mulighed for at indsende nye tidsplaner. Tilskuddets størrelse og projektets finansiering Tilskuddets størrelse bliver anført i tilsagnsskrivelsen og kan maksimalt udgøre beløbet angivet i aftale af 10. oktober 2018 uanset eventuelle projektændringer. Hvis projektet opnår besparelser i forhold til det oprindelige budget, reduceres tilskuddet, således at tilskudsandelen ikke overskrider den bevilligede tilskudsprocent. Ændringer i projektet Ændringer i projektet i forhold til ansøgningen fra 2017 skal som følge af udmøntningen af 10. oktober 2018 godkendes af Vejdirektoratet, inden tilsagnet accepteres. Dette gælder også ændringer i projektets økonomi. 2

3 Ændringer af et projekt kan godkendes af Vejdirektoratet på betingelse af, at ændringen vurderes at være i overensstemmelse med projektets formål. Ansøgningen om ændring skal godkendes af Vejdirektoratet, i n- den ændringen iværksættes. Såfremt der sker forsinkelser i projektet i forhold til slutdato, skal der ansøges om godkendelse af revideret tidsplan med begrundelse for forsinkelsen. Tilskudsberettigede omkostninger Det godkendte budget udgør grundlaget for tilskuddet. Andre omkostninger end de godkendte kan ikke medtages i tilskudsgrundlaget, medmindre de på forhånd er skriftligt godkendt af Vejdirektoratet Refunderbar moms er ikke en tilskudsberettiget omkostning. Moms godtgjort til kommuner gennem momsudligningsordningen behandles som moms, der kan refunderes, og er derfor ikke tilskudsberettiget. Omkostninger til renter af gæld er ikke tilskudsberettigede. Omkostninger til gratialer, provisioner og lignende er ikke tilskudsberettigede. Opstår der indtægter i projektet, skal disse trækkes fra i tilskudsgrundlaget. Personaleomkostninger Personaleomkostninger til egne medarbejdere er tilskudsberettigede. Der kan maksimalt medregnes den faktiske timeløn ganget med det antal timer, som anvendes på projektet. Timesatsen for månedslønnede beregnes som den faste årsløn divideret med et nettoårsværk svarende til timer. Til lønnen kan henregnes egentlig løn og pensionsbidrag. Personaleomkostninger skal være specificeret i det godkendte bu d- get og fremgår som særskilt post i regnskabet. Timesatserne til aflønning skal være i overensstemmelse med kravet om generelt at udvise sparsommeli g- hed og effektiv finansforvaltning ved administrationen af projekter. Det betyder samtidig, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke må overstige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, der udfører den samme funktion udenfor projektet. Der ydes ikke tilskud til dækning af løn under sygdom eller sygedagpenge, ligesom medarbejdere i et projekt ikke vil få kompenseret indtægtstab i forbindelse med orlov (barsel). Tilskudsmodtager skal selv sørge for at tegne de nødvendige og lovpligtige forsikringer, herunder arbejdsskadeforsikringer. Overhead Overhead (indirekte omkostninger) til dækning af faste omkostninger som eksempelvis husleje, el, varme, telefon og kontorhold er tilskudsberettigede omkostninger. Der tillades indregning af overhead i lønudgifterne, hvis det angivne overhead kan dokumenteres. Ved en overheadprocent i det indsendte budget på maksimalt 20 pct. af personaleomkostningerne, kræves der dog ikke særskilt dokumentation. Selvstændig enhed på markedsvilkår Ved indgåelse af aftale om udførelse af arbejde med en anden selvstændig enhed i egen organisation, der fungerer på markedsvilkår, kan omkostningerne til aftalen, indgå på samme måde som omkostninger til ek s- tern leverandør uden at være beregnet efter bestemmelserne om personaleomkostninger og overhead. Det skal i så fald kunne dokumenteres, at denne enhed fungerer på markedsvilkår. 3

4 Rejseomkostninger For rejseomkostninger dækkes kun indenlandske rejser. Transportomkostningerne skal holdes på et rimeligt niveau i omfang og omkostninger. Ved benyttelse af eget motorkøretøj ydes kilometergodtgørelse efter re g- lerne om tjenestemænds benyttelse af eget befordringsmiddel på tjenesterejser. Diæter og lignende i forbi n- delse med rejser er ikke tilskudsberettigede omkostninger. Dokumentationskrav Alle omkostninger, der indgår i projektregnskabet, skal kunne dokumenteres over for revisionen. Dette gælder også omkostninger fra samarbejdspartnere. En udgift kan tidligst medtages i et projektregnskab, når leverance og betaling har fundet sted. Betalingen skal kunne dokumenteres af projektet, og dokumentationen skal opbevares sammen med det øvrige regnskabsmateriale, indtil 5 år efter den endelige afregning af projektet har fundet sted. Revisor skal i forbindelse med revision af regnskabet sikre sig, at der er den fornødne dokumentation for de afholdte udgifter. Dokumentationen for lønudgifterne og det originale timeregnskab skal opbevares sammen med projektets øvrige regnskabsmateriale i 5 år efter projektets endelige afregning. Revisor skal i forbindelse med revision af regnskabet sikre sig, at der er den fornødne dokumentation for de afholdte lønomkostninger, herunder timeregnskaber og timelønninger. Rapportering, regnskaber og udbetaling af tilskud Der skal udarbejdes og fremsendes statusredegørelser mindst en gang om året fra projektets godkendte startdato, så længe projektet er i gang. Projekter, der varer 15 måneder eller mindre, er ikke forpligtede til at udarbejde statusredegørelser. Statusredegørelse skal fremsendes senest 3 måneder efter statusperiodens afslutning, som vil være 31. december i et år. Det vurderes, at rapporteringskravet for allerede påbegyndte projekter først træder i kraft, når tilsagnet accepteres. Såfremt en statusperiodes aktiviteter omfatter mindre end 3 måneder, kan statusredegørelse undlades på betingelse af, at aktiviteterne i stedet medtages i den kommende periodes statusrapport. Statusredegørelsen skal redegøre for udviklingen generelt i projektet i den forløbne periode samt indeholde opdateret oversigt over resterende aktiviteter, herunder færdiggørelsestidspunkt. Såfremt projektet opdeles i delprojekter, skal statusredegørelserne redegøre for fremdriften i hvert enkelt delprojekt. I forbindelse med statusredegørelserne skal tilskudsmodtager fremsende et regnskab til Vejdirektoratet. Regnskabet skal opstilles i overensstemmelse med det godkendte budget, således at det opdaterede restbudget også fremgår. Såfremt projektet er opdelt i delprojekter, skal regnskabet opdeles tilsvarende. Regnskabet skal omfatte en redegørelse for de gennemførte aktiviteter sammenlignet med de budgetterede aktiviteter. Senest 3 måneder efter projektets afslutning skal der udarbejdes en slutrapport for projektet. Slutrapporten skal indeholde en evaluering af projektets resultater og effekter. Omkostninger til evaluering skal være indeholdt i det oprindelige budget. Såfremt evalueringen ikke kan gennemføres inden for 3 måneder efter projektets afslutning, skal der aftales en særlig frist med Vejdirektoratet. Med slutrapporten fremsendes et ledelsespåtegnet regnskab. Regnskabet skal være udformet i overensstemmelse med de enkelte poster i projektets budget. Sammen med regnskabet fremsendes en underskre- 4

5 vet revisorerklæring, der sikrer, at kun projektrelevante omkostninger er bogført på projektet. Tilskudsbeløb under 0,5 mio.kr. er dog undtaget kravet om revisorerklæring, og regnskabet skal i dette tilfælde alene være ledelsespåtegnet. Tilskudsmodtager skal aflægge projektregnskabet således, at: Eventuelle tilskud fra anden side til samme projekt og eventuel medfinansiering samt eventuelle øvrige indtægter er opført som særskilte indtægtsposter. Afholdte omkostninger er specificeret på mindst samme måde som i det godkendte budget for eksempelvis delposter og hovedaktiviteter. Væsentlige udgifter skal være yderligere specificeret. Tilskudsmodtageren har i øvrigt ansvaret for, at alle relevante oplysninger om projektet og de afledte aktiviteter videreformidles til Vejdirektoratet. Udbetaling af tilskud Tilskuddet udbetales bagudrettet, det vil sige for udgifter, der er bogført på projektet. Der kan indsendes anmodning om udbetaling af tilskud i forbindelse med de årlige statusredegørelser. Såfremt der indsendes statusredegørelser mere end en gang om året, kan der også anmodes om udbetaling af tilskud flere gange om året, dog maksimalt hvert halve år, hvor halvårsperioderne løber fra den 1. januar til 30. juni og fra den 1. juli til 31. december. Vejdirektoratet anviser det bevilligede tilskud helt eller delvist i overensstemmelse med den fremsendte u d- betalingsanmodning. De sidste 20 pct. tilbageholdes dog til udbetaling efter, at slutrapporten er godkendt. I tilfælde af projektfællesskab, hvor flere parter har søgt om tilskud i fællesskab, er det tilskudsmodtagers a n- svar at videresende de dele af tilskuddet, som vedrører projektets samarbejdspartnere. Der kan påregnes en sagsbehandlingstid, fra Vejdirektoratet har materialet i hænde, til den faktiske udbet a- ling finder sted. Tilskuddet vil blive udbetalt til den konto, som tilskudsmodtager har angivet i acceptskrive l- sen. Tilbagebetaling af tilskud Tilsagn om tilskud bortfalder, hvis en eller flere af følgende betingelser er opfyldt: Tilsagnshaver har givet urigtige eller vildledende oplysninger. Midlerne uden forudgående godkendelse har været anvendt til andre formål end beskrevet i projektbeskrivelsen. Projektet ikke kan gennemføres som forudsat i den godkendte ansøgning. Tilsagnshaver tilsidesætter sin underretningspligt efter 9 i bekendtgørelsen. Projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med den godkendte ansøgning, eller som det fremgår af denne bekendtgørelse. Betingelserne for tilskud, herunder den til enhver tid gældende instruks for regnskab og den til enhver tid gældende revisionsinstruks eller tilsagnsskrivelse, ikke opfyldes. Skabeloner På hjemmesiden under vejsektor/samarbejde/puljer ligger skabeloner, der anvendes til aftaler om projektsamarbejde, statusrapporter og afrapportering samt ansøgninger om ændringer af projektbeskrivelse og tidsplan 5

6 Bilag: Projekter omfattet af dette administrationsgrundlag Cykelprojekter Maksimalt tilskudsbeløb (mio. kr.) Kalundborg Kommune: Stiforbindelse til Røsnæs 6,9 Allerød Kommune: Cykelsti til fritidsaktiviteter på Møllemosevej 3,8 Varde Kommune: Cykelsti i Blåbjerg Plantage 3,6 Solrød Kommune: Etablering af manglende link i bycykelring 1,8 Faxe Kommune: Stifaciliteter på Maglemosevej i Haslev 1,1 Nordfyn Kommune: Flere skolebørn på cykel til Morud og 10,7 Søndersø Assens Kommune: Cykelstier til skole, pendling og fritid 6,0 Jammerbugt Kommune: Fremme af turist- og skolecyklisme 9,7 Holstebro Kommune: Dobbeltrettet cykelsti mellem Husby 3,7 og Fjand Esbjerg Kommunes: Cykelsti fra Ribe til Vadehavet/Vadehavscentret 4,4 Tønder Kommune: Cyklismefremme blandt skolebørn og 1,9 turister i Tønder Køge Kommune: Manglende link i Bycykelring med cykelstiudvidelse 2,7 på Ølbyvej-Ringstien Syddjurs Kommune: Ebeltoft - på cykel mellem vestkyst 2,0 og østkyst Sorø Kommune: Dobbeltrettet cykelsti i mellem Dianalund 3,8 og Sorø Rudersdal Kommune: Sammenhængende stinet i Rudersdal 1,9 Thisted Kommune: Sikring af cyklister langs Silstrupvej 1,8 Vejen Kommune: Sikring af skolevej mellem Vejen og 1,0 Andst Ærø Kommune: Dobbeltrettet cykelsti Dunkræ-Marstal 6,2 Odense Kommune: Udvidelse og forbedring af supercykelstier 12,2 i Odense Gladsaxe Kommune: Cykelstier på Klausdalsbrovej 2,7 Skanderborg Kommune: Cykelsti Rodelundvej- 3,5 Himmelbjergvej til Tønningsletvej Ishøj Kommune: Cykelsti langs Køge Bugtmotorvejen 0,7 Aalborg Kommune: Supercykelstier mellem supersygehuset 2,0 og Gistrup Herlev Kommune: Niveaufri stiforbindelse under Frederikssundsbanen 8,0 for cykling til skole Københavns Kommune: Supercykelstien Ørestadsruten 2,4 I alt 104,5 6